Beste Methoden, Apps und Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung

Zeit ist Geld. Und Geld wird gerne gezählt. Die Arbeitszeiterfassung in einem Unternehmen ist sogar mit dem Bankwesen vergleichbar. Wenn Sie ein kleines Detail übersehen, können Sie die Kontrolle darüber verlieren. Aus diesem Grund sind verschiedene Zeitmanagement-Dateien, -Programme und -Apps so beliebt.

Zeit ist ein kostbares Gut für alle. Der Staat hat einen Arbeitscode entwickelt, um ihn zu kontrollieren. Das Unternehmen hat eine Arbeitsdokumentation (Stundenzettel) entwickelt. Und die Mitarbeiter haben ein eigenes Interesse daran, dass jede Arbeitsminute abgerechnet wird. So ist die allgemeine Zeitmessung aufgebaut, die in diesem Artikel behandelt wird. Sie erfahren ausserdem mehr über die Methoden der Zeiterfassung in Unternehmen, erhalten moderne Vorlagen für den Stundenrapport und lernen die besten Softwarelösungen für Ihr Zeitmanagement kennen.

Kurz zum Arbeitszeitgesetz

Die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz ist in den Artikeln 46 (Grundnormen) und 73 a/b (vereinfachte Erfassung) des Arbeitsgesetzes geregelt. In diesen Vorschriften werden 3 Kategorien von Arbeitnehmern beschrieben, je nach dem Grad der Kontrolle über die Arbeitszeit.

Tipp

Erfahren Sie mehr über die Besonderheiten der Arbeitszeiten in unserem Artikel Arbeitszeit: Was steht im Schweizer Arbeitsrecht dazu?

Arbeitnehmer, die zur Führung von Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind

Standardmässig sind das alles kleine und mittelständische Mitarbeiter. Per Gesetz müssen sie ihre Arbeitstätigkeit aufzeichnen, nämlich:

Ort der Arbeit und Pausen
Werk- und arbeitsfreie Tage
Anfangs- und Endzeit des Arbeitstages
Arbeitsstunden
Arbeitspausen von mehr als einer halben Stunde

Der Arbeitgeber oder Zeitmanager muss für diese Mitarbeiter einen Stundenzettel, den sog. Stundenrapport erstellen. Darin müssen die Arbeitnehmer neben den Arbeitstagen ihre freien Tage, Feiertage und diejenigen, die sie gegebenenfalls ersetzen, markieren.

Arbeitnehmer, die eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung führen können

Dieser Ansatz eignet sich für flexible Unternehmen, in denen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen. Heutzutage sind dies meist Programmierer und andere IT-Mitarbeiter. Diese Arbeitnehmer müssen lediglich die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden angeben.

Tipp

Wenn ein Arbeitnehmer mit vereinfachter Zeiterfassung an einem Wochenende oder einem Feiertag arbeitet, ist er ebenfalls verpflichtet, die Zeiten für Arbeitsbeginn und -ende anzugeben.

In der Regel wird die vereinfachte Arbeitszeitabrechnung für einen Arbeitnehmer im Arbeitsvertrag festgelegt. Wenn die Mitarbeiterzahl des Unternehmens 50 übersteigt, muss der Arbeitgeber dies in den Kollektivvertrag mit den Arbeitnehmervertretern aufnehmen.

Arbeitnehmer, die von der Arbeitszeiterfassung befreit sind

In diese Kategorie fällt das Topmanagement mit einem monatlichen Bruttolohn von 10.000 Franken oder mehr (120.000 Franken pro Jahr). Ihre Befreiung von der Zeiterfassung muss im Kollektivvertrag oder individuell festgelegt werden.

Vergleichstabelle der Arbeitszeiterfassungen (AZE)
Bedingungen	Basic AZE	Vereinfachte AZE	Befreiung von AZE
Stundenzettel	+	-	-
Erfassung des Arbeitsortes	+	-	-
Zeiterfassung	+	+	-
Besondere Bedingungen in einem Kollektiv- oder Einzelvertrag	-	+	+

Bestrafung bei fehlender Arbeitszeiterfassung

Wenn die Aufsichtsbehörden Verstösse gegen das Arbeitsrecht in Ihrem Unternehmen feststellen, erhalten Sie ein Dokument mit den festgestellten Problemen und einer Frist für deren Behebung. Wenn Sie diese Warnung ignorieren, kann das Unternehmen eine Geldstrafe erhalten. Handelt es sich zum Beispiel um Fehler in den Stundenrapport der Angestellten, kann die Geldstrafe bis zu 3.000 Franken betragen. Bei fehlender Arbeitszeiterfassung, die nicht auf kollektive oder individuelle Vereinbarungen zurückzuführen ist, beträgt die Strafe rund 10.000 Franken.

