Kassenbuch_ Anforderungen, Aufbau und Führung

Kassenbuch: Anforderungen, Aufbau und Führung (Muster & Vorlage)

- 12 Min Lesezeit

Unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Einzelunternehmen oder um eine grosse GmbH handelt — die meisten Unternehmen sind dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Das Kassenbuch ist das A und O der Buchhaltung jedes Unternehmens, das Bareinnahmen erzielt oder Barausgaben umsetzt. Oftmals tauchen bei der Kassenbuchführung zahlreiche Detailfragen auf, mit denen die Unternehmen täglich konfrontiert werden. Gehören auch Sie zu dieser Gruppe? Hier geht es um die wichtigsten Aspekte des Kassenbuches, die zu beachten sind, um den grössten Teil möglicher Irritationen im Geschäftsleben zu vermeiden.

Kassenbuch: Definition und Begriffe

Das Kassen­buch ist ein Format, mit dessen Hilfe ein Unternehmen sämtliche Ein­zahlungen und Aus­zahlungen der Geschäftskasse in Barmitteln erfasst. Ausser Kassen­buch trifft man bei der Kassen­buch­führung auch andere Begriffe an.

Kassen­buch-Vortrag
Der Übertrag aus dem vorhergehenden Zeitraum, der als Anfangs­betrag der Kasse gilt.
Beleg
Nachweis über ein bestimmtes Ereignis im Unternehmen.
Saldo
Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben ergibt.
Saldo­steuer­satz
Prozentsatz des Jahres­umsatz­erlöses, den man bei der Anwendung der Saldo­steuer­satz­methode als MwSt zu zahlen hat.
Geschuldete MwSt
Die zur Zahlung fällige MwSt.- Summe.
Tages­losung
Das Ergebnis des Kassen­berichts.
Kassen­blatt
Bezeichnet den Auszug aus dem Kassen­buch.
Kassen­bericht
Auskunft über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Tages.
Kassen­zähl­protokoll
Das Dokument, in dem sämtliche Scheine und Münzen in der Kasse nach Nominal­wert aufgelistet werden.

Wer muss in der Schweiz ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht zur Kassenbuchführung basiert in der Regel auf dem Artikel 957 OR, in dem der Gesetzgeber Einzelunternehmen sowie generell juristische Personen zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet.

Pflicht zur Kassenbuch-Führung

Wichtig

Wenn das Unternehmen keinen Barverkehr hat und somit nicht unter diese Regelung fällt, muss es kein Kassenbuch führen. Im Zweifelsfall kann man direkt bei der Steuerverwaltung nachfragen, ob das Unternehmen zur Kassenbuchführung verpflichtet ist.

Grundanforderungen an eine Kassenbuch-Führung

In Art. 957a Abs. 2 OR sind die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung dargelegt, die bei der Kassenbuch-Führung anzuwenden sind.

Generelle Anforderungen

  • Regelmässigkeit. Eine vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle.
  • Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge. Für jeden Eintrag muss ein Beleg vorhanden sein. Eine Buchung ohne Beleg ist nicht erlaubt.
  • Übersichtlichkeit. Die separate Erfassung von Einnahmen und Ausgaben. Sie dürfen nicht summarisch in einem Saldo ausgewiesen werden.

Dazu gibt es auch spezielle Anforderungen an die Kassenbuch-Führung.

Spezielle Anforderungen

  • Chronologie. Das Kassenbuch muss stets chronologisch, lückenlos und fortlaufend geführt werden. Es empfiehlt sich, jeden Eintrag umgehend und nicht erst am Ende eines Zeitraums ins Kassenbuch aufzunehmen.
  • Keine Veränderung­/­Löschung der Buchungen. Weder bei einer Softwarelösung noch bei einem Papier-Kassenbuch darf man Veränderungen oder Löschungen durchführen.
  • Selbstverantwortlichkeit. Der Buchführende ist stets für die ordnungsgemässe Kassenbuchführung verantwortlich und haftet daher selbst für alle Fehler in seinem Kassenbuch.
  • Aufbewahrungsfrist für 10 Jahre. Sämtliche Unternehmen sind dazu verpflichtet, das Kassenbuch über den Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren.

