Der Lieferschein in der Schweiz_ Einfach erklärt!

Der Lieferschein in der Schweiz: Einfach erklärt! (Muster & Vorlage)

- 11 Min Lesezeit

In den meisten Fällen liegt einer Warenlieferung zwischen dem Lieferanten und dem Kunden ein Lieferschein bei. Allerdings entstehen einige Irritationen bei der Erstellung und dem Umgang mit dem Dokument. Dazu gehören beispielsweise mögliche Massnahmen bei Unvollständigkeit der Warenlieferung, notwendige Angaben, Aufbewahrungsfristen des Lieferscheins usw., die zu Komplikationen führen können und darum grundsätzlich geklärt werden sollten. Worauf müssen Sie achten, um eventuelle Probleme beim Umgang mit einem Lieferschein zu vermeiden?

Was versteht man unter einem Lieferschein?

Ein Lieferschein ist ein auf Papier oder in digitaler Form erstelltes Dokument, das die Beschreibung über die Bezeichnung der Ware, der Menge der Lieferung und sonstige Details enthält. Früher war eher der Begriff «Warenbegleitbrief» gebräuchlich, heute wird im Allgemeinen der Begriff «Lieferschein» verwendet. Manchmal stösst man in der Praxis auch auf den Begriff «Packliste / Packing list», der sich aber vom «Lieferschein» unterscheidet. Der Lieferschein bezeichnet nämlich den Inhalt der Lieferung, die auch auf mehrere Pakete verteilt sein kann, während der Begriff «Packliste / Packing list» lediglich den Inhalt des einzelnen gelieferten Pakets in der Lieferung dargestellt.

Wozu dient ein Lieferschein?

Grundfunktionen des Lieferscheins

Für Absender

  • Beleg für die ordnungsgemässe Warenzustellung an einen Empfänger

    Nach der Zustellung und Überprüfung von Waren bestätigt der Empfänger seine Zustimmung durch Unterschrift / Stempel im Lieferschein, bzw. weist eine Empfangsbestätigung aus.

  • Lieferschein und Rechnung in einem Dokument

    Wenn man den Lieferschein mit den notwendigen Rechnungsangaben ergänzt (MwSt., Bankangaben), dann dient dieses Dokument per Definition nicht nur wie ein Lieferschein, sondern zusätzlich wie eine Rechnung. Die Information zur Rechnungserstellung können Sie in unserem Artikel «So erstellen Sie eine korrekte Rechnung!» finden.

Für Empfänger

  • Information über die Bestellung

    Durch die Überlieferung der Warenliste informiert der Lieferschein den Empfänger über die Menge und Nomenklatur der Bestellung.

  • Eingangskontrolle

    Falls die bestellten Waren in mehreren Sendungen geliefert werden, eröffnet der Lieferschein dem Kunden die Option, den Bestelleingang zu kontrollieren.

Wann muss ein Lieferschein erstellt werden?

Ein Lieferschein wird vom Absender erstellt. Sobald die Lieferung versendet wurde, erhält der Kunde per E-Mail in der Regel im PDF-Format einen Lieferschein. Die Erstellung des Lieferscheins geht zwangsläufig dem Versand voraus.

Wie erstelle ich einen Lieferschein: in Papierform und digital­/­online?

Der Gesetzgeber bietet die Möglichkeit, Lieferscheine elektronisch mittels eines Programms zu erfassen und in der EDV aufzubewahren. Deswegen sind derzeit unterschiedliche Optionen für die Lieferscheinerstellung zulässig:

  • In Papierform
  • Mittels Buchhaltungssoftware sowie speziellen Lieferscheinprogrammen (Web- und Desktop-Apps)

Lieferscheine müssen in elektronischer Form formal und inhaltlich mit der Papierform übereinstimmen. Da der Lieferschein die Zustimmung des ordnungsgemässen Warenerhalts vom Kunden bestätigt, muss er mit Unterschrift / Stempel zum Absender zurückgeschickt werden. Erfahrungsgemäss druckt man den Lieferschein in zwei Kopien – die eine wird vom Kunden behalten und die andere ist für den Lieferanten vorgesehen. Aus diesem Grund verlassen sich die Unternehmen in der Praxis nicht auf die pure elektronische Form, sondern mischen die Formate.

Der Umgang mit dem Lieferschein in online­/­Papierform:

Der Umgang mit dem Lieferschein in online und Papierform

Wichtig

Um seine Funktionen vollständig zu erfüllen, muss der Lieferschein ausgedruckt werden. Die Dateiform dient lediglich als zusätzlicher Kundenservice.

Was muss ein Lieferschein enthalten?

