Outsourcing der Buchhaltung

Outsourcing der Buchhaltung – Wann und wie sinnvoll?

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Update des Artikels vom

Um die Buchhaltung auszulagern, müssen gewisse Voraus­setzungen erfüllt sein. Einige Punkte mögen einem banal und selbst­verständlich erscheinen – in der Praxis machen Treuhänder aber laufend Erfahrungen mit (Neu-)Kunden, welche die Anforderungen nicht oder nur teilweise erfüllen.

Voraussetzungen für eine externe Buchhaltungslösung

Ihr Unternehmen ist profitabel

Es muss ein Business vorhanden sein oder zumindest die Absicht bestehen, ein Start-up mit klaren Markt­chancen möglichst schnell vorwärts zu bringen. Es braucht Kunden­einnahmen oder eine wenigstens im kleinen Rahmen gesicherte Finanzierung. Ganz gleich, wie günstig ein Treuhänder sein kann – er kostet Geld. Schliesslich muss er für sein Fachwissen, seine Zeit und Arbeits­ergebnisse entschädigt werden – auch in der Startphase, in der ein Start-up noch keine Umsätze generieren kann. Wenn sich ein Unternehmen schlicht und einfach keinen preiswerten Treuhänder leisten kann oder will, dann ergibt eine externe Vergabe an einen Treuhänder wenig Sinn (Outsourcing der Buchhaltung).

Outsourcing der Buchhaltung - Wann und wie sinnvoll?Tipp

Falls ein Business «hobby­mässig» betrieben wird – eventuell sogar ohne richtige Gewinn­absicht, dann sollte man ebenfalls keinen Treuhänder ins Boot holen. Per Definition handelt es sich dann sowieso nicht um ein Unternehmen.

Sie kontrollieren den Dokumenten­fluss

Die Geschäfts­führung muss willens sein, sämtliche Belege kontinuierlich und ordentlich zu sammeln und an den Treuhänder weiterzuleiten. Für eine lückenlose Beleg­sammlung ist eine strenge Disziplin erforderlich und nicht selten scheitert die Zusammen­arbeit in genau diesem Punkt.

Sie haben keine Angst, Arbeiten zu delegieren

Die Geschäfts­führung muss bereit sein, die Buchungs­arbeit wirklich abzugeben und nicht trotz mangelnder Fach­kenntnisse einen Teil der Buchungen selbst durchführen zu wollen. Ein Treuhänder wird nicht effizient arbeiten können, wenn er gleichzeitig die Kunden­buchungen kontrollieren und dann allenfalls korrigieren muss. Das dauert oft länger, als wenn der Treuhänder die Buchungen selbst vorgenommen hätte.

Sie vertrauen Ihrem Treuhänder

Es muss eine Vertrauens­basis zwischen dem Kunden und dem Treuhänder­vorhanden sein. Wenn der Auftraggeber Auskunft über jedes Detail der Arbeit des Treuhänders einfordert, zeugt das nicht gerade von Vertrauen. Mit der Zeit wird das die Zusammen­arbeit belasten. Selbst­verständlich kann der Kunde jederzeit Auskunft über die strategische Marsch­richtung in seiner Buchhaltung oder allfällige Probleme verlangen – das eine hat aber mit dem anderen nichts zu tun.

Ihr Business ist offiziell und legal

Das Business hat Einkünfte aus ausschliesslich legalen Geschäfts­aktivitäten. Sie werden Mühe haben, einen guten Treuhänder zu finden, der wider­rechtliche Vorgänge deckt oder Sie gar noch dabei berät. Früher oder später würde das Ganze zum Problem und für ihn damit zu einem Image­risiko – abgesehen von der moralischen Unvereinbarkeit mit dem Berufsethos eines Treuhänders.

Welche Firmen können die Buchhaltung intern erledigen?

