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Quittung: Tipps und Vorlagen für die problemlose Ausstellung

- 7 Min Lesezeit

Sie haben hier und da bar bezahlt und jetzt fragt das Steueramt nach einer Bestätigung. Ist Ihnen das auch schon mal passiert? Diese Probleme sind mit einer Quittung zu vermeiden, die Ihre Barzahlung bestätigt. Vergessen Sie jedoch nicht, dass eine Quittung bestimmte Anforderungen des Steueramts erfüllen muss. Wenn Sie mit diesen Anforderungen noch nicht vertraut sind, dann empfiehlt es sich, den folgenden Artikel durchzulesen. Hier erhalten Sie die Antworten auf die häufig auftauchenden Fragen, mit denen sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen in der Schweiz konfrontiert werden. Darüber hinaus haben wir für Sie eine kostenlose Quittungsvorlage für die Schweiz vorbereitet, damit Sie Ihre Quittungen zukünftig problemlos ausstellen könnten.

Was ist eine Quittung: Definition

Die Quittung ist eine beweiskräftige Urkunde, die eine erfolgte Zahlung für eine Leistung/Ware bestätigt. Jeder Kunde verfügt über das Recht gegenüber dem Verkäufer, eine ordnungsmässige Quittung für eingekaufte Waren/Leistungen ausgestellt zu bekommen. Die ausgestellte Quittung ist mit der Zusage verbunden, dass die fälligen Waren/Leistungen bereits bezahlt sind. Dies und auch weitere Aspekte der Quittung werden in Art. 88 und 89 OR erläutert.

Wichtig

Die zentrale Funktion der Quittung ist die Empfangsbestätigung der Zahlung für eine Leistung/Ware, die der Käufer auf Verlangen dem Finanzamt vorlegen kann. D. h., dass die Quittung hauptsächlich als Beleg dient, falls Fragen des Finanzamts offenstehen. In der Regel wird eine Quittung bei Barzahlungen ausgestellt. In anderen Fällen lässt sich die Zahlung durch den Bank- oder Kreditkartenauszug bestätigen.

Haben Quittung, Bon und Kassenbon die gleiche Bedeutung?

In der Praxis trifft man häufig auf weitere Begriffe, die als Synonyme für das Wort «Quittung» herhalten: «Kassenbon» oder «Bon» in der abgekürzten Version. Oftmals wird damit ein kleines Stück Papier im Einzelhandel bezeichnet, das dem Kunden nach dem Bezahlen übergeben wird. In Wirklichkeit tragen die aufgelisteten Begriffe zwar ähnliche, aber nicht die gleiche Bedeutung.

Der Kassenbon (die vereinfachte mündliche Version «Bon»), der meist begleitend zu einer Zahlung auf Thermopapier ausgedruckt wird, erfüllt nicht sämtliche Anforderungen einer Quittung. Die wichtigen fehlenden Angaben sind z. B. Unterschrift des Ausstellers sowie Name des Empfängers. Dadurch kann der Kassenbon in der Regel eine Quittung nicht völlig ersetzen und folglich als Beleg dienen.

Haben die Quittung, der Bon und der Kassenbon die gleiche Bedeutung

Quittungsformen

In der Praxis trifft man vier Quittungsformen an:

  • Ausgleichsquittung

    Ausgleichsquittung

    Diese Form taucht bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer auf. Damit bestätigt der Arbeitnehmer(in), dass er(sie) alle Arbeitspapiere erhalten hat und keine Gehaltsansprüche mehr stellt.

  • Bankquittung

    Bankquittung (Rechnungseinzugsverfahren)

    In diesem Fall stellt die Bank eine Quittung aus, die die Überweisung der Rechnungssumme zwischen dem Kunden und seinem Lieferanten bestätigt. Da die Bank durch Zuverlässigkeit und Neutralität gekennzeichnet ist, darf die Bankquittung als Beweismittel bei gerichtlichen Verfahren genutzt werden.

  • Löschungsfähige_Quittung

    Die löschungsfähige Quittung

    Diese Form von Quittung wird im Fall einer ratenweise abbezahlten Hypothek ausgestellt.

