Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung usw Mahnung (mit Vorlage)

Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung/Mahnung? (mit Vorlage)

- 7 Min Lesezeit

Eine pünktliche Zahlung für vielen Unternehmen überlebenswichtig. Wenn Sie nicht per Vorkasse arbeiten, haben Sie ab und zu Probleme mit Zahlungsverzug. Leider können auch die verantwortlichen Kunden Ihre Rechnung übersehen oder vergessen. Mit einer freundlichen und höflichen Zahlungserinnerung können Sie den Kunden auf die offenen Rechnungen hinweisen. Wenn dies nicht ausreicht, können Sie eine zahlungspflichtige Mahnung schreiben. Oder nehmen Sie einfach unsere versandfertigen Vorlagen und geben Sie Ihre Informationen ein.

Wann darf man eine Mahnung versenden?

Grundsätzlich dürfen Sie selbst die Zahlungsfriste vereinbaren. Vom Bund wurde eine Empfehlung über die maximale Zahlungsfrist auf 30 Tage festgelegt. Dies gilt jetzt als Standard in der Schweiz. Bei Bedarf können Sie auch längere Friste vereinbaren. Wenn keine Zahlungsfrist vertraglich vereinbart wurde, dürfen Sie die Zahlung sofort fordern.

Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung/Mahnung? (mit Vorlage)Tipp

Viele Buchhaltungssoftware haben die Verwaltungsfunktion für Debitorenrechnungen. Wenn diese nicht pünktlich bezahlt werden, werden solche Rechnungen markiert. Oder eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung wird automatisch versendet.

Ihre Schritte bei Zahlungsverzug

Der übliche Ablauf besteht aus 3 Schritten:

Zahlungsverzug-Schritte

Wenn der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht zahlt, kann man direkt eine Betreibung einleiten.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Grundsätzlich ist die Zahlungserinnerung eine freundliche Form der Mahnung und wird manchmal als die erste Mahnung bezeichnet – beide haben die gleiche rechtliche Wirkung.

Es gibt keine Vorschriften für die Form der Zahlungserinnerungen. Das Ziel ist, einen Hinweis zu geben, dass die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Man kann den Kunden per Post, Mail oder Telefon über die offene Rechnung informieren. SMS oder andere Messangers sind auch zulässig. Die Kommunikations­mittel definiert auch die Weise, wie Sie Ihren Kunden ansprechen: verständnisvoll und freundlich oder eher sachlich und seriös.

Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung/Mahnung? (mit Vorlage)Tipp

In der Schweiz werden die Zahlungserinnerungen und Mahnungen üblicherweise brieflich oder per Email versendet – schon allein aus Beweisgründen. Im Zweifelfall empfiehlt sich ein Brief per Einschreibung – insbesondere für die letzte Mahnung. Dabei bringt ein Telefongespräch meistens mehr. Deswegen würden wir empfehlen, wenn die Rechnung nach der Zahlungserinnerung noch offen ist, den Kunden anzurufen.

Was ist eine Mahnung?

Wenn der Kunde auch nach der Zahlungserinnerung die Rechnung nicht bezahlt, werden die 1. und die 2. Mahnungen versendet. Diese werden meistens trockner und sachlicher, so dass der Kunde versteht, dass es nicht nur freundliche Erinnerung, sondern eine Aufforderung ist. Oft sieht die Mahnung wie eine Rechnung mit Anleitung über Zahlungsverzug aus. In diesem Fall müssen Sie nicht, die Originalrechnung beizufügen.

In der zweiten (letzten) Mahnung wird der Kunde auf den anstehendes Betreibungsverfahren hingewiesen.

Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung/Mahnung? (mit Vorlage)Tipp

Auch wenn Sie bereits die letzte Mahnung erstellen, bleiben Sie höfflich und neutral. Vermeiden Sie Drohungen, Unfreundlichkeiten oder Anfeindungen. Die Betreibungsandrohung ist keine „Drohung“ im strafrechtlichen Sinn und deswegen ist sie zulässig. Entschuldigungen sind auch nicht angemessen – das ist nicht Ihr Fehler.

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Mahngebühren: Sind sie erlaubt?

Wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist, darf der Rechnungssteller sofort einen Verzugszins verlangen (Art. 104 Abs. 1 OR). Wenn Sie keine Zahlungsfrist vereinbart haben, müssen Sie zuerst mahnen und damit in Verzug setzten. Der Verzugszins beträgt 5 Prozent p.a. Einen höheren Zins (bis maximal 15 Prozent) ist auch zulässig, wenn dies im Vertrag und/oder in der AGB vereinbart wurde.

