Wie wechsle ich die Buchhaltungssoftware? Tipps & Checkliste.
Jedes Jahr kommen neue Programme auf den Markt, die Innovationen bringen: KI, Automatisierung, Cloud-Technologien, Blockchain und Kryptografie. All diese Technologien werden aktiv in Buchhaltungslösungen integriert, um die Arbeitseffizienz zu verbessern.
Bei der Umstellung von alter auf neue BuchhaltungssoftwareDie Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation, aber sie kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, wenn sie manuell durchgeführt wird.... Mehr muss der Finanzverantwortliche viele Faktoren berücksichtigen und zahlreiche Prozesse organisieren. In diesem Artikel erfahren Sie folgende:
- Wie Sie erkennen, dass es Zeit ist, Ihre Buchhaltungssoftware zu wechseln?
- Wie wählen Sie die beste Buchhaltungslösung für Ihr Unternehmen aus?
- Welche Schritte sollten für einen reibungslosen Übergang auf das neue System unternommen werden?
- Wie viel Zeit wird es in Anspruch nehmen?
Wir haben auch viele Tipps, Beispiele und eine PDF-Checkliste vorbereitet. Beginnen wir also mit der philosophischen Frage – «Wechseln oder nicht wechseln?».
Wann lohnt sich der Wechsel der Buchhaltungssoftware?
Ein veraltetes Interface oder das Fehlen eines KI-Assistenten kann nur einen Unternehmensneuling davon überzeugen, zu einem anderen Anbieter zu wechseln. Deshalb hier eine Liste wirklich wichtiger «Signale», die darauf hinweisen, dass es an der Zeit ist, die Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens zu wechseln.
10 Gründe, die Buchhaltungssoftware zu wechseln:
- Änderung der organisatorischen Struktur des Unternehmens oder der Entwicklungsstrategie.
- Einführung neuer gesetzlicher Anforderungen oder regulatorischer Standards.
- Umstellung auf Cloud- oder Online-Plattformen.
- Feststellung erheblicher Mängel in der aktuellen Software.
- Automatisierung und Optimierung der Buchhaltungsprozesse.
- Verlust von Unterstützung oder Veraltung der aktuellen Software.
- Notwendigkeit einer verbesserten Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten.
- Fehlen der Möglichkeit zur Integration mit neuen Systemen.
- Bedarf an Verbesserung der Analyse und Berichterstattung.
- Anfragen von Kunden, Partnern oder Treuhänder.
Wenn Ihre Geschäftssituation einem dieser Kriterien entspricht, lassen Sie uns daher betrachten, wie genau der Prozess der Änderung der Buchhaltungssoftware abläuft.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Wechsel der Buchhaltungssoftware
In unserer Praxis gibt es 5 grundlegende Schritte zur Einführung einer neuen Buchhaltungssoftware für KMU.
1. Bestimmen Sie die Anforderungen
Moderne Buchhaltungssoftware verfügt über zahlreiche Parameter und Funktionen, die sie voneinander unterscheiden. Hier sind die wichtigsten, auf die Sie achten sollten.
Auswahlkriterien für Buchhaltungssoftware
- Funktionsangebot (Belegerfassung, Lohnbuchhaltung, Online-Banking Anbindung usw.)
- Individuelle Anforderungen (Unternehmensgrösse, Branche, Arbeitsprozesse, Mitarbeiterzahl)
- Selbermachen oder outsourcen (mit/ohne Zusatzmodule für Treuhänder)
- Kundenservice (Support per Telefon\Mail, Schulung, FAQ, Online-Hilfe usw.)
- Desktop-Software oder Cloud-Lösung
- Software-Schnittstellen für den Datenaustausch (Integration mit CRMEin CRM-System (Customer Relationship Management System) ist eine Software-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen zu verwalten und zu pflegen. Es... Mehr oder anderen Systemen)
- Automatisierungsgrad
Tipp
In diesem Artikel haben wir jedes Kriterium im Detail analysiert und die Schweizer Buchhaltungssoftware nach ihnen bewertet.
