Die 7 besten Online-Collaboration-Tools (Interne Kommunikation)

Die 7 besten Online-Collaboration-Tools (Interne Kommunikation)

- 12 Min Lesezeit

Heutzutage genügen wenige Klicks, um innerhalb weniger Minuten leistungsfähige Instrumente der Remote-Kommunikation und -Zusammenarbeit für das Team und den Kunden einzurichten. Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen auf Online-Collaboration-Tools, die den täglichen Job erleichtern und Remote-Arbeit ermöglichen. Der Markt bietet viele unterschiedliche Alternativen und es ist nicht immer ganz einfach, die richtige Wahl zu treffen. Wir haben für Sie eine Vergleichsliste der beliebtesten Online-Zusammenarbeit-Tools und wichtige Auswahlkriterien für eine gute Online-Kollaboration zusammengestellt.

Liste der besten Online-Collaboration-Tools

Slack ist ein populäres Collaboration-Tool zur internen Kommunikation zwischen einzelnen Teammitgliedern. Die Software wurde vom US-amerikanischen Unternehmen Slack Technologies entwickelt und ist seit 2013 auf dem Markt. Laut Angaben des Anbieters wird Slack täglich bereits von über zehn Millionen aktiven Usern weltweit genutzt. Das Tool ist sowohl bei Grossunternehmen als auch bei Start-ups beliebt. Das liegt an den vielen Funktionalitäten, die dieser Messenger bietet.

Slack Beispiel

Mit dem Messenger können Sie sowohl mit einzelnen Benutzern als auch in Kanälen kommunizieren und Nachrichten kommentieren. Man kann Sprachanrufe durchführen und es gibt Integrationen für Zendesk, OneDrive, RSS-Fees, Twitter, Salesforce, Asana, Google-Dokumenten, Dropbox und Trello.

Standard-Module

  • Nachrichtenverlauf
  • Kanäle (Chats mit bestimmten Themenschwerpunkten)
  • Audio- und Video-Anrufe
  • Datenspeicherung
  • Bildschirmfreigabe
  • Integration von Apps und Services
  • Workflow-Builder (Tool, in dem Sie eine Workflow-Definition erstellen, anzeigen und bearbeiten können)
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Analyse
  • Externe Zusammenarbeit (Channels extern teilen, Reguläre Channel-Gäste, Multi-Channel-Gäste)
  • Support

Slack bietet eine kostenfreie Version mit breiter Funktionalität an. Ausserdem bietet die Software noch drei weitere Pakete zum Kauf an. Die Preise beginnen bei ca. 6 CHF pro Monat in der Standard-Version, geht über die Plus Version für 11.25 CHF pro Monat bis hin zur kundenspezifischen Enterprise Version für über 44 CHF. Die Preisvarianten kann man je nach Bedarf wählen:

  • Kostenfrei (für kleinere Teams)
  • Standard (Für kleine und mittlere Unternehmen)
  • Plus (Für grössere Unternehmen)
  • Enterprise (Für sehr grosse Unternehmen)

Die kostenfreie Version bietet: Unbegrenzte Anzahl der Teilnehmer, Erstellung von Channels und Chat-Räumen, Verläufe mit bis zu 10 000 Nachrichten, Integration von 10 Drittsoftwares, Einzelgespräche per Video, bis zu 5 GB Speicherplatz.

Sollte man jedoch auch innerhalb von Slack Gruppen-Calls machen, mehr Speicherplatz pro Teammitglied benötigen oder mehr Sicherheit benötigen, dann sollte man die kostenpflichtigen Versionen einsetzen.

  • Intuitive Bedienung
  • Einfache Freigabe von Dokumenten
  • Öffentliche und private Kanäle
  • Umfassende Suchfunktionen
  • Integration mit anderen Tools und Diensten
  • Verwendung von Emojis, GIFs und Bilder
  • Keine Option zur Erstellung unterschiedlicher Teams
  • Speicherung der Daten auf US-Servern
  • Nachrichten können unübersichtlich und chaotisch werden
  • Minimaler Dateispeicher

Microsoft Teams wurde im März 2017 als Teil der Office 365-Suite veröffentlicht. Teams ist der offizielle Nachfolger von Skype for Business, kann aber deutlich mehr als sein Vorgänger. Denn Teams ist nicht nur ein Kommunikations-Tool, sondern zugleich auch eine äusserst praktische Kollaborations-Plattform, was die digitale Zusammenarbeit in Projekt- und Arbeitsteams wesentlich erleichtert.

