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Spesen! Begriffe, Stolperfallen und Optimierungspotenziale!

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Das Thema Spesen wirft viele Fragen auf: Was gilt überhaupt als Spesen? Wie sollen die Spesen in der Unternehmung geregelt werden (Stichworte Spesenreglemente), damit es nicht zu nachteiligen steuerlichen Konsequenzen kommt? etc. Das hohe Interesse am Thema Spesen ergibt sich aus der engen Verbindung zu den Steuern. Denn Spesen sind in bestimmten Fällen in Lohnausweisen auszuweisen und führen nicht selten zu kritischen Rückfragen der Steuerämter. Insbesondere bei Pauschalspesen ist der Generalverdacht der verdeckten Lohnausschüttung allgegenwärtig.

Spesen – was ist das eigentlich?

Zunächst klären wir den Begriff Spesen. Zur besseren Anschaulichkeit führen wir zwei auf den ersten Blick ähnliche Situationen an:

Fall 1: Neue Kaffeemaschine für das Büro

In der ersten Situation bezahlt ein Mitarbeiter mit eigenem Geld eine Kaffeemaschine, die später auch in der Bilanz seines Arbeitgebers aktiviert wird. Die Firma erstattet dem Arbeitnehmer den Kaufpreis der Kaffeemaschine, doch sind das jetzt Spesen?

Fall 1 - Neue Kaffeemaschine für das Büro

Fall 2: Ersatz der Berufsbekleidung

In der zweiten Situation bezahlt der Mitarbeiter die Schutzschuhe (Berufsbekleidung), die er für die Arbeit auf der Baustelle braucht. Auch diese Kosten kompensiert der Arbeitgeber.

Fall 2 - Ersatz der Berufsbekleidung

Fallanalyse

Im ersten Fall handelt es sich nicht um Spesen, sondern nur um eine Kompensation des Kostenvorschusses, da die Kaffeemaschine für die Ausübung der Tätigkeit des Mitarbeiters nicht notwendig ist. Im Prinzip ist das Vorfinanzierung von Infrastruktur. Im Gegensatz dazu ist die Rückvergütung der Kosten für die Sicherheitsschuhe eine Spesenvergütung, da ohne diese der Mitarbeiter seine Arbeit nicht ausführen kann (Art. 327 OR).

Allgemeine Definition des Spesenbegriffs

Allgemein gesprochen sind Spesen die Auslagen der Mitarbeiter, die ihnen in der Ausübung des Berufs und unter Wahrung des Interesses des Arbeitgebers anfallen. Die Auslagen entstehen also z.B. bei der Kundenakquise, bei der Tätigkeit vor Ort beim Kunden, auf Geschäftsreisen usw.
Insbesondere sind folgende Auslagen Spesen: Verpflegung, Fahrten, Flüge, Unterkunft, Arbeitsbekleidung, Telefonie, Porto, etc.

Was sind keine Spesen?

  • Vorschussfinanzierung von Infrastruktur durch den Mitarbeiter (siehe oben).
  • Überhöhte Spesenauslagen (z.B. First-Class Flug für einen einfachen Angestellten), da die hohe Auslage nicht mehr im besten Interesse des Arbeitgebers ist.
  • Entschädigungen für den Arbeitsweg.
  • Bestimmte Entschädigungen/Vergünstigungen für Mitarbeiter ohne Reisetätigkeit.

Verpflegungsspesen und Arbeitsweg

Bezüglich der letzten zwei Punkte ist auf die folgende Abgrenzung aufmerksam zu machen: wenn z. B. eine Unternehmung den Mitarbeitern des Innendiensts bzw. Back Office die Kosten für Mittagessen (teil-)vergütet, ist das ein Lohnbestandteil und keine Spesenvergütung.

Die Vergütung des Arbeitsweges gehört ebenfalls nicht zu den Spesen, sondern zum Lohn. Dabei ist es unerheblich, ob dem Arbeitnehmer ein vom Arbeitgeber finanzierte Fahrkarte für den ÖV oder ein Geschäftsauto zur Verfügung steht. In beiden Fällen sind die vergüteten Kosten sozialabgabepflichtiges Einkommen, im Lohnausweis zu deklarieren und folglich einkommenssteuerpflichtig. Bewusst oder unwissentlich falsch ausgefüllte Lohnausweise sind besonders ärgerlich, denn der Lohnausweis ist im strafrechtlichen Sinn eine Urkunde und Fehler werden dem Arbeitgeber im ungünstigen Fall als Urkundenfälschung ausgelegt.

Arten von Spesen

Es gibt folgende Optionen, wie die Rückvergütung von Spesen ausgestaltet werden kann:

Effektive Spesen

– In diesem Fall muss der Arbeitnehmer alle Auslagen mit Quittungen und Belegen beweisen und diese der Buchhaltungsabteilung bzw. dem HR vorlegen können Effektive Spesen sind dem Mitarbeitenden im vollen Umfang zu entschädigen. Üblicherweise erfolgt dies zusammen mit der Lohnauszahlung. Diese Variante eignet sich für die Firmen, bei denen nur wenige Spesenbelege anfallen. Bei der Einhaltung bestimmter Vorgaben reicht es im Lohnausweis das entsprechende Feld für effektive Spesen anzukreuzen. Die Summe der ausbezahlten Spesen muss nicht angegeben werden.

Pauschalspesen

– Bei Pauschalspesen wird ein pauschaler Betrag für eine bestimmte Periode festgelegt (üblicherweise für ein Jahr), die dem Mitarbeiter mit der Lohnzahlung vergütet wird. Die Höhe der Spesen ist so angesetzt, dass sie die Auslagen für Kleinspesen unter CHF 50 pro Ereignis ungefähr abdecken. Allerdings dürfen Auslagen bis CHF 50.00 pro Ereignis dem Arbeitnehmer nicht rückerstattet werden. Meist sind Pauschalspesen den Kaderangestellten vorbehalten.

Vorteile von Pauschalspesen

In der Praxis werden die Pauschalspesen oft so festgelegt, dass die Entschädigung höher als die kumulierten Kleinspesen ausfallen. Dies ist zwar gegen Sinn und Zweck der Pauschalspesen, ist aber in der Praxis häufig anzutreffen. Dies ist attraktiv, denn die Spesen sind dann üblicher Geschäftsaufwand und sind für den privaten Angestellten steuerfrei.

Pauschalspesen sind für Firmen zu empfehlen, bei denen die Zahl der Spesenbelege relativ hoch ist. Der Administrationsaufwand wird dadurch reduziert. Die Höhe der Pauschalspesen ist im Lohnausweis anzugeben. Es ist auch empfohlen, die Pauschalspesen in einem Spesenreglement zu regeln und dieses bei der Steuerbehörde des Sitzkantons der Firma genehmigen zu lassen.

Ihr Treuhänder kann Ihnen eine Pauschalspesenreglement ausarbeiten, mit dem Sie den administrativen Aufwand reduzieren und möglicherweise noch einen gewissen finanziellen Vorteil herausholen können.

Mehr Informationen zu den beiden Spesenarten sind in der Wegleitung zum Lohnausweis zu finden.

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