Seit dem 1.6.2002 muss im Rahmen des Personenfreizügigkeitsabkommens auf Geschäftsreisen die sog. A1-Bescheinigung (bzw. Formular oder Vordruck A1) jederzeit persönlich mitgeführt werden. Sie bescheinigt, dass der Geschäftsreisende hinreichend sozialversichert ist. Das Abkommen stellt sicher, dass jeder über Staatsgrenzen hinweg tätige Arbeitnehmer in einem der Land der EU bzw. EFTA sozialversichert. Dies schliesst eine kostenintensive und wirtschaftsfeindliche Mehrfahrversicherung aus und stellt dennoch sicher, dass jeder «mobile» Arbeitnehmer eine Absicherung geniesst, unabhängig von seinem temporären Arbeitsort.

Bis Mitte 2019 wurden A1 Bescheinigungen in Papierform von den zuständigen Versicherungsinstituten angefordert und per Post an den Antragsteller gesendet. Die EU startete jedoch ein Projekt für den elektronischen Austausch von Sozial Daten (EESSI). Ziel des Projekts war es, den Datenaustausch zwischen europäischen Institutionen der sozialen Sicherheit zu vereinfachen und zu standardisieren. Es ist davon auszugehen, dass dies die Kontrollen in den Ländern weiter verschärfen wird.

Es lohnt sich, diese Pflicht einzuhalten. Die ersten Monate haben gezeigt, dass es die Kontrollorgane der EU/EFTA-Staaten nun ernst mit dieser Bestimmung meinen und selbst kleine Vergehen zu Bussgeldern führen. Haben viele Geschäftsreisende diese Bestimmung bis anhin ziemlich locker genommen und sich — wenn überhaupt — nur lückenhaft um eine gültige Bescheinigung gekümmert, raten wir ab sofort, diese gesetzliche Bestimmung strikt einzuhalten.

Im Folgenden beantworten wir 17 wichtige Fragen rund um das Formular A1. Nutzen Sie die Informationen, um sich oder einen Mitarbeiter auf eine kommende Auslandsdienstreise vorzubereiten.

17 häufig gestellte Fragen zur A1 Bescheinigung

Stufe 1 – allgemeine Informationen zum Formular A1

1. Was ist ein Formular A1?

Einfach ausgedrückt: Es handelt sich dabei um ein Geschäftsreisevisum. Mit dem Formular A1 weisen Sie gegenüber ausländischen Behörden nach, dass sich Ihr Hauptarbeitsort in der Schweiz befindet und Sie dort Ihre Sozialversicherung bezahlen. So lassen sich viele unnötige Fragen und Kontrollen — sowohl für den entsandten Mitarbeiter als auch für das Unternehmen — vermeiden.

2. Wann muss eine A1 Bescheinigung ausgestellt werden?

Rechtzeitig vor jeder Geschäftsreise. Dies gilt insbesondere für vorübergehende Dienstreisen ins Ausland, regelmässige Auslandsreisen zu Arbeitszwecken oder Arbeitseinsätze (Seefahrt, Flugdienst, Auslandsvertretung etc.).

3. Für welche Länder braucht man eine A1-Bescheinigung?

Das A1-Bescheinigung wird von den Behörden der EU-/EFTA-Staaten für Staatsangehörige der Schweiz, Island, Liechtenstein und Norwegen verlangt. Die Kontrollbehörden können Ihre A1-Formulardaten dank des oben erwähnten Datenaustauschabkommens zwischen diesen Ländern problemlos auswerten.

4. Welche Branchen sind von der A1 Pflicht betroffen?

Das A1 Formular ist unabhängig vom Tätigkeitsbereich erforderlich.

