Ist eine Wirtschaftskrise bald zu erwarten, oder gibt es keinen Grund zur Besorgnis? Diese Frage lässt, gerade mit Blick auf die Corona-Krise und die darauffolgenden Schwankungen auf dem Arbeitsmarkt, viel Raum für Diskussionen. Einer der Hauptgründe dafür ist wohl das Fehlen eines eindeutigen Vorboten, der anhand vorhandener Daten zuverlässig auf die Anfangsphase einer Wirtschaftskrise hinweisen könnte.

Sogenannte Layoff-Tracker wie Job Cuts Schweiz und Job Cuts Deutschland haben zunehmend an Bedeutung gewonnen. Sie sammeln Informationen aus den Medien über angekündigte Entlassungen oder gefährdete Stellen und können dadurch Schwankungen auf dem Arbeitsmarkt vorauslaufend abbilden. Sie werden von einigen Analysten sogar als erstes ernstzunehmendes Indiz für eine konjunkturelle Abschwächung angesehen. Wie genau solche Indikatoren tatsächlich Konjunkturzyklen voraussagen können, bleibt allerdings weiterhin zur Diskussion offen. Was jedoch unbestritten ist: Sie zeigen deutlich, wie Schwankungen auf den Arbeitsmärkten verschiedener Länder verlaufen und wie schnell ihre Auswirkungen spürbar werden.

Im Folgenden wollen wir anhand der Daten der oben genannten Tracker genauer untersuchen, wie sich die Arbeitsmärke verschiedener Länder unterscheiden bzw. wie sensibel ein Entlassungstracker Konjunkturschwankungen erfassen kann.

Schweizer Arbeitsmarkt reagiert schneller auf Veränderungen als der deutsche

Welche Unterschiede gibt es in diesem Bereich zwischen den Arbeitsmärkten der Schweiz und von Deutschland? Aus der unteren Grafik lässt sich entnehmen, dass die Anzahl der entlassenen und gefährdeten Stellen in absoluten Zahlen zwar sehr unterschiedlich ist, die Tendenzen jedoch ähnlich verlaufen.

Im Zeitraum von Mitte 2020 bis zum dritten Quartal 2024 lassen sich in beiden Ländern zwei Höhepunkte erkennen: der erste Ende 2020 und der zweite im Frühjahr 2024. Anzumerken ist, dass als Hauptindikatoren die gleitenden 6-Monats-Durchschnitte verwendet wurden, um mögliche kurzfristige Schwankungen auszugleichen, die anhand der Daten aus zwei Trackern berechnet wurden: Job Cuts Schweiz und Job Cuts Deutschland. Auffällig ist, dass die Zahl der entlassenen und gefährdeten Arbeitnehmenden während der Corona-Krise wesentlich geringer war als während der zweiten Welle. Ein gewichtiger Grund für die vergleichsweise niedrige Entlassungsrate in der Corona-Zeit war die Kurzarbeitsentschädigung, die in der Regel 80 Prozent des Verdienstausfalls abdeckt. Die Frage ist jedoch offen, ob die Tendenzen je nach Wirtschaftssektor ebenso einige Ähnlichkeiten aufweisen.

Industrie vs. Dienstleistungssektor: Wer trägt am stärksten zum Stellenabbau bei?

Der Finanzsektor generiert in der Schweiz jeden zehnten Wertschöpfungsfranken. Es überrascht daher nicht, dass die überwiegende Mehrheit der in den Medien angekündigten Entlassungen in der Schweiz dem Dienstleistungssektor zuzuordnen ist.

Ein besonders hohes Niveau erreichte der Stellenabbau-Tracker in den Jahren 2020–2021, was offensichtlich mit den negativen Auswirkungen der Corona-Krise zusammenhängt – vor allem in den Bereichen Tourismus und Gastgewerbe. Damals lag der Anteil der entlassenen und gefährdeten Stellen im Dienstleistungssektor deutlich über 60%.

Die Zahlen für Deutschland sind ebenfalls wenig überraschend, zeigen jedoch die Situation aus einem anderen Blickwinkel. Der Anteil der entlassenen und gefährdeten Stellen im Dienstleistungssektor liegt deutlich niedriger als im Sektor Industrie. Nur in den Jahren 2020–2021, als die Entlassungswelle vor allem die Branchen Tourismus und Gastgewerbe betraf, entsprach die Zahl der entlassenen und gefährdeten Stellen im Dienstleistungssektor in Deutschland ungefähr dem Niveau des Industriebereichs. In den letzten drei Jahren liegt der Anteil im Industriesektor jedoch konstant bei 60% bis 80%. Dies spiegelt den Schwerpunkt der deutschen Wirtschaft auf den Bereich Industrie wider. Wie aus der weiteren Grafik hervorgeht, hat die Entlassungswelle in der Automobilindustrie zu dieser Entwicklung enorm beigetragen.

US-Arbeitsmarkt reagiert noch schneller

Reagiert der Arbeitsmarkt in den USA tatsächlich schneller auf Krisenwellen als der in der Schweiz? Die Antwort auf diese Frage lässt sich aus der unteren Grafik ablesen, in der die Anzahl der entlassenen und gefährdeten Stellen ins Verhältnis zur Inlandbevölkerung gesetzt wurde. Besonders auffällig ist, dass diese Krisenwellen zunächst den Arbeitsmarkt in den USA treffen, dann in der Schweiz spürbar werden und erst anschliessend die Beschäftigten in Deutschland betreffen. Während der Corona-Krise war der Unterschied zwischen der Schweiz und Deutschland in der Grafik nicht besonders ausgeprägt. Doch bei der nächsten Welle war dies deutlich erkennbar. Als in den USA Anfang 2023 ein Anstieg der Entlassungen drohte, wurde dies in der Schweiz erst Mitte desselben Jahres sichtbar, während in Deutschland die Auswirkungen erst gegen Jahresende zu beobachten waren. In diesem Zusammenhang bleibt jedoch die Frage offen, welche Branchen in den einzelnen Ländern am stärksten von den Entlassungswellen betroffen waren und somit zur zunehmenden Zahl der Entlassungen beigetragen haben.

Am stärksten betroffene Branchen

Es liegt auf der Hand, dass die Arbeitsmärkte in der Schweiz, den USA und Deutschland unterschiedlich von den Schwankungen im Stellenabbau beeinflusst werden. Nun werfen wir einen genaueren Blick darauf, um herauszufinden, welche Branchen am stärksten zur Steigerung der Entlassungsrate in den letzten Zeiten beigetragen haben. Wir stellen generell fest, dass die aktuelle Konjunktursituation in den USA viel besser ist als in Europa (Schweiz, Deutschland). Entsprechend stärker reagieren Unternehmen in Europa mit Entlassungen.

Fazit

Die Zahlen aus den Layoff-Trackern bestätigen das weit verbreitete Klischee, dass liberalere Arbeitsmärkte wie in den USA oder der Schweiz tendenziell schneller auf neue Herausforderungen reagieren und daher früher von Stellenabbauwellen betroffen sind. Das war besonders deutlich während der aktuellen Welle, die in den USA Anfang 2023 begann. Im Vergleich dazu zeigte sich Deutschland als eher später Akteur.
Ein weiterer interessanter Punkt verdient Aufmerksamkeit: Während der Corona-Krise überstieg die Zahl der abgebauten Stellen in den USA – im Verhältnis zur Bevölkerungszahl – deutlich die damaligen Werte der Schweiz und Deutschlands. Doch im weiteren Verlauf stabilisierte sich diese Zahl in den USA, mit einem kurzen Anstieg auf etwa 0,02 % während der jüngsten Welle Anfang 2023. Ganz anders die Schweiz: Hier gab es deutliche Schwankungen, die Ende 2023 bis Anfang 2024 mit einem Höchstwert von rund 0,06 % ihren Höhepunkt erreichten.
Auch hinsichtlich der Branchen sind Unterschiede zu beobachten. In Deutschland traf es vor allem Industrieunternehmen, während in der Schweiz primär der Dienstleistungssektor betroffen war.

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Studien zeigen, dass flexible Arbeitszeitmodelle zu einer signifikanten Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit führen können, wobei einige Unternehmen von einer Reduktion der Fluktuation um bis zu 25% und einer Produktivitätssteigerung von bis zu 30% berichten. Diese Zahlen verdeutlichen den enormen Einfluss, den flexible Arbeitszeiten auf die Leistungsfähigkeit und das Wohlbefinden der Belegschaft sowie auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen haben können.

Dieser Artikel wird die verschiedenen Arten flexibler Arbeitszeitmodelle vorstellen, die rechtlichen Rahmenbedingungen in der Schweiz erörtern, sowie Herausforderungen und Lösungsansätze bei der Implementierung aufzeigen. Zusätzlich bieten wir praktische Tipps zur Einführung flexibler Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen und beantworten häufig gestellte Fragen (FAQs) zu diesem Thema. Abschliessend präsentieren wir Best Practices und Erfolgsgeschichten aus der Schweizer Arbeitswelt, die als Inspiration und Leitfaden für Unternehmen jeder Grösse dienen können.

Definition flexibler Arbeits­zeit­modelle

Flexible Arbeitszeitmodelle sind Arbeitsvereinbarungen, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitszeiten und -orte an ihre persönlichen Bedürfnisse und Lebensumstände anzupassen. Diese Modelle reichen von Teilzeitarbeit und Gleitzeit über Homeoffice bis hin zu Jobsharing und Sabbaticals.

17 flexiblen Arbeits­zeit­modellen in der Schweiz

In der Schweiz geniessen flexible Arbeitszeitmodelle eine hohe Beliebtheit, da sie eine ausgewogene Balance zwischen beruflichen Anforderungen und persönlichen Bedürfnissen ermöglichen. Nachfolgend ein Überblick über einige innovative Modelle mit einer Analyse ihrer Vorteile und Herausforderungen finden.

1. Homeoffice und Remote-Arbeit

Moderate Autonomie | Mittlerer Aufwand

Homeoffice und Remote-Arbeit bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, von zu Hause oder einem beliebigen Ort aus zu arbeiten. Dieses Modell steigert die Mitarbeiterzufriedenheit durch verbesserte Work-Life-Balance und eröffnet Unternehmen den Zugang zu einem globalen Talentpool. Es setzt klare Kommunikationsrichtlinien und eine solide digitale Infrastruktur voraus.

2. Teilzeitarbeit

Moderate Autonomie | Mittlerer Aufwand

Teilzeitarbeit ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeit zu reduzieren und dabei einen Teil der regulären Vollzeitstunden zu arbeiten. Dieses Modell ist ideal für Unternehmen, die flexibel auf Schwankungen der Arbeitslast reagieren möchten, und bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, Berufliches mit persönlichen Verpflichtungen oder Interessen zu vereinbaren.

3. Gleitzeit

Strukturierte Autonomie | Niedriger Aufwand

Gleitzeit gewährt Mitarbeitenden die Freiheit, innerhalb festgelegter Rahmenbedingungen ihre Arbeitszeiten selbst zu wählen. Dies fördert Eigenverantwortung und kann die Produktivität steigern, indem Mitarbeitende zu ihren individuell produktivsten Zeiten arbeiten. Unternehmen profitieren von gesteigerter Mitarbeiterzufriedenheit und flexibler Personalplanung.

