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Weiterverrechnung von Spesen an Kunden

- 6 Min Lesezeit

Update des Artikels vom 17.9.2020

Neben der eigentlichen Vergütung fallen bei der Kundenarbeit im Auftragsverhältnis oft zusätzlich Spesen an, die nach effektivem Anfallen abgerechnet und vergütet werden: Reisespesen, Hotelübernachtungen oder Verpflegung. Falls diese Ausgaben nicht vom Dienstleister selbst getragen werden, stellt sich die Frage, wie diese konkret dem Kunden weiterverrechnet werden sollen. Zusätzlich ist es auch möglich, dem Kunden den administrativen Zusatzaufwand weiterzuverrechnen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das funktioniert und weisen auf die Vor- und Nachteile der verschiedenen Methoden hin.

Methoden

Folgende Methoden stehen zur Auswahl, wie Spesenausgaben auf den Kunden überwälzt werden können.

Spesen methoden

Durchlaufende Posten

Der Begriff «durchlaufende Posten» kommt davon, dass die Spesen nur durch den Dienstleister durchlaufen, aber in fremdem Namen und auf fremde Rechnung für andere vereinnahmt oder verausgabt werden. Durchlaufende Posten werden also für Drittparteien in Rechnung gestellt, daher müssen diese auf einer Rechnung stets auch getrennt dargestellt werden. Das heisst, auf der Rechnung müssen stets die Angaben des Kunden angegeben werden und dieser wird diese dann in seiner Buchhaltung ordentlich verbuchen. Die Originalbelege sollten jeweils an denjenigen weitergegeben werden, für den diese Ausgaben getätigt wurden, denn dieser muss in seiner Buchhaltung diese Ausgaben verbuchen. Für die Buchhaltung wird empfohlen, für die durchlaufenden Posten ein separates Konto einzurichten.

Aus Sicht des Dienstleisters stellen diese Spesen weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben dar. Es handelt sich also um eine Art Off-Balance Sheet Transaktion. Auch die MwSt. darf nicht für sie veranschlagt werden. Die Weiterverrechnung erfolgt somit immer netto.

Beispiele für durchlaufende Posten sind Leistungen von externen Dienstleistern oder öffentliche Gebühren: Orts- und Kurtaxen, Rezeptgebühren, Begutachtungsplaketten, Honorare von Rechtsanwälten oder Notaren, weiterverrechnete Gerichtsgebühren oder Auslagen eines Spediteurs (z. B. Zölle).

Nachteile:

  • Alle Rechnungen und Spesen-Quittungen müssen dem Kunden weitergeleitet werden (Zusatzaufwand).
  • Diese Methode erfordert eine erhöhte Koordination mit dem Kunden und eine detaillierte vorgängige Absprache hinsichtlich der administrativen Details.

Klassische Weiterverrechnung

Netto- & Bruttomethode Beispiel

Admin-Kosten selbst tragen

Beim Handling der Spesen entsteht Aufwand. Die Frage ist nun, ob und wie man diesen Aufwand dem Kunden weiterverrechnen kann/will. Wenn man diese Admin-Kosten als im Preis inbegriffen betrachtet und deren Aufwand selbst übernehmen will, dann wählt man am besten die Nettomethode (Beispiel). Der Kunde kann dann die Vorsteuer in der gleichen Höhe geltend machen, wie ursprünglich vom Leistungsersteller als Mehrwertsteuer bezahlt wurde. Die Mehrwertsteuer wird somit auf den ganzen Spesenbetrag einmal fällig.

Nachteil Nettomethode:
Die Spesen werden MwSt.-technisch so gehandhabt, wie wenn der Kunde selbst die Spesen bezahlt hätte, mit dem Unterschied, dass der Leistungserbringer als Administrativ- und Zahlstelle gratis für den Kunden arbeitet.

Admin-Kosten auf den Kunden abwälzen

Werden die Spesen als Inputkosten der eigenen Leistung betrachtet und man diese dem Kunden auferlegen will, bietet sich die Bruttomethode an. Bei dieser Methode (siehe Beispiel) wird der Leistungserbringer für seine administrativen Spesenaufwände in der Höhe der MwSt. vom Kunden entschädigt. Der Kunde wird zwar teilweise dadurch entschädigt, dass er eine leicht höhere Vorsteuer geltend machen kann als bei der Nettomethode, diese kompensiert seine Zusatzkosten jedoch nicht.

Die Bruttomethode ist theoretisch eigentlich sinnlos, denn faktisch wird die MwSt. einfach doppelt verrechnet. Der «zweite» MwSt.-Teil entschädigt dann den Dienstleister für den administrativen Aufwand. Trotzdem ist die Bruttomethode in der Praxis die bevorzugte Wahl.

