Quellensteuer. Kennt Ihr Arbeitgeber die aktuellen Regelungen?

Sind Sie Ausländer und haben vor, in der Schweiz zu arbeiten? Oder sind Sie Schweizer Arbeitgeber und möchten ausländische Mitarbeiter einstellen? In diesem Fall ist das Thema «Quellensteuer» ein absolutes Must-Know für Sie.

Grundsätzlich ist das Schweizer Steuersystem dahingehend konzipiert, dass jeder Schweizer bzw. jeder Ausländer mit einer Niederlassungsbewilligung C jedes Jahr eine SteuererklärungEine Steuererklärung ist eine Dokumentation, die von Steuerzahlern eingereicht wird, um ihre Einkommenssteuer gegenüber den Steuerbehörden zu erklären. Die Steuererklärung... einreichen muss, in der alle Einkünfte und Abgaben angegeben sind. Viele ausländische Arbeitnehmer sind jedoch aufgrund unzureichender Kenntnisse der Steuergesetzgebung nicht selten mit diesem System überfordert. Unter anderem sieht das schweizerische Steuerrecht eine QuellensteuerDie Quellensteuer ist eine in der Schweiz erhobene Steuer, die auf Einkommen und Vermögen von Personen und Unternehmen erhoben wird.... Mehr auf die Besteuerung des Einkommens dieser Arbeitnehmer vor.

Bei der Quellensteuer handelt es sich um eine Steuer, die direkt vom Einkommen ausländischer Arbeitnehmer abgezogen wird. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass das auch funktioniert. Die Quellensteuer umfasst üblicherweise die Staats-, Gemeinde- und die direkte Bundessteuer sowie in der Regel auch die Kirchensteuer. Damit ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter nicht in das Heimatland zurückkehrt, ohne zuvor Steuern in der Schweiz entrichtet zu haben.

Die Quellensteuer gilt als geeignetes Verfahren, um im Ausland ansässige Steuerpflichtige zu besteuern. Schliesslich wäre es rechtlich und sachlich kompliziert, das Steuererklärungsverfahren abzuschliessen, wenn sich die betreffende Person im Ausland befindet.

Wer ist quellensteuerpflichtig?

Quellensteuerpflichtig sind:

• Ausländische Arbeitnehmer mit steuerrechtlichem Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz, die aber noch nicht die Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) besitzen – in der Regel handelt es sich um Arbeitnehmer mit einer Aufenthaltsbewilligung (Ausweis B) oder einer Kurzaufenthaltsbewilligung (Ausweis L).
• Personen ohne steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz, die jedoch – wie beispielsweise Grenzgänger oder Wochenaufenthalter – in der Schweiz vorübergehend oder dauerhaft arbeiten.
• Auch im Ausland ansässige Mitglieder der Verwaltung oder Geschäftsführung von juristischen Personen mit Sitz oder tatsächlicher Verwaltung in der Schweiz (wenn die Vergütung für die Ausübung der Tätigkeit einem Dritten und nicht unmittelbar den Mitgliedern der Verwaltung oder der Geschäftsführung zufliesst).

Was muss ich als Arbeitgeber beachten?

Der Arbeitgeber ist ein sogenannter Schuldner einer steuerbaren Leistung (SSL), weil er gesetzlich verpflichtet ist:

• die Quellensteuer beim für den Arbeitnehmer zuständigen Kantonalen Steueramt anzumelden;
• die fällige Steuer selbst zu berechnen und vom Monatslohn des Arbeitnehmers abzuziehen;
• die Lohnsumme des Arbeitnehmers regelmässig (je nach Höhe monatlich, quartalsweise oder jährlich) an das für den Arbeitnehmer zuständige Kantonale Steueramt zu melden und abzuführen;
• die Quellensteuer auf der Lohnabrechnung und dem Lohnausweis des Arbeitnehmers auszuweisen.

