Die Digitalisierung im Bereich Payroll bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich: Zeitersparnis, Fehlerreduktion und eine zentralisierte Datenverwaltung – die Liste ist noch lange nicht vollständig. Doch die Suche nach dem passenden digitalen Tool für die eigene Lohnabrechnung kann zu einer echten Herausforderung werden. Zum einen wirkt die Vielzahl an unterschiedlichen digitalen Lösungen oft überfordernd, da jeder Anbieter sein Produkt im bestmöglichen Licht präsentiert. Zum anderen fehlt es Unternehmern häufig an fachlichem Wissen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Einfach mal die Testversion auszuprobieren, wie es viele Anbieter vorschlagen, ist häufig keine effiziente Lösung – vielmehr ein enormer Zeitfresser. Nicht jeder Unternehmer hat genügend Zeit, sich mit diversen neuen Interfaces auseinanderzusetzen, insbesondere auf einem Gebiet, das nicht zu seinen Kernkompetenzen zählt.
Der von unserem Team erstellte Vergleich moderner Lohnbuchhaltungssoftware kann als Ausweg aus diesem Teufelskreis dienen. Wir werfen einen Blick auf die verschiedenen Tools durch die «Treuhand-Brille» und versuchen, sie möglichst objektiv zu bewerten. Damit möchten wir Unternehmen in der Entscheidungsphase unterstützen, die verfügbaren Optionen – Klara, 21 Aba Salary, bexio – besser einzuschätzen und effizient herauszufinden, welche Variante am besten zu ihren Bedürfnissen passt.
Separate Software / in die BuchhaltungssoftwareDie Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation, aber sie kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, wenn sie manuell durchgeführt wird.... Mehr eingebettet
Bestandteil der KLARA Finanzbuchhaltungssoftware
Eingebettet in das digitale Ökosystem von Swiss21
Bestandteil der bexio Finanzbuchhaltungssoftware
Mehrsprachigkeit
Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch
Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch
Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch
App
myKLARA (iOS oder Android)
AbaClik (iOS oder Android)
bexioGo (iOS oder Android)
Swissdec-Zertifizierung (ELM-Meldungen)
Ja, Swissdec 5.0
Ja, Swissdec 5.0
Ja, Swissdec 5.0
Automatische Updates
Benutzerfreundlichkeit
Einfach und intuitiv, für Personen ohne Vorerfahrung gut geeignet
Leistungsstark, gewisse Vorerfahrung ist erwünscht
Einfach für Selbstständige und KMU, gewisse Vorerfahrung ist erwünscht
Datenexport
PDF, XLSX
CSV, PDF, XLSX
PDF, XLSX
Kundensupport
E-Mail, Telefon, Online-Chat, Infokästen
E-Mail, Telefon
E-Mail, Telefon, Infokästen, Community-Forum
Lohnmodell
Monats-/Stundenlohn
Monats-/Stundenlohn
Monats-/Stundenlohn
Sozialversicherungen
Erfassung der Kinderzulagen
Generierung automatischer Buchungssätze
Automatische Übertragung der Löhne an das Banking
Automatisierte Quellensteuerberechnung
Automatische Erstellung von Lohnausweisen
Am besten geeignet für
Startups und Selbstständige, einschliesslich jener ohne Vorkenntnisse in der Lohnbuchhaltung
Mittelgrosse bis grosse Unternehmen mit komplexeren Lohnabrechnungen
KMU
Preispolitik
3 Abo-Varianten: Business STARTER, BASIC, PLUS – von CHF 49 bis CHF 89 pro Monat.
Zusatzkosten: CHF 4.90 pro Lohnabrechnung, CHF 0.01 pro Dokument bei der Archivierung
3 Optionen vorgesehen: STARTER – ab CHF 0, BASIC – ab CHF 21 und PRO – ab CHF 42 pro Monat.
Zusatzkosten für den Zugang für mehrere Nutzer.
3 Pakete:
Starter: CHF 35
Pro: CHF 65
Pro+: CHF 115 pro Monat (mit Lohnbuchhaltung für bis zu 25 Mitarbeiter).
Aufpreis für das Lohn-Modul bei den Paketen Starter und Pro:
1 Mitarbeiter: CHF 7 pro Monat
2-5 Mitarbeiter: CHF 25 pro Monat.
Kündigungsfrist der Testversion
30 Tage
30 Tage
30 Tage
Tipp
Zusatzinformationen zu den Finanzbuchhaltungsmodulen der Software finden Sie in der nachfolgenden Tabelle.
