Die meisten Unternehmer, die Bildungsdienstleistungen anbieten, gehen davon aus, dass sie von der Mehrwertsteuer befreit sind. Das scheint auf den ersten Blick logisch, da die Regierung an gut ausgebildeten Fachkräften interessiert ist. Immerhin stellt die Schweiz mehr als 16% ihres Staatshaushalts (fast 41 Milliarden Franken!) für Bildungsprogramme bereit. Die Situation muss jedoch aus unterschiedlichen Perspektiven beurteilt werden.

Bei der Organisation von Bildungsreisen oder Selbstverteidigungskursen sind Unternehmer verpflichtet, die Mehrwertsteuer zu entrichten. Gleiches gilt für Lehrbücher und viele andere Unterlagen und Services, die auf den ersten Blick von der Mehrwertsteuer befreit sein sollten. Es ist dringend ratsam, dahingehend die aktuellen Regelungen für 2023 präzise zu prüfen, um nicht plötzlich und entgegen aller Erwartungen Mehrwertsteuerbeträge nachzahlen müssen.

Voraussetzungen für die Befreiung von Ausbildungsleistungen von der Mehrwertsteuer

Nach dem Gesetz existieren folgende 4 Voraussetzungen für die Befreiung:

1. Lernziel. Das Lernziel der Dienstleistung muss konkret und wissenschaftlicher oder bildender Natur sein. Es gilt, dass es auf wissenschaftlichen Prinzipien, aktuellem Forschungstand oder akademischem Wissen basiert. Beispielsweise handelt es sich dabei um wissenschaftliche Forschung, Experimente, Vorlesungen mit wissenschaftlichem Inhalt usw.
2. Dienstleistungsform. Die Form der Dienstleistung sollte im Format eines Kurses, eines Vortrags, eines Unterrichts, eines Webinars oder einer ähnlichen Veranstaltung gestaltet sein.
3. Erstelltes Lernprogramm. Die Angebote müssen ein Lernprogramm beinhalten, einen begrenzten Zeitraum umfassen und einem bestimmten Fachgebiet zuzuordnen sein. Bei mehrteiligen Kursen bzw. Unterrichtsformen müssen die Lektionen aufeinander aufbauen und eine logische Folge aufweisen.
4. Überprüfbarkeit des Lernfortschritts. Die Lernfortschritte der Teilnehmer müssen in sinnvollen Abständen überprüft werden.

Beispiele von Bildungsdienstleistungen ohne Mehrwertsteuer-Belastung:

• Unterricht an anerkannten privaten Schulen, weiterführenden Schulen und Universitäten
• Bildungsleistungen von Lehrern, Dozenten oder Tutoren (bereitgestellt von anerkannten Bildungseinrichtungen)
• Umschulungsmassnahmen für arbeitslose Büroangestellte
• Generelle Verkaufstrainings inklusive Lernkontrolle für Sales-Spezialisten
• Sportkurse, 10 Lektionen, definierte Ziele und Inhalte, inklusive Lernkontrolle
• Ausbildungskurse Jugend- und Sport-Leiter
• Kurse und Seminare, die von anerkannten Bildungseinrichtungen – wie z. B. Sprachschulen, Berufsschulen usw. – angeboten werden
• Wissenschaftliche und kulturelle Veranstaltungen wie Vorträge oder Vorlesungen in Museen oder Bildungseinrichtungen, die dem Wissensaustausch dienen

Beispiele mehrwertsteuerpflichtiger Leistungen im Bildungssektor

Die oben genannten Mehrwertsteuerbefreiungen umfassen ein breites Spektrum von Bildungsdienstleistungen. Es gibt jedoch auch Bildungsangebote, die aus unterschiedlichen Gründen nicht von der Mehrwertsteuerbefreiung profitieren. Dazu gehören auch die folgenden sehr beliebten Formate:

Marketing von Bildungsleistungen relevant für eine Mehrwertsteuerbefreiung

Wird eine Mehrwertsteuerbefreiung angestrebt, sind Kurse und vergleichbare Veranstaltungen im Bildungsbereich dergestalt zu bewerben, dass ein präzises Lernziel sowie eine Kursstruktur deutlich erkennbar und in der Dokumentation aufgeführt sind. Das Zielpublikum sollte das Angebot wegen der Bildungs- bzw. Wissensaspekte auswählen. Andere Argumente wie beispielsweise Erlebnisvermittlung, körperliche Fitness oder beruflicher Erfolg dürfen nur ein Nebenaspekt und nicht der zentrale Impulsauslöser sein.

Beispiele für eine korrekte Positionierung von Bildungsleistungen zur Befreiung von der Mehrwertsteuer

Im Zweifelsfall sollte der konkrete Fall der Eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV geschildert und eine Stellungnahme eingefordert werden. Aus Beweisgründen empfiehlt sich dafür der schriftliche Weg, da Steuerprüfungen in bildungsnahen Bereichen überdurchschnittlich häufig stattfinden.

FAQ zum Thema MWST im Bildungssektor

Sind sämtliche Bildungsdienstleistungen von der MWST befreit?

Die meisten Leistungen im Bildungsbereich sind von der MWST befreit. Die entsprechenden rechtlichen Grundlagen dafür sind in Art. 21 Abs. 2 Ziff. 11 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) und in Art. 38a der Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) festgelegt. Dennoch findet man in der Praxis Ausnahmen, bei denen die MWST anfällt.

Gilt die MWST-Befreiung auch für kommerzielle Bildungsangebote?

Im Kern spielt der Aspekt der Erkennbarkeit eine zentrale Rolle bei dieser Frage. Stammen kommerzielle Bildungsangebote beispielsweise von nicht anerkannten Bildungseinrichtungen, können sie der MWST-Pflicht unterliegen und müssen entsprechend versteuert werden.

Sind Bildungsmaterialien oder Lehrmittel von der MWST befreit?

In der Regel nein. Bildungsmaterialien oder Lehrmittel unterliegen wie gewöhnliche Waren der regulären MWST.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um die MWST-Befreiung für Bildungsdienstleistungen zu erhalten?

Zu den wichtigsten Voraussetzungen zählen: Wissenschaftliches Lernziel, Dienstleistungsform, erstelltes Lernprogramm und Überprüfbarkeit des Lernfortschritts. Sollte die Dienstleistung im Bildungssegment diese Kriterien erfüllen, wird sie von der MWST befreit.

Fazit

Wenn Sie planen, Kurse anzubieten oder spezielle Bildungsdienstleistungen zu verkaufen, sollten Sie sicherstellen, dass die Angebote den Kriterien für die Mehrwertsteuerbefreiung entsprechen. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Marketingmaterialien korrekt positionieren und den Fokus auf den Erwerb nützlicher Kenntnisse legen.

Wir laden Sie ein, Ihre persönlichen Erfahrungen mit Bildungsprogrammen in unserem Forum zu teilen. Und wenn Sie einen zuverlässigen Treuhänder suchen, der die steuerlichen Angelegenheiten in Ihrem Weiterbildungsinstitut kontrolliert, sollten Sie sich mit unserem Katalog beschäftigen.

Wir wünschen Ihnen, dass Weiterbildung stets komfortabel und unkompliziert verläuft!

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Die MWST-Pflicht – bzw. MWST-Unterstellung – hält einige Fallstricke bereit. Es lohnt sich, sich kurz Zeit zu nehmen und die eigene Situation zu analysieren.

Wann wird eine in der Schweiz im Handelsregister registrierte Unternehmung mehrwertsteuerpflichtig? Grundsätzlich muss der Jahresumsatz an weltweit verkauften Produkten und Dienstleistungen höher als CHF 100‘000. Dieser Umsatz muss mit sogenannt steuerbaren Leistungen erzielt worden sein.

Im Übrigen spricht man in Fachkreisen von einer sog. «Befreiung von der Steuerpflicht», sofern CHF 100‘000 Jahresumsatz (noch) nicht erreicht werden.

Wir unterscheiden diverse Fälle, die in der Praxis vorkommen können:

1. Eine Unternehmung wird gegründet bzw. durch Zukauf ausgebaut und die Frage nach der MWST-Pflicht soll beantwortet werden.
   • Die Unternehmung kann den Umsatz für das erste Betriebsjahr nicht abschätzen.
   • Die Unternehmung kann relativ zuverlässig abschätzen, dass der Umsatz die Mindestschwelle von CHF 100‘000 überschreiten wird.
2. Eine bestehende Unternehmung verzeichnet einen Umsatzanstieg über CHF 100‘000.

