Kein Kassasystem - problematisch? - Forum für Buchhaltung & Treuhand

Kein Kassasystem - problematisch?

Baggio82

Hallo zusammen

Seit wenigen Wochen führe ich die Buchhaltung eines Bekannten. (GmbH mit jährlichem Umsatz von rund 700TCHF, 3 Angestellte Total).
Die Buchhaltung wurde zuvor rund 10 Jahre lang von einem Treuhandbüro geführt. Soweit so gut.

Bei dieser GmbH erfolgen rund 80% der Umsatzzahlungen in Bar. Der Kunde erhält dafür einen sauberen Beleg gedruckt (mit Beleg-Nr. etc. - alles wunderbar aus dem Word). Eine Kopie davon erhalte ich für die Buchung in der Buchhaltungssoftware. Der GmbH Inhaber nimmt periodisch dann Einzahlungen auf das Geschäftsbankkonto vor.
Die GmbH hat aber kein Kassasystem, d.h. es kann keine Abstimmung des “Kassakonto” durchgeführt werden. Einzig, was ich prüfen kann, ist ob die erhalten Belege (bsp. 100 Belege im Juni) auch wirklich in der Buchhaltungsoftware korrekt eingebucht wurden (stimmt Totalbetrag überein etc.). Mehr aber nicht. Die Word-Datei, von der aus die Kundenbelege erstellt werden hat keine Schnittstelle und führt zu keinem System. Sie ist einfach “lose”.
Gemäss Treuhandbüro hat die GmBh bereits diverse Revisionen gehabt und bisher hat niemand dieses “System” kritisiert. Es spiele (gemäss Aussage Treuhandbüro) keine Rolle, man müsse einfach diese erhaltene Papier-Belege einbuchen und über diese einen Check vornehmen. (Totalsumme etc.)
Ich frage mich aber, ob dies wirklich so ist?
Hat jemand vielleicht ähnliche Erfahrung damit gemacht und weiss ob dieses Vorgehen wirklich zu keinen Problemen führt?

BESTEN DANK
Freundliche Grüsse
Baggio

Nina_S

Hallo Baggio

Nach OR brauchst du ein Kassenbuch, wo alle Kassenvorfälle dokumentiert werden. Es kann manuell, also auf Papier, als auch in einer Excel-Tabelle geführt werden.

Wichtig ist aber:
1. Die angetragenen Daten dürfen nicht geändert oder gelöscht werden. Also am besten nach Quartalsende PDFs generieren und ablegen, damit nicht beliebig angepasst (aka manipuliert) werden kann.
2. Ein „Kassensturz“, also Vergleich des Saldos im Kassenbuch mit dem tatsächlichen Kassenbestand muss regelmässig gemacht werden.
Grundsätzlich sollte der Saldo des „Kassakontos“ mit dem Saldo im Kassenbuch übereinstimmen und verglichen werden.

Greenhorn7000

Nina_S

Wenn man die Kasse bucht, sind ja im Konto 1000 alle Buchungen vorhanden, wie ein Kassenbuch. Ist es wirklich nötig alles doppelt zu führen? (In meinem Fall sehr wenig Bewegungen über die Kasse.)

Nina_S

Für die Unternehmen, welche Pflicht zur Buchführung haben, ist ein Kassabuch ein Muss.
Kleine Unternehmen mit regen Barverkehr müssem ein Kassabuch führen (siehe MWST-Info 16), auch wenn sie nicht zur Buchführung verpflichtet sind. Zum Beispiel: Gastgewerbe, Take away-Betriebe, Marktfahrer, Direktvermarkter, Coiffeursalon usw.

Wenn du keinen regen Barverkehr hast, fällst du nicht unter diese Regelung und kannst kein Kassenbuch führen, auch wenn du manchmal Barausgaben hast. Sporadische Barzahlungen können einfach als Ausgabe erfasst werden. Und selbstverständlich die Quittung als Beleg aufbewahren.

Diese Barausgabe kann man z.B. ganz einfach als Ausgabe im Milchbüechli erfassen (natürlich muss man dafür die Quittung als Beleg aufbewahren).

Daniel

Hallo zusammen
Kann jemand von euch ein Kassensystem empfehlen?

Guybrush_Threepwood

Daniel
So generell kann man das nicht sagen, es kommt sehr auf deine Situation und deine Anforderungen an. Ich denke, du kommst nicht darauf herum, bisschen Research zu machen...