Nachdem Sie das gewünschte Softwarebild erstellt haben, ist es an der Zeit, verfügbare Optionen zu recherchieren.
2. Finden Sie die passende Software
Für eine gute Übersicht verschiedener Buchhaltungssoftware können Sie sich unseren Softwarevergleich anschauen. Ein weiterer Tipp ist, spezielle Katalogseiten besuchen, auf denen Sie Buchhaltungssoftware nach ausgewählten Kriterien finden können.
Wenn Ihr Unternehmen in der Schweiz tätig ist, sollten Sie die Programme unbedingt nach Land filtern. Noch besser ist es zu prüfen, ob der Anbieter das Label «Schweizer Software» trägt. Die Schweizer Buchhaltung weist viele zusätzliche Besonderheiten auf, insbesondere in der Steuerstruktur.
Katalogseiten für die Suche nach Buchhaltungssoftware
- G2 (Global, Englisch)
- Capterra (Global, Englisch)
- Sourceforge (Global, Englisch)
- Trustpilot (Schweiz, Deutsch)
Für einen umfassenden Preisvergleich für Ihre speziellen Bedürfnisse und Leistungsumfang lesen Sie diesen Artikel von uns.
3. Führen Sie die Tests durch
Die meisten Anbieter bieten eine Testphase von etwa 2 Wochen an. Dies ermöglicht es, alle Funktionen der Software auszuprobieren. Um nicht am Anfang durcheinander zu kommen, hier eine Liste grundlegender Dinge, die es zu Beginn zu testen gilt.
Besonderheiten der Buchhaltungssoftware, die vor dem Kauf getestet werden sollten
- Firmeneinstellungen (Kontenplan, Steuersätze)
- Buchung von Belegen (Schecks, Rechnungen)
- Dokumentenerstellung (VerträgeDer Vertrag ist ein rechtsverbindliches Abkommen zwischen mindestens zwei Parteien, das bestimmte Rechte und Pflichten festlegt. In der Schweiz gibt... Mehr, Rechnungen, Angebote)
- Arbeiten mit Rechnungen (Erstellung, Zahlungseingänge, Mahnungen)
- Berichterstellung (BilanzDie Bilanz ist eine wichtige Finanzaufstellung, die die Vermögens-, Schulden- und Eigenkapitalverhältnisse eines Unternehmens zum Ende eines Geschäftsjahres darstellt. Sie... Mehr, Erfolgsrechnung, Jahresabschluss)
- Zusätzliche Funktionen (Lohnbuchhaltung, Integrationen, Banking usw.)
- Problembehandlung (Unterstützung durch den Support)
Tipp
Bereiten Sie einen Testfall vor, den Sie auf allen ausgewählten Softwarelösungen testen werden. Reale Daten geben einen besseren Einblick in die Qualität der Software. Ein solcher Ansatz hilft auch später bei einem objektiven Vergleich der getesteten Buchhaltungssoftware.
Informieren Sie sich vor Beginn der Tests so gut wie möglich über den Anbieter und sein Produkt. Ein Artikel über unseren Test der beliebtesten Buchhaltungssoftware wird Ihnen sicherlich von Nutzen sein.
4. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter vor
Die Anpassung an neue Buchhaltungssoftware ist oft ein unterschätzter Stolperstein. Wir empfehlen deshalb, ein ausreichendes Mass an Schulungsmaterialien und Arbeitsbeispielen zu sammeln. Üblicherweise bietet der Anbieter solche Hilfsmittel für einen leichten Start an. So können Sie Ihren Mitarbeitern helfen, sich schneller an die neue Software zu gewöhnen.
Methoden zur Vorbereitung der Mitarbeiter auf die Arbeit mit der neuen Buchhaltungssoftware
- Organisation von Trainings und Seminaren zur Einführung in die Funktionen und Besonderheiten des Programms.
- Bereitstellung individueller Beratungen für Mitarbeiter, die spezifische Fragen haben oder zusätzliche Unterstützung benötigen.
