Studien zeigen, dass flexible Arbeitszeitmodelle zu einer signifikanten Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit führen können, wobei einige Unternehmen von einer Reduktion der Fluktuation um bis zu 25% und einer Produktivitätssteigerung von bis zu 30% berichten. Diese Zahlen verdeutlichen den enormen Einfluss, den flexible Arbeitszeiten auf die Leistungsfähigkeit und das Wohlbefinden der Belegschaft sowie auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen haben können.

Dieser Artikel wird die verschiedenen Arten flexibler Arbeitszeitmodelle vorstellen, die rechtlichen Rahmenbedingungen in der Schweiz erörtern, sowie Herausforderungen und Lösungsansätze bei der Implementierung aufzeigen. Zusätzlich bieten wir praktische Tipps zur Einführung flexibler Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen und beantworten häufig gestellte Fragen (FAQs) zu diesem Thema. Abschliessend präsentieren wir Best Practices und Erfolgsgeschichten aus der Schweizer Arbeitswelt, die als Inspiration und Leitfaden für Unternehmen jeder Grösse dienen können.

Definition flexibler Arbeits­zeit­modelle

Flexible Arbeitszeitmodelle sind Arbeitsvereinbarungen, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitszeiten und -orte an ihre persönlichen Bedürfnisse und Lebensumstände anzupassen. Diese Modelle reichen von Teilzeitarbeit und Gleitzeit über Homeoffice bis hin zu Jobsharing und Sabbaticals.

17 flexiblen Arbeits­zeit­modellen in der Schweiz

In der Schweiz geniessen flexible Arbeitszeitmodelle eine hohe Beliebtheit, da sie eine ausgewogene Balance zwischen beruflichen Anforderungen und persönlichen Bedürfnissen ermöglichen. Nachfolgend ein Überblick über einige innovative Modelle mit einer Analyse ihrer Vorteile und Herausforderungen finden.

1. Homeoffice und Remote-Arbeit

Moderate Autonomie | Mittlerer Aufwand

Homeoffice und Remote-Arbeit bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, von zu Hause oder einem beliebigen Ort aus zu arbeiten. Dieses Modell steigert die Mitarbeiterzufriedenheit durch verbesserte Work-Life-Balance und eröffnet Unternehmen den Zugang zu einem globalen Talentpool. Es setzt klare Kommunikationsrichtlinien und eine solide digitale Infrastruktur voraus.

2. Teilzeitarbeit

Moderate Autonomie | Mittlerer Aufwand

Teilzeitarbeit ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeit zu reduzieren und dabei einen Teil der regulären Vollzeitstunden zu arbeiten. Dieses Modell ist ideal für Unternehmen, die flexibel auf Schwankungen der Arbeitslast reagieren möchten, und bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, Berufliches mit persönlichen Verpflichtungen oder Interessen zu vereinbaren.

3. Gleitzeit

Strukturierte Autonomie | Niedriger Aufwand

Gleitzeit gewährt Mitarbeitenden die Freiheit, innerhalb festgelegter Rahmenbedingungen ihre Arbeitszeiten selbst zu wählen. Dies fördert Eigenverantwortung und kann die Produktivität steigern, indem Mitarbeitende zu ihren individuell produktivsten Zeiten arbeiten. Unternehmen profitieren von gesteigerter Mitarbeiterzufriedenheit und flexibler Personalplanung.

4. 4-Tage-Woche

Strukturierte Autonomie | Hoher Aufwand

Die 4-Tage-Woche reduziert die Arbeitswoche auf vier Tage, was eine intensivere Nutzung der Arbeitszeit und längere Erholungsphasen ermöglicht. Dieses Modell kann Arbeitszufriedenheit und Produktivität steigern und repräsentiert einen innovativen Ansatz für Unternehmen, die neue Wege in der Arbeitsgestaltung suchen.

5. Vertrauensarbeitszeit

Hohe Autonomie | Niedriger Aufwand

Bei der Vertrauensarbeitszeit wird die Arbeitsleistung nicht anhand der Anwesenheitszeit, sondern über die erzielten Ergebnisse bewertet. Dieses Modell passt zu Organisationen, die Eigenverantwortung fördern und eine ergebnisorientierte Kultur etablieren möchten. Es erfordert ein starkes Vertrauensverhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden.

6. Jobsharing

Moderate Autonomie | Hoher Aufwand

Jobsharing ermöglicht es zwei oder mehr Personen, sich eine Vollzeitstelle zu teilen. Dieses Modell fördert Diversität im Arbeitsumfeld und ermöglicht es Unternehmen, Expertise und Talente zu nutzen, die sonst nicht verfügbar wären. Es ist besonders attraktiv für Fachkräfte, die aus persönlichen Gründen nicht vollzeit arbeiten können oder möchten.

7. Sabbatical

Hohe Autonomie | Mittlerer Aufwand

Ein Sabbatical bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, eine längere Auszeit vom Beruf zu nehmen, die oft für persönliche Projekte, Weiterbildung oder Erholung genutzt wird. Unternehmen können damit die langfristige Bindung und Motivation ihrer Mitarbeitenden fördern.

8. 6-Stunden-Tag

Strukturierte Autonomie | Mittlerer Aufwand

Der 6-Stunden-Tag empfiehlt sich für Arbeitsumgebungen, die hohe Konzentration und Kreativität erfordern. Die Reduzierung der Arbeitsstunden kann die Produktivität und Zufriedenheit steigern, indem Überarbeitung vermieden und ausreichend Erholungszeit für Mitarbeitende bereitgestellt wird.

9. Jeden 2. Freitag frei

Strukturierte Autonomie | Niedriger Aufwand

Diese Option ist attraktiv für Organisationen, die eine verbesserte Work-Life-Balance für ihre Mitarbeitenden fördern möchten, ohne die Gesamtarbeitszeit signifikant zu reduzieren. Dies trägt besonders in leistungsintensiven Umgebungen zur Erhaltung der Mitarbeitermotivation und -gesundheit bei.

10. 3-2-2-Modell

Moderate Autonomie | Hoher Aufwand

Das 3-2-2-Modell bezieht sich auf eine Arbeitswoche, die aus drei Tagen Arbeit im Büro, zwei Tagen Homeoffice und zwei Tagen Wochenende besteht. Dieses Modell ist geeignet für Unternehmen, die die Vorteile des Homeoffice maximieren möchten, ohne die Vorteile der Präsenzarbeit ganz aufzugeben. Es fördert Flexibilität, hält aber gleichzeitig die Teamdynamik und den persönlichen Austausch aufrecht.

11. Funktionszeit

Strukturierte Autonomie | Hoher Aufwand

Funktionszeit ist ein flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem es primär auf die Erfüllung bestimmter Aufgaben ankommt, unabhängig von der dafür benötigten Zeit. Dieses Modell passt zu Unternehmen, die projektbasiert arbeiten und deren Mitarbeitende selbstständig ihre Arbeitszeit nach dem Arbeitsanfall steuern können.

12. Jahresarbeitszeit

Strukturierte Autonomie | Hoher Aufwand

Die Jahresarbeitszeit ermöglicht eine flexible Verteilung der Arbeitsstunden über das gesamte Jahr, sodass in arbeitsintensiven Phasen mehr und in ruhigeren Zeiten weniger gearbeitet werden kann. Dieses Modell ist besonders für Branchen mit saisonalen Schwankungen geeignet.

13. Schichtarbeit mit flexiblen Schichtplänen

Strukturierte Autonomie | Hoher Aufwand

Geeignet für Betriebe, die rund um die Uhr oder in erweiterten Betriebszeiten agieren müssen, wie im Gesundheitswesen oder in der Produktion. Flexible Schichtpläne erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit, indem sie individuelle Präferenzen berücksichtigen und zugleich eine kontinuierliche Betriebsbereitschaft sicherstellen.

14. On-Demand-Arbeitsmodelle

Hohe Autonomie | Hoher Aufwand

Perfekt für Projekte und Arbeitsumfelder mit unvorhersehbarem Arbeitsanfall. On-Demand-Arbeitsmodelle ermöglichen Unternehmen, ihre Personalressourcen effizient nach aktuellem Bedarf zu skalieren, wodurch Kosten für Überstunden oder ungenutzte Kapazitäten reduziert werden können.

15. Workation oder Workaway

Moderate Autonomie | Hoher Aufwand

Workation kombiniert Arbeit mit Urlaub, indem Mitarbeitende für einen begrenzten Zeitraum an einem beliebigen Ort arbeiten. Dies fördert Kreativität und kann die Arbeitszufriedenheit steigern, indem eine Veränderung der Umgebung und eine Balance zwischen Arbeit und Erholung geboten wird.

16. Flexi-Jahreszeitenmodelle

Moderate Autonomie | Hoher Aufwand

Diese Modelle sind ideal für Unternehmen in Branchen mit starken saisonalen Schwankungen, wie Tourismus oder Landwirtschaft. Flexi-Jahreszeitenmodelle erlauben eine dynamische Anpassung der Arbeitskräfte an den tatsächlichen Bedarf, um Effizienzverluste in Nebensaisons zu minimieren und Kapazitäten in Hochphasen optimal zu nutzen.

