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Seit dem 1.6.2002 muss im Rahmen des Personenfreizügigkeitsabkommens auf Geschäftsreisen die sog. A1-Bescheinigung (bzw. Formular oder Vordruck A1) jederzeit persönlich mitgeführt werden. Sie bescheinigt, dass der Geschäftsreisende hinreichend sozialversichert ist. Das Abkommen stellt sicher, dass jeder über Staatsgrenzen hinweg tätige Arbeitnehmer in einem der Land der EU bzw. EFTA sozialversichert. Dies schliesst eine kostenintensive und wirtschaftsfeindliche Mehrfahrversicherung aus und stellt dennoch sicher, dass jeder «mobile» Arbeitnehmer eine Absicherung geniesst, unabhängig von seinem temporären Arbeitsort.
Bis Mitte 2019 wurden A1 Bescheinigungen in Papierform von den zuständigen Versicherungsinstituten angefordert und per Post an den Antragsteller gesendet. Die EU startete jedoch ein Projekt für den elektronischen Austausch von Sozial Daten (EESSI). Ziel des Projekts war es, den Datenaustausch zwischen europäischen Institutionen der sozialen Sicherheit zu vereinfachen und zu standardisieren. Es ist davon auszugehen, dass dies die Kontrollen in den Ländern weiter verschärfen wird.
Es lohnt sich, diese Pflicht einzuhalten. Die ersten Monate haben gezeigt, dass es die Kontrollorgane der EU/EFTA-Staaten nun ernst mit dieser Bestimmung meinen und selbst kleine Vergehen zu Bussgeldern führen. Haben viele Geschäftsreisende diese Bestimmung bis anhin ziemlich locker genommen und sich — wenn überhaupt — nur lückenhaft um eine gültige Bescheinigung gekümmert, raten wir ab sofort, diese gesetzliche Bestimmung strikt einzuhalten.
Im Folgenden beantworten wir 17 wichtige Fragen rund um das Formular A1. Nutzen Sie die Informationen, um sich oder einen Mitarbeiter auf eine kommende Auslandsdienstreise vorzubereiten.
17 häufig gestellte Fragen zur A1 Bescheinigung
Stufe 1 – allgemeine Informationen zum Formular A1
1. Was ist ein Formular A1?
Einfach ausgedrückt: Es handelt sich dabei um ein Geschäftsreisevisum. Mit dem Formular A1 weisen Sie gegenüber ausländischen Behörden nach, dass sich Ihr Hauptarbeitsort in der Schweiz befindet und Sie dort Ihre Sozialversicherung bezahlen. So lassen sich viele unnötige Fragen und Kontrollen — sowohl für den entsandten Mitarbeiter als auch für das Unternehmen — vermeiden.
2. Wann muss eine A1 Bescheinigung ausgestellt werden?
Rechtzeitig vor jeder Geschäftsreise. Dies gilt insbesondere für vorübergehende Dienstreisen ins Ausland, regelmässige Auslandsreisen zu Arbeitszwecken oder Arbeitseinsätze (Seefahrt, Flugdienst, Auslandsvertretung etc.).
3. Für welche Länder braucht man eine A1-Bescheinigung?
Das A1-Bescheinigung wird von den Behörden der EU-/EFTA-Staaten für Staatsangehörige der Schweiz, Island, Liechtenstein und Norwegen verlangt. Die Kontrollbehörden können Ihre A1-Formulardaten dank des oben erwähnten Datenaustauschabkommens zwischen diesen Ländern problemlos auswerten.
4. Welche Branchen sind von der A1 Pflicht betroffen?
Das A1 Formular ist unabhängig vom Tätigkeitsbereich erforderlich.
Beispiele häufig betroffener Tätigkeiten
- Kundenbesuche
- Beratertätigkeit
- Referenten, Dozenten
- Event-Veranstalter
- Messen- und Konferenzbesuche, Meetings
- Auftritte von Musikern, Schauspielern, Sportlern
- Baufachleute, Architekten
- Wartungsteams, Techniker
- Chauffeure, Guides
- Sämtliche andere beruflichen Tätigkeiten in einem EU/EFTA Staat
Stufe 2 – Vorbereitung des Formulars A1
5. Wer muss eine A1-Bescheinigung beantragen?
Sämtliche Arbeitnehmer (und Selbstständige) einer Unternehmung mit Sitz in der Schweiz.
