Die Berechnung und Erstattung von Reisekosten ist Teil der Arbeit von Buchhaltern in kleinen, mittleren und grossen Unternehmen. Während die Mitarbeiter, die auf eine Geschäfts­reise gehen, nur die Spitze des Spesen-Eisbergs sehen, muss der Buchhalter im Hintergrund alles korrekt verbuchen. Und das ist nicht einfach. Man muss entweder über eine umfassende praktische Erfahrung oder eine solide theoretische Grundlage verfügen. Für den zweiten Fall haben wir diesen Artikel vorbereitet. Hier lernen Sie:

• Können einem Arbeitnehmer die Kosten für eine Übernachtung in seinem Ferienhaus erstattet werden?
• Wie wird der Kilometersatz richtig berechnet?
• Wer muss für das Visum und die Versicherung einer Geschäftsreise aufkommen?

Ausserdem finden Sie am Ende dieses Artikels einen Reise­kosten­rechner, mit dem Sie Ihre Spesen­abrechnung einfach und schnell erledigen können.

Welche Kosten fallen für den Mitarbeiter während der Geschäfts­reise an?

Auch ein Wochen­trip in eine Nachbar­stadt kostet den Arbeit­geber so einiges. Daher ist es wichtig, alle Ausgaben­kategorien für eine effektive Budgetierung von Geschäfts­reisen genau zu verstehen.

Kategorien bei der Reise­kosten­abrechnung

• Unterkunfts­kosten
• Verpflegungs­mehr­aufwand
• Fahrt­kosten
• Reise­neben­kosten

Wenn Sie jemand sind, der häufig auf Reisen ist, dann sollten sie zumindest alle Belege aufbewahren. Aber wenn Sie selbstständig oder ein Buchhalter sind, der eine Reise­kosten­abrechnung verarbeiten muss, dann müssen Sie alle Details der Reise kennen.

Kategorien von Reisespesen

Übernachtungs­kosten

Zu den Übernachtungs­kosten gehört die Buchung eines Hotel­zimmers oder einer anderen Unterkunft für eine Geschäfts­reise. Der Buchhalter, der die Übernachtungs­kosten prüft, sollte bei der Reise­kosten­abrechnung eine Reihe von Sonderfällen berücksichtigen.

Buchhalterische Aspekte der Übernachtungskosten

• Einzel­buchungen von Hotel­zimmern werden in der Regel per Quittung bestätigt. Die Aufenthalts­daten müssen unbedingt mit den Daten der Dienst­reise übereinstimmen.
• Bei Gruppen­hotel­buchungen (normalerweise 3 oder mehr Zimmer) kann das Hotel dem Unternehmen Rechnung stellen. Wenn eine Gruppen­hotel­reservierung von jedem Mitarbeiter separat bezahlt wird, muss der Buchhalter die Verfügbarkeit von Belegen für jeden Mitarbeiter klären.
• Ein Mitarbeiter kann während einer Geschäfts­reise eine Privat­wohnung als Unterkunft nutzen (im Voraus ausgehandelt). Es kann ein Haus bzw. Wohnung von Freunden oder Verwandten sein, Wohnungen von Booking.com oder AirBnB usw. Wenn kein Zahl­beleg verfügbar ist, wird die Höhe der Entschädigung dem Spesen­reglement entnommen. In der Regel betragen diese Übernachtungs­kosten maximal 60 Franken pro Nacht.

Wie buche ich Übernachtungskosten?

Sofern der Mitarbeiter die Übernacht privat vorfinanziert:

Verpflegungs­mehr­aufwand

Zum Verpflegungs­mehr­aufwand gehören Frühstück, Mittag­essen und Abend­essen während einer Geschäfts­reise. Je nach Spesen­reglement werden Essens­spesen effektiv gegen Vorlage der Quittung rückvergütet oder es wird eine Tages­pauschale ohne Quittungs­vorlage angewendet. Beides zugleich ist nicht möglich. Ein beliebiger Wechsel zwischen beiden Systemen ist nicht möglich.

Wie buche ich Verpflegungs­mehr­aufwand?

Fahrt­kosten

Transport­kosten während einer Geschäfts­reise sind oft der Kauf von Flug­tickets, Bahn­tickets oder Taxi­kosten. Aber wenn der Arbeit­nehmer mit dem eigenen Privat­auto oder dem Firmen­wagen unterwegs ist, müssen die Kosten entsprechend berechnet werden.

