Häufig hört man von Begrifflichkeiten wie Unterbilanz, Kapitalverlust oder Überschuldung. Es gehört zum Geschäftsalltag, dass Unternehmen gelegentlich in schwierige Situationen geraten und Verluste verzeichnen. Solange das Unternehmen in der Lage ist, seine Schulden gegenüber den Gläubigern zu begleichen, ist ein vorübergehender Umsatzrückgang keine Katastrophe. Doch was passiert, wenn ein Ausgleich nicht mehr möglich ist? Die Antworten liegen im Verantwortungsbereich des Verwaltungsrats oder des Geschäftsführers einer GmbH.

Oft geht man davon aus, dass nur die Inhaber der Einzelfirmen und Personengesellschaften für die Verbindlichkeiten eines Unternehmens verantwortlich sind. Kapitalgesellschaften haften lediglich mit dem Gesellschaftsvermögen. Das stimmt grundsätzlich, doch wenn die Gläubiger durch Firmenkonkurs zu Schaden kommen, prüft das Gericht, ob der Verwaltungsrat bzw. der Geschäftsführer seine Sorgfaltspflichten erfüllt haben. Sollten die Gläubiger Schadenersatz verlangen, haften die VR-Mitglieder mit ihrem persönlichen Vermögen.

Daher ist es für den Verwaltungsrat wichtig, zwischen Unterbilanz, Kapitalverlust oder Überschuldung unterscheiden zu können, um die Rechte und Pflichten zu kennen sowie die notwendigen Massnahmen rechtzeitig einzuleiten.

Unterschied zwischen Unterbilanz, Kapitalverlust und Überschuldung

Unterbilanz, Kapitalverlust und Überschuldung sind Begriffe, die unterschiedliche Aspekte der Liquidität eines Unternehmens beschreiben. Sie beschreiben Ansätze, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zeitnah geeignete Massnahmen zu ergreifen, um einen möglichen Konkurs zu vermeiden. Das nachfolgende Schema verdeutlicht anschaulich, wie sich eine Bilanzstruktur von Fall zu Fall unterschiedlich gestalten kann.

Reaktion auf Unterbilanz, Kapitalverlust oder Überschuldung

Die Optionen des Verwaltungsrates einer Aktiengesellschaft im Falle einer Unterbilanz, eines Kapitalverlusts oder einer Überschuldung umfassen folgendes Spektrum:

1. Finanziellen Stand des Unternehmens überwachen

Begründete Besorgnis hinsichtlich einer Überschuldung besteht, wenn Sie den Verdacht haben, dass das Gesellschaftskapital aufgezehrt ist und die Schulden den Wert des Vermögens übersteigen.

Beispiele für Indikatoren für diesen Zustand sind:

• Preisverfall auf dem Verkaufs- / Einkaufsmarkt
• Umsatzrückgang (Erhöhung der Lagerbestände)
• Mittelabfluss

2. Zwischenbilanz erstellen lassen

Wenn Besorgnis hinsichtlich einer Überschuldung besteht, sollten Sie gemäss Art. 725 Abs. 2 OR eine Zwischenbilanz erstellen und diese einem zugelassenen Revisor zur Prüfung vorlegen. Für die Erstellung der Zwischenbilanz sollte eine kurze Frist ausreichen.

Grundsätzlich sollten Sie die Zwischenbilanz zu Fortführungswerten erstellen. Es sei denn, es wurde beschlossen, die Geschäftstätigkeit des Unternehmens einzustellen. Wenn eine Fortführung der Gesellschaft offensichtlich nicht möglich oder nicht beabsichtigt ist oder die Zwischenbilanz zu Fortführungswerten eine Überschuldung widerspiegelt, erstellen Sie eine Zwischenbilanz zu Liquidationswerten.

Die Prüfung kann von einer ausgewählten Revisionsstelle oder – falls keine bestellt wurde – von einem zugelassenen Revisor im Namen des Unternehmens durchgeführt werden.

