Selbstständige und Freelancer stehen oft vor der Herausforderung, nicht nur ihre fachlichen Tätigkeiten erfolgreich zu bewältigen, sondern auch die Administration im Griff zu haben. Insbesondere die Buchhaltung nimmt einen zentralen Platz ein und erfordert die richtige Buchhaltungssoftware für Freelancer.

In diesem Artikel befassen wir uns damit, wie Freelancer die passende Buchhaltungssoftware auswählen können – eine Entscheidung, die nicht nur die Effizienz der Verwaltungsarbeit beeinflusst, sondern auch rechtliche Aspekte berücksichtigen muss. Von Benutzerfreundlichkeit über Funktionalität bis hin zu Datenschutzkriterien – wir betrachten die entscheidenden Faktoren, um Freelancern die Suche nach der optimalen Buchhaltungslösung zu erleichtern.

Warum die richtige Buchhaltungssoftware für Freelancer so entscheidend ist

Die Entscheidung für die passende Buchhaltungssoftware ist für Freelancer von grosser Bedeutung, da sie nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch die Effizienz, Kontrolle über Finanzen, Professionalität und Anpassungsfähigkeit an das Geschäftswachstum beeinflussen kann.

In der Schweiz müssen Freelancer zwischen einfacher und doppelter Buchführung wählen, wobei die Software den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen sollte, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Die richtige Software ermöglicht eine Automatisierung von Prozessen, spart Zeit, bietet eine klare finanzielle Übersicht und vermittelt Professionalität, was wiederum das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern stärkt.

Insgesamt ist die Buchhaltungssoftware also ein entscheidendes Werkzeug, um die finanzielle Seite des Freelancer-Geschäfts effektiv zu managen und langfristig Erfolgreich zu bleiben.

Kriterien für die passende Buchhaltungssoftware

Benutzer­freundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit ist ein wichtiger Aspekt, wenn’s dazu kommt, eine passende Buchhaltungssoftware zu finden. Sind wir ehrlich, den wenigsten macht die administrative Arbeit Spass. Deshalb ist es für mich enorm wertvoll, eine Software zu verwenden, die mir das erleichtert und mit der es schon fast Freude macht, diese Tasks zu erledigen. Besonderen Wert lege ich hierbei auf ein modernes und simples Design, schnelle Ladezeiten und eine übersichtliche Darstellung meiner Daten. Diese Punkte sehen bei dir vielleicht anders aus. Das Wichtigste ist einfach, dass du dich in der Software wohlfühlst.

Hier kommt ein weiterer wichtiger Punkt dazu: Die Einfachheit der Software. Viele Buchhaltungssoftwares können extrem viel und sind dadurch auch sehr komplex. Und das völlig zurecht, denn das Thema Buchhaltung bringt einfach eine gewisse Komplexität mit sich. Doch als Freelancer brauchst du viele dieser Funktionen nur selten bis gar nicht. Deswegen ist es bedeutend, dass du hier darauf schaust eine Software zu finden, in der du dich zurechtfindest und die du einfach bedienen kannst.

Funktionalität

Wie vorhin bereits angetönt, kommen verschiedene Softwares mit einem verschieden grossen Angebot an Funktionen. Nun könnte man meinen, dass mehr Funktionen grundsätzlich besser sind. Jedoch ist es viel wichtiger, die nötigen Funktionen zu haben anstatt einfache alle.

Aber warum ist das so wichtig? Aus zwei Gründen. Erstens bezahlst du auch die Funktionen, die du nicht verwendest. Zweitens bringen zusätzliche Funktionen auch immer eine erhöhte Komplexität in der Bedienung der Software. Und wir wollen beides nicht.

Dass du nicht unnötig viel für eine Software bezahlen solltest, ist uns wahrscheinlich allen klar. Versteckte Kosten kommen aber in einer unnötigen Komplexität einer Buchhaltungssoftware zutage. Denn dann hast du länger, um einfache administrative Tasks zu erledigen, was Zeit, Geld und Nerven kostet.

Deswegen: Entscheide vor deiner Suche nach einer passenden Software, was diese können muss. Als Freelancer wirst du wahrscheinlich eine Zeiterfassung, eine Kundenverwaltung, Rechnungen & Offerten sowie eine einfache Buchhaltung brauchen.

Deine Bedürfnisse zu kennen, erleichtert den Entscheidungsprozess extrem.

Skalierbarkeit

Wenn du festlegst, welche Funktionen deine Buchhaltungssoftware haben muss, ist ein Blick in die Zukunft unumgänglich. Hast du vor in den nächsten zwölf Monaten zehn Leute anzustellen? Dann brauchst du andere Funktionen, als wenn du vorhast, Solo-Freelancer zu bleiben.

Da es in diesem Beitrag spezifisch um Freelancer geht, konzentrieren wir uns erstmal auf diesen Case.

Automatisierungen

Mit Administration verdient man kein Geld. Deswegen ist es wichtig, diese Prozesse weitgehend zu automatisieren. Auch das ist ein entscheidender Punkt bei der Auswahl deiner Software.

Schau also, dass du beispielsweise deine Kontoauszüge importieren kannst, wiederkehrende Buchungen nur einmal erfassen musst oder du Integrationen zu Shop-Software existieren. Natürlich kommt das stark auf deine Bedürfnisse drauf an.

Sicherheit, Datenschutz und Swissness

Für mich ein weiteres Entscheidungskriterium ist der Datenschutz. Buchhaltungssoftwares für Freelancer speichern nicht nur deren Finanzdaten, sondern auch sensible Kundendaten. Schau hier also genau drauf, an wen deine Daten weitergegeben werden.

Hier schaue ich besonders gerne auf das Swiss Hosted Software und das Swiss Made Software Label. Ausserdem lohnt sich ein Blick in die Datenschutzerklärung.

Zusammenarbeit mit Treuhänder:innen

Der letzte Punkt, auf den ich eingehen will, ist die Zusammenarbeit mit deiner Treuhänderin oder deinem Treuhänder. Auch wenn du deine Buchhaltung anfänglich noch selbst führen willst, kommt irgendwann der Punkt, an dem du das einem Treuhandbüro übergeben willst. Und wenn es auch nur für eine Kontrolle oder den Jahresabschluss ist.

Da ist es natürlich von Vorteil, wenn dir deine Buchhaltungssoftware die Möglichkeit bietet, weitere Personen einzuladen.

Ist Excel als Buchhaltungssoftware für Freelancer eine Option?

Ein Excel oder Google Sheet kann eine super Lösung sein, besonders am Anfang deiner Selbständigkeit. Viele meiner Bekannten, die sich Selbständig gemacht haben, starteten mit einem Excel und wechselten später auf eine Buchhaltungssoftware.

Excel hat den grossen Vorteil, dass du keine weiteren Ausgaben hast. Das ist gerade am Anfang für viele ein wichtiges Kriterium. Ausserdem lernst du so deine Bedürfnisse und Needs besser kennen. Wenn du dann später auf eine Buchhaltungssoftware wechselst, weisst du ganz genau, wonach du Ausschau halten musst.

Irgendwann wirst du aber aus deiner Excel-Lösung herauswachsen und nach einer effizienteren Software suchen. Ab einem gewissen Punkt lohnt es sich einfach nicht mehr, all diese Buchungen, Rechnungen, Offerten oder sogar die Zeiterfassung manuell in verschiedenen Excels zu speichern, nur um diese 20-30 Franken im Monat zu sparen. Die Zeit, die du dir damit sparst, kannst du nämlich auf Kundenprojekten verrechnen und holst so das Geld im Nu wieder rein.

Ausserdem arbeitest du automatisch professioneller, wenn du eine klare Übersicht über deine offenen Zeiteinträge, Rechnungen und Offerten und vor allem über deine Finanzen hast.

Einfache oder doppelte Buchhaltung?

In der Schweiz gibt es zwei Arten, eine Buchhaltung zu führen. Die vereinfachte Buchhaltung und die doppelte Buchhaltung. Während die doppelte Buchhaltung mit einer gewissen Komplexität kommt, ist die einfache Buchhaltung wirklich easy.

Die doppelte Buchhaltung ist zwar extrem genau und bietet die maximale Transparenz, aber man muss sich schnell um Kontenrahmen, Abgrenzungen, Soll/Haben oder Aktiv-/Passivkonten kümmern. Wenn du keinerlei Buchhaltungserfahrung hast, kann das schnell überfordernd und frustrierend sein.

Bei der einfachen Buchhaltung hingegen geht es nur darum, alle Einnahmen und Ausgaben deiner Firma aufzulisten und den entsprechenden Gewinn auszurechnen (siehe Artikel 957 Absatz 2 im Obligationenrecht).

Wenn du dich dazu entscheidest eine einfache Buchhaltung zu führen, solltest du auch eine entsprechende Software suchen, die das unterstützt. Das gleiche gilt für die doppelte Buchhaltung.