Kilometerpauschale für Privatautos

Die Steuerverwaltungen legen den maximal gültigen Kilometersatz auf CHF 0.70 fest. Selbstverständlich muss ein detailliertes Bordbuch geführt werden, mit dem die gefahrenen Kilometer belegt werden können. Ein Unternehmen kann den Kilometersatz tiefer ansetzen, geht damit aber das Risiko ein, dass den Arbeitnehmern dadurch Mehrkosten entstehen.

Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs

Wenn das Fahrzeug im Besitz des Arbeitgebers ist, müssen die Belege auf jeden Fall aufbewahrt und dem Buchhalter übergeben werden (Ausgaben für Benzin, Wartung und ähnliches).

Wie muss das Bordbuch geführt werden?

Es muss die folgenden Daten enthalten:

• Fahrtdatum
• Fahrtroute
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Reisezweck

Effektiv gefahrene Kilometer

Tatsächlich werden auch hier die Daten aus dem Fahrten­buch verwendet. Dort müssen die Fahrt zum Geschäfts­sitz des Kunden, die Fahrt vom und zum Hotel und natürlich die Rückkehr ins Büro abgerechnet werden. Die Fahrten zwischen Wohn­sitz und Büro des Arbeit­gebers sind Arbeits­weg, Privat­sache des Arbeit­nehmers und dadurch nicht festzuhalten und können nicht kompensiert werden. Fahrten zwischen Wohn­sitz des Arbeit­nehmers und Domizil des Kunden können aber abgerechnet werden, da dies der Praxis im Aussen­dienst entspricht.

Wie buche ich Fahrt­kosten?

Reisenebenkosten

Neben einem Hotelzimmer, einem Mittagessen in einem Restaurant und einem Busticket können einem Mitarbeiter während einer Geschäftsreise weitere Ausgaben entstehen. Das kann zum Beispiel eine Parkquittung oder eine Rechnung einer Telefongesellschaft sein. Der Buchhalter muss sicherstellen, dass diese Ausgaben im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit und nicht für persönliche Zwecke angefallen sind. Daher am besten vor einer Dienstreise besprechen oder im Spesenreglement festhalten.

Die häufigsten Arten von Reisenebenkosten, die den Mitarbeitern erstattet werden, sind:

• Reise­neben­kosten bei Nutzung des Geschäfts­autos
• Park­platz­kosten
• Maut­gebühren
• Fähr­kosten
• Not­reparatur­kosten
• Bei Nutzung des Privatwagens dürfen diese Kosten nicht kompensiert, da sie pauschal in der Kilometer­pauschale enthalten sind.
• Reise­neben­kosten auf Geschäfts­reisen
• Kosten für Eintritts­karten zu Geschäfts­veranstaltungen
• Forum
• Kongress
• Seminar
• Kosten der Geschäfts­kommunikation
• Telefon­kosten
• Internet­kosten
• Miete für Sitzungs­räume
• Sonstige Reise­neben­kosten
• Gepäck­kosten
• Beförderung
• Aufbewahrung
• Reise­gepäck­versicherung
• Trink­gelder

Wie buche ich Reise­neben­kosten?

Total der Reise­kosten­abrechnung

Nachdem Sie die Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Transport und den Rest berechnet haben, müssen Sie sie nur noch zusammen­zählen. Dazu haben wir einen Excel-Rechner für Reise­kosten vorbereitet. Laden Sie ihn herunter, füllen Sie Ihre Daten ein und verwenden Sie es für ihren Jahres­abschluss.

Indirekte Reise­kosten

Impfungen und Versicherung

Eine Reise­versicherung ist für alle Länder zu empfehlen und wird meist vom Arbeitgeber erstattet. Für einige Länder muss der Reisende auch gegen lokale Krankheiten geimpft sein. In der Regel werden solche reisebedingten Krankheits­kosten auch erstattet.

Visum und andere touristische Dokumente

Einige Dokumente, wie das A1 Formular, können in der Schweiz kostenlos bezogen werden. Aber solche Dokumente wie ein Visum müssen zusätzlich bezahlt werden. Und wenn die Geschäfts­reise mehrere Länder mit einem Visum­regime umfasst, werden die Kosten nicht gering sein. Die Einbeziehung dieser Ausgaben in die Reise­kosten ist in der Regel selbstverständlich.