3. Den Richter benachrichtigen

Stellt der Revisor infolge einer Prüfung der Zwischenbilanz fest, dass die Forderungen der Gläubiger des Unternehmens weder zu Fortführungs- noch zu Veräusserungswerten abgedeckt sind, ist die Gesellschaft überschuldet. In diesem Fall sind Sie verpflichtet, den Richter zu benachrichtigen und die Bilanz zu deponieren, mit der das Insolvenzverfahren eingeleitet wird.

Die Überschuldungsanzeige (Bilanzdeponierung) liegt in der Verantwortung des Gesamtverwaltungsrats. Daher müssen Sie die Entscheidung, die Überschuldung zu melden, in den entsprechenden Protokollen dokumentieren und dem Richter zusammen mit einem überprüften Zwischenbericht vorlegen. Anstelle einer Überschuldungsanzeige kommt auch eine Insolvenzerklärung in Frage, wonach Sie das Unternehmen vor Gericht für zahlungsunfähig erklären und um Eröffnung des Konkurses ersuchen.

Grundsätzlich existiert keine gesetzlich festgelegte Frist für die Benachrichtigung des Richters nach Erkennen der offensichtlichen Überschuldung. Doch in der Praxis ist vorgesehen, dass Sie der Richter innerhalb von 60 Tagen nach Bekanntwerden der offensichtlichen Überschuldung benachrichtigen muss, wenn keine kurzfristige Sanierung möglich ist.

4. Generalversammlung durchführen und Sanierungsmassnahmen beantragen

Bei einer Unterbilanz gibt es noch keine gesetzlichen Folgen. Deshalb sind noch keine Sanierungsmassnahmen erforderlich.

Bei einem Kapitalverlust gemäss Gesetz (Art. 725 Abs. 1 OR), muss eine sofortige Generalversammlung einberufen und dabei die Sanierungsmassnahmen beantragt werden. Diese Massnahmen müssen in der Einladung und in der Tagesordnung aufgelistet werden [i] Die Pflicht des Verwaltungsrats obliegt bei der GmbH den Geschäftsführern..

Die bekanntesten und wahrscheinlich häufigsten Gegenmassnahmen sind:

• Kapitalerhöhung (Art. 650 OR);
• Kapitalschnitt: nominelle Kapitalherabsetzung (Art. 732 OR) mit gleichzeitiger Kapitalerhöhung (Art. 650 OR);
• Rangrücktritte (Art. 725 Abs. 2 OR und Art. 219 SchKG).

Dokumentieren Sie genau alle vom Verwaltungsrat getroffenen Entscheidungen bezüglich der gewählten Sanierungsmassnahmen. Hat der Verwaltungsrat aus bestimmten Gründen beschlossen, keine zusätzlichen Sanierungsmassnahmen zu ergreifen, muss diese Entscheidung ebenfalls dokumentiert werden.

FAQ über Unterbilanz, Kapitalverlust und Überschuldung

Was ist eine Unterbilanz – einfach erklärt?

Eine Unterbilanz liegt vor, wenn die Aktiva eines Unternehmens nach Abzug des Fremdkapitals das Grund- oder Stammkapital und die gesetzlichen Reserven nicht mehr vollständig abdecken. Mit anderen Worten: Eine Unterbilanz liegt vor, wenn ein Bilanzverlust vorliegt.

Deckt das Vermögen das gesamte Fremdkapital und mindestens die Hälfte des Aktienkapitals sowie der gesetzlichen Reserven, hat diese Situation noch keine gesetzlichen Folgen.

Wann liegt ein Kapitalverlust vor?

Wenn die Aktiva eines Unternehmens abzüglich der Verbindlichkeiten nicht einmal die Hälfte des Grund- oder Stammkapitals und der gesetzlichen Reserven abdecken, handelt es sich um eine qualifizierte Form einer Unterbilanz (sogenannter Kapitalverlust).

Wie kommt es zu einer Überschuldung?

