Beste Methoden, Apps und Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung

Beste Methoden, Apps und Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung

- 8 Min Lesezeit

Zeit ist Geld. Und Geld wird gerne gezählt. Die Arbeits­zeit­erfassung in einem Unternehmen ist sogar mit dem Bank­wesen vergleichbar. Wenn Sie ein kleines Detail übersehen, können Sie die Kontrolle darüber verlieren. Aus diesem Grund sind verschiedene Zeit­management-Dateien, -Programme und -Apps so beliebt.

Zeit ist ein kostbares Gut für alle. Der Staat hat einen Arbeits­code entwickelt, um ihn zu kontrollieren. Das Unternehmen hat eine Arbeits­dokumentation (Stunden­zettel) entwickelt. Und die Mitarbeiter haben ein eigenes Interesse daran, dass jede Arbeits­minute abgerechnet wird. So ist die allgemeine Zeit­messung aufgebaut, die in diesem Artikel behandelt wird. Sie erfahren ausserdem mehr über die Methoden der Zeit­erfassung in Unternehmen, erhalten moderne Vorlagen für den Stunden­rapport und lernen die besten Software­lösungen für Ihr Zeit­management kennen.

Kurz zum Arbeits­zeit­gesetz

Die Arbeits­zeit­erfassung in der Schweiz ist in den Artikeln 46 (Grund­normen) und 73 a/b (vereinfachte Erfassung) des Arbeits­gesetzes geregelt. In diesen Vorschriften werden 3 Kategorien von Arbeit­nehmern beschrieben, je nach dem Grad der Kontrolle über die Arbeits­zeit.

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Erfahren Sie mehr über die Besonderheiten der Arbeitszeiten in unserem Artikel Arbeitszeit: Was steht im Schweizer Arbeitsrecht dazu?

Arbeit­nehmer, die zur Führung von Arbeits­zeit­erfassung verpflichtet sind

Standard­mässig sind das alles kleine und mittel­ständische Mitarbeiter. Per Gesetz müssen sie ihre Arbeits­tätigkeit aufzeichnen, nämlich:

  • Ort der Arbeit und Pausen
  • Werk- und arbeits­freie Tage
  • Anfangs- und Endzeit des Arbeits­tages
  • Arbeits­stunden
  • Arbeits­pausen von mehr als einer halben Stunde

Der Arbeitgeber oder Zeit­manager muss für diese Mitarbeiter einen Stunden­zettel, den sog. Stunden­rapport erstellen. Darin müssen die Arbeit­nehmer neben den Arbeitstagen ihre freien Tage, Feiertage und diejenigen, die sie gegebenenfalls ersetzen, markieren.

Arbeitnehmer, die eine vereinfachte Arbeits­zeit­erfassung führen können

Dieser Ansatz eignet sich für flexible Unternehmen, in denen die Mitarbeiter ihre Arbeits­zeiten selbst bestimmen. Heutzutage sind dies meist Programmierer und andere IT-Mitarbeiter. Diese Arbeit­nehmer müssen lediglich die Zahl der geleisteten Arbeits­stunden angeben.

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Wenn ein Arbeit­nehmer mit vereinfachter Zeit­erfassung an einem Wochenende oder einem Feiertag arbeitet, ist er ebenfalls verpflichtet, die Zeiten für Arbeits­beginn und -ende anzugeben.

In der Regel wird die vereinfachte Arbeits­zeit­abrechnung für einen Arbeitnehmer im Arbeits­vertrag festgelegt. Wenn die Mitarbeiter­zahl des Unternehmens 50 übersteigt, muss der Arbeitgeber dies in den Kollektiv­vertrag mit den Arbeit­nehmer­vertretern aufnehmen.

Arbeitnehmer, die von der Arbeits­zeit­erfassung befreit sind

In diese Kategorie fällt das Top­management mit einem monatlichen Brutto­lohn von 10.000 Franken oder mehr (120.000 Franken pro Jahr). Ihre Befreiung von der Zeit­erfassung muss im Kollektiv­vertrag oder individuell festgelegt werden.

Vergleichstabelle der Arbeits­zeit­erfassungen (AZE)

Bedingungen Basic AZE Vereinfachte AZE Befreiung von AZE
Stundenzettel + - -
Erfassung des Arbeitsortes + - -
Zeiterfassung + + -
Besondere Bedingungen in einem Kollektiv- oder Einzelvertrag - + +

Bestrafung bei fehlender Arbeits­zeit­erfassung

Wenn die Aufsichts­behörden Verstösse gegen das Arbeits­recht in Ihrem Unternehmen feststellen, erhalten Sie ein Dokument mit den fest­gestellten Problemen und einer Frist für deren Behebung. Wenn Sie diese Warnung ignorieren, kann das Unternehmen eine Geld­strafe erhalten. Handelt es sich zum Beispiel um Fehler in den Stunden­rapport der Angestellten, kann die Geld­strafe bis zu 3.000 Franken betragen. Bei fehlender Arbeits­zeit­erfassung, die nicht auf kollektive oder individuelle Vereinbarungen zurück­zuführen ist, beträgt die Strafe rund 10.000 Franken.

Methoden der Arbeits­zeit­erfassung

In der Schweiz regelt das Arbeits­recht nicht, wie die Arbeits­zeiten erfasst werden. Bei den Inspektionen sind die staatlichen Inspektoren nur an den endgültigen Daten interessiert.

