Jeder von uns, hat bereits mehrere Dutzend Verträge unterzeichnet – auch ohne Freelancer oder Einzelunternehmer zu sein:

• Sie mieten eine neue Wohnung an? Bitte Mietvertrag unterschreiben!
• Sie haben einen neuen Job? Hier sind ein Arbeitsvertrag und ein NDA notwendig!
• Verkaufen Sie Ihr altes Auto? Kümmern Sie sich um den Kaufvertrag!

Und im Geschäftsleben, wo sich die Partner jeden Tag auf etwas neues einigen, wächst die Zahl dieser Unterlagen inklusive Pflichten und Verantwortungsbereichen exponentiell.

Fehler können in diesem Umfeld teuer werden. Aber muss man bei jedem Partnerschaftsvertrag einen Anwalt einschalten? Natürlich nicht!

In diesem ersten Artikel unserer Serie helfen wir Start-ups und Freelancern bei der Erstellung und Analyse von Verträgen, erklären, wie man sich die Arbeit mit Hilfe von Rahmenverträgen erleichtern kann und stellen Vorlagen für die gängigsten Vertragstypen zur Verfügung.

Alle obligatorischen und optionalen Vertrags­bestandteile

Freelancer können über alles verhandeln – von Catering-Dienstleistungen bis zur Lizenz für eine Filmübertragung. Und unabhängig davon, worum es in dem Vertrag geht – er wird obligatorische Standard­klauseln und optionale Bedingungen enthalten.

Üblicherweise werden die wichtigsten Bedingungen in den Vertrag aufgenommen und alle zusätzlichen Bedingungen in Annexen, Akten und anderen Zusatzdokumenten hinzugefügt.

Zusätzliche Dokumente

Dem Vertrag können beliebige Dokumente beigefügt werden. Häufig wird beispielsweise das Protokoll der Gesellschafter­versammlung dem Betriebs­eröffnungs­vertrag beigefügt. Und der Arbeitsvertrag kann um persönliche Eigenschaften des Mitarbeiters oder Empfehlungen anderer Arbeitgeber ergänzt werden.

Die häufigsten zusätzlichen Dokumente in einem Freelancer-Vertrag sind in der Praxis ein Annex und eine Zusatzvereinbarung.

Annex

Der Annex enthält Informationen, die zum besseren Verständnis des Vertrages beitragen sollen.

Falls sich der Vertrag beispielsweise auf einen technisch-orientierten Bereich bezieht, ist es sinnvoll, ein Glossar mit allen im Vertrag verwendeten technischen Begriffen in den Annex aufzunehmen.

Falls ein Freelancer einen Service-Vertrag abschliesst, aber nicht sicher ist, welche Arbeiten er ausführen soll, kann er die Kosten für seine Arbeiten (Preisliste) im Annex festlegen.

Zusatzvereinbarungen

Es ist unmöglich, sämtliche relevanten Aspekte eines Vertrages vorauszusehen. Im Freelancing-Bereich gilt dies erst recht. Deshalb empfehlen sich Zusatzvereinbarungen, um die tatsächlichen Aufgaben zu spezifizieren. Für jede Aufgabe sollte eine separate Zusatzvereinbarung geschlossen werden. Diese Vorgehensweise trägt dazu bei, die Verpflichtungen der Parteien festzulegen und Konflikte bei der Präsentation der Arbeitsergebnisse zu vermeiden. Wenn ein Freelancer beispielsweise eine Vereinbarung über den regelmässigen Verkauf von Waren getroffen hat, sollte die Zusatzvereinbarung detaillierte Angaben zu jeder Warenpartie enthalten.

Der Aufbau einer Zusatzvereinbarung ist weniger komplex, als ein Vertrag. Man benötigt die Benennung der Vertragsparteien, die Beschreibung der Zusatzvereinbarung und die Unterschrift mit Initialen. Zusatzvereinbarungen sollten juristische Standard­formulierungen enthalten:

«Alle anderen Vertragsbedingungen bleiben unverändert und die Parteien bestätigen ihre entsprechenden Verpflichtungen.»
«Diese Zusatzvereinbarung ist integraler Bestandteil des Vertrages.»

