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So erstellen Sie eine korrekte Rechnung! Mit Beispiel und Vorlage

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Damit man eine vorschriftsmässige Rechnung erstellt, müssen diverse formale Kriterien und gesetzliche Vorgaben erfüllt werden. Neben dem Versand an Kunden spielen Rechnungen auch als Belege in der Buchhaltung (Berichterstattung oder als Steuernachweis) eine wichtige Rolle. Auch deshalb kann ein Nichtbeachten der Vorgaben für beide Rechnungsparteien negative Auswirkungen haben. Beispielsweise wirkt sich ein Verstoss des Rechnungslegers gegen die Mehrwertsteueranforderungen in der Rechnung direkt auf die Anwendbarkeit des Vorsteuerabzugs durch den Rechnungsempfänger aus. Um derartige Situationen zu vermeiden, muss man die erforderlichen Komponenten kennen, die in der Rechnung angegeben werden müssen. Das ist grundsätzlich nicht kompliziert. Wir haben jedoch die Feststellung machen müssen, bei den meisten Neugründungen oder Start-ups fehlerhafte Rechnungen keine Ausnahmen sind. Deshalb haben wir alle wichtigen Anforderungen im Infografik-Beispiel zusammengefasst und eine Rechnungsvorlage erstellt, die bei Bedarf verwendet werden kann.

Es gibt zwei Optionen, eine Rechnung zu schreiben. Die Rechnung kann entweder manuell über zuvor vorbereitete Vorlagen in MS / Open Office-Programmen oder automatisch über spezielle Softwareprogramme oder Online-Rechnungsprogramme geschrieben werden. Beide Möglichkeiten funktionieren. Für welche Option Sie sich entscheiden, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben, der Verfügbarkeit des Budgets, der Komplexität der Aufgaben und dem Umfang der erforderlichen Kontrollen ab.

Die korrekte Rechnung besteht aus folgenden Komponenten:

Richtige Rechnung _beispiel
obligatorisch
1 Rechnungsersteller Name und Adresse des Leistungserbringer
2 Rechnungsempfänger Name und Adresse des Empfängers
3 Angabe Informationen (z. B. Rechnung) erläutern die Art des Dokuments
4 Rechnungsnummer Die Rechnungsnummer ist ein eindeutiger Wert. Sie identifiziert die Leistung
5 Rechnungsdatum Das Datum der Rechnungsstellung
6 Leistungsdatum Erläutert den Zeitpunkt der Lieferung oder den Zeitraum, in dem eine Dienstleistung erbracht wurde.
7 Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) oder MwSt.-Nr. Wichtiges Standardfeld, das nicht vernachlässigt werden darf.
8 Rechnungspositionen Art der Leistung; Menge; Einzelpreis Netto; Gesamtpreis pro Rechnungsposition und usw.
9 Betrag Netto Rechnungssumme, auf den die Mehrwertsteuer aufgeschlagen wird
10 Summe Mehrwertsteuer Mehrwertsteuer Summe ausgewiesen pro Umsatzsteuersatz
11 Betrag Brutto Gesamtbetrag netto + Summe Mehrwertsteuer (MwSt.): Der endgültige Betrag, der vom Rechnungsempfänger zu zahlen ist
12 Zahlungsfrist Zahlungsfrist, bis wann die Rechnung bezahlt sein muss
optional
13 Bankverbindung Bankname, Adresse, Konto
14 Angabe der Ansprechpartner Hilfreiches Feld zum speichern, um die für die Operation verantwortliche Person zu verfolgen oder bei Streitigkeiten zu kontaktieren
15 Kontaktdaten Telefonnummer, Email-Adresse, Web-Adresse für Rückfragen

Sollten Sie unserem Beispiel folgen, erstellen Sie problemlos Ihre eigene Vorlage, um Ihre erste Rechnung schreiben oder die Richtigkeit der erhaltenen Rechnung überprüfen. Falls Sie jedoch keine Zeit für die Erstellung einer Vorlage haben, haben wir ein Exemplar für Sie in Excel erstellt.

Viel Erfolg!

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Sie müssen nichts hinzufügen. Das bereitgestellte Beispiel entspricht voll und ganz Schweizer und EU-Standard. Entsprechend kann diese Vorlage auch im Ausland so verwendet werden.

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