Eine Unternehmung kann sich überlegen, die interne Buchhaltung mit eigenem Personal zu führen und auf ein Outsourcing der Buchhaltung zu verzichten, wenn folgende Faktoren zutreffen:

  • Personal mit Kenntnissen und Erfahrung in der Buchhaltung ist vorhanden.
  • Das entsprechende Personal hat genügend zeitliche Ressourcen, um sich um die Buchhaltung zu kümmern.
  • Die Buchhaltung wird als wichtiger Unterstützungsprozess im Unternehmen aufgefasst.
  • Die Opportunitätskosten einer internen Buchhaltung sind nicht zu hoch. Zum Beispiel macht es keinen Sinn, wenn ein bewährter Sales-Crack an einem Tag der Woche die Buchhaltung erledigt, nur weil er das Rechnungswesen kennt.

Welche Buchhaltungs­dienstleistungen werden am häufigsten ausgelagert?

Unternehmen lagern in der Regel 3 Kategorien von Buchhaltungs­aufgaben aus: Finanz­buchhaltung, Lohn­buchhaltung und Steuern. Schauen wir uns an, welche spezifischen Aufgaben man in jeder Kategorie delegieren kann.

Outsourcing der Buchhaltung - Wann und wie sinnvoll?Tipp

Der Beruf bzw. die Berufs­bezeichnung des Treuhänders ist einzigartig für die Schweiz. Die tätigkeiten umfasst Qualifikationen in Buchhaltung, Steuern, Finanzen und Recht. Spricht man von externen Experten und Unternehmen, die in der Schweiz Buchhaltungs­dienstleistungen erbringen, sind damit Treuhänder gemeint. Mehr über ihre Aktivitäten und Kompetenzen erfahren Sie hier.

Outsourcing der Finanzbuchhaltung

Buchung von Belegen

Der Hauptgrund für die Beauftragung eines ausgelagerten Buchhalters ist die, sich die Belegverbuchungen zu ersparen. Wenn das Unternehmen wächst, wird der Papierkram nur noch zunehmen. Mit Hilfe von speziellen Buchhaltungssoftware können Buchhalter verschiedene Zahlungsbelege, von Quittungen bis zu Steuerrechnungen, schnell und effizient bearbeiten. Die Kosten für solche Dienste hängen in der Regel von der Anzahl der monatlichen Buchungen ab.

Vorbereitung der Jahres­abschlüsse

Ein korrekt erstellter Jahresabschluss ermöglicht nicht nur die Erfolgsanalyse Ihres Unternehmens, sondern auch eine Reduktion der Steuern. Selbst Unternehmen, die ihre eigene Buchhaltung führen, lagern Steuer­angelegenheitn häufig aus. Die Erfahrung externer Experten ermöglicht es ihnen, Fehler in der Bilanz und in der Erfolgs­rechnung leicht zu erkennen und zu korrigieren.

Finanz­management

KMU können zur Optimierung der internen Buchhaltung alle Aufgaben des Finanzcontrollings auslagern. Ein externer Experte wird in effektiver Zusammen­arbeit mit dem Kunden Firmen­rechnungen ausstellen und bezahlen, Zahlungs­erinnerungen versenden und andere Massnahmen zur Kontrolle der Debitoren- und Kreditoren­buchhaltung durchführen. Dieser Service ist oft Teil des “Komplettpakets” der Buchhaltung, zusammen mit der Lohn- und Steuer­buchhaltung. Die Kosten solcher Dienstleistungen sind normalerweise flexibel (einige der Dienstleistungen haben einen Fixpreis, der andere Teil hängt vom Umfang der geleisteten Arbeit ab).

Outsourcing der Lohn­buchhaltung

Wenn ein Unternehmen noch am Anfang steht und die Anzahl der Mitarbeiter 2-3 Personen beträgt, erscheint die Lohn­buchhaltung nicht kompliziert. Doch je grösser die Personal­fluktuation ist, desto schwieriger wird es, die Lohn­abrechnung für jeden einzelnen Mitarbeiter effizient zu gestalten.