Wie Fehler bei der Kassenführung richtig korrigiert werden, lesen Sie hier.

Optionen zur Kassenbuchführung

Schriftlich & Digital

Das OR erlaubt seit 2002 die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher in schriftlicher, elektronischer oder vergleichbarer Form. Zusätzlich verlangt eine Ergänzung zu Art. 957 OR die Führung des Kassenbuches sowie der Geschäftsbücher generell in einem Format, in dem man keine Änderungen vornehmen kann, ohne dass diese später nicht feststellbar sind. Dies ist ein Ergebnis des Bundesgerichturteils, das festgelegt hat, dass bereits der Entwurf eines Kassenbuchs schon Teil der Buchhaltung bedeutet.

In der Schweiz stehen verschiedene spezielle Kassenbuchsoftwareprogramme bereit. In der Realität sind sie jedoch nicht unbedingt notwendig. Zum einen ist digitale Kassenbuchführung häufig in der allgemeinen Buchhaltungssoftware integriert. Deshalb macht es wenig Sinn, zusätzliche Software einzukaufen. Zum anderen reicht es bei kleineren Unternehmen in der Regel aus, ihre Kassenbücher handschriftlich zu führen.

Handschriftliches Kassenbuch Handschriftliches Kassenbuch

Dafür muss man die bereits bestehende Kassenbuch-Vorlage ausdrucken und danach handschriftlich ausfüllen.

Vorteile:

  • Sicherheit
  • Kostengünstig

Kassenbuch: Anforderungen, Aufbau und Führung (Muster & Vorlage) Digitale Kassenbuchführung

  • Mit Online-Tools. Darunter wird ein browserunterstütztes Hilfsprogramm verstanden, mit dessen Hilfe dieErfassung der Kassenbelege online (d.h. über das Internet) umgesetzt wird.
  • Mit Buchhaltungssoftware. z.B. mittels Banana, Bexio, Pinus usw., die auf einer Festplatte installiert wird.

Vorteile:

  • Zeitsparend
  • Geringes Fehlerrisiko

Ist ein Kassenbuch in Excel erlaubt?

Ein Kassenbuch in Excel, bzw. eine Kassenbuchführung als Excel-Tabelle ist nicht erlaubt, weil Zeilen sowie Texte und Beträge spurlos geändert werden können. Die Excel-Vorlagen kann man ausdrucken und muss weiterhin die ausgedruckte Kassenbuch-Vorlage handschriftlich führen.

In welcher Sprache muss man das Kassenbuch führen?

Nach dem Art. 957 A Abs. 5 OR besteht die Möglichkeit, das Kassenbuch in einer der Landessprachen oder in Englisch zu führen.

Häufigkeit der Kassenbuchführung

Die gesetzlichen Vorgaben verlangen eine tägliche Erfassung der Kasseneinnahmen und -ausgaben. Beispiele aus der Rechtsprechung unterstreichen, dass zumindest Betriebe mit Bareinnahmen zur täglichen Kassenbuchführung verpflichtet sind. Dies führt folglich zur täglichen Erstellung des Kassenberichts sowie des Zählprotokolls.

Wie ist ein Kassenbuch aufgebaut?

Jede Buchung im Kassenbuch umfasst gewisse Angaben.

Angaben des Kassenbuches

Wie muss das Kassenbuch geführt werden?

