Debitorenverluste: So können sie vermieden werden
In Zeiten wirtschaftlicher Instabilität verzeichnen die meisten Schweizer Unternehmen einen Anstieg der Debitorenverluste. Als Debitorenverlust werden Ausfälle von Forderungen definiert, die sich aus Zahlungsschwierigkeiten bei Kunden ergeben und den Verkäufer belasten.
Innerhalb der vergangenen fünf Jahre ist der Anteil der ausgefallenen Zahlungen gestiegen.
von 2.1% auf 3.9%
Als wichtigste Gründe für die Steigerung dieses Indikators gelten eine Verschlechterung der Zahlungskultur der Schweizer Unternehmen im Allgemeinen und ein zunehmender Wertewandel im Speziellen. Sowohl Mahnungen und Betreibungen als auch Privatkonkurse werden heutzutage als Kavaliersdelikt empfunden.
Laut dem europäischen Zahlungsbericht unterstreicht die Stimmung von Befragten einer Studie, dass es aufgrund der jüngsten Ereignisse in der Welt Anzeichen für eine weitere Verschlechterung der Zahlungsfähigkeit und einen Anstieg von Zahlungsverspätungen gibt. Daten hierzu finden sich in der Infografik unten.
Befragte*, die glauben, dass in ihrem Land eine Rezession erwartet wird.
Schweiz
EU-Durchschnitt
Befragte, die aussagen, dass verspätete Zahlungen einen hohen Einfluss* auf Liquiditätsengpässe haben.
Schweiz
EU-Durchschnitt
Befragte, die das „Risiko einer europaweiten Rezession“ als Hauptherausforderung für die Zahlung ihrer Kunden eingestuft haben.
Schweiz
EU-Durchschnitt
Anteil der Unternehmen, die längere Zahlungsbedingungen akzeptieren, weil sie die Kundenbeziehung nicht beschädigen möchten.
Schweiz
EU-Durchschnitt
Befragte, die davon ausgehen, dass die Rezession schwerwiegende negative Auswirkungen auf ihr Unternehmen haben wird (alle Befragten, die angeben, dass sich ihr Land entweder in einer Rezession befindet oder innerhalb von 5 Jahren eine erwartet):
Schweiz
EU-Durchschnitt
Befragte, die eine Einführung neuer Rechtsvorschriften zur Lösung des Problems verspäteter Zahlungen wünschen:
Schweiz
EU-Durchschnitt
* Hier und weiter unten: Unter «Befragte» ist der Anteil der Befragten zu verstehen, die die Frage beantwortet haben
Potenzielle Gefahren rechtzeitig erkennen
Leider muss man im Geschäftsleben mit Verlusten rechnen. Wenn es sich jedoch um einen Debitorenverlust handelt, der vermieden werden könnte, ist es besonders ärgerlich. Nicht nur beim Einkauf, sondern auch beim Verkauf von eigenen Waren auf Rechnung sollten Unternehmen vorsichtlich vorgehen. Man darf nicht auf ein angemessenes Risikomanagement verzichten. Wenn der Verkauf auf Rechnung an einen neuen Kunden erfolgt und wenn es sich dann auch noch um einen relativ grossen Betrag handelt, ist es ratsam, die Kreditwürdigkeit des potenziellen Kunden vorher zu überprüfen.
Schon bei Vertragsabschluss sollte der VertragDer Vertrag ist ein rechtsverbindliches Abkommen zwischen mindestens zwei Parteien, das bestimmte Rechte und Pflichten festlegt. In der Schweiz gibt... Mehr so formuliert werden, dass eine rechtsgültige Schuldanerkennung direkt durch die Vertragsunterschreibung vorliegt. Daneben sollten auch Zahlungs- und Mahnfristen sowie Mahngebühren und Verzugszinsen über die Geschäftsbedingungen reguliert werden.
Bei bestehenden Kunden darf die Überwachung deren finanziellen Status nicht vergessen werden. Ein Unternehmen muss seine Kunden kennen. Es tauchen häufig schon frühzeitig erste Anzeichen dafür auf, dass ein langjähriger Kunde möglicherweise Schwierigkeiten beim Bezahlen haben oder zahlungsunfähig wird. Über eine regelmässige Überprüfung der Zahlungsfähigkeit von Stammkunden sind diese Zeichen recht einfach zu identifizieren. In dieser Situation ist es besonders wichtig, die Situation nüchtern einzuschätzen und dem Kunden trotz langjähriger Geschäftsbeziehung den Einkauf von Produkten zu verweigern.
Um sowohl neue als auch bestehende Kunden zu prüfen, kann man aussagekräftige Datenpools wie beispielsweise der Credit Decision Datenpool einsetzen. Dieser Datenpool wird ausschliesslich definierten geschlossenen Gruppen zur Verfügung gestellt. Zu diesen gehören akkreditierte KMUs sowie grosse Unternehmen. Poolnutzer haben Zugriff auf Informationen von Anwendern, die sich verpflichten, ihre Daten aus überfälligen Forderungen in den Datenpool einzugeben. Auf diese Weise werden die aktuellen Daten von unterschiedlichen Firmen aus verschiedensten Branchen gesichert.
