Spesenmanagement ist für Schweizer Unternehmen weit mehr als nur eine administrative Aufgabe. Wer Mitarbeitenden Auslagen wie Reisen, Verpflegung oder Übernachtungen erstattet, muss nicht nur den Überblick behalten, sondern auch gesetzliche Vorgaben der Steuerbehörden einhalten. Gerade in der Schweiz ist der Umgang mit SpesenSpesen sind Ausgaben, die im Rahmen einer Geschäftsreise oder beruflich bedingten Tätigkeit anfallen und vom Arbeitgeber erstattet werden. Sie dienen... Mehr klar geregelt – und Fehler können schnell zu steuerlichen Risiken führen.
Digitale Spesentools helfen, diesen Prozess zu vereinfachen. Sie erkennen Belege automatisch, ordnen sie korrekt zu und sorgen dafür, dass Richtlinien eingehalten werden. Gleichzeitig schaffen sie Transparenz, sparen Zeit und reduzieren den manuellen Aufwand in der Buchhaltung. Doch der Markt ist vielfältig – von einfachen Apps für Start-ups bis hin zu KI-gestützten Plattformen für Konzerne.
In diesem Vergleich zeigen wir die wichtigsten Schweizer Spesenlösungen 2026, erklären ihre Stärken und Schwächen und helfen Ihnen dabei, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden.
Spesen in der Schweiz – Definition und Rahmenbedingungen
Bevor wir verschiedene Spesentools vergleichen, sollten wir zuerst klären, was Spesen überhaupt sind – und warum ihre Erfassung und Verwaltung besondere Anforderungen stellt. Anders als normale Betriebsausgaben sind sie eng an steuerliche Regeln gebunden. Gerade deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf spezialisierte digitale Lösungen, um Spesen korrekt, effizient und revisionssicher zu verwalten.
Spesen vs. betriebliche Aufwände (Kurzüberblick)
Spesen sind Auslagen, die Mitarbeitende im Auftrag eines Unternehmens zahlen und später zurückerstattet bekommen – zum Beispiel für Zugtickets, Geschäftsessen oder Übernachtungen.
Sie unterscheiden sich von betrieblichen Aufwänden darin, dass letztere direkt durch das Unternehmen bezahlt werden (z. B. Software-Abos, Büromiete oder Marketingkosten). Spesen gelten als steuerfreier Auslagenersatz, solange sie korrekt dokumentiert und abgerechnet werden.
Wir haben im Blog bereits eine ausführliche Anleitung zu diesem Thema veröffentlicht, in der alle Begriffe, Stolperfallen und Optimierungsmöglichkeiten erklärt werden.
Rechtliche Grundlagen
In der Schweiz unterliegen Spesen klar definierten steuerlichen und administrativen Vorgaben. Die wichtigsten Regelwerke sind:
- Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises (ESTV) – beschreibt, wie Spesen im Lohnausweis zu deklarieren sind (z. B. Pauschalspesen unter Ziffer 13.2).
- Muster-Spesenreglemente der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) – definieren, wie Spesen intern geregelt und von den kantonalen Steuerbehörden genehmigt werden. Ein genehmigtes Reglement ist Voraussetzung für steuerfreie Rückerstattung.
- GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) – regelt die elektronische Archivierung von Belegen, was besonders für digitale Spesenprozesse relevant ist.
Diese drei Grundlagen bilden den rechtlichen Rahmen, in dem sich Spesenabrechnung und digitale Spesentools bewegen. Wer sie beachtet, minimiert steuerliche Risiken und sorgt für saubere Prozesse.