  • Quittung_Privatverkauf

    Quittung bei Privatverkauf

    Diese Form wird bei Privatverkauf in bar benutzt, wenn der Käufer eine Quittung als Bestätigung benötigt, dass er Bargeld erhalten hat.

Quittungsaufbau: Was muss die Quittung enthalten?

Um die Nachweispflicht zu erfüllen und folglich die Gültigkeit zu erlangen, muss eine Quittung vollständig sein. Unter der Vollständigkeit einer Quittung versteht man die Verfügbarkeit folgender Informationen:

Quittungsaufbau - was muss darauf stehen

Ausstellung einer Quittung

Arten von Ausstellung einer Quittung

Handschriftliche Quittung

Generell erfolgt die handschriftliche Ausstellung anhand eines Quittungsblocks, der im Schreibwarenhandel vorhanden ist.

Digitale Quittung

Mithilfe von professioneller Software.

Das Erstellen von Quittungen mittels Software wird in diesem Fall mit der gesamten Buchhaltung verknüpft, dass ermöglicht, alle geforderten Angaben in die ausgestellte Quittung im Handumdrehen zu übertragen. Zum einen spart dieser Ansatz viel Zeit, zum anderen verringert das Fehlerrisiko. Wenn Sie viele Quittungen täglich ausstellen müssen, dann sieht eine digitale Lösung sehr lohnenswert.

Mithilfe von Quittungsvorlagen für die Schweiz am PC.

Quittung: Tipps und Vorlagen für die problemlose AusstellungTipp

Fall das Unternehmen häufig Quittungen ausstellt, lohnt es sich, sich einen Quittungsblock einzukaufen anstatt ihn drucken lassen. Zum einen dient er als Quittungsvorlage und hilft, die Quittung schnell zu schreiben. Zum anderen ist er selbstdurchschreibend und ermöglicht darum, eine Kopie zu haben. Somit verkürzt man deutlich den Zeitaufwand. Oftmals nutzt man in diesem Fall den Begriff «Doppel-Quittung». Obwohl die Nutzung eines Quittungsblocks die Ausstellung von Quittungen deutlich erleichtert, ist er trotzdem nicht erforderlich.

Kurzanleitung: was muss man darauf achten?

  1. Laden Sie als allererstes die Quittung-Vorlage in Excel auf die Festplatte Ihres Computers herunter und öffnen Sie die Datei.
  2. Darauffolgend muss man die Quittung-Vorlage ausfüllen, indem die folgenden Angaben eintragen:
    • Belegnummer
    • Namen und Adresse von Empfänger sowie Lieferanten
    • Beschreibung, Nettopreis und Menge der Waren/Dienstleistungen
  3. Sollte das Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig sein, müssen Sie den MwSt.-Betrag separat darstellen. Unten müssen Sie auch Ihre MwSt.-Nummer ergänzen.
  4. Fügen Sie das aktuelle Datum ein.
  5. Speichern Sie das Dokument. Darauffolgend drucken Sie die Quittung aus und lassen Sie diese unterschreiben.
Kurzanleitung

Häufig vorkommende Fragen

Quittung und Rechnung: Was ist der Unterschied?

Zwischen diesen zwei Begriffen besteht einen deutlichen Unterschied.

Eine Quittung bestätigt den Zahlungseingang, während eine ausgestellte Rechnung ausschliesslich die Forderungen gegenüber Schuldnern aufweist.

Der zweite Unterschied besteht in Angaben. Eine Rechnung ist ausführlicher im Vergleich zu einer Quittung und enthält deutlich mehr Information, wie z.B.:

  • Rechnungsnummer
  • Kundendaten (Firmenname, Adresse)
  • Steuernummer
  • Fälligkeit der Rechnung usw.

Quittung: Tipps und Vorlagen für die problemlose AusstellungTipp

Sie können alle gesetzlichen Pflichtangaben für eine Rechnung in der Schweiz in diesem Artikel erfahren.

Aufgrund der fehlenden Pflichtangaben ist eine Quittung offiziell als Rechnungsersatz nicht anerkannt. Wenn auf der Quittung alle Pflichtangaben der Rechnung vorhanden sind, darf man dieses Dokument als Rechnung verwenden. Das gleiche Prinzip gilt auch umgekehrt. D.h., die Rechnung kann auch als Quittung dienen, wenn darauf «Betrag erhalten» mit Datum und Unterschrift des Verkäufers vermerkt ist.