Methoden der Arbeitszeiterfassung

In der Schweiz regelt das Arbeitsrecht nicht, wie die Arbeitszeiten erfasst werden. Bei den Inspektionen sind die staatlichen Inspektoren nur an den endgültigen Daten interessiert.

Anforderungen an die Daten der Arbeitszeiterfassung

Datum
- An welchen Tagen hat der Mitarbeiter gearbeitet?
- Hat der Mitarbeiter an Wochenenden oder Feiertagen gearbeitet?
Ort
- Wo hat der Mitarbeiter gearbeitet?
- Hat der Mitarbeiter aus dem Büro oder im Home-Office gearbeitet?
Zeit
- Wie viele Stunden pro Tag hat der Mitarbeiter gearbeitet?
- Wie viele Stunden hat der Mitarbeiter insgesamt in einem Monat gearbeitet?

Unternehmen erfassen diese Daten mit drei Hauptmethoden: klassische Stundenrapport, digitale Stundenzettel (Excel) und Apps zur Zeiterfassung. Ausserdem können grosse Unternehmen auch High-Tech-Lösungen in Form von Terminals, Stempeluhren und anderen Geräten einsetzen.

Klassische Stundenrapport

Unternehmen mit strengen Arbeitszeitplänen (Fabrik, medizinische Einrichtung, Callcenter usw.) verwenden eine einfache gedruckte Version des Stundenzettels. Manager solcher Firmen erstellen einen Arbeitsplan für 3+ Monate, wodurch die Abrechnung der Arbeitszeit extrem vereinfacht wird.

In der Regel unterschreiben die Mitarbeiter am Ende des Monats zusammen mit der Gehaltsabrechnung ihren Stundenrapport. So kann das aussehen:

Klassische Stundenzettel (zum Ausdrucken) herunterladen

Digitale Stundenzettel in Excel

Die meisten KMU verwenden heute diese Methode der Arbeitszeiterfassung. Im Gegensatz zu klassischen, werden digitale Stundenzettel von den Mitarbeitern selbst ausgefüllt. In diesem Fall muss der Vorgesetzte lediglich eine Vorlage für die Zeiterfassung erstellen, die Mitarbeiter in deren Verwendung einweisen und die monatlichen Arbeitszeiterfassung überwachen.

Tipp

Diese Methode der Zeiterfassung ist auch für die Berechnung der Löhne der Mitarbeiter notwendig. Dies ist besonders wichtig für Mitarbeiter mit Stundenlohn und Geschäftsreisende.

Um eine effektive Zeiterfassung in Excel zu erstellen, müssen Sie viele Variablen berücksichtigen. Je vielseitiger Sie es schaffen, Ihre Stundenlisten zu erstellen, desto weniger Fehler machen Mitarbeiter beim Ausfüllen.

Variablen zur Berechnung von Arbeitsstunden in Excel

Wochenanfang
Kalkulatorische Soll-Arbeitszeit
Mittarbeiter Eintritts-/Austrittsdatum
Urlaubsanspruch
Absenzkategorien

Ausserdem sollten Sie besonders auf die Anzahl der Arbeitstage in einem Jahr achten. Diese Zahl wird durch Ferien beeinflusst, die je nach Kanton unterschiedlich sein können.

Arbeitszeiterfassungvorlage mit Stundenzettel in Excel herunterladen

Apps zur Zeiterfassung

Eine modernere Alternative zum Excel-Stundenzettel sind Desktop, Cloud und mobile Zeiterfassungssoftware. Sie verfügen über zahlreiche Funktionen und eignen sich sowohl für diejenigen, die ihre Arbeitszeiten im Auge behalten müssen, als auch für diejenigen, die einfach ihre Arbeitszeiten optimieren wollen. Freelancer brauchen solche Programme auch, um ihre Arbeitsbelastung zu überwachen und ihren Stundensatz zu berechnen.

Tipp

Das Ausfüllen des Stundenzettels im Programm oder in einem anderen Formular gilt als Arbeitszeit. Wenn Sie nur an einem Projekt pro Tag gearbeitet haben, dann können Sie die Zeit für die Arbeitszeiterfassung ignorieren. Aber wenn Sie zum Beispiel verschiedene Leute interviewen, eine Reihe von Projekten koordinieren und ein Dutzend andere Dinge erledigt haben, dann kann die Berechnung dieser ganzen Arbeitszeit sogar eine Stunde überschreiten.

In der Regel ist die Zeitmanagement-Software in das Arbeits-Ökosystem (CRMEin CRM-System (Customer Relationship Management System) ist eine Software-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen zu verwalten und zu pflegen. Es... Mehr) integriert oder wird für verschiedene Geräte gleichzeitig entwickelt.