Eine Überschuldung entsteht, wenn das Vermögen das Fremdkapital nicht mehr vollständig abdeckt. In diesem Fall ist das Eigenkapital negativ. Die Überschuldung einer Gesellschaft (AG / GmbH / Genossenschaft / Stiftung) bedeutet in der Regel Insolvenz und damit Handlungsunfähigkeit. Manchmal kann jedoch das negative Eigenkapital rein buchmässige Probleme ausweisen. In jedem Fall setzt die Überschuldung weitere Handlungen voraus.

Sind Vorstandsmitglieder bei einem Schadenfall verantwortlich?

Vergessen Sie nicht, dass Sie als Mitglied des Verwaltungsrates zur Rechenschaft gezogen werden können, wenn der Verwaltungsrat einer der in Art. 725 OR aufgeführten Pflichten nicht oder zu spät (Sorgfaltspflichtverletzung) nachkommt.

Verbleibt die Verpflichtung zur Zahlung von AHV/IV/EO- und ALV-Beiträgen in einer bevorstehenden Insolvenz?

Denken Sie daran, dass auch in einer bevorstehenden Insolvenz die Verpflichtung zur Zahlung von AHV/IV/EO- und ALV-Beiträgen beim Unternehmen verbleibt. Gemäss Art. 52 Abs. 2 AHVG (Bundesgesetz über die Alters- und Hinterlassenen-Versicherung) haften sämtliche Verwaltungsratsmitglieder persönlich und solidarisch mit ihrem Privatvermögen (abgesehen von möglichen strafrechtlichen Verfahren). Somit kann ein beliebiges Mitglied des Verwaltungsrates für den ganzen Schaden einklagen.

Fazit

Unterbilanz, Kapitalverlust und Überschuldung sind sehr eng verbundene Begriffe, die vor allem dem Zweck einer plausiblen Darstellung der finanziellen Lage eines Unternehmens dienen. Im Kern handelt es sich um die Relation zwischen dem Reinvermögen bzw. dem gesamten Eigenkapital des Unternehmens und dem Grund- bzw. Stammkapital. Der Gesetzgeber sieht diverse Sanierungsmassnahmen vor, falls ein Unternehmen mit einem Kapitalverlust oder einer Überschuldung konfrontiert wird. Eine zeitnahe Umsetzung der Massnahmen soll dazu beitragen, der Insolvenz vorzubeugen. Sollten Sie noch offene Fragen zum Thema «Unterbilanz, Kapitalverlust und Überschuldung» haben, zögern Sie bitte nicht, im Forum bei den Experten nachzufragen.

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Haben Sie einen Gewinn erzielt und planen Sie bereits, wie Sie diese Mittel einsetzen wollen? Bei der Gewinnverwendung AG/GmbH gibt es Regeln, die Sie kennen und denen Sie folgen müssen.

Der Bilanzgewinn kann nicht immer vollständig ausgeschüttet werden, da gemäss Art. 671 OR gesetzliche und freiwillige Rückstellungen gebildet werden müssen, sofern die definierten Reservestände noch nicht erreicht sind. Die Zahlung von Grunddividenden und allenfalls Superdividenden werden selbstverständlich ebenfalls aus dem Bilanzgewinn finanziert. Als Restwert erhalten Sie den Betrag, der auf das nächste Jahr vorzutragen ist.

Um festzustellen, welchen Teil des Bilanzgewinns Sie verwenden können, sollten Sie einen Gewinnverteilungsplan (auch Gewinnverwendungsrechnung genannt) erstellen. Dieser zeigt Folgendes:

• die Höhe des Bilanzgewinns, die der Beschlussfassung durch die Generalversammlung unterliegt
• der Anteil des Gewinns, der im Unternehmen als Reserven zurückbehalten wird
• der Anteil des Gewinns, der ausgeschüttet wird
• der Saldo, der in das neue Jahr vorgetragen wird.