Die ePost Service AG (ehemals KLARA Business AGDie Aktiengesellschaft (AG) ist eine der bekanntesten und am häufigsten genutzten Rechtsformen für Unternehmen. Sie wird insbesondere dann genutzt, wenn... Mehr), zertifizierter Google Partner.
Klara zeichnet sich durch einen hohen Grad an Benutzerfreundlichkeit aus. Der Grund dafür ist:
Eingebaute Liste mit den Antworten auf standardmässige Fragen.
Eingebauter KI-Chat und ausführliche Infoboxen. Das sorgt dafür, dass man ohne solide Vorkenntnisse auf dem Gebiet «Buchhaltung» mit dem Tool gut umgehen kann.
Zahlreiche Dropdown-Listen (Versicherungen, Quellensteuertarife usw.).
Nützliche Filterfunktionen, z. B. für Mitarbeiter oder Lohnabrechnungen.
Automatisierte Erinnerungen an offene Aufgaben für jeden einzelnen Angestellten.
Die Kosten für KLARA starten bei CHF 49 und können je nach gewählter Software-Variante CHF 89 pro Monat oder mehr betragen: Business STARTER, Business BASIC oder Business PLUS + CHF 4.90 pro Lohnabrechnung bzw. CHF 3.90.- sofern der Kunde ein Business Paket hat. Dieser Betrag wird anhand der Anzahl getätigter Lohnabrechnungen im Folgemonat über den KLARA Widget Store abgerechnet.
Alle Pakete können 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Für alle angebotenen Pakete ist ein Rabatt bei jährlicher Abrechnung möglich. Die Kosten für die Archivierung pro Dokument im Rahmen der eArchiv-Nutzung betragen 0,01 CHF pro Monat.
Der Umgang mit dem Lohnmodul ist ebenso via Mobile App möglich - my KLARA App.
Das umgesetzte Berichte-Tool. Es kann für einen spezifischen Zeitraum je nach Bedarf angewendet werden, zum Beispiel: Arbeitsstunden pro Mitarbeiter, generierter Umsatz mit Kunden usw.
Eingebautes eArchiv, um Rechnungen und Belege revisionssicher archivieren zu können.
Telefonischer Support und eine persönliche Ansprechperson für höhere Abonnement-Stufen.
Kostenpflichtig, keine kostenlose Variante.
Eingeschränkte Funktionen im Basis-Paket: Lohnmodul nur in höherwertigen Paketen
Solider Support nur bei höheren Abonnement-Stufen
Limitierungen für Unternehmen mit internationaler Tätigkeit
Abacus, das sich seit 1985 auf dem Schweizer Markt etabliert hat, ist derzeit der grösste unabhängige Schweizer Anbieter von Business-Software für KMU.
Die Kosten für Swiss21 variieren je nach Abos. Es sind 3 Optionen vorgesehen, wobei die einfachste Variante komplett kostenlos angeboten wird.
STARTER – ab CHF 0, BASIC – СHF 21 und PRO – ab CHF 42 pro Monat. Jedes Abonnement sieht eine begrenzte Anzahl an Benutzern sowie Lohnabrechnungen vor. Der Nutzer kann gegen einen Aufpreis die festgelegten Limitierungen überschreiten.
Eine mobile App, AbaClick, die mit dem Finanzbuchhaltungsmodul AbaNinja integriert ist. Sie ermöglicht das Scannen von Belegen, die Meldung von Leistungen und die Erfassung von Arbeitszeiten.
Erschwinglichkeit für Unternehmen mit geringem Personalbestand.
Keine Unterstützung für Barauszahlungen, da die Software keine spezifische Option zur Verwaltung von Barzahlungen in der Lohnabrechnung bietet.
Komplexität für Neueinsteiger, insbesondere für Personen mit keinen oder geringen Buchhaltungskenntnissen.
Fehlende Rückwirkungsfunktionalität bei der Vorbereitung von Lohnabrechnungen: Änderungen in vergangenen Perioden werden nicht automatisch in die aktuelle Periode übertragen, was zusätzlichen manuellen Aufwand erfordert.
Begrenzte Vielfalt an direkt integrierten Banken: Nicht alle Schweizer Banken sind in der Software eingebunden.
Für die ersten beiden Pakete ist das Lohn-Modul nicht im Preis inbegriffen. Es kann jedoch optional aktiviert werden, wobei bexio einen Aufpreis nach folgendem Prinzip verrechnet:
Für einen Mitarbeiter: CHF 7 pro Monat
Für zwei bis fünf Mitarbeiter: CHF 25 pro Monat
Im Paket Pro+ ist die Lohnbuchhaltung für bis zu 25 Mitarbeiter bereits im Preis enthalten.
