Nebenkostenabrechnung FAQ: Vorlagen & Tipps für Vermieter

Als Vermieter ist es Ihre Verantwortung, eine ordnungsgemässe Neben­kosten­abrechnung oder Betriebs­kosten­abrechnung zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen. Diese Abrechnung gibt Auskunft darüber, ob der Mieter eine Nachzahlung leisten oder ein Guthaben erhalten muss. Um Streitigkeiten zu vermeiden, ist es wichtig, dass die Abrechnung korrekt und vollständig ist. In diesem Artikel finden Vermieter wichtige Informationen zu diesem Thema.

1. Welche Gesetze regeln die Neben­kosten­abrechnung?

Nebenkosten beziehen sich auf die Kosten, die dem Vermieter für Leistungen entstehen, die mit der Nutzung der Mietwohnung in Verbindung stehen. Hierzu gehören insbesondere Heiz- und Warmwasserkosten sowie ähnliche Betriebskosten und öffentliche Abgaben, die ausschliesslich mit der Nutzung der Mietwohnung zusammenhängen.

Der Mieter ist nur dann verpflichtet, die Nebenkosten zu zahlen, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich aufgeführt sind. Sind keine Nebenkosten im Mietvertrag aufgeführt, geht das Gesetz davon aus, dass diese bereits im Mietzins enthalten sind. Die Art. 4 bis 8 des VMWG enthalten detaillierte Bestimmungen zur Nebenkostenabrechnung, einschliesslich der pauschalen Abrechnung solcher Kosten, der anrechenbaren Heiz- und Warmwasserkosten sowie der Heizkostenabrechnung selbst.

2. Welche Kosten sind zulässig und welche nicht?

Der Vermieter kann nur die Neben­kosten auf den Mieter übertragen, die gesetzlich erlaubt sind und im Zusammenhang mit dem Gebrauch der Mietsache stehen. Die Mietrechts­verordnung gibt eine ausführliche Liste der abrechenbaren Betriebs­kosten für Heizung, Wartung und Kontroll­arbeiten, aber keine Kosten für Instand­haltung, Renovierung und Ersatz­anschaffungen.

3. Wie ist eine Neben­kosten­abrechnung aufgebaut?

Die Neben­kosten­abrechnung sollte bestimmte Angaben enthalten, wie eine Auflistung der erlaubten Neben­kosten wie Heizung und Warm­wasser, den Gesamt­betrag der Neben­kosten, den Verteilungs­schlüssel zwischen den Miet­parteien und den Gesamt­betrag, den die Mieter entweder schulden oder zurück­erhalten. Es gibt keine standardisierte Vorlage für eine Neben­kosten­abrechnung, da jedes Gebäude und jede Wohnung individuell abgerechnet wird.

In der Regel werden die Kosten basierend auf dem Verhältnis der Wohnflächen auf die Mieter aufgeteilt, ausser bei Kabel-TV-Fernsehgebühren. Bei Mehr­familien­häusern werden die Gesamt­kosten auf alle Miet­parteien verteilt, basierend auf einem klar nach­voll­ziehbaren Verteiler­schlüssel. Der Vermieter kann den Verteiler­schlüssel nur unter bestimmten Fristen und Form­vorschriften ändern.

Mögliche Aufschlüsselungen:

• Verteil­schlüssel (mit Faktor X)
• Nach Volumen
• Nach Fläche
• Gleich­verteilt
• Nach Personen­anzahl
• Individuelle Messung

Bei gewerblichen Vermietungen variiert die Neben­kosten­belastung, da der Mieter alle Kosten für den Ausbau, Betrieb und Unterhalt der Räume trägt. Die Erstellung einer Neben­kosten­abrechnung für Gewerbeflächen hängt vom Mietvertrag und dem Gebäude ab. Laut dem Energiegesetz von 1998 müssen für Neubauten verbrauchs­abhängige Heiz- und Warmwasser­kosten­abrechnungen erstellt werden. Ein Drittel der Kantone fordert auch für Altbauten verbrauchs­abhängige Abrechnungen, die bei der kantonalen Energie­fach­stelle angefordert werden können.

4. Welche Möglichkeiten zur Abrechnung der Nebenkosten gibt es?

Pauschale

Der Vermieter kann sich dafür entscheiden, mit dem Mieter eine pauschale Vereinbarung für die Neben­kosten zu treffen. Der Pauschal­betrag wird aus dem Durchschnitt der Heiz- und Neben­kosten der letzten drei Jahre errechnet. Wenn eine Pauschale vereinbart wurde, ist der Vermieter nicht verpflichtet, eine Neben­kosten­abrechnung zu erstellen. Weder der Vermieter noch der Mieter können Nach­forderungen oder Rück­forderungen geltend machen, wenn die Pauschale nicht mehr die effektiven Kosten der Nebenkosten deckt. Der Vermieter muss drei weitere Jahre warten, um einen neuen Durchschnitts­wert zu errechnen, der dann mit der aktuellen Pauschale verglichen werden kann. Wenn der neue Durchschnitts­wert höher ist, kann der Vermieter die Pauschale um den Differenz­betrag erhöhen. Der Vermieter ist verpflichtet, eine solche Erhöhung dem Mieter mithilfe des amtlichen Miet­zins­anpassungs­formulars mit Begründung und Einhaltung der gesetzlichen Fristen und Termine mitzuteilen.