17. Portfolio-Arbeit

Hohe Autonomie | Hoher Aufwand

Portfolio-Arbeit ermöglicht es Fachkräften, gleichzeitig für verschiedene Auftraggeber zu arbeiten, indem sie ihre spezialisierten Fähigkeiten in einem Portfolio von Projekten und Tätigkeiten einbringen. Ideal für Branchen, die hochspezialisierte Fachkenntnisse benötigen, die intern nicht ständig vorrätig sein müssen. Dies ermöglicht Unternehmen, auf ein breites Spektrum an Expertise zuzugreifen, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen, und fördert gleichzeitig die Diversifizierung der Fähigkeiten bei den Beschäftigten.

Die genannten Modelle illustrieren die Vielfalt und Anpassungsfähigkeit der Arbeitswelt in der Schweiz, bieten spannende Möglichkeiten, Arbeit neu zu denken und zu gestalten, stets mit dem Ziel, eine Win-Win-Situation für Mitarbeitende und Unternehmen zu schaffen.

Best Practices für die Einführung flexibler Arbeitszeiten bei KMU

Die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle bietet zahlreiche Vorteile, erfordert jedoch auch eine durchdachte Planung und Umsetzung. Hier sind fünf Schlüsselschritte, die KMUs dabei unterstützen, diesen Übergang reibungslos und effektiv zu gestalten.

Ermitteln Sie die Präferenzen Ihrer Mitarbeiter

Sammeln Sie zunächst Ideen Ihrer Mitarbeiter zu flexiblen Arbeitszeiten und identifizieren Sie die favorisierten Modelle (Online-Umfrage, Ideen-Box, Group-Meeting usw.). Bewerten Sie dann gemeinsam die Vor- und Nachteile dieser Vorschläge. Berücksichtigen Sie insbesondere Modelle mit weitreichenden Auswirkungen, wie eine 4-Tage-Woche, und diskutieren Sie diese unter dem Aspekt der Machbarkeit und des Nutzens für das gesamte Unternehmen.

Stellen Sie die richtigen Werkzeuge zur Verfügung

Kommunikations­tools (Slack, Beekeeper usw.), Projekt­management­software (Asana, Clickup, Jira usw.) und Datei­verwaltung Tools (Google Drive, Dropbox usw.) sind entscheidend, um Arbeitsabläufe zu organisieren und Arbeitszeiten zu erfassen. Eine zentrale Plattform (CRM wie Google Workspace, Abacus, Klara usw.) vereinfacht die Koordination von Teams, die zu verschiedenen Zeiten und von unterschiedlichen Orten aus arbeiten.

Vereinbaren Sie klare Bedingungen

Legen Sie eindeutige Richtlinien fest, um Missverständnisse zu vermeiden und ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld zu schaffen.

• Heimarbeitserwartungen: Was wird von Mitarbeitenden bei der Arbeit von zu Hause erwartet?
• Planungsregeln: Wie sollen Arbeitszeiten und Pausen geplant werden?
• Informationssicherheit: Welche Massnahmen müssen zum Schutz von Unternehmensdaten ergriffen werden?
• Kommunikationsrichtlinien: Wie und wann sollen Mitarbeitende kommunizieren?
• Erwartungen an die Leistung: Wie wird die Arbeitsleistung bewertet und gemessen?

Richten Sie ein praktisches Berichtswesen ein

Wählen Sie eine Zeiterfassungssoftware, die zu allen Arbeitszeitmodellen passt und leicht zu bedienen ist. Wenn es für Sie schon kompliziert ist, wird es für Ihre Mitarbeiter erst recht schwierig sein. Eine gute Lösung ist eine Software, die sich nahtlos in Ihr CRM-System integriert, um Arbeitszeiten direkt mit Projekten zu verbinden.

Wenn Sie mehr über beste Methoden, Apps und Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel.

Bieten Sie Schulungen an

Für erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice sind Schulungen auf zwei Ebenen wichtig.

Zuerst sollten alle Mitarbeiter mit den notwendigen Tools für Kommunikation, Projektmanagement und Zeiterfassung vertraut gemacht werden. Selbst wenn diese Werkzeuge einfach erscheinen, ist eine vorherige Einweisung sinnvoll, um sicherzustellen, dass jeder sie effektiv nutzen kann.

Zweitens muss gewährleistet sein, dass Mitarbeiter die Fähigkeiten besitzen, ihre Aufgaben eigenständig, ohne direkte Aufsicht, zu erfüllen. Das kann bedeuten, dass manche eine zusätzliche Weiterbildung benötigen, um sich im Homeoffice sicher zu fühlen.

Beide Schulungstypen sind entscheidend, besonders für Mitarbeiter, die zuvor noch nicht in einem flexiblen Arbeitsumfeld tätig waren.

Indem KMUs diese Schritte befolgen und die angegebenen Tipps berücksichtigen, können sie flexible Arbeitszeitmodelle erfolgreich einführen und so einen modernen, attraktiven Arbeitsplatz schaffen, der die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter fördert.

Was sind die grössten Vorteile flexibler Arbeitszeitmodelle?

Flexible Arbeitszeitmodelle fördern die Work-Life-Balance, steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität und helfen Unternehmen, talentierte Fachkräfte zu gewinnen und zu halten.

Wie können Unternehmen flexible Arbeitszeitmodelle erfolgreich implementieren?

Eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation und die Nutzung technologischer Hilfsmittel sind entscheidend für die erfolgreiche Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle.

Sind flexible Arbeitszeitmodelle für alle Branchen geeignet?

Während einige Modelle branchenspezifisch angepasst werden müssen, gibt es grundsätzlich für jedes Unternehmen Möglichkeiten, flexible Arbeitszeiten einzuführen.

Wie wirken sich flexible Arbeitszeitmodelle auf die Unternehmenskultur aus?

Sie fördern eine Kultur des Vertrauens und Eigenverantwortung und können die Mitarbeiterbindung sowie die Attraktivität des Unternehmens steigern.

Welche rechtlichen Aspekte müssen in der Schweiz beachtet werden?

In der Schweiz sind Unternehmen in der Auswahl ihrer Arbeitszeitmodelle relativ frei, da das Schweizer Arbeitsrecht keine einschränkenden Vorgaben bezüglich der Wahl der Modelle macht. Es gibt jedoch spezifische Regelungen für die Arbeitszeiterfassung, die eingehalten werden müssen. Diese rechtlichen Anforderungen sind in Artikeln wie «Arbeitszeit: Was steht im Schweizer Arbeitsrecht dazu?» und «Beste Methoden, Apps und Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung» detailliert beschrieben.

Fazit

Flexible Arbeitszeitmodelle sind in der modernen Arbeitswelt unerlässlich geworden. Sie bieten zahlreiche Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermassen und tragen zu einer positiven Unternehmenskultur bei. In der Schweiz bieten die rechtlichen Rahmenbedingungen und die fortschrittliche Arbeitsmarktstruktur ideale Voraussetzungen für die Implementierung flexibler Arbeitszeiten. Durch die Anpassung an die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Nutzung moderner Technologien können Unternehmen ihre Produktivität steigern und gleichzeitig eine attraktive Arbeitsumgebung schaffen.

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Arbeitszeit: Was steht im Schweizer Arbeitsrecht dazu?
• Beste Methoden, Apps und Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung
• Arbeitsvertrag auf Abruf & Teilzeit (Gratis Muster Download)

Die Auswahl an Freelancern ist nahezu endlos. Weltweit gibt es über 1,57 Milliarden davon. Bei dieser gigantischen Auswahl fällt es vielen Unternehmen schwer, den passenden Freelancer zu finden. Es können vielmals berechtigte Bedenken hinsichtlich Qualität, Sicherheit, Zuverlässigkeit, Geldzahlungen etc. auftreten. Es sind häufig derartige Gründe, die viele Unternehmen davon abhalten, Freelancer einzusetzen. Dabei können diese aber gerade in folgenden Situationen eine gute Alternative zu einer klassischen Service-Agentur darstellen:

• Für Start-ups in frühen Phasen bieten sich Freelancer als eine interessante Alternative an, um ausgewählte Aufgaben kostengünstig zu erledigen.
• Für KMU mit etablierten Teams kann die Hinzunahme von Freelancern insbesondere dann interessant sein, wenn Flexibilität gefragt oder das bestehende Reservoir an Arbeitskräften kurzfristig knapp ist.

Doch wo findet man den passenden Spezialisten und welche Kriterien sind ausschlaggebend für die Auswahl der Plattform? In unserem Artikel haben wir die 10 wichtigsten Freelancer-Plattformen zusammengestellt, ihre Vor- und Nachteile bewertet und Tipps für eine effektive Zusammenarbeit zusammengetragen.