Einfache Buchhaltung:

• Nur Einzelfirmen mit einem Jahresumsatz bis zu CHF 500.000
• Es werden nur grundlegende finanzielle Kennzahlen berücksichtigt (Einnahmen, Ausgaben, Gewinn)
• Erfordert allgemeine Kenntnisse in der Buchhaltung
• Hat vereinfachte Anforderungen und Kontrollen für die Berichterstattung

Doppelte Buchhaltung:

• Obligatorisch für die meisten juristischen Personen wie z.B. AG oder GmbH
• Es werden alle Buchhaltungskennzahlen berücksichtigt
• Erfordert tiefere Kenntnisse in der Buchhaltung
• Hat ernsthafte Anforderungen und Kontrollen für die Berichterstattung

Fazit

Zusammenfassend ist die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ein entscheidender Schritt für Freelancer, um ihr Business erfolgreich zu managen. Die Art der Buchführung, sei es einfach oder doppelt, muss letztendlich einfach den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Skalierbarkeit der Software spielen eine zentrale Rolle, um die individuellen Bedürfnisse abzudecken und unnötige Komplexität zu vermeiden.

Die Automatisierung von Prozessen ist essenziell, um Zeit zu sparen und sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Sicherheits- und Datenschutzaspekte sind nicht zu vernachlässigen, besonders in Bezug auf die sensiblen Finanz- und Kundendaten. Die Möglichkeit der Zusammenarbeit mit Treuhändern sollte ebenfalls berücksichtigt werden.

Auch wenn Excel als Einstiegslösung dienen kann, wird eine spezialisierte Buchhaltungssoftware mit zunehmendem Geschäftswachstum unverzichtbar.

Insgesamt trägt die richtige Buchhaltungssoftware wesentlich zur Effizienz, Professionalität und finanziellen Kontrolle bei, was sich positiv auf den Erfolg des Freelancer-Geschäfts auswirken kann.

Die Auswahl an Freelancern ist nahezu endlos. Weltweit gibt es über 1,57 Milliarden davon. Bei dieser gigantischen Auswahl fällt es vielen Unternehmen schwer, den passenden Freelancer zu finden. Es können vielmals berechtigte Bedenken hinsichtlich Qualität, Sicherheit, Zuverlässigkeit, Geldzahlungen etc. auftreten. Es sind häufig derartige Gründe, die viele Unternehmen davon abhalten, Freelancer einzusetzen. Dabei können diese aber gerade in folgenden Situationen eine gute Alternative zu einer klassischen Service-Agentur darstellen:

• Für Start-ups in frühen Phasen bieten sich Freelancer als eine interessante Alternative an, um ausgewählte Aufgaben kostengünstig zu erledigen.
• Für KMU mit etablierten Teams kann die Hinzunahme von Freelancern insbesondere dann interessant sein, wenn Flexibilität gefragt oder das bestehende Reservoir an Arbeitskräften kurzfristig knapp ist.

Doch wo findet man den passenden Spezialisten und welche Kriterien sind ausschlaggebend für die Auswahl der Plattform? In unserem Artikel haben wir die 10 wichtigsten Freelancer-Plattformen zusammengestellt, ihre Vor- und Nachteile bewertet und Tipps für eine effektive Zusammenarbeit zusammengetragen.

Vor- und Nachteile der Einstellung eines Freelancers für KMU

Im Artikel «Mitarbeiter einstellen oder auslagern, das ist die Frage» haben wir anhand von Beispielen ausführlich dargestellt, unter welchen Bedingungen es für ein KMU sinnvoll sein kann, einen externen Mitarbeiter einzustellen. Grundsätzlich sollten Unternehmen, die vor der Entscheidung stehen, einen Freelancer einzubeziehen, folgende vier Aspekte analysieren:

• Gehört die bestehende Aufgabe zu einer «Kernkompetenz» des Unternehmens?
• Wie wirkt sich das auf die Kosten aus?
• Wie wirkt sich das auf die Zeit aus?
• Welches Mass an Fachwissen und Flexibilität ist erforderlich?

Ein abschliessender Schritt bei der Entscheidung, ob man einen Freelancer einbinden sollte, muss die Bewertung der Vor- und Nachteile einer solchen Zusammenarbeit sein.

Wenn Sie alles abgewogen haben und zu dem Schluss gekommen sind, dass Ihr Unternehmen einen Freelancer benötigen könnte, werden wir Ihnen aufzeigen, wo Sie suchen sollten.

Top 10 Online-Plattformen in 2023 für die Suche nach Freelancern für KMU

Wir haben jedes Freelance-Portal nach folgenden Kriterien bewertet:

Vergleichstabelle der Freelance-Plattformen für KMU in 2023

Die besten Freelance-Webseiten für KMU in 2023 nach Kategorien

Die Positionen in diesen Listen hängen von der absoluten Zahl der Freelancer in der jeweiligen Kategorie ab.

Tipps für die Zusammenarbeit mit Freelancern auf Freelance-Plattformen

Wenn Sie mit Freelancern in den Bereichen «Tech & Programmen», «Design», «Digital Marketing» etc. auf Freelance-Plattformen zusammenarbeiten möchten, können Sie berechtigterweise einen erheblichen Nutzen aus unseren unterstehenden Tipps erwarten. Diese Hinweise können viele mögliche Stolpersteine bei der Zusammenarbeit mit Freelancern aus dem Weg räumen.

Tipp 1. Überprüfen Sie die Erfahrung und Qualifikationen.

Mit ziemlicher Sicherheit wollen Sie Ihre Aufgaben in die Hände eines qualifizierten Freelancers – und nicht in die eines Frischlings – übergeben. Eine hochqualifizierte Fachkraft auf Freelancer-Plattformen zu finden ist leider nicht so trivial, wie es auf den ersten Blick erscheinen könnte. Nehmen Sie sich Zeit, um die Profile der potenziellen Kandidaten auf der Freelance-Plattform genau zu überprüfen. Folgende relevante Aspekte spielen bei der Entscheidungsfindung eine Schlüsselrolle:

• Erfahrungsschatz
• Ausbildung und Fähigkeiten
• Kundenbewertungen und Feedback

Tipp 2. Eindeutige Anforderungen definieren.

Um potenziellen Missverständnissen von Anfang an vorzubeugen, teilen Sie dem Auftragnehmer in der Startphase der Zusammenarbeit folgende Details präzise mit:

• Erwartungen
• Umfang der Arbeit
• Gewünschter Zeitrahmen

Tipp 3. Arbeitsproben prüfen.

Es gibt eine sehr bewährte Methode, um sich einen Eindruck von der Arbeitsqualität und Genauigkeit des Freelancers zu verschaffen – Arbeitsproben. Je nach Profil des Auftragnehmers kommen dabei zwei unterschiedliche Vorgehensweisen in Frage.

Der Freelancer bietet Arbeitsproben in seinem Profil. Diese können Sie problemlos und schnell überprüfen. Befinden sich keine Arbeitsproben im Profil, ist das zunächst keine gute Nachricht für Sie. Allerdings bietet sich ein Ausweg aus der Situation an: Sie können höflich darum bitten, Ihnen einige Beispiele früherer Arbeit zur Verfügung zu stellen.

Tipp 4. Kommunikationskanäle festlegen.

Legen Sie vor Beginn der Zusammenarbeit Ihre Erwartungen hinsichtlich der Kommunikationswege und -zeiten fest:

• E-Mail
• Telefon
• Skype usw.

Klären Sie auch, wie eventuelle Fehler oder Rückfragen behandelt werden sollen.

Tipp 5. Eindeutige Zahlungsbedingungen.

Arbeitet Ihr Freelancer auf Stundenbasis oder verwendet er Pauschalpreise? Das sind zwei sehr unterschiedliche Paar Schuhe, die den Aufwand für Ihr Unternehmen erheblich beeinflussen können. Deswegen ist es empfehlenswert, diese Fragen direkt in der Startphase – und nicht vor Abschluss des Projekts abzuklären. Vielleicht lohnt es sich sogar, einen Vertrag mit dem Auftragnehmer abzuschliessen, in dem alle relevanten Aspekte der Zusammenarbeit festgehalten werden.

Tipp 6. Regelmässiges Feedback

Lob bei guter Leistung, klare Kommentare oder konstruktive Kritik – das alles sollte Anwendung in der Zusammenarbeit mit Freelancern finden. Durch ein offenes Feedback können Sie aktiv dazu beitragen, die Zusammenarbeit kontinuierlich zu optimieren.

Tipp 7. Datenschutz beachten.

Bei der Kooperation mit Freelancern hat diese Frage besondere Relevanz, denn für den Auftraggeber ist es kaum möglich, die Behandlung sensibler Informationen durch den Auftragnehmer zu kontrollieren. In dieser Hinsicht haben Unternehmensdienstleister mit bereits etablierter Reputation einen wesentlichen Vorteil. Allerdings können Sie zu einem bewährten Mittel greifen, indem Sie nämlich eine Geheimhaltungsvereinbarung mit Ihrem Freelancer unterzeichnen.

