Mitarbeiter_einstellen_oder_auslagern

Mitarbeiter einstellen oder auslagern, das ist die Frage

- 8 Min Lesezeit

Früher oder später erreichen die meisten Unternehmen einen Punkt, an dem zusätzliche Arbeitskräfte benötigt werden. Diese Entscheidung kann auf vielen Faktoren beruhen, wie z.B. unerwartetes Wachstum des Unternehmens, Erhöhung des Marktanteils, Umsetzung neuer Projekte usw. Zu diesem Zeitpunkt stellt sich die vernünftige Frage, ob Mitarbeiter eingestellt oder ausgelagert werden sollen, um diesen Bedarf zu decken. Um zu entscheiden, welche Option für ein Unternehmen am besten geeignet ist, sollten zunächst bestimmte individuelle Kriterien in Betracht gezogen und analysiert werden. Jede Option hat ihre eigenen Vor- und Nachteile für das Unternehmen, und es gibt keine einzelne Lösung, die für alle geeignet ist. In diesem Artikel sollen die verschiedenen Perspektiven beider Optionen betrachtet und anhand von nur vier Fragen ein beispielhafter Ansatz für die Wahl der richtigen Option für Ihr Unternehmen aufgezeigt werden.

1. Gehört eine offene Aufgabe zu einer “Kernkompetenz” des Unternehmens?

Die Kernkompetenz des Unternehmens ist eine erfolgreiche Kombination mehrerer Ressourcen und Fähigkeiten, die ein Unternehmen auf dem Markt auszeichnen und seinen Kunden einen Mehrwert bieten. Die Kernkompetenzen entwickeln sich normalerweise langfristig aus verschiedenen Ressourcen und Erfahrungen des Unternehmens.

Die Kriterien zur Identifizierung der Kernkompetenzen:

  • Bieten Sie potenziellen Zugang zu einer Vielzahl von Märkten
  • Tragen Sie wesentlich zum wahrgenommenen Kundennutzen des Endprodukts bei
  • Von Wettbewerbern schwer nachzuahmen
  • Führen Sie zu einem nachhaltigen Vorteil gegenüber der Konkurrenz

Beispiel 1

Beispiel_1

Karl besitzt eine kleine Grafikdesignfirma in Zürich. Der Schwerpunkt von Karls Unternehmensspezialisierung ist die Gestaltung von grafischen Inhalten für seine Kunden. Karl und seine Designer haben durchschnittlich fünf Jahre Erfahrung im Grafikdesign. Er weiss, dass das Beste, was seine Firma macht, die grafische Gestaltung von Schrift- und Buchstabenstilen ist. Diese besondere Fähigkeit kann als eine Kernkompetenz von Karls Firma angesehen werden. Sie verleiht dem Endprodukt, das von Karls Kunden wahrgenommen wird, einen Mehrwert, und seine Einzigartigkeit ist für andere schwer nachzuahmen. Diese Fähigkeit, die Karl im Hause hat, verschafft ihm einen nachhaltigen Vorteil gegenüber anderen Grafikdesign-Konkurrenten. Andererseits erfüllen Tätigkeiten wie die Buchhaltung im Fall von Karl möglicherweise nicht diese Kriterien und können daher nicht zu den Kernkompetenzen des Grafikdesignbüros gezählt werden.

Der Einsatz von Outsourcing-Personal zur Erfüllung der Aufgaben, die zum Kern des Geschäfts gehören, kann die Kontrolle über dieses Personal entziehen. Das Ergebnis kann die Zukunft des Unternehmens unter externe Kontrolle stellen und die Verhandlungsmacht der Personaldienstleister stärken. Die Kernkompetenzen des Unternehmens sollten nur innerhalb des Unternehmens selbst übertragen werden, während alle anderen, nicht zum Kerngeschäft gehörenden Tätigkeiten leicht ausgelagert werden können.

