Unabhängig von der Grösse oder der Branche kann jedes Unternehmen von einer gut konzipierten Buchhaltungssoftware profitieren. Für kleine und mittlere Unternehmen ist eine intelligente Buchhaltungssoftware besonders wichtig, da sie normalerweise über keine auf die Buchhaltung spezialisierte Abteilung verfügen.
Auf dem Markt werden viele unterschiedliche Programme für die Buchhaltung angeboten. Auch für erfahrene Unternehmen ist es nicht immer einfach, die richtige Auswahl zu treffen. Wir haben für Sie die wichtigsten Auswahlkriterien aufgelistet:
Anschliessend finden Sie die bekanntesten Schweizer Buchhaltungssoftware nach diesen Kriterien aufgestellt.
1. Funktionsangebot
Grundsätzlich sollte ein passendes Programm alle nötigen Funktionen zur Verfügung stellen, die für die Buchhaltung notwendig sind. Welche Funktionen sind am häufigsten in einer Buchhaltungssoftware verfügbar?
Belegerfassung
Viele moderne Programme besitzen einen Buchungsassistenten. Damit kann auch ein Nutzer mit minimalen Vorkenntnissen in der Buchhaltung diese verwenden. Auch Umbuchungen und Stornierungen können oft mit einem Klick durchgeführt werden.
Jahresabschluss
Die Daten für Bilanz, Erfolgsrechnung sowie Mittelflussrechung werden automatisch aus der laufenden Buchhaltung übernommen und die Berichte werden automatisch erstellt. Einige Programme bieten noch weitere hilfreiche Funktionen wie z.B. automatische Abgrenzung an.
Lohnbuchhaltung
Die automatisierte Lohnbuchhaltung lässt die Mitarbeiterdaten verwalten, Netto- und Brutto-Löhne automatisch berechnen sowie verbuchen, elektronische Lohnmeldung und Daten für Sozialversicherungen und Behörden übermitteln.
MWST-Abrechnung
Die Software sollte unterschiedliche Methoden der MWST-Abrechnung unterstützen: Effektiv- und Saldomethode, vereinbart oder vereinnahmt. Das MWST-Formular muss den ESTV-Standarden entsprechen.
Online Banking Anbindung
Die Programme mit dieser Funktion können die Zahlungsaufträge übermitteln, Transaktionen einlesen und Kontobewegungen automatisch verbuchen. Der Abgleich mit den entsprechenden Konti läuft auch automatisch.
Erstellung von Rechnungen, Lieferscheinen, Gutschriften usw.
Rechnungen, Kostenvoranschläge oder Angebote können direkt im Programm erstellt werden. Die wichtigsten Daten wie Stammdaten oder Positionen werden automatisch hinzugefügt. Oft geben die Buchhaltungsprogramme die Möglichkeit, ein eigenes Layout zu verwenden und als Template zu speichern.
Integrierte Kassa
Die Software besitzt ein eigenes Kassensystem oder verfügt über Schnittstellen zu externen Varianten. Ähnlich wie beim Online-Banking werden die Transaktionen übernommen und automatisch verbucht.
Offene Posten und Mahnwesen
Die meisten Programme geben eine gute Übersicht der offenen Posten, automatische Zahlungserinnerung und bieten ein Mahnwesen mit verschiedenen Stufen und Kriterien an.
Inventar und Anlagenverwaltung
In der Buchhaltungssoftware können die Unternehmen Ihr Geschäftsvermögen eintragen, verwalten und automatisch abschreiben. Alle Vorgänge werden automatisch verbucht.
Kostenrechnung, Budgetierung und Unternehmensplanung
Die meisten Programme geben eine gute Übersicht der offenen Posten, automatische Zahlungserinnerung und bieten ein Mahnwesen mit verschiedenen Stufen und Kriterien an.
Kontaktverwaltung und Integriertes CRM–System
Einfache Kundendatenverwaltung oder vollständiges CRM-System – manche Buchhaltungssoftware eröffnen die Option, Kundenkontakte zu speichern, zu organisieren und mit weiteren Notizen zu ergänzen.
Lagerverwaltung
Die Software gibt eine Übersicht über den Lagerbestand, Ein- und Ausgänge, Reserven für ein die bestimmten Aufträge usw. Alle Vorgänge werden automatisch verbucht und mit der Finanzbuchhaltung abgestimmt.
Viele Programme bieten noch weitere hilfreiche Funktionen an: Zeiterfassung, Produktverwaltung, Projektverwaltung usw.
Es lohnt sich, das Angebot unterschiedlicher Anbieter zu vergleichen und sich die Funktionen detaillierter anzuschauen: Vergleichbare Funktionen können unterschiedlich in verschiedenen Programmen implementiert werden – finden sie die Software, die Ihnen am besten passen.
2. Individuelle Anforderungen
Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat eigene Bedürfnisse. Deswegen ist es wichtig, alle Faktoren während der Entscheidungsphase zu berücksichtigen. Vor allem sollten Sie beachten:
Grösse Ihres Unternehmens
Logischerweise benötigt eine grosse Produktion mehr Funktionen als ein Einzelunternehmen oder ein Freiberufler.