Unternehmensdienstleister als Alternative zu Freelancern

Wenn Sie nach Alternativen zu Freelancern in den Bereichen «Tech & Programmen», «Design», «Digital Marketing» usw. suchen, sollten erfahrene Unternehmensdienstleister in Betracht gezogen werden. Professionelles Leistungsniveau, etablierter Ruf sowie umfangreiche Erfahrung in der Branche runden häufig deren Fachprofil ab. Die entsprechenden Vor- und Nachteile finden Sie in dieser Vergleichstabelle.

Unternehmensdienstleister: Pro und Kontra

Unternehmensdienstleister vs. Freelancer

Wollen Sie herausfinden, ob Sie dem Freelancer einen Unternehmensdienstleister vorziehen sollten? Schauen Sie sich bitte die unterstehenden Punkte an und checken Sie die ab, die für Sie von höchster Bedeutung sind. Anschliessend sollte man vergleichen, auf welcher Seite sich die höhere Anzahl der markierten Punkte befindet. Dabei sind drei Szenarien realistisch.

Fazit

Wenn Flexibilität und Kosteneinsparungen höhere Bedeutung als die Leistungsqualität für Sie haben, sollten Sie sich an einen Freelancer wenden. Wenn jedoch Arbeitsqualität, Langfristigkeit der Beziehung und eine umfangreiche Unterstützung eine Schlüsselrolle spielen und die damit verbundenen Kosten Ihr Unternehmen nicht zu stark belasten, lohnt es sich eher, einen Vertrag mit einem Unternehmensdienstleister abzuschliessen.

Allein im ersten Halbjahr 2022 wurden in der Schweiz mehr als 8100 Einzelfirmen gegründet. Planen Sie, sich durch den Start einer Einzel­firma ebenfalls selbstständig zu machen? Ohne einen durchdachten Finanzplan kommen Sie in der Regel nicht weit. Die Erstellung eines individuellen Finanzplanes für Einzel­unternehmen oder Freelancer ist jedoch keine einfache Aufgabe.

Man kann heutzutage im Internet viele kostenlose Vorlagen finden, mit deren Hilfe man angeblich mit ein paar Klicks das gewünschte Resultat erzielen kann. Basierend auf unserem langjährigen Erfahrungs­schatz, werden weniger als 5% dieser Vorlagen von Banken und Investoren akzeptiert. Nachfolgend zeigen wir Ihnen einige der Gründe, wieso das so ist.

Schwachpunkte von Finanz- und Businessplan-Vorlagen

Geschäftsmodell nicht berücksichtigt

Anhand einer Vorlage erzielt man NUR ein sehr grobes Ergebnis ohne Berücksichtigung der Einzelheiten Ihres Geschäftsmodells. Jeder Vorlage hat ihre Eigenarten, Stärken und Schwächen, Verkürzungen und Abstraktionen. Daher ist eine Feinjustierung einer Fachperson, die sich mit der Vorlage perfekt auskennt, sehr zu empfehlen. Ansonsten kann das ziemlich schief herauskommen.

Fehlerhafte Kennzahlen-Interpretation

Es ist keine Seltenheit, dass gewisse Kennzahlen bzw. Input-Felder (meistens Excel) beim Ausfüllen der Standard-Vorlage nicht richtig interpretiert werden. Daraus entstehen Fehler, die sich kumulieren und häufig die Plausibilität des Finanzplanes insgesamt negativ beeinflussen.

Eingeschränkte Beratungs- und Überprüfungsmöglichkeiten

Wichtig ist zudem eine Ansprechperson, von der Sie sich beraten lassen oder ein qualifiziertes Feedback bekommen können. Ein Finanzplan ergibt sich aus den einzelnen Inputs – zu einem vollständigen, integrierten Gesamtergebnis. Sind die Resultate dann wirklich realistisch aus Sicht eines Investors oder einer Bank? Es ist hier sehr wichtig, dass ein Fachmann diese Resultate vorher nochmals einem Reality Check unterzieht und die Plausibilität der Zahlen überprüft. Sie tun sich damit sonst keinen Gefallen.

Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Anleitung zu den Vorbereitungs-, Berechnungs- und Darstellungssphasen eines Finanzplans sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema. Im Vorfeld lohnt es sich, auf die Frage einzugehen, welche Bestandteile ein guter Finanzplan umfassen sollte.

Aufbau eines professionellen Finanzplans: Liegt die Würze in der Kürze?

Das optimale Vorgehen besteht gemäss unserer Erfahrung darin, den Aufbau des Finanzplans simpel, verständlich und übersichtlich zu halten. Wir empfehlen Jungunternehmer daher, dem Prinzip «in der Kürze liegt die Würze» zu folgen und sich bei der Erstellung Ihres Finanzplanes primär auf die unterstehenden Teile zu konzentrieren:

• Ermittlung der Einnahme- und Ausgabequellen (Value Drivers)
• Berechnung von Geschäftsberichten bzw. Planrechnungen
• Darstellung der wichtigsten Inputs & Outputs

Im Folgenden gehen wir auf die einzelnen Schritte der Finanzplanerstellung ein.

Schritt 1. Identifizierung ertrags­generierender Aktivitäten

Zuerst sollten Sie festlegen, wie und aus welchen Quellen der Umsatz generiert wird und welche direkten Kosten damit verbunden sind. Ein Beispiel: Als Einzelunternehmer oder Freelancer beabsichtigen Sie, einen Friseursalon zu eröffnen. Innerhalb des Salons möchten Sie neben den «klassischen» Friseurdienstleistungen auch Pflegeservices und Pflegeprodukte anbieten. Eine solche Unterscheidung in dieser Phase ist erfahrungsgemäss äusserst wichtig. Das liegt daran, dass:

• Die Preise und die Anzahl der Kunden in jedem einzelnen Segment in der Regel auf unterschiedlichem Niveau liegen. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, die zukünftige Umsatzgenerierung genauer abzuschätzen.
• Die Bereitstellung verschiedener Dienstleistungen oder der Verkauf unterschiedlicher Produktkategorien, selbst innerhalb eines Geschäfts, können mit sehr unterschiedlichen variablen Kosten verbunden sein. Also Kosten, die direkt mit dem Umsatzvolumen zusammenhängen. In unserem Beispiel wären dies Verbrauchsmaterialien für die Erbringung der Friseurdienstleistungen und der Wareneinkauf für die Produkte zum Verkauf. Aus diesem Grund kann die Rentabilität der einzelnen Geschäftsbereiche auch im Rahmen eines Unternehmens erheblich variieren. Die Trennung der Umsatzquellen ermöglicht es Ihnen, die damit verbundenen Kosten genauer zu ermitteln und besser einzuschätzen.

Schritt 2. Vorbereitung der Datengrundlage

In dieser Phase geht es darum, eine plausible Grundlage für zukünftige Berechnungen anhand Ihrer Schätzungen zu schaffen. Dabei sollten Freelancer und Einzelunternehmen sich zunächst auf die Festlegung mehrerer unterstehender Parameter konzentrieren, die als Inputs für den Finanzplan dienen:

Umsatzgenerierung

Überlegen Sie sich, wie viel Umsatz pro Monat Ihr Unternehmen je nach Geschäftsrichtung generieren wird. Sie können versuchen, den Umsatz Top-Down zu schätzen, was in den meisten Fällen eher nicht praktikabel ist. Wir empfehlen in der Tendenz eher einen Bottom-Up-Ansatz, also beispielsweise Anzahl erwartete Haarschnitte zu einem Durchschnittspreis von X CHF, multipliziert mit den Anzahl Tagen etc. Vergessen Sie nicht, dass viele Geschäftsbereiche durch saisonale Schwankungen gekennzeichnet sind. Zum Beispiel werden Gracés hauptsächlich im Sommer verkauft, während die Nachfrage nach Skischuhen in dieser Jahreszeit in der Regel geringer ist. Während ebengenannte Saisonalitäten offensichtlich erscheinen, kann es auch sehr subtile Saisonalitäten geben, die man erst mit der Zeit herausfindet. Trotzdem lohnt es sich, sich frühzeitig darüber Gedanken zu machen.

Kostenannahmen

Variable Kosten

Machen Sie sich Gedanken darüber, welche variablen Kosten (Verbrauchsmaterialien, Wareneinkauf, Verpackung etc., die mit dem Umsatzvolumen im direkten Zusammenhang stehen) anfallen werden.

Fixe Kosten

Im nächsten Schritt sollten die monatlichen Fixkosten (Kosten, die mit dem Umsatzvolumen kurzfristig nicht direkt korrelieren) kalkuliert werden:

• Mietaufwand
• Nebenkosten
• Versicherung
• Unterhalt, Reparatur, Ersatz (URE)
• Fahrzeugaufwand (Brennstoff, Reparaturen usw.)
• Reinigungs- & Entsorgungsaufwand
• Werbeaufwand
• Internet- & Telefonaufwand
• Buchführung
• Bürobedarf
• Übriger Verwaltungsaufwand
• Firmengründung
• Sonstige einmalige Kosten

Personalaufwand

Zuletzt ermitteln Sie, wie viele Mitarbeiter eingestellt werden müssen, welches Arbeitspensum sie haben und welchen Monatslohn sie erhalten werden. Diese Zahlen dienen dann als Basis für die Berechnung des Personalaufwandes.