Gute Verbindung des Lohn-Moduls mit dem Modul «Finanzbuchhaltung»
Nahtlose elektronische Lohnmeldungen
Möglichkeit, generierte Berichte im Excel-Format herunterzuladen, um diese weiterzubearbeiten
Fehlende Rückwirkungsfunktionalität bei der Vorbereitung von Lohnabrechnungen: Änderungen in vergangenen Perioden werden nicht automatisch in die aktuelle Periode übertragen, was zusätzlichen manuellen Aufwand erfordert.
Begrenzte Vielfalt an Übersichtberichten
Zusatzkosten für die Nutzung des Lohn-Moduls, das in den ersten beiden Paketen kostenpflichtig ist
Kein ausführlicher Support für Einsteiger, z. B. Fehlen eines KI-gestützten Online-Chats
Einschränkungen bei der Suche nach Mitarbeitenden in der Liste, da eine einfache Filterung nach Namen nicht möglich ist
Keine klare Liste mit offenen Aufgaben für einzelne Mitarbeitende
Expertenfeedback
Detaillierte Funktionalität der Lohnmodule im Test
Für jede Versicherungsart, wie BVG, AHV usw., gibt es im Interface ein separates Fenster. Die integrierte automatische Suche nach Versicherungen und das Eintragen der Adressen machen den Prozess deutlich einfacher. Man wählt einfach die passende Versicherung aus der Dropdown-Liste – den Rest erledigt die Software.
Tipp
Zum Ausfüllen braucht man in der Regel die AHV-Schlussrechnungen vom Vorjahr oder eine Kontorechnung sowie eine Übersicht der Leistungen mit BVG-Prämien.
In diesem Kontext hat Klara das Rad nicht neu erfunden: Stammdaten für jeden Mitarbeitenden werden wie gewohnt separat gespeichert.
Was jedoch aus Nutzersicht praktisch ist: Die Software erinnert automatisch an offene Aufgaben für jeden Mitarbeitenden – sei es, weil Angaben fehlen, oder weil aktuelle Aufgaben wie die Übermittlung der Lohndeklarationen fällig sind. Das verringert das Fehlerrisiko erheblich und sorgt dafür, dass man offene Aufgaben immer im Blick hat, statt sie irgendwo separat zu notieren oder ständig im Kopf behalten zu müssen.
Die Angaben zur QuellensteuerDie Quellensteuer ist eine in der Schweiz erhobene Steuer, die auf Einkommen und Vermögen von Personen und Unternehmen erhoben wird.... Mehr werden in Klara auf zwei Ebenen eingetragen: einmal auf Ebene des Arbeitgebers und einmal auf Ebene des Arbeitnehmers. Diese Aufteilung macht Sinn.
Auf Arbeitgeber-Ebene (im Tab «Firma») trägt man die Quellensteuer-Kundennummer für jeden Kanton ein, in dem Mitarbeitende wohnen und der Quellensteuer unterliegen. So wird sichergestellt, dass die Deklarationen an die kantonalen Steuerverwaltungen per Klick reibungslos eingereicht werden können.
Im Tab «Mitarbeiter» gibt man dann die persönlichen Details an, die für die korrekte Berechnung des satzbestimmenden Betrags nötig sind: QST-Tarif, mögliche Nebenjobs, das Pensum oder das Einkommen, falls der Mitarbeitende noch eine weitere Tätigkeit hat.
Am Ende stehen in der Lohnabrechnung nicht nur der Quellensteuerbetrag, sondern auch der satzbestimmende Lohn. Das ist super hilfreich, um mögliche Rückfragen des Arbeitgebers zu vermeiden. Leider bieten viele andere Anbieter diese Funktionalität noch nicht an.
Tipp
Die Erinnerung zur Übermittlung der Quellensteuer erscheint nach Abschluss der Lohnabrechnung automatisch im Dashboard.
Die Vorbereitung der Lohnabrechnung ist komplett automatisiert. Alles, was der Nutzer tun muss, ist, die Input-Daten korrekt einzugeben. Die nötigen Buchungen und Auszahlungen erledigt die Software nach Abschluss der Lohnabrechnung automatisch.
Die Lohnabrechnungen können im PDF- oder Excel-Format gespeichert werden.
Wichtig: Abgeschlossene Lohnabrechnungen sind nicht mehr änderbar. Es gibt aber die Möglichkeit, Änderungen für eine vergangene Periode vorzunehmen. Die Software berechnet alle Lohnabrechnungen rückwirkend neu und überträgt die Anpassungen in die aktuelle Periode. Manuelle Neuberechnungen? Braucht es nicht! Das ist ein klarer Vorteil gegenüber anderen Anbietern, da diese Funktion dort oft noch fehlt.