Vor- und Nachteile der Einstellung eines Freelancers für KMU

Im Artikel «Mitarbeiter einstellen oder auslagern, das ist die Frage» haben wir anhand von Beispielen ausführlich dargestellt, unter welchen Bedingungen es für ein KMU sinnvoll sein kann, einen externen Mitarbeiter einzustellen. Grundsätzlich sollten Unternehmen, die vor der Entscheidung stehen, einen Freelancer einzubeziehen, folgende vier Aspekte analysieren:

• Gehört die bestehende Aufgabe zu einer «Kernkompetenz» des Unternehmens?
• Wie wirkt sich das auf die Kosten aus?
• Wie wirkt sich das auf die Zeit aus?
• Welches Mass an Fachwissen und Flexibilität ist erforderlich?

Ein abschliessender Schritt bei der Entscheidung, ob man einen Freelancer einbinden sollte, muss die Bewertung der Vor- und Nachteile einer solchen Zusammenarbeit sein.

Wenn Sie alles abgewogen haben und zu dem Schluss gekommen sind, dass Ihr Unternehmen einen Freelancer benötigen könnte, werden wir Ihnen aufzeigen, wo Sie suchen sollten.

Top 10 Online-Plattformen in 2023 für die Suche nach Freelancern für KMU

Wir haben jedes Freelance-Portal nach folgenden Kriterien bewertet:

Vergleichstabelle der Freelance-Plattformen für KMU in 2023

Die besten Freelance-Webseiten für KMU in 2023 nach Kategorien

Die Positionen in diesen Listen hängen von der absoluten Zahl der Freelancer in der jeweiligen Kategorie ab.

Tipps für die Zusammenarbeit mit Freelancern auf Freelance-Plattformen

Wenn Sie mit Freelancern in den Bereichen «Tech & Programmen», «Design», «Digital Marketing» etc. auf Freelance-Plattformen zusammenarbeiten möchten, können Sie berechtigterweise einen erheblichen Nutzen aus unseren unterstehenden Tipps erwarten. Diese Hinweise können viele mögliche Stolpersteine bei der Zusammenarbeit mit Freelancern aus dem Weg räumen.

Tipp 1. Überprüfen Sie die Erfahrung und Qualifikationen.

Mit ziemlicher Sicherheit wollen Sie Ihre Aufgaben in die Hände eines qualifizierten Freelancers – und nicht in die eines Frischlings – übergeben. Eine hochqualifizierte Fachkraft auf Freelancer-Plattformen zu finden ist leider nicht so trivial, wie es auf den ersten Blick erscheinen könnte. Nehmen Sie sich Zeit, um die Profile der potenziellen Kandidaten auf der Freelance-Plattform genau zu überprüfen. Folgende relevante Aspekte spielen bei der Entscheidungsfindung eine Schlüsselrolle:

• Erfahrungsschatz
• Ausbildung und Fähigkeiten
• Kundenbewertungen und Feedback

Tipp 2. Eindeutige Anforderungen definieren.

Um potenziellen Missverständnissen von Anfang an vorzubeugen, teilen Sie dem Auftragnehmer in der Startphase der Zusammenarbeit folgende Details präzise mit:

• Erwartungen
• Umfang der Arbeit
• Gewünschter Zeitrahmen

Tipp 3. Arbeitsproben prüfen.

Es gibt eine sehr bewährte Methode, um sich einen Eindruck von der Arbeitsqualität und Genauigkeit des Freelancers zu verschaffen – Arbeitsproben. Je nach Profil des Auftragnehmers kommen dabei zwei unterschiedliche Vorgehensweisen in Frage.

Der Freelancer bietet Arbeitsproben in seinem Profil. Diese können Sie problemlos und schnell überprüfen. Befinden sich keine Arbeitsproben im Profil, ist das zunächst keine gute Nachricht für Sie. Allerdings bietet sich ein Ausweg aus der Situation an: Sie können höflich darum bitten, Ihnen einige Beispiele früherer Arbeit zur Verfügung zu stellen.

Tipp 4. Kommunikationskanäle festlegen.

Legen Sie vor Beginn der Zusammenarbeit Ihre Erwartungen hinsichtlich der Kommunikationswege und -zeiten fest:

• E-Mail
• Telefon
• Skype usw.

Klären Sie auch, wie eventuelle Fehler oder Rückfragen behandelt werden sollen.

Tipp 5. Eindeutige Zahlungsbedingungen.

Arbeitet Ihr Freelancer auf Stundenbasis oder verwendet er Pauschalpreise? Das sind zwei sehr unterschiedliche Paar Schuhe, die den Aufwand für Ihr Unternehmen erheblich beeinflussen können. Deswegen ist es empfehlenswert, diese Fragen direkt in der Startphase – und nicht vor Abschluss des Projekts abzuklären. Vielleicht lohnt es sich sogar, einen Vertrag mit dem Auftragnehmer abzuschliessen, in dem alle relevanten Aspekte der Zusammenarbeit festgehalten werden.

Tipp 6. Regelmässiges Feedback

Lob bei guter Leistung, klare Kommentare oder konstruktive Kritik – das alles sollte Anwendung in der Zusammenarbeit mit Freelancern finden. Durch ein offenes Feedback können Sie aktiv dazu beitragen, die Zusammenarbeit kontinuierlich zu optimieren.

Tipp 7. Datenschutz beachten.

Bei der Kooperation mit Freelancern hat diese Frage besondere Relevanz, denn für den Auftraggeber ist es kaum möglich, die Behandlung sensibler Informationen durch den Auftragnehmer zu kontrollieren. In dieser Hinsicht haben Unternehmensdienstleister mit bereits etablierter Reputation einen wesentlichen Vorteil. Allerdings können Sie zu einem bewährten Mittel greifen, indem Sie nämlich eine Geheimhaltungsvereinbarung mit Ihrem Freelancer unterzeichnen.

Unternehmensdienstleister als Alternative zu Freelancern

Wenn Sie nach Alternativen zu Freelancern in den Bereichen «Tech & Programmen», «Design», «Digital Marketing» usw. suchen, sollten erfahrene Unternehmensdienstleister in Betracht gezogen werden. Professionelles Leistungsniveau, etablierter Ruf sowie umfangreiche Erfahrung in der Branche runden häufig deren Fachprofil ab. Die entsprechenden Vor- und Nachteile finden Sie in dieser Vergleichstabelle.

Unternehmensdienstleister: Pro und Kontra

Unternehmensdienstleister vs. Freelancer

Wollen Sie herausfinden, ob Sie dem Freelancer einen Unternehmensdienstleister vorziehen sollten? Schauen Sie sich bitte die unterstehenden Punkte an und checken Sie die ab, die für Sie von höchster Bedeutung sind. Anschliessend sollte man vergleichen, auf welcher Seite sich die höhere Anzahl der markierten Punkte befindet. Dabei sind drei Szenarien realistisch.

Fazit

Wenn Flexibilität und Kosteneinsparungen höhere Bedeutung als die Leistungsqualität für Sie haben, sollten Sie sich an einen Freelancer wenden. Wenn jedoch Arbeitsqualität, Langfristigkeit der Beziehung und eine umfangreiche Unterstützung eine Schlüsselrolle spielen und die damit verbundenen Kosten Ihr Unternehmen nicht zu stark belasten, lohnt es sich eher, einen Vertrag mit einem Unternehmensdienstleister abzuschliessen.

Seit dem 1.6.2002 muss im Rahmen des Personenfreizügigkeitsabkommens auf Geschäftsreisen die sog. A1-Bescheinigung (bzw. Formular oder Vordruck A1) jederzeit persönlich mitgeführt werden. Sie bescheinigt, dass der Geschäftsreisende hinreichend sozialversichert ist. Das Abkommen stellt sicher, dass jeder über Staatsgrenzen hinweg tätige Arbeitnehmer in einem der Land der EU bzw. EFTA sozialversichert. Dies schliesst eine kostenintensive und wirtschaftsfeindliche Mehrfahrversicherung aus und stellt dennoch sicher, dass jeder «mobile» Arbeitnehmer eine Absicherung geniesst, unabhängig von seinem temporären Arbeitsort.

Bis Mitte 2019 wurden A1 Bescheinigungen in Papierform von den zuständigen Versicherungsinstituten angefordert und per Post an den Antragsteller gesendet. Die EU startete jedoch ein Projekt für den elektronischen Austausch von Sozial Daten (EESSI). Ziel des Projekts war es, den Datenaustausch zwischen europäischen Institutionen der sozialen Sicherheit zu vereinfachen und zu standardisieren. Es ist davon auszugehen, dass dies die Kontrollen in den Ländern weiter verschärfen wird.

Es lohnt sich, diese Pflicht einzuhalten. Die ersten Monate haben gezeigt, dass es die Kontrollorgane der EU/EFTA-Staaten nun ernst mit dieser Bestimmung meinen und selbst kleine Vergehen zu Bussgeldern führen. Haben viele Geschäftsreisende diese Bestimmung bis anhin ziemlich locker genommen und sich — wenn überhaupt — nur lückenhaft um eine gültige Bescheinigung gekümmert, raten wir ab sofort, diese gesetzliche Bestimmung strikt einzuhalten.