Lagerwert & Zahlungsfristen

Einige Parameter, wie zum Beispiel die Höhe der Debitorenforderungen, Kreditorenverbindlichkeiten und Lagervorräte, werden häufig vernachlässigt. Dennoch haben sie häufig einen erheblichen Einfluss auf den Cashflow und somit auf die Liquidität des Unternehmens. Sollten Sie Ihren Kunden eine lange Zahlungsfrist gewähren, z.B. für eine Lieferung der Stühle, während Sie den Lieferanten für die Waren im Voraus zahlen müssen, kann dieses Vorgehen die verfügbaren Geldmittel Ihres Unternehmens enorm reduzieren. Es ist daher wichtig, folgende Kennzahlen für Ihr Einzelunternehmen festzulegen, sofern sie relevant sind:

• Lagerwert (in % der Höhe des monatlichen Wareneinkaufs)
• Die von Lieferanten gewährte Zahlungsfrist (Anzahl Tage)
• Die von Ihnen gewährte Zahlungsfrist an Ihre Kunden (Anzahl Tage)

Geplante Investitionen

Obwohl heutzutage mit diesem Begriff viele unterschiedliche Aktivitäten bezeichnet werden, hat er hier eine sehr konkrete Bedeutung und bezieht sich auf die Kosten für den Erwerb oder die Erstellung von Vermögenswerten des Unternehmens. Innerhalb dieses Kontexts lassen sich zwei Hauptarten von Investitionen unterscheiden:

• Sachanlagen (z. B. Renovationen & Innen-Ausbau, Kücheneinrichtung, Lagereinrichtung, Geschäftseinrichtungen & Mobiliar, Werkzeuge, Maschinenwerkzeuge, Geräte, Motorfahrzeuge, Bürogeräte)
• Immaterielle Vermögenswerte (Webseite, Lizenzen usw.)

Finanzierungsquellen

Für die Gründung und den Betrieb eines Unternehmens stehen in der Regel zwei Finanzierungsquellen zur Verfügung:

• Eigenkapital (Ihre Eigenmittel in Form von Bargeld oder Sachwerten)
• Fremdkapital (Finanzmittel von externen Quellen)

Es ist häufig der Fall, dass das vorhandene Eigenkapital eines Freelancers nicht ausreicht, um die geplanten Investitionen und laufenden Betriebskosten in der Anfangsphase zu decken. Als Gründer sind Sie daher gezwungen, den fehlenden Betrag durch die Aufnahme von Fremdkapital, in der Regel in Form von Bankkrediten, auszugleichen. Wenn Sie sich für eine Fremdfinanzierung entschieden haben, müssen Sie die folgenden Finanzierungsparameter in Ihrem Finanzplan berücksichtigen:

• Kreditbetrag
• Zinssatz per anno
• Laufzeit
• Tilgungsform

Unser Formular unterstützt Einzelunternehmen und Freelancer dabei, die erforderlichen Daten schnell vorzubereiten.

Schritt 3. Planung von Finanzberichten

In dieser Phase besteht die Aufgabe darin, verschiedene Parameter für jedes Geschäftsjahr separat zu berechnen oder am Ende des Geschäftsjahres zu ermitteln. Dann können diese in den Finanz­berichten, oder in der Fach­sprache, Planrechnungen dargestellt werden.

Die grundlegenden Bestandteile der Planrechnungen umfassen drei Komponenten:

• Erfolgs­rechnung
• Cashflow-Rechnung
• Bilanz

Oft verlangen Kapital­geber neben den Basis-Planrechnungen (Erfolgsrechnung, Bilanz und Cashflow-Rechnung) explizit auch eine Liquiditätsplanung, eine Finanzierungs­planung und eine Rentabilitäts­vorschau. Sind die Planrechnungen vollständig integriert (d.h. miteinander verlinkt), sind die obengenannten Planungen bereits implizit vorhanden und können leicht dargestellt bzw. abgelesen werden. Beispielsweise sieht man an der Bilanz­position «Kasse» resp. «Bankkonto» bereits die Liquidität über den gesamten Planungs­horizont. Wir definieren dann zum Beispiel einen Minimalwert, den die Liquidität nie unterschreiten darf – eine solche integrierte und dynamische Liquiditätsplanung ist einer separaten Berechnung weit überlegen und berücksichtigt auch künftige Änderungen an anderer Stelle sofort.

Schritt 4. Darstellung der Annahmen

Um sicherzustellen, dass Ihr Finanzplan einen überzeugenden Eindruck hinterlässt, sollten Sie nicht vergessen, die Hauptannahmen übersichtlich darzustellen. Diese umfassen die wichtigsten Inputs, die zur Berechnung der Planrechnungen verwendet wurden sowie die vorhersehbaren Outputs. Durch dieses Vorgehen kann der Leser einerseits die Plausibilität der Grunddaten beurteilen und andererseits schnell einen Überblick über die Realität der prognostizierten Situation Ihres Unternehmens erhalten.

Finanzplanung FAQ

Was ist ein Finanzplan?

Ein Finanzplan ist ein strategisches Dokument, das die finanziellen Ziele und Prognosen eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum darstellt. Er bietet einen detaillierten Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens.

Wozu benötigt man einen Finanzplan?

Zu den häufigsten Zwecken eines Finanzplans für eine Einzelfirma zählen:

• Bewerbung beim Vermieter
• Bewerbung bei einer Bank für eine Finanzierung
• Interne Analyse
• Anmeldung für eine Aufenthaltsbewilligung

Welchen Planungshorizontdeckt der Finanzplan ab?

Normalerweise umfasst ein guter Finanzplan eine Planungsperiode von 3 bis 5 Jahren.

Was gehört zum Finanzplan?

Ein solider Finanzplan umfasst mehrere Bestandteile:

• Titelseite mit Logo und Firmennamen
• Annahmen zum Finanzplan
• Planrechnungen (Erfolgsrechnung, Bilanz, Cashflow-Rechnung)
• Finanzanalysen (z. B. Szenarioanalyse, Break-Even-Analyse usw.), die jedoch im Falle eines Einzelunternehmens selten angewendet werden.

Wie viele Seiten soll ein Finanzplan für Einzelunternehmen enthalten?

In der Regel umfasst ein Finanzplan für Einzelunternehmen oder Freelancer etwa 6-7 Seiten. Die Anzahl der Seiten hängt stark davon ab, welche Abschnitte bzw. Analysen im Finanzplan enthalten sind.

Welche Anforderungen muss mein Finanzplan erfüllen?

• Die Zahlen sollen logisch, konsistent und verständlich sein. Die Zusammenhänge zwischen den Geschäftsberichten müssen eingehalten werden.
• Das Finanzmodell sollte möglichst flexibel und dennoch robust aufgebaut sein, um ohne grossen Aufwand anpassbar zu sein.
• Die Werttreiber, also die kritischen Stellschrauben des Geschäfts, sollten leicht erkennbar sein.
• Der Finanzplan sollte individuell an Ihr Geschäftskonzept angepasst werden.
• Die Tiefe des Finanzplans sollte dem Zweck entsprechend sein.

Finanzplan für Einzelunternehmen und Kapitalgesellschaften: Gibt es einen Unterschied?

Der Hauptunterschied besteht vor allem in folgenden Punkten:

• Unterschiedliches Vorgehen bei der Gewinnbesteuerung
• Der Lohn des Einzelunternehmers wird nicht als Personalaufwand in der Erfolgsrechnung ausgewiesen, sondern als Privatbezug im Cashflow.
• Keine gesetzliche Mindesthöhe des vom Gründer eingebrachten Eigenkapitals.
• Unterschiedliche Werttreiber, was zu Unterschieden in der Tiefe, Struktur und Vielfalt der Finanzanalysen führt.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Erstellung eines Finanzplans?

• Unterschätzung der Timeline beim Umsatz (die Kundengewinnung erfolgt meistens langsamer als geplant)
• Unterschätzung der variablen und fixen Kosten
• Überschätzung der von einem Start-Up durchsetzbaren Preise am Markt
• Zu optimistische Einschätzung der Nachfrage für die Startphase
• Liquiditätsprobleme aufgrund verspäteter Kundenzahlungen
• Nicht ausreichende Konsistenz der Zahlen in den Planrechnungen

Wer erstellt einen Finanzplan?

Gründungs-, Steuer- und Finanzberater sind Dienstleister, mit denen Sie einen Finanzplan erstellen lassen können. Wir empfehlen Ihnen jedoch, sich in erster Linie an Fachkräfte mit Spezialisierung auf die Finanzplanerstellung zu wenden. So erhalten Sie fachliche Unterstützung ohne Sorgen und negative Überraschungen in Bezug auf Zeit- und Kostenaufwand.

