Ein Vorteil bei der Gründung einer Einzelfirma ist neben dem freiwilligen Handelsregistereintrag sind die niedrigen Anforderungen an ihre Buchhaltung. Insbesondere für Gründer, die einen Bootstrap-Ansatz verfolgen, mit möglichst tiefer Kostenbasis starten wollen und keinen Buchhalter engagieren möchten, kann das eine Erleichterung sein. Die sogenannte «Milchbüchlein-Rechnung» ist aber doch mehr als eine simple Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Jede Buchung muss dokumentiert, jeder Beleg nummeriert und die Vermögenslagen ebenfalls transparent dargelegt sein.
Hier wurde bereits diskutiert, wie die persönlichen Sozialversicherungsbeiträge behandelt werden: https://accounting-forum.ch/d/102-pers-nliche-ahv-iv-eo-alv-beitr-ge-bei-einzelfirma
Selbstverständlich stehen diesen Vorteilen der Einzelunternehmung auch gewichtige Nachteile wie die persönliche Haftung des Unternehmers oder die zweifelhafte Aussenwirkung gegenüber. Nachteilig ist auch die deutlich höhere Fehleranfälligkeit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gegeben über der bei Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) vorgeschriebenen doppelten Buchführung.
Das neue Rechnungslegungsrecht hält fest, dass Einzelfirmen (sowie Personengesellschaften) mit einem jährlichen Umsatz von weniger als CHF 500'000 von der vereinfachten Buchhaltung bzw. Einnahmen-Ausgaben Rechnung profitieren. Bei einem höheren Umsatz muss eine ordnungsgemäss kaufmännische bzw. doppelte Buchhaltung geführt werden. Vereine und Stiftungen fallen auch unter diese Erleichterung, sofern sie zwingend im Handelsregister eingetragen werden müssen.
Die Umsatzgrenze von CHF 500'000 meint genau genommen die Nettoerlöse (also Bruttoerlöse ohne Skonti, Rabatte und Mehrwertsteuer).
Bei der Einnahmen-Ausgaben Rechnung werden nur die Geldflüsse dokumentiert, Bestände werden nur für die Konti der flüssigen Mittel festgehalten. Wichtig ist, dass die EAR für jedes Bankkonto bzw. Kassenbuch geführt wird. Die monatlichen Bankauszüge sind dafür die ideale Grundlage.
Folgende Angaben müssen für einen Eintrag vorhanden sein:
Belegnummer / Datum / Einnahme bzw. Ausgabe / Stichtworte oder Text zum Geschäftsvorgang
Per Ende Geschäftsjahr muss auch die Lage des betrieblichen Vermögens dokumentiert werden. Die Höhe aller flüssigen Mittel (Bank, Post, Kasse), Debitoren, Material- bzw. Warenvorräte, Maschinen/Einrichtung/Infrastruktur und nicht fakturierte Dienstleistungen muss ausgewiesen werden. Die Schulden (Darlehen/Kredite, Lieferantenrechnungen, etc.) gehören auch zu dieser Aufstellung dazu.
Hier findest Du noch eine Praktikermethode, wie Du den Aufwand ideal über das Jahr verteilst. Achtung, überlange Geschäftsjahre sind für EInzelunternehmen in der Regel nur in seltenen Fällen möglich, z.B. dann, wenn die Einzelfirma im letzten Quartal des Vorjahres gegründet wurde (gilt im Kanton Zürich, andere Kantone haben abweichende REgelungen): https://accounting-forum.ch/d/17-ab-wann-macht-es-sinn-mit-der-buchhaltung-anzufangen