Diese sogenannten Begleitdokumente sind integraler Teil des Vertrags. Sämtliche Informationen, Bedingungen und Aufgaben verfügen über die gleiche Rechtsgültigkeit wie der Vertrag selbst. Sämtliche ergänzenden Dokumente müssen zwischen den Parteien vereinbart und gegengezeichnet werden, damit sie gültig werden.

Aktionen mit Verträgen

Vertragsunterzeichnung

Ein Vertrag tritt in Kraft, sobald er von beiden Parteien unterzeichnet ist. Auf den ersten Blick scheint das alles sehr trivial: lesen und unterschreiben. Doch hier sind drei Details, die einen Vertrag ungültig werden lassen:

Die Namen der Parteien in der Präambel unterscheiden sich von den Namen der Unterzeichner

In der Regel handelt es sich lediglich um einen mechanischen Fehler, wenn ein Freelancer einen Standardvertrag abschliesst und vergisst, den Namen des Partners zu Beginn oder am Ende des Dokuments zu ersetzen. Es kann auch vorkommen, dass der Manager, mit dem das Projekt besprochen haben, im Unternehmen nicht zeichnungsberechtigt ist. Deshalb muss im Vorfeld geklärt sein, wessen Name im Vertrag angegeben werden soll.

Die Unterschrift nur einer Partei

Ist ein Projekt zeitkritisch, bleibt häufig keine Zeit für langwierige Vertragsverhandlungen. Der Freelancer unterzeichnet den Vertragsentwurf, sendet das Dokument an den Kunden und beginnt mit der Arbeit, um den Termin einzuhalten. Der Kunde vergisst, den Vertrag zu unterschreiben und ist bereits mit anderen dringenden Aufgaben beschäftigt. Letztlich kann es vorkommen, dass der Kunde die Arbeiten des Freelancers nicht mehr benötigt. Da der Vertrag nie vom Kunden unterzeichnet wurde, können in dem Fall auch keine Ansprüche gegen ihn geltend gemacht werden.

Nötigung oder Druck auf den Unterzeichner

Ein Vertrag ist stets eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien. Falls eine Partei bestimmte Vertragsklauseln ändern möchte, die andere Partei damit jedoch nicht einverstanden ist, wird ein Kompromiss erforderlich. Andernfalls könnten skrupellose Unternehmen Druck ausüben oder die andere Partei sogar erpressen, um ein Geschäft zu erzwingen. «Sie werden diesen Werbeauftrag nur dann erhalten, wenn Sie uns das Urheberrecht an dem fertigen Video überlassen». «Wir stellen Sie nur ein, wenn Sie ein NDA unterschreiben». Sollte ein Freelancer in den oben beschriebenen Situationen Zugeständnisse machen, kann derartiges Unternehmenshandeln vor Gericht angefochten werden.

Änderung des Vertrags

Um Vertragsklauseln zu ändern, muss der Freelancer eine Zusatzvereinbarung mit den aufgelisteten Änderungen erstellen. Sie sollten die folgende Formulierung verwenden: «Die Parteien A und B haben beschlossen, Klausel 1.2 wie folgt zu ändern/hinzuzufügen: …»

Die Zusatzvereinbarung mit der Liste der Änderungen muss von beiden Parteien unterzeichnet werden.

Gleiches gilt für eine Vertragsverlängerung.

Verlängerung des Vertrags (Verlängerungsvertrag)

Falls Sie lediglich eine Verlängerung des Vertrags anstrengen möchten, reicht es aus, wenn Sie den folgenden Wortlaut in die Zusatzvereinbarung (Verlängerungsvertrag) aufnehmen: «Die Parteien A und B haben vereinbart, eine Änderung des Vertrags vorzunehmen, nämlich die Klausel X.X von «Der Vertrag gilt ab dem Datum seiner Unterzeichnung bis zum 31.12.2022» in «Der Vertrag gilt ab dem Datum seiner Unterzeichnung bis zum 31.12.2023» zu verändern.