Vorteil Bruttomethode: Der Dienstleister wird für seinen administrativen Aufwand vom Kunden entschädigt

Wichtig

Spesen im Ausland
Im Ausland angefallene Spesen sind selbstverständlich dem Kunden auch inkl. Mehrwertsteuer zu verrechnen, auch wenn dort keine Mwst. bezahlt wurde oder ein anderer Mwst.-Satz angefallen ist. Der Leistungserbringer in der Schweiz muss immer den MwSt.-Normalsatz von 7.7% dem Kunden verrechnen.

Nicht nach MwSt.-Sätzen differenzieren
Das Gleiche gilt für den Fall, wenn für Spesen ursprünglich ein Sondersatz oder ein reduzierter Satz im Inland bezahlt wurde (Sondersatz für Beherbergung von 3.8%, reduzierter Satz von 2.5% für Lebensmittel). Der Berater darf generell keine Rechnungsposten ohne MwSt. bzw. zu einem bevorzugten Satz erstellen.

Absprache mit dem Kunden als formelles Kriterium

Zentral für die Wahl der Abrechnungsmethode ist formal die Vereinbarung mit dem Kunden. Von einem ökonomischen Standpunkt hingegen ist vor allem entscheidend, ob das MwSt.-Handling einen Mehrwert bedeuten soll. Wenn Sie also der Meinung sind, dass durch Ihre Mithilfe bei der Spesenabrechnung dem Kunden ein Mehrwert entsteht, sollten Sie auf Anwendung der Bruttomethode bestehen.

Admin-Kosten mit Bruttomethode verschleiern

Auf den ersten Blick würde man meinen, die Nettomethode unterscheidet sich von der Bruttomethode höchstens in technischer Form, aber mit mehr oder weniger gleichen Ergebnissen.

Es gibt jedoch einen grundsätzlichen Unterschied der beiden Methoden, die sich konkret im Umsatz niederschlagen und was die Besteuerung des Mehrwerts betrifft. Bei der Nettomethode wird implizit angenommen, dass kein Mehrwert entsteht — und damit wird auch keine MwSt. fällig. Genau bei diesem «Mehrwert» liegt die Krux.

Adminkosten in Bruttomethode

Die transparenteste Methode wäre, die Nettomethode zu verwenden und zusätzlich eine Art Verrechnungspauschale (z. B. pro Spesenposition) für das Spesenhandling zu berechnen, denn diese Weiterverrechnung der Spesen stellt tatsächlich einen Mehrwert für den Kunden dar. Nur wäre dies wahrscheinlich in der Praxis schwierig durchzusetzen. Man stelle sich nur mal vor, jedem Kunden zuerst das eigene Spesenabrechnungssystem erklären zu müssen.

Viel einfacher ist es, eine allgemein anerkannte Methode zu verwenden, bei der der Admin-Aufwand automatisch abgegolten ist. Dies ist bei der Bruttomethode genau der Fall, denn dort wird der Zusatzaufwand mit dem MwSt-Anteil abgegolten, der «doppelt» berechnet wurde. Darum kann man auch von einem «Trick» sprechen, denn die Verknüpfung von Mehrwertsteuer und Mehrwert für diese Admin-Leistungen ist natürlich willkürlich. Es impliziert unter anderem, dass der Mehrwert durch das Handling der MwSt. selbst abhängig vom Mehrwertsteuersatz sei.

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Patrick Schneider

Wenn ich das richtig verstanden habe, geht es bei dieser Betrachtung nur darum, ob die Mehrwertsteuer einfach oder doppelt überwälzt werden soll. Die Frage, ob die Spesen überhaupt vom Kunden bezahlt werden, hängt von dem Deal mit dem Kunden ab. Es gibt ja viele Dienstleister, die verrechnen keine Spesen (z.B. ein Monteur), allenfalls berechnet er eine Pauschale für die Anfahrt. Oder wenn es mehrere Projekte pro Tag gibt, kann Auslagen auch nicht einfach beliebig einem Kunden anrechnen… weiss jemand, was hier Usus ist?

Peter Zajicek

Wie müssen dann die Rechnungen dieser Spesen genau ausgestellt werden? Auf welchen Namen. Danke.

Thomi H.

Nett zu lesen….es wird aber ein grundsätzlicher Begriff falsch angewendet: Es wird immer von “Bezugsteuer” geschrieben, es handelt sich aber um die Vorsteuer, da bin ich mir 100% sicher. Bezugsteuer gibt es ja nur beim Bezug von Dienstleistungen aus dem Ausland. Sollte korrigiert werden, dem Durchschnittsleser zuliebe 😉

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