Kurzanleitung

  1. Laden Sie die Kassenbuch-Vorlage №1 herunter und öffnen die Excel-Tabelle.
  2. Das Kassenbuch-Formular müssen Sie selber ausdrucken.
  3. Links oben geben Sie statt «Vorlage» Ihren Firmennamen ein.
  4. Danach geben Sie den Zeitraum ein, auf den sich das Kassenbuch bezieht.
  5. In der nächsten Zeile fügen Sie den Anfangsbestand der Geschäftskasse Der Kassenbuch-Vortrag wird automatisch berechnet.
  6. In den Spalten «Einnahme» und «Ausgaben» nehmen Sie den Betrag Ihrer Einnahmen bzw. Ausgaben auf.
  7. Für jeden Geschäftsvorfall existiert ein entsprechendes Datum sowie die Belegnummer.
  8. Die Excel-Tabelle errechnet in der Spalte «Saldo» automatisch den aktuellen Kassenbestand.
  9. In der Spalte «Beschreibung» wird angegeben, aus welcher Quelle / für welchen Zweck die Summe erhalten­/­ausgegeben geworden ist.
  10. Ausgaben müssen nach der Einzelaufzeichnungspflicht einzeln aufgezeichnet werden.
  11. Sämtliche zugehörigen Belege sind in zeitlicher Reihenfolge direkt hinter dem Kassenbuch aufzubewahren.
  12. Am Ende des Monats oder beim Erreichen der letzten Zeile des Kassenblattes sind die Spalten «Einnahmen» und «Ausgaben» aufzusummieren. Letztlich ist das Kassenblatt mit dem Kassenbestand abgeschlossen.
  13. Falls das Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist und auf die Saldosteuersatzmethode setzt, ist der entsprechende Steuersatz anzugeben, damit die Vorlage die geschuldete MwSt. berechnet. Bei der effektiven MwSt.-Methode (siehe Kassenbuch-Vorlage №2) erfolgen alle Kalkulationen ohne die Notwendigkeit, zusätzliche Angeben einzufügen.

Beispiele für das Ausfüllen des Kassenbuchs

Das Bauunternehmen verkauft seine Waren und stellt die entsprechenden Einnahmen im Kassenbuch dar. Der Zeitraum umfasst einen Monat — Mai 2021. Der Anfangsbetrag belief sich auf CHF 500.00.

Kassenbuch Beispiel 1.

Im Mai 2021 hat das Unternehmen diverse Ausgaben bezahlt und im Kassenbuch abgelegt. Der Anfangsbetrag belief sich auf CHF 2’500.00.

Kassenbuch Beispiel 2.

Ermittlung des Geldbestands: Kassenzählprotokoll und Kassenbericht

Am Ende des Tages muss der Geldbestand durch ein Zählprotokoll nachgewiesen werden, das in Form einer Aufstellung sämtlicher Scheine und Münzen in der Kasse fungiert. Ausser Datum und Unterschrift des Kassierers beinhaltet dieses Dokument in der Regel drei Spalten:

  • Nominalwert der Scheine/Münzen
  • Stückzahl
  • Betrag

Normallerweise wird das Kassenzählprotokoll am Ende jeden Tages beim Kassenabschluss erstellt. Zusammen mit dem Kassenzählprotokoll erstellt man den Kassenbericht, der sämtliche Bareinnahmen und Ausnahmen über den Tag hinweg zusammenfasst.

Verantwortung für fehlerhafte Kassenbuchführung

Jedes Unternehmen ist gesetzlich zu einer ordnungsgemässen Buchführung verpflichtet. Je nach Vergehen sind unterschiedliche Sanktionen vorgesehen:

  • Geldbussen
  • Gewerberechtliche Sanktionen
  • Hinzuschätzungen
  • In manchen Fällen sogar Freiheitsstrafen

Wichtig

Schätzt die Steuerbehörde Ihr Kassenbuch als nicht ordnungsgemäss ein, wird Ihre ganze Buchhaltung genauso betrachtet. Als Folge wird die Steuerbehörde den steuerbaren Gewinn einfach schätzten. Das Steueramt bezieht sich auf Art. 130 Abs. 2 DBG, wonach «mangels zuverlässiger Unterlagen» eine «Veranlagung nach pflichtgemässem Ermessen» erlaubt ist. In der Praxis führt das zu einer deutlich höheren Steuerrechnung.

Häufig gestellte Fragen

Wie korrigiert man Fehler im Kassenbucht?

Korrekturen sind sowohl in digitalen als auch in analogen Kassenbüchern zulässig. Die erste Variante bietet meist elegante und smarte Lösungen an, während die zweite deutlich zeitaufwändiger ist.