MWST-Pflicht je nach abgeschätztem Umsatz: Fallbeispiele

Fall 1A: Neugründung ohne genaue Umsatzprognose

In vielen Fällen können die Gründer nicht abschätzen, ob der Umsatz im ersten Betriebsjahr die Umsatzschwelle von CHF 100‘000 pro rata erreichen wird. Das bedeutet, dass sie bei Gründung von einer MWST-Registrierung absehen, vorerst nichts unternehmen und spätestens 3 Monate nach Gründung die Situation nochmals beurteilen. Wir nennen das Zwischenbeurteilung.

In diesem Fall hat die Supersoft AG die Wahl, ob Sie sich rückwirkend auf das Gründungsdatum 1.6.2022 «anmelden» soll oder erst auf das Datum der Zwischenbeurteilung (also per Beginn des 4. Geschäftsmonats). In der Realität werden sich die meisten Unternehmen dafür entscheiden, per Datum der Zwischenbeurteilung steuerpflichtig zu werden und nicht rückwirkend. Eine rückwirkende Anmeldung hätte zur Folge, dass von Kunden nachträglich noch die Mehrwertsteuer eingefordert werden müsste – eine unangenehme Sache.

Fall 1B: Neugründung mit genauer Umsatzprognose

Es kann Konstellationen geben, die eine relativ zuverlässige Prognose möglich machen. Wenn ein Start-up mit einem bestehenden Kundenstamm operativ tätig wird oder bereits hohe Anzahlungen eingegangen sind, ist dies z.B. möglich. Diese Prognose muss zum Zeitpunkt der formellen Firmengründung geschehen. Wenn eine Schwellenüberschreitung wahrscheinlich ist, ist eine Steuerpflicht per Datum der Unternehmensgründung gegeben und eine Anmeldung hat entsprechend per sofort zu erfolgen. Auch hier gilt die Frist von 30 Tagen.

Die Fälle 1A und 1B treffen auch auf bisher von der MWST-Pflicht befreite Unternehmungen zu, die Ihren Betrieb durch Kauf einer anderen Firma (Geschäftsübernahme) oder Eröffnung eines neuen Betriebszweiges bedeutend ausbauen.

Fall 2: Bestehende Unternehmung verzeichnet Umsatzanstieg über CHF 100‘000

Handelt es sich um eine bereits im Vorjahr oder früher gegründete Unternehmung, wird der Eintritt der MWST-Pflicht anders beurteilt.

Wenn eine bestehende, von der Mehrwertsteuer befreite Unternehmung einen Umsatz von über CHF 100‘000 erzielt, wird sie per 01. Januar des Folgejahres MWST-pflichtig und muss sich entsprechend anmelden. In diesem Fall ist die Frist zur Registrierung der 30. Januar des Folgejahres.

Freiwillige MWST-Anmeldung: Wie kann man daraus einen Nutzen ziehen?

Unter bestimmten Umständen kann es für ein Unternehmen sinnvoll sein, auf die Befreiung von der Mehrwertsteuerpflicht zu verzichten und sich “freiwillig anzumelden”, selbst wenn die Umsatzschwelle noch nicht erreicht ist. Dies wird auch als “Verzicht auf die Befreiung von der Steuerpflicht” bezeichnet. Dieser Schritt kann sich lohnen, wenn ein Unternehmen in einer Start-up-Investitionsphase lediglich geringe beziehungsweise gar keine Umsätze erzielt, aber hohe Ausgaben tätigt. Durch eine freiwillige Mehrwertsteuerregistrierung kann die gezahlte Mehrwertsteuer für Dienstleistungen oder Waren als Vorsteuerabzug geltend gemacht und von der Eidgenössischen Steuerbehörde zurückgefordert werden. Ohne die MWST-Anmeldung wären diese Vorsteuerzahlungen unwiederbringlich verloren.

Analog gilt dies für aus dem Ausland bezogene Dienstleistungen. Die Bezugssteuer kann in diesem Fall analog der bezahlten Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Eine Anmeldung kann auch dann von Nutzen sein, wenn den Kunden damit der Eindruck einer soliden Unternehmung vermittelt werden kann. Wenn Sie Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausstellen, ist Ihrem Kunden sofort klar, dass Ihr Umsatz bescheiden ist. Andersrum nehmen die meisten Kunden an, dass Sie die Umsatzschwelle überschritten haben und so eine minimale Gewähr für das Funktionieren Ihres Geschäftsmodells besteht.

Falls Sie hauptsächlich Produkte oder Dienstleistungen für Privatpersonen anbieten, ist eine MWST-Anmeldung erst dann sinnvoll, wenn Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind. Sie möchten sicher nicht Ihr Angebot um (meist) 7.7% verteuern, wenn Sie nicht unbedingt müssen? Da Privatpersonen keine Vorsteuern geltend machen können, tragen sie die Mehrwertsteuer immer als Endkonsumenten.

FAQ zum Thema «Beginn der Mehrwertsteuerpflicht»

Ist eine Abmeldung von der Mehrwertsteuer möglich?

Ja, das ist möglich, jedoch i.d.R. erst zum Ende des laufenden Geschäftsjahres.

Selbst wenn der Umsatz im Jahr 2023 wieder unter die Schwelle von CHF 100.000 sinken wird, bleibt die Mehrwertsteuerpflicht ab dem 1. Januar 2023 bestehen. Eine Abmeldung wäre in diesem Fall möglich, jedoch frühestens zum 31. Dezember 2023.

Muss ich mein Einzelunternehmen ins Handelsregister für die MwSt-Anmeldung eintragen lassen?

Ja, für die Mehrwertsteuerregistrierung ist ein Eintrag ins Handelsregister erforderlich. Die Pflicht zur Mehrwertsteuerregistrierung und der Eintrag ins Handelsregister entsteht erst dann, wenn der prognostizierte Jahresumsatz (immer auf 12 Monate hochgerechnet!) die Umsatzschwelle von CHF 100‘000 überschreitet

Ab wann beginnt die MwSt.-Pflicht im Falle einer freiwilligen Anmeldung?

Normalerweise beginnt die MwSt.-Pflicht im Falle einer freiwilligen Anmeldung ab dem Start des Folgejahres.

Sobald ein Unternehmen beispielsweise im Mai 2023 einen Umsatz erwirtschaftet hat, der die Schwelle von CHF 100‘000 unterschreitet, ist die freiwillige Anmeldung frühestens zum 01.01.2024 möglich. Auf Wunsch kann die Registrierung rückwirkend erfolgen, jedoch frühestens zum Beginn des laufenden Geschäftsjahres.

Welche Anmeldefrist gilt für die MwSt.-Registrierung in der Schweiz?

Die Anmeldefrist für die MwSt.-Registrierung beträgt 30 Tage ab Erreichen der Umsatzschwelle von CHF 100.000 (immer pro rata berechnet!). Falls der Umsatz eines neu gegründeten Unternehmens mit hoher Wahrscheinlichkeit von netto CHF 100.000 übertreffen wird, läuft die Anmeldefrist 30 Tage nach Gründungsdatum ab.

Gilt bei der Ermittlung der MwSt.-Pflicht der Umsatz in Brutto oder in Netto?

Bei der Ermittlung der MwSt.-Pflicht wird nur der Nettoumsatz berücksichtigt, d.h. der Umsatz ohne MwSt.

Fazit

Eine zu späte Registrierung für die Mehrwertsteuer kann drastische Folgen, eine (zu) frühe Anmeldung hingegen bringt nur selten negative Konsequenzen mit sich. Im Zweifelsfall sollte eine Anmeldung erfolgen. Generell gilt ein global erzielter Umsatz von CHF 100‘000 als Schwellenwert.

Falls bereits unmittelbar nach oder in den ersten drei Monaten nach der Gründung ein Erreichen der Umsatzschwelle wahrscheinlich ist, sollte eine rasche Anmeldung erfolgen.

Bereits bestehende Unternehmen können sich auf den 1. Januar des Jahres anmelden, das auf das Jahr folgt, in dem die Umsatzschwelle erstmals erreicht wurde.

Falls Sie noch offene Fragen zum Thema «Beginn der Mehrwertsteuerpflicht» haben, zögern Sie bitte nicht, sich an unser Forum zu wenden.

