Elektronische Rechnungen: Wie kann man davon profitieren?
Jedes Jahr werden Millionen von Rechnungen erstellt und versendet. Traditionelle Papierrechnungen werden immer öfter kritisiert, weil sie material-, zeit- und arbeitsaufwendig, umweltunfreundlich und dazu noch teuer sind. Eine steigende Nachfrage nach Umweltschutz und zunehmend sinkende Margen fordern von Unternehmen mehr Digitalisierung. Als Folge stieg in den vergangenen Jahren die Menge der elektronischen Rechnungen und hat etwa 40% aller Rechnungen erreicht. Auch der Bund orientiert sich an diesem Trend und verlangt von seinen Lieferanten seit 2016 E-Rechnungen. Doch trotz dem wesentlichen Ersparnispotential bevorzugen viele Unternehmen, insbesondere für die Aufbewahrung, noch traditionelle Papierbelege. Vielen ist offensichtlich nicht klar, was der Gesetzgeber unter einer elektronischen Rechnung versteht bzw. welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Die Umsetzung ist auch nicht immer einfach. Mit diesem Artikel versuchen wir, viele zentrale Fragen zu beantworten.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Bei der E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die elektronisch erstellt, übertragen und empfangen wird. Seit dem 1. Januar 2018 verfügen die elektronische Rechnung, die gescannte Papierrechnung und die einfache Papierrechnung in der Schweiz über den gleichen Stellenwert.
Eine «einfache» elektronische Rechnung unterscheidet sich von der Papierrechnung nur dadurch, dass sie via Internet versendet werden kann.
Eine «moderne» E-Rechnung oder eBill bietet aber viel mehr:
- Diese Rechnungen können in eine BuchhaltungssoftwareDie Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation, aber sie kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, wenn sie manuell durchgeführt wird.... Mehr integriert werden, die sie automatisch verbucht und speichert.
- Seit Sommer 2020 hat man die Möglichkeit, die Rechnungen mit einem QR-Code zu versehen. Damit wird der Zahlungsprozess für den Empfänger deutlich einfacher.
- Die E-Rechnungen können direkt mit dem E-Banking verknüpft werden. Damit können die Überweisung getätigt werden, ohne die Rechnungsdaten neu eingeben zu müssen. Auch die Informationen über die eingegangenen Rechnungen erhalten Sie per SMS oder Ihre E-Banking-App. Im Gegensatz zur Lastschrift wird die Buchung nicht automatisch, sondern erst nach der Zustimmung des Kontoinhabers durchgeführt.
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Welche Anforderungen muss eine E-Rechnung erfüllen?
Die gesetzlichen Anforderungen für eine elektronische Rechnung stimmen mit den Anforderungen für die übliche Papierrechnung den meisten Punkten überein.
Aber Unternehmen müssen gewisse zusätzliche Voraussetzungen erfüllen, wenn sie ihre Rechnungen in der elektronischen Form aufbewahren wollen. Dabei sind folgende Merkmale kritisch:
Vor allem bei den Rechnungsdaten ist der MWST-Abzug beim Rechnungsempfänger wichtig. Detaillierte Informationen dafür können Sie in unserem Artikel „So erstellen Sie eine korrekte Rechnung!“ lesen.
Das gehört zu den heikelsten Anforderungen an die E-Rechnungsaufbewahrung. Früher musste man E-Rechnungen mit einer elektronischen Signatur verschlüsseln. Das ist seit 2018 nicht mehr pflichtig. Aber man muss gewisse Schritte unternehmen, um die Datenechtheit und -richtigkeit beweisen zu können. Was ist empfehlenswert?
- Verwenden Sie Datenformate, die keine Änderungen ermöglichen bzw. alle Änderungen verfolgen lassen.
- Leisten Sie ausreichend interne Kontrolle, damit die Daten in der Rechnung mit den Stammdaten übereinstimmen und später nicht verändert werden können.