4. 4-Tage-Woche

Strukturierte Autonomie | Hoher Aufwand

Die 4-Tage-Woche reduziert die Arbeitswoche auf vier Tage, was eine intensivere Nutzung der Arbeitszeit und längere Erholungsphasen ermöglicht. Dieses Modell kann Arbeitszufriedenheit und Produktivität steigern und repräsentiert einen innovativen Ansatz für Unternehmen, die neue Wege in der Arbeitsgestaltung suchen.

5. Vertrauensarbeitszeit

Hohe Autonomie | Niedriger Aufwand

Bei der Vertrauensarbeitszeit wird die Arbeitsleistung nicht anhand der Anwesenheitszeit, sondern über die erzielten Ergebnisse bewertet. Dieses Modell passt zu Organisationen, die Eigenverantwortung fördern und eine ergebnisorientierte Kultur etablieren möchten. Es erfordert ein starkes Vertrauensverhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden.

6. Jobsharing

Moderate Autonomie | Hoher Aufwand

Jobsharing ermöglicht es zwei oder mehr Personen, sich eine Vollzeitstelle zu teilen. Dieses Modell fördert Diversität im Arbeitsumfeld und ermöglicht es Unternehmen, Expertise und Talente zu nutzen, die sonst nicht verfügbar wären. Es ist besonders attraktiv für Fachkräfte, die aus persönlichen Gründen nicht vollzeit arbeiten können oder möchten.

7. Sabbatical

Hohe Autonomie | Mittlerer Aufwand

Ein Sabbatical bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, eine längere Auszeit vom Beruf zu nehmen, die oft für persönliche Projekte, Weiterbildung oder Erholung genutzt wird. Unternehmen können damit die langfristige Bindung und Motivation ihrer Mitarbeitenden fördern.

8. 6-Stunden-Tag

Strukturierte Autonomie | Mittlerer Aufwand

Der 6-Stunden-Tag empfiehlt sich für Arbeitsumgebungen, die hohe Konzentration und Kreativität erfordern. Die Reduzierung der Arbeitsstunden kann die Produktivität und Zufriedenheit steigern, indem Überarbeitung vermieden und ausreichend Erholungszeit für Mitarbeitende bereitgestellt wird.

9. Jeden 2. Freitag frei

Strukturierte Autonomie | Niedriger Aufwand

Diese Option ist attraktiv für Organisationen, die eine verbesserte Work-Life-Balance für ihre Mitarbeitenden fördern möchten, ohne die Gesamtarbeitszeit signifikant zu reduzieren. Dies trägt besonders in leistungsintensiven Umgebungen zur Erhaltung der Mitarbeitermotivation und -gesundheit bei.

10. 3-2-2-Modell

Moderate Autonomie | Hoher Aufwand

Das 3-2-2-Modell bezieht sich auf eine Arbeitswoche, die aus drei Tagen Arbeit im Büro, zwei Tagen Homeoffice und zwei Tagen Wochenende besteht. Dieses Modell ist geeignet für Unternehmen, die die Vorteile des Homeoffice maximieren möchten, ohne die Vorteile der Präsenzarbeit ganz aufzugeben. Es fördert Flexibilität, hält aber gleichzeitig die Teamdynamik und den persönlichen Austausch aufrecht.

11. Funktionszeit

Strukturierte Autonomie | Hoher Aufwand

Funktionszeit ist ein flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem es primär auf die Erfüllung bestimmter Aufgaben ankommt, unabhängig von der dafür benötigten Zeit. Dieses Modell passt zu Unternehmen, die projektbasiert arbeiten und deren Mitarbeitende selbstständig ihre Arbeitszeit nach dem Arbeitsanfall steuern können.

12. Jahresarbeitszeit

Strukturierte Autonomie | Hoher Aufwand

Die Jahresarbeitszeit ermöglicht eine flexible Verteilung der Arbeitsstunden über das gesamte Jahr, sodass in arbeitsintensiven Phasen mehr und in ruhigeren Zeiten weniger gearbeitet werden kann. Dieses Modell ist besonders für Branchen mit saisonalen Schwankungen geeignet.

13. Schichtarbeit mit flexiblen Schichtplänen

Strukturierte Autonomie | Hoher Aufwand

Geeignet für Betriebe, die rund um die Uhr oder in erweiterten Betriebszeiten agieren müssen, wie im Gesundheitswesen oder in der Produktion. Flexible Schichtpläne erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit, indem sie individuelle Präferenzen berücksichtigen und zugleich eine kontinuierliche Betriebsbereitschaft sicherstellen.

14. On-Demand-Arbeitsmodelle

Hohe Autonomie | Hoher Aufwand

Perfekt für Projekte und Arbeitsumfelder mit unvorhersehbarem Arbeitsanfall. On-Demand-Arbeitsmodelle ermöglichen Unternehmen, ihre Personalressourcen effizient nach aktuellem Bedarf zu skalieren, wodurch Kosten für Überstunden oder ungenutzte Kapazitäten reduziert werden können.

15. Workation oder Workaway

Moderate Autonomie | Hoher Aufwand

Workation kombiniert Arbeit mit Urlaub, indem Mitarbeitende für einen begrenzten Zeitraum an einem beliebigen Ort arbeiten. Dies fördert Kreativität und kann die Arbeitszufriedenheit steigern, indem eine Veränderung der Umgebung und eine Balance zwischen Arbeit und Erholung geboten wird.

16. Flexi-Jahreszeitenmodelle

Moderate Autonomie | Hoher Aufwand

Diese Modelle sind ideal für Unternehmen in Branchen mit starken saisonalen Schwankungen, wie Tourismus oder Landwirtschaft. Flexi-Jahreszeitenmodelle erlauben eine dynamische Anpassung der Arbeitskräfte an den tatsächlichen Bedarf, um Effizienzverluste in Nebensaisons zu minimieren und Kapazitäten in Hochphasen optimal zu nutzen.

17. Portfolio-Arbeit

Hohe Autonomie | Hoher Aufwand

Portfolio-Arbeit ermöglicht es Fachkräften, gleichzeitig für verschiedene Auftraggeber zu arbeiten, indem sie ihre spezialisierten Fähigkeiten in einem Portfolio von Projekten und Tätigkeiten einbringen. Ideal für Branchen, die hochspezialisierte Fachkenntnisse benötigen, die intern nicht ständig vorrätig sein müssen. Dies ermöglicht Unternehmen, auf ein breites Spektrum an Expertise zuzugreifen, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen, und fördert gleichzeitig die Diversifizierung der Fähigkeiten bei den Beschäftigten.

Die genannten Modelle illustrieren die Vielfalt und Anpassungsfähigkeit der Arbeitswelt in der Schweiz, bieten spannende Möglichkeiten, Arbeit neu zu denken und zu gestalten, stets mit dem Ziel, eine Win-Win-Situation für Mitarbeitende und Unternehmen zu schaffen.

Best Practices für die Einführung flexibler Arbeitszeiten bei KMU

Die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle bietet zahlreiche Vorteile, erfordert jedoch auch eine durchdachte Planung und Umsetzung. Hier sind fünf Schlüsselschritte, die KMUs dabei unterstützen, diesen Übergang reibungslos und effektiv zu gestalten.

Ermitteln Sie die Präferenzen Ihrer Mitarbeiter

Sammeln Sie zunächst Ideen Ihrer Mitarbeiter zu flexiblen Arbeitszeiten und identifizieren Sie die favorisierten Modelle (Online-Umfrage, Ideen-Box, Group-Meeting usw.). Bewerten Sie dann gemeinsam die Vor- und Nachteile dieser Vorschläge. Berücksichtigen Sie insbesondere Modelle mit weitreichenden Auswirkungen, wie eine 4-Tage-Woche, und diskutieren Sie diese unter dem Aspekt der Machbarkeit und des Nutzens für das gesamte Unternehmen.

Stellen Sie die richtigen Werkzeuge zur Verfügung

Kommunikations­tools (Slack, Beekeeper usw.), Projekt­management­software (Asana, Clickup, Jira usw.) und Datei­verwaltung Tools (Google Drive, Dropbox usw.) sind entscheidend, um Arbeitsabläufe zu organisieren und Arbeitszeiten zu erfassen. Eine zentrale Plattform (CRM wie Google Workspace, Abacus, Klara usw.) vereinfacht die Koordination von Teams, die zu verschiedenen Zeiten und von unterschiedlichen Orten aus arbeiten.

Vereinbaren Sie klare Bedingungen

Legen Sie eindeutige Richtlinien fest, um Missverständnisse zu vermeiden und ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld zu schaffen.

• Heimarbeitserwartungen: Was wird von Mitarbeitenden bei der Arbeit von zu Hause erwartet?
• Planungsregeln: Wie sollen Arbeitszeiten und Pausen geplant werden?
• Informationssicherheit: Welche Massnahmen müssen zum Schutz von Unternehmensdaten ergriffen werden?
• Kommunikationsrichtlinien: Wie und wann sollen Mitarbeitende kommunizieren?
• Erwartungen an die Leistung: Wie wird die Arbeitsleistung bewertet und gemessen?

Richten Sie ein praktisches Berichtswesen ein

Wählen Sie eine Zeiterfassungssoftware, die zu allen Arbeitszeitmodellen passt und leicht zu bedienen ist. Wenn es für Sie schon kompliziert ist, wird es für Ihre Mitarbeiter erst recht schwierig sein. Eine gute Lösung ist eine Software, die sich nahtlos in Ihr CRM-System integriert, um Arbeitszeiten direkt mit Projekten zu verbinden.

Wenn Sie mehr über beste Methoden, Apps und Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel.

Bieten Sie Schulungen an

Für erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice sind Schulungen auf zwei Ebenen wichtig.

Zuerst sollten alle Mitarbeiter mit den notwendigen Tools für Kommunikation, Projektmanagement und Zeiterfassung vertraut gemacht werden. Selbst wenn diese Werkzeuge einfach erscheinen, ist eine vorherige Einweisung sinnvoll, um sicherzustellen, dass jeder sie effektiv nutzen kann.

Zweitens muss gewährleistet sein, dass Mitarbeiter die Fähigkeiten besitzen, ihre Aufgaben eigenständig, ohne direkte Aufsicht, zu erfüllen. Das kann bedeuten, dass manche eine zusätzliche Weiterbildung benötigen, um sich im Homeoffice sicher zu fühlen.

Beide Schulungstypen sind entscheidend, besonders für Mitarbeiter, die zuvor noch nicht in einem flexiblen Arbeitsumfeld tätig waren.

Indem KMUs diese Schritte befolgen und die angegebenen Tipps berücksichtigen, können sie flexible Arbeitszeitmodelle erfolgreich einführen und so einen modernen, attraktiven Arbeitsplatz schaffen, der die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter fördert.

Was sind die grössten Vorteile flexibler Arbeitszeitmodelle?

Flexible Arbeitszeitmodelle fördern die Work-Life-Balance, steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität und helfen Unternehmen, talentierte Fachkräfte zu gewinnen und zu halten.

Wie können Unternehmen flexible Arbeitszeitmodelle erfolgreich implementieren?

Eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation und die Nutzung technologischer Hilfsmittel sind entscheidend für die erfolgreiche Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle.

Sind flexible Arbeitszeitmodelle für alle Branchen geeignet?

Während einige Modelle branchenspezifisch angepasst werden müssen, gibt es grundsätzlich für jedes Unternehmen Möglichkeiten, flexible Arbeitszeiten einzuführen.

