Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung / Mahnung? (mit Vorlage)

Die Anzahl der eröffneten Konkursverfahren nach dem SchKG hat im Jahr 2022 die Marke von 15’000 überschritten, während die Anzahl der eröffneten und vollstreckten Betreibungsverfahren auf einem hohen Niveau bleibt – über 4,9 Millionen. Daher ist die rechtzeitige Begleichung von Rechnungen für viele Unternehmen überlebenswichtig. Sollten Sie nicht per Vorkasse arbeiten, könnten Sie schnell Probleme mit einem Zahlungsverzug bekommen. Denn auch verantwortungsvolle Kunden übersehen oder vergessen häufig den Ausgleich Ihrer Rechnung. Mit einer freundlichen und höflichen Zahlungserinnerung sollten Sie Ihren Kunden auf die offenen Rechnungen hinweisen. Wenn das nicht ausreicht, müssen Sie eine zahlungspflichtige Mahnung schreiben. Oder Sie nutzen einfach unsere versandfertigen Vorlagen und geben dort Ihre Informationen ein.

Ihre Schritte bei Zahlungsverzug

Der übliche Ablauf besteht aus 3 Schritten:

Wenn der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht zahlt, kann man direkt eine Betreibung einleiten.

Wann darf man eine Zahlungserinnerung bzw. eine Mahnung versenden?

Grundsätzlich dürfen Sie selbst die Zahlungsfriste vereinbaren. Vom Bund wurde eine Empfehlung über die maximale Zahlungsfrist auf 30 Tage festgelegt. Dies gilt jetzt als Standard in der Schweiz. Bei Bedarf können Sie auch längere Friste vereinbaren. Wenn keine Zahlungsfrist vertraglich vereinbart wurde, dürfen Sie die Zahlung sofort fordern.

Empfohlene Mahnungsfristen

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Grundsätzlich ist die Zahlungserinnerung eine freundliche Form der Mahnung und wird manchmal als die erste Mahnung bezeichnet – beide haben die gleiche rechtliche Wirkung.

Es gibt keine Vorschriften für die Form der Zahlungserinnerungen. Das Ziel ist, einen Hinweis zu geben, dass die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Man kann den Kunden per Post, Mail oder Telefon über die offene Rechnung informieren. SMS oder andere Messangers sind auch zulässig. Die Kommunikations­mittel definiert auch die Weise, wie Sie Ihren Kunden ansprechen: verständnisvoll und freundlich oder eher sachlich und seriös.

Was ist eine Mahnung?

Wenn der Kunde auch nach der Zahlungserinnerung die Rechnung nicht bezahlt, werden die 1. und die 2. Mahnungen versendet. Diese werden meistens trockner und sachlicher, so dass der Kunde versteht, dass es nicht nur freundliche Erinnerung, sondern eine Aufforderung ist. Oft sieht die Mahnung wie eine Rechnung mit Anleitung über Zahlungsverzug aus. In diesem Fall müssen Sie nicht, die Originalrechnung beizufügen.

In der zweiten (letzten) Mahnung wird der Kunde auf den anstehendes Betreibungsverfahren hingewiesen.

Mahngebühren: Sind sie erlaubt?

Wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist, darf der Rechnungssteller sofort einen Verzugszins verlangen (Art. 104 Abs. 1 OR). Wenn Sie keine Zahlungsfrist vereinbart haben, müssen Sie zuerst mahnen und damit in Verzug setzten. Der Verzugszins beträgt 5 Prozent p.a. Einen höheren Zins (bis maximal 15 Prozent) ist auch zulässig, wenn dies im VertragDer Vertrag ist ein rechtsverbindliches Abkommen zwischen mindestens zwei Parteien, das bestimmte Rechte und Pflichten festlegt. In der Schweiz gibt... Mehr und/oder in der AGB vereinbart wurde.

Viele Unternehmen stellen aber eine zusätzliche Mahngebühr in Rechnung. Manchmal werden die beiden – Verzugszins und Mahngebühr – verrechnet. Dieser Punkt ist immer heikel: Grundsätzlich kennt das Schweizer Gesetz keine Mahngebühren, nur Verzugszins. Diese Mahngebühren zwar erlaubt sind, sind aber nicht selbst verständlich und müssen im Vertrag und/oder in der AGB explizit definiert werden.

Wie hoch darf die Mahngebühr sein?

Grundsätzlich darf das Unternehmen das selbst entscheiden. Das Gesetz kennt keine obere Grenze. Oft werden die Pauschale auf Stundenbasis berechnet: Der durchschnittliche Bearbeitungsaufwand und Versandkosten werden dem Kunden verrechnet. Erfahrungsgemäss werden die Gebühren von 20 CHF bis 50 CHF problemlos akzeptiert. Wichtig ist nur, dass die genaue Summe der Mahngebühren dem Kunden rechtzeitig – beim Vertragsabschluss – mitgeteilt wird.