Im modernen Geschäftsleben vertrauen Unternehmer und Firmen zunehmend auf Verträge mit flexibler Laufzeit. Das heisst, dass ein Vertrag so lange gültig bleibt, bis eine bestimmte gezielte Aktion durchgeführt wird. Zum Beispiel: “bis alle Aufträge erfüllt sind” oder “bis alle Zahlungen zwischen den Parteien erfolgt sind”. Zu diesem Zweck kann die folgende Formulierung im Vertrag verwendet werden: «Der Vertrag gilt ab dem Zeitpunkt seiner Unterzeichnung bis zum 31.12.2023 oder bis zur Erfüllung aller in diesem Vertrag und seinen Zusatzverträgen festgelegten Bedingungen»

Bestimmte Verträge verlängern sich unter definierten Bedingungen automatisch um eine feste Laufzeit. Falls Sie beispielsweise eine Bankeinlage für ein Jahr eröffnen und das Geld am Ende der Laufzeit nicht vom Konto abheben, verlängert sich die Einlage automatisch um ein weiteres Jahr. Oder Sie haben ein Abonnement für ein Programm erworben. Der Abovertrag verlängert sich automatisch jedes Mal sobald die entsprechende Zahlung eingegangen ist. Es kann durchaus problematisch sein, einen derartigen Vertrag zu brechen. Deshalb wird im B2B-Bereich eine automatische Vertragsverlängerung eher selten eingesetzt.

Kündigung des Vertrags (Auflösungsvertrag)

In vielen Fällen lohnt es sich nicht mehr, einen Vertrag abzuändern, sondern man sollte ihn vollständig kündigen. Auf diese Weise lässt sich beispielweise das Recht wiederherstellen, mit anderen Partnern zusammenzuarbeiten. Oder es gilt, Forderungen zu streichen, die die Parteien für die Dauer des Vertrags vereinbart haben. Dazu muss eine zusätzliche Vereinbarung (Auflösungsvertrag) auf bilateraler Ebene unterzeichnet werden. Diese muss folgende obligatorischen Teile beinhalten.

Verträge, die jeder Freelancer haben sollte

Freelancer arbeiten vor allem zu Anfang der Kooperation ohne vertragliche Grundlage mit Kunden zusammen oder vertrauen ihre Rechtssicherheit den Verträgen von Freelancer-Börsen an. Aber wenn die Anzahl der Kunden wächst und damit auch die Gebühren beispielsweise für deren Websites steigen, ist es an der Zeit, die Selbstständigkeit auszuweiten. Ab diesem Zeitpunkt sollte man zwingend sein geistiges Eigentum schützen (NDA), die Arbeitsbedingungen (Arbeitsvertrag) oder das Verfahren zur Erbringung der Dienstleistungen (Servicevertrag) festlegen.

Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)

Kompetente Freelancer werden – wie jedes Unternehmen, das seine Kunden schätzt – stets einer NDA-Unterzeichnung zustimmen, bevor eine umfassende Zusammenarbeit beginnt. Dies gilt besonders für die Bereiche Business Planning und Consulting.

Unabhängig von dem Know-How, wie man ein NDA formuliert, sollte ein Freelancer Kenntnis davon haben, wie man NDAs von Kunden interpretiert. Obwohl diese Fähigkeit in der Regel mit zunehmender Erfahrung wächst, werden wir in unserem nächsten Artikel die entscheidenden Details beschreiben, die vor der Unterzeichnung eines Vertrags zu beachten sind.

Rahmenvertrag / Dienstleistungsvertrag / Servicevertrag

Nach Unterzeichnung des NDA und Anlieferung der Projektinformationen kalkuliert ein Freelancer normalerweise das Budget und erstellt eine Offerte für den Kunden. Wird die Offerte akzeptiert, wird ein Servicevertrag unterzeichnet. Er verfügt in der Regel über eine Standardstruktur (siehe Vertragsstruktur) und enthält Klauseln hinsichtlich der Höhe und Form der Zahlung.