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Damit man eine vorschriftsmässige Rechnung erstellt, müssen diverse formale Kriterien und gesetzliche Vorgaben erfüllt werden. Neben dem Versand an Kunden spielen Rechnungen auch als Belege in der Buchhaltung (Berichterstattung oder als Steuernachweis) eine wichtige Rolle. Auch deshalb kann ein Nichtbeachten der Vorgaben für beide Rechnungsparteien negative Auswirkungen haben. Beispielsweise wirkt sich ein Verstoss des Rechnungsstellers gegen die Mehrwertsteueranforderungen in der Rechnung direkt auf den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers aus. Um derartige Situationen zu vermeiden, muss man die erforderlichen Komponenten kennen, die in der Rechnung angegeben werden müssen. Das ist grundsätzlich nicht kompliziert. Wir haben jedoch die Feststellung machen müssen, dass bei den meisten Neugründungen oder Start-ups fehlerhafte Rechnungen keine Ausnahmen sind. Deshalb haben wir alle wichtigen Anforderungen im Infografik-Beispiel zusammengefasst und eine Rechnungsvorlage erstellt, die bei Bedarf verwendet werden kann.

Es gibt zwei Optionen, eine Rechnung zu schreiben. Die Rechnung kann entweder manuell über zuvor vorbereitete Vorlagen in MS / Open Office-Programmen oder automatisch über spezielle Softwareprogramme oder Online-Rechnungsprogramme geschrieben werden. Beide Möglichkeiten funktionieren. Für welche Option Sie sich entscheiden, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben, der Verfügbarkeit des Budgets, der Komplexität der Aufgaben und dem Umfang der erforderlichen Kontrollen ab.

Die korrekte Rechnung besteht aus folgenden Komponenten:

Folgen Sie unserem Beispiel und erstellen Sie problemlos Ihre eigene Vorlage, um Ihre erste Rechnung schreiben oder die Richtigkeit bestehender Rechnungen zu überprüfen. Falls Sie jedoch keine Zeit für die Erstellung einer Vorlage haben, haben wir ein Exemplar für Sie in Excel erstellt. Laden Sie die Vorlage unter diesem Link herunter.

Beim Erstellen einer Rechnung in der Schweiz gibt es einige gängige Fehler, die vermieden werden sollten, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt und rechtsgültig ist.

Häufige Fehler beim Erstellen einer Rechnung in der Schweiz

Unvollständige oder fehlende Angaben

Es ist wichtig, alle notwendigen Informationen auf der Rechnung anzugeben, einschliesslich Absender- und Empfänger­daten, Rechnungs­nummer, Rechnungs­datum, detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, Rechnungs­betrag und MwSt.-Nr.

Fehler in Rechnungspositionen

Jeder Posten in der Rechnung muss den Waren oder Dienstleistungen entsprechen, die das Unternehmen anbietet. Das bedeutet, dass eine Rechtsfirma keine Rechnung für die Erstellung einer Website oder den Verkauf von Büromöbeln ausstellen kann. Ausserdem sollten Sie sorgfältig überprüfen, ob die Menge, der Preis und der Gesamtbetrag in der Rechnung mit dem Empfänger der Rechnung vereinbart wurden. Es ist einfacher, die Rechnung im Voraus abzustimmen, als später Gelder zurück­zuerstatten und alles neu zu bearbeiten.

Fehlerhafte Berechnung der Mehrwertsteuer

Die Mehrwert­steuer muss korrekt berechnet und angegeben werden. Es ist wichtig, den richtigen MwSt-Tarif (7,7% / 3,7% / 2,5%) für die entsprechenden Waren oder Dienstleistungen zu verwenden und den Mehrwert­steuer­betrag deutlich zu kennzeichnen.

Unklare oder fehlende Zahlungsbedingungen

Die Zahlungs­bedingungen sollten klar und deutlich auf der Rechnung angegeben werden, einschliesslich des Zahlungs­zeitpunkts, des Zahlungs­ziels und der akzeptierten Zahlungs­methoden. Damit vermeiden Sie Miss­verständnisse.

Fehlende Kopie der Rechnung

Es ist ratsam, eine Kopie der Rechnung für Ihre eigenen Aufzeichnungen aufzubewahren, um die Buchhaltung zu unterstützen und im Bedarfsfall den Nachweis über eine ordnungsgemäss erstellte Rechnung zu haben.

Durch Vermeiden dieser häufigen Fehler und Gewährleisten, dass Ihre Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen rechtlich gültig und korrekt sind.

FAQ zu Rechnungen in der Schweiz

Wie lange sollte eine Rechnung aufbewahrt werden?

In der Schweiz müssen Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Rechnungen, die sich auf den Kauf und Verkauf von Immobilien beziehen, müssen mindestens 20 Jahre lang aufbewahrt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?

Eine Quittung ist eine Zahlungsbestätigung, die normalerweise keinen Namen enthält. Rechtlich gesehen ist eine Quittung für Beträge von CHF 400 oder mehr nicht mehr gültig, und es muss eine Rechnung ausgestellt werden, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthält.

Was ist eine Pro-forma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung oder «formelle» Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die dem Kunden als Kostenvoranschlag dient. Grosse Unternehmen verwenden häufig Pro-forma-Rechnungen, um den internen Einkaufsprozess einzuleiten.

Was ist eine digitale Rechnung?

Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung, die ausschliesslich in digitaler Form vorliegt, wie z. B. als PDF, Excel oder auf einer Website. Und seit 2020 hat die Schweiz QR-Rechnungen eingeführt, die auch als digital gelten.

Muss ich eine Papier- oder PDF-Kopie der Rechnungen aufbewahren, die ich versende?

Nein, es ist nicht erforderlich, eine Papier- oder PDF-Kopie der versendeten Rechnungen aufzubewahren, wenn Ihr Rechnungs­system die erforderlichen Informationen enthält. Sie können jederzeit eine Kopie der gesendeten Rechnung erstellen, die von den Steuerbehörden akzeptiert wird.

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Update des Artikels vom 17.9.2020

Neben der eigentlichen Vergütung fallen bei der Kundenarbeit im Auftragsverhältnis oft zusätzlich Spesen an, die nach effektivem Anfallen abgerechnet und vergütet werden: Reisespesen, Hotelübernachtungen oder Verpflegung. Falls diese Ausgaben nicht vom Dienstleister selbst getragen werden, stellt sich die Frage, wie diese konkret dem Kunden weiterverrechnet werden sollen. Zusätzlich ist es auch möglich, dem Kunden den administrativen Zusatzaufwand weiterzuverrechnen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das funktioniert und weisen auf die Vor- und Nachteile der verschiedenen Methoden hin.

Methoden

Folgende Methoden stehen zur Auswahl, wie Spesenausgaben auf den Kunden überwälzt werden können.

Durchlaufende Posten

Der Begriff «durchlaufende Posten» kommt davon, dass die Spesen nur durch den Dienstleister durchlaufen, aber in fremdem Namen und auf fremde Rechnung für andere vereinnahmt oder verausgabt werden. Durchlaufende Posten werden also für Drittparteien in Rechnung gestellt, daher müssen diese auf einer Rechnung stets auch getrennt dargestellt werden. Das heisst, auf der Rechnung müssen stets die Angaben des Kunden angegeben werden und dieser wird diese dann in seiner Buchhaltung ordentlich verbuchen. Die Originalbelege sollten jeweils an denjenigen weitergegeben werden, für den diese Ausgaben getätigt wurden, denn dieser muss in seiner Buchhaltung diese Ausgaben verbuchen. Für die Buchhaltung wird empfohlen, für die durchlaufenden Posten ein separates Konto einzurichten.

Aus Sicht des Dienstleisters stellen diese Spesen weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben dar. Es handelt sich also um eine Art Off-Balance Sheet Transaktion. Auch die MwSt. darf nicht für sie veranschlagt werden. Die Weiterverrechnung erfolgt somit immer netto.

Nachteile:

• Alle Rechnungen und Spesen-Quittungen müssen dem Kunden weitergeleitet werden (Zusatzaufwand).
• Diese Methode erfordert eine erhöhte Koordination mit dem Kunden und eine detaillierte vorgängige Absprache hinsichtlich der administrativen Details.

Klassische Weiterverrechnung

Absprache mit dem Kunden als formelles Kriterium

Zentral für die Wahl der Abrechnungsmethode ist formal die Vereinbarung mit dem Kunden. Von einem ökonomischen Standpunkt hingegen ist vor allem entscheidend, ob das MwSt.-Handling einen Mehrwert bedeuten soll. Wenn Sie also der Meinung sind, dass durch Ihre Mithilfe bei der Spesenabrechnung dem Kunden ein Mehrwert entsteht, sollten Sie auf Anwendung der Bruttomethode bestehen.

Admin-Kosten mit Bruttomethode verschleiern

Auf den ersten Blick würde man meinen, die Nettomethode unterscheidet sich von der Bruttomethode höchstens in technischer Form, aber mit mehr oder weniger gleichen Ergebnissen.