Mitarbeiter einstellen oder auslagern, das ist die FrageTipp

  • Stellen Sie Mitarbeiter ein, wenn sich die Aktivität auf das Kerngeschäft des Unternehmens auswirkt
  • Stellen Sie ausgelagerte Mitarbeiter ein, wenn die Aktivität das Kerngeschäft des Unternehmens nicht beeinflusst

2. Wie wirkt sich das auf die Kosten aus?

Wenn Sie über diese Frage nachdenken, dürfen Sie nicht vergessen, dass die Einstellung eines internen Mitarbeiters neben dem Gehalt eine Reihe von Kosten mit sich bringt, die addiert werden sollten, um die Ausgaben pro Mitarbeiter richtig einschätzen zu können. Bei den vom Gehalt betroffenen Kosten kann es sich um direkte Kosten handeln, z.B. Sozialabgaben oder zusätzliche Prämien. Es gibt jedoch auch eine Reihe von indirekten Kosten, die nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters entstehen. Sie können die Nutzung von Einrichtungen und Ausrüstungen, Mitarbeiterschulungen usw. umfassen. All diese Kosten sollten gut analysiert und bewertet werden, bevor irgendwelche Massnahmen ergriffen werden.

Beispiel 2

Beispiel_2

Karl beschliesst, einen Junior-Buchhalter für sein Unternehmen einzustellen. Er möchte den Lohn schätzen, den er anbieten kann, um sein Stellenangebot für den potenziellen Arbeitssuchenden realistisch und attraktiv zu gestalten. Um die Durchschnittsgehälter zu ermitteln, verwendet Karl einen kostenlosen Lohnrechner namens «Salarium», mit dem statistische Daten zu Branchenlöhnen in der Schweiz abgerufen werden können.

Der statistische Bruttolohn für einen Junior-Buchhalter beträgt CHF 5’000 pro Monat. Wenn wir schätzen, dass ein neuer Mitarbeiter durchschnittlich 175 Stunden pro Monat arbeitet, beträgt der Bruttostundenlohn eines Mitarbeiters CHF 28,57. Am Ende des Jahres zahlt Karl dem Mitarbeiter auch einen jährlichen Bonus, der in 12 gleiche Teile aufgeteilt und monatlich zum angebotenen Gehalt hinzugerechnet werden kann. Darüber hinaus leistet das Unternehmen Sozialbeiträge, die vom Alter und der Berufserfahrung der Mitarbeiter abhängen. Sie variieren von 13 – 22% des Bruttogehalts. Zu den möglichen Sozialbeiträgen gehören AHV / IV / EO / ALV; Pensionskasse; Arbeitsunfälle usw.

Pro Monat (CHF) Pro Stunde (CHF)
Bruttogehalt (Arbeit 175 Stunden) 5’000 28,57
Jährlicher Bonus 400 2,29
Sozialbeiträge (18%) 972 5,55
Gesamt 6’372 36,41

Dabei handelt es sich um alle gehaltsbezogenen Kosten im Zusammenhang mit dem ursprünglich angebotenen Bruttogehalt. Es gibt jedoch auch andere indirekte Kosten, die nicht vernachlässigt werden sollten. Die indirekten Kosten werden in jedem Fall auf der Grundlage der Unternehmensstruktur und -fähigkeiten eindeutig geschätzt. In Karls festem Fall sehen sie wie folgt aus:

Pro Monat (CHF) Pro Stunde (CHF)
Verwaltungskosten (HR, Buchhaltung usw.) 150 0,86
Büroflächenmiete pro Mitarbeiter (der Arbeitsplatz und andere Büroflächen entsprechen ca. 15 m2 pro Mitarbeiter) 250 1,43
Büromanagementkosten (30% der Büroflächenmiete pro Mitarbeiter) 75 0,43
Arbeitsplatzkosten (Möbel) 150 0,86
Arbeitsplatzkosten (IT) 200 1,14
Weiterbildungskosten der Mitarbeiter (5% vom Brutto-Gesamtgehalt) 319 1,82
Getränke und Snacks 40 0,23
Schreibwaren und Zubehör 80 0,46
Gesamt 1’264 7,23