Im Folgenden beantworten wir 17 wichtige Fragen rund um das Formular A1. Nutzen Sie die Informationen, um sich oder einen Mitarbeiter auf eine kommende Auslandsdienstreise vorzubereiten.

17 häufig gestellte Fragen zur A1 Bescheinigung

Stufe 1 – allgemeine Informationen zum Formular A1

1. Was ist ein Formular A1?

Einfach ausgedrückt: Es handelt sich dabei um ein Geschäftsreisevisum. Mit dem Formular A1 weisen Sie gegenüber ausländischen Behörden nach, dass sich Ihr Hauptarbeitsort in der Schweiz befindet und Sie dort Ihre Sozialversicherung bezahlen. So lassen sich viele unnötige Fragen und Kontrollen — sowohl für den entsandten Mitarbeiter als auch für das Unternehmen — vermeiden.

2. Wann muss eine A1 Bescheinigung ausgestellt werden?

Rechtzeitig vor jeder Geschäftsreise. Dies gilt insbesondere für vorübergehende Dienstreisen ins Ausland, regelmässige Auslandsreisen zu Arbeitszwecken oder Arbeitseinsätze (Seefahrt, Flugdienst, Auslandsvertretung etc.).

3. Für welche Länder braucht man eine A1-Bescheinigung?

Das A1-Bescheinigung wird von den Behörden der EU-/EFTA-Staaten für Staatsangehörige der Schweiz, Island, Liechtenstein und Norwegen verlangt. Die Kontrollbehörden können Ihre A1-Formulardaten dank des oben erwähnten Datenaustauschabkommens zwischen diesen Ländern problemlos auswerten.

4. Welche Branchen sind von der A1 Pflicht betroffen?

Das A1 Formular ist unabhängig vom Tätigkeitsbereich erforderlich.

Beispiele häufig betroffener Tätigkeiten

• Kundenbesuche
• Beratertätigkeit
• Referenten, Dozenten
• Event-Veranstalter
• Messen- und Konferenzbesuche, Meetings
• Auftritte von Musikern, Schauspielern, Sportlern
• Baufachleute, Architekten
• Wartungsteams, Techniker
• Chauffeure, Guides
• Sämtliche andere beruflichen Tätigkeiten in einem EU/EFTA Staat

Stufe 2 – Vorbereitung des Formulars A1

5. Wer muss eine A1-Bescheinigung beantragen?

Sämtliche Arbeitnehmer (und Selbstständige) einer Unternehmung mit Sitz in der Schweiz.

6. Wer stellt das Formular A1 aus?

Das Formular A1 in der Schweiz erhalten Sie bei Ihrer kantonalen AHV-Ausgleichskasse. Eine Auflistung der Seiten nach Kantonen finden Sie hier.

7. Wo erhalte ich ein Formular A1?

In der Schweiz wird das Formular A1 von den AHV-Ausgleichskassen nach Prüfung der Situation des Antragstellers ausgestellt. Alle erforderlichen Antragsformulare sind auch online über die offizielle Quelle abrufbar. Folgen Sie dazu diesem Link.

8. Welche Informationen werden benötigt, um eine A1-Bescheinigung zu erhalten?

Laut dem Formblatt muss die betroffene Person folgende Daten angeben:

9. Was kostet eine A1-Bescheinigung?

Der Service für die A1-Bescheinigung ist bei den AHV-Ausgleichskassen kostenlos.

10. Wie lange dauert es, eine A1-Bescheinigung zu erhalten?

Wenn der Antrag korrekt gestellt wurde und das Unternehmen keine Sozialschulden hat, sollte der Arbeitnehmer in der Regel innerhalb von 3 Werktagen eine A1-Bescheinigung erhalten.

11. Wie lange ist eine A1-Bescheinigung gültig?

Die Höchstdauer des А1 Formulars beträgt 2 Jahre.

12. Wie kann die Gültigkeit des Formulars A1 verlängert werden?

Dazu muss sich der Arbeitnehmer oder Arbeitgeber an die AHV-Ausgleichskassen wenden, die Formulare A1 ausgestellt haben und dafür ein Verlängerungsformular ausfüllen. Die Formularvorlage finden Sie hier.

Stufe 3 – Kontrolle und Folgen eines fehlenden Formulars A1

13. Wer kontrolliert eine A1-Bescheinigung im Ausland?

Flughäfen, Baustellen, Konferenzen, Grenzkontrollen der EU/EFTA Staaten, Business-Centren.

14. Was muss man zur A1 Bescheinigung mitführen?

Sie benötigen für die Kontrollen nur dieses eine Dokument. Zur Steigerung der Sicherheit wird empfohlen, das Formular A1 in digitaler und gedruckter Form mitzunehmen.

15. Was passiert, wenn keine A1-Bescheinigung vorliegt?

Im besten Fall kann dies zu einer Zutrittsverweigerung zu Konferenz, Büroräumen, Unterbindung der Weiterreise, etc. führen. Im schlimmsten Fall müssen Sie ein Bussgeld zahlen, wenn Sie kein Formular A1 bei sich haben.

16. Wie hoch ist die Strafe, wenn ich das Formular A1 nicht habe?

Die Höhe des Bussgeldes variiert je nach Land. In Frankreich kann eine Geldstrafe von etwa 3’000 Euro und in Österreich bis zu 10’000 Euro fällig werden.

17. Wer zahlt die Strafe bei fehlender A1-Bescheinigung?

Die Zahlung einer Strafe für das Fehlen des Formulars A1 kann entweder dem Arbeitnehmer oder dem Arbeitgeber auferlegt werden. Dies hängt von den individuellen Vorgaben der Kontrollstelle und den Bedingungen der Kontrolle ab.

Bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise — insbesondere, wenn zwei oder mehr Länder zu bereisen sind — kann es vorkommen, dass die Zeit für eine Dokumentanfrage wie für das Formular A1 nicht ausreicht. Wenden Sie sich an die Treuhänder auf treuhand-suche.ch. Sie können sicher sein, dass Kontrollen oder Bussgelder kein Problem für Sie darstellen werden.

Wir wünschen Ihnen produktive Geschäftsreisen!

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• Geschäftsreisen aus buchhalterischer Sicht: Reisekostenabrechnung
• Einkommens-Manko im Vermögens­vergleich (inkl. Berechnungsfile)
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Arbeitgeber haben die Pflicht, ihre Arbeitnehmer gegen Berufs­unfälle zu versichern, wobei die Prämien vom Arbeitgeber bezahlt werden. In der Praxis ist es üblich, dass Arbeit­nehmer auch gegen Unfälle ausserhalb des Berufs versichert werden müssen. Angesichts der Tatsache, dass jährlich etwa 2400 Menschen bei Nicht­berufs­unfällen tödlich verletzt werden, erscheint dieses Vorgehen nachvollziehbar. Die Verantwortung für die rechtzeitige Beantragung der Sozial­versicherungen liegt dabei bei den Arbeitgebern. Gemäss Bundes­gesetz, das die Nicht­berufs­unfall­versicherung (NBUV) sowie die Berufs­unfall­versicherung (BUV) regelt, müssen sich Unternehmer um die Sozial­versicherungen für sich selbst und ihre Mitarbeiter kümmern. Im Folgenden finden Sie die Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Nicht­berufsu­nfall­versicherung (NBUV), die sich sowohl Arbeit­nehmer als auch Arbeit­geber immer wieder stellen.

Was deckt die NBUV im Gegensatz zur BUV?

Unter Berufsunfällen (BU) werden vor allem Unfälle verstanden, die sich unter folgenden Umständen ereignet haben:

Bei Nicht­berufs­unfällen (NBU) handelt es sich vor allem um Vorfälle, die nicht zu den üblichen Berufs­unfällen zählen (Art. 8 UVG). Die Nicht­berufs­unfall­versicherung bietet räumlich uneingeschränkten Schutz für alle Freizeit­unfälle. Das bedeutet, dass sie sowohl Unfälle auf dem Arbeitsweg als auch Unfälle, die während einer Reise auftreten, abdeckt – ebenso wie die damit verbundenen Kosten. Im Falle eines Unfalls hat der Versicherte im Rahmen der NBUV einen Anspruch auf folgende Leistungen:

Nachdem wir nun ein Verständnis für den Versicherungs­schutz der NBUV gewonnen haben, lohnt es sich, uns mit der Frage befassen, ob die NBUV für unterschiedliche Personen­gruppen obligatorisch ist.

Ist die NBUV obligatorisch?

Folgende Personengruppen unterliegen der NBU-Pflicht:

• Arbeitnehmer, die in der Schweiz beschäftigt sind, einschliesslich Heimarbeitende, Auszubildende, Praktikanten, Volontäre und Personen, die in Lehr- oder Invaliden­werkstätten tätig sind.
• Personen, die Anspruch auf Arbeits­losen­entschädigung haben.

Werfen wir nun einen Blick darauf, ob die NBUV-Pflicht auch für Teilzeit­beschäftigte gilt und welche Besonderheiten dabei zu beachten sind.