Beispiele häufig betroffener Tätigkeiten

• Kundenbesuche
• Beratertätigkeit
• Referenten, Dozenten
• Event-Veranstalter
• Messen- und Konferenzbesuche, Meetings
• Auftritte von Musikern, Schauspielern, Sportlern
• Baufachleute, Architekten
• Wartungsteams, Techniker
• Chauffeure, Guides
• Sämtliche andere beruflichen Tätigkeiten in einem EU/EFTA Staat

Stufe 2 – Vorbereitung des Formulars A1

5. Wer muss eine A1-Bescheinigung beantragen?

Sämtliche Arbeitnehmer (und Selbstständige) einer Unternehmung mit Sitz in der Schweiz.

6. Wer stellt das Formular A1 aus?

Das Formular A1 in der Schweiz erhalten Sie bei Ihrer kantonalen AHV-Ausgleichskasse. Eine Auflistung der Seiten nach Kantonen finden Sie hier.

7. Wo erhalte ich ein Formular A1?

In der Schweiz wird das Formular A1 von den AHV-Ausgleichskassen nach Prüfung der Situation des Antragstellers ausgestellt. Alle erforderlichen Antragsformulare sind auch online über die offizielle Quelle abrufbar. Folgen Sie dazu diesem Link.

8. Welche Informationen werden benötigt, um eine A1-Bescheinigung zu erhalten?

Laut dem Formblatt muss die betroffene Person folgende Daten angeben:

9. Was kostet eine A1-Bescheinigung?

Der Service für die A1-Bescheinigung ist bei den AHV-Ausgleichskassen kostenlos.

10. Wie lange dauert es, eine A1-Bescheinigung zu erhalten?

Wenn der Antrag korrekt gestellt wurde und das Unternehmen keine Sozialschulden hat, sollte der Arbeitnehmer in der Regel innerhalb von 3 Werktagen eine A1-Bescheinigung erhalten.

11. Wie lange ist eine A1-Bescheinigung gültig?

Die Höchstdauer des А1 Formulars beträgt 2 Jahre.

12. Wie kann die Gültigkeit des Formulars A1 verlängert werden?

Dazu muss sich der Arbeitnehmer oder Arbeitgeber an die AHV-Ausgleichskassen wenden, die Formulare A1 ausgestellt haben und dafür ein Verlängerungsformular ausfüllen. Die Formularvorlage finden Sie hier.

Stufe 3 – Kontrolle und Folgen eines fehlenden Formulars A1

13. Wer kontrolliert eine A1-Bescheinigung im Ausland?

Flughäfen, Baustellen, Konferenzen, Grenzkontrollen der EU/EFTA Staaten, Business-Centren.

14. Was muss man zur A1 Bescheinigung mitführen?

Sie benötigen für die Kontrollen nur dieses eine Dokument. Zur Steigerung der Sicherheit wird empfohlen, das Formular A1 in digitaler und gedruckter Form mitzunehmen.

15. Was passiert, wenn keine A1-Bescheinigung vorliegt?

Im besten Fall kann dies zu einer Zutrittsverweigerung zu Konferenz, Büroräumen, Unterbindung der Weiterreise, etc. führen. Im schlimmsten Fall müssen Sie ein Bussgeld zahlen, wenn Sie kein Formular A1 bei sich haben.

16. Wie hoch ist die Strafe, wenn ich das Formular A1 nicht habe?

Die Höhe des Bussgeldes variiert je nach Land. In Frankreich kann eine Geldstrafe von etwa 3’000 Euro und in Österreich bis zu 10’000 Euro fällig werden.

17. Wer zahlt die Strafe bei fehlender A1-Bescheinigung?

Die Zahlung einer Strafe für das Fehlen des Formulars A1 kann entweder dem Arbeitnehmer oder dem Arbeitgeber auferlegt werden. Dies hängt von den individuellen Vorgaben der Kontrollstelle und den Bedingungen der Kontrolle ab.

Bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise — insbesondere, wenn zwei oder mehr Länder zu bereisen sind — kann es vorkommen, dass die Zeit für eine Dokumentanfrage wie für das Formular A1 nicht ausreicht. Wenden Sie sich an die Treuhänder auf treuhand-suche.ch. Sie können sicher sein, dass Kontrollen oder Bussgelder kein Problem für Sie darstellen werden.

Wir wünschen Ihnen produktive Geschäftsreisen!

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Im Jahr 2019 wurden in der Schweiz so viele Unternehmen gegründet wie nie zuvor. Gemäss dem Institut für Jungunternehmen (IFJ) betrug die Zahl neugegründeter Unternehmen 44’482. Dieser Rekord entspricht einer Zunahme von 3% Prozent gegenüber dem Vorjahr. Besonders viele Neugründungen gab es in den Branchen Hightech, IT, Mobilität, Beratung, Architektur und Ingenieurwesen, Transport und Logistik sowie im Immobilienwesen. Der Trend geht vorerst weiter: Die Zahl der in den ersten beiden Monaten dieses Jahres gegründeten Startup-Unternehmen stieg gegenüber der Vorperiode um 6,5%.

Einen immer grösseren Anteil daran haben die Ausländer: Mittlerweile werden 40 Prozent der Unternehmen von Personen ohne Schweizer Pass gegründet. Dies deutet stark darauf hin, dass die Schweiz als Innovationsweltmeister und aufgrund niedriger Besteuerung hochattraktiv ist.

99.7% der Unternehmen in der Schweiz gelten gemäss den neusten provisorischen Zahlen des Bundesamts für Statistik als Klein- und Mittelunternehmen (KMU).

Besonderheiten bei Firmengründungen durch ausländische Staatsangehörige

Die Staatsangehörigkeit ist wichtig

Es gibt rechtliche Unterschiede zwischen EU-/EFTA-Bürgern und Bürgern aus anderen Staaten. Während für EU-/EFTA-Bürger mit einem gültigen Arbeitsvertrag der Prozess für eine Wohnsitznahme in der Schweiz deutlich vereinfacht ist, haben Bürger aus Drittstaaten deutlich höhere Hürden zu überwinden. Das betrifft vorrangig den Erhalt der Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung.

Nicht alle Unternehmensformen sind einfach verfügbar

Die Bedingungen für die Gründung eines Unternehmens durch ausländische Staatsangehörige in der Schweiz sind je nach Rechtsform unterschiedlich:

Einzelunternehmen und Selbstständige

Einzelunternehmen sind personenbezogene Gesellschaften und dienen dem Selbständigerwerbenden als unternehmerische Institution.
Personen aus EU-/EFTA-Ländern, die einen Anspruch auf freien Aufenthalt und freies Arbeiten in der Schweiz haben, können problemlos eine Einzelfirma gründen, wenn sie im Besitze einer Aufenthaltsbewilligung (B-Bewilligung) sind.

Personen aus Drittstaaten müssen ein entsprechendes Gesuch bei den zuständigen kantonalen Behörden stellen, um einen Anspruch auf Aufenthalt und Erwerbstätigkeit zu erhalten. Aber die Hürden dafür sind sehr hoch. Für Personen mit einer Niederlassungsbewilligung C gibt es allerdings eine Ausnahme: Sie haben das vorbehaltlose Recht, ein Einzelunternehmen oder eine Kollektivgesellschaft in der Schweiz zu gründen.

Ausländische Staatsangehörige mit Einzelfirma und mit einer B-Bewilligung sind in der Schweiz nicht quellenbesteuert. Als unselbständig Erwerbende mit B-Ausweis wären sie allerdings quellenbesteuert.

Aktiengesellschaften (AG) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)

AG und GmbH sind Kapitalgesellschaften und eigenständige juristische Personen. In diesem Fall benötigen sie deshalb mindestens eine natürliche Person, die sie vertreten kann. Dafür muss diese Person zwingend in der Schweiz ihren Wohnsitz haben und über eine Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung verfügen. Dies gilt selbstverständlich für Personen aus EU-/EFTA-Ländern wie auch für Personen aus Drittstaaten, obwohl für diese die Erlangung der Bewilligungen bedeutend schwieriger ist.