Folgende Punkte helfen Ihnen, Ihren Gewinn optimal zu verteilen:

Bestimmen Sie die zu verteilende Summe aus dem Gewinn des aktuellen und der vergangenen Jahre

Addieren Sie den Gewinn-/Verlustvortrag der Vorjahresbilanz mit dem diesjährigen Gewinn.

Der Buchungssatz lautet:

Gewinn (aus Gewinn- und Verlustrechnung) / Gewinnvortrag

Das Konto Gewinnvortrag zeigt bis zur Gewinnverwendung den Bilanzgewinn (nicht verteilter Gewinn). Wenn der Bilanzgewinn positiv ist, dann – und erst dann – erfolgt die Gewinnverwendung der AG/GmbH.

Bilden Sie die gesetzlichen Reserven aus dem erzieltem Gewinn

Die Reservebildung besteht aus zwei Stufen (1. und 2. Zuweisung an die allgemeinen Reserven).

Wenn Ihre Reserve keine 20% des Kapitals erreicht haben, müssen in jedem Fall 5% des Jahresgewinns als die erste Zuweisung an die allgemeine Reserve geleistet werden. Das bedeutet, dass dieser Betrag nicht ausgeschüttet, sondern in der Aktiengesellschaft oder GmbH verbleibt. Ist die Reserve höher als 20% des Kapitals, dann muss die 1. Zuweisung nicht geleistet werden.

Der Buchungssatz lautet:

Gewinnvortrag / Gesetzliche Reserven

General- bzw. Gesellschafterversammlung entscheidet über die Gewinnausschüttung

Den verbleibenden Betrag können Sie als Dividende ausschütten, in eine Gewinnrücklage (freiwillige Reserve) einbuchen oder als Gewinnvortrag auf das nächste Jahr übertragen.

Abhängig von der Höhe der Dividenden werden diese als Grunddividenden oder Superdividenden klassifiziert.

Die Grunddividende beträgt maximal 5% des einbezahlten Aktien- und Stammkapitals. Es müssen keine gesetzlichen Reserven für Grunddividenden gebildet werden.

Superdividenden liegen vor, wenn die Höhe des Betrags 5% des eingezahlten Aktien- und Partizipationskapitals übersteigt. Für sie müssen gesetzliche Reserven (2. Zuweisung) gebildet werden.

Ausserdem können Sie eine besondere Vergütung an den Verwaltungsrat auszahlen, die als Tantieme bezeichnet wird. In der Praxis werden kaum Tantiemen ausgeschüttet, weil aus steuerlicher Sicht Honorare für den Verwaltungsrat vorteilhafter sind – damit kann das Unternehmen die Kosten erhöhen und damit die Gewinnsteuern reduzieren.

Zweite Zuweisung an allgemeine Reserve

Wenn die gesetzliche Reserve weniger als 50% des Aktien- bzw. Stammkapitals beträgt und Sie sich für Superdividenden und / oder Tantiemen entschieden haben, müssen Sie 10% des Betrags der Superdividenden und Tantiemen in die gesetzlichen Reserven entrichten.

Der Buchungssatz lautet:

Gewinnvortrag / Gesetzliche Reserven (10% der Superdividenden und Tantiemen)

Freiwillige Reserven können mittels Beschluss oder Statuten bestimmt werden

Die Bildung freiwilliger Reserven kann in besonders risikobehafteten Branchen oder bei schwierigem Marktumfeld sinnvoll sein.

Der Buchungssatz lautet:

Gewinnvortrag / Freiwillige Reserven

Neuer Gewinn-/Verlustvortrag

Wenn der Gewinn auf Reserven und Dividenden verteilt ist, wird der verbleibende Gewinn als neuer Gewinnvortrag in die Bilanz des Folgejahres vorgetragen.

Sie können sich oben ein detailliertes Beispiel für eine Dividendenberechnung herunterladen. Alternativ können Sie unseren Rechner verwenden, um alle Bestandteile des Gewinnverteilungsplans korrekt zu berechnen.

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