Wann bietet sich ein Outsourcing der Buchhaltung an einen Treuhänder oder eine Treuhänderin an?
Um die Buchhaltung auszulagern, müssen einige wenige Voraussetzungen erfüllt sein. Einige Punkte mögen einem banal und selbstverständlich erscheinen – in der Praxis machen Treuhänder aber laufend Erfahrungen mit (Neu-)Kunden, welche die Anforderungen nicht oder nur teilweise erfüllen.
Voraussetzungen für eine externe Buchhaltungslösung:
Es muss ein Business vorhanden sein oder zumindest die Absicht, ein Start-up mit klaren Marktchancen möglichst schnell vorwärts zu bringen. Es braucht Kundeneinnahmen oder eine wenigstens im kleinen Rahmen gesicherte Finanzierung. Ganz gleich, wie günstig ein Treuhänder sein kann – er kostet Geld. Schliesslich muss er für sein Fachwissen, seine Zeit und Arbeitsergebnisse entschädigt werden – auch in der Startphase, in der ein Start-up noch keine Umsätze generieren kann. Wenn sich ein Unternehmen schlicht und einfach keinen preiswerten Treuhänder leisten kann oder will, dann sollte nicht versucht werden, auszulagern (Outsourcing der Buchhaltung).
Falls ein Business «hobbymässig» betrieben wird – eventuell sogar ohne richtige Gewinnabsicht, dann sollte man ebenfalls keinen Treuhänder ins Boot holen. Per Definition handelt es sich dann sowieso nicht um ein Unternehmen.
Die Geschäftsführung muss willens sein, sämtliche Belege kontinuierlich und ordentlich zu sammeln und an den Treuhänder weiterzuleiten. Für eine lückenlose Belegsammlung ist eine strenge Disziplin erforderlich und nicht selten scheitert die Zusammenarbeit in genau diesem Punkt.
Die Geschäftsführung muss bereit sein, die Buchungsarbeit wirklich abzugeben und nicht trotz mangelnder Fachkenntnisse einen Teil der Buchungen selbst durchführen wollen. Ein Treuhänder wird nicht effizient arbeiten können, wenn er die Kundenbuchungen kontrollieren und dann korrigieren muss. Das dauert länger, als wenn er die Buchungen selbst vorgenommen hätte.
Es muss eine Vertrauensbasis zwischen dem Kunden und dem Treuhänder da sein. Wenn der Auftraggeber Auskunft über jedes Detail der Arbeit des Treuhänders einfordert, zeugt das nicht gerade von Vertrauen. Mit der Zeit wird das die Zusammenarbeit belasten. Selbstverständlich kann der Kunde jederzeit Auskunft über die strategische Marschrichtung in seiner Buchhaltung oder allfällige Probleme verlangen – das eine hat aber mit dem anderen nichts zu tun.
Das Business hat Einkünfte aus ausschliesslich legalen Geschäftsaktivitäten. Sie werden keinen Treuhänder finden, der widerrechtliche Vorgänge deckt oder Sie gar noch dabei berät. Früher oder später würde das Ganze zum Problem und für ihn damit zum Imagerisiko – abgesehen von der moralischen Unvereinbarkeit mit dem Berufsethos des Treuhänders.
Welche Firmen können die Buchhaltung intern erledigen?
Eine Unternehmung kann sich überlegen, die interne Buchhaltung mit eigenem Personal zu führen und auf ein Outsourcing der Buchhaltung zu verzichten, wenn folgende Faktoren zutreffen:
- Personal mit Kenntnissen und Erfahrung in der Buchhaltung ist vorhanden.
- Das entsprechende Personal hat genügend zeitliche Ressourcen, um sich um die Buchhaltung zu kümmern.
- Die Buchhaltung wird als wichtiger Unterstützungsprozess im Unternehmen aufgefasst.
- Die Opportunitätskosten einer internen Buchhaltung sind nicht zu hoch. Zum Beispiel macht es keinen Sinn, wenn ein bewährter Sales-Crack an einem Tag der Woche die Buchhaltung erledigt, nur weil er das Rechnungswesen kennt.
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