Bankkonto des Unternehmens

Einzelfirmen

Es ist schwierig, als Ausländer (selbst aus EU- bzw. EFTA-Ländern) mit durchschnittlichen finanziellen Mitteln und Wohnsitz ausserhalb der Schweiz ein Bankkonto für die eigene Einzelfirma zu eröffnen. Ein Wohnsitz ist fast immer Pflicht, damit eine Bank ein Firmenkonto eröffnet.

Juristische Personen

Für AGs und GmbHs in Gründung ist die Eröffnung eines Bankkontos einfacher, auch wenn die Gründung auf ausländische Staatsangehörige – unter Umstanden ohne Wohnsitz in der Schweiz – zurückgeht. Häufig verlangen die Banken aber einen Businessplan oder den Nachweis genügender finanzieller Mittel.

Wichtige Punkte kurz zusammengefasst

1. Kann ein Ausländer in der Schweiz eine Firma gründen?

Ja, eine Person ohne Wohnsitz in der Schweiz kann hier ein Unternehmen gründen. Alle EU-/EFTA -Bürger können sich in der Schweiz selbstständig machen. Um ein Einzelunternehmen in der Schweiz zu gründen, muss ein Ausländer eine Aufenthaltsbewilligung (B-Bewilligung) haben. Bei der Gründung einer Aktiengesellschaft (AG) oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) muss mindestens ein Gründer Schweizer sein.

2. Wie kann ich in der Schweiz eine Firma gründen?

Um in der Schweiz ein Unternehmen zu gründen, müssen Ausländer einen Kanton und die Rechtsform des Unternehmens wählen, einen Firmensitz (Domizil) erhalten, ein Bankkonto eröffnen und sich beim Handelsregister anmelden.

Der Kanton spielt dabei eine Schlüsselrolle. Einige Kantone wie Zug und Nidwalden bieten zum Beispiel sehr niedrige Unternehmenssteuersätze. Andere Kantone können hingegen mit guter Infrastruktur oder bereits vorhandenen Branchen-Cluster aufwarten.

3. Was kostet es, in der Schweiz eine Firma zu gründen?

Die Verwaltungskosten für die Gründung eines Schweizer Unternehmens liegen zwischen 120 und 2600 Franken. Die Höhe dieser Kosten variiert je nach Unternehmensform und Kanton. Hier ist eine Übersichtstabelle der Kosten einer Firmengründung laut easygov.swiss.

Für die Gründung einer GmbH benötigen Sie zudem ein Grundkapital von mindestens CHF 20’000. Für eine AG beträgt das Mindestgrundkapital CHF 100’000.

4. Wie hoch sind die Unternehmenssteuern in der Schweiz?

In der Deutschschweiz liegt der durchschnittliche Unternehmenssteuersatz bei 8,7% (Stand 2021). Die Steuern sind am tiefsten in Zug (5,1%) und am höchsten – in Zürich (16,5%). Eine Übersicht der Staats- & Gemeindesteuernsätze für alle deutschsprachigen Kantone finden Sie in diesem Artikel.

5. Wann muss ich in der Schweiz ein Gewerbe anmelden?

Das Gewerbe muss angemeldet werden, wenn es sich um eine AG oder GmbH handelt und wenn Ihr Umsatz CHF 100’000 übersteigt. Zudem ist die Registrierung unabhängig von der Unternehmensform obligatorisch, wenn Sie ein Handels-, Fabrikations- oder ein anderes nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben (Art. 934 Abs. 1 OR). Dazu müssen Sie sich an das Handelsregister Ihres Kantons wenden und die entsprechenden Formulare ausfüllen.

Zusammenfassende Infografik “Besonderheiten bei Firmengründungen durch ausländische Staatsangehörige”

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