Gilt die NBUV-Pflicht auch für Teil­zeit­beschäftigte?

Wenn der Arbeit­nehmer teilzeitig beschäftigt ist, sollte auf folgende Besonderheiten geachtet werden:

Wer zahlt die NBUV: Arbeitsgeber oder Arbeitsnehmer?

Die Prämien für die Nicht­berufs­unfall­versicherung (NBUV) werden von den Arbeit­nehmenden selbst getragen, wobei es Arbeit­geber gibt, die diese Kosten übernehmen. Der Arbeit­geber entrichtet zu Beginn des Jahres die Prämien zusammen mit den Berufs­unfall­versicherungs- (BUV) Prämien und zieht dann den NBUV-Anteil monatlich vom Lohn der Arbeitnehmenden ab.

Doch was genau sind die finanziellen Aufwendungen für die NBUV und wer ist dafür verantwortlich?

Was kostet die NBUV?

Wie geht man mit einem NBU bei mehreren Arbeits­verhältnissen um?

Wenn eine Person bei mehreren Arbeitgebern tätig ist, entsteht manchmal die Notwendigkeit, die NBUV zu kündigen. Dem Thema der Kündigung der NBUV ist der folgende Teil unseres Artikels gewidmet.

Wann ist die NBUV beendet?

Während dieser Zeit kann der Betroffene seine Versicherung um bis zu 6 Monate verlängern. In diesem Fall handelts es sich um eine Abredeversicherung und die Person übernimmt dabei die gleichen Bedingungen wie in der obligatorischen Nichtberufsunfallversicherung. Die wichtigste Voraussetzung ist die Existenz einer NBU-Versicherung des Arbeitnehmers beim verlassenen Arbeitgeber.

Nach Ablauf der Nachd­eckungs­frist von 30 Tagen endet der Versicherungs­schutz im Rahmen der NUBV. Sie haben jedoch die Möglichkeit, durch den Abschluss einer Abredeversicherung diesen Schutz um mehrere Monate zu verlängern.

Abredeversicherung NBU: Was ist zu beachten?

Die Option, eine Abredeversicherung abzuschliessen, kann unter einer der folgenden Bedingungen in Anspruch genommen werden:

Sind Sie Ausländer und haben vor, in der Schweiz zu arbeiten? Oder sind Sie Schweizer Arbeitgeber und möchten ausländische Mitarbeiter einstellen? In diesem Fall ist das Thema «Quellensteuer» ein absolutes Must-Know für Sie.

Grundsätzlich ist das Schweizer Steuersystem dahingehend konzipiert, dass jeder Schweizer bzw. jeder Ausländer mit einer Niederlassungsbewilligung C jedes Jahr eine Steuererklärung einreichen muss, in der alle Einkünfte und Abgaben angegeben sind. Viele ausländische Arbeitnehmer sind jedoch aufgrund unzureichender Kenntnisse der Steuergesetzgebung nicht selten mit diesem System überfordert. Unter anderem sieht das schweizerische Steuerrecht eine Quellensteuer auf die Besteuerung des Einkommens dieser Arbeitnehmer vor.

Bei der Quellensteuer handelt es sich um eine Steuer, die direkt vom Einkommen ausländischer Arbeitnehmer abgezogen wird. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass das auch funktioniert. Die Quellensteuer umfasst üblicherweise die Staats-, Gemeinde- und die direkte Bundessteuer sowie in der Regel auch die Kirchensteuer. Damit ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter nicht in das Heimatland zurückkehrt, ohne zuvor Steuern in der Schweiz entrichtet zu haben.

Die Quellensteuer gilt als geeignetes Verfahren, um im Ausland ansässige Steuerpflichtige zu besteuern. Schliesslich wäre es rechtlich und sachlich kompliziert, das Steuererklärungsverfahren abzuschliessen, wenn sich die betreffende Person im Ausland befindet.

Wer ist quellensteuerpflichtig?

Quellensteuerpflichtig sind:

• Ausländische Arbeitnehmer mit steuerrechtlichem Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz, die aber noch nicht die Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) besitzen – in der Regel handelt es sich um Arbeitnehmer mit einer Aufenthaltsbewilligung (Ausweis B) oder einer Kurzaufenthaltsbewilligung (Ausweis L).
• Personen ohne steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz, die jedoch – wie beispielsweise Grenzgänger oder Wochenaufenthalter – in der Schweiz vorübergehend oder dauerhaft arbeiten.
• Auch im Ausland ansässige Mitglieder der Verwaltung oder Geschäftsführung von juristischen Personen mit Sitz oder tatsächlicher Verwaltung in der Schweiz (wenn die Vergütung für die Ausübung der Tätigkeit einem Dritten und nicht unmittelbar den Mitgliedern der Verwaltung oder der Geschäftsführung zufliesst).

Was muss ich als Arbeitgeber beachten?

Der Arbeitgeber ist ein sogenannter Schuldner einer steuerbaren Leistung (SSL), weil er gesetzlich verpflichtet ist:

• die Quellensteuer beim für den Arbeitnehmer zuständigen Kantonalen Steueramt anzumelden;
• die fällige Steuer selbst zu berechnen und vom Monatslohn des Arbeitnehmers abzuziehen;
• die Lohnsumme des Arbeitnehmers regelmässig (je nach Höhe monatlich, quartalsweise oder jährlich) an das für den Arbeitnehmer zuständige Kantonale Steueramt zu melden und abzuführen;
• die Quellensteuer auf der Lohnabrechnung und dem Lohnausweis des Arbeitnehmers auszuweisen.

Aktuelle Regelungen zur Quellensteuer

Am 1. Januar 2021 traten neue Bestimmungen zur Quellenbesteuerung in Kraft, deren zentrales Ziel die Beseitigung von Ungleichbehandlungen zwischen quellenbesteuerten und ordentlich besteuerten Personen ist. Die Kantone sind verpflichtet, die Berechnung der Quellensteuern schweizweit zu vereinheitlichen. Detaillierte Informationen sind im Kreisschreiben Nr. 45, welches am 12. Juni 2019 publiziert wurde, zu finden.

Im Folgenden beschreiben wir die wichtigsten Änderungen in der Quellensteuerregelung für Arbeitgeber.

Abrechnungskanton

Der Arbeitgeber (SSL) hat die geschuldete Quellensteuer direkt mit dem anspruchsberechtigten Kanton und nach dessen Weisungen und Tarifen abzurechnen (107 DBG und Art. 38 StHG). Eine Quellensteuerabrechnung für sämtliche quellensteuerpflichtigen Personen über den Kanton des Sitzes oder der Betriebsstätte des Unternehmens bzw. des Arbeitgebers hinaus ist nicht mehr erlaubt und lediglich in Ausnahmefällen vorzunehmen. Dies zwingt einzelne Arbeitgeber dazu, ihr System umzustellen und sich unter Umständen mit einem Abrechnungsmodell auseinanderzusetzen, das im Kanton des Unternehmenssitzes nicht angewandt wird.

Je nach Kanton wird zwischen zwei Abrechnungsmodellen unterschieden: das Monatsmodell (wird von den meisten Kantonen angewendet) oder das Jahresmodell (wird von den Kantonen Tessin, Freiburg, Genf, Waadt und Wallis angewendet). Die Modelle sind verbindlich und werden von den entsprechenden Kantonen identisch abgerechnet.

Tarife und Informationsbedarf

Die Höhe der Quellensteuerforderung ist tariflich geregelt. Die Festsetzung des Tarifs ist abhängig vom Zivilstand, von einer allfälligen Erwerbstätigkeit des Partners/der Partnerin, von der Anzahl der Kinder und von der Konfession. Die Tarifsätze sind je nach Kanton unterschiedlich hoch.

Bis 01.01.2021 bestehende reduzierte Tarife für Nebenerwerbs- oder Ersatzeinkünfte (D) und für deutsche Grenzgänger (O) entfallen vollständig. Einheitlich ist die Tarifcodeanwendung.

Dies zwingt nicht wenige Arbeitgeber dazu, ihr Lohnabrechnungssystem umzustellen. Zudem müssen zukünftig weitere Informationen von den Quellenbesteuerten eingefordert werden. Bislang wurden diese häufig im Nebenerwerbstarif abgerechnet, da man sonst den korrekten Tarif und gegebenenfalls den korrekten satzbestimmenden Lohn eruieren musste.

Aktuelle Anleitungen und Tarife zur Quellensteuerberechnung finden Sie auf der Website des kantonalen Steueramtes.

Nebenerwerbs- und die Teilzeitangestellte

Ist ein Arbeitnehmer lediglich bei einem Arbeitgeber in einem Teilzeitbereich angestellt und erzielt daneben keine weiteren Erwerbs- bzw. Ersatzeinkünfte, hat keine Umrechnung des Lohns für die Satzbestimmung zu erfolgen.

Da der Tarif D für Nebenerwerbstätigkeiten wegfällt, hat der Arbeitgeber die Quellensteuer der quellensteuerpflichtigen Person mit mehreren Arbeitsverhältnissen (inkl. Ersatzeinkünfte) nach dem massgebenden ordentlichen Tarif (A, B, C, H) abzurechnen und dabei ein Tarifsatzbestimmendes Einkommen anzugeben.

