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Die besten Tools für die Online-Zusammenarbeit

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Heutzutage bietet uns das Internet die Möglichkeit, effektive Prozesse der Fernkommunikation mit dem Team und den Kunden einzurichten. Unternehmen sind mehr und mehr auf Tools zur Online-Zusammenarbeit angewiesen, die die tägliche Arbeit erleichtern und effizienter machen und auch die Arbeit aus der Ferne ermöglichen. Dies erhöht die Produktivität des Unternehmens und erleichtert die Kommunikation mit dem Team und den Kunden. Wir haben eine Liste der populärsten Online-Tools und die wichtigsten Vorteile von Online-Zusammenarbeit zusammengestellt, die sich positiv auf die Unternehmensorganisation und die Kundenbetreuung auswirken.

17 Tools für die Online-Zusammenarbeit

Cloud-Datenspeicherung

  • OwnCloud – ermöglicht es, dass Programme und Daten nicht mehr lokal auf dem eigenen Betriebssystem gespeichert werden, sondern auf einem Server abgelegt und über das Internet verfügbar sind.

Messenger

  • Slack – Es gibt sowohl eine kostenpflichtige als auch eine kostenlose Version. Mit dem Messenger können Sie sowohl mit einzelnen Benutzern als auch in Kanälen kommunizieren und Nachrichten kommentieren. Es gibt Sprachanrufe und Integration mit Google-Dokumenten, Dropbox und Trello.
  • Discord – Ein kostenloser Sprach- und Video-Chat. Sie können damit sowohl im Browser als auch in einer separaten Anwendung arbeiten.
  • Microsoft Teams – Sie können andere Anwendungen integrieren, die Zusammenarbeit in Dateien speichern, und Sie können auch Nachrichten schreiben und Videoanrufe tätigen. Der Programmentwickler bietet dank des Coronavirus eine kostenlose Premium-Version an.

Dienste für Videokonferenzen

  • Zoom – Es gibt eine kostenlose und kostenpflichtige Version. Für die kostenlose Version gibt es ein Zeitlimit für die Konferenz.
  • Skype – Vielleicht einer der beliebtesten Dienste für Sprach- und Videoanrufe sowie Chats. Gehört zu Microsoft. Kostenloser Konferenzraum für bis zu 50 Personen.
  • Google Meet  – Aufgrund des Coronavirus hat das Unternehmen die Premium-Anwendungsoptionen für G Suite-Benutzer bis zum 1. Juli kostenlos zur Verfügung gestellt: Sie können Videokonferenzen mit 250 Teilnehmern durchführen und für 100.000 Personen streamen. Termine können auf Google Drive aufgezeichnet werden.
  • Teamspeak – Hier können Sie Sprachbesprechungen abhalten und in Textform kommunizieren.

Arbeit mit Text und Tabellen

  • Google Docs und die Business Edition G Suite ist ein kostenloser Texteditor, der allen Google-Nutzern und Unternehmen zur Verfügung steht. Hier können Sie gemeinsam Textdateien, Tabellen und Präsentationen lesen, kommentieren und bearbeiten. Dateien werden in der Cloud auf Google Drive gespeichert. Benutzern werden 17 GB freier Speicherplatz zugewiesen. Sie können jedoch mehr Speicherplatz in der Cloud kaufen.
  • Microsoft Office 365  – Ein Tool für die Arbeit mit Outlook Mail, OneDrive-Dateispeicher sowie mit Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint und Microsoft Teams online. Dies ist ein kostenpflichtiger Dienst, für ein Unternehmen kostet er ab 5 USD pro Benutzer und Monat.

Task-Managers

  • Jira – Bezahlter Teamwork-Service, Abonnementpreise beginnen bei 10 USD pro Monat.
  • Trello –  ein kostenloser Service für Teamarbeit. Hier können Sie bestimmten Benutzern Aufgaben zuweisen, diese diskutieren und den Ablauf von Fristen überwachen.
  • Basecamp – Sie können Gruppenchats, Aufgabenlisten, Diskussionsthemen und Aufgaben erstellen. Es gibt kostenlose und kostenpflichtige Versionen.
  • Notion – Mini-CRM, Aufgabenlisten für Benutzer und Aufgabenüberwachung werden bereitgestellt. Es gibt kostenlose und kostenpflichtige Versionen. Die Preise beginnen bei 4 USD pro Monat.
  • Monday.com – Service zur Planung und Verfolgung des Projektfortschritts unter Berücksichtigung der aufgewendeten Zeit.