Es gibt jedoch einen grundsätzlichen Unterschied der beiden Methoden, die sich konkret im Umsatz niederschlagen und was die Besteuerung des Mehrwerts betrifft. Bei der Nettomethode wird implizit angenommen, dass kein Mehrwert entsteht — und damit wird auch keine MwSt. fällig. Genau bei diesem «Mehrwert» liegt die Krux.

Die transparenteste Methode wäre, die Nettomethode zu verwenden und zusätzlich eine Art Verrechnungspauschale (z. B. pro Spesenposition) für das Spesenhandling zu berechnen, denn diese Weiterverrechnung der Spesen stellt tatsächlich einen Mehrwert für den Kunden dar. Nur wäre dies wahrscheinlich in der Praxis schwierig durchzusetzen. Man stelle sich nur mal vor, jedem Kunden zuerst das eigene Spesenabrechnungssystem erklären zu müssen.

Viel einfacher ist es, eine allgemein anerkannte Methode zu verwenden, bei der der Admin-Aufwand automatisch abgegolten ist. Dies ist bei der Bruttomethode genau der Fall, denn dort wird der Zusatzaufwand mit dem MwSt-Anteil abgegolten, der «doppelt» berechnet wurde. Darum kann man auch von einem «Trick» sprechen, denn die Verknüpfung von Mehrwertsteuer und Mehrwert für diese Admin-Leistungen ist natürlich willkürlich. Es impliziert unter anderem, dass der Mehrwert durch das Handling der MwSt. selbst abhängig vom Mehrwertsteuersatz sei.

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Haben Sie gewusst, dass manche neugegründete Startups, Freelancer und bestehende Einzelfirmen die Möglichkeit haben, eine einfache Buchhaltung zu führen und damit ihren Buchhaltungsaufwand zu halbieren? Das aktuelle Rechnungslegungsrecht sieht nämlich einige Erleichterungen für kleine Unternehmen vor. Im Volksmund nennt man diesen Ansatz «Milchbüchleinrechnung». Doch häufig stellt sich heraus, dass manche Aspekte der einfachen Buchhaltung nicht ganz einfach nachvollziehbar sind und grundsätzliche Erläuterung benötigen.

Was versteht man unter «Milchbüchleinrechnung»?

Im Jahr 2013 wurde in der Schweiz das neue Rechnungslegungsrecht eingeführt, das es kleinen Unternehmen erlaubt, ihre Bücher nicht mehr doppelt führen zu müssen, sondern auf eine einfache Buchhaltung – im Volksmund «Milchbüchleinrechnung» genannt – umzustellen. Die zentrale Idee beruht auf einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie der Angabe der Vermögenslage für kleine Firmen.

Anwendbarkeit der Milchbüchleinrechnung

Gesetzesgemäss darf ein Unternehmen die einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) unter folgender Voraussetzung führen:

• Der Umsatzerlös belief sich im letzten Geschäftsjahr auf weniger als CHF 500⁠’000.
• Das Unternehmen ist als Einzelfirma/Einzelunternehmer registriert. AGs und GmbHs sind unabhängig vom erzielten Umsatzerlös immer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.

Zusätzlich ist die Milchbüchleinrechnung bei folgenden Organisationen anwendbar:

• Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen.
• Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind (Gemäss Art. 83b Abs. 2 ZGB).

Gesetzliche Anforderungen

In Art. 957a Abs. 2 OR sind die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung aufgelistet, die sowohl für die Milchbüchleinrechnung als auch für die doppelte Buchhaltung gelten:

Wesentliche Unterschiede im Vergleich zur doppelten Buchhaltung

Abrechnungsart

Einer der zentralen Unterschiede liegt in der Abrechnungsart. Die einfache Buchhaltung beruht auf der Anwendung der sogenannten «Ist-Methode». Das heisst, die Buchungen werden ausschliesslich bei effektivem Geldfluss fällig. Also, wenn die tatsächliche Bargeld-Übergabe stattfindet. In der doppelten Buchhaltung wird der Ertrag bzw. der Aufwand beim Versand/Erhalt einer Rechnung verbucht. Deshalb werden bei der einfachen Buchführung sämtliche Einnahmen und Ausgaben nicht zweimal, sondern lediglich einmal erfasst. Dieses Prinzip halbiert den Zeitaufwand für die Buchführung. Es ist der Grund, weswegen eine Milchbüchleinrechnung besonders attraktiv und zweckdienlich für kleine und junge Unternehmen ist. Ausserdem vermeidet man damit die Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung, da unbezahlte Rechnungen nicht verbucht werden.

Merkmalsvergleich

Optionen zur Buchhaltungsführung

Wenn Sie sich für die Milchbüchleinrechnung entschieden haben, sollten Sie Ihre Buchhaltung bzw. die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung folgendermassen führen:

• Automatisiert mit Hilfe eines Buchhaltungsprogramms, z.B. Banana, Bexio, Pinus.
• Manuell mit Excel. Laut Gesetz reicht es vollständig aus, die einfache Buchhaltung mittels einer Excel-Buchhaltungsvorlage zu führen.

Erfassung der Einnahmen und Ausgaben

Es gibt unterschiedliche Massnahmen, mit deren Hilfe man Einnahmen und Ausgaben festhalten kann:

• Kassenbuch. Besonders nützlich, wenn das Unternehmen eine grosse Menge an Bargeldtransaktionen durchführt.
• Die Kontoauszüge der Geschäftskonten im Original.

Die schrittweise Buchführung der Einnahmen und Ausgaben anhand von Beispielen

Ein Einzelunternehmer will die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mittels Auszügen der Geschäftskonten durchführen. Er entscheidet sich für eine Excel-Tabelle und trägt darin sämtliche Transaktionen seiner Bankkonten ein. Der Saldo in der Excel-Tabelle muss stets dem Banksaldo entsprechen, da sonst sämtliche Einträge in der Tabelle nicht korrekt dargestellt sind. Anschliessend korrigiert man diese Tabelle um Privateinlagen und Privatentnahmen, um Geschäftseinnahmen zu definieren.

Ein Einzelunternehmer, der eine Brauerei besitzt, verbucht geschäftliche Transaktionen mittels eines Kassenbuches.

Zu Beginn des Monats belief sich die Summe in der Kasse auf CHF 200. In der Zeit von 01. bis 03. Mai 2021 erhielt der Einzelunternehmer die Zahlungen für erfolgte Bier- und Likörverkäufe. Diese Geschäftstransaktionen stellt der Unternehmer in der ersten Spalte ein.

Am 04. Mai zahlte er den Brennstoff und am 05. Mai kaufte er Rohstoffe für die Produktion. Diese Geschäftstransaktionen stellt er in der zweiten Spalte «Ausgabe» ein. Der Saldo berechnet sich zzgl. Anfangssaldo aus der Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben in einem bestimmten Zeitraum.

In Kassenbüchern müssen alle geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens lückenlos und ausnahmslos geführt werden. Bei der Darstellung der Daten müssen folgende Einzelheiten erfasst werden:

• Zeitpunkt/Datum
• Belegnummer
• Betrag in CHF
• Beschreibung: Leistungssteller/Leistungsempfänger

Dokumentierung der Vermögenslage

Ausser der Einnahmen- und Ausgabenrechnung müssen Einzelunternehmen in der Milchbüchleinrechnung die Anfang- und Endbestände der Vermögensteile separat festhalten. Darunter fallen z.B. flüssige Mittel (Kassa, Bankkonto), angefangene Arbeiten, Vorräte, Anlagevermögen, Forderungen, Vorauszahlungen und Lieferantenverbindlichkeiten. Lieferantenrechnungen sowie Anzahlungen von Kunden müssen als Minusposition bei den Vermögensteilen abgezogen und Kundenrechnungen als Pluspositionen addiert werden.

Ein Einzelunternehmer beschränkt die Buchführung auf das Geschäftsvermögen. Das setzt folglich die erforderliche Abgrenzung von Geschäfts- und Privatvermögen voraus. Als Geschäftsvermögen gelten sämtliche Vermögenswerte, die sich im Eigentum des Einzelunternehmers befinden und ganz oder teilweise der Geschäftstätigkeit dienen.

Der gesetzliche Mindeststandard verlangt lediglich die Aufzeichnung der Vermögenswerte sowie die Verbindlichkeiten des Geschäftsvermögens zum letzten Tag des Geschäftsjahres.