- Der gesamte Prozess der Rechnungsstellung und Archivierung bzw. Aufbewahrung muss dokumentiert werden. Das heisst, Sie benötigen ein Dokument, in dem alle Abläufe nachvollziehbar beschrieben werden, auch wenn Sie Teile des gesamten Prozesses auslagern.
Tipp
Die Anwendung einer elektronischen Signatur ist sinnvoll, insbesondere, wenn Sie mit einer grossen Anzahl von Rechnungen oder einer automatischen Verarbeitung von nicht strukturierten Daten rechnen müssen.
Die aufbewahrten elektronischen Rechnungen müssen jederzeit für eine Revision verfügbar sein. Darüber hinaus muss die Verbindung zu den einzelnen Vorgängen in der Buchhaltung auch ohne grossen Aufwand nachvollziehbar sein.
Die Information muss jederzeit ohne weitere Bearbeitung lesbar und verständlich auf dem Bildschirm dargestellt werden.
Diese Anforderungen sind gültig, auch wenn Sie die Aufbewahrung bzw. Archivierung Ihrer Dokumentation outsourcen. Das heisst, Ihre Dokumente müssen jederzeit in dem benötigten Format verfügbar sein – überprüfen Sie im Voraus die Konformität dieser Services.
Formate der E-Rechnungen
Grundsätzlich gibt es keine eindeutigen Vorschriften, in welchem Format eine E-Rechnung erstellt werden muss. Sie dürfen jedes Format verwenden – auch Excel oder Word. Vergessen Sie nur nicht, dass Ihr Kunde dieses Format lesen können muss. Die Probleme beginnen später – bei Aufbewahrung und Archivierung. Excel und Word beispielsweise funktionieren nicht, weil sie keine ausreichende Sicherheit gewährleisten können. Deswegen werden meistens folgende Formate bzw. Formatarten genutzt:
Es handelt sich dabei grundsätzlich um die einfachste Variante der E-Rechnung. PDF-Dokumente sind eine komfortable Variante der elektronischen Rechnung, weil sie viele Sicherheitsanforderungen erfüllen und von Menschen gelesen werden können. Der Nachteil ist, dass dieses Format nicht immer automatisch vom Rechner bzw. von Software-Programmen gelesen werden kann. Das bedeutet, dass man häufig Informationen für Zahlung oder Buchhaltung manuell übernehmen muss.
Rechnungen in einem XML-Format oder anderen Formate bieten sich für den automatischen Austausch und die Bearbeitung durch unterschiedliche Programme an. Sämtlich Informationen aus der Rechnung können direkt gelesen und übernommen werden. Für den Menschen passen diese Formate nicht und müssen zuerst umgewandelt werden.
Seit Jahre 2020 ist es in der Schweiz offiziell zulässig und empfohlen, das deutsch-französische hybride Datenformat ZUGFeRD zu verwenden. Die Rechnungen auf hybrider Basis können sowohl vom Menschen als auch maschinell gelesen und bearbeitet werden. Dieses Dokument ist eine Kombination von PDF und XML und verbindet die Vorteile beider Versionen.
Strukturierte und hybride Datenformate eröffnen dem Benutzer deutlich mehr Optionen für Automatisation und Digitalisierung. Denken Sie nur daran, dass Ihre Kunden und Lieferanten diese Formate ebenfalls empfangen bzw. erstellen können müssen – sonst entfällt der Mehrwert.
Wie lässt sich eine E-Rechnung erstellen?
Es gibt viele Möglichkeiten, eine elektronische Rechnung zu erstellen:
Das ist der einfachste Weg. Sie können Ihre Rechnung in Excel oder Word erstellen (z.B. mit unserer Vorlage) und in PDF konvertieren.
Fast alle Buchhaltungs- und CRM-Programme bieten zusätzlich die Option, eine Rechnung mit interner Hilfe zu erstellen. Diese Software bietet häufig den Vorteil, dass viele Informationen bereits vorerfasst sind und vollständig oder teilweise automatisch übernommen werden können. Kundendaten und Preise werden automatisch eingegeben, so dass der Prozess schneller und mit geringem Fehlerrisiko verbunden ist.
