Treuhänderwechsel bei Quartals- Oder Semesterende
In aller Regel bietet es sich für mehrwertsteuerpflichte Unternehmen an, auf Beginn des neuen Quartals (für Unternehmen, welche die MehrwertsteuerDie Mehrwertsteuer (MwSt.) ist eine Steuer, die auf den Mehrwert eines Produkts oder einer Dienstleistung erhoben wird und somit den... Mehr nach der effektiven Methode abrechnen) bzw. des neuen Semesters (für Unternehmungen mit Saldosteuersatz) die Buchhaltung an einen neuen Treuhänder oder Buchhalter zu übertragen. Der «alte» Treuhänder sollte die Buchhaltung bis zur Ende dieser Periode abschliessen und noch die Deklaration der Mehrwertsteuer einreichen. Damit ist ein Arbeitspaket in sich geschlossen abgearbeitet und die zeitkritische Deadline zur Einreichung der Mehrwertsteuer (zwei Monate nach Quartals- bzw. Semesterende) wird nicht unnötig strapaziert oder überschritten.
Im optimalen Fall fällt das Quartals- bzw. Semesterende auf das Ende des Geschäftsjahres. Dann macht es Sinn, wenn Ihr bisheriger Treuhänder noch den JahresabschlussDer Jahresabschluss ist ein wesentliches Instrument der Rechnungslegung und bietet Einblicke in die finanzielle Situation eines Unternehmens am Ende eines... Mehr erstellt. Er kennt die Vorkommnisse und kann dies effizienter erledigen als ein anderer Treuhänder oder Buchhalter.
Diese Vorgehensweise ist von der Rechtsform unabhängig – bei AGDie Aktiengesellschaft (AG) ist eine der bekanntesten und am häufigsten genutzten Rechtsformen für Unternehmen. Sie wird insbesondere dann genutzt, wenn... Mehr, GmbHDie Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist eine der beliebtesten Gesellschaftsformen in der Schweiz. Im Gegensatz zur Aktiengesellschaft (AG) ist... Mehr, Einzelfirma oder anderer Rechtsform gibt es keine Unterschiede.
Bei Firmen, die nicht der Mehrwertsteuer unterstellt sind, ist ein Treuhänderwechsel auf jedes Monatsende möglich. Auch hier gilt, dass idealerweise per Ende des Geschäftsjahres gewechselt wird.
Pendenzenliste
Bitten Sie Ihren bisherigen Treuhänder, eine Pendenzenliste zu erstellen, die Sie dem neuen Treuhänder übergeben können. Selbst wenn dies einen gewissen Mehraufwand verursacht, ist dies gut investiertes Geld. Falls Sie selbst sehr gut über den aktuellen Stand Ihrer Buchhaltung informiert sind, können Sie darauf verzichten.
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Übergabezeitpunkt der Buchhaltung und anderer Unterlagen
Verlangen Sie von Ihrem «alten» Treuhänder bei Mandatsende sämtliche Unterlagen zurück. Dies kann in elektronischer Form sein (z.B. mit Memory Stick), physisch übergebene Belege und weitere Dokumente können Sie auch wieder in physischer Form zurückfordern.
Ihr Treuhänder muss Ihnen sämtliche Unterlagen aushändigen, die im Zusammenhang mit Ihrem Mandat entstanden sind:
- Jahresabschlüsse
- Detaillierte Buchungsjournale
- Sämtliche Belege, Versicherungspolicen, VerträgeDer Vertrag ist ein rechtsverbindliches Abkommen zwischen mindestens zwei Parteien, das bestimmte Rechte und Pflichten festlegt. In der Schweiz gibt... Mehr
- Analysen von Kostenstellen, Kunden, Produkten, Dienstleistungen
- Schriftverkehr mit den Steuerämtern und anderen Behörden
- Sämtliche weiteren Arbeitsergebnisse (ausser persönliche Notizen des Treuhänders)
Sich einvernehmlich trennen
Und wenn sich Ihr Treuhänder weigert, die Unterlagen zurückzugeben? Dies kommt höchstens dann vor, wenn Rechnungen ausstehend sind. Gemäss ObligationenrechtDas Schweizer Obligationenrecht (OR) ist ein zentrales Gesetz für Unternehmen in der Schweiz. Es regelt das Gesellschafts- und Vertragsrecht und... Mehr ist zwar der Rückbehalt von Unterlagen und die «erzwungene» Zahlung von Rechnungen nicht zulässig – auch dann nicht, wenn es noch ausstehende Rechnungen gibt, über die sich beide Parteien einig sind. Die meisten Treuhänder halten aber in ihren Verträgen bzw. Geschäftsbedingungen fest, dass bei Mandatskündigung der Kunde erst nach der Begleichung sämtlicher offener Rechnungen die Unterlagen zurückerhält. Dies ist so legal.
Legen Sie unbedingt Wert darauf, die Geschäftsbeziehung in gutem Einvernehmen zu beenden. Es ist gut möglich, dass Sie noch einmal auf die Kenntnisse Ihres ehemaligen Auftragnehmers angewiesen sind. Vor diesem Hintergrund ist es auch ratsam, offene Rechnungen vollständig zu bezahlen, auch wenn Sie mit diesen Rechnungen nicht 100% einverstanden sind.
Löschen und erteilen von Vollmachten
Lassen Sie die Vollmachten und Informationsrechte Ihres «alten» Treuhänders bei allen Ämtern und Versicherungen austragen. Tun Sie das aber erst, nachdem die Geschäftsbeziehung beendet ist. Zu früh gelöschte Vollmachten führen zu Ärger und Zeitverlust auf allen Seiten.
Vergessen Sie auch nicht, die Zustelladresse für sämtliche Postzuschriften auf Ihre persönliche Adresse bzw. an die Sitzadresse Ihres «neuen» Treuhänders zu ändern.
Zudem sollten Sie die Berechtigungen für das ESTV Suisse Online-Tool (Mehrwertsteuer) und einen allfälligen Zugang zu Ihren Firmenaccount bei der Ausgleichskasse stornieren bzw. ändern.
Welche Unterlagen braucht Ihr «neuer» Treuhänder?
Prioritär sollten Sie folgende Unterlagen übergeben:
- Abschlüsse der letzten sieben Jahre (oder zumindest der letzten drei Jahre)
- Detailliertes Buchungsjournal des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres
- Detailliertes Buchungsjournal des angebrochenen Geschäftsjahres
- Letzte eingereichte SteuererklärungEine Steuererklärung ist eine Dokumentation, die von Steuerzahlern eingereicht wird, um ihre Einkommenssteuer gegenüber den Steuerbehörden zu erklären. Die Steuererklärung...
- Für das aktuelle Jahr gültige Versicherungspolicen und Vorsorgepolicen
- Schriftliche Bestätigung der genauen Mehrwertsteuer-Abrechnungsmethode
- Zugang zum ESTV Suisse Online-Tool (für die Mehrwertsteuer)
- Falls vorhanden: Online-Zugang zur BuchhaltungssoftwareDie Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation, aber sie kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, wenn sie manuell durchgeführt wird.... Mehr und Belegablagesystem (Cloud etc.)
- Frische, noch nicht gebuchte Belege des neu angebrochenen Quartals bzw. Semesters
- Pendenzenliste des «alten» Treuhänders
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19180
Ich bin Kleinunternehmer im IT-Consulting mit 2 Angestellten und mir. Wir sind erst seit April 2020 im Business. Damals riet mir mein neuer Treuhänder, ein überlanges Geschäftsjahr zu beantragen, was wir dann auch so machten.
Inzwischen bin ich mit dem Treuhänder nicht mehr zufrieden, weil der mehr in den Ferien als im Büro ist und ich auf meine E-Mails erst so einen Monat verzögert eine Antwort kriege, wenn überhaupt…..geht gar nicht!
ich möchte aber nicht mehr bis Ende Jahr warten, die Lage ist zu prekär…..was kann man in einer solchen Situation tun?
Hi Andreas
Im Prinzip hast Du zwei Möglichkeiten:
1. Du lässt dir die Buchhaltung so wie sie ist aushändigen und übergibst sie so einem neuen Treuhänder. Dieser weiss, was zu tun ist, egal ob bis Ende eines Quartals bzw. Semesters gebucht wurde oder nicht. Dieser Treuhänder erstellt dann per 31.12.2021 einen Abschluss. Da es sich um ein Start-up handelt, sollte der Abschluss nicht zu komplex sein und der neue Treuhänder kann einen Abschluss auf Basis von Buchungen des «alten» Treuhänders machen, sollte kein Problem sein.
2. Falls 2021 noch nichts oder nicht viel verbucht wurde, könntest Du beim Steueramt das überlange Geschäftsjahr widerrufen und den alten Treuhändern beauftragen, einen regulären Jahresabschluss per 31.12.2020 zu erstellen. Dann könnte der neue Treuhänder ab 1.1.2021 «frisch» beginnen. Wichtig: Steuerfrist 2020 verlängern.
Dein Vorgehen sollte davon abhängen, wie viel schon verbucht wurde. Da nicht die Kosten sondern die «Responsiveness» deines gegenwärtigen Treuhänders ein Problems ist, spricht nicht viel dagegen, mit ihm die Arbeit sauber und klarem Schnitt zu beenden. Also scheint ein Abschluss 2020 durchaus plausibel zu sein.
Hoffe das hilft weiter!
Grüsse,
Alex