Für eine effektive Lohn­buchhaltung sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Angefangen bei der Form eines Arbeits­vertrages (Vollzeit, Teilzeit, Kurzarbeit) bis hin zu den aktuellen Tarifen aller Teile der Sozial­versicherungen (AHV, IV, EO, ALV, AIV, BVG, KTG etc.). Und wenn man dazu Überstunden und Zulagen, Urlaub und Krankheiten, Arbeits- und Nicht­berufs­unfälle, Mutterschafts­urlaub und Geschäfts­reisen ins Ausland hinzurechnet, dann ist klar, dass Hilfe benötigt wird.

Die meisten Treuhänder sind bereit, sich darum zu kümmern. Unter Berücksichtigung der persönlichen Eigenschaften der Mitarbeitenden, kantonaler Steuer­unterschiede und vorgefertigter Vorlagen für Abrechnungs­dokumente können externe Experten jede Personal­fluktuation qualitativ bewältigen. Der Preis für solche Dienstleistungen wird in Abhängigkeit von der Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens berechnet.

Steuer­beratung

Oft suchen Unternehmen einen externen Steuer­berater für die Erstellung einer Steuer­erklärung im Zusammenhang mit dem Unternehmens­abschluss. Im Gegensatz zu anderen Dienstleistungen ist die Steuer­erklärungs­erstellung sowohl für Unternehmen als auch für Selbständige relevant. Dadurch erfreut sich dieser Service vor allem zu Jahresbeginn grosser Beliebtheit.

Die Preise für Steuer­beratungs­dienste werden meist individuell auf der Grundlage der Situation des Kunden berechnet.

Vorteile und Nachteile des Outsourcings der Buchhaltung

Wenn man alle genannten ausgelagerten Buchhaltungs­dienstleistungen zusammen­fasst, ergeben sich folgende Vor- und Nachteile.

Vorteile einer externen Buchführung

  • Geringere Arbeits­belastung für das interne Team
  • Höhere Geschwindigkeit der Dokumenten­verarbeitung
  • Hochwertige Finanz- und Steuer­berichte
  • Aktuelle und genaue Lohn­berechnung
  • Optimierte Kosten und Steuern
  • Clever geplante Finanz­aktivitäten
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Nachteile einer externen Buchführung

  • Die Notwendig­keit, den Papier­kram vollständig zu digitalisieren oder entsprechend zu sortieren.
  • Erhöhter Kommunikations­bedarf
  • Know-How unternehmensintern nicht verfügbar
  • Scheinbar höhere Kosten

Diese Nachteile können vielmehr als Möglichkeiten gesehen werden. Das papierlose Büro beispielsweise gilt als Trend und mit Hilfe moderner Programme wird die Verwaltung der digitalen Dokumentation immer einfacher. Und wenn man die Kosten der internen Buchhaltungsabteilung denen eines Treuhänders gegenüberstellt t, erscheinen die Kosten für externe Finanzexperten relativ gesehen nicht mehr so hoch – wahrscheinlich sogar tiefer.

Kontroll­fragen

  1. Qualifiziert sich Ihr Unternehmen für das Outsourcing gemessen an den oben erwähnten Punkten?
  2. Ist Ihr Buchhalter mit seinen Aufgaben zeitlich oder fachlich überlastet?
  3. Möchten Sie Ihre Steuern weiter optimieren?

Wenn Sie alle 3 Fragen mit JA beantwortet haben, sollten Sie sich den richtigen Treuhänder suchen. Geben Sie den Kanton, die gewünschte Dienstleistung, die Preisspanne und weitere Parameter an und treuand-suche.ch schlägt Ihnen die passenden Buchhaltungspartner vor.

Wenn alles klappt und Ihre Buchhaltung in sicheren Händen ist, würden wir uns freuen, wenn Sie diesen Artikel bewerten und ein paar freundliche Worte bei den Kommentaren hinterlassen würden.

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