Aktuelle Regelungen zur Quellensteuer

Am 1. Januar 2021 traten neue Bestimmungen zur Quellenbesteuerung in Kraft, deren zentrales Ziel die Beseitigung von Ungleichbehandlungen zwischen quellenbesteuerten und ordentlich besteuerten Personen ist. Die Kantone sind verpflichtet, die Berechnung der Quellensteuern schweizweit zu vereinheitlichen. Detaillierte Informationen sind im Kreisschreiben Nr. 45, welches am 12. Juni 2019 publiziert wurde, zu finden.

Im Folgenden beschreiben wir die wichtigsten Änderungen in der Quellensteuerregelung für Arbeitgeber.

Abrechnungskanton

Der Arbeitgeber (SSL) hat die geschuldete Quellensteuer direkt mit dem anspruchsberechtigten Kanton und nach dessen Weisungen und Tarifen abzurechnen (107 DBG und Art. 38 StHG). Eine Quellensteuerabrechnung für sämtliche quellensteuerpflichtigen Personen über den Kanton des Sitzes oder der Betriebsstätte des Unternehmens bzw. des Arbeitgebers hinaus ist nicht mehr erlaubt und lediglich in Ausnahmefällen vorzunehmen. Dies zwingt einzelne Arbeitgeber dazu, ihr System umzustellen und sich unter Umständen mit einem Abrechnungsmodell auseinanderzusetzen, das im Kanton des Unternehmenssitzes nicht angewandt wird.

Je nach Kanton wird zwischen zwei Abrechnungsmodellen unterschieden: das Monatsmodell (wird von den meisten Kantonen angewendet) oder das Jahresmodell (wird von den Kantonen Tessin, Freiburg, Genf, Waadt und Wallis angewendet). Die Modelle sind verbindlich und werden von den entsprechenden Kantonen identisch abgerechnet.

Tarife und Informationsbedarf

Die Höhe der Quellensteuerforderung ist tariflich geregelt. Die Festsetzung des Tarifs ist abhängig vom Zivilstand, von einer allfälligen Erwerbstätigkeit des Partners/der Partnerin, von der Anzahl der Kinder und von der Konfession. Die Tarifsätze sind je nach Kanton unterschiedlich hoch.

Bis 01.01.2021 bestehende reduzierte Tarife für Nebenerwerbs- oder Ersatzeinkünfte (D) und für deutsche Grenzgänger (O) entfallen vollständig. Einheitlich ist die Tarifcodeanwendung.

Dies zwingt nicht wenige Arbeitgeber dazu, ihr Lohnabrechnungssystem umzustellen. Zudem müssen zukünftig weitere Informationen von den Quellenbesteuerten eingefordert werden. Bislang wurden diese häufig im Nebenerwerbstarif abgerechnet, da man sonst den korrekten Tarif und gegebenenfalls den korrekten satzbestimmenden Lohn eruieren musste.

Aktuelle Anleitungen und Tarife zur Quellensteuerberechnung finden Sie auf der Website des kantonalen Steueramtes.

Nebenerwerbs- und die Teilzeitangestellte

Ist ein Arbeitnehmer lediglich bei einem Arbeitgeber in einem Teilzeitbereich angestellt und erzielt daneben keine weiteren Erwerbs- bzw. Ersatzeinkünfte, hat keine Umrechnung des Lohns für die Satzbestimmung zu erfolgen.

Da der Tarif D für Nebenerwerbstätigkeiten wegfällt, hat der Arbeitgeber die Quellensteuer der quellensteuerpflichtigen Person mit mehreren Arbeitsverhältnissen (inkl. Ersatzeinkünfte) nach dem massgebenden ordentlichen Tarif (A, B, C, H) abzurechnen und dabei ein Tarifsatzbestimmendes Einkommen anzugeben.