Wie wirken sich flexible Arbeitszeitmodelle auf die Unternehmenskultur aus?

Sie fördern eine Kultur des Vertrauens und Eigenverantwortung und können die Mitarbeiterbindung sowie die Attraktivität des Unternehmens steigern.

Welche rechtlichen Aspekte müssen in der Schweiz beachtet werden?

In der Schweiz sind Unternehmen in der Auswahl ihrer Arbeitszeitmodelle relativ frei, da das Schweizer Arbeitsrecht keine einschränkenden Vorgaben bezüglich der Wahl der Modelle macht. Es gibt jedoch spezifische Regelungen für die Arbeitszeiterfassung, die eingehalten werden müssen. Diese rechtlichen Anforderungen sind in Artikeln wie «Arbeitszeit: Was steht im Schweizer Arbeitsrecht dazu?» und «Beste Methoden, Apps und Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung» detailliert beschrieben.

Fazit

Flexible Arbeitszeitmodelle sind in der modernen Arbeitswelt unerlässlich geworden. Sie bieten zahlreiche Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermassen und tragen zu einer positiven Unternehmenskultur bei. In der Schweiz bieten die rechtlichen Rahmenbedingungen und die fortschrittliche Arbeitsmarktstruktur ideale Voraussetzungen für die Implementierung flexibler Arbeitszeiten. Durch die Anpassung an die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Nutzung moderner Technologien können Unternehmen ihre Produktivität steigern und gleichzeitig eine attraktive Arbeitsumgebung schaffen.

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• Arbeitszeit: Was steht im Schweizer Arbeitsrecht dazu?
• Beste Methoden, Apps und Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung
• Arbeitsvertrag auf Abruf & Teilzeit (Gratis Muster Download)

Arbeitgeber haben die Pflicht, ihre Arbeitnehmer gegen Berufs­unfälle zu versichern, wobei die Prämien vom Arbeitgeber bezahlt werden. In der Praxis ist es üblich, dass Arbeit­nehmer auch gegen Unfälle ausserhalb des Berufs versichert werden müssen. Angesichts der Tatsache, dass jährlich etwa 2400 Menschen bei Nicht­berufs­unfällen tödlich verletzt werden, erscheint dieses Vorgehen nachvollziehbar. Die Verantwortung für die rechtzeitige Beantragung der Sozial­versicherungen liegt dabei bei den Arbeitgebern. Gemäss Bundes­gesetz, das die Nicht­berufs­unfall­versicherung (NBUV) sowie die Berufs­unfall­versicherung (BUV) regelt, müssen sich Unternehmer um die Sozial­versicherungen für sich selbst und ihre Mitarbeiter kümmern. Im Folgenden finden Sie die Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Nicht­berufsu­nfall­versicherung (NBUV), die sich sowohl Arbeit­nehmer als auch Arbeit­geber immer wieder stellen.

Was deckt die NBUV im Gegensatz zur BUV?

Unter Berufsunfällen (BU) werden vor allem Unfälle verstanden, die sich unter folgenden Umständen ereignet haben:

Bei Nicht­berufs­unfällen (NBU) handelt es sich vor allem um Vorfälle, die nicht zu den üblichen Berufs­unfällen zählen (Art. 8 UVG). Die Nicht­berufs­unfall­versicherung bietet räumlich uneingeschränkten Schutz für alle Freizeit­unfälle. Das bedeutet, dass sie sowohl Unfälle auf dem Arbeitsweg als auch Unfälle, die während einer Reise auftreten, abdeckt – ebenso wie die damit verbundenen Kosten. Im Falle eines Unfalls hat der Versicherte im Rahmen der NBUV einen Anspruch auf folgende Leistungen:

Nachdem wir nun ein Verständnis für den Versicherungs­schutz der NBUV gewonnen haben, lohnt es sich, uns mit der Frage befassen, ob die NBUV für unterschiedliche Personen­gruppen obligatorisch ist.

Ist die NBUV obligatorisch?

Folgende Personengruppen unterliegen der NBU-Pflicht:

• Arbeitnehmer, die in der Schweiz beschäftigt sind, einschliesslich Heimarbeitende, Auszubildende, Praktikanten, Volontäre und Personen, die in Lehr- oder Invaliden­werkstätten tätig sind.
• Personen, die Anspruch auf Arbeits­losen­entschädigung haben.

Werfen wir nun einen Blick darauf, ob die NBUV-Pflicht auch für Teilzeit­beschäftigte gilt und welche Besonderheiten dabei zu beachten sind.

Gilt die NBUV-Pflicht auch für Teil­zeit­beschäftigte?

Wenn der Arbeit­nehmer teilzeitig beschäftigt ist, sollte auf folgende Besonderheiten geachtet werden:

Wer zahlt die NBUV: Arbeitsgeber oder Arbeitsnehmer?

Die Prämien für die Nicht­berufs­unfall­versicherung (NBUV) werden von den Arbeit­nehmenden selbst getragen, wobei es Arbeit­geber gibt, die diese Kosten übernehmen. Der Arbeit­geber entrichtet zu Beginn des Jahres die Prämien zusammen mit den Berufs­unfall­versicherungs- (BUV) Prämien und zieht dann den NBUV-Anteil monatlich vom Lohn der Arbeitnehmenden ab.

Doch was genau sind die finanziellen Aufwendungen für die NBUV und wer ist dafür verantwortlich?

Was kostet die NBUV?

Wie geht man mit einem NBU bei mehreren Arbeits­verhältnissen um?

Wenn eine Person bei mehreren Arbeitgebern tätig ist, entsteht manchmal die Notwendigkeit, die NBUV zu kündigen. Dem Thema der Kündigung der NBUV ist der folgende Teil unseres Artikels gewidmet.

Wann ist die NBUV beendet?

Während dieser Zeit kann der Betroffene seine Versicherung um bis zu 6 Monate verlängern. In diesem Fall handelts es sich um eine Abredeversicherung und die Person übernimmt dabei die gleichen Bedingungen wie in der obligatorischen Nichtberufsunfallversicherung. Die wichtigste Voraussetzung ist die Existenz einer NBU-Versicherung des Arbeitnehmers beim verlassenen Arbeitgeber.

Nach Ablauf der Nachd­eckungs­frist von 30 Tagen endet der Versicherungs­schutz im Rahmen der NUBV. Sie haben jedoch die Möglichkeit, durch den Abschluss einer Abredeversicherung diesen Schutz um mehrere Monate zu verlängern.

Abredeversicherung NBU: Was ist zu beachten?

Die Option, eine Abredeversicherung abzuschliessen, kann unter einer der folgenden Bedingungen in Anspruch genommen werden:

Sind Sie Ausländer und haben vor, in der Schweiz zu arbeiten? Oder sind Sie Schweizer Arbeitgeber und möchten ausländische Mitarbeiter einstellen? In diesem Fall ist das Thema «Quellensteuer» ein absolutes Must-Know für Sie.

Grundsätzlich ist das Schweizer Steuersystem dahingehend konzipiert, dass jeder Schweizer bzw. jeder Ausländer mit einer Niederlassungsbewilligung C jedes Jahr eine Steuererklärung einreichen muss, in der alle Einkünfte und Abgaben angegeben sind. Viele ausländische Arbeitnehmer sind jedoch aufgrund unzureichender Kenntnisse der Steuergesetzgebung nicht selten mit diesem System überfordert. Unter anderem sieht das schweizerische Steuerrecht eine Quellensteuer auf die Besteuerung des Einkommens dieser Arbeitnehmer vor.

Bei der Quellensteuer handelt es sich um eine Steuer, die direkt vom Einkommen ausländischer Arbeitnehmer abgezogen wird. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass das auch funktioniert. Die Quellensteuer umfasst üblicherweise die Staats-, Gemeinde- und die direkte Bundessteuer sowie in der Regel auch die Kirchensteuer. Damit ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter nicht in das Heimatland zurückkehrt, ohne zuvor Steuern in der Schweiz entrichtet zu haben.

Die Quellensteuer gilt als geeignetes Verfahren, um im Ausland ansässige Steuerpflichtige zu besteuern. Schliesslich wäre es rechtlich und sachlich kompliziert, das Steuererklärungsverfahren abzuschliessen, wenn sich die betreffende Person im Ausland befindet.

Wer ist quellensteuerpflichtig?

Quellensteuerpflichtig sind:

• Ausländische Arbeitnehmer mit steuerrechtlichem Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz, die aber noch nicht die Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) besitzen – in der Regel handelt es sich um Arbeitnehmer mit einer Aufenthaltsbewilligung (Ausweis B) oder einer Kurzaufenthaltsbewilligung (Ausweis L).
• Personen ohne steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz, die jedoch – wie beispielsweise Grenzgänger oder Wochenaufenthalter – in der Schweiz vorübergehend oder dauerhaft arbeiten.
• Auch im Ausland ansässige Mitglieder der Verwaltung oder Geschäftsführung von juristischen Personen mit Sitz oder tatsächlicher Verwaltung in der Schweiz (wenn die Vergütung für die Ausübung der Tätigkeit einem Dritten und nicht unmittelbar den Mitgliedern der Verwaltung oder der Geschäftsführung zufliesst).

Was muss ich als Arbeitgeber beachten?

Der Arbeitgeber ist ein sogenannter Schuldner einer steuerbaren Leistung (SSL), weil er gesetzlich verpflichtet ist:

• die Quellensteuer beim für den Arbeitnehmer zuständigen Kantonalen Steueramt anzumelden;
• die fällige Steuer selbst zu berechnen und vom Monatslohn des Arbeitnehmers abzuziehen;
• die Lohnsumme des Arbeitnehmers regelmässig (je nach Höhe monatlich, quartalsweise oder jährlich) an das für den Arbeitnehmer zuständige Kantonale Steueramt zu melden und abzuführen;
• die Quellensteuer auf der Lohnabrechnung und dem Lohnausweis des Arbeitnehmers auszuweisen.

Aktuelle Regelungen zur Quellensteuer

Am 1. Januar 2021 traten neue Bestimmungen zur Quellenbesteuerung in Kraft, deren zentrales Ziel die Beseitigung von Ungleichbehandlungen zwischen quellenbesteuerten und ordentlich besteuerten Personen ist. Die Kantone sind verpflichtet, die Berechnung der Quellensteuern schweizweit zu vereinheitlichen. Detaillierte Informationen sind im Kreisschreiben Nr. 45, welches am 12. Juni 2019 publiziert wurde, zu finden.

Im Folgenden beschreiben wir die wichtigsten Änderungen in der Quellensteuerregelung für Arbeitgeber.

Abrechnungskanton

Der Arbeitgeber (SSL) hat die geschuldete Quellensteuer direkt mit dem anspruchsberechtigten Kanton und nach dessen Weisungen und Tarifen abzurechnen (107 DBG und Art. 38 StHG). Eine Quellensteuerabrechnung für sämtliche quellensteuerpflichtigen Personen über den Kanton des Sitzes oder der Betriebsstätte des Unternehmens bzw. des Arbeitgebers hinaus ist nicht mehr erlaubt und lediglich in Ausnahmefällen vorzunehmen. Dies zwingt einzelne Arbeitgeber dazu, ihr System umzustellen und sich unter Umständen mit einem Abrechnungsmodell auseinanderzusetzen, das im Kanton des Unternehmenssitzes nicht angewandt wird.