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Jedes Jahr werden Millionen von Rechnungen erstellt und versendet. Traditionelle Papierrechnungen werden immer öfter kritisiert, weil sie material-, zeit- und arbeitsaufwendig, umweltunfreundlich und dazu noch teuer sind. Eine steigende Nachfrage nach Umweltschutz und zunehmend sinkende Margen fordern von Unternehmen mehr Digitalisierung. Als Folge stieg in den vergangenen Jahren die Menge der elektronischen Rechnungen und hat etwa 40% aller Rechnungen erreicht. Auch der Bund orientiert sich an diesem Trend und verlangt von seinen Lieferanten seit 2016 E-Rechnungen. Doch trotz dem wesentlichen Ersparnispotential bevorzugen viele Unternehmen, insbesondere für die Aufbewahrung, noch traditionelle Papierbelege. Vielen ist offensichtlich nicht klar, was der Gesetzgeber unter einer elektronischen Rechnung versteht bzw. welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Die Umsetzung ist auch nicht immer einfach. Mit diesem Artikel versuchen wir, viele zentrale Fragen zu beantworten.

Bei der E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die elektronisch erstellt, übertragen und empfangen wird. Seit dem 1. Januar 2018 verfügen die elektronische Rechnung, die gescannte Papierrechnung und die einfache Papierrechnung in der Schweiz über den gleichen Stellenwert.

Eine «einfache» elektronische Rechnung unterscheidet sich von der Papierrechnung nur dadurch, dass sie via Internet versendet werden kann.

Eine «moderne» E-Rechnung oder eBill bietet aber viel mehr:

Welche Anforderungen muss eine E-Rechnung erfüllen?

Die gesetzlichen Anforderungen für eine elektronische Rechnung stimmen mit den Anforderungen für die übliche Papierrechnung den meisten Punkten überein.

Aber Unternehmen müssen gewisse zusätzliche Voraussetzungen erfüllen, wenn sie ihre Rechnungen in der elektronischen Form aufbewahren wollen. Dabei sind folgende Merkmale kritisch:

Formate der E-Rechnungen

Grundsätzlich gibt es keine eindeutigen Vorschriften, in welchem Format eine E-Rechnung erstellt werden muss. Sie dürfen jedes Format verwenden – auch Excel oder Word. Vergessen Sie nur nicht, dass Ihr Kunde dieses Format lesen können muss. Die Probleme beginnen später – bei Aufbewahrung und Archivierung. Excel und Word beispielsweise funktionieren nicht, weil sie keine ausreichende Sicherheit gewährleisten können. Deswegen werden meistens folgende Formate bzw. Formatarten genutzt:

Strukturierte und hybride Datenformate eröffnen dem Benutzer deutlich mehr Optionen für Automatisation und Digitalisierung. Denken Sie nur daran, dass Ihre Kunden und Lieferanten diese Formate ebenfalls empfangen bzw. erstellen können müssen – sonst entfällt der Mehrwert.

Wie lässt sich eine E-Rechnung erstellen?

Es gibt viele Möglichkeiten, eine elektronische Rechnung zu erstellen:

Wie kann ich eine elektronische Rechnung empfangen?

Grundsätzlich kann man den Empfang entweder via E-Banking oder via Buchhaltungssoftware sicherstellen, wenn die Software diese Option bietet. Leider bieten nicht alle Buchhaltungsprogramme den Empfang von Rechnungen im strukturierten Format. Fragen Sie bei Ihrem Softwareanbieter nach, welche Möglichkeiten er zur Verfügung stellen kann.

Zusätzlich benötigen Sie einen Vertrag mit einem Dienstleister für E-Rechnungen. Mit dem Vertrag erhalten Sie eine Teilnehmernummer. Diese Nummer müssen Sie stets dem Rechnungssteller mitteilen.

Grundsätzlich ist es egal, welchen Anbieter Sie wählen – mittels einem sogenannten Interconnect können die unterschiedlichen Provider die Daten tauschen. Die Liste mit den aktuellen Anbietern sowie weitere hilfreiche Informationen finden Sie bei swissDIGIN (Forum zur Förderung der elektronischen Rechnung im Business-to-Business).

Darüber hinaus können Sie sich auf der Website edirectory.ch informieren, welche Unternehmen bereits Ihre Rechnungen in der strukturierten, elektronischen Form versenden und empfangen können.

Pro und Contra

Der Prozess der Digitalisierung im Büro hat seine Vor- und Nachteile.

Obwohl manche Studien behaupten, dass das Einsparpotenzial von E-Rechnungen bis zu 70% erreicht, sollte man auch mögliche Risiken berücksichtigen. Wir haben wir die Besonderheiten der strukturierten E-Rechnungen analysiert.

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Stellen Sie sich vor, ein Kunde aus Italien bestellt bei Ihnen (in der Schweiz) neues Büromobiliar. Zur Freude über den Auftrag gesellt sich die Unsicherheit der Rechnungsstellung. Wie muss die Rechnung ausgestellt werden? Muss die MwSt. berechnet werden und wenn ja, von welchem Land? Antworten auf diese Fragen gibt unser Artikel oder ein Treuhänder aus unserer Datenbank.

Die Regelung des Warenverkehrs zwischen der Schweiz und der EU basiert auf dem „Bestimmungslandprinzip“. In diesem Fall werden Waren nur und ausschliesslich im Bestimmungsland besteuert. Die Grenzen überschreiten die Waren zunächst unversteuert.

Lieferungen ins Ausland

Prozessablauf im Inland

Sobald die Waren die Grenze überschreiten, fallen nicht nur Zollabgaben, sondern auch die Mehrwertsteuer des Landes an, in das die Waren eingeführt werden (die sogenannte ausländische Einfuhrumsatzsteuer). In der Regel werden die anfallenden Kosten von der importierenden Firma getragen.

Bei Lieferungen von der Schweiz ins Ausland sind die exportierte Waren von der Schweizer Mehrwertsteuer befreit. Von dieser Steuerbefreiung profitieren sämtliche an der Lieferung beteiligten Lieferanten (nach Art. 23 Abs. 3 Mehrwertsteuergesetz). Eine solche grenzüberschreitende Lieferung muss jedoch anhand der Verzollungspapiere nachgewiesen werden. Sind mehrere Lieferanten gleichzeitig an der Ausfuhr der Waren beteiligt, reicht es, wenn jeder über eine Kopie der Veranlagungsverfügung der EZV verfügt. Da normalerweise die vergangenen fünf Steuerperioden im Zuge einer Mehrwertsteuerprüfung überprüft werden, beträgt die Aufbewahrungsfrist für solche Dokumente insgesamt sechs Jahre (das aktuelle Jahr sowie die fünf Vorjahre).

Als Nachweis dafür können folgende Dokumente berücksichtigt werden:

• elektronische Ausfuhrveranlagungsverfügung mit digitaler Signatur;
• zollamtlich gestempelte Kopie der Zollanmeldung für Rohtabak und Tabakfabrikate (Form. 11.44);
• zollamtliches Dokument, nach dem ein Zollverfahren der vorübergehenden Verwendung im Inland ordnungsgemäss abgeschlossen wurde oder mit dem ein Gegenstand nach der vorübergehenden Verwendung im Ausland veranlagt und das Verfahren innert der festgesetzten Frist nicht ordnungsgemäss abgeschlossen wurde;
• zollamtlich bestätigtes „Ausfuhrdokument im Reiseverkehr”.

Ist es nicht möglich, die Lieferung ins Ausland mit einem der oben genannten Dokumente oder mit anderen Unterlagen zu belegen, unterliegt diese Lieferung in der Schweiz der Mehrwertsteuer.

Prozessablauf im Ausland

In den meisten EU-Ländern gibt es für ausländische Unternehmen im Gegensatz zur Regelung in der Schweiz kein Umsatzschwelle bezüglich der Umsatzsteuer-Verpflichtung. Entsprechend muss sich das ausländische (z.B. Schweizerische) Unternehmen als Importeur in dem jeweiligen EU-Land mehrwertsteuerlich registrieren lassen. Die Einfuhr der Waren im Namen des Lieferanten löst eine Registrierungspflicht und gleichzeitig eine Pflicht zur Abrechnung der Umsatzsteuer im entsprechenden Land aus.

Als alternative Lösung empfiehlt sich eine sogenannte EU-Verzollung. Diese Alternative ist besonders hilfreich, um die Zahlung der Umsatzsteuer zu regeln, wenn Auslandslieferungen in mehrere EU-Länder erfolgen. In diesem Fall ist zwangsläufig eine umsatzsteuerliche Registrierung im jeweiligen EU-Land erforderlich. Die Einfuhrverzollung wird in dem EU-Land vollzogen, in dem das Unternehmen mit seiner Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) registriert ist. In diesem Fall erfolgt die Lieferung für den Lieferanten einfuhrsteuerfrei. Nach der Einfuhr in die EU werden die Waren direkt in das EU-Land weitergeliefert, wo sich der Empfänger der Waren befindet. Dabei handelt es sich um eine sogenannte steuerfreie innergemeinschaftliche Zustellung (Reihengeschäft). Die Versteuerung erfolgt anschliessend durch den Warenempfänger.