Kriterien zur Auswahl eines Spesentools
- Plattform
- Preise
- Testversion
- Erweiterte Belegerfassung (OCR / KI)
- Automatisierung & Regeln
- Firmenkarten / Corporate Cards
- Integration
Vergleichstabelle der besten Schweizer Spesentools 2026
Hier sehen Sie eine kompakte Übersicht der wichtigsten Funktionen und Merkmale der 7 führenden Spesenlösungen in der Schweiz. Die Tabelle hilft Ihnen, auf einen Blick zu erkennen, welcher Anbieter zu Ihren Bedürfnissen passen könnte.
| Kriterium | Abacus AbaClik | bexio Go | Xpenses | Yokoy | Spesen App | myKLARA | Edi |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Verfügbare Plattformen | Cloud, Mobile (iOS & Android) | Cloud, Mobile (iOS & Android) | Cloud, Mobile (iOS & Android) | Cloud, Mobile (iOS & Android) | Mobile (iOS & Android) | Cloud, Mobile (iOS & Android) | Cloud, Mobile (iOS & Android) |
| Zielgruppe | KMU, bestehende Abacus-, AbaNinja- oder Swiss21-Nutzer | Kleinstfirmen, Selbstständige | KMU | Mittelgrosse und grosse Unternehmen | Start-ups, kleine Unternehmen | KMU | Mittelgrosse und grosse Unternehmen |
| Preise | Bestandteil der Abacus-Lizenz | Bestandteil von Bexio Ökosystem | ab CHF 5.00 pro User / Monat | Auf Anfrage | Basis - kostenlos Pro - 2.99 CHF/Monat KMU - 8 CHF/Monat |
Bestandteil von KLARA Ökosystem | Auf Anfrage |
| Testversion | Nein | Ja | Ja | Auf Anfrage | Ja | Ja | Auf Anfrage |
| Erweiterte Belegerfassung (OCR / KI) | KI-gestützt, automatische Erkennung | Standard-OCR | KI-gestützt, Regelprüfung | Hochentwickelte KI & Validierung | KI-basierte Erkennung | KI-Zuordnung & OCR | KI-Matching & Analyse |
| Automatisierung & Regeln | Standardregeln & Workflows | Basisregeln | Automatisierte Regelsets | KI-basierte Richtlinien & Automatisierung | Automatische Zuordnung | Automatische KI-Zuordnung | Komplexe AI-Regelwerke |
| Firmenkarten / Corporate Cards | Nein | Nein | Möglicherweise | Ja | Nein | Nein | Integration mit Kartenanbietern |
| Integration | Abacus nativ, API | Bexio nativ | API, CSV, diverse Systeme | API, Schnittstellen | CSV, API | integriert in KLARA | API, Bank- und Finanzsysteme |
| Besonderheiten | Tiefe Integration ins Abacus-ERP | Sehr einfache Bedienung | Fokus auf DatenschutzDatenschutz ist ein wichtiger Aspekt im modernen Geschäftsleben. Er bezieht sich auf den Schutz von personenbezogenen Daten, die in Unternehmen... Mehr & Compliance | KI-basiertes Spend Management & Karten | Schweizer Hosting, schnelle Einrichtung | All-in-One KMU-Plattform | Kombination aus Reise- & Spesenmanagement |
| Einschränkungen | Nur sinnvoll mit Abacus-ERP | Geringere Automatisierung | Wenig öffentliche Preisinformation | Komplexere Implementierung | Keine ERP-Integration | Stark ans KLARA-Ökosystem gebunden | Aufwändige Einführung, höhere Komplexität |
Einzelne Schweizer Spesentools im Vergleich
Abacus ist einer der etabliertesten Anbieter von Business-Software in der Schweiz. Das Unternehmen mit Sitz in St. Gallen entwickelt seit über 35 Jahren ERP-Lösungen für KMU und grosse Unternehmen.
Mit AbaClik 3 hat Abacus eine mobile Lösung geschaffen, die sich nahtlos in das bestehende Abacus-Ökosystem einfügt und auch von Nutzern von AbaNinja oder Swiss21 zur Spesenerfassung genutzt wird.
AbaClik ermöglicht es Mitarbeitenden, Spesen einfach und schnell über eine mobile App zu erfassen, Belege zu scannen und automatisch an die Buchhaltung zu übermitteln.