Zu den wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams gehören die sogenannten Workspaces, in denen sich Teammitglieder austauschen können. Diese Arbeitsbereiche umfassen eigene Speicherplatz, Chats, Kalender, Feed, und viel mehr.

Module

  • Messaging und Chats
  • Videokonferenzen
  • Telefonie
  • Bearbeiten von Office-Dokumenten
  • E-Mail und Kalender
  • Datenspeicherung und Datenfreigabe
  • Formular- und Workflowverwaltung
  • Indentitäts- und Zugriffsmanagement

Microsoft Teams bietet eine kostenfreie Version. Ausserdem bietet Microsoft noch drei weiter Pakete von Teams zum Kauf an. Die kostenpflichtigen Pakete bieten einen grösseren Funktionsumfang in unterschiedlichen Modellen der Office 365-Abonnements an. Die Preise variieren zwischen 4.90 CHF und 19.70 CHF pro Monat.

Microsoft Teams bietet 4 Preisvarianten, die man je nach Bedarf auswählen kann.

  • Kostenfrei (für kleinere Teams)
  • Microsoft 365 Business Basic (für kleinere Unternehmen)
  • Microsoft 365 Business Standard (für grössere Unternehmen)
  • Office 365 Business Premium (für grosse Unternehmen)

Die kostenfreie Version bietet an: Erstellung von Chat-Räumen, Meeting-Dauer von 45 Minuten, max. 100 Teilnehmer, bis zu 10 GB Cloud-Speicher. Man kann eine Basisversion von Microsoft Teams erwerben, auch wenn man nicht über Microsoft 365 verfügt. Man benötigt lediglich ein Microsoft-Konto.

  • Übersichtliches, nutzerfreundliches Menü
  • Einfache Freigabe von Dokumenten
  • Integration mit allen Office-Anwendungen
  • Microsoft-365-Sicherheitsstandards und -zertifikate auf professionellem Niveau
  • Mangelnde Privatsphäre: Microsoft scannt Dateien auf OneDrive
  • Speicherung der Daten auf US-Servern
  • Kein professionelles Mobile Application Management (Bereitstellung und Verwaltung von Unternehmenssoftware für betriebliche Smartphones und Tablets), um die App automatisch auf einem mobilen Endgerät zu installieren und zu konfigurieren
  • Begrenzte Anzahl von Kanälen

Webex ist das Online-Collaboration-Tool für die Team-Zusammenarbeit über Video-Meetings, Gruppennachrichten, Dateifreigabe und Whiteboard-Funktionen. Die Software wurde vom US-amerikanischen Unternehmen Cisco Systems entwickelt und ist seit 2014 auf dem Markt. Das Tool passt sowohl für Grossunternehmen als auch für Start-ups. Die Nutzung von Webex funktioniert mit einer App für PC, Mac und Android/ iOS und im Browser.

Webex Beispiel

Webex verfügt über unterschiedliche Funktionen für Meetings, Benachrichtigungen, Anrufe, interaktive Whiteboards und Datei-Freigaben. Es gibt eine Integration für Microsoft Office 365, Google Drive, Outlook, Box, Twitter, Trello, Zendesk und Google Kalender.

Module

  • Chats
  • Videoanrufe/-konferenzen
  • Bildschirmfreigabe
  • Datenspeicherung
  • Meetings
  • Whiteboard
  • Schedule
  • Terminplanung
  • Sicherheit

Webex bietet eine kostenlose Basisversion für bis zu 100 Teilnehmer, doch diese Version ist funktional eingeschränkt. Mehr Funktionen liefern die kostenpflichtigen Pakete für kleine bis grosse Firmen. Die Preise variieren zwischen 14.05 CHF und 31.15 CHF pro Monat.
Webex verfügt über 4 Preisvarianten, die man je nach Bedarf nutzen kann.