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Aussergerichtliche Mahnungen
- Die Kontrolle über die Rechtzeitigkeit von Rechnungszahlungen ist ein wichtiger Bereich des Forderungsmanagements. Falls die Zahlungen nicht rechtzeitig eingehen, sollte man mit aussergerichtlichen Erinnerungen beginnen. Als Best Practice wird empfohlen, die Fristen für den Beginn der Mahnungen und Betreibungen sowie die Höhe der Mahngebühren und Verzugszinsen noch während der Ausarbeitung bzw. während des Abschlusses des Vertrags selbst festzulegen.
- Sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, sollte man eine Zahlungserinnerung schicken. So muss man den Kunden nicht mit einer Mahnung irritieren. Schliesslich ist es möglich, dass der Kunde die Rechnung nicht erhalten hat.
- Wichtig ist der Versuch, mit dem Kunden in Kontakt zu bleiben. Das wird besonders relevant, wenn der Kunde Zahlungsschwierigkeiten aufweist. Zu diesem Zeitpunkt könnte man dem Kunden einen Zahlungsaufschub oder eine Ratenzahlung anbieten. Eine solche Lösung kann für das Unternehmen die optimale Entscheidung im Vergleich zu einem Verlust der Forderungen bedeuten.
- Sollte nach einer Zahlungserinnerung keine Reaktion des Kunden folgen, muss man mit dem Mahnwesen beginnen. Informationen zum Mahnwesen können im Schweizer ObligationenrechtDas Schweizer Obligationenrecht (OR) ist ein zentrales Gesetz für Unternehmen in der Schweiz. Es regelt das Gesellschafts- und Vertragsrecht und... Mehr (OR Art. 102-109) nachgelesen werden. Was aber das praktische Vorgehen bei Mahnungen betrifft, existieren keine verbindlichen Vorschriften.
- Normalerweise wird bereits nach einer Zahlungserinnerung oder nach der ersten Mahnung ein wesentlicher Teil der Forderungen gezahlt.
Führen jedoch auch die Mahnschreiben zu keinem Ergebnis, wird es nötig, auf gerichtliche Massnahmen in Form der Betreibungen zurückzugreifen. Eine Betreibung wird durch das Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs reguliert. Es können drei Arten von Betreibungen unterschieden werden:
Betreibung durch Pfändung
Dabei werden nur die Waren gepfändet, die ausschliesslich zur Tilgung der Schulden notwendig sind.
Betreibung auf Konkurs
Dabei werden alle Güter des Schuldners mit Arrest belegt und verkauft.
Betreibung auf Pfandverwertung
In dem Fall verfügt der Gläubiger über ein Grundpfand in Form einer Immobilie oder einer Hypothek, die dem Schuldner gehört. Dieses Grundpfand wird vom Gläubiger akzeptiert und kann kapitalisiert werden.
… Und wenn es doch nicht geklappt hat
Ist es bereits zu einem Verlust gekommen, muss festgestellt werden, ob es um einen mutmasslichen oder schon einen definitiven Debitorenverlust handelt. Für die Abschreibung der Verluste ist ein Delkredere als Pauschalsatz von den Steuerbehörden bewilligt.
Falls festgestellt wird, dass die Forderung definitiv nicht bezahlt wird, erfolgt die Abschreibung der Forderung direkt über ein spezielles Aufwandskonto «Debitorenverluste» auf dem Debitorenbestand.
In der Buchhaltung sieht es folgendermassen aus:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Abschreibung einer Forderung, die definitiv nicht bezahlt wird | |
| 3805 - Verluste aus Forderungen | 1100 – Forderungen aus Lieferungen und Leistungen |
Wenn der Verlust noch nicht endgültig ist, muss das Verlustrisiko zum Jahresende geschätzt und indirekt über das Delkredere-Konto und / oder das Kundenverlustkonto abgeschrieben werden.
Das Konto «Delkredere» gilt als Wertberichtigungskonto und wird auf der Grundlage von Erfahrungen berechnet. Für alle offenen inländischen Debitorenrechnungen darf ein Delkredere von 5% dieses Betrags eingerichtet werden. Für ausländische Schuldner liegt dieser Pauschalbetrag bei 10%. In der Praxis wird jedoch eine Pauschale von 10% aller offenen Rechnungen akzeptiert.
Buchhalterisches Verfahren bei den mutmasslichen Debitorenverlusten:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Abschätzung und anteilige Abschreibung der mutmasslichen Debitorenverlusten am Ende des Jahres (bis zu 10% der offenen Rechnungen) | |
| 3805 - Verluste aus Forderungen | 1109 – Delkredere |
| Im kommenden Jahr werden die definitiven Debitorenverluste gebucht | |
| 3805 - Verluste aus Forderungen | 1100 – Forderungen aus Lieferungen und Leistungen |
| Zum Jahresende muss das Delkredere entsprechend korrigiert** werden (kann bis zu 10% der offenen Rechnungen betragen) | |
| 1109 – Delkredere | 3805 - Verluste aus Forderungen |
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