Debitoren Kreditoren Buchhaltung

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung: das Wichtigste in Kürze!

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Wollen Sie als Unternehmensgründer riskieren, dass Ihr Unternehmen schon zu Beginn der Geschäftstätigkeit Bankrott geht? Sicher nicht. Dieses Risiko ist jedoch speziell am Anfang hoch, wenn die Liquidität des Unternehmens begrenzt ist und Debitoren oder Kreditoren in der Buchhaltung nicht präzise geführt werden. Vor allem wird es kritisch, wenn Rechnungen von Kunden nicht ordnungsgemäss beziehungsweise überhaupt nicht bezahlt werden.

Oder stellen Sie sich vor, wie heikel es für Sie werden kann, wenn relativ hohe Geldstrafen gezahlt werden müssen, weil versehentlich vergessen wurde, die eine oder andere Rechnung pünktlich zu bezahlen.

Um die oben beschriebenen Situationen zu vermeiden, müssen die gestellten Rechnungen und erhaltene Zahlungen ordnungsgemäss kontrolliert werden. Zu Beginn der Geschäftstätigkeit, wenn die Grösse des Unternehmens es noch zulässt, kann man noch entscheiden, ob dafür eine Offenposten-Buchhaltung geführt oder direkt eine Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung eingeführt wird. Für welche Form der Buchhaltung man sich entscheiden muss und ob eine Alternative bereitsteht, wird mit dem Art.957 OR reguliert.

Die Offenposten-Buchhaltung stellt sich als eine relativ simple Form der Buchhaltung dar, da lediglich die liquidierten Rechnungen (sowohl von Ihnen als auch vom Kunden) in der Buchhaltung eingebucht werden. Weitere Information dazu kann man auf diesem KMU-Portal unter folgendem Link finden.

Wir werden uns aber hauptsächlich auf die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung konzentrieren. Wir zeigen zunächst auf, wo der Unterschied zwischen Kreditoren und Debitoren liegt.

Debitorenbuchhaltung

Unter Debitoren versteht man in der Buchhaltung Forderungen gegenüber Kunden, die sich aus Lieferungen und Leistungen Ihres Unternehmens ergeben. Das Konto «Debitoren» zeigt auf, welche Rechnungen Ihre Kunden noch nicht beglichen haben beziehungsweise welcher Anteil Ihrer Forderungen noch nicht eingegangen ist.

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Damit die Liquidität Ihres Unternehmens auf einem akzeptablen Niveau gehalten wird, sollten Zahlungseingänge pünktlich kontrolliert werden. Diese Kontrolle wird als Debitorenmanagement bzw. Forderungsmanagement bezeichnet.

Wenn Kunden Ihre Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen, müssen Massnahmen wie z.B. Mahnungen ergriffen werden. Diese Vorgehensweise hilft in den meisten Fällen, dass die Aussenstände ausgeglichen werden.

Es kann jedoch auch vorkommen, dass entweder das Zahlungsverhalten des Kunden äusserst schlecht ist oder er Konkurs angemeldet hat. Unter Umständen wird die Rechnung dann gar nicht mehr beglichen. Es gehört zu den zentralen Aufgaben der Debitorenbuchhaltung, eine derartige Situation rechtzeitig zu erkennen oder sogar vorauszusehen.

Forderungsausfälle können folgendermassen gelöst werden:

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Die Forderungen können einem Anwalt oder einem Inkasso-Unternehmen übergeben werden.

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Das Unternehmen kann solche Forderungen speziellen Factoring-Unternehmen weiterverkaufen.

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Diese Forderungen können über das Konto «Wertberichtigungen Forderungen» abgeschrieben werden.

Um sich vor derartigen Verlusten im Voraus durch «Wertberichtigungen» zu schützen, bauen Unternehmen ein Delkredere auf. Ein Delkredere stellt ein Wertberichtigungskonto für erfahrungsgemäss geschätzte Zahlungsausfälle dar. Je nachdem, ob der Schuldner inländisch oder ausländisch ist, genehmigen die Steuerbehörden ein entsprechendes Delkredere von pauschal 5% und 10% der Forderungen.

Kreditorenbuchhaltung

Kreditoren stellen in der Buchhaltung das Gegenteil der Debitoren dar. Hier geht es darum, wem Sie Geld schulden.

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Als Unternehmer schulden Sie Unternehmen Geld, die Ihnen Waren oder Dienstleistungen liefern, also Ihre Lieferanten sind. Je später Lieferantenrechnungen beglichen werden müssen, desto mehr Geld steht Ihnen kurzfristig zur Verfügung und umso länger kann die Liquidität Ihres Unternehmens gesichert werden.

In diesem Fall handelt es sich eigentlich um eine Art kurzfristiges Darlehen. Einerseits möchte man die Zahlungen so lange wie möglich hinausschieben, ohne zusätzliche Kosten zu produzieren. Andererseits sollte aber auch gewährleistet sein, dass sämtliche Waren und Dienstleistungen pünktlich und in angemessener Qualität an Sie geliefert werden.

Es kann beispielsweise nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer werden, wenn Sie Ihr Geschäft teilweise oder sogar vollständig im Internet betreiben, aber der Internetanschluss wegen Zahlungsverzuges abgeschaltet wird. Natürlich wird das Internet im Anschluss an die Zahlung wieder funktionieren. Was aber ist mit der verdorbenen Stimmung, der verlorenen Arbeitszeit oder dem Verlust an potenziellem Gewinn?

Wenn eine präzise Unternehmens-Buchhaltung geführt wird, lassen sich auf dem Kreditorenkonto sämtliche Verbindlichkeiten erkennen. Im Hauptbuch stehen die Gesamtsummen aus dem Nebenbuch. So erhält man zwar einen ersten Überblick auf die Gesamtsituation, kommt jedoch damit nicht viel weiter. Deshalb führt man ein Nebenbuch (Hilfsbuch), um den Geldfluss im Zusammenhang mit jedem einzelnen Lieferanten (Kreditors) detailliert analysieren zu können. Die Führung eines derartigen Nebenbuchs wird als Debitorenbuchhaltung bezeichnet.

Zur Verwaltung wird für jeden einzelnen Debitor bzw. Kreditor ein separates Konto in der Buchhaltung geführt. Sämtliche gestellten Rechnungen und alle erhaltenen Zahlungen werden darin gebucht. Auch die Zahlungsfristen werden eingegeben, was die Kontrolle der Zahlungen dauerhaft erleichtert.

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