Der anwendbare Steuersatz (= tarifsatzbestimmendes Bruttomonatseinkommen) für jedes einzelne Arbeitsverhältnis ist gemäss der nachfolgenden Kriterien zu ermitteln:

• Umrechnung auf den effektiven Gesamtbeschäftigungsgrad sämtlicher Erwerbstätigkeiten (inkl. Ersatzeinkünfte) des Arbeitnehmers;
• Umrechnung auf einen Beschäftigungsgrad von 100 Prozent, wenn der effektive Gesamtbeschäftigungsgrad durch den Arbeitnehmer nicht offengelegt wird;
• Umrechnung auf das tatsächliche Gesamtbruttoeinkommen, sofern die Einkünfte dem Schuldner der zu versteuernden Leistung bekannt sind bzw. bekannt gegeben werden (bspw. im Konzern oder mehrere Arbeitsverträge beim gleichen Schuldner der zu versteuernden Leistung).

Prüfung von Steuer­rulings und faktischer Arbeit­geber­schaft

Ein Blick auf gültige Steuer­regeln (sogenannte Rulings) zwischen Arbeit­geber und der Steuer­behörde ist im Zuge einer Revision zu empfehlen. Sind diese Rulings existent, verlieren sämtliche Steuer­vereinbarungen, die den neuen Vereinbarungen der QStV (beziehungsweise dem KS 45) widersprechen, ihre Wirkung und sollten daher vorgängig neu verhandelt werden.

Eine faktische Arbeit­geber­schaft liegt vor, wenn der Arbeit­nehmer seine Arbeits­leistung (vorübergehend) nicht dem Arbeit­geber schuldet, mit dem er einen Arbeits­vertrag abgeschlossen hat (formeller Arbeit­geber), sondern einem weiteren Unternehmen (in der Regel einer Konzerngesellschaft; sog. faktischer bzw. wirtschaftlicher Arbeitgeber). Die Lohn­zahlungen werden weiterhin durch den formellen Arbeitgeber mit Sitz im Ausland geleistet, jedoch dem Einsatzbetrieb mit Sitz in der Schweiz weiterverrechnet bzw. müssten nach Verrechnungs­preis­grundsätzen weiterverrechnet werden.

Das Vorliegen einer faktischen Arbeit­geber­schaft ist insbesondere anhand folgender Kriterien zu prüfen:

• Die Leistung des Arbeit­nehmers gilt als integraler Bestandteil der Geschäfts­tätigkeit der schweizerischen Unternehmung;
• Die schweizerische Unternehmung trägt die Verantwortung und das Risiko für die Leistung des entsandten Arbeit­nehmers (bzw. die ausländische Gesellschaft trägt eine Gewähr­leistungs­pflicht im Zusammenhang mit dem Arbeits­ergebnis);
• Die schweizerische Unternehmung übt die Weisungs­hoheit aus;
• Der entsandte Arbeitnehmer ist in die Betriebso­rganisation der schweizerischen Unternehmung eingegliedert (Einrichtung, Zurverfügung­stellung von Räumlichkeiten und Arbeits­mitteln, Entscheide über Art und Umfang der täglichen Arbeit des entsandten Arbeitnehmers usw.);
• Die schweizerische Unternehmung trägt die Lohnkosten oder muss die Lohnkosten wirtschaftlich tragen.

Für das Vorliegen einer faktischen Arbeit­geber­schaft müssen nicht sämtliche Kriterien kumulativ erfüllt sein.

Liegt nun für eine Person, die vom Ausland in die Schweiz entsendet wird, eine derartige faktische Arbeit­geber­schaft vor, ist es möglich, dass damit eine Quellensteuer­pflicht in der Schweiz besteht. Daher wird der faktische Arbeitgeber in der Schweiz als Schuldner der versteuerbaren Leistung angesehen.

Ausser­ordentliche Zahlungen und sonstige Änderungen

Die Quellensteuer­berechnung bei ausser­ordentlichen Zahlungen kann sich ebenfalls als Heraus­forderung für den Arbeit­geber erweisen. Korrekturen zu fehlerhaft übermittelten Abrechnungen müssen bis spätestens Ende März des Folge­jahres beim kantonalen Steueramt eingereicht werden. Die Verzugs­provision wurde auf 1% bis 2% des Quellen­steuer­betrags reduziert.

Die wichtigsten Änderungen für quellensteuerpflichtige Arbeitnehmer

Quasi-Ansässig­keit

Als wesentliche Änderung gilt die Möglichkeit für Quellensteuer­pflichtige, die in der Schweiz nicht steuerlich ansässig sind, einen Antrag auf nachträglich ordentliche Veranlagung zu stellen und somit eine Steuer­erklärung auszufüllen. Dafür muss die Voraus­setzung der «Quasi-Ansässigkeit» erfüllt sein. Diese Situation liegt vor, wenn der quellensteuer­pflichtige Arbeit­nehmer seinen Haupt­wohnsitz im Ausland hat, aber mindestens 90 Prozent seines weltweiten Brutto­einkommens in der Schweiz versteuern muss.

Um als «Quasi-Ansässiger» veranschlagt zu werden, müssen Quellen­besteuerte bis zum 31. März des auf die Fälligkeit der Leistung folgenden Jahres einen Antrag stellen – und zwar jedes Jahr aufs Neue -, um die Quasi-Ansässigkeit geltend zu machen.

Nachträglich ordentliche Veranlagung bei Ansässigkeit in der Schweiz

Alle Quellensteuerpflichtigen mit einem steuerlichen Wohnsitz in der Schweiz, die bislang nicht die erforderliche Höhe bezüglich jährlicher Bruttolohnhöhe von CHF 120’000 erreichten, haben die Möglichkeit, ab Steuerperiode 2021 (also erstmals Anfang 2022) einen Antrag auf eine nachträglich ordentliche Veranlagung zu stellen und somit eine Steuererklärung auszufüllen. Dazu müssen sie bis zum 31. März des folgenden Steuerjahres (erstmals bis 31. März 2022 für das Steuerjahr 2021) einen entsprechenden Antrag bei der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung einreichen. Dies ist jedoch nicht in jedem Fall positiv für den Steuerpflichtigen.

Zahlungen vor Antritt bzw. nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses der quellensteuerpflichtigen Person

Es handelt sich um Zahlungen bei (respektive kurz vor) Stellenantritt und bei Austritt.

«Sign-on Boni»

Gemäss KS 45 müssen diese Zahlungen an Quellen in der Schweiz besteuert werden, auch wenn sich der (zukünftige) Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Zahlung im Ausland befindet und die Zahlung auch dort besteuert werden muss.

Abgangs­entschädigungen

Gemäss KS 45 sind Zahlungen durch die schweizerische SSL bei oder nach Austritt auf jeden Fall quellensteuer­pflichtig.

Lohn­fortzahlung während Frei­stellung

Lohnfortzahlungen an einen im Ausland ansässigen Arbeitnehmer, der nach erfolgter Kündigung freigestellt wird, sind – da diese auf einem weiterhin gültigen Arbeits­vertrag sowie einer in der Schweiz ausgeübten Tätigkeit beruhen – an der Quelle zu besteuern. Die Quellenbesteuerung hat dabei auf einem reduzierten Bruttolohn (unter Progressions­vorbehalt) zu erfolgen, sofern die Arbeit ohne die Frei­stellung mutmasslich im Ausland geleistet worden wäre.

In allen Fällen steht dem Steuerpflichtigen offen, die Quellensteuer auf solche Zahlungen, die er für nicht gerechtfertigt hält, mittels Neuveranlagung der Quellensteuer bzw. Tarifkorrektur oder einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung überprüfen zu lassen. Es können jedoch im Bereich der internationalen Besteuerung solcher Zahlungen Konflikte auftreten.

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Zeit ist Geld. Und Geld wird gerne gezählt. Die Arbeits­zeit­erfassung in einem Unternehmen ist sogar mit dem Bank­wesen vergleichbar. Wenn Sie ein kleines Detail übersehen, können Sie die Kontrolle darüber verlieren. Aus diesem Grund sind verschiedene Zeit­management-Dateien, -Programme und -Apps so beliebt.

Zeit ist ein kostbares Gut für alle. Der Staat hat einen Arbeits­code entwickelt, um ihn zu kontrollieren. Das Unternehmen hat eine Arbeits­dokumentation (Stunden­zettel) entwickelt. Und die Mitarbeiter haben ein eigenes Interesse daran, dass jede Arbeits­minute abgerechnet wird. So ist die allgemeine Zeit­messung aufgebaut, die in diesem Artikel behandelt wird. Sie erfahren ausserdem mehr über die Methoden der Zeit­erfassung in Unternehmen, erhalten moderne Vorlagen für den Stunden­rapport und lernen die besten Software­lösungen für Ihr Zeit­management kennen.