Je nach Kanton wird zwischen zwei Abrechnungsmodellen unterschieden: das Monatsmodell (wird von den meisten Kantonen angewendet) oder das Jahresmodell (wird von den Kantonen Tessin, Freiburg, Genf, Waadt und Wallis angewendet). Die Modelle sind verbindlich und werden von den entsprechenden Kantonen identisch abgerechnet.

Tarife und Informationsbedarf

Die Höhe der Quellensteuerforderung ist tariflich geregelt. Die Festsetzung des Tarifs ist abhängig vom Zivilstand, von einer allfälligen Erwerbstätigkeit des Partners/der Partnerin, von der Anzahl der Kinder und von der Konfession. Die Tarifsätze sind je nach Kanton unterschiedlich hoch.

Bis 01.01.2021 bestehende reduzierte Tarife für Nebenerwerbs- oder Ersatzeinkünfte (D) und für deutsche Grenzgänger (O) entfallen vollständig. Einheitlich ist die Tarifcodeanwendung.

Dies zwingt nicht wenige Arbeitgeber dazu, ihr Lohnabrechnungssystem umzustellen. Zudem müssen zukünftig weitere Informationen von den Quellenbesteuerten eingefordert werden. Bislang wurden diese häufig im Nebenerwerbstarif abgerechnet, da man sonst den korrekten Tarif und gegebenenfalls den korrekten satzbestimmenden Lohn eruieren musste.

Aktuelle Anleitungen und Tarife zur Quellensteuerberechnung finden Sie auf der Website des kantonalen Steueramtes.

Nebenerwerbs- und die Teilzeitangestellte

Ist ein Arbeitnehmer lediglich bei einem Arbeitgeber in einem Teilzeitbereich angestellt und erzielt daneben keine weiteren Erwerbs- bzw. Ersatzeinkünfte, hat keine Umrechnung des Lohns für die Satzbestimmung zu erfolgen.

Da der Tarif D für Nebenerwerbstätigkeiten wegfällt, hat der Arbeitgeber die Quellensteuer der quellensteuerpflichtigen Person mit mehreren Arbeitsverhältnissen (inkl. Ersatzeinkünfte) nach dem massgebenden ordentlichen Tarif (A, B, C, H) abzurechnen und dabei ein Tarifsatzbestimmendes Einkommen anzugeben.

Der anwendbare Steuersatz (= tarifsatzbestimmendes Bruttomonatseinkommen) für jedes einzelne Arbeitsverhältnis ist gemäss der nachfolgenden Kriterien zu ermitteln:

• Umrechnung auf den effektiven Gesamtbeschäftigungsgrad sämtlicher Erwerbstätigkeiten (inkl. Ersatzeinkünfte) des Arbeitnehmers;
• Umrechnung auf einen Beschäftigungsgrad von 100 Prozent, wenn der effektive Gesamtbeschäftigungsgrad durch den Arbeitnehmer nicht offengelegt wird;
• Umrechnung auf das tatsächliche Gesamtbruttoeinkommen, sofern die Einkünfte dem Schuldner der zu versteuernden Leistung bekannt sind bzw. bekannt gegeben werden (bspw. im Konzern oder mehrere Arbeitsverträge beim gleichen Schuldner der zu versteuernden Leistung).

Prüfung von Steuer­rulings und faktischer Arbeit­geber­schaft

Ein Blick auf gültige Steuer­regeln (sogenannte Rulings) zwischen Arbeit­geber und der Steuer­behörde ist im Zuge einer Revision zu empfehlen. Sind diese Rulings existent, verlieren sämtliche Steuer­vereinbarungen, die den neuen Vereinbarungen der QStV (beziehungsweise dem KS 45) widersprechen, ihre Wirkung und sollten daher vorgängig neu verhandelt werden.

Eine faktische Arbeit­geber­schaft liegt vor, wenn der Arbeit­nehmer seine Arbeits­leistung (vorübergehend) nicht dem Arbeit­geber schuldet, mit dem er einen Arbeits­vertrag abgeschlossen hat (formeller Arbeit­geber), sondern einem weiteren Unternehmen (in der Regel einer Konzerngesellschaft; sog. faktischer bzw. wirtschaftlicher Arbeitgeber). Die Lohn­zahlungen werden weiterhin durch den formellen Arbeitgeber mit Sitz im Ausland geleistet, jedoch dem Einsatzbetrieb mit Sitz in der Schweiz weiterverrechnet bzw. müssten nach Verrechnungs­preis­grundsätzen weiterverrechnet werden.

Das Vorliegen einer faktischen Arbeit­geber­schaft ist insbesondere anhand folgender Kriterien zu prüfen:

• Die Leistung des Arbeit­nehmers gilt als integraler Bestandteil der Geschäfts­tätigkeit der schweizerischen Unternehmung;
• Die schweizerische Unternehmung trägt die Verantwortung und das Risiko für die Leistung des entsandten Arbeit­nehmers (bzw. die ausländische Gesellschaft trägt eine Gewähr­leistungs­pflicht im Zusammenhang mit dem Arbeits­ergebnis);
• Die schweizerische Unternehmung übt die Weisungs­hoheit aus;
• Der entsandte Arbeitnehmer ist in die Betriebso­rganisation der schweizerischen Unternehmung eingegliedert (Einrichtung, Zurverfügung­stellung von Räumlichkeiten und Arbeits­mitteln, Entscheide über Art und Umfang der täglichen Arbeit des entsandten Arbeitnehmers usw.);
• Die schweizerische Unternehmung trägt die Lohnkosten oder muss die Lohnkosten wirtschaftlich tragen.

Für das Vorliegen einer faktischen Arbeit­geber­schaft müssen nicht sämtliche Kriterien kumulativ erfüllt sein.

Liegt nun für eine Person, die vom Ausland in die Schweiz entsendet wird, eine derartige faktische Arbeit­geber­schaft vor, ist es möglich, dass damit eine Quellensteuer­pflicht in der Schweiz besteht. Daher wird der faktische Arbeitgeber in der Schweiz als Schuldner der versteuerbaren Leistung angesehen.

Ausser­ordentliche Zahlungen und sonstige Änderungen

Die Quellensteuer­berechnung bei ausser­ordentlichen Zahlungen kann sich ebenfalls als Heraus­forderung für den Arbeit­geber erweisen. Korrekturen zu fehlerhaft übermittelten Abrechnungen müssen bis spätestens Ende März des Folge­jahres beim kantonalen Steueramt eingereicht werden. Die Verzugs­provision wurde auf 1% bis 2% des Quellen­steuer­betrags reduziert.

Die wichtigsten Änderungen für quellensteuerpflichtige Arbeitnehmer

Quasi-Ansässig­keit

Als wesentliche Änderung gilt die Möglichkeit für Quellensteuer­pflichtige, die in der Schweiz nicht steuerlich ansässig sind, einen Antrag auf nachträglich ordentliche Veranlagung zu stellen und somit eine Steuer­erklärung auszufüllen. Dafür muss die Voraus­setzung der «Quasi-Ansässigkeit» erfüllt sein. Diese Situation liegt vor, wenn der quellensteuer­pflichtige Arbeit­nehmer seinen Haupt­wohnsitz im Ausland hat, aber mindestens 90 Prozent seines weltweiten Brutto­einkommens in der Schweiz versteuern muss.

Um als «Quasi-Ansässiger» veranschlagt zu werden, müssen Quellen­besteuerte bis zum 31. März des auf die Fälligkeit der Leistung folgenden Jahres einen Antrag stellen – und zwar jedes Jahr aufs Neue -, um die Quasi-Ansässigkeit geltend zu machen.

Nachträglich ordentliche Veranlagung bei Ansässigkeit in der Schweiz

Alle Quellensteuerpflichtigen mit einem steuerlichen Wohnsitz in der Schweiz, die bislang nicht die erforderliche Höhe bezüglich jährlicher Bruttolohnhöhe von CHF 120’000 erreichten, haben die Möglichkeit, ab Steuerperiode 2021 (also erstmals Anfang 2022) einen Antrag auf eine nachträglich ordentliche Veranlagung zu stellen und somit eine Steuererklärung auszufüllen. Dazu müssen sie bis zum 31. März des folgenden Steuerjahres (erstmals bis 31. März 2022 für das Steuerjahr 2021) einen entsprechenden Antrag bei der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung einreichen. Dies ist jedoch nicht in jedem Fall positiv für den Steuerpflichtigen.

Zahlungen vor Antritt bzw. nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses der quellensteuerpflichtigen Person

Es handelt sich um Zahlungen bei (respektive kurz vor) Stellenantritt und bei Austritt.

«Sign-on Boni»

Gemäss KS 45 müssen diese Zahlungen an Quellen in der Schweiz besteuert werden, auch wenn sich der (zukünftige) Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Zahlung im Ausland befindet und die Zahlung auch dort besteuert werden muss.

Abgangs­entschädigungen

Gemäss KS 45 sind Zahlungen durch die schweizerische SSL bei oder nach Austritt auf jeden Fall quellensteuer­pflichtig.

Lohn­fortzahlung während Frei­stellung

Lohnfortzahlungen an einen im Ausland ansässigen Arbeitnehmer, der nach erfolgter Kündigung freigestellt wird, sind – da diese auf einem weiterhin gültigen Arbeits­vertrag sowie einer in der Schweiz ausgeübten Tätigkeit beruhen – an der Quelle zu besteuern. Die Quellenbesteuerung hat dabei auf einem reduzierten Bruttolohn (unter Progressions­vorbehalt) zu erfolgen, sofern die Arbeit ohne die Frei­stellung mutmasslich im Ausland geleistet worden wäre.

In allen Fällen steht dem Steuerpflichtigen offen, die Quellensteuer auf solche Zahlungen, die er für nicht gerechtfertigt hält, mittels Neuveranlagung der Quellensteuer bzw. Tarifkorrektur oder einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung überprüfen zu lassen. Es können jedoch im Bereich der internationalen Besteuerung solcher Zahlungen Konflikte auftreten.

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Zeit ist Geld. Und Geld wird gerne gezählt. Die Arbeits­zeit­erfassung in einem Unternehmen ist sogar mit dem Bank­wesen vergleichbar. Wenn Sie ein kleines Detail übersehen, können Sie die Kontrolle darüber verlieren. Aus diesem Grund sind verschiedene Zeit­management-Dateien, -Programme und -Apps so beliebt.

Zeit ist ein kostbares Gut für alle. Der Staat hat einen Arbeits­code entwickelt, um ihn zu kontrollieren. Das Unternehmen hat eine Arbeits­dokumentation (Stunden­zettel) entwickelt. Und die Mitarbeiter haben ein eigenes Interesse daran, dass jede Arbeits­minute abgerechnet wird. So ist die allgemeine Zeit­messung aufgebaut, die in diesem Artikel behandelt wird. Sie erfahren ausserdem mehr über die Methoden der Zeit­erfassung in Unternehmen, erhalten moderne Vorlagen für den Stunden­rapport und lernen die besten Software­lösungen für Ihr Zeit­management kennen.

Kurz zum Arbeits­zeit­gesetz

Die Arbeits­zeit­erfassung in der Schweiz ist in den Artikeln 46 (Grund­normen) und 73 a/b (vereinfachte Erfassung) des Arbeits­gesetzes geregelt. In diesen Vorschriften werden 3 Kategorien von Arbeit­nehmern beschrieben, je nach dem Grad der Kontrolle über die Arbeits­zeit.

