Wie verrechne ich dem Kunden die Spesen- Mit oder ohne MwSt

Wie verrechne ich dem Kunden die Spesen? Mit oder ohne MwSt?

- 6 Min Lesezeit

Berater arbeiten oft auf Kundenprojekten. Dabei fallen neben den ordentlichen Vergütungen auch Spesen an, die meistens separat abgerechnet werden. Nun stellt sich die Frage, wie diese Spesen dem Kunden weiterverrechnet werden sollen.

eleganten Trick

Wie verrechne ich dem Kunden die Spesen? Mit oder ohne MwSt?Beispiel

Ein Unternehmensberater fährt mit dem Zug zu einem Kunden. Das Zugticket kostet CHF 107.70, davon entfallen CHF 7.70 auf die MwSt. Dem Kunden sollen diese Spesen nun weiterverrechnet werden. Die Frage ist nun, ob man auf die CHF 107.70 wiederum die Mehrwertsteuer draufschlagen muss wie bei jedem andern Service ob man die Mehrwertsteuer auf den Nettowert von CHF 100 berechnen soll.

Zuerst machen wir einen Schritt zurück und schauen uns an, wie es denn der «Normalfall» aussehen würde. Wäre das Zugticket ein gewöhnlicher Produktionsfaktor, der für das Endprodukt oder den Service notwendig ist (z.B. aus einem Apfel wird Apfelsaft), dann muss selbstverständlich die MwSt. auf den Verkaufspreis des Apfelsafts draufgeschlagen werden. Die bereits enthaltene MwSt. (beim Zugticket die CHF 7.70) kann jedoch als Bezugssteuer wieder abgezogen werden. Das heisst, es wird nur die Differenz zwischen An- und Verkaufspreis effektiv besteuert. Die Differenz entspricht dem Mehrwert – und Mehrwerte werden bei der MwSt. besteuert.

Bei Spesen ist nicht ganz klar, ob und wie genau ein solcher Mehrwert anfällt und darum ist auch die Frage nach der Anwendung der Mehrwertsteuer unklar. Auch die Steuerbehörden tun sich mit dieser Frage schwer und akzeptieren darum zwei verschiedene Berechnungsmethoden.

nettomethode_bruttomethode

Nettomethode

Geht man davon aus, dass die Weiterverrechnung der Spesen selbst keinen Mehrwert darstellt, wird an dieser Stelle auch keine Mehrwertsteuer fällig und die Nettomethode kann verwendet werden. Die MwSt. wird im Beispiel auf den Nettowert von CHF 100 dem Kunden berechnet, also total CHF 107.70 – genau so viel, wie man anfänglich für das Ticket bezahlt hat. Man bezahlt also MwSt. genau in der gleichen Höhe, wie man via Bezugssteuer wieder abziehen kann. Es entsteht bei Ihnen also kein Mehrwert und entsprechend fällt auch keine MwSt. an. Der Kunde kann dann die Bezugssteuer in der gleichen Höhe geltend machen, wie Sie ursprünglich vom Leistungsersteller als Mehrwertsteuer/Bezugssteuern bezahlt wurde – CHF 7.70.

Das Resultat sieht wie folgt aus: Die Spesen werden MwSt.-technisch so gehandhabt, wie wenn der Kunde selbst die Spesen bezahlt hätte, mit dem Unterschied, dass der Leistungserbringer als Administrativ- und Zahlstelle gratis für den Kunden arbeitet. Das Handling der Spesen ist jedoch mit Aufwand verbunden und verursacht effektiv auch Kosten. Genau darum empfehlen wir die Bruttomethode.

Bruttomethode

Vorweg: Die Bruttomethode ist theoretisch eigentlich komplett sinnlos, aber praktisch trotzdem die bevorzugte Methode.

Bei der Bruttomethode werden die Spesen als Inputkosten der eigenen Leistung betrachtet, mit dem Unterschied, dass diese in der Kundenrechnung oft separat ausgewiesen werden. Dieser separate Ausweis erfolgt oft darum, weil diese Kosten so einfach und direkt der Leistung zugerechnet werden können – anders als dies beispielsweise für die Abschreibungskosten der Apfelsaftmaschine der Fall wäre.