  • Kostenfrei (für persönliche Nutzung)
  • Starter (für kleinere Teams)
  • Plus (für mittelgrosse Teams)
  • Business (für grosse Teams und Unternehmen)

In “Starter” sind Meetings mit bis zu 50, in “Plus” mit bis zu 100 und in “Unternehmen” mit bis zu 200 Teilnehmern möglich. Die drei Tarife unterscheiden sich auch hinsichtlich der enthaltenen Funktionen.

Die kostenfreie Version bietet an: Erstellung von Chat-Räumne, Videokonferenzen, eingeschränkte Meetingdauer, Funktionen für die Zusammenarbeit im Team, Online Support und viel mehr.

  • Übersichtliches, nutzerfreundliches Menü
  • Integration mit allen Office-Anwendungen
  • Grosse Teilnehmerzahl bereits in der kostenlosen Variante
  • Kein Zeitlimit bei den Gesprächen
  • Einwahl per Telefon möglich
  • Audioqualität nicht optimal
  • Speicherung der Daten auf US-Servern
  • Separate App für Webex-Meetings und -Teams
  • RAM-Belastung, was den Computer langsamer machen kann

Beekeeper ist das cloudbasierte Collaboration-Tool für Mitarbeiterkommunikation und kontinuierliche Zusammenarbeit, das für Remote- und Aussendienstmitarbeiter optimiert wurde. Die Software wurde vom schweizerischen Startup Beekeeper AG entwickelt und ist seit 2012 auf dem Markt. Mit seiner digitalen Kommunikationslösung macht Beekeeper AG seit 2012 weltweit über zwei Milliarden Non-Desk Mitarbeitern den Arbeitsplatz mobil zugänglich. Die Kommunikation erfolgt via Privat- oder Gruppenchats sowie über Streams. Das Tool passt besonders gut für Unternehmen der Branchen Hotellerie, Einzelhandel, Logistik, Transport, Lebensmittelindustrie, Produktion, Finanzen und Event Management.

Beekeeper Beispiel

Beekeeper beinhaltet Funktionen fürs Chatten, Datei-Freigaben, Benachrichtigungen, Umfragen. Beekeeper lässt sich mit vielen anderen Cloud-Anwendungen verbinden, um Daten aus unterschiedlichen Quellen für die Analyse zu ziehen. Ein integrierter Chat – Messenger ermöglicht es Mitarbeitern, mit Kollegen zu cha-tten und Dokumente, Bilder, Videos und Links zu teilen. Die Lösung lässt sich zudem mit einer Vielzahl bestehen Systemen kombinieren.

Module

  • Chats
  • News-Kanäle
  • Sprachnachrichten
  • Versendung von Remindern
  • Datenfreigabe
  • Dokumentbibliothek
  • Umfragen
  • Übersetzung
  • FAQ-Chatbot
  • Sicherheit
  • Analyse

Beekeeper bietet keine Gratisversion an, hat aber eine kostenlose Testversion, die man für 14 Tage testen kann. Das Preismodell beginnt für 20 Mitarbeiter in der Light-Version bei 108 CHF pro Monat, geht über die Professional Version für 436 CHF pro Monat inkl. 100 Mitarbeiter hinaus bis hin zu der kundenspezifischen Enterprise Version für Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern. Die Preisvarianten kann man je nach Bedarf wählen:

  • Essential (gewerbliche Belegschaft)
  • Business (kundenspezifisches Branding & inhaltliche Analytics)
  • BusinessPro (flexible Integrationen & Übersetzungsfunktion)
  • Enterprise (unbegrenzte Erweiterungen & Flexibilität)
  • Intuitive Bedienung
  • Automatische Inline-Übersetzungen
  • Diverse Systeme einfach integrierbar
  • Onboarding Workflows (Das Tool sorgt dafür, dass Informationen zwischen Teams fliessen und alle Stakeholder über ihre jeweilige Rolle im Onboarding-Prozess auf dem Laufenden gehalten werden)
  • Speicherung der Daten auf CH-Servern
  • Keine frei konfigurierbare Startseite
  • Limitierter Funktionsumfang im Newsbereich
  • Keine Löschfunktion bei Chats und Chat-Nachrichten
  • Keine Microsoft 365 Integration

Discord (auch Discordapp) ist ein Collaboration-Tool für Instant Messaging, Chat, Sprach- und Videokonferenzen. Die Software wurde vom amerikanischen Unternehmen Discord Inc. (früher Hammer&Chisel Inc.) entwickelt und ist seit 2015 auf dem Markt. Der Kern des Tools sind von der Community betriebene Server, die jeder Nutzer und jede Nutzerin mit wenigen Klicks einrichten und individualisieren kann. Discord passt besonders gut zu Unternehmen mit Home-Office, Computerspielern und Online-Learnern. Das Unternehmen gibt an, über mehr als 250 Millionen registrierte Nutzer zu verfügen.