Ein Servicevertrag kann für 1 Jahr oder bis zur vollständigen Umsetzung des Projekts abgeschlossen werden. Bei langfristigen Projekten empfiehlt es sich, die Rahmenverträge um Informationen über höhere Gewalt und eine vorzeitige Beendigung des Vertrags zu ergänzen.

Arbeitsvertrag / Freelance-Vertrag

Immer wieder kommt es vor, dass Unternehmen externe Berater beispielsweise in IT- oder Steuerfragen benötigen. In diesem Fall kann ein Freelance-Vertrag sehr hilfreich sein. Der Freelancer wird als Angestellter des Unternehmens betrachtet und erhält einen monatlichen Lohn. Der Lohn kann fix vereinbart werden oder sich nach der Zahl der geleisteten Arbeitsstunden richten.

Ein Freelance-Vertrag enthält Elemente eines Service- sowie eines Arbeitsvertrags. Er sollte nicht nur die Verpflichtungen zwischen den Parteien beschreiben, sondern auch das Verfahren für die Erbringung von Dienstleistungen, den Erhalt von Zahlungen, die Zusammenarbeit mit Dritten und den Schutz interner Informationen.

Andere populäre Vertragsarten

Es sollte nicht überraschen, dass jede Geschäftsnische ihre eigene spezielle Vertragsart hat. Aber um ehrlich zu sein: Strukturell unterscheiden sie sich lediglich in Nuancen. Das Einzige, was sich ändert, sind die Formen der Dienstleistungen und Haftungsgegenständen.

Die Kenntnis zu den Besonderheiten dieser Verträge ist für einen Freelancer-Rechtsanwalt durchaus wichtig. Startups benötigen jedoch häufig rechtliche Unterstützung bei der Gestaltung ihres eigenen Vertragsrahmens. Sie können sich in dieser Hinsicht an einzelne Anwälte wenden oder sich selbst einen Treuhänder suchen. In unserer Datenbank finden Sie genau die notwendigen Filter, um dies problemlos zu tun.

In den kommenden Artikeln dieser Serie werden wir uns genauer ansehen, welche kritischen Fehler einen Vertrag ungültig machen können, häufig gestellte Fragen zu Verträgen von Selbständigen beantworten und die besten Online-Tools empfehlen, um Verträge mit Kunden einfach zu erstellen und zu verwalten.

Bleib dran 🎵

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Teil 2 – 9 kritische Fehler bei Freelancer-Verträgen (Gratis Checkliste)
• Teil 3 – Top-Ressourcen zum Herunterladen, Kaufen und Erstellen von Verträgen
• Vom Freelancer zum Einzelunternehmen. Tipps für Selbstständige in der Schweiz.

Wie ist eine Gutschrift definiert? Lässt sich eine Gutschrift mittels einer kostenlosen Vorlage erstellen und wie muss man diese verbuchen? Wenn dies Ihr Interesse geweckt hat, befinden Sie sich hier genau richtig. In den folgenden Kapiteln dieses Artikels werden Sie viele Antworten auf Ihre Fragen finden.

Unterschiedliche Formen und Bedeutungen von Gutschriften

In der Praxis wird der Begriff «Gutschrift» in drei unterschiedlichen Situationen verwendet. Daraus entstehen drei Bedeutungen, die sich stark voneinander unterscheiden.

Abrechnungsgutschrift

Bei der Abrechnungsgutschrift handelt es sich um die klassische Bedeutung des Begriffes «Gutschrift». Wie bereits erwähnt, stellt der Leistungsempfänger eine Gutschrift an den Leistungserbringer aus. In diesem Fall ersetzt die Gutschrift die Rechnung des Leistungslieferanten. Die Abrechnungsgutschrift findet in der Schweiz aktuell keine breite Anwendung.