Kurz zum Arbeits­zeit­gesetz

Die Arbeits­zeit­erfassung in der Schweiz ist in den Artikeln 46 (Grund­normen) und 73 a/b (vereinfachte Erfassung) des Arbeits­gesetzes geregelt. In diesen Vorschriften werden 3 Kategorien von Arbeit­nehmern beschrieben, je nach dem Grad der Kontrolle über die Arbeits­zeit.

Arbeit­nehmer, die zur Führung von Arbeits­zeit­erfassung verpflichtet sind

Standard­mässig sind das alles kleine und mittel­ständische Mitarbeiter. Per Gesetz müssen sie ihre Arbeits­tätigkeit aufzeichnen, nämlich:

• Ort der Arbeit und Pausen
• Werk- und arbeits­freie Tage
• Anfangs- und Endzeit des Arbeits­tages
• Arbeits­stunden
• Arbeits­pausen von mehr als einer halben Stunde

Der Arbeitgeber oder Zeit­manager muss für diese Mitarbeiter einen Stunden­zettel, den sog. Stunden­rapport erstellen. Darin müssen die Arbeit­nehmer neben den Arbeitstagen ihre freien Tage, Feiertage und diejenigen, die sie gegebenenfalls ersetzen, markieren.

Arbeitnehmer, die eine vereinfachte Arbeits­zeit­erfassung führen können

Dieser Ansatz eignet sich für flexible Unternehmen, in denen die Mitarbeiter ihre Arbeits­zeiten selbst bestimmen. Heutzutage sind dies meist Programmierer und andere IT-Mitarbeiter. Diese Arbeit­nehmer müssen lediglich die Zahl der geleisteten Arbeits­stunden angeben.

In der Regel wird die vereinfachte Arbeits­zeit­abrechnung für einen Arbeitnehmer im Arbeits­vertrag festgelegt. Wenn die Mitarbeiter­zahl des Unternehmens 50 übersteigt, muss der Arbeitgeber dies in den Kollektiv­vertrag mit den Arbeit­nehmer­vertretern aufnehmen.

Arbeitnehmer, die von der Arbeits­zeit­erfassung befreit sind

In diese Kategorie fällt das Top­management mit einem monatlichen Brutto­lohn von 10.000 Franken oder mehr (120.000 Franken pro Jahr). Ihre Befreiung von der Zeit­erfassung muss im Kollektiv­vertrag oder individuell festgelegt werden.

Bestrafung bei fehlender Arbeits­zeit­erfassung

Wenn die Aufsichts­behörden Verstösse gegen das Arbeits­recht in Ihrem Unternehmen feststellen, erhalten Sie ein Dokument mit den fest­gestellten Problemen und einer Frist für deren Behebung. Wenn Sie diese Warnung ignorieren, kann das Unternehmen eine Geld­strafe erhalten. Handelt es sich zum Beispiel um Fehler in den Stunden­rapport der Angestellten, kann die Geld­strafe bis zu 3.000 Franken betragen. Bei fehlender Arbeits­zeit­erfassung, die nicht auf kollektive oder individuelle Vereinbarungen zurück­zuführen ist, beträgt die Strafe rund 10.000 Franken.

Methoden der Arbeits­zeit­erfassung

In der Schweiz regelt das Arbeits­recht nicht, wie die Arbeits­zeiten erfasst werden. Bei den Inspektionen sind die staatlichen Inspektoren nur an den endgültigen Daten interessiert.

Anforderungen an die Daten der Arbeits­zeit­erfassung

• Datum
  • An welchen Tagen hat der Mitarbeiter gearbeitet?
  • Hat der Mitarbeiter an Wochenenden oder Feiertagen gearbeitet?
• Ort
  • Wo hat der Mitarbeiter gearbeitet?
  • Hat der Mitarbeiter aus dem Büro oder im Home-Office gearbeitet?
• Zeit
  • Wie viele Stunden pro Tag hat der Mitarbeiter gearbeitet?
  • Wie viele Stunden hat der Mitarbeiter insgesamt in einem Monat gearbeitet?

Unternehmen erfassen diese Daten mit drei Haupt­methoden: klassische Stunden­rapport, digitale Stundenzettel (Excel) und Apps zur Zeit­erfassung. Ausserdem können grosse Unternehmen auch High-Tech-Lösungen in Form von Terminals, Stempel­uhren und anderen Geräten einsetzen.

Klassische Stunden­rapport

Unternehmen mit strengen Arbeits­zeit­plänen (Fabrik, medizinische Einrichtung, Callcenter usw.) verwenden eine einfache gedruckte Version des Stunden­zettels. Manager solcher Firmen erstellen einen Arbeits­plan für 3+ Monate, wodurch die Abrechnung der Arbeits­zeit extrem vereinfacht wird.

In der Regel unterschreiben die Mitarbeiter am Ende des Monats zusammen mit der Gehalts­abrechnung ihren Stunden­rapport. So kann das aussehen:

Digitale Stunden­zettel in Excel

Die meisten KMU verwenden heute diese Methode der Arbeits­zeit­erfassung. Im Gegensatz zu klassischen, werden digitale Stunden­zettel von den Mitarbeitern selbst ausgefüllt. In diesem Fall muss der Vorgesetzte lediglich eine Vorlage für die Zeit­erfassung erstellen, die Mitarbeiter in deren Verwendung einweisen und die monatlichen Arbeits­zeit­erfassung überwachen.

Um eine effektive Zeit­erfassung in Excel zu erstellen, müssen Sie viele Variablen berücksichtigen. Je viel­seitiger Sie es schaffen, Ihre Stunden­listen zu erstellen, desto weniger Fehler machen Mitarbeiter beim Ausfüllen.

Variablen zur Berechnung von Arbeits­stunden in Excel

• Wochen­anfang
• Kalkulatorische Soll-Arbeitszeit
• Mittarbeiter Eintritts-/Austritts­datum
• Urlaubs­anspruch
• Absenz­kategorien

Ausserdem sollten Sie besonders auf die Anzahl der Arbeitstage in einem Jahr achten. Diese Zahl wird durch Ferien beeinflusst, die je nach Kanton unterschiedlich sein können.

Apps zur Zeit­erfassung

Eine modernere Alternative zum Excel-Stunden­zettel sind Desktop, Cloud und mobile Zeit­erfassungs­software. Sie verfügen über zahlreiche Funktionen und eignen sich sowohl für diejenigen, die ihre Arbeits­zeiten im Auge behalten müssen, als auch für diejenigen, die einfach ihre Arbeits­zeiten optimieren wollen. Freelancer brauchen solche Programme auch, um ihre Arbeits­belastung zu überwachen und ihren Stunden­satz zu berechnen.

In der Regel ist die Zeit­management-Software in das Arbeits-Ökosystem (CRM) integriert oder wird für verschiedene Geräte gleichzeitig entwickelt.

Top 6 CRM mit Zeiterfassungsfunktion

8 populäre Software & Apps zur Zeiterfassung

Verwenden Sie diese Programme oder unsere Vorlage für die Stunden­zettel, um sicher­zustellen, dass Ihre Zeit immer genau dokumentiert ist und die Arbeit effizient rapportiert werden kann. Und unsere Treuhänder helfen Ihnen, Ihre wertvolle Arbeits­zeit nicht in die Buchhaltung, sondern ins Geschäft zu investieren.

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Wie viele Stunden arbeiten Sie pro Tag? Wie viele Pausen muss der Arbeitgeber genehmigen? Und bezahlen? Solche Fragen werden in der Schweiz häufig bilateral zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geregelt. Was sagt aber das Gesetz dazu? Im OR sind diese Sachverhalte nicht beschrieben. Dafür gibt es viele Verordnungen und Gerichtsentscheidungen, die ein Netz aus Regeln, Ausnahmen und Gegenausnahmen erzeugen. Dabei liegt es immer in der Verantwortung des Arbeitgebers, dass die Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden. Damit Sie Ihre Arbeitsplatzverhältnisse aus gesetzlicher Sicht korrekt gestalten, haben wir die wichtigsten Informationen zu diesem Thema zusammengefasst.

Was bedeutet eigentlich der Begriff «Arbeitszeit»?

Grundsätzlich existiert im Schweizer Arbeitsgesetz keine Definition der Arbeitszeit. Das Arbeitsrecht definiert die Arbeitszeit als die Zeit, «während der sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat» (Art. 13 Abs. 1 ArGV 1). Die Rechtsprechungen hat diese Definition präzisiert: Die Zeit, die der Mitarbeiter «mit dem Willen des Arbeitgebers in dessen hauptsächlichem Interesse verbringt», gilt als die «Arbeitszeit». Daraus folgt, dass weder Ihre konkrete Aktivität noch der Ort eine entscheidende Rolle spielt. Zudem gilt die allgemeine Rufbereitschaft nicht als Arbeitszeit.

Die Arbeitszeit beginnt, wenn der Arbeitnehmer leistungsbereit am Arbeitsplatz erscheint.