Branche, in der Sie tätig sind
Ein traditioneller Laden und ein Online-Shop haben unterschiedliche Anforderungen. Manchmal bieten Software-Firmen branchenspezifische Lösungen und Pakete an.
Organisationsstruktur und Arbeitsprozesse
Verfügt Ihr Unternehmen beispielsweise über mehrere Standorte, sollten Sie mit der Buchhaltungssoftware sowohl zusammen als auch unabhängig voneinander arbeiten können.
Mitarbeiterzahl
Die Mitarbeiterzahl ist nicht nur aus Sicht der Lohnbuchhaltung und damit verbundenen Kosten wichtig. Überlegen Sie auch, wieviel Mitarbeiter einen Zugang zur Software benötigen.
3. Selbermachen oder outsourcen
Falls Sie Ihre Buchhaltung selber machen möchten, sollten Sie zuerst Ihre Vorkenntnisse kritisch betrachten. Vielleicht brauchen Sie eine Software, die zusätzliche Assistenz und Automatisation anbieten kann.
Falls Sie Ihre Buchhaltung durch einen Treuhänder erledigen lassen, sollte die Software dafür geeignet sein. Am besten besprechen Sie mit Ihrem Treuhänder, welche Software er verwendet – nicht alle Treuhänder sind bereit, ein neues Programm zu lernen.
4. Kundenservice
Auch bei der besten Software kommt es immer wieder zu Fragen oder Unklarheiten. Solche Situationen werden bei verschiedenen Anbieter auch unterschiedlich bearbeitet:
Anteil der Software-Anbieter, die diese Support-Optionen anbieten
Quelle: treuhand-suche.ch
5. PC-Software oder Cloud-Lösung
Einige Anbieter haben nur Desktop-Version der Software, andere nur Cloud-Lösungen. Es gibt auch Anbieter, die beide Varianten anbieten. Obwohl die Cloud-Lösungen immer populärer werden, haben die beiden Alternativen Vor- und Nachteile.
Desktop
Zeitlose Klassik für diejenigen, die gern alles unter Kontrolle gerne
- Oft ein breiterer Funktionsumfang inkl. integrierte Programm-Assistenten
- Alle Daten werden auf dem lokalen Rechner gespeichert und bleiben im Besitz des Nutzers.
- Die Sicherheitsmassnahmen liegen in Ihrer Verantwortung: Geht das Gerät kaputt oder verloren, sind meistens auch die Daten verloren.
- Die Anbindung von Drittlösungen ist einfacher und flexibler.
Cloud
Moderne Lösung für diejenigen, die mehr Flexibilität wünschen
- Mobilität: der Zugriff ist von jedem Ort möglich
- Die Daten werden durch den Anbieter gespeichert und sicher aufbewahrt.
- Kosten sind meistens geringer
- Die aktuellste Version ist immer verfügbar
- Betriebssystemunabhängig
6. Software-Schnittstellen für den Datenaustausch
Dank externer Schnittstellen können die Daten sicher und schnell übertragen werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und die Fehlerquote. So können z.B. die Daten direkt an die Behörden übertragen werden. Oder die Daten werden von einem Online-Banking oder Kassensystem übernommen und verbucht. Selbst wenn Sie die Daten Ihrem Treuhänder versenden müssen, sollten sie einwandfrei und sicher sein.
Wenn Ihr Unternehmen bereit ein CRM- oder Kassensystem hat, lohnt es sich, eine Buchhaltungssoftware zu wählen, die mit bereits vorhandenen Programmen verknüpfbar ist.
