Treuhänder wechseln – wie macht man das?

Wie wechsle ich den Treuhänder?

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Treuhänderwechsel bei Quartals- Oder Semesterende

In aller Regel bietet es sich für mehrwertsteuerpflichte Unternehmen an, auf Beginn des neuen Quartals (für Unternehmen, welche die Mehrwertsteuer nach der effektiven Methode abrechnen) bzw. des neuen Semesters (für Unternehmungen mit Saldosteuersatz) die Buchhaltung an einen neuen Treuhänder oder Buchhalter zu übertragen. Der «alte» Treuhänder sollte die Buchhaltung bis zur Ende dieser Periode abschliessen und noch die Deklaration der Mehrwertsteuer einreichen. Damit ist ein Arbeitspaket in sich geschlossen abgearbeitet und die zeitkritische Deadline zur Einreichung der Mehrwertsteuer (zwei Monate nach Quartals- bzw. Semesterende) wird nicht unnötig strapaziert oder überschritten.

Im optimalen Fall fällt das Quartals- bzw. Semesterende auf das Ende des Geschäftsjahres. Dann macht es Sinn, wenn Ihr bisheriger Treuhänder noch den Jahresabschluss erstellt. Er kennt die Vorkommnisse und kann dies effizienter erledigen als ein anderer Treuhänder oder Buchhalter.

Diese Vorgehensweise ist von der Rechtsform unabhängig – bei AG, GmbH, Einzelfirma oder anderer Rechtsform gibt es keine Unterschiede.

Bei Firmen, die nicht der Mehrwertsteuer unterstellt sind, ist ein Treuhänderwechsel auf jedes Monatsende möglich. Auch hier gilt, dass idealerweise per Ende des Geschäftsjahres gewechselt wird.

Pendenzenliste

Bitten Sie Ihren bisherigen Treuhänder, eine Pendenzenliste zu erstellen, die Sie dem neuen Treuhänder übergeben können. Selbst wenn dies einen gewissen Mehraufwand verursacht, ist dies gut investiertes Geld. Falls Sie selbst sehr gut über den aktuellen Stand Ihrer Buchhaltung informiert sind, können Sie darauf verzichten.

Übergabezeitpunkt der Buchhaltung und anderer Unterlagen

Verlangen Sie von Ihrem «alten» Treuhänder bei Mandatsende sämtliche Unterlagen zurück. Dies kann in elektronischer Form sein (z.B. mit Memory Stick), physisch übergebene Belege und weitere Dokumente können Sie auch wieder in physischer Form zurückfordern.

Ihr Treuhänder muss Ihnen sämtliche Unterlagen aushändigen, die im Zusammenhang mit Ihrem Mandat entstanden sind:

  • Jahresabschlüsse
  • Detaillierte Buchungsjournale
  • Sämtliche Belege, Versicherungspolicen, Verträge
  • Analysen von Kostenstellen, Kunden, Produkten, Dienstleistungen
  • Schriftverkehr mit den Steuerämtern und anderen Behörden
  • Sämtliche weiteren Arbeitsergebnisse (ausser persönliche Notizen des Treuhänders)

Sich einvernehmlich trennen

Und wenn sich Ihr Treuhänder weigert, die Unterlagen zurückzugeben? Dies kommt höchstens dann vor, wenn Rechnungen ausstehend sind. Gemäss Obligationenrecht ist zwar der Rückbehalt von Unterlagen und die «erzwungene» Zahlung von Rechnungen nicht zulässig – auch dann nicht, wenn es noch ausstehende Rechnungen gibt, über die sich beide Parteien einig sind. Die meisten Treuhänder halten aber in ihren Verträgen bzw. Geschäftsbedingungen fest, dass bei Mandatskündigung der Kunde erst nach der Begleichung sämtlicher offener Rechnungen die Unterlagen zurückerhält. Dies ist so legal.

Legen Sie unbedingt Wert darauf, die Geschäftsbeziehung in gutem Einvernehmen zu beenden. Es ist gut möglich, dass Sie noch einmal auf die Kenntnisse Ihres ehemaligen Auftragnehmers angewiesen sind. Vor diesem Hintergrund ist es auch ratsam, offene Rechnungen vollständig zu bezahlen, auch wenn Sie mit diesen Rechnungen nicht 100% einverstanden sind.

Löschen und erteilen von Vollmachten

Lassen Sie die Vollmachten und Informationsrechte Ihres «alten» Treuhänders bei allen Ämtern und Versicherungen austragen. Tun Sie das aber erst, nachdem die Geschäftsbeziehung beendet ist. Zu früh gelöschte Vollmachten führen zu Ärger und Zeitverlust auf allen Seiten.

Vergessen Sie auch nicht, die Zustelladresse für sämtliche Postzuschriften auf Ihre persönliche Adresse bzw. an die Sitzadresse Ihres «neuen» Treuhänders zu ändern.

Zudem sollten Sie die Berechtigungen für das ESTV Suisse Online-Tool (Mehrwertsteuer) und einen allfälligen Zugang zu Ihren Firmenaccount bei der Ausgleichskasse stornieren bzw. ändern.

Welche Unterlagen braucht Ihr «neuer» Treuhänder?

Prioritär sollten Sie folgende Unterlagen übergeben:

  • Abschlüsse der letzten sieben Jahre (oder zumindest der letzten drei Jahre)
  • Detailliertes Buchungsjournal des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres
  • Detailliertes Buchungsjournal des angebrochenen Geschäftsjahres
  • Letzte eingereichte Steuererklärung
  • Für das aktuelle Jahr gültige Versicherungspolicen und Vorsorgepolicen
  • Schriftliche Bestätigung der genauen Mehrwertsteuer-Abrechnungsmethode
  • Zugang zum ESTV Suisse Online-Tool (für die Mehrwertsteuer)
  • Falls vorhanden: Online-Zugang zur Buchhaltungssoftware und Belegablagesystem (Cloud etc.)
  • Frische, noch nicht gebuchte Belege des neu angebrochenen Quartals bzw. Semesters
  • Pendenzenliste des «alten» Treuhänders

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