Arbeit­nehmer, die zur Führung von Arbeits­zeit­erfassung verpflichtet sind

Standard­mässig sind das alles kleine und mittel­ständische Mitarbeiter. Per Gesetz müssen sie ihre Arbeits­tätigkeit aufzeichnen, nämlich:

• Ort der Arbeit und Pausen
• Werk- und arbeits­freie Tage
• Anfangs- und Endzeit des Arbeits­tages
• Arbeits­stunden
• Arbeits­pausen von mehr als einer halben Stunde

Der Arbeitgeber oder Zeit­manager muss für diese Mitarbeiter einen Stunden­zettel, den sog. Stunden­rapport erstellen. Darin müssen die Arbeit­nehmer neben den Arbeitstagen ihre freien Tage, Feiertage und diejenigen, die sie gegebenenfalls ersetzen, markieren.

Arbeitnehmer, die eine vereinfachte Arbeits­zeit­erfassung führen können

Dieser Ansatz eignet sich für flexible Unternehmen, in denen die Mitarbeiter ihre Arbeits­zeiten selbst bestimmen. Heutzutage sind dies meist Programmierer und andere IT-Mitarbeiter. Diese Arbeit­nehmer müssen lediglich die Zahl der geleisteten Arbeits­stunden angeben.

In der Regel wird die vereinfachte Arbeits­zeit­abrechnung für einen Arbeitnehmer im Arbeits­vertrag festgelegt. Wenn die Mitarbeiter­zahl des Unternehmens 50 übersteigt, muss der Arbeitgeber dies in den Kollektiv­vertrag mit den Arbeit­nehmer­vertretern aufnehmen.

Arbeitnehmer, die von der Arbeits­zeit­erfassung befreit sind

In diese Kategorie fällt das Top­management mit einem monatlichen Brutto­lohn von 10.000 Franken oder mehr (120.000 Franken pro Jahr). Ihre Befreiung von der Zeit­erfassung muss im Kollektiv­vertrag oder individuell festgelegt werden.

Bestrafung bei fehlender Arbeits­zeit­erfassung

Wenn die Aufsichts­behörden Verstösse gegen das Arbeits­recht in Ihrem Unternehmen feststellen, erhalten Sie ein Dokument mit den fest­gestellten Problemen und einer Frist für deren Behebung. Wenn Sie diese Warnung ignorieren, kann das Unternehmen eine Geld­strafe erhalten. Handelt es sich zum Beispiel um Fehler in den Stunden­rapport der Angestellten, kann die Geld­strafe bis zu 3.000 Franken betragen. Bei fehlender Arbeits­zeit­erfassung, die nicht auf kollektive oder individuelle Vereinbarungen zurück­zuführen ist, beträgt die Strafe rund 10.000 Franken.

Methoden der Arbeits­zeit­erfassung

In der Schweiz regelt das Arbeits­recht nicht, wie die Arbeits­zeiten erfasst werden. Bei den Inspektionen sind die staatlichen Inspektoren nur an den endgültigen Daten interessiert.

Anforderungen an die Daten der Arbeits­zeit­erfassung

• Datum
  • An welchen Tagen hat der Mitarbeiter gearbeitet?
  • Hat der Mitarbeiter an Wochenenden oder Feiertagen gearbeitet?
• Ort
  • Wo hat der Mitarbeiter gearbeitet?
  • Hat der Mitarbeiter aus dem Büro oder im Home-Office gearbeitet?
• Zeit
  • Wie viele Stunden pro Tag hat der Mitarbeiter gearbeitet?
  • Wie viele Stunden hat der Mitarbeiter insgesamt in einem Monat gearbeitet?

Unternehmen erfassen diese Daten mit drei Haupt­methoden: klassische Stunden­rapport, digitale Stundenzettel (Excel) und Apps zur Zeit­erfassung. Ausserdem können grosse Unternehmen auch High-Tech-Lösungen in Form von Terminals, Stempel­uhren und anderen Geräten einsetzen.

Klassische Stunden­rapport

Unternehmen mit strengen Arbeits­zeit­plänen (Fabrik, medizinische Einrichtung, Callcenter usw.) verwenden eine einfache gedruckte Version des Stunden­zettels. Manager solcher Firmen erstellen einen Arbeits­plan für 3+ Monate, wodurch die Abrechnung der Arbeits­zeit extrem vereinfacht wird.

In der Regel unterschreiben die Mitarbeiter am Ende des Monats zusammen mit der Gehalts­abrechnung ihren Stunden­rapport. So kann das aussehen:

Digitale Stunden­zettel in Excel

Die meisten KMU verwenden heute diese Methode der Arbeits­zeit­erfassung. Im Gegensatz zu klassischen, werden digitale Stunden­zettel von den Mitarbeitern selbst ausgefüllt. In diesem Fall muss der Vorgesetzte lediglich eine Vorlage für die Zeit­erfassung erstellen, die Mitarbeiter in deren Verwendung einweisen und die monatlichen Arbeits­zeit­erfassung überwachen.

Um eine effektive Zeit­erfassung in Excel zu erstellen, müssen Sie viele Variablen berücksichtigen. Je viel­seitiger Sie es schaffen, Ihre Stunden­listen zu erstellen, desto weniger Fehler machen Mitarbeiter beim Ausfüllen.

Variablen zur Berechnung von Arbeits­stunden in Excel

• Wochen­anfang
• Kalkulatorische Soll-Arbeitszeit
• Mittarbeiter Eintritts-/Austritts­datum
• Urlaubs­anspruch
• Absenz­kategorien

Ausserdem sollten Sie besonders auf die Anzahl der Arbeitstage in einem Jahr achten. Diese Zahl wird durch Ferien beeinflusst, die je nach Kanton unterschiedlich sein können.

Apps zur Zeit­erfassung

Eine modernere Alternative zum Excel-Stunden­zettel sind Desktop, Cloud und mobile Zeit­erfassungs­software. Sie verfügen über zahlreiche Funktionen und eignen sich sowohl für diejenigen, die ihre Arbeits­zeiten im Auge behalten müssen, als auch für diejenigen, die einfach ihre Arbeits­zeiten optimieren wollen. Freelancer brauchen solche Programme auch, um ihre Arbeits­belastung zu überwachen und ihren Stunden­satz zu berechnen.

In der Regel ist die Zeit­management-Software in das Arbeits-Ökosystem (CRM) integriert oder wird für verschiedene Geräte gleichzeitig entwickelt.

Top 6 CRM mit Zeiterfassungsfunktion

8 populäre Software & Apps zur Zeiterfassung

Verwenden Sie diese Programme oder unsere Vorlage für die Stunden­zettel, um sicher­zustellen, dass Ihre Zeit immer genau dokumentiert ist und die Arbeit effizient rapportiert werden kann. Und unsere Treuhänder helfen Ihnen, Ihre wertvolle Arbeits­zeit nicht in die Buchhaltung, sondern ins Geschäft zu investieren.

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Wie viele Stunden arbeiten Sie pro Tag? Wie viele Pausen muss der Arbeitgeber genehmigen? Und bezahlen? Solche Fragen werden in der Schweiz häufig bilateral zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geregelt. Was sagt aber das Gesetz dazu? Im OR sind diese Sachverhalte nicht beschrieben. Dafür gibt es viele Verordnungen und Gerichtsentscheidungen, die ein Netz aus Regeln, Ausnahmen und Gegenausnahmen erzeugen. Dabei liegt es immer in der Verantwortung des Arbeitgebers, dass die Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden. Damit Sie Ihre Arbeitsplatzverhältnisse aus gesetzlicher Sicht korrekt gestalten, haben wir die wichtigsten Informationen zu diesem Thema zusammengefasst.

Was bedeutet eigentlich der Begriff «Arbeitszeit»?

Grundsätzlich existiert im Schweizer Arbeitsgesetz keine Definition der Arbeitszeit. Das Arbeitsrecht definiert die Arbeitszeit als die Zeit, «während der sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat» (Art. 13 Abs. 1 ArGV 1). Die Rechtsprechungen hat diese Definition präzisiert: Die Zeit, die der Mitarbeiter «mit dem Willen des Arbeitgebers in dessen hauptsächlichem Interesse verbringt», gilt als die «Arbeitszeit». Daraus folgt, dass weder Ihre konkrete Aktivität noch der Ort eine entscheidende Rolle spielt. Zudem gilt die allgemeine Rufbereitschaft nicht als Arbeitszeit.

Die Arbeitszeit beginnt, wenn der Arbeitnehmer leistungsbereit am Arbeitsplatz erscheint.

Aus dieser Definition lässt sich nachvollziehen, warum unterschiedliche Aktivitäten nicht oder doch als Arbeitszeit anerkannt wird. Die häufigsten Fragen dazu haben wir hier zusammengefasst:

Wie lange darf man arbeiten?

Die Dauer der Arbeit ist vom Staat reguliert. Sie kann der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag nur eingeschränkt variieren: Die die Höchstarbeitszeit darf nicht überschritten werden.

• Im Schnitt arbeiten die Schweizer 42 Stunden pro Woche.
• 45 Stunden pro Woche: Industrie, Büropersonal, Grossbetriebe des Einzelhandels
• 50 Stunden pro Woche: alle anderen Betriebe, insbesondere das gesamte Gesundheitswesen

Das Arbeitsrecht sieht keine ausdrückliche Höchstarbeitszeit pro Tag vor. Doch wenn alle zugelassen Ausdehnungen und Pausen berücksichtigt werden, kommt man auf etwa 12.5 Stunden pro Tag und 14 Stunden bei Unternehmen mit Abendschichten.

Betriebsübliche Arbeitszeit im Dienstleistungssektor in der Schweiz nach Wirtschaftsabschnitt im Jahr 2020 (in Stunden pro Woche) (Statista)

Ruhezeit

Erholung ist ein wichtiger Teil der Arbeit. Wie es bereits oben erwähnt wurde, gehören die unterschiedlichen Pausen nicht zur Arbeitszeit. Der Arbeitsgeber ist verpflichtet, ab einer bestimmten Arbeitszeit eine Pause zu gewährleisten.

Die tägliche Ruhezeit darf nicht weniger 11 Stunden betragen und darf nur im Ausnahmefall einmal pro Woche bis 8 Stunden gekürzt werden. Dabei muss der Zwei-Wochendurchschnitt 11 Stunden ergeben.

Wöchentlicher Ruhetag ist der Sonntag. Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer mindestens 35 aufeinanderfolgende Stunden frei haben (11 Stunden tägliche Ruhezeit + 24 Stunden Sonntag), welche die Zeit von Samstag 23 Uhr bis Sonntag 23 Uhr einschliessen muss.

Wird die Arbeitszeit auf mehr als 5 Tage verteilt, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf einen freien Halbtag (8 Stunden) im Laufe der Arbeitswoche.

Feiertage

Die Feiertage und religiöse Ferien sind dem Sonntag gleichgestellt. Das bedeutet, dass man an diesen Tagen ohne Bewilligung nicht arbeiten darf. Es gibt sowohl Bundesfeiertage als auch kantonale Feiertage, die von Kanton zu Kanton unterschiedlich sind. Darüber hinaus gibt es noch nicht gesetzlich anerkannte Feiertage, die aber trotzdem auf dem Kantonebene oder bei einzelnen Gemeinden als Ruhetage behandelt werden.