Fehlerkorrektur im Kassenbuch

Hier können Sie erfahren, welche Buchhaltungssoftware aktuell auf dem Markt vorhanden ist.

Wichtig

Im Kern gilt dasselbe Prinzip auch für digitale Kassenbücher. Man darf bereits erstellte Buchungen nicht einfach löschen, sondern muss stets passende Korrekturen vornehmen.

Wie gleicht man eine Kassendifferenz im Kassenbuch richtig aus?

Erfahrungsgemäss entsteht eine Differenz in der Kasse aus vier zentralen Gründen:

  • Zu viel / zu wenig Wechselgeld herausgegeben.
  • Versehentlich zu wenig Bargeld für den Kauf eingenommen.
  • Den falschen Preis für den richtigen Artikel gebucht.
  • Den falschen Artikel als Verkauf verbucht, obwohl der einen anderen Preis als der tatsächlich verkaufte Artikel hat.
  • Nichterfassung eines Kassenbelegs.

Lösungswege:

  • Den vergessenen Beleg im Kassenbuch hinzubuchen.
  • Die Differenz mit den entsprechenden Konten hinzu buchen: «8510 Ausserordentlicher Ertrag» für Überschuss oder «8500 Ausserordentlicher Aufwand» für Fehlbetrag.

Darf die Geschäftskasse im Minus sein?

Der Kassenbestand muss stets mit dem tatsächlich in der Geschäftskasse befindenden Bestand übereinstimmen und darf niemals ins Minus geraten. Ein Nullbestand ist trotzdem zulässig. Falls die Kasse ins Minus gerät, liegt der Grund meist darin, dass man aus Versehen einen Beleg nicht gebucht hat. Am selben Tag ist es erlaubt, diesen Beleg hinzuzubuchen. Der negative Kassenbestand muss unbedient korrigiert werden, da sonst die gesamte Buchführung in Zweifel gezogen werden kann.

Wer deckt die Differenz in der Kasse ab?

In der Praxis liegt die Verantwortung für einen Fehlbetrag normalerweise auf den Schultern von Kassierern oder denjenigen, die für die Kasse des Unternehmens zuständig sind. In vielen Fällen müssen die Kassierer die Differenz in der Kasse aus eigener Tasche ausgleichen. Laut Gesetz (OR Art. 321e VI. Haftung des Arbeitnehmers), ist der Arbeitnehmer jedoch nur für den Schaden verantwortlich, wenn er absichtlich oder fahrlässig handelt. Demnach ist das Verantwortungsrisiko der Kassierer ziemlich begrenzt. In der Praxis muss nicht der Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber das Risiko kleiner Kassenfehlbestände tragen.

Muss man im Kassenbuch Privatentnahmen und Privateinlagen buchen?

Alle Privatentnahmen und Privateinlagen sind im Kassenbuch mit entsprechender Buchung zu erfassen. Dafür muss man einen Eigenbeleg schreiben: für die Entnahmen «Privatentnahme», für den zweiten Fall «Privateinlage».

Wie nummeriert man die Belege?

Jeder Beleg muss eine fortlaufende Nummer haben, mit der er ins Kassenbuch eingetragen und identifizierbar ist. Dazu empfiehlt es sich, auf dem Beleg eine Belegnummer zu notieren. Es hilft erheblich, den Überblick der Geschäftsvorfälle zu bewahren.

Elektronisches Kassensystem: Pflicht oder Recht?

Ein Kassensystem ist eine Kombination aus Hard- und Software für die Kassenführung eines Unternehmens. Es gibt aber keine gesetzliche Pflicht, ein elektronisches Kassensystem zu führen. Nichtsdestotrotz ist es in einigen Bereichen wichtig, elektronische Programme für die Kassenführung einzusetzen. So ist ein Kassensystem beispielsweise im Bereich der Gastronomie oder des Handels zwar keine Pflicht, ist aber trotzdem dort sehr verbreitet.

Haben Sie die Antwort auf Ihre Frage nicht gefunden? Es besteht die Möglichkeit, sich an erfahrene Experten zu wenden.

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