Beste Methoden, Apps und Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung

Zeit ist Geld. Und Geld wird gerne gezählt. Die Arbeits­zeit­erfassung in einem Unternehmen ist sogar mit dem Bank­wesen vergleichbar. Wenn Sie ein kleines Detail übersehen, können Sie die Kontrolle darüber verlieren. Aus diesem Grund sind verschiedene Zeit­management-Dateien, -Programme und -Apps so beliebt.

Zeit ist ein kostbares Gut für alle. Der Staat hat einen Arbeits­code entwickelt, um ihn zu kontrollieren. Das Unternehmen hat eine Arbeits­dokumentation (Stunden­zettel) entwickelt. Und die Mitarbeiter haben ein eigenes Interesse daran, dass jede Arbeits­minute abgerechnet wird. So ist die allgemeine Zeit­messung aufgebaut, die in diesem Artikel behandelt wird. Sie erfahren ausserdem mehr über die Methoden der Zeit­erfassung in Unternehmen, erhalten moderne Vorlagen für den Stunden­rapport und lernen die besten Software­lösungen für Ihr Zeit­management kennen.

Kurz zum Arbeits­zeit­gesetz

Die Arbeits­zeit­erfassung in der Schweiz ist in den Artikeln 46 (Grund­normen) und 73 a/b (vereinfachte Erfassung) des Arbeits­gesetzes geregelt. In diesen Vorschriften werden 3 Kategorien von Arbeit­nehmern beschrieben, je nach dem Grad der Kontrolle über die Arbeits­zeit.

Arbeit­nehmer, die zur Führung von Arbeits­zeit­erfassung verpflichtet sind

Standard­mässig sind das alles kleine und mittel­ständische Mitarbeiter. Per Gesetz müssen sie ihre Arbeits­tätigkeit aufzeichnen, nämlich:

• Ort der Arbeit und Pausen
• Werk- und arbeits­freie Tage
• Anfangs- und Endzeit des Arbeits­tages
• Arbeits­stunden
• Arbeits­pausen von mehr als einer halben Stunde

Der Arbeitgeber oder Zeit­manager muss für diese Mitarbeiter einen Stunden­zettel, den sog. Stunden­rapport erstellen. Darin müssen die Arbeit­nehmer neben den Arbeitstagen ihre freien Tage, Feiertage und diejenigen, die sie gegebenenfalls ersetzen, markieren.

Arbeitnehmer, die eine vereinfachte Arbeits­zeit­erfassung führen können

Dieser Ansatz eignet sich für flexible Unternehmen, in denen die Mitarbeiter ihre Arbeits­zeiten selbst bestimmen. Heutzutage sind dies meist Programmierer und andere IT-Mitarbeiter. Diese Arbeit­nehmer müssen lediglich die Zahl der geleisteten Arbeits­stunden angeben.

In der Regel wird die vereinfachte Arbeits­zeit­abrechnung für einen Arbeitnehmer im Arbeits­vertrag festgelegt. Wenn die Mitarbeiter­zahl des Unternehmens 50 übersteigt, muss der Arbeitgeber dies in den Kollektiv­vertrag mit den Arbeit­nehmer­vertretern aufnehmen.

Arbeitnehmer, die von der Arbeits­zeit­erfassung befreit sind

In diese Kategorie fällt das Top­management mit einem monatlichen Brutto­lohn von 10.000 Franken oder mehr (120.000 Franken pro Jahr). Ihre Befreiung von der Zeit­erfassung muss im Kollektiv­vertrag oder individuell festgelegt werden.

Bestrafung bei fehlender Arbeits­zeit­erfassung

Wenn die Aufsichts­behörden Verstösse gegen das Arbeits­recht in Ihrem Unternehmen feststellen, erhalten Sie ein Dokument mit den fest­gestellten Problemen und einer Frist für deren Behebung. Wenn Sie diese Warnung ignorieren, kann das Unternehmen eine Geld­strafe erhalten. Handelt es sich zum Beispiel um Fehler in den Stunden­rapport der Angestellten, kann die Geld­strafe bis zu 3.000 Franken betragen. Bei fehlender Arbeits­zeit­erfassung, die nicht auf kollektive oder individuelle Vereinbarungen zurück­zuführen ist, beträgt die Strafe rund 10.000 Franken.