Man trifft auch im Kommissionsgeschäft auf Abrechnungsgutschriften, wenn Provisionen auf der Basis von Verkaufspreisen berechnet werden. Hier kommt es nicht selten vor, dass die Rechnungslast nicht der Zahlungsempfänger (Kommissionär), sondern der Zahlungspflichtige (Kommittent) trägt.

Kaufmännische Gutschrift Gutschrift für Rechnungskorrektur/Rückerstattung

Häufig wird mit dem Begriff «Gutschrift» eine zusätzliche Rechnung bezeichnet, die eine vorher ausgestellte Rechnung annulliert. Es kommt nicht selten vor, dass man die Rechnungskorrekturen vornehmen muss. Meistens entsteht diese Notwendigkeit in folgenden typischen Situationen:

In allen oben erwähnten Fällen muss die bereits ausgestellte Rechnung

Bank- oder buchhalterische Gutschrift

Unter dem Begriff «buchhalterische Gutschrift» ist eine Buchung auf der Habenseite eines Kontos gemeint, die entweder eine Verbindlichkeit oder die Minderung der Forderung an den Leistungsempfänger/Kunden dokumentiert. Als Beleg wird dafür eine Gutschriftsanzeige in Papierform oder digital als Dokument erzeugt. Die Gutschriftsanzeige spiegelt die Details einer Abrechnung wie z. B. Art, Menge oder Preis einer Ware/Dienstleistung sowie den Nachweis des entsprechenden MwSt.-Betrages wider.

Ein ähnliches Prinzip gilt auch für die Bankgutschrift, die Zahlungseingänge auf einem Bankkonto nachweist. Sie steigert das Habensaldo des Kontoinhabers oder reduziert den Sollsaldo. Deshalb trägt die Bankgutschrift auch eine andere Bezeichnung: Zahlungsgutschrift. Trifft man auf die Wortverbindung «eine Gutschrift auf dem Konto», handelt es sich stets um den Hinweis, dass damit der Begriff «Gutschrift» gemeint ist.

Aufbau und Pflichtangaben der Gutschrift

Aus steuerrechtlicher Sicht ist die Gutschrift eine Rechnung. Demzufolge muss die Gutschrift sämtliche Pflichtangaben enthalten, die der Gesetzgeber für eine Rechnung vorsieht, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.

Wie muss man eine Gutschrift erstellen?

Das Erstellen einer Gutschrift gleicht dem Erstellen einer Rechnung. Deshalb stehen hier folgende Optionen zur Verfügung.

Wie bucht man eine Gutschrift?

Aufgrund der mehrdeutigen Definition des Begriffes «Gutschrift» erfolgt die Buchung von Gutschriften ganz unterschiedlich.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Lastschrift?

Eine Gutschrift und eine Lastschrift sind völlig unterschiedliche Begriffe. Während eine Gutschrift meistens als umgekehrte Rechnung oder Rechnungskorrektur angesehen wird, funktioniert die Lastschrift als besondere Zahlungsmethode, bei der nicht der Zahlungspflichtige, sondern der Empfänger die Überweisung auslöst.

Sind Gutschriften brutto oder netto?

Es kommt darauf an, ob der Leistungserbringer zur MwSt. verpflichtet ist. Ist er von der MwSt. befreit, darf die Gutschrift keine MwSt. aufweisen. In allen anderen Fällen muss die Gutschrift sowohl den Nettobetrag als auch den Bruttobetrag enthalten.

Was ist der Unterschied zwischen der Gutschrift und dem Gutschein?

Beim Gutschein handelt es um eine Urkunde, die den Anspruch auf eine Ware oder einen Betrag bestätigt. Der Gutschein kommt meistens im Vertrieb zum Einsatz, wo er eine Bezahlungsfunktion ausübt. Von daher tragen Gutschrift und Gutschein völlig unterschiedliche Bedeutung.