6. Wer stellt das Formular A1 aus?
Das Formular A1 in der Schweiz erhalten Sie bei Ihrer kantonalen AHV-Ausgleichskasse. Eine Auflistung der Seiten nach Kantonen finden Sie hier.
7. Wo erhalte ich ein Formular A1?
In der Schweiz wird das Formular A1 von den AHV-Ausgleichskassen nach Prüfung der Situation des Antragstellers ausgestellt. Alle erforderlichen Antragsformulare sind auch online über die offizielle Quelle abrufbar. Folgen Sie dazu diesem Link.
8. Welche Informationen werden benötigt, um eine A1-Bescheinigung zu erhalten?
Laut dem Formblatt muss die betroffene Person folgende Daten angeben:
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|---|---|
| Passdaten | Firmendaten |
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| Gewünschtes Anfangs- und Enddatum der A1-Bescheinigung | |
9. Was kostet eine A1-Bescheinigung?
Der Service für die A1-Bescheinigung ist bei den AHV-Ausgleichskassen kostenlos.
10. Wie lange dauert es, eine A1-Bescheinigung zu erhalten?
Wenn der Antrag korrekt gestellt wurde und das Unternehmen keine Sozialschulden hat, sollte der Arbeitnehmer in der Regel innerhalb von 3 Werktagen eine A1-Bescheinigung erhalten.
11. Wie lange ist eine A1-Bescheinigung gültig?
Die Höchstdauer des А1 Formulars beträgt 2 Jahre.
12. Wie kann die Gültigkeit des Formulars A1 verlängert werden?
Dazu muss sich der Arbeitnehmer oder Arbeitgeber an die AHV-Ausgleichskassen wenden, die Formulare A1 ausgestellt haben und dafür ein Verlängerungsformular ausfüllen. Die Formularvorlage finden Sie hier.
Stufe 3 – Kontrolle und Folgen eines fehlenden Formulars A1
13. Wer kontrolliert eine A1-Bescheinigung im Ausland?
Flughäfen, Baustellen, Konferenzen, Grenzkontrollen der EU/EFTA Staaten, Business-Centren.
14. Was muss man zur A1 Bescheinigung mitführen?
Sie benötigen für die Kontrollen nur dieses eine Dokument. Zur Steigerung der Sicherheit wird empfohlen, das Formular A1 in digitaler und gedruckter Form mitzunehmen.
15. Was passiert, wenn keine A1-Bescheinigung vorliegt?
Im besten Fall kann dies zu einer Zutrittsverweigerung zu Konferenz, Büroräumen, Unterbindung der Weiterreise, etc. führen. Im schlimmsten Fall müssen Sie ein Bussgeld zahlen, wenn Sie kein Formular A1 bei sich haben.
16. Wie hoch ist die Strafe, wenn ich das Formular A1 nicht habe?
Die Höhe des Bussgeldes variiert je nach Land. In Frankreich kann eine Geldstrafe von etwa 3’000 Euro und in Österreich bis zu 10’000 Euro fällig werden.
17. Wer zahlt die Strafe bei fehlender A1-Bescheinigung?
Die Zahlung einer Strafe für das Fehlen des Formulars A1 kann entweder dem Arbeitnehmer oder dem Arbeitgeber auferlegt werden. Dies hängt von den individuellen Vorgaben der Kontrollstelle und den Bedingungen der Kontrolle ab.
Bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise — insbesondere, wenn zwei oder mehr Länder zu bereisen sind — kann es vorkommen, dass die Zeit für eine Dokumentanfrage wie für das Formular A1 nicht ausreicht. Wenden Sie sich an die Treuhänder auf treuhand-suche.ch. Sie können sicher sein, dass Kontrollen oder Bussgelder kein Problem für Sie darstellen werden.
Wir wünschen Ihnen produktive Geschäftsreisen!
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