Jeder Unternehmer, der schon einmal mit einem hohen Strafbescheid oder andere Sanktionen konfrontiert wurde, wird keinen Vertrag mehr ohne sorgfältige Prüfung unterzeichnen. Doch selbst nach schlechten Erfahrungen wissen nur wenige, wo genau in einem Vertragswerk kritische Fehler auftreten können. Das gilt speziell für Freelancer, die ihr Business gerade erst aufbauen.

Wir haben an dieser Stelle das gesamte praktische Know-how zusammengefasst und Dutzende von Verträgen geprüft, um Selbstständige bei der Erstellung des passenden Vertrages zu unterstützen. Im ersten Teil dieser Artikelserie konnten wir Ihnen darstellen, wie typische Verträge im Arsenal eines Freelancers aussehen. In diesem Artikel demonstrieren wir Ihnen, welche Fehler einzelnen Vertrags­parteien am häufigsten unterlaufen, wie man Vertragsfehler korrigiert, geben Ihnen eine übersichtliche Checkliste für die Erstellung des perfekten Vertrages an die Hand und räumen letztlich mit einigen Mythen rund um Vertragsbeziehungen auf.

Kritische Fehler in Verträgen

Jeder Fehler kann die Rechtmässigkeit eines Vertrages beeinträchtigen. In unserer Praxis haben wir 9 unterschiedliche Kategorien von Vertrags­fehlern gesammelt und sie in aufsteigender Reihenfolge ihrer Relevanz für den endgültigen Vertrag zusammengefasst.

1. Tippfehler

Tippfehler können jedem passieren und in den seltensten Fällen haben sie nachhaltige Auswirkungen auf die Vertrags­gestaltung. Wir empfehlen dennoch, einfache Verträge mit Hilfe von Recht­schreib­prüfungs-Tools (die in den meisten Text­verarbeitung­sprogrammen automatisch integriert sind) zu checken. Handelt es sich um einen langfristigen Vertrag und der Auftragswert übersteigt Ihr bisheriges Durchschnitts­einkommen, lohnt sich jedoch die Beauftragung eines professionellen Korrektur­lesers.

2. Vervielfältigung

Ähnlich dem Tippfehler verursacht ein doppelter Inhalt keine ernsthaften Probleme. Doch Struktur und Logik des Vertrages leiden darunter. Doppelter Content resultiert häufig aus der Nutzung unterschiedlicher Quellen. Das Phänomen tritt aber auch oft auf, wenn beide Vertrags­parteien Korrekturen in dem Dokument vornehmen. Nach längerer Beschäftigung mit einem Text kann auch die Sehschärfe nachlassen und es kommt zu Doppelungen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie einen Assistenten oder Kollegen hinzuziehen, der den Text mit frischen Augen liest.

3. Verlust der Kontrolle über Vertragsdaten

Verfügt eine Firma über kein Dokumenten­management­system, kann es im Laufe der Zeit angesichts einer grossen Zahl von Kunden den Überblick verlieren. Die Parteien sollten Verträge deshalb frühzeitig erneuern, wenn es erforderlich wird.

4. Fehler im Datum und bei der Laufzeit

Ein schlichter Tippfehler in der Monats- oder Jahreszahl des Vertrages kann durchaus ernste Probleme bereiten. Vor allem, wenn der Vertrag eine Zahlung nach Fertigstellung des Auftrags vorsieht. Beispiel: Eine skrupellose Gegenpartei nimmt die Arbeitsergebnisse zwar an, verweigert aber anschliessend die Zahlung mit der Begründung, dass die Vertragsfristen längst abgelaufen sind. Die Gegenpartei kann sogar den Vertrag für null und nichtig erklären, wenn der Datenfehler tatsächlich erheblich ist (z.B. 2223 statt 2023).

5. Falsche Einzelheiten

Dies gilt als ein häufiges Problem bei langfristigen Verträgen. Das Unternehmen ändert die Adresse oder die Kontoverbindung, wonach sämtliche bestehenden Verträge angepasst werden müssen. Falls Sie nicht rechtzeitig über die Änderung informiert werden, kann dies Ihre gesamte Zusammenarbeit mit diesem Partner behindern (eine falsche Büroadresse führt beispielsweise dazu, dass Projektmaterialien nicht geliefert werden können oder ein falsches Bankkonto resultiert darin, dass Zahlungen ausbleiben).

6. Fehlende Informationen über Vertragsstrafen

Vertragsstrafen gehören häufig zu den zentralen Inhalten von Geschäftsvereinbarungen. Falls ein Vertrag die Bedingungen und die Höhe der Vertragsstrafe nicht festgelegt hat, muss die Angelegenheit im Zweifel vor Gericht nach dem Art. 97 OR geregelt werden. In diesem Fall kann die Konventionalstrafe zwischen 10% der Vertragssumme und 100 000 Franken liegen.

7. Kündigungsbedingungen wurden nicht vereinbart

Dieser Fehler kann kritisch werden, falls es sich um Verträge ohne feste Laufzeit oder mit einer automatischen Verlängerung handelt (mehr dazu im vorherigen Artikel). Eine gerichtliche Vertragsauflösung erfordert viel Zeit und Geld – und damit Verluste für das Unternehmen. Achten Sie daher darauf, dass der Vertrag die Option und die Voraussetzungen für eine einseitige Kündigungsklausel beinhaltet.

8. Einseitige Anpassung nach Vereinbarung

Falls Änderungen an dem Vertrag erforderlich sind, sollten diese bilateral vereinbart werden. Handelt es sich um eine Zusatzvereinbarung, muss diese von beiden Vertragsparteien unterzeichnet werden. Unterlässt eine der Vertragsparteien die Gegenzeichnung, treten die Änderungen nicht in Kraft. Dies kann zu kritischen Situationen führen, wenn die Anpassungen beispielsweise Liefermengen, Preisaktualisierungen oder Rechteänderungen betreffen.

9. Unterzeichnung eines anderen anstelle des vereinbarten Papiers (Betrug)

Es kann vorkommen, dass Sie die Vertragsbedingungen mit Ihrem Partner abgesprochen und anschliessend den Wortlaut leicht geändert haben. Sollten Sie vergessen haben, Ihren Partner von den Änderungen in Kenntnis gesetzt und den Vertrag trotzdem unterschrieben haben, gilt das in der Regel nicht als betrügerische Handlung. Sollten die von Ihnen vorgenommenen Änderungen jedoch das Wesen des Vertrags grundlegend verändern und Sie den Partner ausdrücklich nicht darüber informiert haben, gilt das als illegal.

Wie können Fehler in bestehenden Verträgen korrigiert werden?

Fehler im Text des Hauptvertrags können im gegenseitigen Einvernehmen der Parteien in einer Zusatzvereinbarung berichtigt werden. Dazu reicht es aus, die Parteien zu benennen und anzugeben, welche Vertragsklauseln korrigiert werden sollen. Den entsprechenden Wortlaut finden Sie in unserem vorherigen Artikel.

Checkliste für die Erstellung des perfekten Vertrags

Mit dieser 9-Punkte-Checkliste kann jeder Freelancer oder Einzelunternehmer den perfekten Vertrag erstellen.

Doch manchmal liegt das Problem nicht so sehr in der Ausarbeitung des Vertrags als vielmehr darin, dass er möglicherweise unerwünscht ist. Das hängt nicht so sehr mit der Angst vor dem Schreiben zusammen, sondern eher mit Vorurteilen und Mythen, die häufig im Internet verbreitet werden. Im Folgenden werden wir versuchen, mit den bekanntesten Vorurteilen aufzuräumen.

Mythen über Verträge

Myth 1: Freelancer müssen immer einen Vertrag mit dem Kunden abschliessen.

Wie andere Unternehmer auch benötigen Freelancer einen Vertrag lediglich für hochpreisige Projekte. Einmalige Aufträge bis zu 1’000 Franken werden üblicherweise ohne Vertrag abgewickelt. Der Regulator derartiger Geschäfts­beziehungen ist in der Regel eine Freelance-Börse. Falls Sie direkt mit Kunden arbeiten, empfiehlt es sich, zumindest einen allgemeinen Rahmen­vertrag abschliessen, um Ihre Rechte zu schützen.

Myth 2: Wenn man den unterschriebenen Vertrag zerreisst, verliert er seine Kraft.

Diese Situation kommt oft in Filmen vor. Damit es funktioniert, darf der unterschriebene Vertrag nur in Papierform vorliegen und muss von beiden Parteien zerrissen werden. In der Praxis kann es zu Situationen kommen, bei denen Dokumente durch Feuer oder andere Einflüsse beschädigt werden. Aber auch in diesen Fällen bleiben die Verträge so lange gültig, wie eine weitere unterzeichnete Kopie oder ein elektronisches Duplikat vorgibt.