Discord Beispiel

Discord bietet verschiedene Funktionen fürs Chatten, für Sprachkonferenzen, Anrufe, und Datei-Freigaben. Discord ist für Android, iOS, macOS, Linux, Mac, Windows und als Web-App verfügbar. Discord bietet mit seinen Servern umfangreiche Alternativen, räumliche Strukturen anzulegen. Wer einen eigenen Server anlegt, kann beliebig viele Audio- und Textchannels öffnen, Bots für zusätzliche Funktionen nutzen und sogar eigene Emojis hochladen. Bis zu zehn Personen können sich ausserdem live per Videochat unterhalten. Herausragend sind die Optionen, den Inhalt des eigenen Bildschirms an Freunde und Kollegen zu streamen – das klappt zuverlässig, nahezu ruckelfrei und selbst dann, wenn ein Fenster im Hintergrund liegt.

Module

  • Chats
  • Sprach- und Text-Kanäle
  • Bildschirm- und Dateifreigabe
  • Sprach- und Videoanrufe
  • HD Video
  • Bildschirmübertragung
  • Live-Streaming
  • Einsatz von Emojis

Discord ist eine Lösung für kleine Unternehmen. Die Grundversion ist kostenlos. Für die Fortgeschrittenen-Versionen muss man zwischen 4.50 CHF und 9 CHF pro Monat zahlen. Die Preisvarianten kann man je nach Bedarf wählen:

  • Discord (free) (für die persönliche Nutzung und kleine Unternehmen)
  • Discord Nitro Classic (für grössere Teams)
  • Discord Nitro (für grosse Teams)

Die kostenfreie Version bietet an: Sprach- und Text-Kanäle, Videoanrufe, Bildschirmübertragung, Verwendung von Emojis und viel mehr.

  • Kostenlos mit vielen Funktionen
  • Nutzbar ohne Registrierung
  • Erstellen verschiedener Gruppenchats
  • Auch im Browser nutzbar
  • Funktionen sind durch Bots erweiterbar
  • Unübersichtliche Menüführung
  • Speicherung der Daten auf US-Servern
  • Einseitiges Screen-Sharing
  • Nutzlose Gaming-Funktion für Büroanwendungen
  • Videochat nur umständlich nutzbar und fehlerhaft, daher eigentlich nur Audiokonferenzen

Spike (früher Hop genannt) ist ein Collaboration-Tool für Instant Messaging, Chat, Sprach- und Videoanrufe. Die Software wurde vom israelischen Unternehmen ChatFlow Ltd entwickelt und ist seit 2013 auf dem Markt. Kern des Tools sind die Chat-Nachrichten. Die Software präsentiert die Nachrichten in einer übersichtlichen Dialogform und verzichtet dabei auf alles, was nicht zum zentralen Inhalt der Nachricht gehört. Anders als bei der traditionellen E-Mail-Kommunikation ist Spike nicht zeitverzögert. Nutzer erhalten Nachrichten in Echtzeit. Spike passt gut sowohl für private Nutzung, als auch für Unternehmen.

Spike verfügt über unterschiedliche Funktionen fürs Chatten, Benachrichtigungen, Anrufe und Videotelefonate, Datei-Freigaben. Mit Spike kann man auch wie mit einem Messanger chatten. Unterhaltungen werden ganz. E-Mails und Threads werden automatisch dem Kontakt zugeordnet. Es gibt Integration mit Google Drive, Dropbox, OneDrive. Spike ist für Android, iOS, macOS, Windows und als Web-App verfügbar.