Einfuhr von Waren in die Schweiz

Werden Waren in die Schweiz geliefert und verbleiben endgültig im Land, wird zusätzlich zu den allfälligen Zollabgaben eine Einfuhrsteuer fällig. Diese ist in der Regel vom inländischen Käufer (Importeur) zu zahlen. Die Höhe der Einfuhrsteuer entspricht der Mehrwertsteuer und beträgt derzeit 7,7% des Warenwertes. Ausländische Lieferanten, die Waren in die Schweiz liefern, müssen sich in der Schweiz unabhängig vom Wert der importierten Waren grundsätzlich für die Mehrwertsteuer registrieren. Diese Pflicht entfällt nur im Ausnahmefall, falls das Lieferant die jährliche Umsatzschwelle von CHF 100’000 netto (bzw. der Gegenwert in Fremdwährung) für sämtliche globalen Verkäufe nicht überschreitet. Für reine Versandhändler gilt eine leicht angepasste Regelung, siehe unten.

Waren, die nicht für den Verkauf bestimmt sind, einen unbedeutenden Wert aufweisen oder mit einem geringfügigen Steuerbetrag (maximal CHF 5 pro Lieferung) sind in der Schweiz von Zollabgaben und der Einfuhrsteuer befreit (nach Art. 53 Abs. 1 MWSTG). Zu den Kategorien, die von der Einfuhrsteuer grundsätzlich befreit sind, gehören:

Ab dem 1. Januar 2019 gilt für Versandhändler, die mit Kleinlieferungen, die einen Steuerbetrag von CHF 5.– pro Lieferung nicht überschreiten jedoch einen Umsatz von mindestens CHF 100’000 pro Jahr erzielen, dass sie sich in der Schweiz für die Mehrwertsteuer registrieren lassen müssen.

Werden die Waren nicht auf den Namen des Importeurs, sondern auf den Namen des Lieferanten in die Schweiz eingeführt, kann sich das Unternehmen alternativ selbst in das Schweizer Mehrwertsteuerregister eintragen lassen. Voraussetzung hierfür ist jedoch ein eigenes Lager in der Schweiz oder eine sogenannte “Unterordnungserklärung im Ausland”.

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Wir erklären Ihnen kurz und knapp, welche Methode für Sie die Richtige ist – ob Sie Ihre Firma mit dem Saldosteuersatz oder der effektiven Methode bei der MWST anmelden sollen – oder es gar bleiben lassen sollten. Die MWST Anmeldung ist eine kurze Sache – wenn Sie aber die falsche Methode wählen, wird Sie das für lange Zeit begleiten. Ein Wechsel von der effektiven Methode zum Saldosteuersatz ist frühestens nach drei Jahren möglich. Ein Wechsel vom Saldosteuersatz zur effektiven Methode ist jedes Jahr möglich – per Jahresbeginn.

Viele Start-ups treffen diesen Entscheid überhastet und ohne Recherche. Machen Sie diesen Fehler nicht!

Nachteile des Saldosteuersatzes:
Warum diese Methode hohe Risiken birgt

Auch wenn Sie Ihre Firma für den Saldosteuersatz bei der MWST anmelden, können Sie an Lieferanten bezahlte Mehrwertsteuern zurückfordern, allerdings in pauschalierter Form und nur begrenzt. Der für jede Branche individuell definierte Saldosteuersatz limitiert Ihre Möglichkeit, «Vorsteuern» zurückzufordern, auch wenn er ein Mindestmass an Rückforderung garantiert. In Phasen mit hohen Investitionen ist dies sehr ärgerlich.

Die Bezugssteuer und die Einfuhrsteuer (Mehrwertsteuer auf aus dem Ausland importierten Dienstleistungen und Produkte) müssen bei Anwendung des Saldosteuersatzes zwingend entrichtet werden und können nicht wie mit der effektiven Methode als Vorsteuer geltend gemacht werden. Ein weiterer bedeutender Nachteil des Saldosteuersatzes.

Das Risiko, einmal deutlich mehr Mehrwertsteuer als mit der effektiven Methode bezahlen zu müssen, wiegt schwer. Der meist geringfügig höhere Aufwand für die Administration der effektiven Methode fällt kaum ins Gewicht.

Insbesondere für jüngere Firmen, deren Geschäftsmodell noch flexibel und dynamisch ist und im Vergleich zum Umsatz hohe Investitionen anfallen, ist die Wahl der effektiven Methode in jedem Fall vorzuziehen.

Erst wenn das Geschäftsmodell «gereift» ist und die Einnahmen und Ausgaben für die Zukunft relativ genau prognostiziert werden können, sollte der Einsatz der Saldosteuersatzmethode erwogen werden, selbstverständlich immer im Vergleich zur bisherigen effektiven Methode.

Abrechnungsart der Mehrwertsteuer wählen:
Vereinbart oder vereinnahmt?

Die Abrechnungsart bestimmt den Zeitpunkt, zu dem Sie die eingenommenen Mehrwertsteuern an die ESTV entrichten müssen bzw. Vorsteuern anmelden können. Auch hier gibt es eine Möglichkeit, die Steuern zu optimieren, es geht aber nicht direkt um eine Steuerreduktion, sondern auf einen zeitlichen Aufschub.

Die vereinbarte Abrechnungsart besagt, dass die Mehrwertsteuer im Quartal zu deklarieren ist, in welches das Rechnungsdatum fällt. Gleiches gilt für die Vorsteuer, das Datum auf der Lieferantenrechnung ist massgebend.

Da im normalen, gesunden Geschäftsbetrieb die Mehrwertsteuer-Zahlungen die Mehrwertsteuer-Gutschriften (Vorsteuern) deutlich übersteigen, führt die Anwendung der vereinbarten Abrechnungsart zu verfrühten Mittelabflüssen aus der Firma sowie zu einer möglichen höheren administrativen Belastung, wenn Mehrwertsteuern aus nicht bezahlten Kundenrechnungen zurückgefordert werden müssen.

Vergleich der MWST Abrechnungsmethoden mit einfachem Anwendungsfall

Dem Kunden wird am 1. Juni eine Rechnung geschickt (= Rechnungsdatum). Der Zahlungseingang erfolgt am 1. Juli.

Mit welcher MWST Methode bzw. MWST Abrechnungsart muss wann die MWST Entrichtung an die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV erfolgen?

Mit dem Saldosteuersatz kann die positive Wirkung des stark verzögerten Liquiditätsabflusses am konsequentesten ausgeschöpft werden. Vorbehalten bleiben andere potenzielle Nachteile des Saldosteuersatzes, wie z.B. die zu entrichtende Bezugsteuer oder die nur pauschalierte Vorsteuer (was bei branchenunüblich tiefen Vorsteuern wiederum ein Vorteil ist).

Problem von unbezahlten Kundenrechnungen

Ein weiterer wichtiger Vorteil der vereinnahmten Methode ergibt sich bei Rechnungen, die von Kunden oder Interessenten überhaupt nicht bezahlt werden. Erst wenn die Betreibung eines Kunden zu keinem Ergebnis führt, kann die schon voreilig bezahlte Mehrwertsteuer durch eine Quartalskorrektur, Jahresabstimmung oder durch eine Ertragsminderung in einer späteren Periode zurückgefordert bzw. an die Mehrwertsteuerlast künftiger Perioden angerechnet werden. Es bleibt ein Restrisiko, dass zu viel Mehrwertsteuer bezahlt wird für einen Umsatz, der nie erzielt wurde.

Der Vollständigkeit halber muss gesagt sein, dass die Vorsteuer ebenfalls erst im Quartal der effektiven Bezahlung geltend gemacht werden kann.

Nicht verwunderlich ist hingegen, dass der von der Eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV empfohlene Standard die effektive Abrechnungsmethode nach vereinbarten Entgelten ist. Empfehlungen der Steuerbehörden sollte man stets kritisch hinterfragen und keinesfalls blind Folge leisten.

Fazit: Effektive Methode oder Saldosteuersatz – so gelingt die MWST Anmeldung!

Einfache Entscheidungshilfen: Mehrwertsteuer Anmeldung

Startups und Kleinstfirmen: MWST Anmeldung überhaupt sinnvoll?

Dieser Abschnitt betrifft insbesondere Kleinstfirmen und Startups, welche die Schwelle von CHF 100’000 globalem Umsatz pro Jahr (bzw. pro rata) noch nicht erreichen.