Besonders stark ist das Tool, wenn es in Kombination mit anderen Abacus-Modulen eingesetzt wird – so lassen sich Finanzbuchhaltung, Lohnwesen oder Projektmanagement effizient miteinander verknüpfen. Auch Unternehmen, die mit Swiss21 oder AbaNinja arbeiten, können AbaClik als mobile Spesenlösung nutzen und die Daten direkt synchronisieren.
In den letzten Jahren hat Abacus die App kontinuierlich weiterentwickelt. Heute bietet AbaClik eine moderne Benutzeroberfläche, KI-gestützte Belegerkennung, automatisierte Genehmigungsprozesse und tiefe Integration in Unternehmensprozesse. Damit ist sie besonders für KMU und etablierte Firmen interessant, die Wert auf einen professionellen, revisionssicheren Spesenprozess legen.
Stärken
- Tiefe Integration ins Abacus-ERP und nutzbar mit Swiss21 / AbaNinja
- KI-gestützte automatische Belegerkennung und Workflow-Automatisierung
- Mobile App für iOS und Android mit intuitiver Bedienung
- Kontinuierliche Weiterentwicklung und regelmässige Funktionsupdates
- Unterstützt komplexe Genehmigungs- und Freigabeprozesse
Schwächen
- Nur sinnvoll einsetzbar innerhalb des Abacus- oder Swiss21-Ökosystems
- Keine kostenlose Testversion verfügbar
- Einrichtung und Anpassung können aufwendig sein
- Für Kleinstfirmen oft zu umfangreich und kostenintensiv
Bexio ist eine der bekanntesten Cloud-Buchhaltungslösungen für kleine Unternehmen in der Schweiz. Die Plattform richtet sich vor allem an Selbstständige und KMU, die ihre administrativen Aufgaben effizient digitalisieren möchten.
Mit der App bexio Go erweitert Bexio sein Angebot um ein praktisches Tool für Spesenmanagement.
Die App ermöglicht es, Belege direkt mit dem Smartphone zu erfassen und automatisch mit der Buchhaltung zu synchronisieren. Mitarbeitende können Ausgaben sofort dokumentieren, und die Daten stehen in Echtzeit im System zur Verfügung. Durch die tiefe Integration mit der BuchhaltungssoftwareDie Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation, aber sie kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, wenn sie manuell durchgeführt wird.... Mehr entsteht ein reibungsloser Prozess ohne manuelle Doppelarbeit.
Bexio entwickelt seine App kontinuierlich weiter und fokussiert sich stark auf Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit. Dadurch eignet sich bexio Go besonders für kleinere Firmen, die ein unkompliziertes Spesenmanagement benötigen.
Stärken
- Nahtlose Integration in das bexio-Ökosystem
- Sehr einfache Bedienung und schnelle Einrichtung
- Mobile App für spontane Spesenerfassung unterwegs
- Automatische Synchronisation mit der Buchhaltung
- Kontinuierliche Weiterentwicklung und Support
Schwächen
- Eingeschränkte Automatisierungsfunktionen
- Keine Corporate-Card-Integration
- Funktionsumfang eher für kleinere Unternehmen ausgelegt
- Keine detaillierten Genehmigungsprozesse
Xpenses ist ein Schweizer Anbieter für digitales Spesenmanagement mit Fokus auf KMU. Die Lösung kombiniert mobile und webbasierte Anwendungen mit automatisierter Belegerkennung und gesetzeskonformer Datenverarbeitung in der Schweiz.
Mitarbeitende können Belege direkt per Smartphone erfassen, und die KI analysiert und kategorisiert die Ausgaben automatisch. Die Plattform legt grossen Wert auf Datenschutz und Compliance und erfüllt die Anforderungen der schweizerischen Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Dank offener Schnittstellen lässt sich Xpenses flexibel in bestehende Finanzsysteme integrieren.
In den letzten Jahren hat Xpenses sein Angebot stark ausgebaut und bietet heute erweiterte Funktionen wie Regelwerke für Freigabeprozesse und automatisierte Prüfungen von Spesenrichtlinien.