Wenn der Mieter Bedenken hat, dass die Pauschale zu hoch ist, kann er Auskunft über die Durchschnitts­kosten verlangen und eine Anpassung beantragen.

Akonto­zahlungen

Bei Akonto­zahlungen oder Abschlags­zahlungen zahlt der Mieter im Voraus für die Neben­kosten einen bestimmten Betrag, der einmal jährlich nach Ablauf der Rechnungs­periode abgerechnet wird.

5. Was geschieht, wenn neue Neben­kosten hinzukommen?

Wenn der Vermieter neue Neben­kosten einführt, die der Mieter bezahlen muss, dann handelt es sich um eine Miet­zins­erhöhung. Der Vermieter muss dabei die Vorschriften zur Miet­zins­erhöhung einhalten. Falls die zusätzlichen Neben­kosten zu einer höheren Pauschale führen, muss der Vermieter dem Mieter dies unter Angabe von Gründen und Einhaltung der Fristen und Termine per amtlichem Miet­zins­anpassungs­formular mitteilen.

6. Wer bezahlt bei Leerstand die Neben­kosten­abrechnung?

Wenn eine Wohnung oder ein Geschäfts­raum leer steht, muss der Vermieter die anfallenden Neben­kosten tragen. Normalerweise kann er die Neben­kosten und Heiz­kosten nicht auf die anderen Mieter im Haus umlegen.

Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn es keine individuellen Heiz­kosten­zähler gibt und die leerstehenden Räume nur beheizt werden, um Frostschäden zu vermeiden, darf der Vermieter einen Teil der Heiz­kosten auf die anderen Mieter umlegen. Die Verteilung der Heizkosten auf die leeren Räume richtet sich nach dem Verteilschlüssel gemäss Art. 7 des Schweizerischen Obligationenrechts (OR):

• 2/3 bei Zwei- bis Drei­familien­häusern
• 1/2 bei Vier- bis Acht­familien­häusern
• 1/3 bei grösseren Gebäuden sowie Büro- und Geschäfts­häusern

7. Welche Rechte hat der Mieter bei einer fehler­haften Neben­kosten­abrechnung?

Wenn die Neben­kosten­abrechnung unverständlich, ungenügend oder fehlerhaft ist, hat der Mieter das Recht, die Belege einzusehen, auf deren Basis die Abrechnung erstellt wurde. Der Vermieter kann darauf bestehen, dass der Mieter die Belege an dessen Wohn- oder Geschäfts­sitz einsehen muss, sofern sich dieser Ort in der Nähe des Mieters befindet. Wenn der Vermieter Kopien der Belege versendet, kann er dafür ein Entgelt verlangen. Wenn der Mieter mit Positionen in der Abrechnung nicht einverstanden ist, kann er eine Korrektur verlangen und eine schriftliche Begründung für die Abweichungen vorlegen. Der Mieter hat das Recht, eine entsprechende Reduzierung der Kosten zu verlangen. Es gibt keine gesetzliche Frist für die Einsprache beim Vermieter oder für die Anfechtung bei der Schlichtungs­stelle. Der Vermieter darf dem Mieter auch nicht das Recht auf Einsicht in die Belege zwecks detaillierter Abrechnung befristen.

8. Was passiert, wenn der Mieter die Neben­kosten­abrechnung nicht bezahlt?

Wenn der Mieter nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Neben­kosten­abrechnung schriftlich Einspruch beim Vermieter erhebt, gilt die Abrechnung als vom Mieter genehmigt. Wenn der Mieter die Einsicht in die Belege verlangt, beginnt die 30-tägige Frist zur Einsprache erst, nachdem alle Belege eingesehen wurden. Nach­zahlungen oder Rück­zahlungen durch den Vermieter müssen innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Neben­kosten­abrechnung bezahlt werden. Wenn der Mieter in Zahlungs­verzug gerät, kann der Vermieter dem Mieter erst nach Ablauf dieser Frist eine Frist zur Zahlung setzen. Die Frist beträgt mindestens zehn Tage und für Wohn- und Geschäfts­räume mindestens 30 Tage. Wenn der Mieter innerhalb der neuen Frist nicht bezahlt, kann der Vermieter dem Mieter fristlos kündigen und für Wohn- und Geschäfts­räume eine Kündigungs­frist von mindestens 30 Tagen zum Monats­ende setzen.

9. Welche Fristen müssen beachtet werden?

Laut Artikel 4 des Miet­rechts muss der Vermieter dem Mieter eine jährliche Neben­kosten­abrechnung zukommen lassen, in der nur die tatsächlich angefallenen Kosten in Rechnung gestellt werden dürfen (Artikel 257b Absatz 1 OR und Artikel 5 Absatz 1 VMWG). Es ist nicht erlaubt, mit der Neben­kosten­abrechnung Gewinn zu erzielen. Die Neben­kosten­abrechnung sollte innerhalb von 6 Monaten nach Ende der Abrechnungs­periode vorliegen. In der Schweiz dauert die Abrechnungs­periode in den meisten Fällen vom 1. Juli bis zum 30. Juni oder vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Wenn die Neben­kosten­abrechnung fehlerhaft ist, verjährt der Rück­forderungs­anspruch des Mieters nach einem Jahr in der Schweiz. Der Nach­forderungs­anspruch des Vermieters aus einer Neben­kosten­abrechnung verjährt nach 5 Jahren.

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