Im Vergleich zu anderen Ländern verfügt die Schweiz über relativ wenig Feiertage: Der europäische Durchschnitt liegt bei 13 freien Tagen pro Jahr. In der Schweiz beläuft sich die Zahl auf 11 Tage im Schnitt.

Es gibt nur einen Tag, der auf Bundesebene vorgeschrieben ist: Der 1. August. Alle anderen Feiertage sind Kantonsspezifisch. Es existieren drei weitere Tage, die in sämtlichen Kantonen als Feiertage anerkannt sind: Neujahrstag (1 Januar), Karfreitag, Auffahrt- und Weihnachtstag (25 Dezember).

Absenzen am Arbeitsplatz

Neben Ruhezeiten und Feiertagen hat ein Arbeitsnehmer den Anspruch, eine notwendige Zeit vom Arbeitsplatz fernzubleiben. Dies gilt für dringende persönliche Angelegenheiten. Dazu gehören vor allem die bekannten und gesetzlich anerkannten Anlässe wie Schwangerschaft und Mutterschaft sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie Militärdienst oder Unfall. Zusätzlich haben Arbeitnehmer bei Ereignissen wie Hochzeit oder Umzug ebenfalls einen Anspruch auf bezahlte Freizeit.

Im Arbeitsgesetz sind folgende bezahlte arbeitsfreie Tage aufgeführt:

In Ausnahmefällen kann das Unternehmen einen unbezahlten Urlaub gewähren. Wenn dieser länger als 4 Wochen dauern soll, muss der Mitarbeiter vor Antritt des Urlaubs die Versicherungsfragen (Unfall, Pensionskasse) mit der Personalabteilung abklären.

Unentschuldigte Absenzen am Arbeitsplatz: Was kann der Arbeitgeber unternehmen?

Grundsätzlich wird kein Lohn ohne Arbeit geschuldet. Die Umsetzung dieser Vorgabe ist aber nicht immer einfach und wird manchmal von Arbeitnehmern missbraucht: Überlange Pausen, Kurzabsenzen vor und nach Wochenenden können leider nicht nur den Betriebsprozess, sondern auch dem Arbeitsklima schaden.

Bei regelmässigen unentschuldigten und nicht gerechtfertigten Absenzen kann eine fristlose Kündigung im Betracht gezogen werden. Kann der Richter die Situation im Klagefall nicht als Grund für eine fristlose Kündigung beurteilen, so wird das Arbeitsverhältnis fortgesetzt und der Arbeitgeber kann zur Lohnfortzahlung und sogar einer Entschädigungszahlung verpflichtet werden. Um dieses Risiko zu minimieren, empfiehlt es sich, den Arbeitnehmer bei allen unentschuldigten Absenzen schriftlich über den Folgen zu informieren.

Arbeitszeitreglement

Die meisten Regeln sind gesetzlich vorgeschrieben. Und trotzdem empfiehlt es sich, die wichtigsten Informationen im Vertrag bzw. Vertragszusatz oder in einem speziellen Dokument (Arbeitszeitreglement) noch mal detailliert zu beschreiben. Somit können unnötige Streite und Diskussionen vermieden werden, weil viele Situationen nicht eindeutig geregelt sind und die Unternehmen über gewisse Gestaltungsfreiheit verfügen. Darüber hinaus können Sie sicher sein, dass Ihr Arbeitnehmer nach der Vertragsunterschreibung vollumfänglich informiert wurde.

Nützliche Links

• Arbeitsgesetz und Verordnungen
• Allgemeine Information über Arbeitszeit
• Arbeitszeitbewilligungen zur Nacht- und Sonntagarbeit
• Häufig gestellten Fragen zum Arbeitsrecht

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Lohnnebenleistungen sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer am attraktivsten, wenn sie nicht steuerbar sind. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Arten von Lohnnebenleistungen üblich sind, wie sie gehandhabt werden und welche Steueroptimierungsmöglichkeiten in diesem Zusammenhang entstehen.

Definition und Arten von Lohnnebenleistungen

Lohnnebenleistungen sind Leistungen, die nicht in Geldform ausgerichtet werden, sondern verschiedene Vergünstigungen darstellen. Solche Leistungen werden auch oft als Fringe Benefits bezeichnet, die sich in folgende Arten aufsplitten lassen:

Gemäss Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises werden einige Lohnnebenleistungen aus Praktikabilitätsgründen nicht deklariert. Sofern die erbrachten Leistungen bestimmte Grenzbeträge nicht überschreiten, unterliegen sie keinen Sozialversicherungsabzügen und keinen Einkommenssteuern bei den Arbeitnehmern. Dabei können folgende Nebenleistungen als Geschäftsaufwand geltend gemacht werden und reduzieren somit die Steuerbasis des Unternehmens:

Bewertbare und steuerbare Gehaltsnebenleistungen sind im Lohnausweis vor allem unter Ziffer 2 zu deklarieren. Diese Ziffer umfasst folgende Leistungskategorien:

• 2.1. Verpflegung, Unterkunft;
• 2.2. Privatanteil Geschäftsauto;
• 2.3. Andere Lohnnebenleistungen.

Darüber hinaus sind die bewertbaren Fringe Benefits zwingend unter Ziffer 7 (Andere Leistungen) und Ziffer 13.3 (Beiträge des Arbeitgebers für die berufsorientierte Aus- und Weiterbildung) anzugeben.

Nicht bewertbare Gehaltsnebenleistungen werden unter Ziffer 14 des Lohnausweises als weitere Gehaltsnebenleistungen ausgewiesen. Sie können vom Arbeitgeber nicht bewertet werden, daher werden sie ohne Angabe des Betrags aufgeführt.

Fazit

Lohnnebenleistungen sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer häufig eine gute Sache.

Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer zusätzlich entlohnen, muss oft keine Arbeitgeberbeiträge auf den Wert entrichten und kann den Aufwand entsprechend in der Erfolgsrechnung geltend machen.

Der Arbeitnehmer profitiert im besten Fall von einkommenssteuerfreien und AHV-abgabefreien Leistungen.

Sind allerdings Sozialabgaben zu leisten und Einkommenssteuern auf die Leistungen zu entrichten, muss die Sinnhaftigkeit der spezifischen Lohnnebenleistung hinterfragt werden.

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• 12 Steuerspar Tipps für GmbH, AG und Einzelfirmen (Teil 2)
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Steuern sparen bzw. Steuern optimieren hat vor allem etwas mit guter Planung zu tun. Wer sich das ganze Jahr keine Gedanken zum Thema Steuern sparen macht, kann nicht davon ausgehen, kurz vor Jahresende noch alles richten zu können. Mit unseren Tipps von erfahrenen Treuhändern sparen Sie Steuern und das nicht nur einmal, sondern jedes Jahr. Voraussetzungen sind im Prinzip nur Planungs- und Umsetzungswille. Meistens sind die Steuersparpotenziale erheblich, so dass sich der Beizug eines Treuhänders oder Steuerberaters lohnt.

1. Nutzungsabgeltung von privaten Räumen

Wenn Sie als UnternehmerIn Ihre privaten Räumlichkeiten intensiv für das Unternehmen nutzen (z.B. als Büro), dann können Sie selbstverständlich einen marktgerechten Mietzins verlangen. Dieser Geldfluss ist nicht einkommens- oder sozialversicherungsabgabepflichtig, sondern reduziert lediglich Ihre Kosten, die Sie als Wohnungsmieter bzw. -eigentümer haben, sofern Sie die Liegenschaft selbst bewohnen.

Voraussetzung für eine Abgeltung ist, dass dem Unternehmen nicht bereits Mietaufwände durch die Miete gleichartiger Räume entstehen und die Nutzung der Privaträume alternativlos ist.

Falls z.B. bereits ein Büro gemietet wird und die Unternehmerin abends zuhause im eigens dafür eingerichtet Bürozimmer noch einige Arbeiten erledigt, berechtigt dies nicht für eine zusätzliche Abgeltung.

2. Spesenreglemente bzw. Pauschalspesen

Beantragen Sie bei Ihrem Steueramt die Genehmigung eines grosszügigen Zusatzreglements («Pauschalspesenreglement»), welches die Entschädigung von Kleinspesen bis CHF 50 pro Ereignis pauschal abdeckt. Die Geschäftsführung und das Kader sollte möglichst hohe Pauschalspesen genehmigt erhalten. Ziel ist, dass die Summe der effektiv angefallenen Kleinspesen für Repräsentation und Reisetätigkeit insgesamt deutlich tiefer als die Pauschalspesen ausfällt.

In dieser wünschenswerten Konstellation ergeben sich mehrere Vorteile und Nachteile.

Bei nicht vom Steueramt genehmigten Pauschalspesenreglementen gelten grundsätzlich all diese Erwägungen auch, allerdings ist das Risiko einer Lohnaufrechnung höher, wenn das Steueramt z.B. im Zuge einer Steuerprüfung begründete Zweifel an der Angemessenheit des Spesenreglements hat.

3. Timing von Kunden- und Lieferantenrechnungen

Nivellieren Sie nach Möglichkeit das Niveau von Aufwand und Ertrag über die Jahre. Wenn Sie gegen Ende Jahr feststellen, dass es ein überdurchschnittlich erfolgreiches Jahr wird, sollten Sie erwägen, grössere Kundenrechnungen erst im neuen Jahr auszustellen. Mit Vorteil nicht gleich anfangs Januar. Umgekehrt sollten Sie die Rechnungsstellung beschleunigen, wenn Sie im Dezember abschätzen können, dass das Unternehmen ohnehin einen Verlust schreiben wird.

Selbstverständlich gilt grundsätzlich, dass Umsatz und auch Aufwände der Rechnungsperiode zuzuordnen sind, in der die Leistung bereitgestellt bzw. bezogen wurde. Theoretisch ist das Datum auf der Rechnung zweitrangig. In der Praxis ist die Überprüfung der effektiven Leistungserstellung bzw. des Leistungsbezugs schwierig – also ergibt sich ein nicht unerheblicher Spielraum zur Optimierung.

Spiegelbildliches gilt für Lieferantenrechnungen. Sprechen Sie sich mit Ihren wichtigsten Lieferanten bezüglich dem Rechnungsversand ab – bei Stammkunden sind Lieferanten meist flexibel.

4. Pauschale Wertberichtigung / Delkredere von Forderungen

Nicht alle Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind einbringlich. Die kantonalen Gesetzgeber lassen ohne Begründung eine pauschale Wertberichtigung von in der Regel 5% bis 10% bei inländischen Forderungen und meist 10% bis 15% bei ausländischen Forderungen zu. Bei besonders gefährdeten Forderungen können bei entsprechender Begründung höhere Wertberichtigungen vorgenommen werden.

5. «Warendrittel» bzw. privilegierte Warenreserve bei Handels- und Produktionsfirmen

Der Gesetzgeber lässt eine unter dem Marktpreis ansetzende Bewertung von zugekauften und selbst produzierten Investitionsgütern und Waren zu, selbst wenn kein Absatzrisiko besteht und der Marktpreis über den Herstellungskosten liegt. Die Bewertung zu Einstandspreisen bzw. Herstellungskosten ist dem Vorsichtsprinzip geschuldet und sollte zur Reduktion der Steuerlast genutzt werden.