Schliesslich sollten Sie bei der Abrechnung von Reisekosten 2 Punkte beachten. Zunächst muss allen erstattungs­fähigen Kosten ein Beleg beigefügt werden. Zweitens, wenn Mitarbeiter oft auf Dienst­reise gehen, können Sie mit einem bestehenden Spesen­reglement alle Reise­kosten schneller und effizienter berechnen.

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Update des Artikels vom 17.9.2020

Neben der eigentlichen Vergütung fallen bei der Kundenarbeit im Auftragsverhältnis oft zusätzlich Spesen an, die nach effektivem Anfallen abgerechnet und vergütet werden: Reisespesen, Hotelübernachtungen oder Verpflegung. Falls diese Ausgaben nicht vom Dienstleister selbst getragen werden, stellt sich die Frage, wie diese konkret dem Kunden weiterverrechnet werden sollen. Zusätzlich ist es auch möglich, dem Kunden den administrativen Zusatzaufwand weiterzuverrechnen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das funktioniert und weisen auf die Vor- und Nachteile der verschiedenen Methoden hin.

Methoden

Folgende Methoden stehen zur Auswahl, wie Spesenausgaben auf den Kunden überwälzt werden können.

Durchlaufende Posten

Der Begriff «durchlaufende Posten» kommt davon, dass die Spesen nur durch den Dienstleister durchlaufen, aber in fremdem Namen und auf fremde Rechnung für andere vereinnahmt oder verausgabt werden. Durchlaufende Posten werden also für Drittparteien in Rechnung gestellt, daher müssen diese auf einer Rechnung stets auch getrennt dargestellt werden. Das heisst, auf der Rechnung müssen stets die Angaben des Kunden angegeben werden und dieser wird diese dann in seiner Buchhaltung ordentlich verbuchen. Die Originalbelege sollten jeweils an denjenigen weitergegeben werden, für den diese Ausgaben getätigt wurden, denn dieser muss in seiner Buchhaltung diese Ausgaben verbuchen. Für die Buchhaltung wird empfohlen, für die durchlaufenden Posten ein separates Konto einzurichten.

Aus Sicht des Dienstleisters stellen diese Spesen weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben dar. Es handelt sich also um eine Art Off-Balance Sheet Transaktion. Auch die MwSt. darf nicht für sie veranschlagt werden. Die Weiterverrechnung erfolgt somit immer netto.

Nachteile:

• Alle Rechnungen und Spesen-Quittungen müssen dem Kunden weitergeleitet werden (Zusatzaufwand).
• Diese Methode erfordert eine erhöhte Koordination mit dem Kunden und eine detaillierte vorgängige Absprache hinsichtlich der administrativen Details.

Klassische Weiterverrechnung

Absprache mit dem Kunden als formelles Kriterium

Zentral für die Wahl der Abrechnungsmethode ist formal die Vereinbarung mit dem Kunden. Von einem ökonomischen Standpunkt hingegen ist vor allem entscheidend, ob das MwSt.-Handling einen Mehrwert bedeuten soll. Wenn Sie also der Meinung sind, dass durch Ihre Mithilfe bei der Spesenabrechnung dem Kunden ein Mehrwert entsteht, sollten Sie auf Anwendung der Bruttomethode bestehen.

Admin-Kosten mit Bruttomethode verschleiern

Auf den ersten Blick würde man meinen, die Nettomethode unterscheidet sich von der Bruttomethode höchstens in technischer Form, aber mit mehr oder weniger gleichen Ergebnissen.

Es gibt jedoch einen grundsätzlichen Unterschied der beiden Methoden, die sich konkret im Umsatz niederschlagen und was die Besteuerung des Mehrwerts betrifft. Bei der Nettomethode wird implizit angenommen, dass kein Mehrwert entsteht — und damit wird auch keine MwSt. fällig. Genau bei diesem «Mehrwert» liegt die Krux.