Stärken
- Klare und transparente Preisstruktur ab CHF 5.– pro Nutzer / Monat
- KI-gestützte Belegerkennung mit automatisierter Verarbeitung
- Schweizer Hosting und GeBüV-konforme Archivierung
- Flexible Integrationen via API und CSV
Schwächen
- Keine native Integration mit Corporate Cards
- Einrichtung kann technisches Know-how erfordern
- Für sehr grosse Unternehmen teilweise zu einfach aufgebaut
Yokoy ist eines der bekanntesten Schweizer Unternehmen im Bereich Spesenmanagement und wurde 2019 in Zürich gegründet. Die Plattform kombiniert Künstliche Intelligenz mit Automatisierung und richtet sich an mittelgrosse und grosse Unternehmen, die ihre Spesenprozesse umfassend digitalisieren wollen.
Die Lösung deckt nicht nur klassische Spesenabrechnungen ab, sondern auch Rechnungsverarbeitung und Corporate-Cards-Management. Belege werden automatisch gescannt, validiert und zugeordnet, während Richtlinien und Genehmigungen KI-basiert geprüft werden. Dank zahlreicher Integrationen lässt sich Yokoy mit ERP-Systemen wie SAP, Abacus oder Microsoft Dynamics verbinden.
In den letzten Jahren hat Yokoy stark expandiert und seine Funktionen laufend ausgebaut – von intelligenten Workflow-Prozessen bis hin zu globalem Spend Management. Damit hat sich das Unternehmen zu einem führenden Anbieter im DACH-Raum entwickelt.
Stärken
- KI-basierte Automatisierung von Spesen, Rechnungen und Richtlinien
- Corporate-Cards-Integration mit automatischer Zuordnung von Transaktionen
- Zahlreiche Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungssystemen
- Ideal für wachsende KMU und grosse Unternehmen
- Schnelle Weiterentwicklung und internationale Skalierbarkeit
Schwächen
- Komplexere Implementierung als bei kleineren Tools
- Preise nur auf Anfrage erhältlich
- Für sehr kleine Unternehmen oft zu umfangreich
- Erfordert teilweise Anpassungen an bestehende Prozesse
Spesen App ist eine schlanke und praxisorientierte Lösung aus der Schweiz, die sich auf die schnelle und einfache Erfassung von Spesen konzentriert. Sie richtet sich insbesondere an kleine Unternehmen und Start-ups, die ein leichtgewichtiges, aber dennoch gesetzeskonformes Tool suchen.
Die App ermöglicht das Erfassen und Verarbeiten von Belegen direkt über das Smartphone und nutzt KI, um Daten automatisch zu erkennen und zu kategorisieren. Unterstützt werden verschiedene Währungen und gesetzliche Anforderungen, darunter die GeBüV-konforme Archivierung. Zudem lassen sich Daten als PDF oder CSV exportieren und in andere Systeme integrieren.
Spesen App hat in den letzten Jahren ihre Automatisierungsfunktionen ausgebaut und plant, Integrationen mit bekannten ERP-Systemen weiter zu vertiefen. Damit wird sie zunehmend interessant auch für wachsende KMU.
Stärken
- Schweizer Lösung mit Fokus auf einfache, schnelle Spesenerfassung
- KI-basierte Belegerkennung und automatische Datenextraktion
- Unterstützt mehrere Währungen und GeBüV-konforme Archivierung
- Kostenloser Einstieg und transparente Abo-Modelle (ab 2.99 CHF / Monat)
- Exportfunktionen für PDF und CSV
Schwächen
- Begrenzter Funktionsumfang im Vergleich zu Enterprise-Lösungen
- Fehlende native Integration mit grossen ERP-Systemen
- Keine Corporate-Card-Funktionalität
KLARA ist eine Schweizer Business-Plattform aus Luzern, die sich speziell an KMU richtet und verschiedene Module wie Buchhaltung, Lohn, CRMEin CRM-System (Customer Relationship Management System) ist eine Software-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen zu verwalten und zu pflegen. Es... Mehr und Spesen vereint.