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Mehrwertsteuer: Grenzüberschreitende Lieferungen vom und ins Ausland
• Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung/Mahnung? (mit Vorlage)
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Unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Einzelunternehmen oder um eine grosse GmbH handelt — die meisten Unternehmen sind dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Das Kassenbuch ist das A und O der Buchhaltung jedes Unternehmens, das Bareinnahmen erzielt oder Barausgaben umsetzt. Oftmals tauchen bei der Kassenbuchführung zahlreiche Detailfragen auf, mit denen die Unternehmen täglich konfrontiert werden. Gehören auch Sie zu dieser Gruppe? Hier geht es um die wichtigsten Aspekte des Kassenbuches, die zu beachten sind, um den grössten Teil möglicher Irritationen im Geschäftsleben zu vermeiden.

Kassenbuch: Definition und Begriffe

Das Kassen­buch ist ein Format, mit dessen Hilfe ein Unternehmen sämtliche Ein­zahlungen und Aus­zahlungen der Geschäftskasse in Barmitteln erfasst. Ausser Kassen­buch trifft man bei der Kassen­buch­führung auch andere Begriffe an.

Kassen­buch-Vortrag

Der Übertrag aus dem vorhergehenden Zeitraum, der als Anfangs­betrag der Kasse gilt.

Beleg

Nachweis über ein bestimmtes Ereignis im Unternehmen.

Saldo

Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben ergibt.

Saldo­steuer­satz

Prozentsatz des Jahres­umsatz­erlöses, den man bei der Anwendung der Saldo­steuer­satz­methode als MwSt zu zahlen hat.

Geschuldete MwSt

Die zur Zahlung fällige MwSt.- Summe.

Tages­losung

Das Ergebnis des Kassen­berichts.

Kassen­blatt

Bezeichnet den Auszug aus dem Kassen­buch.

Kassen­bericht

Auskunft über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Tages.

Kassen­zähl­protokoll

Das Dokument, in dem sämtliche Scheine und Münzen in der Kasse nach Nominal­wert aufgelistet werden.

Wer muss in der Schweiz ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht zur Kassenbuchführung basiert in der Regel auf dem Artikel 957 OR, in dem der Gesetzgeber Einzelunternehmen sowie generell juristische Personen zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet.

Grundanforderungen an eine Kassenbuch-Führung

In Art. 957a Abs. 2 OR sind die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung dargelegt, die bei der Kassenbuch-Führung anzuwenden sind.

Generelle Anforderungen

• Regelmässigkeit. Eine vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle.
• Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge. Für jeden Eintrag muss ein Beleg vorhanden sein. Eine Buchung ohne Beleg ist nicht erlaubt.
• Übersichtlichkeit. Die separate Erfassung von Einnahmen und Ausgaben. Sie dürfen nicht summarisch in einem Saldo ausgewiesen werden.

Dazu gibt es auch spezielle Anforderungen an die Kassenbuch-Führung.

Spezielle Anforderungen

• Chronologie. Das Kassenbuch muss stets chronologisch, lückenlos und fortlaufend geführt werden. Es empfiehlt sich, jeden Eintrag umgehend und nicht erst am Ende eines Zeitraums ins Kassenbuch aufzunehmen.
• Keine Veränderung­/­Löschung der Buchungen. Weder bei einer Softwarelösung noch bei einem Papier-Kassenbuch darf man Veränderungen oder Löschungen durchführen.
• Selbstverantwortlichkeit. Der Buchführende ist stets für die ordnungsgemässe Kassenbuchführung verantwortlich und haftet daher selbst für alle Fehler in seinem Kassenbuch.
• Aufbewahrungsfrist für 10 Jahre. Sämtliche Unternehmen sind dazu verpflichtet, das Kassenbuch über den Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren.

Wie Fehler bei der Kassenführung richtig korrigiert werden, lesen Sie hier.

Ist ein Kassenbuch in Excel erlaubt?

Ein Kassenbuch in Excel, bzw. eine Kassenbuchführung als Excel-Tabelle ist nicht erlaubt, weil Zeilen sowie Texte und Beträge spurlos geändert werden können. Die Excel-Vorlagen kann man ausdrucken und muss weiterhin die ausgedruckte Kassenbuch-Vorlage handschriftlich führen.