Die Quittung ist verloren/gestohlenen, was tun?

Falls eine Quittung verloren ist, besteht jedoch die Chance, diesen Betrag steuerlich geltend zu machen. Grundsätzlich stehen zwei Optionen zur Verfügung:

Eine Zweitschrift / eine Kopie

Um dies zu bekommen, muss man seinen Geschäftspartner um die Ausstellung einer entsprechenden Zweitschrift/Kopie als Ersatz der Originalquittung ersuchen. Dieses Dokument soll vom Quittungsaussteller entsprechend gekennzeichnet werden.

Eigenbeleg

Es ist aber nicht immer möglich, sich an den Aussteller einer verloren Quittung zu wenden und ein Ersatzdokument zu erhalten. In diesem Falle besteht die Möglichkeit, die vom Finanzamt erkennbare Eigenbelege als Ersatz für die verlorene Ausgabequittung auszustellen.

Die Option, den Eigenbeleg auszuschreiben, beruht auf der Sichtweise vom Finanzamt, dass geringe alltägliche Ausgaben in bar durch einen Beleg / eine Quittung nicht nachgewiesen werden dürfen. Zu dieser Gruppe gehören Ausgaben für:

  • Automaten ohne/mit defekter Belegausgabe (Telefonzelle, Waschanlage, Parkuhr)
  • Trinkgeld
  • Reisenebenkosten
  • Pauschalen für regelmässige Aufwendungen (Reinigung von Berufskleidung in den privaten Waschmaschinen)
  • Verlorene/gestohlene/unleserliche Quittungen

Wichtig

Der Ersatz einer verlorenen Quittung ist unter drei folgenden Voraussetzungen möglich:

  • Der Betrag der fehlenden Quittung ist nicht bedeutsam.
  • Die Ausgaben sind transparent, eindeutig zu rechtfertigen.
  • Der Eigenbeleg wird nicht häufig, ausnahmsweise, erstellt. Sonst verliert das Unternehmen das Vertrauen des Finanzamts und damit rückt seine Buchhaltung in ein schlechtes Licht.

Was ist eine Kleinunternehmer-Quittung oder eine Quittung ohne MwSt?

Die Kleinunternehmer-Quittung ist eine vereinfachte Quittung, die für nicht MwSt.-pflichtige Unternehmen geeignet ist. Wenn das Unternehmen nach dem Steuerrecht von der MwSt. befreit ist, reicht die Kleinunternehmer-Quittung völlig aus. Die Quittungen von Kleinunternehmern dürfen einen Steuersatz nicht angeben, sie weisen lediglich den Nettobetrag auf. D. h. die Angaben dieser Quittung enthalten weder den Bruttobetrag noch den MwSt.-Betrag.

Wer muss die Quittung unterschreiben?

Da die Quittung die Empfangsbestätigung der Zahlung bestätigt, muss darauf logischerweise der Zahlungsempfänger unterschreiben. Ein Firmenstempel kann auch die Unterschrift ergänzen, wenn er bei der Firma vorhanden ist.

Gibt es die Aufbewahrungspflicht für Quittungen?

Die Quittung ist ein Beleg und dadurch fällt dieses Dokument unter die gesamte Aufbewahrungspflicht in der Schweiz. D. h. alle Unternehmen sollen ausgestellte Quittungen für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufbewahren.

Darf man eine Quittung auch als Privatperson ausstellen?

Laut Gesetz darf man eine Quittung auch privat ausstellen. Dabei sind auch alle generellen, bereits aufgelisteten Anforderungen relevant. Die einzige Ausnahme besteht darin, dass man die Quittung bei der Privatausstellung lediglich schriftlich und ohne MwSt. ausstellen darf. Als Privatperson ist man zum Abzug von Vorsteuer nicht verpflichtet.

Haben Sie die Antwort auf Ihre Frage nicht gefunden? Es besteht die Möglichkeit, sich an erfahrene Experten zu wenden.

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