Module

  • Dialogbasierte E-Mail
  • Kollaborative Notizen
  • Workflowverwaltung
  • Gruppen-Chat
  • Kalenderverwaltung
  • Erweiterte Suche
  • Direkte Terminbestätigung
  • Sprach- und Videoanrufe
  • Cloud Integration

Das Preisgefüge von Spike beginnt bei 3.60 CHF pro Monat für die persönliche Nutzung. Die Pro-Version geht über die Business Version für 5.40 CHF pro Monat hinaus bis hin zu der Enterprise Version mit unbegrenzter Gruppenanzahl für 36 CHF pro 10 Nutzer im Monat. Die Preisvarianten kann man je nach Bedarf wählen:

  • Kostenfrei (für persönliche Nutzung)
  • Pro (für persönliche Nutzung)
  • Business (für kleine und mittlere Unternehmen)
  • Enterprise (für grosse Unternehmen)

Die kostenfreie Version liefert: Nachrichtverlauf bis zu 15 000 Nachrichten, 5 GB Speicherplatz, Funktionen für die Zusammenarbeit im Team und viel mehr.

  • Innovativer E/Mail Client
  • Applikation für alle gängigen Systeme
  • Sprach- und Videoanrufe
  • Plattformunabhängige Web-App
  • Kein umfangreiches Kollaborations-Tool
  • Speicherung der Daten auf US-Servern
  • Die Verwendung von Spike mit geschäftlichen E-Mails ist nicht kostenfrei

Mattermost ist ein freies, webbasiertes Kollaborations-Tool, das sowohl den Chat mit Einzelpersonen als auch in «Kanälen» organisierte Gruppenchats erlaubt. Die Software wurde vom Unternehmen Mattermost Inc. entwickelt und ist seit 2015 auf dem Markt. Das Interface und die Funktionalität erinnern an den Slack-Service. Mattermost funktioniert sowohl für die private Nutzung als auch für Unternehmen. Die Plattform kann man auf dem eigenen Server oder in einer privaten Cloud hosten.

Mattermost Beispiel

Mattermost vereint an einem Ort die Optionen zum Austausch von Nachrichten und Dateien zwischen Teammitgliedern, ist von überall, ob mit dem Browser, als Desktop- oder mobile App erreichbar. Das Tool verfügt gleichzeitig über umfangreiche Archivierungs- und Suchfunktionalitäten, die seine Nutzung erleichtern. Mattermost ist für Android, iOS, OS X, Windows und Linux verfügbar.

Module

  • Chats und Kanäle
  • Team-Kommunikation
  • Dateifreigabe
  • Mehrsprachige Übersetzung
  • Authentifizierung & Zugriffskontrolle
  • Kontoverwaltung
  • Unternehmensnetzintegration
  • Support
  • Sicherheit

Mattermost bietet zwar keine Gratisversion, dafür aber eine kostenlose Testversion. Die kostenpflichtige Version von Mattermost ist ab 9 CHF pro Monat verfügbar. Die Preisvarianten kann man je nach Bedarf wählen:

  • Cloud Free – Testversion (für kleine Teams)
  • Cloud Professional (für verteilte Organisation)
  • Cloud Enterprise (für datenschutzbewusste Unternehmen)

Die kostenfreie Version bietet an: Privat- und Gruppenchat bis 10 User, File-Sharing, Multilingualität, Support und vieles mehr.

  • Mehrsprachige Nutzeroberfläche
  • White Label App
  • Technisch anpassbar
  • Problemlose Skalierbarkeit
  • Überschaubarer Funktionsumfang
  • Wenig Standard-Integrationen
  • Keine Video- und Audioanrufe
  • Keine Kanäle mit eingeschränkten Schreibrechten
  • Begrenzung der Anzahl privater Kanäle

Preisvergleich der Kommunikationstools

  1. Gratisversion - durch Nutzungsrecht und Funktionsumfang eingeschränkte Version der Software.
  2. Kostenlose Testversion - durch Nutzungsrecht, Funktionsumfang und zeitliche Nutzung eingeschränkte Version der Software, mit dem Zweck, diese zu testen.
Software Gratisversion 1 Kostenlose Testversion 2 Preis pro Monat

Slack

CHF 6 - CHF 44

Microsoft Teams

CHF 4.90 - CHF 19.70

Webex

CHF 14.05 – CHF 31.15

Beekeeper

CHF 108 – CHF 436

Discord

CHF 4.50 – CHF 9

Spike

CHF 3.60 – CHF 36

Mattermost

ab CHF 9

3528

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