Dieter_S
Hallo Dieter_s
Zur Aufbewahrungspflicht grundsätzlich:
Die Aufbewahrungspflicht besteht gem. OR Art. 962, MWSTG, SR 641.20, Sozialversicherungsrecht usw.
Nicht nur in Handelsregister eingetragene Unternehmen sind aufbewahrungspflichtig, sondern auch alle Einzelunternehmen und Personengesellschaften.
Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils nach Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR) und beträgt i.d.R. 10 Jahre, die spezifischen Fristen können sich aber abhängig vom Dokumententyp unterscheiden:
Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer -->
- sind normalerweise für 10 Jahre aufbewahrungspflichtig;
- 20 Jahre - Geschäfts-Unterlagen, die mit unbeweglichen Gegenständen zusammenhängen (z.B. mit der Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden).
Vorschlag:
- 10 Jahre aufbewahrungspflichtig sind normalerweise Geschäftsbücher...
- 20 Jahre aufbewahrungspflichtig sind Gescäftsunterlgen, die mit...
Geschäftsbericht (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang, Mittelflussrechnung) und Revisionsbericht müssen zwingend in Papierform vorhanden und unterzeichnet sein -->
Geschäftsbücher / Buchhaltung / Buchhaltungsbelege / Geschäftskorrespondenz mit Buchungsrelevanz (auch E-Mails und sonstige elektronische Kommunikation*) -->
sind 10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres und 10 Jahre nach Löschung der Gesellschaft aufbewahrungspflichtig.
**Mit dem zum 01.01.2013 in Kraft getretenen revidierten Rechnungslegungsrecht gilt neu keine explizite Aufbewahrungspflicht mehr für Geschäftskorrespondenz, soweit diese keinen Erkenntniswert für die Buchführung und Rechnungslegung besitzt.
Sobald dagegen die Geschäftskorrespondenz im Zusammenhang mit einem Geschäftsfall und/oder einer Buchung steht und kein sonstiger Beleg als Buchungsbeleg zur Verfügung steht, wird die Geschäftskorrespondenz somit zugleich zum Buchungsbeleg und ist somit wie diese aufbewahrungspflichtig.
Steuerunterlagen – hier kann die Frist nach Kanton variieren. In Kanton Zürich, z.B., sind es 15 Jahre.
Besondere Personalakten, Akten, die für Sozialversicherungen und Lohndeklarationen oder für die Erstellung und Begründung eines Arbeitszeugnisses und für Referenzauskünfte notwendig sind -->
- bis 10 Jahre nach Austritt eines Mitarbeiters.
Mietzins-, Arzt- und Handwerkerrechnungen, Lohnforderungen und Versicherungsprämien -->
- 5 Jahre.
Belege für den Kontostand zur Zeit der Heirat, Pensionskassenunterlagen, Belege über ausbezahlte Erbschaften und Schenkungen sowie Quittungen von teureren Anschaffungen für die Hausratversicherung bei einem eventuellen Schadenfall -->
- unbegrenzt.
Im Zusammenhang mit der Buchführung und Rechnungslegung ist ausserdem die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Personalakten, Unterlagen der Sozialversicherungen und Lohndeklarationen zu beachten. Auch diese können im Zusammenhang mit einem Geschäftsfall stehen und somit indirekt zum Buchungsbeleg mutieren.
Zur Form der Dokumente:
Es ist möglich, die Dokumente in elektronischer Form aufzubewahren, wenn sie jederzeit lesbar gemacht werden können. Aber man muss beachten, dass:
der Jahresabschluss (Bilanz, Erfolgsrechnung, Bericht) zwingend unterzeichnet und in Papierform aufbewahrt werden muss.
Es wird empfohlen, die wichtigen Verträge etc. in Papierform aufzubewahren.
Alle anderen Unterlagen können in elektronischer form gespeichert werden.
Grüss
Corina