Myth 3: Beide Vertragsparteien müssen eine unterzeichnete Kopie des Vertrags in Papierform haben.

Kein Gesetz regelt die Form von Verträgen. Sie können entweder schriftlich oder elektronisch geschlossen werden. Es ist erstaunlich, dass viele Unternehmer immer noch die Papier­version verwenden, obwohl das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) vor mehr als 20 Jahren in Kraft getreten ist. Angesichts der grossen Zahl von Software­programmen, die elektronische Dokumenten­management-Funktionen bieten, ist das papierlose Büro eine gute Lösung für junge Firmen.

Myth 4: Das Urheberrecht an den Arbeits­ergebnissen des Freelancers liegt standardmässig beim Kunden.

Wenn Ihr Kunde ihre Arbeitsresultate unter seinem Namen nutzen möchte, muss dies unbedingt im Vertrag festgehalten werden. Das Schweizerische Obligationenrecht besagt, dass der Freelancer das Urheberrecht behält, solange der Vertrag keine Bestimmungen über die Übertragung des Urheberrechts enthält. Wir empfehlen dringend, diesen Punkt vor der Unterzeichnung des Vertrags zu vereinbaren und schriftlich festzuhalten.

«Mir graut vor schriftlichen Verträgen, denn ich habe noch keinen gesehen, den die eine oder andere Seite nicht hätte brechen können.»
Rumänischer Unternehmer Ion «Brașov Bulldozer» Țiriac

Wir hoffen, dass Sie nun über ausreichend Informationen verfügen, um den perfekten Vertrag fehlerfrei zu erstellen. Was passiert aber, wenn Ihre Geschäftstätigkeit viele derartige Verträge in unterschiedlicher Form erfordert? Wie behält man sie alle im Blick und verbringt nicht seine ganze Zeit damit? Diese Fragen werden wir in unserem nächsten Artikel in dieser Reihe beantworten.

In der Zwischenzeit können Sie in den Kommentaren Fragen zu diesem Thema stellen, in unserem Forum Ihre eigenen Rezepte für den idealen Vertrag mitteilen und in unserem Katalog die idealen Rechts- und Finanzberater finden.

Viel Erfolg!

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Jeder von uns, hat bereits mehrere Dutzend Verträge unterzeichnet – auch ohne Freelancer oder Einzelunternehmer zu sein:

• Sie mieten eine neue Wohnung an? Bitte Mietvertrag unterschreiben!
• Sie haben einen neuen Job? Hier sind ein Arbeitsvertrag und ein NDA notwendig!
• Verkaufen Sie Ihr altes Auto? Kümmern Sie sich um den Kaufvertrag!

Und im Geschäftsleben, wo sich die Partner jeden Tag auf etwas neues einigen, wächst die Zahl dieser Unterlagen inklusive Pflichten und Verantwortungsbereichen exponentiell.

Fehler können in diesem Umfeld teuer werden. Aber muss man bei jedem Partnerschaftsvertrag einen Anwalt einschalten? Natürlich nicht!

In diesem ersten Artikel unserer Serie helfen wir Start-ups und Freelancern bei der Erstellung und Analyse von Verträgen, erklären, wie man sich die Arbeit mit Hilfe von Rahmenverträgen erleichtern kann und stellen Vorlagen für die gängigsten Vertragstypen zur Verfügung.

Alle obligatorischen und optionalen Vertrags­bestandteile

Freelancer können über alles verhandeln – von Catering-Dienstleistungen bis zur Lizenz für eine Filmübertragung. Und unabhängig davon, worum es in dem Vertrag geht – er wird obligatorische Standard­klauseln und optionale Bedingungen enthalten.

Üblicherweise werden die wichtigsten Bedingungen in den Vertrag aufgenommen und alle zusätzlichen Bedingungen in Annexen, Akten und anderen Zusatzdokumenten hinzugefügt.

Zusätzliche Dokumente

Dem Vertrag können beliebige Dokumente beigefügt werden. Häufig wird beispielsweise das Protokoll der Gesellschafter­versammlung dem Betriebs­eröffnungs­vertrag beigefügt. Und der Arbeitsvertrag kann um persönliche Eigenschaften des Mitarbeiters oder Empfehlungen anderer Arbeitgeber ergänzt werden.

Die häufigsten zusätzlichen Dokumente in einem Freelancer-Vertrag sind in der Praxis ein Annex und eine Zusatzvereinbarung.

Annex

Der Annex enthält Informationen, die zum besseren Verständnis des Vertrages beitragen sollen.

Falls sich der Vertrag beispielsweise auf einen technisch-orientierten Bereich bezieht, ist es sinnvoll, ein Glossar mit allen im Vertrag verwendeten technischen Begriffen in den Annex aufzunehmen.

Falls ein Freelancer einen Service-Vertrag abschliesst, aber nicht sicher ist, welche Arbeiten er ausführen soll, kann er die Kosten für seine Arbeiten (Preisliste) im Annex festlegen.

Zusatzvereinbarungen

Es ist unmöglich, sämtliche relevanten Aspekte eines Vertrages vorauszusehen. Im Freelancing-Bereich gilt dies erst recht. Deshalb empfehlen sich Zusatzvereinbarungen, um die tatsächlichen Aufgaben zu spezifizieren. Für jede Aufgabe sollte eine separate Zusatzvereinbarung geschlossen werden. Diese Vorgehensweise trägt dazu bei, die Verpflichtungen der Parteien festzulegen und Konflikte bei der Präsentation der Arbeitsergebnisse zu vermeiden. Wenn ein Freelancer beispielsweise eine Vereinbarung über den regelmässigen Verkauf von Waren getroffen hat, sollte die Zusatzvereinbarung detaillierte Angaben zu jeder Warenpartie enthalten.

Der Aufbau einer Zusatzvereinbarung ist weniger komplex, als ein Vertrag. Man benötigt die Benennung der Vertragsparteien, die Beschreibung der Zusatzvereinbarung und die Unterschrift mit Initialen. Zusatzvereinbarungen sollten juristische Standard­formulierungen enthalten:

«Alle anderen Vertragsbedingungen bleiben unverändert und die Parteien bestätigen ihre entsprechenden Verpflichtungen.»
«Diese Zusatzvereinbarung ist integraler Bestandteil des Vertrages.»

Diese sogenannten Begleitdokumente sind integraler Teil des Vertrags. Sämtliche Informationen, Bedingungen und Aufgaben verfügen über die gleiche Rechtsgültigkeit wie der Vertrag selbst. Sämtliche ergänzenden Dokumente müssen zwischen den Parteien vereinbart und gegengezeichnet werden, damit sie gültig werden.

Aktionen mit Verträgen

Vertragsunterzeichnung

Ein Vertrag tritt in Kraft, sobald er von beiden Parteien unterzeichnet ist. Auf den ersten Blick scheint das alles sehr trivial: lesen und unterschreiben. Doch hier sind drei Details, die einen Vertrag ungültig werden lassen:

Die Namen der Parteien in der Präambel unterscheiden sich von den Namen der Unterzeichner

In der Regel handelt es sich lediglich um einen mechanischen Fehler, wenn ein Freelancer einen Standardvertrag abschliesst und vergisst, den Namen des Partners zu Beginn oder am Ende des Dokuments zu ersetzen. Es kann auch vorkommen, dass der Manager, mit dem das Projekt besprochen haben, im Unternehmen nicht zeichnungsberechtigt ist. Deshalb muss im Vorfeld geklärt sein, wessen Name im Vertrag angegeben werden soll.

Die Unterschrift nur einer Partei

Ist ein Projekt zeitkritisch, bleibt häufig keine Zeit für langwierige Vertragsverhandlungen. Der Freelancer unterzeichnet den Vertragsentwurf, sendet das Dokument an den Kunden und beginnt mit der Arbeit, um den Termin einzuhalten. Der Kunde vergisst, den Vertrag zu unterschreiben und ist bereits mit anderen dringenden Aufgaben beschäftigt. Letztlich kann es vorkommen, dass der Kunde die Arbeiten des Freelancers nicht mehr benötigt. Da der Vertrag nie vom Kunden unterzeichnet wurde, können in dem Fall auch keine Ansprüche gegen ihn geltend gemacht werden.

Nötigung oder Druck auf den Unterzeichner

Ein Vertrag ist stets eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien. Falls eine Partei bestimmte Vertragsklauseln ändern möchte, die andere Partei damit jedoch nicht einverstanden ist, wird ein Kompromiss erforderlich. Andernfalls könnten skrupellose Unternehmen Druck ausüben oder die andere Partei sogar erpressen, um ein Geschäft zu erzwingen. «Sie werden diesen Werbeauftrag nur dann erhalten, wenn Sie uns das Urheberrecht an dem fertigen Video überlassen». «Wir stellen Sie nur ein, wenn Sie ein NDA unterschreiben». Sollte ein Freelancer in den oben beschriebenen Situationen Zugeständnisse machen, kann derartiges Unternehmenshandeln vor Gericht angefochten werden.