Die transparenteste Methode wäre, die Nettomethode zu verwenden und zusätzlich eine Art Verrechnungspauschale (z. B. pro Spesenposition) für das Spesenhandling zu berechnen, denn diese Weiterverrechnung der Spesen stellt tatsächlich einen Mehrwert für den Kunden dar. Nur wäre dies wahrscheinlich in der Praxis schwierig durchzusetzen. Man stelle sich nur mal vor, jedem Kunden zuerst das eigene Spesenabrechnungssystem erklären zu müssen.

Viel einfacher ist es, eine allgemein anerkannte Methode zu verwenden, bei der der Admin-Aufwand automatisch abgegolten ist. Dies ist bei der Bruttomethode genau der Fall, denn dort wird der Zusatzaufwand mit dem MwSt-Anteil abgegolten, der «doppelt» berechnet wurde. Darum kann man auch von einem «Trick» sprechen, denn die Verknüpfung von Mehrwertsteuer und Mehrwert für diese Admin-Leistungen ist natürlich willkürlich. Es impliziert unter anderem, dass der Mehrwert durch das Handling der MwSt. selbst abhängig vom Mehrwertsteuersatz sei.

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Verfügen Sie über ein Geschäftsfahrzeug und dürfen Sie dieses auch privat nutzen? Oder umgekehrt – nutzen Sie Ihr privates Auto für geschäftliche Zwecke? Benutzen Sie das Geschäfts- oder Privatauto für den Weg zum Arbeitsplatz? Wenn Sie sich für eine der beiden Varianten entscheiden müssen, sollten Sie die Vor- und Nachteile gründlich abwägen. Denn es gibt einiges wie beispielsweise Privatanteil, Eintragung in den Lohnausweis und Besteuerung zu berücksichtigen. Wir haben die wichtigsten Aspekte zu diesem Thema im folgenden Artikel zusammengefasst und einen Leitfaden für die richtige Entscheidung vorbereitet.

Warum empfiehlt sich die Nutzung des Privat­fahrzeugs für häufige Geschäfts­fahrten?

Der Arbeitnehmer muss für die Kostenerstattung weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge entrichten. D.h., je mehr Kilometer Sie geschäftlich zurücklegen, desto höher sind die steuerfreien Entgelte, die Sie dafür erhalten.

Und was ist damit, wenn das Fahrzeug mehrheitlich für persönliche Zwecke genutzt wird?

In einem solchen Fall empfiehlt sich ein Geschäftsfahrzeug mit einer pauschalen Berechnung des Privatanteils. Eine detaillierte Berechnung der zurückgelegten Kilometer ist dabei nicht erforderlich.

In welchen Fällen sollte die Pauschalmethode nicht verwendet werden?

Wenn Sie das Auto kaum für private Zwecke nutzen, zahlt sich die pauschale Methode zur Berechnung des Privatanteils nicht aus. In diesem Fall lohnt es sich, die genaue Anzahl der zurückgelegten Kilometer im Fahrtenbuch zu dokumentieren (effektive Abrechnung).

Schauen wir uns diese Methoden genauer an.

In der Praxis wird die pauschale Methode am häufigsten verwendet, da die Eingabe jeder Fahrt in das Fahrtenbuch zeitaufwändig ist und oft vergessen wird.

Der Privatanteil ist in Feld 2.2 des Lohnausweises des Arbeitnehmers einzutragen.

* Kantone wie Appenzell IR, Freiburg, Glarus, Graubünden, Jura, Neuenburg, Solothurn, Tessin, Uri, Waadt und Wallis kennen aktuell keine Begrenzung.
** max. GA 2. Klasse

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Das Thema Spesen wirft viele Fragen auf: Was gilt überhaupt als Spesen? Wie sollen die Spesen in der Unternehmung geregelt werden (Stichworte Spesenreglemente), damit es nicht zu nachteiligen steuerlichen Konsequenzen kommt? etc. Das hohe Interesse am Thema Spesen ergibt sich aus der engen Verbindung zu den Steuern. Denn Spesen sind in bestimmten Fällen in Lohnausweisen auszuweisen und führen nicht selten zu kritischen Rückfragen der Steuerämter. Insbesondere bei Pauschalspesen ist der Generalverdacht der verdeckten Lohnausschüttung allgegenwärtig. Ihr Treuhänder kann Ihnen helfen, diese Fehler zu vermeiden und Ihre Spesen zu optimieren.

Spesen – was ist das eigentlich?