Das Spesenmanagement basiert hauptsächlich auf der mobilen App myKLARA, über die Mitarbeitende Belege direkt erfassen, automatisch auslesen und an die Buchhaltung übermitteln können.
Die App erkennt Beträge, MehrwertsteuerDie Mehrwertsteuer (MwSt.) ist eine Steuer, die auf den Mehrwert eines Produkts oder einer Dienstleistung erhoben wird und somit den... Mehr und weitere relevante Daten automatisch und ordnet sie bestehenden Transaktionen zu, zum Beispiel von Firmenkreditkarten. Dadurch lassen sich Spesenprozesse stark vereinfachen und Fehlerquellen minimieren.
Die enge Verzahnung mit anderen KLARA-Modulen sorgt dafür, dass erfasste Spesen sofort in die Buchhaltung einfliessen und dort weiterverarbeitet werden können.
In den letzten Jahren hat KLARA den Funktionsumfang von myKLARA stetig erweitert und legt den Fokus auf Automatisierung und Nutzerfreundlichkeit. Besonders für KMU, die eine zentrale Plattform für ihre administrativen Prozesse suchen, ist das Spesenmanagement von KLARA eine attraktive Option.
Stärken
- Spesenmanagement basiert auf der mobilen App myKLARA mit automatischer Belegerkennung
- Tiefe Integration in das KLARA-Ökosystem mit direkter Buchhaltungsanbindung
- Automatische Zuordnung von Belegen zu Kreditkartentransaktionen
- Kostenloser Einstieg und einfache Skalierung für KMU
Schwächen
- Nutzung stark an das KLARA-Ökosystem gebunden
- Begrenzte Flexibilität ausserhalb der Plattform
- Keine eigenständige Lösung für grosse Unternehmen
- Weniger geeignet für Firmen mit komplexen Freigabeprozessen
Edi ist ein spezialisierter Anbieter für digitales Reise- und Spesenmanagement aus der Schweiz. Die Plattform richtet sich an mittlere und grosse Unternehmen, die komplexe Prozesse rund um Spesen, Reisen und Genehmigungen digitalisieren wollen.
Edi kombiniert klassische Spesenfunktionen mit Tools für Reiseplanung, Budgetierung und Analyse. Belege werden automatisch gescannt, geprüft und mit Kartentransaktionen abgeglichen.
Die Plattform bietet Schnittstellen zu gängigen Finanzsystemen und unterstützt auch die Integration von Kreditkartenanbietern wie Viseca.
In den letzten Jahren hat Edi sein Angebot kontinuierlich erweitert und legt besonderen Wert auf Automatisierung, Compliance und Benutzerfreundlichkeit. Damit ist die Lösung besonders für Unternehmen interessant, die mehr als nur Spesenmanagement benötigen.
Stärken
- Kombiniert Spesen- und Reisemanagement in einer Plattform
- KI-gestützte Prüfungen und automatisches Matching von Belegen
- Schnittstellen zu Finanzsystemen und Kreditkartenanbietern
- Besonders geeignet für mittlere und grosse Unternehmen
- Fokus auf Compliance und effiziente Prozesse
Schwächen
- Komplexere Einführung und Konfiguration
- Preise nicht transparent veröffentlicht
- Für kleine Unternehmen meist zu umfangreich
- Teilweise längere Implementierungszeiten
Welches Spesentool passt zu welchem Unternehmen?
Fazit
Spesenmanagement ist heute ein zentraler Teil einer sauberen Buchhaltung und steuerlichen Compliance. Die passenden Tools helfen nicht nur beim Erfassen von Belegen, sondern automatisieren Prüfungen, sichern gesetzliche Vorgaben ab und integrieren sich in bestehende Systeme. Welche Lösung passt, hängt stark von der Unternehmensgrösse und den Anforderungen ab: Kleine Firmen profitieren von einfachen Tools wie bexio Go oder Spesen App, KMU von Lösungen wie AbaClik, Xpenses oder myKLARA, und grosse Unternehmen setzen auf umfassende Plattformen wie Yokoy oder Edi.
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