Beim Herunterladen der Lohnabrechnungen wird der Dateiname automatisch erstellt – inklusive Art der Datei und der passenden Zeitperiode. Praktisch und übersichtlich.
Löhne können direkt über die Software vom Bankkonto des Unternehmens bezahlt werden. Auch das Markieren einer Lohnabrechnung mit bar als Auszahlungsart ist problemlos möglich.
Die Software Klara erstellt bei Bedarf eine Vielzahl individueller Berichte, die dir einen Überblick über Mitarbeitende, Kunden oder den Verkauf von Artikeln geben – und du kannst sie bequem herunterladen.
In dieser Hinsicht bietet die Software ein eher gewöhnliches Vorgehen: Für jede Versicherungsart gibt es ein separates Fenster. Eine automatische Suche nach Versicherungen und das Eintragen der Adressen sind bisher leider nicht integriert.
Die Möglichkeiten bei der Festlegung der Versicherungsbeiträge sind unseres Erachtens etwas eingeschränkt. So gibt es beispielsweise keine offensichtliche Option, die Kosten für die NBU auf den Arbeitgeber zu übertragen, falls das vereinbart wurde. Die Standardregelung – BU: Arbeitgeber, NBU: Arbeitnehmer – ist im Tool fest voreingestellt.
Die Stammdaten für jeden Mitarbeitenden werden – wie üblich – separat gespeichert. Die Daten sind dabei gut strukturiert und einfach zu finden.
Besonders positiv fällt die breite Auswahl an integrierten Filter- und Suchfunktionen auf. Das ist gerade bei einer grossen Anzahl von Mitarbeitenden ein echter Pluspunkt.
Die Angaben zur Quellensteuer werden «standardmässig» auf Ebene des Arbeitnehmers erfasst – im Tab «Quellensteuer» für jeden einzelnen Mitarbeitenden.
Was gut ist:
Der satzbestimmende Betrag wird automatisch berechnet, selbst wenn der Mitarbeitende noch bei weiteren Arbeitgebern beschäftigt ist.
Die meisten Informationen können bequem aus den vorhandenen Dropdown-Listen ausgewählt werden.
Der Quellensteuerabzug sowie weitere Komponenten der Lohnabrechnung, die früher einzeln eingegeben werden mussten, werden direkt in der Testversion der Lohnabrechnung angezeigt.
Was uns weniger gefällt:
Der satzbestimmende Lohn wird in der Lohnabrechnung leider nicht dargestellt.
Die Vorbereitung der Lohnabrechnung erfolgt grösstenteils automatisiert.
Das Tool ermöglicht es, die Gültigkeitsdauer für verschiedene Lohnangaben festzulegen, sodass diese nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft gültig sind.
Möglichkeit, die Lohnabrechnung vor dem Abschluss als Testversion anzusehen. (Button: «Simulierte Lohnabrechnung»)
Automatische Buchung und Auszahlung der Löhne nach Abschluss (durch die Übertragung der abgeschlossenen Lohnabrechnungen von 21 AbaSalary in das Finanzbuchhaltungsmodul 21 AbaNinja).
Die Phasen der Lohnabrechnung für einen Mitarbeitenden und einen bestimmten Zeitraum sind immer einsehbar.
Wo wir Verbesserungspotential sehen:
Die abgeschlossene Lohnabrechnung kann nur im PDF-Format heruntergeladen werden.
Die Software berechnet Anpassungen in Lohnabrechnungen nicht rückwirkend, daher erfolgen keine automatischen Übertragungen aus früheren Lohnabrechnungen in die aktuelle Periode.
In den Mitarbeitereinstellungen gibt es derzeit keine Option für Barauszahlungen. Banküberweisung ist das Standardformat.
Eingeschränkte Anbindung an über 80 Partnerbanken für die automatische Lohnauszahlung.
Das Eintragen der Versicherungsangaben ist insgesamt intuitiv und bereitet neuen Nutzern keine Schwierigkeiten.
Im Lohn-Modul von bexio werden die Versicherungsangaben logisch auf zwei Ebenen erfasst: auf Ebene des Arbeitnehmers und auf Ebene des Arbeitgebers.
Das Modul ist übersichtlich aufgebaut und umfasst vier Tabs:
Lohnabrechnung
Mitarbeiter
Unternehmen
Dokumente
Für jede Versicherungsart bietet bexio zwei Optionen an:
Manuelles Eintragen der Versicherung, ohne elektronische Lohnmeldung.