Schweizer Buchhaltungssoftware im Überblick
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| Schweizer Buchhaltungssoftware im Überblick |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Abacus | Sage | Banana | Comatic | CashCtrl | PROFFIX | Office Maker Finanz | LoopsFinanz | Winbiz Cloud | PEBE | Topal | Bexio | Klara | |
| Cloud | Desktop / Cloud | Desktop | Desktop / Cloud | Cloud | Desktop / Cloud | Desktop / Cloud | Desktop | Desktop / Cloud | Desktop / Cloud | Desktop | Cloud | Cloud | |
| Belegerfassung | |||||||||||||
| Jahresabschluss | |||||||||||||
| Lohnbuchhaltung | |||||||||||||
| MWST-Abrechnung | Die geschuldeten Beträge werden nach Satz aufgeschlüsselt ausgewiesen und können manuell ins Formular übertragen werden. CashCtrl enthält keine MwSt-Formulare | ||||||||||||
| Online Banking Anbindung | Keine direkte Anbindung. Übermittlung/Download erfolgt über XML-Files. File werden so automatisch verbucht. Bankauszüge können importiert und dann verbucht werden | Teilweise verfügbar. Kontobewegungen können als camt und MT940 Files importiert werden. CashCtrl lernt mit jedem Import und weist die Buchungen mit der Zeit automatisch zu | |||||||||||
| Erstellung von Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften usw. | |||||||||||||
| Integrierte Kassa | |||||||||||||
 Kassenbuch | |||||||||||||
| Offene Posten und Mahnwesen | |||||||||||||
| Inventar und Anlagenverwaltung | |||||||||||||
| Kostenrechnung, Budgetierung und Unternehmensplanung | Teilweise verfügbar. Kostenstellen sind nicht enthalten, es können aber Ziele definiert und ein Cashflow mit Formeln erstellt werden | ||||||||||||
| Kontaktverwaltung und Integriertes CRM-System | |||||||||||||
| Lagerverwaltung | |||||||||||||
| Sonstiges | Viele Prozesse sind über Apps oder Portallösungen möglich, Standardlösung mit anpassbaren Masken und integriertem Prozessdesigner, Wachstumpfad | Leistungserfassung für Projektverwaltung, Zeiterfassung, Mini-Archiv, Sage Center App für die Erfassung von QR-Rechnungen (Lancierung Ende Juni 2020) | Zeiterfassung, Liquiditätsplanung, QR-Rechnung | Kostenlose version verfügbar | Projektverwaltung | SMS Gateway | Leistungserfassung, Terminverwaltung | Projektverwaltung, Zeiterfassung | Online Terminbuchung, Projektverwaltung, Online Cockpit | ||||
| Branchespezifische Lösungen | ja Bauhauptgewerbe, Baunebengewerbe, Gastro, Immo, Fertiger, Treuhand, Gemeinden, Spitex, Energieversorger, Heime & soziale Institutionen | ja Textil, Service, Liegenschaftsverwaltung, Transport | ja Dienstleister, Handel, Treuhand, Industrie | ja E-commerce | ja Beauty, Coiffeur, Detailhandel, Dienstleistung, Handwerk, Neugründer / Start-Ups | ||||||||
| Für Treuhänder geeignet? | |||||||||||||
| Import/Export Dateiformate | XML, CSV, Excel | XLS, RTF, HTML, DOC CSV, SDK-Schnittstelle für Entwickler, CSV, TAF-Format (Sage-Format), jeweils über COM, REST API ist in Planung | PDF, HTML, XLS, XML, TXT | XML, CSV, Excel | PDF, XLS, CVS | dBase, CSV, XML etc. MS-Access, dBase, Texdatei, XML; Import: MS-Access, MS-SQL-Server, ORACLE, GUPTA SQLBase, alle installierten ODBC-Datenquellen | CSV, Excel | CSV, XLS | PDF, XLS, DOC |
- Viele Prozesse sind über Apps oder Portallösungen möglich, Standardlösung mit anpassbaren Masken und integriertem Prozessdesigner, Wachstumpfad
- Bauhauptgewerbe, Baunebengewerbe, Gastro, Immo, Fertiger, Treuhand, Gemeinden, Spitex, Energieversorger, Heime & soziale Institutionen
- Leistungserfassung für Projektverwaltung, Zeiterfassung, Mini-Archiv, Sage Center App für die Erfassung von QR-Rechnungen (Lancierung Ende Juni 2020)
- CSV, SDK-Schnittstelle für Entwickler, CSV, TAF-Format (Sage-Format), jeweils über COM, REST API ist in Planung
- Keine direkte Anbindung. Übermittlung/Download erfolgt über XML-Files. File werden so automatisch verbucht. Bankauszüge können importiert und dann verbucht werden
- Die geschuldeten Beträge werden nach Satz aufgeschlüsselt ausgewiesen und können manuell ins Formular übertragen werden. CashCtrl enthält keine MwSt-Formulare
- Teilweise verfügbar. Kontobewegungen können als camt und MT940 Files importiert werden. CashCtrl lernt mit jedem Import und weist die Buchungen mit der Zeit automatisch zu
- Teilweise verfügbar. Kostenstellen sind nicht enthalten, es können aber Ziele definiert und ein Cashflow mit Formeln erstellt werden
- Textil, Service, Liegenschaftsverwaltung, Transport
- Dienstleister, Handel, Treuhand, Industrie
- MS-Access, dBase, Texdatei, XML; Import: MS-Access, MS-SQL-Server, ORACLE, GUPTA SQLBase, alle installierten ODBC-Datenquellen
- E-commerce
- Online Terminbuchung, Projektverwaltung, Online Cockpit
- Beauty, Coiffeur, Detailhandel, Dienstleistung, Handwerk, Neugründer / Start-Ups
- Keine Angaben
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Danke für den Artikel, ein guter Vergleich. Ihr habt nur das wichtigste Kriterium übersehen – den Preis. Das ist leider das Erste, was den Kunden interessiert….
Danke für Ihre Kommentar!
Wir finden diese Frage ebenfalls wichtig, deswegen haben wir sie in einem separaten Artikel verfasst (zweite Teil unseres Artikels). Dieser wird auch in kürze publiziert.