Wir empfehlen, die MWST Anmeldung trotz Umsatz von weniger als CHF 100’000 pro 12 Monate rasch vorzunehmen und vorzugsweise die Methode der effektiven Abrechnung, die pro Quartal vorzunehmen ist, zu wählen. Solange Ihre Firma nicht im Mehrwertsteuerregister registriert ist, ist jeder an Lieferanten bezahlte Franken Mehrwertsteuer verlorenes Geld. Insbesondere in Phasen mit höheren Investitionen kann sich eine Nicht-Anmeldung stark negativ auswirken. Melden Sie Ihre Firma bei der MWST an, damit Sie bezahlte Mehrwertsteuern als Vorsteuer zurückfordern respektive von Ihrer Mehrwertsteuer-Zahllast in Abzug bringen können (effektive Methode). Der damit verbundene administrative Aufwand ist meist deutlich geringer als die mit der Vorsteuer geltend gemachten Beträge.

Lesen Sie hier unseren ausführlichen Artikel zur Frage, wann genau Ihre Firma MWST-pflichtig wird!

Ist die betroffene Unternehmung im B2C Bereich tätig, sollte eine frühzeitige MWST Anmeldung allerdings gut überlegt sein. Denn die Unterstellung unter die Mehrwertsteuer würde die Produkte oder Dienstleistungen auf einen Schlag um 7.7% verteuern – oder das Unternehmen 7.7% an Marge kosten. In der Praxis teilen sich Kunden und Anbieter den Schaden, denn meist lässt die angespannte Konkurrenzsituation eine vollständige Überwälzung nicht zu.

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Was muss ein ausländischer Leistungserbringer beachten?

Bestellen Sie Dienstleistungen im Ausland? Wenn die Antwort “Ja” lautet, sollten Sie auf eine Rechnung mit 0% Mehrwertsteuer (MWST) gestossen sein und dort möglicherweise das “Reverse-Charge-Verfahren” bemerken. Gehen Sie nicht zu schnell davon aus, dass Sie keine steuerlichen Verpflichtungen haben. Unabhängig davon, ob Sie eine natürliche oder eine juristische Person sind, können Sie der Bezugsteuer unterliegen.

Was ist die Bezugsteuer und warum wird sie erhoben?

Die Bezugsteuer ist im Prinzip die Mehrwertsteuer, die auf die Einfuhr von Dienstleistungen erhoben wird und im Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) geregelt wird.

Erhalten Sie eine Nettorechnung (d.h. ohne MWST) von einem ausländischen Anbieter, unterliegen seine Leistungen nicht der Schweizer Mehrwertsteuer. In diesem Fall sind die Dienstleistungen ausländischer Lieferanten im Vergleich zu Inländischen günstiger, da in ihren Preisen keine Mehrwertsteuer enthalten ist. Das ist unfair. Um ausländische Dienstleister hinsichtlich der Mehrwertsteuer und damit dem Gesamtpreis ihrer Dienstleistungen auf das Niveau ihrer Schweizer Wettbewerber zu heben, wird eine Bezugsteuer erhoben.

Wann entsteht die Bezugsteuer?

Die Schweiz verpflichtet ausländische Waren- und Leistungserbringer, sich in das Schweizer MWST-Register einzutragen, wenn ihr weltweiter Umsatz (einschliesslich des Umsatzes in der Schweiz) CHF 100’000.- pro Kalenderjahr übersteigt. Dann muss der ausländische Anbieter MWST in der Rechnung ausweisen und diese an die ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) entrichten.

Welche Leistungen unterliegen der Bezugsteuer?

Folgende Leistungen werden in der Schweiz mit Bezugsteuer besteuert:

1. Dienstleistungen eines ausländischen Anbieters, die dem Empfänger­orts­prinzip unterliegen und deren Erfüllungsort sich in der Schweiz befindet

Nach dem Empfängerortsprinzip ist der Dienstleistungsort der Ort, an dem der Empfänger den Hauptsitz seiner wirtschaftlichen Tätigkeit, eine Betriebsstätte oder den Wohnort (Privatperson) hat.

Dem Empfängerortsprinzip unterliegen beispielsweise:

• Kauf und Verkauf von immateriellen Rechten (Lizenzen und/oder Software-Abos)
• Werbeleistungen (Google Ads, Facebook Werbung)
• Beratungsleistungen von Steuerberatern, Treuhändern, Anwälten, Notaren etc.
• Leistungen auf dem Gebiet der Datenverarbeitung
• Managementdienstleistungen
• Personalverleih
• Telekommunikations- oder elektronische Dienstleistungen (Telefonie, Internet, Roaming, Internetfernsehen, Bereitstellen von Webseiten, Webhosting etc.), jedoch nur wenn der Leistungsempfänger steuerpflichtig ist.

2. Einfuhr von Datenträgern ohne Marktwert mit den darin enthaltenen Dienstleistungen und Rechten in die Schweiz

3. Lieferungen von unbeweglichen Gegenständen in der Schweiz, sofern sie nicht der Einfuhrsteuer unterliegen und die Gegenstände nicht zum Gebrauch oder Nutzen bereitgestellt werden

Tatsache ist, dass Arbeiten im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen wie Umbauten, Renovierungen, Reparaturen, Abbau- und Abbrucharbeiten, Wartungen sowie Instandhaltungen (Maler- und Reinigungsarbeiten) in der Schweiz als Lieferung und nicht als Dienstleistung gelten. Daher erheben die Zollbeamten bei der Einfuhr von Gegenständen eine Einfuhrsteuer auf den Warenwert sowie den damit verbundenen werkvertraglichen Arbeiten. Andernfalls wird eine Bezugsteuer erhoben.
Wenn ein italienischer Maler beispielsweise beim Anstreichen eines Hauses bei einem Schweizer Kunden aus Italien importierte Farbe verwendet, zahlt der Kunde eine Einfuhrsteuer auf die Höhe des Wertes der Farbe und die geleistete Arbeit. Wenn die Farbe jedoch in der Schweiz gekauft wird, wird die Einfuhrsteuer nicht erhoben, die Malerarbeiten unterliegen in diesem Fall der Bezugsteuer.

4. Lieferung von Elektrizität, Gas und Fernwärme an steuerpflichtige Personen in der Schweiz

Erfolgt die Lieferung an einen nicht mehrwertsteuerpflichtigen Leistungsempfänger, unterliegt die Lieferung der Inlandsteuer.

Wer ist steuerpflichtig?

Bezugsteuersubjekte sind juristische sowie natürliche Personen mit Sitz, Wohnsitz oder Betriebsstätte in der Schweiz. Sie können in 2 Gruppen eingeteilt werden (Art. 45 Absatz 2 MWST).

Abrechnung der Bezugsteuer

Mehrwertsteuerpflichtige Leistungsempfänger in der Schweiz müssen der Bezugsteuer unterliegende Leistungsbezüge in ihren MWST-Abrechnungen deklarieren. Abhängig von der Abrechnungsart (effektiv / Saldosteuersatz) kann es unterschiedliche Szenarien geben.

Die nicht steuerpflichtigen Leistungsempfänger aus der zweiten Gruppe müssen innerhalb von 60 Tagen nach Ende des Kalenderjahres der ESTV schriftlich mitteilen, dass sie die Wertgrenze von CHF 10’000.- überschritten haben.

Steuer- und Abrechnungsperiode (Art. 47 MWST)

Wo ist der Ort der Besteuerung?

Die Marketingagentur «M» aus Paris bietet Werbedienstleistungen weltweit an. Die Marketingagentur «M» ist kein Schweizer Mehrwertsteuerzahler, d.h. sie stellt einem Schweizer Kunden eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer aus (Nettorechnung).
Betrachten wir zwei Fälle:

1. Das in Luzern ansässige Unternehmen «K», das mehrwertsteuerpflichtig ist, hat bei der Marketingagentur «M» Werbedienstleistungen bestellt.
2. Das nicht mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen «C» mit Sitz in Bern bestellt regelmässig Website-Entwicklungsdienste von der Marketingagentur «M».

Lösung:
Für diese Werbedienstleistungen ist nach dem Empfängerortsprinzip der Ort der Dienstleistung die Schweiz (Luzern bzw. Bern).

In Fall a. muss das Schweizer Unternehmen «K» die Bezugsteuer in seiner MWST-Abrechnung rechtzeitig deklarieren und abrechnen. Wenn das Unternehmen «K» eine effektive Abrechnungsart anwendet, kann es den Bezugsteuerbetrag in der gleichen MWST-Abrechnung im Rahmen seiner zum Vorsteuerabzug berechtigten Tätigkeit als Vorsteuer deklarieren und in Abzug bringen.