Änderung des Vertrags

Um Vertragsklauseln zu ändern, muss der Freelancer eine Zusatzvereinbarung mit den aufgelisteten Änderungen erstellen. Sie sollten die folgende Formulierung verwenden: «Die Parteien A und B haben beschlossen, Klausel 1.2 wie folgt zu ändern/hinzuzufügen: …»

Die Zusatzvereinbarung mit der Liste der Änderungen muss von beiden Parteien unterzeichnet werden.

Gleiches gilt für eine Vertragsverlängerung.

Verlängerung des Vertrags (Verlängerungsvertrag)

Falls Sie lediglich eine Verlängerung des Vertrags anstrengen möchten, reicht es aus, wenn Sie den folgenden Wortlaut in die Zusatzvereinbarung (Verlängerungsvertrag) aufnehmen: «Die Parteien A und B haben vereinbart, eine Änderung des Vertrags vorzunehmen, nämlich die Klausel X.X von «Der Vertrag gilt ab dem Datum seiner Unterzeichnung bis zum 31.12.2022» in «Der Vertrag gilt ab dem Datum seiner Unterzeichnung bis zum 31.12.2023» zu verändern.

Im modernen Geschäftsleben vertrauen Unternehmer und Firmen zunehmend auf Verträge mit flexibler Laufzeit. Das heisst, dass ein Vertrag so lange gültig bleibt, bis eine bestimmte gezielte Aktion durchgeführt wird. Zum Beispiel: “bis alle Aufträge erfüllt sind” oder “bis alle Zahlungen zwischen den Parteien erfolgt sind”. Zu diesem Zweck kann die folgende Formulierung im Vertrag verwendet werden: «Der Vertrag gilt ab dem Zeitpunkt seiner Unterzeichnung bis zum 31.12.2023 oder bis zur Erfüllung aller in diesem Vertrag und seinen Zusatzverträgen festgelegten Bedingungen»

Bestimmte Verträge verlängern sich unter definierten Bedingungen automatisch um eine feste Laufzeit. Falls Sie beispielsweise eine Bankeinlage für ein Jahr eröffnen und das Geld am Ende der Laufzeit nicht vom Konto abheben, verlängert sich die Einlage automatisch um ein weiteres Jahr. Oder Sie haben ein Abonnement für ein Programm erworben. Der Abovertrag verlängert sich automatisch jedes Mal sobald die entsprechende Zahlung eingegangen ist. Es kann durchaus problematisch sein, einen derartigen Vertrag zu brechen. Deshalb wird im B2B-Bereich eine automatische Vertragsverlängerung eher selten eingesetzt.

Kündigung des Vertrags (Auflösungsvertrag)

In vielen Fällen lohnt es sich nicht mehr, einen Vertrag abzuändern, sondern man sollte ihn vollständig kündigen. Auf diese Weise lässt sich beispielweise das Recht wiederherstellen, mit anderen Partnern zusammenzuarbeiten. Oder es gilt, Forderungen zu streichen, die die Parteien für die Dauer des Vertrags vereinbart haben. Dazu muss eine zusätzliche Vereinbarung (Auflösungsvertrag) auf bilateraler Ebene unterzeichnet werden. Diese muss folgende obligatorischen Teile beinhalten.

Verträge, die jeder Freelancer haben sollte

Freelancer arbeiten vor allem zu Anfang der Kooperation ohne vertragliche Grundlage mit Kunden zusammen oder vertrauen ihre Rechtssicherheit den Verträgen von Freelancer-Börsen an. Aber wenn die Anzahl der Kunden wächst und damit auch die Gebühren beispielsweise für deren Websites steigen, ist es an der Zeit, die Selbstständigkeit auszuweiten. Ab diesem Zeitpunkt sollte man zwingend sein geistiges Eigentum schützen (NDA), die Arbeitsbedingungen (Arbeitsvertrag) oder das Verfahren zur Erbringung der Dienstleistungen (Servicevertrag) festlegen.

Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)

Kompetente Freelancer werden – wie jedes Unternehmen, das seine Kunden schätzt – stets einer NDA-Unterzeichnung zustimmen, bevor eine umfassende Zusammenarbeit beginnt. Dies gilt besonders für die Bereiche Business Planning und Consulting.

Unabhängig von dem Know-How, wie man ein NDA formuliert, sollte ein Freelancer Kenntnis davon haben, wie man NDAs von Kunden interpretiert. Obwohl diese Fähigkeit in der Regel mit zunehmender Erfahrung wächst, werden wir in unserem nächsten Artikel die entscheidenden Details beschreiben, die vor der Unterzeichnung eines Vertrags zu beachten sind.

Rahmenvertrag / Dienstleistungsvertrag / Servicevertrag

Nach Unterzeichnung des NDA und Anlieferung der Projektinformationen kalkuliert ein Freelancer normalerweise das Budget und erstellt eine Offerte für den Kunden. Wird die Offerte akzeptiert, wird ein Servicevertrag unterzeichnet. Er verfügt in der Regel über eine Standardstruktur (siehe Vertragsstruktur) und enthält Klauseln hinsichtlich der Höhe und Form der Zahlung.

Ein Servicevertrag kann für 1 Jahr oder bis zur vollständigen Umsetzung des Projekts abgeschlossen werden. Bei langfristigen Projekten empfiehlt es sich, die Rahmenverträge um Informationen über höhere Gewalt und eine vorzeitige Beendigung des Vertrags zu ergänzen.

Arbeitsvertrag / Freelance-Vertrag

Immer wieder kommt es vor, dass Unternehmen externe Berater beispielsweise in IT- oder Steuerfragen benötigen. In diesem Fall kann ein Freelance-Vertrag sehr hilfreich sein. Der Freelancer wird als Angestellter des Unternehmens betrachtet und erhält einen monatlichen Lohn. Der Lohn kann fix vereinbart werden oder sich nach der Zahl der geleisteten Arbeitsstunden richten.

Ein Freelance-Vertrag enthält Elemente eines Service- sowie eines Arbeitsvertrags. Er sollte nicht nur die Verpflichtungen zwischen den Parteien beschreiben, sondern auch das Verfahren für die Erbringung von Dienstleistungen, den Erhalt von Zahlungen, die Zusammenarbeit mit Dritten und den Schutz interner Informationen.

Andere populäre Vertragsarten

Es sollte nicht überraschen, dass jede Geschäftsnische ihre eigene spezielle Vertragsart hat. Aber um ehrlich zu sein: Strukturell unterscheiden sie sich lediglich in Nuancen. Das Einzige, was sich ändert, sind die Formen der Dienstleistungen und Haftungsgegenständen.

Die Kenntnis zu den Besonderheiten dieser Verträge ist für einen Freelancer-Rechtsanwalt durchaus wichtig. Startups benötigen jedoch häufig rechtliche Unterstützung bei der Gestaltung ihres eigenen Vertragsrahmens. Sie können sich in dieser Hinsicht an einzelne Anwälte wenden oder sich selbst einen Treuhänder suchen. In unserer Datenbank finden Sie genau die notwendigen Filter, um dies problemlos zu tun.

In den kommenden Artikeln dieser Serie werden wir uns genauer ansehen, welche kritischen Fehler einen Vertrag ungültig machen können, häufig gestellte Fragen zu Verträgen von Selbständigen beantworten und die besten Online-Tools empfehlen, um Verträge mit Kunden einfach zu erstellen und zu verwalten.

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In der Schweiz lag die Zahl der Freelancer im Jahr 2016 bei über 1,25 Millionen Personen. Mittlerweile ist jeder dritte Schweizer Erwerbstätige haupt- oder nebenberuflich selbstständig. Angesichts eines sehr dynamischen Wachstums der Dienstleistungsbranche, dem Aufkommen grosser Freelancer-Börsen und einer zunehmenden Verbreitung der «Home-Office-Kultur» ist diese Entwicklung nicht verwunderlich.

Solange die Nebenjobs ein kleines, aber angenehmes Einkommen einbringen und nicht in Konkurrenz zur Haupttätigkeit stehen, brauchen sich Arbeitnehmer in der Schweiz keine Sorgen machen. Doch wenn aus dem Hobby bereits ein Hauptberuf geworden ist, ist es an der Zeit, ein Einzelunternehmen zu gründen.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen aufzeigen, wie ein Nebenjob dem Hauptarbeitgeber schaden kann, wie sich ein Freiberufler von einem Freelancer unterscheidet, wie viele Jobs man gleichzeitig ausüben darf und warum, beziehungsweise wie Sie Einzelunternehmer werden können.

Freelancer, Freiberufler, Freischaffender, Selbständig, Einzelunternehmen – wir klären die zentralen Begriffe

Wenn Sie nicht zum ersten Mal auf der Suche nach Informationen zur Selbständigkeit sind, sind Ihnen vielleicht bereits die oben genannten Worte über den Weg gelaufen. Häufig werden sie von den meisten Autoren jedoch falsch verwendet. Klären wir also diese Begriffe.

