Hallo frei
Wenn ein direkter Zusammenhang zwischen dem Aufwand und der Geschäftstätigkeit nachvollziehbar und leicht nachzuweisen ist, gibt es kein Problem.
Es können folgende Methoden genutzt werden, um die Kosten richtig zu verbuchen:
- Kontokorrent
- direkte Auszahlung
Direkte Auszahlung wird empfohlen, wenn die Ausgaben vom Mittarbeiter oder Gesellschafter nur unregelmässig erfolgen. Die Kosten können über Spesen verbucht werden. Die Auszahlung kann entweder bar per Kasse, per Banküberweisung oder als Lohn erfolgen (z. B. Aufwand – Bank/Lohn/Kasse).
Sollte ein Mitarbeiter oder Gesellschafter solche Einkäufe (Ausgaben) regelmässig für das Unternahmen tätigen, dann wird es wertvoll sein so ein Kontokorrent-Konto zu erstellen.
In dem Fall gibt es folgende Möglichkeiten:
- Wenn der Mitarbeiter/Gesellschafter regelmässig teure Einkäufe macht, dann kann ein gewisser Betrag im Voraus überwiesen werden. Die Quittungen kann man dann ein paar Tage später beilegen (hinzufügen).
- Im Fall mit den Gesellschaftern ist es so, dass manchmal so eine Auszahlung im Moment nicht erwünscht ist (z. B. tiefe Liquidität des Unternehmens). Man kann die Auszahlung aufschieben. Das Geld bleibt auf dem Kontokorrent-Konto. Auf solche Art und Weise wird für einige Zeit das Umlaufvermögen zugesichert. Die Auszahlung kann dann zu jeder Zeit gemacht werden.
Dank dem Kontokorrent-Konto ist es leicht nachzuprüfen, wie der aktuelle Zustand mit dem Guthaben bzw. der Verbindlichkeiten aussieht.
Im Fall mit dem Gesellschafter kann man als Kontokorrent entweder die Kontonummer 2160 oder 2260 nutzen (abhängig davon, ob der Betrag verzinst wird oder nicht).
Bei Beträgen über CHF 400 muss man berücksichtigen, dass eine Quittung alleine nicht ausreichend ist. In solchen Fällen sollen Rechnungen erstellt werden mit der GmbH als Rechnungsempfänger. Anderenfalls kann die Vorsteuer nicht in Abzug gebracht werden.
Ich hoffe, dass ich Dir dabei weiterhelfen konnte.
Viele Grüsse
Alex