Produktionsfirmen dürfen also Halb- und Fertigfabrikate als Vorräte zu Herstellungskosten abzüglich des «Warendrittels» bzw. «Warenreserve» in der Bilanz bewerten.

Handelsfirmen bilanzieren Handelswaren zum Einstandspreis abzüglich des Warendrittels.

Der Abzug des «Warendrittels» darf in den meisten Kantonen ohne Nachweis auf bereits pauschal wertberichtigte Lagerpositionen erfolgen. Je nach Kanton fällt das Warendrittel leicht unterschiedlich aus: Z.B. Abschlag von 33.33% im Kanton Zürich bzw. 35% im Kanton Bern.

Sollte der Marktpreis im Laufe des Geschäftsjahres unter den Einstandspreis bzw. unter die Produktionskosten fallen, darf vom (nun tieferen) Marktwert das «Warendrittel» abgezogen werden.

Allgemein ist das «Warendrittel» bei Liegenschaften und Vorräten, die zum Eigengebrauch erzeugt wurden, nicht zugelassen.

6. Bilanzierung von angefangenen Arbeiten im Dienstleistungs­sektor

In der Dienstleistungsbranche können die bilanzierungsrelevanten Herstellungskosten für nicht fakturierte Dienstleistungen meist nur vage definiert werden. Theoretisch umfassen die Herstellkosten bei Dienstleistungen die direkten Lohn- und Materialkosten, nicht aber Overheadkosten für Vertrieb und Verwaltung zuzüglich einer marktüblichen Gewinnmarge.

In der Praxis bleibt aber meist keine Zeit für diese Berechnung, insbesondere wenn es sich um viele kleinere Kundenprojekte handelt.

Deshalb erfolgt in der Praxis die Bewertung von nicht abgeschlossenen Projekten bzw. Auftragsarbeiten meist mit einer Pauschale von 60% des Dienstleistungshonorars exkl. Mehrwertsteuer.

Vorbehalten bleiben spezifische Vorgaben des steuerveranlagenden Kantons.

7. Privatfahrzeug für das Geschäft einsetzen

Wenn Sie einen kostengünstigen und sparsamen Privatwagen für Geschäftszwecke einsetzen und sich Autospesen von 70 Rappen pauschal pro Kilometer auszahlen lassen, können die Autospesen ihre effektiven Kosten übersteigen. Das ist insbesondere bei hohen Kilometerleistungen eine potenzielle Quelle von steuerfreiem Einkommen. Die Lohnnebenkosten fallen selbstverständlich auch nicht an. Begründete höhere Kilometerpauschalen müssen vorgängig vom Steueramt bewilligt werden.

8. Geschäftsauto geschäftlich und privat nutzen

Alternativ könnten Sie das Geschäftsauto privat nutzen und auf den (teuren) Besitz eines Privatwagens verzichten. Sämtliche Kosten im Zusammenhang mit der Nutzung des Wagens (Reparaturen, Service, Betriebsstoffe, Versicherungen, Verkehrssteuern, Garagierung) werden als Geschäftsaufwand gebucht. Das Auto wird im Anlagevermögen der Bilanz geführt und kann abgeschrieben werden, was den Unternehmensgewinn alljährlich planbar mindert.

Die Lohnaufrechnung des Privatanteils beträgt pro Monat 0.8% (ab 01.01.2022 vermutlich 0.9%) des Kaufpreises exklusive Mehrwertsteuer oder mindestens CHF 150 bei Fahrzeugen mit einem Kaufpreis exklusive Mehrwertsteuer von CHF 18’750 oder weniger.

Die Lohnaufrechnung in diesem bescheidenen Umfang (alternativ können Sie der Unternehmung diesen Betrag als Abgeltung bezahlen) spiegelt den Nutzwert eines Fahrzeuges kaum wieder, insbesondere wenn sie in der Freizeit lange Strecken zurücklegen. Die Lohnaufrechnung scheint für Fahrzeuge sämtlicher Preisklassen zu gering.

Die Anschaffung von Luxuswagen mit einem Anschaffungspreis von mehr als CHF 100’000 wird von den meisten Steuerämtern als geschäftsmässig nicht begründete Anschaffung qualifiziert.

9. Rückstellungen für Garantiearbeiten

Rückstellungen für Garantiearbeiten: Garantieverpflichtungen aller Varianten (Ersatz, Nacharbeiten, Servicearbeiten, Gewährleistung) führen zu potenziellen Aufwänden in den Folgeperioden. In der Praxis wird deshalb eine Rückstellung von einigen Prozent des aktuellen Jahresumsatzes gemacht, welche die langfristige Garantiequote abbildet. Veränderungen im garantiepflichtigen Jahresumsatz führen zu einer Anpassung der Rückstellung und müssen erfolgswirksam verbucht werden.

10. Microunternehmen: Einzelfirma statt GmbH oder AG

Sie möchten unternehmerisch aktiv werden, allerdings im bescheidenen Umfang und ohne Angestellte und in einem Sektor mit geringen Anbieterrisiken. Wählen Sie unter diesen Voraussetzungen als Geschäftsform eine Einzelfirma (Selbständigkeit), keine GmbH.

Sie sparen sich die Kosten für die Gründung, die sich bei der GmbH auf insgesamt rund CHF 1’500 belaufen (marktüblicher Gründungsservice von Drittanbieter zuzüglich Handelsregistergebühren und Notarkosten).

Wichtiger aber sind die jährlich eingesparten Lohnnebenkosten und der freiwillige Anschluss an eine Pensionskasse (BVG/2. Säule).

Vergleich der Sozialversicherungsbeiträge am Beispiel des Kantons Zürich, 2021

Das Sparpotenzial ergibt sich aus der für Selbständige nicht erhobene Abgabe für die Arbeitslosenkasse (selbstverständlich ist ein Bezug von Arbeitslosengeldern ebenso ausgeschlossen) und dem leicht tieferen Beitragssatz für die AHV.

Ideal kann der Betrieb einer Einzelfirma sein, wenn nur eine nebenberufliche Selbständigkeit gewünscht ist und Pensionskassen- und Arbeitslosenkassenbeiträge durch das Haupterwerbseinkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit erfolgen.

11. Wertschriften, Cryptocurrencies und Edelmetalle im Privatvermögen halten

Halten Sie Wertschriften, Fremdwährungen, Cryptocurrencies wie Bitcoin sowie Edelmetalle im Privatvermögen und nicht im Geschäftsvermögen einer Kapitalgesellschaft. Aufwertungsgewinne (Kapitalgewinne) sind für Privatpersonen nicht steuerbar, lediglich das gestiegene Vermögen ist mit der zur Einkommenssteuer meist vernachlässigbaren Vermögenssteuer zu versteuern. Liegen die genannten Vermögenswerte im Geschäftsvermögen, sind Aufwertungen voll als Gewinne zu versteuern, zusätzlich zur höher ausfallenden Vermögenssteuer.

Falls Sie mit diesen (oder anderen) Vermögenswerten intensiven Handel betreiben kann die Steuerbehörde Ihre Tätigkeit als gewerbsmässiger Handel einstufen und entsprechende Einkommenssteuern und Sozialversicherungsabgaben darauf erheben.

12. Fragen Sie Ihren Treuhänder

Ihr Treuhänder kann Ihnen am besten sagen, wie Sie oder Ihre Unternehmung am effektivsten Steuern sparen können. Zudem sollten Sie den ersten Teil unserer Steuerspartipps mit 12 weiteren Ideen zur Steueroptimierung lesen, Sie werden mit Sicherheit Steuern sparen!

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Die Möglichkeiten zum Sparen von Steuern sind vielfältig. Eine langfristig tiefe Steuerbelastung trägt bedeutend zum nachhaltigen Erfolg und Überleben jeder Unternehmung bei. Entscheide mit dem Ziel der Steueroptimierung sollten langfristig und gut bedacht werden – denn häufig stehen langfristige erhebliche Steuerersparnisse im Zielkonflikt mit Aspekten wie Sicherheit oder kurzfristiger Steueroptimierung. Steuern sind aus betriebswirtschaftlicher Sicht Kosten, die minimiert oder besser eliminiert werden müssen. Wir zeigen Ihnen anschaulich, wie Sie nachhaltig Steuern sparen.

1. Saubere Buchhaltung

• Weniger Aufwand – höherer Unternehmensgewinn – höhere Steuern. Keine Buchung ohne Beleg!
• Vorsteuer geht unwiederbringlich verloren. Die meisten Unternehmen rechnen die Mehrwertsteuer effektiv ab, sprich einmal im Quartal. Diese Unternehmen können bezahlte Mehrwertsteuer (Vorsteuer) von der eigenen Mehrwertsteuer-Zahllast abziehen. Falls der Beleg fehlt, darf die Vorsteuer auf keinen Fall gebucht bzw. gutgeschrieben werden.

2. Bilanzierung von sämtlichen Vermögenswerten

Je höher das Geschäftsvermögen, desto höher ist das Potenzial für Abschreibungen und damit tieferen Gewinn für die kommenden Geschäftsperioden. Das bedeutet, dass auch Vermögenswerte von geringerem Wert in die Bilanz und nicht als Aufwand gebucht werden sollten. Steueroptimierung heisst, Aufwände und Ertrage über die Zeit hinweg zu glätten und kurzfristige Spitzen zu vermeiden. Genau das erreichen Sie mit jährlichen, planbaren Abschreibern und weniger mit zufällig anfallenden Aufwänden.

Generell gilt bei Jungunternehmen, dass Aufwände und Abschreibungen wenn möglich in die Zukunft zu verschieben sind, da die Gewinne in den ersten Jahren eher gering ausfallen, falls überhaupt schwarze Zahlen geschrieben werden.

Falls der Unternehmer privates Eigentum wie Computer, Auto oder andere Infrastruktur für die Unternehmung einsetzt, ist meist der Verkauf an die Unternehmung und die nachfolgende Abschreibung steuertechnisch sinnvoll. Geht es der Unternehmung finanziell gut, kann der ausgehandelte Preis etwas grosszügiger ausfallen, sollte aber nicht allzu weit weg vom Marktpreis sein.

3. Eigenkapitalausstattung

Bei Gründung wird die Kapitaleinlage mit der Stempelsteuer von 1.0% besteuert. Allerdings sind Kapitaleinlagen bis CHF 1’000’000 von dieser Steuer ausgenommen. Nur diese Freigrenze übersteigende Kapitaleinlagen werden mit der Steuer belastet. Falls das Geschäftsmodell eine gewisse Flexibilität in der Kapitalausstattung zulässt, sollte die Freigrenze nicht überschritten werden.

4. BVG Beiträge für TeilzeitmitarbeiterInnen

5. Steuerfreie Gehaltsnebenleistungen statt Lohn

Eine Lohnzahlung ist die direkteste Art der Mitarbeiterentschädigung – aber leider auch die mit Abgaben am stärksten belastete Kompensationsform. Im Kanton Zürich führt eine Lohnzahlung von CHF 10’000 zu Sozialversicherungsabgaben von CHF 1’453 – das sind fast 15% der gesamten Lohnkosten (Bruttolöhne + Arbeitgeberbeiträge), die vom Arbeitgeber bzw. -nehmer finanziert werden müssen – die Kosten für die Pensionskassen, Unfalldeckung und Krankentaggeldversicherung sind da nicht einmal eingerechnet.