Auswahl der Versicherung mit elektronischer Lohnmeldung (aus einer Dropdown-Liste).
In bexio werden die Versicherungsangaben auf zwei Ebenen erfasst: Auf Arbeitgeber-Ebene werden Basisdaten wie der Versicherungsname und die Prozentsätze hinterlegt. Auf Arbeitnehmer-Ebene lassen sich die Beiträge für NBU, BVG etc. flexibel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufteilen.
Die Angaben zur Quellensteuer werden «standardmässig» auf Ebene des Arbeitnehmers erfasst – im Tab «Quellensteuer» für jeden einzelnen Mitarbeitenden.
Was gut ist:
Der satzbestimmende Betrag wird automatisch berechnet, selbst wenn der Mitarbeitende noch bei weiteren Arbeitgebern beschäftigt ist.
Die meisten Informationen können bequem aus den vorhandenen Dropdown-Listen ausgewählt werden.
Der Quellensteuerabzug sowie weitere Komponenten der Lohnabrechnung, die früher einzeln eingegeben werden mussten, werden direkt in der Testversion der Lohnabrechnung angezeigt.
Was uns weniger gefällt:
Der satzbestimmende Lohn wird in der Lohnabrechnung leider nicht dargestellt.
Die Vorbereitung der Lohnabrechnung in bexio ist weitgehend automatisiert.
Alle Lohnabrechnungen sind übersichtlich nach Zeitperioden geordnet.
Die fertige Lohnabrechnung kann in zwei Formaten heruntergeladen werden: PDF und Excel.
Während der Vorbereitung sieht man alle Lohnbestandteile und Abzüge jederzeit in Echtzeit.
Möglichkeit, das Firmenlogo in die Lohnabrechnung zu integrieren.
Individueller Text auf der Lohnabrechnung möglich.
Automatischer Versand der Lohnabrechnung per E-Mail direkt an die Mitarbeitenden.
Bei Bedarf lassen sich die Arbeitgeberbeiträge im Entwurf der Lohnabrechnung deaktivieren.
Automatische Übertragung ins Finanzmodul zur Verbuchung und Auszahlung über das Banking-Modul.
Was noch verbessert werden könnte:
Es gibt keine Möglichkeit, Lohnabrechnungen rückwirkend abzurechnen. Änderungen oder Korrekturen für vergangene Abrechnungen müssen manuell vorgenommen werden.
Beim Herunterladen der Lohnabrechnungen wird kein Dateiname automatisch generiert.
Im Rahmen der Software sind verschiedene Berichte verfügbar. Die Vielfalt dieser Berichte ist jedoch relativ begrenzt und umfasst unter anderem:
Lohnkonten für das Jahr auf Ebene des Unternehmens (Zusammenfassung)
Lohnkonten für das Jahr auf Ebene des Arbeitnehmers
Die generierten Berichte können anschliessend im Excel- oder PDF-Format heruntergeladen werden.
Tipp
Sind Sie nach genauer Abwägung zu dem Entschluss gekommen, auf eine andere Buchhaltungssoftware umzusteigen? Unsere wertvollen Tipps für Unternehmen sowie Vorschläge für Freelancer werden Ihnen dabei weiterhelfen.
Fazit
Klara, 21.AbaSalary oder bexio – bei der Wahl zwischen diesen Optionen spielen Funktionalität, Automatisierungsgrad, erforderliche Vorkenntnisse im Umgang sowie die Kosten eine entscheidende Rolle. Obwohl alle aufgeführten Lohnbuchhaltungssoftwares dem höchsten Swissdec-Standard (5.0) entsprechen, gibt es bestimmte Unterschiede, die je nach Situation von hoher Relevanz sind.
Legt man grossen Wert auf eine hohe Automatisierung, um die Payroll ohne tiefgehende Vorkenntnisse in der Lohnbuchhaltung zu verwalten, ist Klara eine gute Option. Wenn die Verwaltung einer grösseren Anzahl von Mitarbeitern sowie vielfältige Auswertungen im Vordergrund stehen, stellt 21.AbaSalary eine passende Lösung dar. Wenn es hingegen um eine gut ausgewogene Software für kleine oder mittlere Unternehmen geht und die Kosten weniger von Bedeutung sind, erfüllt bexio diese Kundenbedürfnisse optimal.
Wenn Sie planen, einen Treuhänder für Ihre Lohnbuchhaltung zu engagieren, empfehlen wir Ihnen, unseren Software-Filter zu nutzen. So finden Sie garantiert jemanden, der sich mit der von Ihnen gewählten Software bestens auskennt.
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Tipp
Nachteile
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