Darüber hinaus sollten die Mahngebühren betragsgemäss sein: Der Kunde wird kaum verstehen, wenn er für 15 CHF Rechnung eine Gebühr von 50 CHF Zahlen muss. Und umgekehrt, bei grösseren Rechnungen werden oft grössere Mahngebühren verlangen. Viele Firmen setzen deswegen keine pauschalen Gebühren, sondern passen diesen dem Rechnungsbetrag entsprechend. Übertreiben Sie aber nicht: Die Mahngebühr muss angemessen bleiben. Aus Rechtspraxis bedeutet es meistens 5 bis 10 Prozent des Rechnungsbetrags.

Zahlungserinnerung und Mahnung: was gehört zum Schreiben?

FAQ zum Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?

Beide haben die gleiche rechtliche Bedeutung. Der Hauptunterschied besteht hauptsächlich in der Formulierung. Man erkennt, ob es sich um eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung handelt, hauptsächlich am Ton der Mitteilung: Die Zahlungserinnerung ist oft höflich und freundlich formuliert, während die Mahnung in der Regel formeller ist und eine ausdrückliche Zahlungsaufforderung mit bestimmten Zahlungsfristen enthält.

Ist eine Mahnung per Mail zulässig?

In der Schweiz ist das Mahnwesen gesetzlich nicht einheitlich geregelt. Es gibt keine spezifischen Vorschriften bezüglich der Form oder Fristen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen Mahnungen per Briefpost, E-Mail oder sogar per SMS versenden kann. Es wird jedoch empfohlen, Mahnungen schriftlich per E-Mail oder Briefpost zu versenden. Dies ermöglicht es Ihnen, sich in Zukunft darauf zu beziehen.

Wie lange ist die Zeitdauer zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?

Es wird empfohlen, dass die Mahnintervalle einen Zeitraum von 1 bis 2 Wochen umfassen. Die Beachtung des Abstands zwischen den einzelnen Zahlungserinnerungen ist sehr wichtig, denn Kontinuität und regelmässige Intervalle bei den Mahnungen bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Zahlungsaufforderung.

Wie viel Zeit zwischen der 1. und 2. Mahnung?

Bei ausbleibender Zahlung innerhalb von 2 Wochen nach der ersten Mahnung kann eine zweite Mahnung erfolgen. Es ist ausreichend, wenn der Gläubiger klar und eindeutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung einfordert. Inhaltlich kann die zweite Mahnung als ausdrückliche «Mahnung» formuliert werden, in der deutlich darum gebeten wird, die Leistungspflicht nunmehr innerhalb einer festgelegten Frist zu erfüllen.

Wie viele Mahnungen vor Betreibung sind standardmässig in der Schweiz vorgesehen?

In der Schweiz ist in der Praxis ein dreistufiges Mahnsystem üblich. Nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist (normalerweise 30 Tage, sofern keine andere Frist festgelegt wurde) wird in der Regel eine Zahlungserinnerung (erste Mahnung) verschickt, üblicherweise zehn Tage danach. Anschliessend folgen eine zweite Mahnung und eine dritte, letzte Mahnung, in der dem säumigen Zahler mit Betreibung gedroht wird.

Was passiert nach der 3. Mahnung?

Wenn ein Kunde trotz mehrfacher Mahnungen die Rechnung nicht begleicht, bleibt als letzte Möglichkeit die Durchführung einer Betreibung. Die gesetzlichen Bestimmungen hierfür finden sich im Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz (SchKG) wieder. Das SchKG unterscheidet zwischen zwei Arten der Schuldbetreibung: die Betreibung auf Pfandverwertung und die Betreibung auf Konkurs.

Betreibung auf Pfandverwertung und die Betreibung auf Konkurs: Was ist der Unterschied?

Die Betreibung auf Pfandverwertung wird angewendet, um die offene Forderung mithilfe eines Pfandobjekts zu begleichen. Dabei kann es sich um verschiedene Arten von Pfandobjekten handeln, wie beispielsweise Immobilien, Fahrzeuge, Wertgegenstände und ähnliches.

Die Betreibung auf Konkurs hingegen wird eingesetzt, wenn der Schuldner zahlungsunfähig ist und nicht in der Lage ist, seine Schulden zu begleichen. In diesem Fall wird ein Konkursverfahren gegen den Schuldner eingeleitet, bei dem das gesamte Vermögen des Schuldners verwertet wird, um die Forderungen der Gläubiger anteilig zu befriedigen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie in einigen Aspekten dieses Themas nicht vollständig sicher sind, sind Sie nicht allein! Es ist ganz normal, offene Fragen zum Thema Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu haben. In solchen Fällen empfiehlt es sich, sich von erfahrenen Experten beraten zu lassen, um klare Antworten und professionelle Unterstützung zu erhalten.

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