Der anwendbare SteuersatzDer Steuersatz bezieht sich auf den Prozentsatz, zu dem das steuerpflichtige Einkommen einer Person oder eines Unternehmens besteuert wird. In... (= tarifsatzbestimmendes Bruttomonatseinkommen) für jedes einzelne Arbeitsverhältnis ist gemäss der nachfolgenden Kriterien zu ermitteln:

• Umrechnung auf den effektiven Gesamtbeschäftigungsgrad sämtlicher Erwerbstätigkeiten (inkl. Ersatzeinkünfte) des Arbeitnehmers;
• Umrechnung auf einen Beschäftigungsgrad von 100 Prozent, wenn der effektive Gesamtbeschäftigungsgrad durch den Arbeitnehmer nicht offengelegt wird;
• Umrechnung auf das tatsächliche Gesamtbruttoeinkommen, sofern die Einkünfte dem Schuldner der zu versteuernden Leistung bekannt sind bzw. bekannt gegeben werden (bspw. im Konzern oder mehrere Arbeitsverträge beim gleichen Schuldner der zu versteuernden Leistung).

Prüfung von Steuer­rulings und faktischer Arbeit­geber­schaft

Ein Blick auf gültige Steuer­regeln (sogenannte Rulings) zwischen Arbeit­geber und der Steuer­behörde ist im Zuge einer Revision zu empfehlen. Sind diese Rulings existent, verlieren sämtliche Steuer­vereinbarungen, die den neuen Vereinbarungen der QStV (beziehungsweise dem KS 45) widersprechen, ihre Wirkung und sollten daher vorgängig neu verhandelt werden.

Eine faktische Arbeit­geber­schaft liegt vor, wenn der Arbeit­nehmer seine Arbeits­leistung (vorübergehend) nicht dem Arbeit­geber schuldet, mit dem er einen Arbeits­vertrag abgeschlossen hat (formeller Arbeit­geber), sondern einem weiteren Unternehmen (in der Regel einer Konzerngesellschaft; sog. faktischer bzw. wirtschaftlicher Arbeitgeber). Die Lohn­zahlungen werden weiterhin durch den formellen Arbeitgeber mit Sitz im Ausland geleistet, jedoch dem Einsatzbetrieb mit Sitz in der Schweiz weiterverrechnet bzw. müssten nach Verrechnungs­preis­grundsätzen weiterverrechnet werden.

Das Vorliegen einer faktischen Arbeit­geber­schaft ist insbesondere anhand folgender Kriterien zu prüfen:

• Die Leistung des Arbeit­nehmers gilt als integraler Bestandteil der Geschäfts­tätigkeit der schweizerischen Unternehmung;
• Die schweizerische Unternehmung trägt die Verantwortung und das Risiko für die Leistung des entsandten Arbeit­nehmers (bzw. die ausländische Gesellschaft trägt eine Gewähr­leistungs­pflicht im Zusammenhang mit dem Arbeits­ergebnis);
• Die schweizerische Unternehmung übt die Weisungs­hoheit aus;
• Der entsandte Arbeitnehmer ist in die Betriebso­rganisation der schweizerischen Unternehmung eingegliedert (Einrichtung, Zurverfügung­stellung von Räumlichkeiten und Arbeits­mitteln, Entscheide über Art und Umfang der täglichen Arbeit des entsandten Arbeitnehmers usw.);
• Die schweizerische Unternehmung trägt die Lohnkosten oder muss die Lohnkosten wirtschaftlich tragen.

Für das Vorliegen einer faktischen Arbeit­geber­schaft müssen nicht sämtliche Kriterien kumulativ erfüllt sein.

Liegt nun für eine Person, die vom Ausland in die Schweiz entsendet wird, eine derartige faktische Arbeit­geber­schaft vor, ist es möglich, dass damit eine Quellensteuer­pflicht in der Schweiz besteht. Daher wird der faktische Arbeitgeber in der Schweiz als Schuldner der versteuerbaren Leistung angesehen.