Ab 2021 gelten folgende Sozialversicherungsansätze:

Vom Arbeitnehmer wird der Nettolohn selbstverständlich als Einkommen versteuert – bei einem hohen Grenzsteuersatz infolge Progressionseffekt eine schmerzhafte Analyse.

In manchen Fällen ist es daher für beiden Seiten attraktiver, statt Lohnerhöhungen besser Fringe Benefits auszurichten. Bleibt der Wert der Fringe Benefits innerhalb gewisser Limiten, werden keine Sozialversicherungsabgaben darauf fällig und der Arbeitnehmer zahlt keine Einkommenssteuern. Selbstverständlich kann aber der Arbeitgeber die entstandenen Kosten der Erfolgsrechnung belasten.

Folgende Gehaltsnebenleistungen sind empfehlenswert und nicht steuerbar:

• Rabatte für Wertgutscheine, die CHF 600 Gegenwert pro Kalenderjahr nicht übersteigen, z.B. REKA Wertgutscheine. Der Rabatt darf jährlich nicht höher als CHF 600 sein.
• Kostenlose private Nutzung des Mobiltelefons, Notebooks, etc. (ausgenommen private Nutzung des Geschäftsautos).
• Mitarbeitergeschenke, die den Wertbetrag von CHF 500 pro Ereignis nicht überschreiten. In Frage kommen Geschenke für Geburtstag, Heirat, Weihnachten, Geburt und ähnlich wichtige Anlässe.
• Finanzierung von Mitgliedsbeiträgen für Fach- bzw. Berufsverbände (unlimitiert)
• Erstattung der Reisekosten des Ehegatten/-gattin bzw. PartnerIn, falls mit dem/der ArbeitnehmerIn gereist wird.
• Halbtaxabonnemente für den öffentlichen Verkehr.
• Kostenlose Parkplätze am Firmendomizil.
• Branchenübliche Rabatte auf bzw. kostenlos abgegebene Waren oder Dienstleistungen für die Mitarbeitenden.

Weitere Gehaltsnebenleistungen können der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises entnommen werden.

6. Sitz der Unternehmung

Die Wahl eines besonders steuergünstigen Standorts senkt die Steuerbelastung nachhaltig – gleichzeitig ist die Umsetzung sehr aufwändig.

Für das Jahr 2021 glänzen folgende drei Innerschweizer Kantone mit den am Kantonshauptort tiefsten Staats- und Gemeindesteuern für juristische Personen:

7. Wohnsitz des Unternehmers

Ein steuergünstiger Wohnsitz des Unternehmers trägt neben einem steuergünstigen Firmensitz am meisten zu einer tiefen Steuerbelastung bei.

Die besten Steuerkonditionen für natürliche Personen bieten 2021 folgende Kantone – wobei sich je nach Einkommenshöhe der eine oder andere Kanton als besonders attraktiv erweist:

Das Recht zur Besteuerung obliegt immer dem Kanton, in dem die Privatperson per 31. Dezember den Wohnort hat (sog. Zuzugsprinzip). Es reicht also im Dezember in den gewünschten Kanton zu ziehen – und das Einkommen des ganzen Jahres wird mit dem tieferen Steuersatz besteuert. Der Wegzugskanton hat kein Besteuerungsrecht mehr. Diese Regelung gilt aber nur für natürliche Personen.

Selbstverständlich spielt die Wahl der Gemeinde ebenfalls eine wichtige Rolle – doch an dieser Stelle wollen wir nicht detailliert auf diese Frage eingehen.

8. Unternehmerlohn

Ein hoher Unternehmerlohn erhöht den geschäftsmässig begründeten Aufwand, unterliegt nicht der Doppelbesteuerung wie Dividendenzahlungen und ermöglicht auf privater Ebene Optimierungen im Zusammenhang mit der Vorsorge. Generell ist es empfehlenswert, nicht unnötig hohe liquide Mittel in der Unternehmung zu belassen. Im Falls eines Konkurses fallen diese Vermögenswerte in die Konkursmasse und sind meist gänzlich verloren. Wäre das Geld schon auf dem Privatkonto des Unternehmers, wäre es vor dem Zugriff der Forderungen der Gläubiger geschützt. Zudem lässt sich für sog. «leichte» Firmen mit geringem Cashbestand einfacher ein Käufer finden.

9. Sparen mit der Vorsorge (2. und 3. Säule)

Ein hoher Lohn kann genutzt werden um Einkäufe in die Pensionskasse (BVG, 2. Säule) zu tätigen und Beitragslücken zu schliessen. Idealerweise erfolgen die Einzahlungen gestaffelt über mehrere Jahre. Bei Staffelung ist die kumulierte Steuerersparnis grösser als bei einem grossen Einkauf. Die Einkäufe in die Pensionskasse sind vom steuerbaren Einkommen in Abzug zu bringen und ermöglichen dadurch eine bedeutende Reduktion der Einkommenssteuer.

Einkäufe sollten allerdings gut überlegt sein. Ist das Geld erst einmal in der Pensionskasse, kann es nur unter strengen Auflagen frühestens drei Jahre nach der Einzahlung wieder entnommen werden (z.B. Erwerb für selbstbewohntes Wohneigentum, Start in die berufliche Selbständigkeit), wobei künftig von einer weiteren Verschärfung auszugehen ist.

Einzahlungen in die Säule 3a sind selbstverständlich auch möglich und bis zum Betrag von CHF 6’826 (2020; für Arbeitnehmer mit Pensionskasse) vom steuersatzbestimmenden Einkommen abziehbar.

Erst bei Auszahlung dieser Vorsorgegelder erfolgt die Besteuerung, allerdings zu einem niedrigen Sondertarif.

Auf jeden Fall muss die Frage eines sinnvollen Unternehmerlohns im Kontext der Dividendenstrategie und einer gesetzeswidrigen Gewinnvorwegnahme betrachtet werden (bei einem stark überhöhten Unternehmerlohn).

10. Optimale Dividendenstrategie

Dividendenzahlungen unterliegen der Doppelbesteuerung, erst unterliegt der Periodengewinn der Gewinnsteuer, dann erfolgt die zweite Runde mit der Einkommenssteuer beim Aktionär bzw. Stammanteilsinhaber.

Dividenden aus sog. qualifizierten Beteiligungen (Besitzanteile von minimal 10% des Grundkapitals) werden beim Dividendenempfänger zwar privilegiert besteuert, eine Handlungsempfehlung lässt sich daraus aber nicht ableiten. Die Steuerlast der Doppelbesteuerung ist von zahlreichen Faktoren abhängig, jeder Fall muss individuell geprüft werden. Die Sozialversicherungsabgaben von minimal 14.5% müssen ebenfalls berücksichtigt werden und haben einen signifikanten Einfluss auf das Ergebnis. Folgende vereinfachende Aussagen können erste Anhaltspunkte geben:

Löhne und Dividenden können aber nicht beliebig festgelegt werden. Werden zu tiefe und damit nicht marktgerechte Löhne ausbezahlt, kann die kantonale Ausgleichskasse eine Umqualifizierung der Dividende oder Teilen davon in Lohn vornehmen, falls die Dividende höher als 10% des Unternehmenswerts ausfällt. Folglich müssen dann zusätzliche Lohnbeiträge entrichtet werden.

11. Betriebskredit an die Unternehmung

Als am Unternehmen beteiligte Person können Sie die Möglichkeit nutzen, der Unternehmung einen verzinslichen Betriebskredit zu gewähren. Dabei darf bei Darlehensbeträgen bis CHF 1 Mio. der Zinssatz nicht höher als 3.0% pro Jahr betragen. Bei höheren Beträgen darf die Verzinsung nur maximal 1.0% p.a. betragen. Für Holding- und Vermögensverwaltungsgesellschaften – wie auch für Immobilienkredite – gelten andere Werte. In jedem Fall ist es ratsam, das alljährliche Rundschreiben der ESTV mit der Bezeichnung «Steuerlich anerkannte Zinssätze 202X für Vorschüsse oder Darlehen in Schweizer Franken» zu konsultieren, bevor die Konditionen festgelegt werden. Für Kredite in Fremdwährung existiert ein analoges Rundschreiben.

Der Zinsaufwand ist einerseits ertragsmindernder Geschäftsaufwand, andererseits ist das Zinseinkommen lediglich einkommenssteuerpflichtig, nicht aber sozialversicherungsabgabepflichtig.

Selbstverständlich muss aus einer Risikosicht beurteilt werden, ob mit dem Gewähren eines Kredits das persönliche Risiko bzw. das gesamte finanzielle «Exposure» (Eigen- und Fremdkapital) in die Unternehmung unvertretbar hoch wird. Aus einer isolierten steuerlichen Sicht ist ein Passivdarlehen sicher ein probates Mittel, um die Unternehmerbezüge steuereffizient zu erhöhen.

12. Anstellung des (Ehe-)Partners

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Verfügen Sie über ein Geschäftsfahrzeug und dürfen Sie dieses auch privat nutzen? Oder umgekehrt – nutzen Sie Ihr privates Auto für geschäftliche Zwecke? Benutzen Sie das Geschäfts- oder Privatauto für den Weg zum Arbeitsplatz? Wenn Sie sich für eine der beiden Varianten entscheiden müssen, sollten Sie die Vor- und Nachteile gründlich abwägen. Denn es gibt einiges wie beispielsweise Privatanteil, Eintragung in den Lohnausweis und Besteuerung zu berücksichtigen. Wir haben die wichtigsten Aspekte zu diesem Thema im folgenden Artikel zusammengefasst und einen Leitfaden für die richtige Entscheidung vorbereitet.

Warum empfiehlt sich die Nutzung des Privat­fahrzeugs für häufige Geschäfts­fahrten?

Der Arbeitnehmer muss für die Kostenerstattung weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge entrichten. D.h., je mehr Kilometer Sie geschäftlich zurücklegen, desto höher sind die steuerfreien Entgelte, die Sie dafür erhalten.

Und was ist damit, wenn das Fahrzeug mehrheitlich für persönliche Zwecke genutzt wird?

In einem solchen Fall empfiehlt sich ein Geschäftsfahrzeug mit einer pauschalen Berechnung des Privatanteils. Eine detaillierte Berechnung der zurückgelegten Kilometer ist dabei nicht erforderlich.

In welchen Fällen sollte die Pauschalmethode nicht verwendet werden?

Wenn Sie das Auto kaum für private Zwecke nutzen, zahlt sich die pauschale Methode zur Berechnung des Privatanteils nicht aus. In diesem Fall lohnt es sich, die genaue Anzahl der zurückgelegten Kilometer im Fahrtenbuch zu dokumentieren (effektive Abrechnung).

Schauen wir uns diese Methoden genauer an.

In der Praxis wird die pauschale Methode am häufigsten verwendet, da die Eingabe jeder Fahrt in das Fahrtenbuch zeitaufwändig ist und oft vergessen wird.

Der Privatanteil ist in Feld 2.2 des Lohnausweises des Arbeitnehmers einzutragen.

* Kantone wie Appenzell IR, Freiburg, Glarus, Graubünden, Jura, Neuenburg, Solothurn, Tessin, Uri, Waadt und Wallis kennen aktuell keine Begrenzung.
** max. GA 2. Klasse

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