Originalrechnungen ändern

D_Koenig

Hallo zusammen,
Wir haben mehrere Kunden in mehreren Ländern - wir schicken ihnen eine Rechnung und gelegentlich gibt es einen kleinen Fehler / Diskrepanz - z.B das Datum, der Firmenname (gleiche Firma nur Namensänderung), Produktbeschreibung oder einige zusätzliche Informationen sind auf der Rechnung erforderlich.

Sollten wir:

einfach einen PDF-Editor verwenden und die erforderlichen Informationen hinzufügen bzw. ändern (beachten Sie, dass dies bedeutet, dass die Rechnung des Kunden von der offiziellen Rechnung auf unserem System abweicht) und dieses PDF an den Kunden senden?
eine Gutschrift für die Originalrechnung erstellen und den Kunden eine neue Rechnung mit den gewünschten Änderungen ausgeben?

Offensichtlich ist Lösung A die einfachste und schnellste Option, aber ich wollte nur überprüfen, ob es Probleme gibt, die ursprüngliche Rechnung geringfügig zu ändern. Ich bin besonders an den rechtlichen Auswirkungen interessiert.

DieterG

Klingt so, als ob ihr sehr grosse Probleme mit der Qualitätskontrolle habt. Kümmert euch zuerst um den Hauptprozess, bevor ihr die Rechnungen kosmetisch korrigiert. Und einige Fehler sind schlimmer als andere. Ein Rechnungsdatum von ein paar Tagen ist eine Sache, aber die Produktbeschreibung falsch zu haben ist wirklich schlecht.
Lasst ihr die Originalrechnung unverändert und wenn sie so schlecht war, gebt sie erneut aus. Sonst werdet ihr bald keine Ahnung mehr haben, welche Informationen der Kunde gegenüber euren eigenen Aufzeichnungen hat.

D_Koenig

DieterG
Die Prozessprobleme werden untersucht. In erster Linie geht es mir um die Rechtmässigkeit, wie die Änderung einer Originalrechnung und die Ausgabe an den Kunden betrachtet werden.

Juliane

Die Best Practice ist das Original über eine Gutschrift zu stornieren und erneut auszugeben. An sich ist es nicht illegal, eine von Ihnen erstellte Rechnung zu ändern, aber bei Rechtsstreitigkeiten kann dies zu Problemen führen, wenn Sie Ihre eigene Version ändern, ohne die ursprüngliche Version zu stornieren - insbesondere, wenn der Kunde tatsächlich gegen das Original bezahlt hat.