- Erstellung detaillierter Anleitungen und Benutzerhandbücher mit Beispielen typischer Aufgaben und deren Lösungen.
- Einbeziehung erfahrener Benutzer oder externer Berater zur Durchführung von Workshops und praktischen Übungen.
- Nutzung von Online-Plattformen für Schulungen mit der Möglichkeit, jederzeit auf Lernmaterialien zuzugreifen.
- Organisation interner Unterstützung und Bildung einer Schnellreaktionsgruppe zur Lösung aktueller Probleme mit der Software.
- Angebot von Motivationsprogrammen oder Boni für Mitarbeiter, die sich aktiv am Lernprozess und der Einarbeitung in das neue System beteiligen.
- Durchführung regelmässiger Treffen zur Diskussion des Fortschritts, der Herausforderungen und zum Sammeln von Feedback vom Team.
Das häufigste Problem ist, dass erfahrene Buchhalter mit langjähriger Erfahrung oft sehr an alte Systeme gebunden sind. Um sie so schnell und schmerzlos wie möglich anzupassen, zeigen und erklären Sie ihnen die Funktionen, die ihre Arbeit vereinfachen sollen. Sie sollten einen Erleuchtungs- wie Aha!-Moment erreichen, nachdem sie die Neuerung vollständig nutzen können.
5. Organisieren Sie die Datenmigration
Im Optimalfall hilft Ihnen ein Vertreter Ihres neuen Anbieters, alle Ihre Daten zu sammeln, sie in das erforderliche Format zu konvertieren und in das neue System zu importieren (eventuell gegen eine zusätzliche Gebühr). Wenn Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware zu kompliziert ist oder keinen vollständigen Datenexport ermöglicht, sollten Sie sich direkt an Ihren aktuellen Anbieter wenden.
Tipp
Üblicherweise arbeiten Buchhaltungsprogramme mit Datenformaten wie PDF, XLS, XLSX, CVS, camt053, camt054, MT940, ZIP, PAIN, JSON, TAF, dBase usw. Alternativ können die Daten dem neuen Anbieter auch über API-Anfragen übermittelt werden.
Wenn Sie von einer Offline-Software zu einer Online- (Cloud-)Lösung migrieren, werden nur die Buchungsdaten (Buchungen, Berichte, bestimmte Parameter) übertragen. Begleitende Dateien wie Schecks, Rechnungen und Ähnliches müssen manuell übertragen werden, da sie lokal gespeichert wurden.
Wenn Sie Daten für 3 oder mehr Jahre übertragen, empfehlen wir, dies in geordneter Weise zu tun. Nach dem Hochladen eines Jahres führen Sie eine Überprüfung durch und stellen sicher, dass die Daten nicht beschädigt wurden.
Wir haben eine PDF-Checkliste vorbereitet, damit Sie alle unsere Tipps für den Wechsel der Buchhaltungssoftware zur Hand haben.
Tipps für einen reibungslosen Übergang zur neuen Buchhaltungssoftware
Bei Treuhand-Suche haben wir mit Dutzenden von Buchhaltungslösungen gearbeitet. Basierend auf unserer Erfahrung haben wir einige Tipps vorbereitet, die Ihnen helfen werden, ohne Probleme auf eine neue Buchhaltungssoftware umzusteigen.
Seien Sie weitsichtig
Bewerten Sie nicht nur die Anforderungen, die Ihre Buchhaltungsabteilung derzeit hat, sondern auch jene, die zukünftig benötigt werden könnten: Personalerhöhung, neuer Markteintritt oder geplante Akquisition neuer Kunden. Fügen Sie dem Profil des idealen Software-Anbieters Punkte wie «Unbegrenzte / skalierbare Lohnbuchhaltung», «Auswahl der Sprache und Währung in den Rechnungen» und «Erweiterte Kundenmanagementfunktionen» hinzu.
Es ist auch wichtig, die Entwicklungsrichtung der Buchhaltungssoftware zu betrachten.