Es ist wichtig zu erwähnen, dass normalerweise ein neuer Mitarbeiter vom Teamleiter in einem Unternehmen zugewiesen und koordiniert wird. Im Durchschnitt werden 8-25% der Gehaltsstruktur der Teamleiter auf einen untergeordneten Mitarbeiter angerechnet. In unserem Fall führt Karl das gesamte Team einzeln, sodass keine zusätzlichen Kosten für den Teamleiter anfallen. Es könnte jedoch vorkommen, dass die Organisationsstruktur des Unternehmens anders ist.

Darüber hinaus wissen wir alle, dass im Allgemeinen kein Mitarbeiter eines Unternehmens eine 100%ige Belegung innerhalb eines Jahres garantieren kann. Menschen werden krank, feiern nationale Feiertage und nehmen Urlaub. Im Allgemeinen können nur 84% der Arbeitsstunden pro Jahr als effektiv gezählt werden, so dass die verbleibenden 16% der Arbeitsstunden pro Jahr als ineffektiv gezählt werden können, was die Produktivität nicht erhöht.

Infolgedessen sehen wir, dass die ursprüngliche Schätzung von CHF 5’000 pro Monat für einen neuen Junior-Buchhalter auf CHF 7’636 pro Monat gestiegen ist. Diese Summe beinhaltet den grössten Teil der wertgeminderten Kosten. Sie wird ohne Beteiligung der Teamleiter am Prozess berechnet und basiert auf der Annahme, dass er ein äusserst effizienter Mitarbeiter ist, der zu 100% produktiv arbeitet. In anderen Fällen wären die Kosten höher.

Im Falle von Outsourcing bedarf die Kostenstruktur keiner langen Erläuterung. Die einzigen direkten Kosten, die Sie tragen, sind die, die Ihnen vom externen Anbieter in Rechnung gestellt werden. Die Mehrwertsteuer kann eingeschlossen oder nicht eingeschlossen sein. Einerseits kann die Auslagerung für ein Unternehmen vorteilhaft sein, da sie als variable Kosten für das Unternehmen gezählt wird. Die kurzen Outsourcing-Verträge ermöglichen es, zwischen Lieferanten zu manövrieren und schnell zu enden, solange die Aufgabe erledigt ist.

Das Outsourcing bringt jedoch auch einige indirekte Kosten mit sich, die häufig vernachlässigt und schwer zu erkennen sind.

  • Unerwartete Wachstumskosten. Wenn das Projekt während seiner Implementierungsphase an Umfang zunimmt. Auch die Kosten steigen.
  • Kosten für die Kontoverwaltung. Outsourcing-Mitarbeiter brauchen den direkten Kontakt mit einer internen Person. Eine regelmässige Kommunikation wirkt sich auf die Effizienz der Arbeitsprozesse aus und kann daher die vom auslagernden Unternehmen in Rechnung gestellten Endkosten reduzieren. Sie können jedoch auch die internen Kosten pro Mitarbeiter erhöhen, der für dieses Konto verantwortlich ist und mit dem Outsourcing-Anbieter zusammenarbeitet.
  • Kosten für die Qualitätssicherung. Der Outsourcing-Mitarbeiter benötigt möglicherweise mehr Zeit für die Überwachung der Arbeitsqualität als der interne Mitarbeiter. Dies kann sich auf die Gesamtkosten für die Wartung auswirken, da normalerweise ausgelagerte Mitarbeiter eine stündliche Zahlung verlangen.

Wie Sie sehen, kann die Auslagerung von Mitarbeitern sowohl die Kosten senken als auch die Taktik erhöhen, was eine gründliche Bewertung der damit verbundenen zusätzlichen Kosten erfordert.