Ausser­ordentliche Zahlungen und sonstige Änderungen

Die Quellensteuer­berechnung bei ausser­ordentlichen Zahlungen kann sich ebenfalls als Heraus­forderung für den Arbeit­geber erweisen. Korrekturen zu fehlerhaft übermittelten Abrechnungen müssen bis spätestens Ende März des Folge­jahres beim kantonalen Steueramt eingereicht werden. Die Verzugs­provision wurde auf 1% bis 2% des Quellen­steuer­betrags reduziert.

Die wichtigsten Änderungen für quellensteuerpflichtige Arbeitnehmer

Quasi-Ansässig­keit

Als wesentliche Änderung gilt die Möglichkeit für Quellensteuer­pflichtige, die in der Schweiz nicht steuerlich ansässig sind, einen Antrag auf nachträglich ordentliche Veranlagung zu stellen und somit eine Steuer­erklärung auszufüllen. Dafür muss die Voraus­setzung der «Quasi-Ansässigkeit» erfüllt sein. Diese Situation liegt vor, wenn der quellensteuer­pflichtige Arbeit­nehmer seinen Haupt­wohnsitz im Ausland hat, aber mindestens 90 Prozent seines weltweiten Brutto­einkommens in der Schweiz versteuern muss.

Um als «Quasi-Ansässiger» veranschlagt zu werden, müssen Quellen­besteuerte bis zum 31. März des auf die Fälligkeit der Leistung folgenden Jahres einen Antrag stellen – und zwar jedes Jahr aufs Neue -, um die Quasi-Ansässigkeit geltend zu machen.

Nachträglich ordentliche Veranlagung bei Ansässigkeit in der Schweiz

Alle Quellensteuerpflichtigen mit einem steuerlichen Wohnsitz in der Schweiz, die bislang nicht die erforderliche Höhe bezüglich jährlicher Bruttolohnhöhe von CHF 120’000 erreichten, haben die Möglichkeit, ab Steuerperiode 2021 (also erstmals Anfang 2022) einen Antrag auf eine nachträglich ordentliche Veranlagung zu stellen und somit eine Steuererklärung auszufüllen. Dazu müssen sie bis zum 31. März des folgenden Steuerjahres (erstmals bis 31. März 2022 für das Steuerjahr 2021) einen entsprechenden Antrag bei der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung einreichen. Dies ist jedoch nicht in jedem Fall positiv für den Steuerpflichtigen.

Zahlungen vor Antritt bzw. nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses der quellensteuerpflichtigen Person

Es handelt sich um Zahlungen bei (respektive kurz vor) Stellenantritt und bei Austritt.

«Sign-on Boni»

Gemäss KS 45 müssen diese Zahlungen an Quellen in der Schweiz besteuert werden, auch wenn sich der (zukünftige) Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Zahlung im Ausland befindet und die Zahlung auch dort besteuert werden muss.

Abgangs­entschädigungen

Gemäss KS 45 sind Zahlungen durch die schweizerische SSL bei oder nach Austritt auf jeden Fall quellensteuer­pflichtig.

Lohn­fortzahlung während Frei­stellung

Lohnfortzahlungen an einen im Ausland ansässigen Arbeitnehmer, der nach erfolgter Kündigung freigestellt wird, sind – da diese auf einem weiterhin gültigen Arbeits­vertrag sowie einer in der Schweiz ausgeübten Tätigkeit beruhen – an der Quelle zu besteuern. Die Quellenbesteuerung hat dabei auf einem reduzierten Bruttolohn (unter Progressions­vorbehalt) zu erfolgen, sofern die Arbeit ohne die Frei­stellung mutmasslich im Ausland geleistet worden wäre.

In allen Fällen steht dem Steuerpflichtigen offen, die Quellensteuer auf solche Zahlungen, die er für nicht gerechtfertigt hält, mittels Neuveranlagung der Quellensteuer bzw. Tarifkorrektur oder einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung überprüfen zu lassen. Es können jedoch im Bereich der internationalen Besteuerung solcher Zahlungen Konflikte auftreten.

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