Bei Anwendung der Bruttomethode muss der Leistungserbringer 7.7% MwSt. auf den Endpreis aufrechnen. Im Zugticketbeispiel würde der Leistungserbringer dem Kunden also CHF 116 (1.077 x CHF 107.70) verrechnen.

In der Folge werden Sie als Leistungserbringer für Ihre administrativen Spesenaufwände in der Höhe der MwSt. entschädigt, der Staat erhält (nach Abzug aller Bezugssteuern) auch eine ganz leicht höhere MwSt. (die Mehrwertsteuer auf die Mehrwertsteuer), der Kunde jedoch zahlt alle diese Zusatzausgaben. Der Kunde wird zwar teilweise dadurch entschädigt, dass er eine leicht höhere Bezugssteuer geltend machen kann als bei der Nettomethode, diese kompensiert seine Zusatzkosten jedoch nicht.

Netto- & Bruttomethode Beispiel

Bruttomethode verschleiert Mehrwert

Auf den ersten Blick würde man meinen, die Nettomethode unterscheidet sich von der Bruttomethode höchstens in technischer Form, aber mit mehr oder weniger gleichen Ergebnissen.

Es gibt jedoch einen grundsätzlichen Unterschied der beiden Methoden, die sich konkret im Umsatz niederschlagen und was die Besteuerung des Mehrwerts betrifft. Bei der Nettomethode wird implizit angenommen, dass kein Mehrwert entsteht – und damit wird auch keine MwSt. fällig. Genau bei diesem «Mehrwert» liegt die Krux.

bruttomethode verschleiert Mehrwert

Die transparenteste Methode wäre, die Nettomethode zu verwenden und zusätzlich eine Art Verrechnungspauschale (z.B. pro Spesenposition) für das Spesenhandling zu berechnen, denn diese Weiterverrechnung der Spesen stellt tatsächlich einen Mehrwert für den Kunden dar. Nur wäre dies wahrscheinlich in der Praxis schwierig durchzusetzen. Man stelle sich nur mal vor, jedem Kunden zuerst das eigene Spesenabrechnungssystem erklären zu müssen.

Viel einfacher ist es, eine allgemein anerkannte Methode zu verwenden, bei der der Admin-Aufwand automatisch abgegolten ist. Dies ist bei der Bruttomethode genau der Fall, denn dort wird der Zusatzaufwand mit dem MwSt-Anteil abgegolten, der «doppelt» berechnet wurde. Darum haben wir oben auch von einem «Trick» gesprochen, denn die Verknüpfung von Mehrwertsteuer und Mehrwert für diese Admin-Leistungen ist natürlich absolut willkürlich. Es impliziert unter anderem, dass der Mehrwert durch das Handling der MwSt. selbst abhängig vom Mehrwertsteuersatz seien.

Absprache mit dem Kunden als formelles Kriterium

Zentral für die Wahl der Abrechnungsmethode ist formal die Vereinbarung mit dem Kunden. Von einem ökonomischen Standpunkt hingegen ist vor allem entscheidend, ob das MwSt.-Handling einen Mehrwert bedeuten soll. Wenn Sie also der Meinung sind, dass durch Ihre Mithilfe bei der Spesenabrechnung dem Kunden ein Mehrwert entsteht, sollten Sie auf Anwendung der Bruttomethode bestehen.

Wie verrechne ich dem Kunden die Spesen? Mit oder ohne MwSt?Wichtig zu wissen!

Spesen im Ausland

Im Ausland angefallen Spesen sind selbstverständlich dem Kunden auch inkl. Mehrwertsteuer zu verrechnen, auch wenn dort keine Mwst. bezahlt wurde oder ein anderer Mwst.-Satz angefallen ist. Der Leistungserbringer in der Schweiz muss immer den MwSt.-Normalsatz von 7.7% dem Kunden verrechnen (im Fall des Unternehmensberaters).

Nicht nach MwSt.-Sätzen differenzieren

Das Gleiche gilt für den Fall, wenn für Spesen ursprünglich ein Sondersatz oder ein reduzierter Satz im Inland bezahlt wurde (Sondersatz für Beherbergung von 3.8%, reduzierter Satz von 2.5% für Lebensmittel). Der Berater darf generell keine Rechnungsposten ohne MwSt. bzw. zu einem bevorzugten Satz erstellen.

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