Mitarbeiter einstellen oder auslagern, das ist die FrageTipp

  • Stellen Sie Mitarbeiter ein, wenn Sie mit einem unerwarteten Anstieg der Projektarbeitsbelastung und möglichen Verwaltungskosten befasst sind.
  • Stellen Sie ausgelagerte Mitarbeiter ein, wenn Sie sicher sind, dass Ihre Gesamtkosten nicht steigen werden oder Ihnen das Budget für die Einstellung von internem Personal fehlt.

3. Wie wirkt sich das auf die Zeit aus?

Der Einstellungsprozess eines firmeninternen Mitarbeiters kann zeitaufwendig sein und dauert auf jeden Fall seine Zeit. Bis endlich ein Mitarbeiter erfolgreich eingestellt ist, sind mehrere Schritte notwendig. Es gibt mehrere Varianten, wie man bei der Personalsuche vorgehen kann. Eine Möglichkeit ist, ein Stellenangebot auf einem Jobportal, wie z.B jobmarket.ch zu platzieren und dann die Bewerbungen abzuwarten. Alternativ beauftragen Sie eine professionelle Personalagentur, welche Sie bei der Selektion Ihrer Mitarbeiter unterstützt. Um den Erfolg und die Geschwindigkeit zu verbessern, können beide Prozesse gleichzeitig in Gang gesetzt werden.

Anschliessend finden die Interviews statt und die Mitarbeiter können eingestellt werden. Ein neuer Mitarbeiter benötigt jedoch Zeit, um sich an die Prozesse, das Team und den Aufgabenbereich zu gewöhnen. Daher dauert der gesamte Prozess, um einen Mitarbeiter einzustellen und ihn an Bord zu holen, durchschnittlich 2 bis 4 Monate. Es besteht jedoch immer eine gewisse Wahrscheinlichkeit, dass keiner der Kandidaten die geforderten Kriterien erfüllt. All diese Faktorenmüssen zusätzlich berücksichtigt werden, wenn Sie sich für die Einstellung eines Mitarbeiters entscheiden.

Im Falle eines Outsourcings kann die Zeitspanne, um einen geeigneten Kandidaten oder ein geeignetes Unternehmen zu finden und an Bord zu bringen, auf mehrere Tage reduziert werden. Das Auslagern von Mitarbeitern kann eine bessere Option sein, wenn Zeit das Hauptkriterium ist. Dringende Bedürfnisse können schnell mit erfahrenen Fachleuten besetzt werden.

Beispiel 3

Beispiel_3

Karl erhielt eine dringende Anfrage, innerhalb einer Woche 100 Werbebanner zu erstellen. Für Karl ist das ein gutes Geschäft, da er nur durch Annahme des Angebots problemlos CHF 16’000 pro Woche verdienen kann. Karl erkennt jedoch, dass es keine Chance gibt, einen geeigneten Kandidaten für diese Aufgabe zu finden, da alle seine Mitarbeiter, einschliesslich ihm, mit den laufenden Projekten beschäftigt sind. Niemand ist bereit, diese Aufgabe zu übernehmen, da jeder erkennt, dass es keine Chance gibt, sie rechtzeitig zu erledigen. Karl erkennt, dass diese Aufgabe Teil seiner festen Kernkompetenz ist und das Auslagern riskant ist. Er versteht aber auch, dass dies eine gute Gelegenheit ist, für eine Woche Arbeit zusätzliches Geld zu verdienen. Er sucht dringend nach ausgelagerten Mitarbeitern, die diese Aufgabe übernehmen können. Nach mehreren Stunden Recherche und Portfolio-Auswertung findet er drei gute freiberufliche Kandidaten. Alle sind bereit und in der Lage, die geforderte Arbeit zu leisten. Karl kontaktiert jeden Kandidaten und bittet sie, innerhalb eines Tages ein Testbanner zu erstellen, um die Qualität der Arbeit zu gewährleisten. Am nächsten Tag überprüft er die Ergebnisse der Testaufgabe und stellt zwei von ihnen ein. Jetzt kann er den Antrag rechtzeitig bearbeiten und davon profitieren.