In Fall b. muss das Berner Unternehmen «C» für die erbrachte Dienstleistung nur dann Steuern zahlen, wenn es derartige Dienstleistungen in einem Kalenderjahr im Umfang von über CHF 10’000.- kauft. In diesem Fall hat sich das Unternehmen «C» innerhalb von 60 Tagen nach Ende des Kalenderjahres schriftlich bei der ESTV zu melden und die Bezugsteuer anzumelden. Übersteigt der Betrag der gekauften Dienstleistungen jedoch keine CHF 10’000.-, hat das Schweizer Unternehmen «C» keine Steuerverbindlichkeiten.

A. Das gleiche Schweizer Unternehmen «K» (ist im Schweizer MWST-Register eingetragen) möchte seine Liegenschaft in Italien verkaufen. Dazu ist ein Liegenschaftsvermittler «W» aus Italien beauftragt.

Lösung:

Da diese Dienstleistung eine Ausnahme darstellt und nicht unter das Empfängerortsprinzip fällt, liegt der Ort der Erbringung dieser Dienstleistung dort, wo sich die Liegenschaft befindet, d.h. in Italien. Daher unterliegt diese Leistung nicht der Bezugsteuer. «W» stellt eine Rechnung mit italienischer Umsatzsteuer aus.

B. Das Luzerner Unternehmen «K» plant den Bau eines neuen Lagers in der Schweiz. Für die Bauplanung ist ein kleines Architekturbüro «A» aus Berlin beteiligt.

Lösung:

In diesem Fall gilt die Dienstleistung als in der Schweiz erbracht und unterliegt daher der Bezugsteuer. Das heisst, das Architekturbüro «A» stellt eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer aus und das Schweizer Unternehmen «K» muss die Bezugsteuer in seiner MWST-Abrechnung rechtzeitig deklarieren und bezahlen.

Ein spanisches Unternehmen «S» mit einem Jahresumsatz von EUR 200’000 führt Malerarbeiten für das Schweizer Unternehmen «K» durch und kauft dafür Farben in der Schweiz.

Lösung:
Malerarbeiten sind Lieferungen von unbeweglichen Gegenständen. Da sie durch ein Unternehmen mit Sitz im Ausland erbracht werden, das nicht im Mehrwertsteuerregister eingetragen ist, unterliegen sie der Bezugsteuer.

Der weltweite Umsatz des spanischen Unternehmens «S» von EUR 200’000, der CHF 100’000 übersteigt, verpflichtet es jedoch, sich in das Schweizer Mehrwertsteuerregister einzutragen. Dies bedeutet, dass «S» nun in der Schweiz steuerpflichtig ist und eine Rechnung inklusive Mehrwertsteuer ausstellen und diese entrichten muss. In diesem Fall tritt an die Stelle der Bezugsteuer die Mehrwertsteuer.

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Treuhänderwechsel bei Quartals- Oder Semesterende

In aller Regel bietet es sich für mehrwertsteuerpflichte Unternehmen an, auf Beginn des neuen Quartals (für Unternehmen, welche die Mehrwertsteuer nach der effektiven Methode abrechnen) bzw. des neuen Semesters (für Unternehmungen mit Saldosteuersatz) die Buchhaltung an einen neuen Treuhänder oder Buchhalter zu übertragen. Der «alte» Treuhänder sollte die Buchhaltung bis zur Ende dieser Periode abschliessen und noch die Deklaration der Mehrwertsteuer einreichen. Damit ist ein Arbeitspaket in sich geschlossen abgearbeitet und die zeitkritische Deadline zur Einreichung der Mehrwertsteuer (zwei Monate nach Quartals- bzw. Semesterende) wird nicht unnötig strapaziert oder überschritten.

Im optimalen Fall fällt das Quartals- bzw. Semesterende auf das Ende des Geschäftsjahres. Dann macht es Sinn, wenn Ihr bisheriger Treuhänder noch den Jahresabschluss erstellt. Er kennt die Vorkommnisse und kann dies effizienter erledigen als ein anderer Treuhänder oder Buchhalter.

Diese Vorgehensweise ist von der Rechtsform unabhängig – bei AG, GmbH, Einzelfirma oder anderer Rechtsform gibt es keine Unterschiede.

Bei Firmen, die nicht der Mehrwertsteuer unterstellt sind, ist ein Treuhänderwechsel auf jedes Monatsende möglich. Auch hier gilt, dass idealerweise per Ende des Geschäftsjahres gewechselt wird.

Pendenzenliste

Bitten Sie Ihren bisherigen Treuhänder, eine Pendenzenliste zu erstellen, die Sie dem neuen Treuhänder übergeben können. Selbst wenn dies einen gewissen Mehraufwand verursacht, ist dies gut investiertes Geld. Falls Sie selbst sehr gut über den aktuellen Stand Ihrer Buchhaltung informiert sind, können Sie darauf verzichten.

Übergabezeitpunkt der Buchhaltung und anderer Unterlagen

Verlangen Sie von Ihrem «alten» Treuhänder bei Mandatsende sämtliche Unterlagen zurück. Dies kann in elektronischer Form sein (z.B. mit Memory Stick), physisch übergebene Belege und weitere Dokumente können Sie auch wieder in physischer Form zurückfordern.

Ihr Treuhänder muss Ihnen sämtliche Unterlagen aushändigen, die im Zusammenhang mit Ihrem Mandat entstanden sind:

• Jahresabschlüsse
• Detaillierte Buchungsjournale
• Sämtliche Belege, Versicherungspolicen, Verträge
• Analysen von Kostenstellen, Kunden, Produkten, Dienstleistungen
• Schriftverkehr mit den Steuerämtern und anderen Behörden
• Sämtliche weiteren Arbeitsergebnisse (ausser persönliche Notizen des Treuhänders)

Sich einvernehmlich trennen

Und wenn sich Ihr Treuhänder weigert, die Unterlagen zurückzugeben? Dies kommt höchstens dann vor, wenn Rechnungen ausstehend sind. Gemäss Obligationenrecht ist zwar der Rückbehalt von Unterlagen und die «erzwungene» Zahlung von Rechnungen nicht zulässig – auch dann nicht, wenn es noch ausstehende Rechnungen gibt, über die sich beide Parteien einig sind. Die meisten Treuhänder halten aber in ihren Verträgen bzw. Geschäftsbedingungen fest, dass bei Mandatskündigung der Kunde erst nach der Begleichung sämtlicher offener Rechnungen die Unterlagen zurückerhält. Dies ist so legal.

Legen Sie unbedingt Wert darauf, die Geschäftsbeziehung in gutem Einvernehmen zu beenden. Es ist gut möglich, dass Sie noch einmal auf die Kenntnisse Ihres ehemaligen Auftragnehmers angewiesen sind. Vor diesem Hintergrund ist es auch ratsam, offene Rechnungen vollständig zu bezahlen, auch wenn Sie mit diesen Rechnungen nicht 100% einverstanden sind.

Löschen und erteilen von Vollmachten

Lassen Sie die Vollmachten und Informationsrechte Ihres «alten» Treuhänders bei allen Ämtern und Versicherungen austragen. Tun Sie das aber erst, nachdem die Geschäftsbeziehung beendet ist. Zu früh gelöschte Vollmachten führen zu Ärger und Zeitverlust auf allen Seiten.

Vergessen Sie auch nicht, die Zustelladresse für sämtliche Postzuschriften auf Ihre persönliche Adresse bzw. an die Sitzadresse Ihres «neuen» Treuhänders zu ändern.

Zudem sollten Sie die Berechtigungen für das ESTV Suisse Online-Tool (Mehrwertsteuer) und einen allfälligen Zugang zu Ihren Firmenaccount bei der Ausgleichskasse stornieren bzw. ändern.

Welche Unterlagen braucht Ihr «neuer» Treuhänder?

Prioritär sollten Sie folgende Unterlagen übergeben:

• Abschlüsse der letzten sieben Jahre (oder zumindest der letzten drei Jahre)
• Detailliertes Buchungsjournal des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres
• Detailliertes Buchungsjournal des angebrochenen Geschäftsjahres
• Letzte eingereichte Steuererklärung
• Für das aktuelle Jahr gültige Versicherungspolicen und Vorsorgepolicen
• Schriftliche Bestätigung der genauen Mehrwertsteuer-Abrechnungsmethode
• Zugang zum ESTV Suisse Online-Tool (für die Mehrwertsteuer)
• Falls vorhanden: Online-Zugang zur Buchhaltungssoftware und Belegablagesystem (Cloud etc.)
• Frische, noch nicht gebuchte Belege des neu angebrochenen Quartals bzw. Semesters
• Pendenzenliste des «alten» Treuhänders

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