In welcher Sprache muss man das Kassenbuch führen?

Nach dem Art. 957 A Abs. 5 OR besteht die Möglichkeit, das Kassenbuch in einer der Landessprachen oder in Englisch zu führen.

Häufigkeit der Kassenbuchführung

Die gesetzlichen Vorgaben verlangen eine tägliche Erfassung der Kasseneinnahmen und -ausgaben. Beispiele aus der Rechtsprechung unterstreichen, dass zumindest Betriebe mit Bareinnahmen zur täglichen Kassenbuchführung verpflichtet sind. Dies führt folglich zur täglichen Erstellung des Kassenberichts sowie des Zählprotokolls.

Wie ist ein Kassenbuch aufgebaut?

Jede Buchung im Kassenbuch umfasst gewisse Angaben.

Wie muss das Kassenbuch geführt werden?

Kurzanleitung

1. Laden Sie die Kassenbuch-Vorlage №1 herunter und öffnen die Excel-Tabelle.
2. Das Kassenbuch-Formular müssen Sie selber ausdrucken.
3. Links oben geben Sie statt «Vorlage» Ihren Firmennamen ein.
4. Danach geben Sie den Zeitraum ein, auf den sich das Kassenbuch bezieht.
5. In der nächsten Zeile fügen Sie den Anfangsbestand der Geschäftskasse Der Kassenbuch-Vortrag wird automatisch berechnet.
6. In den Spalten «Einnahme» und «Ausgaben» nehmen Sie den Betrag Ihrer Einnahmen bzw. Ausgaben auf.
7. Für jeden Geschäftsvorfall existiert ein entsprechendes Datum sowie die Belegnummer.
8. Die Excel-Tabelle errechnet in der Spalte «Saldo» automatisch den aktuellen Kassenbestand.
9. In der Spalte «Beschreibung» wird angegeben, aus welcher Quelle / für welchen Zweck die Summe erhalten­/­ausgegeben geworden ist.
10. Ausgaben müssen nach der Einzelaufzeichnungspflicht einzeln aufgezeichnet werden.
11. Sämtliche zugehörigen Belege sind in zeitlicher Reihenfolge direkt hinter dem Kassenbuch aufzubewahren.
12. Am Ende des Monats oder beim Erreichen der letzten Zeile des Kassenblattes sind die Spalten «Einnahmen» und «Ausgaben» aufzusummieren. Letztlich ist das Kassenblatt mit dem Kassenbestand abgeschlossen.
13. Falls das Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist und auf die Saldosteuersatzmethode setzt, ist der entsprechende Steuersatz anzugeben, damit die Vorlage die geschuldete MwSt. berechnet. Bei der effektiven MwSt.-Methode (siehe Kassenbuch-Vorlage №2) erfolgen alle Kalkulationen ohne die Notwendigkeit, zusätzliche Angeben einzufügen.

Ermittlung des Geldbestands: Kassenzählprotokoll und Kassenbericht

Am Ende des Tages muss der Geldbestand durch ein Zählprotokoll nachgewiesen werden, das in Form einer Aufstellung sämtlicher Scheine und Münzen in der Kasse fungiert. Ausser Datum und Unterschrift des Kassierers beinhaltet dieses Dokument in der Regel drei Spalten:

• Nominalwert der Scheine/Münzen
• Stückzahl
• Betrag

Normallerweise wird das Kassenzählprotokoll am Ende jeden Tages beim Kassenabschluss erstellt. Zusammen mit dem Kassenzählprotokoll erstellt man den Kassenbericht, der sämtliche Bareinnahmen und Ausnahmen über den Tag hinweg zusammenfasst.

Verantwortung für fehlerhafte Kassenbuchführung

Jedes Unternehmen ist gesetzlich zu einer ordnungsgemässen Buchführung verpflichtet. Je nach Vergehen sind unterschiedliche Sanktionen vorgesehen:

• Geldbussen
• Gewerberechtliche Sanktionen
• Hinzuschätzungen
• In manchen Fällen sogar Freiheitsstrafen

Häufig gestellte Fragen

Wie korrigiert man Fehler im Kassenbucht?