Top 8 CRM mit Zeiterfassung Funktion

Nr.		App	Herkunftsland	Cloud	Android	iOS	Besonderheiten / Features	Preis
1	KLARA	myKLARA	Schweiz	Ja	Ja	Ja	CRM, Zeiterfassung, Personalfunktionen, Schweizer KMU-Fokus	ab CHF 26 / Monat
2	bexio	bexio Go	Schweiz	Ja	Ja	Ja	CRM, Angebote, Kontakte, Projekt- und Leistungserfassung	ab CHF 35 / Monat
3	21.CRM / Swiss21	AbaClik	Schweiz	Ja	Ja	Ja	CRM, Aufgaben, Kundeninteraktionen, Zeiterfassung In/Out	kostenlos
4	BusinessX	integriert	Schweiz	Ja	Nein	Nein	CRM und ERP in einer Lösung, Fokus auf KMU-Prozesse	ab CHF 99 / Monat
5	monday CRM	integriert	Israel	Ja	Ja	Ja	Flexible Pipelines, Automationen, Dashboards, mobile Nutzung	ab 10 USD / User / Monat
6	Teamleader Focus	integriert	Belgien	Ja	Ja	Ja	CRM, Angebote, Rechnungen, Projekte und mobile Zeiterfassung	Preis auf Anfrage
7	Pipedrive	integriert	Estland	Ja	Ja	Ja	CRM mit Projects-Add-on, Sales-Fokus, mobil nutzbar	ab 14 USD / User / Monat
8	Odoo CRM	integriert	Belgien	Ja	Ja	Ja	CRM plus Timesheets in einer Suite, modular ausbaubar	ab 24.90 USD / Monat

9 Beste Zeiterfassung Software und Apps

Nr.		Herkunftsland	Cloud	Android	iOS	Besonderheiten / Features	Preis
1	Samay	Schweiz	Ja	Ja	Ja	Sehr einfacher Einstieg, Ferienplanung, PDF-Berichte, Offline-First	ab CHF 2 / Monat
2	Clockodo	Deutschland	Ja	Ja	Ja	Arbeits- und Projektzeiterfassung, Berichte, Freelancer-Option	kostenlos für 1 User, sonst ab 4 EUR / User / Monat
3	clockin	Deutschland	Ja	Ja	Ja	Starker Fokus auf mobile Teams, Doku, Abwesenheiten, deutsches Hosting	ab 3.19 EUR / User / Monat
4	Crewmeister	Deutschland	Ja	Ja	Ja	Zeiterfassung, Absenzen, Dienstplanung, kleine Unternehmen	ab 2 EUR / User / Monat
5	TimeTac	Österreich	Ja	Ja	Ja	ArbeitszeitArbeitszeit bezeichnet die Zeit, in der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer arbeiten müssen oder dürfen. Die Arbeitszeit ist gesetzlich geregelt und kann... Mehr, Projektzeit, Abwesenheiten, klassische B2B-Lösung	kostenlos
6	timr	Österreich	Ja	Ja	Ja	Zeit, Projekte und Fahrtenbuch in einer App	ab 8 EUR / User / Monat
7	Toggl Track	Estland	Ja	Ja	Ja	Starke Reports, viele Integrationen, beliebt bei Agenturen und Wissensarbeit	kostenlos, sonst ab 9 EUR oder 10 USD / User / Monat
8	Clockify	Serbien	Ja	Ja	Ja	Sehr starker Gratis-Plan, Kiosk, Berichte, breite Plattform-Unterstützung	kostenlos, sonst ab 5.49 USD / User / Monat
9	Jibble	Vereinigtes Königreich / Malaysia	Ja	Ja	Ja	Kostenloser Kernplan, GPS, Gesichtserkennung, Kiosk-Modus	kostenlos

Fazit: Welche Zeiterfassung passt zu Ihrem Unternehmen?

Die passende Zeiterfassung hängt vor allem von Ihrer Unternehmensgrösse und Ihren Prozessen ab. Einfache Apps eignen sich für Selbständige und kleine Teams, während wachsende Unternehmen von erweiterten Funktionen wie Projekttracking und Auswertungen profitieren. Wer mehrere Prozesse zentral steuern möchte, sollte auf CRM- oder ERP-Lösungen mit integrierter Zeiterfassung setzen.

Wenn die erfassten Arbeitszeiten direkt in die Lohnabrechnung einfliessen, reicht die Wahl der Software allein oft nicht aus. In diesem Fall lohnt es sich, zusätzlich auf eine saubere Lohnbuchhaltung zu achten. Auf treuhand-suche.ch finden Sie erfahrene Treuhänder in der ganzen Schweiz, die Sie bei der Lohnabrechnung und der Integration Ihrer Zeiterfassung optimal unterstützen.

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