Anforderungen an die Daten der Arbeits­zeit­erfassung

  • Datum
    • An welchen Tagen hat der Mitarbeiter gearbeitet?
    • Hat der Mitarbeiter an Wochenenden oder Feiertagen gearbeitet?
  • Ort
    • Wo hat der Mitarbeiter gearbeitet?
    • Hat der Mitarbeiter aus dem Büro oder im Home-Office gearbeitet?
  • Zeit
    • Wie viele Stunden pro Tag hat der Mitarbeiter gearbeitet?
    • Wie viele Stunden hat der Mitarbeiter insgesamt in einem Monat gearbeitet?

Unternehmen erfassen diese Daten mit drei Haupt­methoden: klassische Stunden­rapport, digitale Stundenzettel (Excel) und Apps zur Zeit­erfassung. Ausserdem können grosse Unternehmen auch High-Tech-Lösungen in Form von Terminals, Stempel­uhren und anderen Geräten einsetzen.

Klassische Stunden­rapport

Unternehmen mit strengen Arbeits­zeit­plänen (Fabrik, medizinische Einrichtung, Callcenter usw.) verwenden eine einfache gedruckte Version des Stunden­zettels. Manager solcher Firmen erstellen einen Arbeits­plan für 3+ Monate, wodurch die Abrechnung der Arbeits­zeit extrem vereinfacht wird.

In der Regel unterschreiben die Mitarbeiter am Ende des Monats zusammen mit der Gehalts­abrechnung ihren Stunden­rapport. So kann das aussehen:

Digitale Stunden­zettel in Excel

Die meisten KMU verwenden heute diese Methode der Arbeits­zeit­erfassung. Im Gegensatz zu klassischen, werden digitale Stunden­zettel von den Mitarbeitern selbst ausgefüllt. In diesem Fall muss der Vorgesetzte lediglich eine Vorlage für die Zeit­erfassung erstellen, die Mitarbeiter in deren Verwendung einweisen und die monatlichen Arbeits­zeit­erfassung überwachen.

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Diese Methode der Zeit­erfassung ist auch für die Berechnung der Löhne der Mitarbeiter notwendig. Dies ist besonders wichtig für Mitarbeiter mit Stunden­lohn und Geschäfts­reisende.

Um eine effektive Zeit­erfassung in Excel zu erstellen, müssen Sie viele Variablen berücksichtigen. Je viel­seitiger Sie es schaffen, Ihre Stunden­listen zu erstellen, desto weniger Fehler machen Mitarbeiter beim Ausfüllen.

Variablen zur Berechnung von Arbeits­stunden in Excel

  • Wochen­anfang
  • Kalkulatorische Soll-Arbeitszeit
  • Mittarbeiter Eintritts-/Austritts­datum
  • Urlaubs­anspruch
  • Absenz­kategorien

Ausserdem sollten Sie besonders auf die Anzahl der Arbeitstage in einem Jahr achten. Diese Zahl wird durch Ferien beeinflusst, die je nach Kanton unterschiedlich sein können.

Digitale Stundenzettel

Apps zur Zeit­erfassung

Eine modernere Alternative zum Excel-Stunden­zettel sind Desktop, Cloud und mobile Zeit­erfassungs­software. Sie verfügen über zahlreiche Funktionen und eignen sich sowohl für diejenigen, die ihre Arbeits­zeiten im Auge behalten müssen, als auch für diejenigen, die einfach ihre Arbeits­zeiten optimieren wollen. Freelancer brauchen solche Programme auch, um ihre Arbeits­belastung zu überwachen und ihren Stunden­satz zu berechnen.

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Das Ausfüllen des Stunden­zettels im Programm oder in einem anderen Formular gilt als Arbeits­zeit. Wenn Sie nur an einem Projekt pro Tag gearbeitet haben, dann können Sie die Zeit für die Arbeits­zeit­erfassung ignorieren. Aber wenn Sie zum Beispiel verschiedene Leute interviewen, eine Reihe von Projekten koordinieren und ein Dutzend andere Dinge erledigt haben, dann kann die Berechnung dieser ganzen Arbeits­zeit sogar eine Stunde überschreiten.

In der Regel ist die Zeit­management-Software in das Arbeits-Ökosystem (CRM) integriert oder wird für verschiedene Geräte gleichzeitig entwickelt.

Top 6 CRM mit Zeiterfassungsfunktion

#1. Klara

  • Schweiz
  • Mobile App (myKLARA App) – Android / IOS
  • Kostenlos

#2. Tribe

  • Deutschland
  • Cloud
  • Ab 15 Euro pro Monat

#3. Exxas

  • Schweiz
  • Cloud und Mobile
  • Ab CHF 19 pro Monat

#4. Swiss21 (Abacus)

#5. BusinessX

  • Schweiz
  • Alle Plattformen
  • Ab CHF 99 pro Monat

#6. Comatic

  • Schweiz
  • Cloud
  • Ab CHF 24 pro Monat

8 populäre Software & Apps zur Zeiterfassung

#1. Proles

  • Schweiz
  • Kostenlos

#2. clocko:do

  • Deutschland
  • Ab 4 Euro pro Monat

#3. Toggle

  • USA
  • Kostenlos

#4. Clockin

  • Deutschland
  • Ab 1 Euro pro Monat

#5. Atto

  • USA
  • Ab 5 USD pro Monat

#6. Timeular

  • Österreich
  • Ab 5 USD pro Monat

#7. Timr

  • Österreich
  • Kostenlos

#8. TimeTac

Verwenden Sie diese Programme oder unsere Vorlage für die Stunden­zettel, um sicher­zustellen, dass Ihre Zeit immer genau dokumentiert ist und die Arbeit effizient rapportiert werden kann. Und unsere Treuhänder helfen Ihnen, Ihre wertvolle Arbeits­zeit nicht in die Buchhaltung, sondern ins Geschäft zu investieren.

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