Korrekturen sind sowohl in digitalen als auch in analogen Kassenbüchern zulässig. Die erste Variante bietet meist elegante und smarte Lösungen an, während die zweite deutlich zeitaufwändiger ist.

Hier können Sie erfahren, welche Buchhaltungssoftware aktuell auf dem Markt vorhanden ist.

Wie gleicht man eine Kassendifferenz im Kassenbuch richtig aus?

Erfahrungsgemäss entsteht eine Differenz in der Kasse aus vier zentralen Gründen:

• Zu viel / zu wenig Wechselgeld herausgegeben.
• Versehentlich zu wenig Bargeld für den Kauf eingenommen.
• Den falschen Preis für den richtigen Artikel gebucht.
• Den falschen Artikel als Verkauf verbucht, obwohl der einen anderen Preis als der tatsächlich verkaufte Artikel hat.
• Nichterfassung eines Kassenbelegs.

Lösungswege:

• Den vergessenen Beleg im Kassenbuch hinzubuchen.
• Die Differenz mit den entsprechenden Konten hinzu buchen: «8510 Ausserordentlicher Ertrag» für Überschuss oder «8500 Ausserordentlicher Aufwand» für Fehlbetrag.

Darf die Geschäftskasse im Minus sein?

Der Kassenbestand muss stets mit dem tatsächlich in der Geschäftskasse befindenden Bestand übereinstimmen und darf niemals ins Minus geraten. Ein Nullbestand ist trotzdem zulässig. Falls die Kasse ins Minus gerät, liegt der Grund meist darin, dass man aus Versehen einen Beleg nicht gebucht hat. Am selben Tag ist es erlaubt, diesen Beleg hinzuzubuchen. Der negative Kassenbestand muss unbedient korrigiert werden, da sonst die gesamte Buchführung in Zweifel gezogen werden kann.

Wer deckt die Differenz in der Kasse ab?

In der Praxis liegt die Verantwortung für einen Fehlbetrag normalerweise auf den Schultern von Kassierern oder denjenigen, die für die Kasse des Unternehmens zuständig sind. In vielen Fällen müssen die Kassierer die Differenz in der Kasse aus eigener Tasche ausgleichen. Laut Gesetz (OR Art. 321e VI. Haftung des Arbeitnehmers), ist der Arbeitnehmer jedoch nur für den Schaden verantwortlich, wenn er absichtlich oder fahrlässig handelt. Demnach ist das Verantwortungsrisiko der Kassierer ziemlich begrenzt. In der Praxis muss nicht der Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber das Risiko kleiner Kassenfehlbestände tragen.

Muss man im Kassenbuch Privatentnahmen und Privateinlagen buchen?

Alle Privatentnahmen und Privateinlagen sind im Kassenbuch mit entsprechender Buchung zu erfassen. Dafür muss man einen Eigenbeleg schreiben: für die Entnahmen «Privatentnahme», für den zweiten Fall «Privateinlage».

Wie nummeriert man die Belege?

Jeder Beleg muss eine fortlaufende Nummer haben, mit der er ins Kassenbuch eingetragen und identifizierbar ist. Dazu empfiehlt es sich, auf dem Beleg eine Belegnummer zu notieren. Es hilft erheblich, den Überblick der Geschäftsvorfälle zu bewahren.

Elektronisches Kassensystem: Pflicht oder Recht?

Ein Kassensystem ist eine Kombination aus Hard- und Software für die Kassenführung eines Unternehmens. Es gibt aber keine gesetzliche Pflicht, ein elektronisches Kassensystem zu führen. Nichtsdestotrotz ist es in einigen Bereichen wichtig, elektronische Programme für die Kassenführung einzusetzen. So ist ein Kassensystem beispielsweise im Bereich der Gastronomie oder des Handels zwar keine Pflicht, ist aber trotzdem dort sehr verbreitet.

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