Zeiterfassung

  • Toggl – Ermöglicht es Ihnen, die für die Aufgabe aufgewendete Zeit zu verfolgen, sie im Kalender zu planen usw.
  • Harvest – Bezahlter Dienst zur Überwachung der Zeit, die für die Durchführung einer Aufgabe benötigt wird, kann in Basecamp, Trello, GitHub integriert werden.

Die wichtigsten Auswirkungen des Einsatzes neuer Online-Tools sind im folgenden aufgeführt.

Vereinfachung der Kommunikation zwischen Teammitgliedern

Kommunikation zwischen Teammitgliedern

Dank diesen Tools zur Online-Zusammenarbeit können die Mitglieder eines Teams nun unabhängig voneinander und unabhängig von ihrem Standort am selben Projekt arbeiten. Mitarbeiter, die von ihrem Home-Office aus arbeiten, können sich jederzeit mit ihren Kollegen und Kunden in Verbindung setzen, um Aufgaben und Fortschritte zu besprechen.

Neue moderne Kommunikationsmittel ersetzen zunehmend E-Mails als Hauptmittel der Unternehmenskommunikation. Mit solchen Werkzeugen können Sie die Kommunikation in Gruppen einschränken, den Verlust von Nachrichten verhindern und Spam beseitigen.

Verbesserung der Projektkoordination

Verbesserung der Projektkoordination

Immer mehr Unternehmen neigen dazu, Online-Meetings von Mitarbeitern zu organisieren, die an einem Projekt arbeiten.

Durch das Speichern von Daten in der Cloud haben Sie immer einen vollständigen Überblick über alle Dokumente und können jederzeit von überall auf der Welt darauf zugreifen. Viele Tools für die Online-Zusammenarbeit verfügen über Tracking-Funktionen, mit denen Teammitglieder die Projektentwicklung verfolgen und Feedback geben können – kein Treffen oder Anruf ist dazu notwendig.

Jeder kann sich jederzeit über den aktuellen Stand des Projekts informieren, prüfen, welche Aufgaben gerade ausgeführt werden, welche bereits abgeschlossen sind und was noch zu tun ist.

Globale Verfügbarkeit und Sicherheit

Globale Verfügbarkeit und Sicherheit

Wenn Sie eine Cloud verwenden, werden alle Dokumente an einem Ort gespeichert. Es ist nicht mehr erforderlich, Dokumente auf ein anderes Medium zu übertragen, oder verschiedene Versionen eines Dokuments per E-Mail hin und her zu senden. Aktualisierungen und Änderungen sind für jeden, der Zugriff auf die Ressource hat, sofort sichtbar.

Selbst wenn Sie Ihren Laptop oder Ihr Smartphone verlieren, sind alle Dokumente im Internet verfügbar.

Reduzierung des Zeitaufwandes

Reduzierung des Zeitaufwandes

All diese Aspekte sparen eine Menge Zeit, da den Teammitgliedern lange Reisen und unproduktive Arbeitsunterbrechungen, die mit der Diskussion des aktuellen Projektstandes verbunden sind, erspart bleiben. Sie erhalten sofort eine Rückmeldung und reagieren schnell.

Verbesserung der Kundenpflege

Verbesserung der Kundenpflege

Der Hauptvorteil der Fernarbeit von Mitarbeitern besteht darin, dass das Unternehmen von den Kosten für die Miete und Instandhaltung grosser Büroräume ausgeschlossen ist. Darüber hinaus erweitert das Unternehmen die Möglichkeiten, mehr qualifizierte Spezialisten oder weniger gut bezahlte Mitarbeiter ohne geografische Lage an ihrem Wohnort einzustellen.

Dank erheblicher Einsparungen bei den Betriebskosten ist das Unternehmen in der Lage, seinen Kunden niedrigere Preise für seine Dienstleistungen anzubieten als herkömmliche Unternehmen.

Richtig ausgewählte Tools für die Online-Zusammenarbeit und ein gut organisiertes internes System für die Fernkommunikation des Unternehmens ermöglichen den Kunden eine einfache Integration in das Kommunikationssystem des Unternehmens. Dies spart den Kunden Zeit und Mühe bei ihrer Interaktion mit dem Unternehmen.

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