Lieferscheine werden vom Absender einer Warenlieferung ausgestellt. Der Gesetzgeber sieht keine Anforderungen in Bezug auf Aussehen des ausgestellten Lieferscheins vor. Der Inhalt eines Lieferscheins ist also nicht festgelegt, sondern kann optional angefertigt werden. Allerdings hat sich die Praxis bewährt, wonach einige Elemente benötigt werden, um mögliche Irritationen zwischen dem Absender und dem Kunden zu vermeiden. Diese Elemente gehören traditionell zum Format eines Lieferscheines. Zu den wichtigsten Angaben gehören:

  1. Name und Adresse des Lieferanten
  2. Name und Adresse des Empfängers
  3. Datum der Erstellung sowie der Warenlieferung
  4. Auflistung der gelieferten Waren mit:
    • Bezeichnung der einzelnen Waren
    • Menge jeder Warenart
    • ggf. Gewicht
    • Optional: Einzelpreise der Waren
  5. Unterschrift und Stempel des Empfängers als Empfangsbestätigung
  6. Optional: Hinterlegtes Firmenlogo des Lieferanten für leichte Erkennbarkeit
  7. Optional: Bankinformationen des Lieferanten als zusätzliche Erinnerung

Die aufgelisteten Angaben sind anhand eines Lieferschein-Beispiels dargestellt.

Lieferschein-Beispiel

Unvollständigkeit­/­Nichtübereinstimmung der Warenlieferung

Eine der Grundaufgaben des Lieferscheins ist die Prüfung der Vollständigkeit der Warenlieferung. Wenn die Warenlieferung mit dem Lieferschein nicht übereinstimmt, muss der Empfänger der Waren zwangsläufig folgende Massnahmen ergreifen:

  • Entsprechende Notiz auf dem Lieferschein hinterlegen
  • Die Diskrepanz dem Lieferanten mitteilen

Bei der Nichtübereinstimmung können zwei Möglichkeiten auftauchen:

Ablauf bei einer Nichtübereinstimmung der Lieferung

Ist ein Lieferschein Pflicht?

Kein Unternehmen ist verpflichtet, Lieferscheine für die Warenlieferung zu erstellen. Gesetzlich ist es nicht vorgeschrieben. Der Empfänger kann die Vollständigkeit der Warenlieferung anhand der Rechnung überprüfen. In der Praxis erstellt ein Lieferant neben der Rechnung auch einen Lieferschein, der normalerweise getrennt von der Rechnung an den Kunden verschickt wird. Demnach ist ein Lieferschein keine Pflicht, sondern ein Recht für Unternehmen in der Schweiz.

Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine in der Schweiz

In der Schweiz existiert aktuell keine übersichtliche gesetzliche Regelung zu den Auf­bewahrungs­pflichten. Diese Frage wird sowohl vom Datenschutz­recht, was die Inhalte von Dokumenten betrifft, als auch von den unterschiedlichen nationalen und kantonalen Regelungen angeordnet.

Die Aufbewahrungs­frist eines Lieferscheins in anderen Ländern hängt oftmals davon ab, ob er als Buchungsbeleg oder lediglich als Handels­brief bewertet wird. In der Schweiz dagegen existiert diesbezüglich kein Unterschied. Unabhängig davon, ob der Lieferschein als Rechnung oder als Handels­brief dient, beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. Die Aufbewahrungs­frist startet nicht mit der Erstellung des Lieferscheins, sondern ab Ende des Kalender­jahres, in dem er faktisch erstellt wurde.

Der Lieferschein in der Schweiz: Einfach erklärt! (Muster & Vorlage)Tipp

Man kann die einfache Faustregel annehmen, wonach eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für alle wichtigen Unterlagen ausreicht. Im Allgemeinen sind beim Lieferschein die Grundsätze ordnungsgemässer Führung und Aufbewahrung der Bücher anwendbar.

Eine solch lange notwendige Bewahrung ist wegen einiger Ursachen begründbar:

  • Betriebsprüfung.
    Bei einer Betriebsprüfung können Lieferscheine als ergänzende Belege dienen, wenn die empfangenen Eingangsrechnungen keine ausreichende Auskunft angeben.
  • Inventur.
    Bei der jährlichen Inventur unterstützen Lieferscheine das Unternehmen erheblich. Lieferscheine können beispielsweise zur Gegenkontrolle von Lagerbeständen dienen.

Fazit

  • Der Begriff «Lieferschein» ähnelt dem Begriff «Warenbegleitschein».
  • Zu den Aufgaben des Lieferscheins zählen Bestellungsinformation, Eingangskontrolle und Beleg für ordnungsgemässe Warenzustellung.
  • Inhaltlich gesehen gibt es gewisse Punkte im Lieferschein, deren Nutzung üblich ist, wogegen andere eher optional verwendet werden können.
  • Man kann Lieferscheine in Papierform oder digital erstellen und weiter aufbewahren. Häufig drucken Unternehmen die Lieferscheine für Unterschrift­/­Stempel aus.
  • Bei einer Nichtübereinstimmung der Warenlieferung müssen gewisse Massnahmen ergriffen sowie entsprechende Notizen auf dem Lieferschein gemacht werden.
  • In der Schweiz gibt es keine Pflicht zur Lieferscheinerstellung bei der Warenlieferung.
  • Unabhängig vom Zweck des Lieferscheins (Handelsbrief oder Rechnung) sollte ein Schweizer Unternehmen dieses Dokument über den Zeitraum mindestens von 10 Jahren aufbewahren.

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