Sie können die vom Programm erstellte Rechnung im PDF-Format herunterladen und per Email versenden. Oder Sie versenden die E-Rechnung direkt via ERP-System an Ihren Kunden. Sie müssen lediglich im Vorfeld abklären, ob Ihr Kunde solche Rechnungen empfangen kann.
Wenn Sie selbst über keine passende Software verfügen, können Sie häufig direkt auf der Web-Seite der Service-Provider Ihres Kunden Ihre E-Rechnung generieren. Dieser Vorgang bietet Ihnen jedoch keinen grossen Vorteil ggü. traditionellen Rechnungen.
Wie kann ich eine elektronische Rechnung empfangen?
Grundsätzlich kann man den Empfang entweder via E-Banking oder via Buchhaltungssoftware sicherstellen, wenn die Software diese Option bietet. Leider bieten nicht alle Buchhaltungsprogramme den Empfang von Rechnungen im strukturierten Format. Fragen Sie bei Ihrem Softwareanbieter nach, welche Möglichkeiten er zur Verfügung stellen kann.
Zusätzlich benötigen Sie einen VertragDer Vertrag ist ein rechtsverbindliches Abkommen zwischen mindestens zwei Parteien, das bestimmte Rechte und Pflichten festlegt. In der Schweiz gibt... Mehr mit einem Dienstleister für E-Rechnungen. Mit dem Vertrag erhalten Sie eine Teilnehmernummer. Diese Nummer müssen Sie stets dem Rechnungssteller mitteilen.
Grundsätzlich ist es egal, welchen Anbieter Sie wählen – mittels einem sogenannten Interconnect können die unterschiedlichen Provider die Daten tauschen. Die Liste mit den aktuellen Anbietern sowie weitere hilfreiche Informationen finden Sie bei swissDIGIN (Forum zur Förderung der elektronischen Rechnung im Business-to-Business).
Darüber hinaus können Sie sich auf der Website edirectory.ch informieren, welche Unternehmen bereits Ihre Rechnungen in der strukturierten, elektronischen Form versenden und empfangen können.
Pro und Contra
Der Prozess der Digitalisierung im Büro hat seine Vor- und Nachteile.
Obwohl manche Studien behaupten, dass das Einsparpotenzial von E-Rechnungen bis zu 70% erreicht, sollte man auch mögliche Risiken berücksichtigen. Wir haben wir die Besonderheiten der strukturierten E-Rechnungen analysiert.
Pro
- Kostenersparnis ggü. Papierrechnungen durch Wegfallen von Druckertinte, Papier, Porto und Bearbeitungszeit
- Ein umweltfreundliches Image des Unternehmens durch die Einführung des papierlosen Büros und einem ökologischen Nutzen
- Weniger Fehler durch Automatisierung vieler Vorgänge und Reduktion der manuellen Dateneingabe
- Schneller Zugang zu den aufbewahrten Rechnungen
- E-Rechnung können schneller beglichen werden, da die Kunden Ihre Rechnung direkt im E-Banking erhalten
- Grössere Kunden können angesprochen werden, die komplett digitale und automatisierte Geschäftsprozesse fordern
- Die digitale Signatur ist nicht mehr notwendig, kann aber noch verwendet werden, da sie ein Höchstmass an Haftung und Sicherheit bietet.
Contra
- E-Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden und jederzeit verfügbar sein
- Die gesetzlichen Anforderungen sind strikt und nicht immer verständlich. Oft ist eine externe Beratung notwendig, um den Prozess gesetzkonform zu organisieren
- Dienstleistungen von E-Rechnungs-Provider sind kostenpflichtig
- Kunden sowie Lieferanten müssen die E-Rechnungen auch versenden bzw. empfangen können und wollen.
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Eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen kann der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) entnommen werden. Die entsprechenden Abschnitte aus MWSTG und ORDas Schweizer Obligationenrecht (OR) ist ein zentrales Gesetz für Unternehmen in der Schweiz. Es regelt das Gesellschafts- und Vertragsrecht und... Mehr sind ebenfalls zu beachten, insbesondere folgende Artikel: