Optimieren mit Pauschalspesen – ein Steuerkommissär berichtet
Nicht selten haben uns die Kleinunternehmer direkt angerufen. In freudiger Erwartung erzählten sie brühwarm von irgendwelchen Ausgaben, meist Essen mit Kunden, Hotelbuchungen und derlei, für die sie nun Pauschalspesen – wie sie landläufig heissen – beantragen wollten. Innerlich dachte ich dann immer, oh Herr erlöse mich…und hatte dann das Vergnügen, diesen Herrschaften das Einmaleins der Spesenreglemente zu erklären, selbstverständlich immer mit Adam und Eva beginnend. Puhh.
Wir hatten die interne Anweisung, so diskret und vage wie möglich zu informieren, respektive mit Verweisen auf Reglemente und Paragraphen die Vorfreude so stark wie möglich einzudämmen. Schliesslich haben wir sie immer an ihre Treuhänder verwiesen – in der Hoffnung, nie mehr von Ihnen zu hören.
Klar ist, dass unsere Steuerverwaltung Pauschalspesen – bzw. Zusatzreglement zum Spesenreglement – wie es korrekt heisst, weder besonders propagiert noch speziell grosszügig bewilligt hat.
Die Überlegung ist einfach: Warum soll sich ein Unternehmen die Mühe machen, ein Pauschalspesenreglement auszuarbeiten, wenn es nicht einen deutlichen Nutzen davon hat? Kleinfirmen und KMU hetzen häufig gegen die zunehmende administrative Belastung, aber ein neues Reglement möchten Sie unbedingt erstellt haben…mit vielen regelmässigen Anpassungen…das passt auf den ersten Blick schlecht zusammen.
Unsere Analysen und vorsichtigen Schätzungen, dass im langjährigen Durchschnitt nur rund 50% der Pauschalspesen effektiv für angefallene Spesenaufwände ausgegeben wurden, dürften ziemlich gut passen. Und genau das macht Pauschalspesen so furchtbar attraktiv. Totale Steuerfreiheit auf den anderen 50%.
Benötigen Sie ein Pauschalspesenreglement oder eine Beratung zum Thema Pauschalspesen? Unsere Datenbank enthält über 2600 Treuhänder, die Ihnen bei der Pauschalspesen- und Steueroptimierung helfen können.
Totales Steuerparadies
Das Unternehmen setzt die Pauschalspesen (Repräsentationsspesen) als überhöhten gewinnmindernden Aufwand an, bezahlt es dem Unternehmer bzw. Kadermitglied als steuerfreien Pseudo-Lohn aus. Keine Gewinnsteuern. Keine Lohnnebenkosten. Keine Einkommenssteuern. Nicht satzbestimmend. Gar nichts. Man ist im Steuerhimmel par excellence angekommen.
Die Steuerausfälle, die sich daraus ergeben, sind doch bemerkenswert. Die Pauschalspesen können je nach Position und Lohnhöhe erklecklich sein. Ab jährlich lächerlichen CHF 600 an aufwärts habe ich schon alles gesehen. Das Gros spielt sich zwischen CHF 4’000 und 12’000 pro Jahr ab. Nicht schlecht, wenn man im Schnitt die Hälfte davon steuerfrei für sich behalten kann.
Die SSK sieht für Pauschalspesen rund 3-5 % des Nettolohns vor, ein oberstes Maximum von CHF 24’000 pro Jahr ist auch vorgesehen. Klar kann die Obergrenze bei irgendwelchen Millionenlöhnen aber nicht gelten, Ausnahmen sind möglich.
Interessant zu sehen bleibt, wann dieses Schlupfloch gestopft wird…
Wir selbst hatten natürlich nie Pauschalspesen, denn unsere «Kunden» hatten wir auf immer und ewig, Mittagessen haben wir keine aufgeworfen 😉. Schade eigentlich, wir hätten da auch gerne mitgemacht.
Ehemaliger Steuerkommissär eines finanzstarken Kantons
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Guten Tag. Könnt Ihr mich kurz beraten: Ich bin Inhaber einer kleinen Firma mit zwei weiteren Angestellten. Darf ich bzw. muss ich ein Spesenreglement erstellen? Ich habe irgendwo gehört, dass dies nur für grössere Unternehmen gilt.
Hallo Roland. Das hängt vom Unternehmenssitz ab: Einige Kantone setzen Limits für die Genehmigung von Spesenreglements – beispielsweise, dass mindestens 10 spesenberechtigte Personen betroffen sein müssen. Frag direkt dein Steueramt oder wende dich an einen Treuhänder: Auf Treuhand-suche.ch findest du über 2600 Schweizer Treuhänder, die dir bei diesem Problem helfen können.
Freundliche Grüsse
Roger Frei
Grüezi! Kann ich als Einzelunternehmer Pauschalspesen beantragen?
Hallo Frau Klauser. Nein, Spesen werden nur für Mitarbeiter mit Arbeitsvertrag genehmigt.
Freundliche Grüsse
Roger Frei
Vielen Dank für die Hinweise – sie waren sehr interessant. Könnt Ihr vielleicht ein Muster für ein Spesenreglement hochladen?
Vielen Dank im Voraus.
Freundliche Grüsse,
Laura
Hallo Laura. Die einzelnen Steuerämter haben oft eigene Anforderungen an Dokumente. Du kannst dich hier ein Muster anschauen und als Grundlage nehmen. Oder am besten bei deinem Steueramt nachfragen – dann hast du bessere Chancen, dass das Reglement genehmigt wird. Alternativ kannst du einen Treuhänder aus deinem Umgebung fragen: Verwende auf der Suchseite https://treuhand-suche.ch/companies den Filter nach Ort oder PLZ und finde einen passenden Treuhänder.
Freundliche Grüsse
Roger Frei
Danke für den Artikel und den Blog insgesamt! Verstehe ich es richtig: Wenn ein Spesenreglement mit Pauschalspesen genehmigt wurde, kann ich sämtliche Pauschalspesen auszahlen, auch wenn die effektiven Ausgaben geringer lagen?
Guten Tag David. Ja. Das ist richtig.
Freundliche Grüsse
Roger Frei
Danke! Und wie hoch dürfen die Pauschalspesen sein?
Das Steueramt deklariert, dass die Pauschalspesen „angemessen“ sein müssen. In der Praxis bedeutet das meistens etwa 3-5% des Nettolohns. Hier kannst du eine Diskussion dazu lesen: https://treuhand-suche.ch/forum/d/31-h-he-der-pauschalspesen-umfrage
Hallo. Diese ganze Geschichte mit Spesenreglement sieht mühsam aus. Wie oft muss man dieses bewilligen: Jedes Jahr oder seltener?
Hallo Tom72. Das Spesenreglement müssen Sie nur einmalig genehmigen lassen.
Freundliche Grüsse
Roger Frei