Mitarbeiter einstellen oder auslagern, das ist die FrageTipp

  • Stellen Sie Mitarbeiter ein, wenn Sie nicht zeitlich begrenzt sind, und planen Sie ein langfristiges Projekt.
  • Stellen Sie ausgelagerte Mitarbeiter ein, wenn Sie zeitlich begrenzt sind und dringend Massnahmen benötigen.

4. Welches Mass an Fachwissen und Flexibilität ist erforderlich?

Einige der Aufgaben können komplexer sein, als sie auf den ersten Blick erscheinen. Die möglichen Wurzeln der Komplexität können aus verschiedenen Quellen stammen. Die Aufgaben können von einem Mitarbeiter, der sie ausführt, ein gewisses Mass an Fachwissen oder Erfahrung erfordern. In einigen Fällen ist auch eine gewisse Kreativität erforderlich, insbesondere wenn die Aufgabe nicht genau definiert ist. Wie bereits erwähnt, versucht jedes Unternehmen, seinen “Wettbewerbsvorteil” zu finden oder zu erreichen. Wenn Sie jedoch früher oder später täglich ähnliche Aktionen durchführen, wird dies früher oder später zur Routine werden. Dies ist ein Punkt, an dem eine neue Sichtweise ausserhalb des Unternehmens eine gute Lösung sein kann.

In beiden Fällen, unabhängig davon, ob Sie Mitarbeiter einstellen oder auslagern, können Sie diese neue Perspektive in die anstehende Aufgabe einbringen und das Unternehmen mit Fachwissen bereichern. Dies bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass der neue Mitarbeiter schnell reagieren und sich an Veränderungen anpassen kann, wenn sich der Arbeitsumfang im Laufe der Zeit ändert. In diesem Fall wird davon ausgegangen, dass ausgelagerte Mitarbeiter im Vergleich zu eingestellten Mitarbeitern flexibler sind, was die Anpassung an den Aufgabenwandel betrifft. Wenn sie keinen Erfolg haben und keine Änderungen nachvollziehbar sind, können sie leicht durch andere ersetzt werden.

Beispiel 4

Beispie_ 4

Karl merkt, dass dieser Tag gekommen ist und seine Firma zweimal gewachsen ist. Davor war seine Sekretärin mit einigen grundlegenden administrativen Computer-Netzwerkaufgaben beschäftigt. Aber jetzt braucht die Firma ein gutes Netzwerkmanagement, um die täglichen Aktivitäten und den Datenschutz zu unterstützen. Karl denkt an beide Optionen. Ob er Mitarbeiter auslagert oder einstellt, ist im Hinblick auf die Netzwerkverwaltung irrelevant. Beide Optionen können diese Expertise voll befriedigen. Karl denkt jedoch langfristig und entscheidet sich zunächst für die Auslagerung von Mitarbeitern, da die Aufgaben der Netzwerkadministration nicht klar definiert sind und sich im Laufe der Zeit ändern können. Je klarer die funktionalen Aufgaben werden, desto mehr möchte er von der Auslagerung und Einstellung von Mitarbeitern zur internen Verwaltung des Netzwerks übergehen.

Mitarbeiter einstellen oder auslagern, das ist die FrageTipp

  • Stellen Sie Mitarbeiter ein, wenn die Aufgabe genau definiert ist oder der Aufgabenbereich nicht stark variiert.
  • Stellen Sie ausgelagerte Mitarbeiter ein, wenn die Aufgabe nicht genau definiert ist oder der Aufgabenbereich stark variiert.

728

0 0 Stimme
Artikel-Rating
0 Comments
Inline Feedbacks
Alle Kommentare anzeigen

Verwandte Artikel

0
Kommentieren Sie diesen Artikel.x
()
x