Viele Unternehmen stellen aber eine zusätzliche Mahngebühr in Rechnung. Manchmal werden die beiden – Verzugszins und Mahngebühr – verrechnet. Dieser Punkt ist immer heikel: Grundsätzlich kennt das Schweizer Gesetz keine Mahngebühren, nur Verzugszins. Diese Mahngebühren zwar erlaubt sind, sind aber nicht selbst verständlich und müssen im Vertrag und/oder in der AGB explizit definiert werden.

Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung/Mahnung? (mit Vorlage)Tipp

Aus buchhalterischer Sicht stellen die Mahngebühren den betrieblichen Ertrag dar. Darüber hinaus sind die Mahngebühren MWST-pflichtig. Anders ist es bei Verzugszinsen: Auf diesen darf keine MWST aufgerechnet werden. Im mehrwertsteuerlichen Sinn wird der Verzugszins als Schadenersatz betrachtet und ist demnach kein Entgelt (Art. 18 Abs. 2 Bst. i MWSTG). Verzugszinsen werden als Zinsertrag verbucht.

Wie hoch darf die Mahngebühr sein?

Grundsätzlich darf das Unternehmen das selbst entscheiden. Das Gesetz kennt keine obere Grenze. Oft werden die Pauschale auf Stundenbasis berechnet: Der durchschnittliche Bearbeitungsaufwand und Versandkosten werden dem Kunden verrechnet. Erfahrungsgemäss werden die Gebühren von 20 CHF bis 50 CHF problemlos akzeptiert. Wichtig ist nur, dass die genaue Summe der Mahngebühren dem Kunden rechtzeitig – beim Vertragsabschluss – mitgeteilt wird.

Darüber hinaus sollten die Mahngebühren betragsgemäss sein: Der Kunde wird kaum verstehen, wenn er für 15 CHF Rechnung eine Gebühr von 50 CHF Zahlen muss. Und umgekehrt, bei grösseren Rechnungen werden oft grössere Mahngebühren verlangen. Viele Firmen setzen deswegen keine pauschalen Gebühren, sondern passen diesen dem Rechnungsbetrag entsprechend. Übertreiben Sie aber nicht: Die Mahngebühr muss angemessen bleiben. Aus Rechtspraxis bedeutet es meistens 5 bis 10 Prozent des Rechnungsbetrags.

Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung/Mahnung? (mit Vorlage)Tipp

Formulieren Sie klare Zahlungsbedingungen und Höhe der Mahngebühren im Kaufvertrag oder in der ABG. Die Mahngebühren müssen genau bestimmt werden – in Franken und Rappen. Pauschale Aussagen wie zum Beispiel «zudem werden Mahnspesen erhoben» im Mahnungsschreiben reichen nicht aus und können bestritten werden.

Zahlungserinnerung und Mahnung: was gehört zum Schreiben?

  • Der Titel («Zahlungserinnerung» oder «Mahnung») darf nicht fehlen.
  • Weisen Sie höflich auf den Zahlungsverzug zu.
  • Geben Sie die Nummer der Originalrechnung im Text, um die Unklarheiten zu entkommen. Legen Sie noch eine Rechnungskopie bei oder listen Sie die bestellten Produkte/Dienstleistungen direkt im Schreiben auf.
  • Geben Sie das Fälligkeitsdatum, bis wann die Originalrechnung eigentlich hätte beglichen werden sollen.
  • Setzen Sie ein neues Zahlungsziel.
  • Optional können Sie noch den offenen Betrag im Einführungstext angeben.
  • Weisen Sie den Kunden auf die Folgen des Nichtzahlens (z.B. Beginn des Betreibungsverfahrens) auf.
Mahnung/Zahlungserinnerung Vrolage

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Laura Litty

Guten Tag. Könnten Sie noch bitte ähnliche Vorlage auf Englisch hochladen? Eine direkte Überweisung sieht ein bisschen blöd aus…

Peter Haury

Hallo. Darf man überhaupt eine Mahnung ins Ausland senden?

Verena Marti

Wenn die erste Mahnung nichts ändert, helfen meiner Erfahrung nach die folgenden auch nicht. Deswegen: Besser sofort beitreiben. Oder noch besser: Per Vorkasse arbeiten!

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