Wenn das ausgewählte Programm alle erforderlichen Funktionen hat, aber schon lange keine Updates mehr erhalten hat, kann dies zu einer schnellen Veralterung führen. Sie müssen es möglicherweise innerhalb von 1-3 Jahren wechseln, da Innovationen auf diesem Markt eine Schlüsselrolle spielen.
Dies gilt auch für Buchhaltungslösungen, die derzeit nicht alle Ihre Anforderungen erfüllen.
Wenn sie aktiv entwickelt werden, dann könnten bis zu dem Zeitpunkt, an dem Sie sich für den Wechsel der Software entscheiden, alle benötigten Funktionen bereits verfügbar sein. Solche Anbieter hören immer auf die Bedürfnisse ihrer Kunden und können die Einführung einer bestimmten Funktion priorisieren, wenn die Nutzer darum bitten.
Beachten Sie die Zeit
Die beste Zeit für den Wechsel der Buchhaltungssoftware ist der Beginn eines neuen Finanzzeitraums (Quartal, Halbjahr, am besten jedoch Jahr). Dies ermöglicht es, Fehler in der Berichterstattung zu vermeiden.
Planen Sie 2-3 Monate für die Analyse und das Testen potenzieller Buchhaltungssoftware ein. Und planen Sie zusätzlich 1-2 Monate für die Vorbereitung des Personals und die Datenmigration (dies kann parallel erfolgen). Das bedeutet, dass etwa ein halbes Jahr benötigt wird, um die Arbeitsprozesse der Buchhaltungsabteilung eines KMU reibungslos zu ändern.
Nach dem Übergang auf das neue System planen Sie etwa 3 Monate für die Anpassungsperiode ein. Während dieser Zeit können die Mitarbeiter sowohl die alte als auch die neue Software nutzen.
Holen Sie sich Hilfe
Noch bevor Sie sich für ein neues optimales Programm entscheiden, sollten Sie die Meinungen, Ideen und Wünsche des Teams bezüglich der Funktionalitäten besprechen. Nach einem grundlegenden Test anhand von Beispielen ist es ratsam, einen erfahrenen Fachmann für eine erneute Überprüfung der Software hinzuzuziehen. Ihre Expertise kann Ihnen helfen, die potenzielle neue Buchhaltungssoftware aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten.
Tipp
Wenn Sie mit einem Treuhänder arbeiten, können Sie den Wunsch, die Buchhaltungssoftware zu wechseln, zunächst mit ihm besprechen. Normalerweise arbeiten solche Fachleute mit mehreren solcher Programme und können Ihnen eine Alternative basierend auf Ihrer spezifischen Geschäftssituation empfehlen.
Und wenn Sie einen solchen Berater suchen, steht Ihnen unsere Plattform mit über 2’600 verifizierten Experten zur Verfügung.
Es lohnt sich auch, die Unterstützung des neuen Anbieters in Anspruch zu nehmen. Fragen Sie nach Funktionen, die Sie interessieren, bitten Sie um Hilfe bei der Datenmigration, nutzen Sie Webinare oder angebotene Workshops.
Fazit
Der Wechsel der Buchhaltungssoftware kann viele Vorteile bringen, erfordert jedoch auch erheblichen Aufwand und Zeit.
Zunächst ist es wichtig zu verstehen, dass eine solche Änderung notwendig ist und sich positiv auf das Unternehmen auswirken wird. Danach bewerten Sie zusammen mit dem Team die Bedürfnisse an die neue Software und bereiten Sie einen Testfall für das Testing vor. Anschliessend wählen Sie geeignete schweizerische oder internationale Buchhaltungslösungen aus und testen diese. Zum Schluss organisieren Sie in Kommunikation mit den Anbietern die Datenmigration und die Schulung der Mitarbeiter.
Mit einer weitsichtigen Perspektive, 6-8 Monaten Vorbereitungszeit und der Unterstützung von Team und Anbietern können Sie Ihre Buchhaltungssoftware schmerzlos wechseln. Wir wünschen Ihnen viel Energie dabei! Treuhand-Suche.ch und unsere Experten stehen immer bereit, Ihnen dabei und darüber hinaus zu helfen.
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