Bedeutung Freelancer

Eine Person, die eine Nebenbeschäftigung nebenher oder als Haupttätigkeit ausübt. Universelle englische Version des Wortes. Weiter in dem Artikel, Freelancer – eine Person mit mehr als einem Job.

Bedeutung Freiberufler

Spezialist für «freien Beruf». Ausübende von «freien Berufen» sind in der Schweiz Personen aus einem der folgenden Tätigkeitsbereiche: Ingenieure, Architekten, Ärzte, Notare, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte etc. Erweiterte Liste hier: «Freie Berufe in der Schweiz»

Bedeutung Freischaffender

Das gleiche wie Freelancer, aber deutsche Wortvariante.

Bedeutung Selbständig

Eine Rechtsform, bei der eine Person in eigenem Namen unternehmerisch tätig ist. Freelancer gelten in der Schweiz rechtlich als Selbstständige.

Bedeutung Einzelunternehmen

Eine juristische Person, bei deren Inhaber und Angestellter es sich lediglich um eine selbständige Person handelt.

Nachdem wir die Zuordnung definiert haben, möchten wir versuchen, die Hauptausprägungen der Selbständigkeit – nämlich Freiberufler und Privatunternehmer – zu vergleichen.

Was ist der Unterschied zwischen Freelancer und Einzelunternehmen?

Kurz gesagt: Ein Freelancer agiert (nahezu) unabhängig vom Staat, ein Einzelunternehmer interagiert mit ihm. Um den Unterschied zwischen einem Freiberufler und einem Einzelunternehmer genauer zu definieren, muss man ihre Merkmale vergleichen.

Betrachten wir den Unterschied zwischen Freelancer und Einzelunternehmen aus der finanziellen und steuerlichen Perspektive. Ein Freelancer meldet seine Einkünfte als Lohn und Nebeneinkommen (Projektaufträge, Zahlungen von Privatpersonen usw.). Ebenso muss ein Einzelunternehmer sein Einkommen (mit ausgezeichneten Zinssätzen) sowie sämtliche Einnahmen aus seinen Aufträgen (gemäss den Rechnungen) angeben. Gleichzeitig muss ein Einzelunternehmer sowohl die tatsächlichen Einkünfte als auch Forderungen und Verbindlichkeiten angeben, was seine Steuerlast optimieren kann.

Mehrere Arbeitsplätze. Bin ich Angestellter, Freelancer oder bereits Einzelunternehmen?

Teilzeitarbeit ist in der Schweiz sehr beliebt. Viele Beschäftigte arbeiten in mehreren Unternehmen, wobei sie einige Tage in der Woche an dem einem Ort und den Rest an einem anderen verbringen. Daraus ergibt sich die logische Frage: Gibt es Grenzen für einen regulären Mitarbeiter?

Gesetzlich existiert keine derartige Einschränkung. Jeder Arbeitnehmer darf seine 42-Stunden-Woche gemäss der Vereinbarung mit seinem Arbeitgeber ausüben. Und wenn wir zusätzlich die Option von Überstunden berücksichtigen, dann kann es 5, 10 oder sogar 25 derartiger Arbeitgeber geben.

Um keine Verwirrung zu stiften, sollten wir den Begriff noch einmal erläutern. Ein normaler Angestellter hat nur einen Hauptarbeitgeber. Ein Freischaffender ist für mehr als 3 Unternehmen tätig und kann in deren Mitarbeiterstab aufgenommen werden. Ein Einzelunternehmer muss seine Tätigkeit anmelden und darf dann so viele Kunden annehmen, wie er zu bedienen bereit ist.

Die Fragen zu den Arbeitgebern sind also geklärt. Was aber tun, wenn die Kunden keine Unternehmen, sondern Privatpersonen sind?

Ist ein Schweizer Freelancer verpflichtet, Einzelunternehmer zu werden?

Mit zunehmender Beliebtheit diverser Freelance-Plattformen wie fiverr, upwork und anderen kann heute jeder Mitarbeiter relativ problemlos einen beliebigen Nebenjob ausserhalb seines Hauptarbeitsplatzes finden und ausüben. In diesem Fall wird der Freiberufler nicht zu einem Vollzeitangestellten der Plattform, sondern führt lediglich Aufträge auf Vertragsbasis aus. Auf Plattformen für Freelancer sind oft nicht einmal die Passdaten für eine Registrierung erforderlich, um mit der Auftragsannahme zu beginnen. Und was noch wichtiger ist: Es spielt keine Rolle, ob es sich bei dem Plattform-Nutzer um eine gewöhnliche Privatperson oder um einen Einzelunternehmer handelt.

Den Umsatz, den ein Nutzer über die Plattform generiert und abhebt, darf sowohl auf ein normales Bankkonto als auch auf ein Geschäftskonto überwiesen werden. Der Freiberufler muss diese Einkünfte als zusätzliches Einkommen deklarieren, der Einzelunternehmer als Einkommen aus der Haupttätigkeit.

Wenn man Aufträge annehmen darf, ohne ein Einzelunternehmen zu gründen – warum benötigt ein Freelancer dieses Format dann überhaupt?

In welchen Fällen muss ein Freelancer zum Einzelunternehmer werden?

Am einfachsten ist dies anhand folgender Beispiele zu verstehen.

Wie man sieht, funktioniert ein einfacher Nebenjob nicht in allen Fällen so, wie geplant. Deshalb lohnt es sich, über die Gründung eines Einzelunternehmens nachzudenken.

Wie kann ein Freelancer in der Schweiz ein selbstständiges Privatunternehmen werden?

Ein Freelancer ist de facto bereits selbstständig. Falls die Einnahmen aus Freelance-Projekten mehr als 2’300 Franken pro Jahr betragen und die Anzahl von drei Kunden übersteigt, ist es Zeit zu handeln. Hier finden Sie 5 Vorgaben, die ein Freelancer erfüllen muss, um ein Einzelunternehmer zu werden:

1. Bestätigen Sie Ihre Selbstständigkeit
2. Melden Sie sich bei der Ausgleichskasse an
3. Melden Sie sich bei den Pensions- und Versicherungskassen an
4. Registrieren Sie sich als Mehrwertsteuerpflichtiger
5. Melden Sie sich im Handelsregister an

Lassen Sie uns diese Massnahmen gemeinsam checken.

Zusammenfassung

• Freelancer – oder auf Deutsch: Freischaffender – ist eine selbständige Person, die über mehr als einen Arbeitgeber und/oder zusätzliche Einkommensquellen verfügt. Der Begriff ist nicht zu verwechseln mit dem Begriff «Freiberufler» – dabei handelt es sich um eine Person, die in einem der sogenannten «freien Berufe» arbeitet: Ingenieur, Architekt, Rechtsanwalt usw. Ein Einzelunternehmer hat seine Selbständigkeit offiziell angemeldet.
• Ein Freelancer darf Voll- und Teilzeitarbeit kombinieren. Gleichzeitig darf er eine unbegrenzte Anzahl von Unternehmen gleichzeitig betreuen. Eine realistische Grenze liegt bei etwa 25 Kunden.
• Um auf Freelance-Börsen zusätzliches Geld zu verdienen, müssen Sie keine Selbstständigkeit anmelden. Freelancer deklarieren den Umsatz aus dieser Nebentätigkeit als Zusatzeinkommen.
• Freelancer müssen sich in zwei Fällen als Einzelunternehmen melden: Erstens, wenn das Zusatzeinkommen aus den Freelance-Aufträgen das Einkommen aus dem Hauptberuf übersteigt. Zweitens, wenn es zu einem Interessenkonflikt mit dem Arbeitgeber kommt und die Nebentätigkeit mit der Haupttätigkeit kollidiert.
• Als zentrale Vorteile eines Einzelunternehmers gegenüber dem Status als Freiberufler gelten seine Unabhängigkeit gegenüber seinen Arbeitgebern, die Professionalisierung seines Business-Images sowie die freie Verwaltung der individuellen Pension und seiner sozialen Vorsorge.
• Ein Freiberufler, der mehr als 3 Kunden und ein Jahreseinkommen von über 2’300 Franken erzielt, darf Einzelunternehmer werden. Dazu muss er sich bei der Ausgleichskasse, den Sozialversicherungen und dem Handelsregister anmelden.
• Ein Einzelunternehmen mit einem Jahreseinkommen von bis zu 100’000 Franken ist von der Zahlung der Mehrwertsteuer befreit, kann dies jedoch freiwillig tun.

Wenn Sie noch Fragen zu diesem Thema haben, nutzen Sie bitte unser Forum oder hier die Kommentar-Sparte. Arbeiten Sie als Freelancer, gründen Sie Einzelunternehmen, vereinigen Sie sich zu Kooperationen! Und falls Sie eine leistungsfähige Buchhaltungs- oder Steuerberatung benötigen – wenden Sie sich an die Profis von treuhand-suche.ch. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Ihrem unternehmerischen Weg!

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