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Datenschutz für Home-Office

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Der Coronavirus hat viele Unternehmen auf den Kopf gestellt. Das Home-Office ist jetzt für die meisten die beste Option, um weiter zu arbeiten und in Sicherheit zu bleiben. Doch ein solch spontaner Übergang ist nicht unproblematisch. Und für diejenigen, die mit Kundendaten arbeiten – zum Beispiel für Treuhänder oder andere Berater – stellt die Sicherung des Datenschutzes eine grosse Herausforderung mit vielen Gefahren dar.

Die Grundüberlegung ist folgende: Der Prozess sollte so organisiert werden, dass kein Dritter den Zugang zu den Unternehmens- und Kundendaten erhält. Doch was genau sollte man tun, um den heutigen hohen Sicherheitsstandards gerecht zu werden? Wir haben für Sie einige Tipps für das Home-Office zusammengestellt – ganz im Sinne des Datenschutzes. So können Sie die wichtigsten Schnittstellen sichern.

  • Arbeitsplatz

    1. Arbeitsplatz

    • Der Mitarbeiter muss sicherstellen, dass weder Familienmitglieder, Mitbewohner noch andere Personen Zugang zu den Kundendaten und anderen persönlichen Daten haben. Am besten ist es, einen Raum nur für die Arbeit einzurichten, zu dem andere Personen nur begrenzten Zugang haben.
    • Die Bildschirme sollten so aufgestellt werden, dass kein Dritter die Informationen von ihnen beim Betreten oder Passieren des Raumes sehen kann.
    • Beim Verlassen des Arbeitsplatzes muss eine Bildschirmsperre aktiviert werden.

  • Dokumente in Papierform

    2. Dokumente in Papierform

    • Der allgemeine Hinweis: Beschränken Sie die Ausdrucke auf das Notwendigste.
    • Wenn das gedruckte Dokument nicht mehr benötigt wird, sollte es sofort vernichtet werden. Das besonders schützenswerte Dokument sollte bei nächster Gelegenheit zur Vernichtung ins Büro gebracht werden.
    • Ausdrucke, die persönliche Daten enthalten, dürfen niemals im Hausmüll entsorgt werden.

  • Datenspreicherung

    3. Sichere Datenspreicherung und Übertragung

    • Die Datenspeicherung und Datenübertragung muss durch eine Verschlüsselung gesichert werden.
    • Das bedeutet, dass die Kommunikation auch über Plattformen und Apps erfolgen muss, die den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Das bedeutet, dass Dateien mit persönlichen Daten nicht einfach über Skype gesendet werden können. Die Liste der von den Datenschutzbeauftragten genehmigten Software und Dienste finden Sie hier.
    • Lokale Festplatten, USB-Sticks und Computer selbst sollten mit einem sicheren Passwort geschützt werden. Besonders wichtig ist es für externe Datenträger, da sie leicht gestohlen werden oder verloren gehen können. Mit einer Verschlüsselung bleibt man auf der sicheren Seite.
    • Die beste und damit auch sicherste Möglichkeit ist die Speicherung aller persönlichen Daten auf dem Betriebsserver. Wichtig ist, dass die Verbindung dazu über ein VPN erfolgt – so ist der Datentransfer gesichert.
    • Verwenden Sie nur sichere Passwörter, sonst sind alle andere Massnahmen nutzlos. Die Qualität des Passworts kann hier getestet werden: https://www.passwortcheck.ch/passwortcheck/passwortcheck

  • PC-Grundschutz

    4. PC-Grundschutz: Betriebssystem, Software, Virenschutz und Firewall.

    • Die sicherste Lösung ist die Bereitstellung von Geschäftscomputern für den Einsatz im Home-Office. In diesem Fall kann der Arbeitgeber darauf vertrauen, dass die Technologie nicht versagt und dass alle technischen Herausforderungen gemeistert werden. Natürlich darf der zur Verfügung gestellte Computer nur für berufliche Zwecke genutzt werden.
    • Wenn der Mitarbeiter an seinem eigenen PC arbeitet, sind folgende Punkte zu beachten:
      • Überprüfen Sie den Softwarestand auf dem PC des Mitarbeiters. Die neueste Software ist in der Regel die sicherste. Laut Bedarf muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die erforderliche Software zur Verfügung stellen.
      • Der Rechner muss Virenfrei sein. Wenn der Computer keinen Virenschutz hat, sollte eine zusätzliche Software installiert werden.
      • Strikte Trennung von Privat- und Berufsleben: Für die Zeit, in der die Technologie für geschäftliche Zwecke genutzt wird, muss die private Nutzung eingeschränkt werden.
      • Die weitere Personen im Haushalt dürfen keinen Zugang zu dem für die Arbeit verwendeten Computer haben.

  • Mitarbeiter-Schulung

    5. Mitarbeiter-Schulung

    Informieren oder schulen Sie die Mitarbeiter, wie sie ihr Home-Office sicher organisieren können. Alle Regeln müssen dem Mitarbeiter in gedruckter Form ausgehändigt werden. Für besonders heikle Situationen müssen die Massnahmen im Vertrag aufgeführt werden, einschließlich möglicher Vertragsstrafen.

Die Anforderungen an den Datenschutz werden immer strenger und die möglichen Folgen von Verstössen nehmen zu. In Zweifelsfällen sollten sich Unternehmen beraten lassen – von öffentlichen oder privaten Spezialisten. Im Folgenden haben wir für Sie die wichtigsten Links zum Thema zusammengestellt:

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