Zunächst klären wir den Begriff Spesen. Zur besseren Anschaulichkeit führen wir zwei auf den ersten Blick ähnliche Situationen an:

Fallanalyse

Im ersten Fall handelt es sich nicht um Spesen, sondern nur um eine Kompensation des Kostenvorschusses, da die Kaffeemaschine für die Ausübung der Tätigkeit des Mitarbeiters nicht notwendig ist. Im Prinzip ist das Vorfinanzierung von Infrastruktur. Im Gegensatz dazu ist die Rückvergütung der Kosten für die Sicherheitsschuhe eine Spesenvergütung, da ohne diese der Mitarbeiter seine Arbeit nicht ausführen kann (Art. 327 OR).

Allgemeine Definition des Spesenbegriffs

Allgemein gesprochen sind Spesen die Auslagen der Mitarbeiter, die ihnen in der Ausübung des Berufs und unter Wahrung des Interesses des Arbeitgebers anfallen. Die Auslagen entstehen also z.B. bei der Kundenakquise, bei der Tätigkeit vor Ort beim Kunden, auf Geschäftsreisen usw.
Insbesondere sind folgende Auslagen Spesen: Verpflegung, Fahrten, Flüge, Unterkunft, Arbeitsbekleidung, Telefonie, Porto, etc.

Was sind keine Spesen?

• Vorschussfinanzierung von Infrastruktur durch den Mitarbeiter (siehe oben).
• Überhöhte Spesenauslagen (z.B. First-Class Flug für einen einfachen Angestellten), da die hohe Auslage nicht mehr im besten Interesse des Arbeitgebers ist.
• Entschädigungen für den Arbeitsweg.
• Bestimmte Entschädigungen/Vergünstigungen für Mitarbeiter ohne Reisetätigkeit.

Verpflegungsspesen und Arbeitsweg

Bezüglich der letzten zwei Punkte ist auf die folgende Abgrenzung aufmerksam zu machen: wenn z. B. eine Unternehmung den Mitarbeitern des Innendiensts bzw. Back Office die Kosten für Mittagessen (teil-)vergütet, ist das ein Lohnbestandteil und keine Spesenvergütung.

Die Vergütung des Arbeitsweges gehört ebenfalls nicht zu den Spesen, sondern zum Lohn. Dabei ist es unerheblich, ob dem Arbeitnehmer ein vom Arbeitgeber finanzierte Fahrkarte für den ÖV oder ein Geschäftsauto zur Verfügung steht. In beiden Fällen sind die vergüteten Kosten sozialabgabepflichtiges Einkommen, im Lohnausweis zu deklarieren und folglich einkommenssteuerpflichtig. Bewusst oder unwissentlich falsch ausgefüllte Lohnausweise sind besonders ärgerlich, denn der Lohnausweis ist im strafrechtlichen Sinn eine Urkunde und Fehler werden dem Arbeitgeber im ungünstigen Fall als Urkundenfälschung ausgelegt.

Arten von Spesen

Es gibt folgende Optionen, wie die Rückvergütung von Spesen ausgestaltet werden kann:

Vorteile von Pauschalspesen

In der Praxis werden die Pauschalspesen oft so festgelegt, dass die Entschädigung höher als die kumulierten Kleinspesen ausfallen. Dies ist zwar gegen Sinn und Zweck der Pauschalspesen, ist aber in der Praxis häufig anzutreffen. Dies ist attraktiv, denn die Spesen sind dann üblicher Geschäftsaufwand und sind für den privaten Angestellten steuerfrei.

Pauschalspesen sind für Firmen zu empfehlen, bei denen die Zahl der Spesenbelege relativ hoch ist. Der Administrationsaufwand wird dadurch reduziert. Die Höhe der Pauschalspesen ist im Lohnausweis anzugeben. Es ist auch empfohlen, die Pauschalspesen in einem Spesenreglement zu regeln und dieses bei der Steuerbehörde des Sitzkantons der Firma genehmigen zu lassen.

Ihr Treuhänder kann Ihnen eine Pauschalspesenreglement ausarbeiten, mit dem Sie den administrativen Aufwand reduzieren und möglicherweise noch einen gewissen finanziellen Vorteil herausholen können.

Mehr Informationen zu den beiden Spesenarten sind in der Wegleitung zum Lohnausweis zu finden.

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