Methoden der Arbeits­zeit­erfassung

In der Schweiz regelt das Arbeits­recht nicht, wie die Arbeits­zeiten erfasst werden. Bei den Inspektionen sind die staatlichen Inspektoren nur an den endgültigen Daten interessiert.

Anforderungen an die Daten der Arbeits­zeit­erfassung

• Datum
  • An welchen Tagen hat der Mitarbeiter gearbeitet?
  • Hat der Mitarbeiter an Wochenenden oder Feiertagen gearbeitet?
• Ort
  • Wo hat der Mitarbeiter gearbeitet?
  • Hat der Mitarbeiter aus dem Büro oder im Home-Office gearbeitet?
• Zeit
  • Wie viele Stunden pro Tag hat der Mitarbeiter gearbeitet?
  • Wie viele Stunden hat der Mitarbeiter insgesamt in einem Monat gearbeitet?

Unternehmen erfassen diese Daten mit drei Haupt­methoden: klassische Stunden­rapport, digitale Stundenzettel (Excel) und Apps zur Zeit­erfassung. Ausserdem können grosse Unternehmen auch High-Tech-Lösungen in Form von Terminals, Stempel­uhren und anderen Geräten einsetzen.

Klassische Stunden­rapport

Unternehmen mit strengen Arbeits­zeit­plänen (Fabrik, medizinische Einrichtung, Callcenter usw.) verwenden eine einfache gedruckte Version des Stunden­zettels. Manager solcher Firmen erstellen einen Arbeits­plan für 3+ Monate, wodurch die Abrechnung der Arbeits­zeit extrem vereinfacht wird.

In der Regel unterschreiben die Mitarbeiter am Ende des Monats zusammen mit der Gehalts­abrechnung ihren Stunden­rapport. So kann das aussehen:

Digitale Stunden­zettel in Excel

Die meisten KMU verwenden heute diese Methode der Arbeits­zeit­erfassung. Im Gegensatz zu klassischen, werden digitale Stunden­zettel von den Mitarbeitern selbst ausgefüllt. In diesem Fall muss der Vorgesetzte lediglich eine Vorlage für die Zeit­erfassung erstellen, die Mitarbeiter in deren Verwendung einweisen und die monatlichen Arbeits­zeit­erfassung überwachen.

Um eine effektive Zeit­erfassung in Excel zu erstellen, müssen Sie viele Variablen berücksichtigen. Je viel­seitiger Sie es schaffen, Ihre Stunden­listen zu erstellen, desto weniger Fehler machen Mitarbeiter beim Ausfüllen.

Variablen zur Berechnung von Arbeits­stunden in Excel

• Wochen­anfang
• Kalkulatorische Soll-Arbeitszeit
• Mittarbeiter Eintritts-/Austritts­datum
• Urlaubs­anspruch
• Absenz­kategorien

Ausserdem sollten Sie besonders auf die Anzahl der Arbeitstage in einem Jahr achten. Diese Zahl wird durch Ferien beeinflusst, die je nach Kanton unterschiedlich sein können.

Apps zur Zeit­erfassung

Eine modernere Alternative zum Excel-Stunden­zettel sind Desktop, Cloud und mobile Zeit­erfassungs­software. Sie verfügen über zahlreiche Funktionen und eignen sich sowohl für diejenigen, die ihre Arbeits­zeiten im Auge behalten müssen, als auch für diejenigen, die einfach ihre Arbeits­zeiten optimieren wollen. Freelancer brauchen solche Programme auch, um ihre Arbeits­belastung zu überwachen und ihren Stunden­satz zu berechnen.

In der Regel ist die Zeit­management-Software in das Arbeits-Ökosystem (CRMEin CRM-System (Customer Relationship Management System) ist eine Software-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen zu verwalten und zu pflegen. Es... Mehr) integriert oder wird für verschiedene Geräte gleichzeitig entwickelt.

Top 6 CRM mit Zeiterfassungsfunktion

8 populäre Software & Apps zur Zeiterfassung

Verwenden Sie diese Programme oder unsere Vorlage für die Stunden­zettel, um sicher­zustellen, dass Ihre Zeit immer genau dokumentiert ist und die Arbeit effizient rapportiert werden kann. Und unsere Treuhänder helfen Ihnen, Ihre wertvolle Arbeits­zeit nicht in die Buchhaltung, sondern ins Geschäft zu investieren.

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