Aus dieser Definition lässt sich nachvollziehen, warum unterschiedliche Aktivitäten nicht oder doch als Arbeitszeit anerkannt wird. Die häufigsten Fragen dazu haben wir hier zusammengefasst:

Wie lange darf man arbeiten?

Die Dauer der Arbeit ist vom Staat reguliert. Sie kann der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag nur eingeschränkt variieren: Die die Höchstarbeitszeit darf nicht überschritten werden.

• Im Schnitt arbeiten die Schweizer 42 Stunden pro Woche.
• 45 Stunden pro Woche: Industrie, Büropersonal, Grossbetriebe des Einzelhandels
• 50 Stunden pro Woche: alle anderen Betriebe, insbesondere das gesamte Gesundheitswesen

Das Arbeitsrecht sieht keine ausdrückliche Höchstarbeitszeit pro Tag vor. Doch wenn alle zugelassen Ausdehnungen und Pausen berücksichtigt werden, kommt man auf etwa 12.5 Stunden pro Tag und 14 Stunden bei Unternehmen mit Abendschichten.

Betriebsübliche Arbeitszeit im Dienstleistungssektor in der Schweiz nach Wirtschaftsabschnitt im Jahr 2020 (in Stunden pro Woche) (Statista)

Ruhezeit

Erholung ist ein wichtiger Teil der Arbeit. Wie es bereits oben erwähnt wurde, gehören die unterschiedlichen Pausen nicht zur Arbeitszeit. Der Arbeitsgeber ist verpflichtet, ab einer bestimmten Arbeitszeit eine Pause zu gewährleisten.

Die tägliche Ruhezeit darf nicht weniger 11 Stunden betragen und darf nur im Ausnahmefall einmal pro Woche bis 8 Stunden gekürzt werden. Dabei muss der Zwei-Wochendurchschnitt 11 Stunden ergeben.

Wöchentlicher Ruhetag ist der Sonntag. Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer mindestens 35 aufeinanderfolgende Stunden frei haben (11 Stunden tägliche Ruhezeit + 24 Stunden Sonntag), welche die Zeit von Samstag 23 Uhr bis Sonntag 23 Uhr einschliessen muss.

Wird die Arbeitszeit auf mehr als 5 Tage verteilt, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf einen freien Halbtag (8 Stunden) im Laufe der Arbeitswoche.

Feiertage

Die Feiertage und religiöse Ferien sind dem Sonntag gleichgestellt. Das bedeutet, dass man an diesen Tagen ohne Bewilligung nicht arbeiten darf. Es gibt sowohl Bundesfeiertage als auch kantonale Feiertage, die von Kanton zu Kanton unterschiedlich sind. Darüber hinaus gibt es noch nicht gesetzlich anerkannte Feiertage, die aber trotzdem auf dem Kantonebene oder bei einzelnen Gemeinden als Ruhetage behandelt werden.

Im Vergleich zu anderen Ländern verfügt die Schweiz über relativ wenig Feiertage: Der europäische Durchschnitt liegt bei 13 freien Tagen pro Jahr. In der Schweiz beläuft sich die Zahl auf 11 Tage im Schnitt.

Es gibt nur einen Tag, der auf Bundesebene vorgeschrieben ist: Der 1. August. Alle anderen Feiertage sind Kantonsspezifisch. Es existieren drei weitere Tage, die in sämtlichen Kantonen als Feiertage anerkannt sind: Neujahrstag (1 Januar), Karfreitag, Auffahrt- und Weihnachtstag (25 Dezember).

Absenzen am Arbeitsplatz

Neben Ruhezeiten und Feiertagen hat ein Arbeitsnehmer den Anspruch, eine notwendige Zeit vom Arbeitsplatz fernzubleiben. Dies gilt für dringende persönliche Angelegenheiten. Dazu gehören vor allem die bekannten und gesetzlich anerkannten Anlässe wie Schwangerschaft und Mutterschaft sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie Militärdienst oder Unfall. Zusätzlich haben Arbeitnehmer bei Ereignissen wie Hochzeit oder Umzug ebenfalls einen Anspruch auf bezahlte Freizeit.

Im Arbeitsgesetz sind folgende bezahlte arbeitsfreie Tage aufgeführt:

In Ausnahmefällen kann das Unternehmen einen unbezahlten Urlaub gewähren. Wenn dieser länger als 4 Wochen dauern soll, muss der Mitarbeiter vor Antritt des Urlaubs die Versicherungsfragen (Unfall, Pensionskasse) mit der Personalabteilung abklären.

Unentschuldigte Absenzen am Arbeitsplatz: Was kann der Arbeitgeber unternehmen?

Grundsätzlich wird kein Lohn ohne Arbeit geschuldet. Die Umsetzung dieser Vorgabe ist aber nicht immer einfach und wird manchmal von Arbeitnehmern missbraucht: Überlange Pausen, Kurzabsenzen vor und nach Wochenenden können leider nicht nur den Betriebsprozess, sondern auch dem Arbeitsklima schaden.

Bei regelmässigen unentschuldigten und nicht gerechtfertigten Absenzen kann eine fristlose Kündigung im Betracht gezogen werden. Kann der Richter die Situation im Klagefall nicht als Grund für eine fristlose Kündigung beurteilen, so wird das Arbeitsverhältnis fortgesetzt und der Arbeitgeber kann zur Lohnfortzahlung und sogar einer Entschädigungszahlung verpflichtet werden. Um dieses Risiko zu minimieren, empfiehlt es sich, den Arbeitnehmer bei allen unentschuldigten Absenzen schriftlich über den Folgen zu informieren.

Arbeitszeitreglement

Die meisten Regeln sind gesetzlich vorgeschrieben. Und trotzdem empfiehlt es sich, die wichtigsten Informationen im Vertrag bzw. Vertragszusatz oder in einem speziellen Dokument (Arbeitszeitreglement) noch mal detailliert zu beschreiben. Somit können unnötige Streite und Diskussionen vermieden werden, weil viele Situationen nicht eindeutig geregelt sind und die Unternehmen über gewisse Gestaltungsfreiheit verfügen. Darüber hinaus können Sie sicher sein, dass Ihr Arbeitnehmer nach der Vertragsunterschreibung vollumfänglich informiert wurde.

Nützliche Links

• Arbeitsgesetz und Verordnungen
• Allgemeine Information über Arbeitszeit
• Arbeitszeitbewilligungen zur Nacht- und Sonntagarbeit
• Häufig gestellten Fragen zum Arbeitsrecht

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Lassen Sie sich die staatlichen Leistungen nicht entgehen! Insbesondere Kurzarbeitsgeld kann Ihre Unternehmen vor schlimmen kurzfristigen Krisen retten. Wie muss ich mich anmelden? Welche Punkte muss ich beachten? Und wie genau funktionieren die Abrechnungen? Hier kann Ihnen ein Treuhänder unterstützen und Sie beraten.

Wenn ein Unternehmen seine Arbeit in der Schweiz wirtschaftlich begründet vorübergehend reduzieren oder ganz einstellen soll, aber gleichzeitig die Arbeitsverhältnisse im Sinne der Arbeitsgesetzgebung dabei bestehen bleiben, handelt es sich um Kurzarbeit.

Kurzarbeit umfasst des Weiteren Arbeitsausfälle, die auf behördliche Massnahmen oder andere Umstände zurückzuführen sind und ausserhalb der Kontrolle des Arbeitgebers liegen. Damit sollen Entlassungen verhindert werden, die aufgrund eines kurzfristigen und unvermeidbaren Arbeitsausfalls auftreten könnten. Risiken wie verschärfter Wettbewerb, ein Nachfrageeinbruch oder andere bekannte Geschäftsrisiken gelten nicht als Begründung für eine Kurzarbeitsentschädigung.

Sämtliche eingeführten Veränderungen hatten grösstenteils einen eher vorläufigen Charakter. Doch die grundsätzliche Prinzipien der Kurzarbeit wurden nicht geändert. Werfen wir also einen Blick auf die wichtigsten Prinzipien der Kurzarbeit.

Zunächst einmal ist es entscheidend, dass sich das Unternehmen für Kurzarbeit in der Schweiz anmeldet (Weitere Informationen zur Anmeldung findet sich bei SECO). Bei Ausbruch der Corona-Krise wurde die Karenzfrist zuerst auf einen Tag reduziert, später wurde sie komplett aufgehoben. Die ordentliche Karenzfrist beträgt zwei Wochen.

Während zwei Jahren darf die Summe aller Perioden, für die eine Kurzarbeitsentschädigung gezahlt werden kann, nicht länger als 12 Monate betragen. Im Rahmen von COVID-19 wurde diese Periode verlängert und beträgt seit dem 01. September 2020 insgesamt 18 Monate. Eine Bewilligung für die Kurzarbeit kann einmalig nur für 3 Monate zugesprochen werden. Wenn also mit weiteren Schwierigkeiten hinsichtlich der Auslastung der Mitarbeiter gerechnet werden kann, die länger als 3 Monate dauern, sollte kurz vor Ablauf der vorherigen Bewilligung eine weitere für die kommenden 3 Monate beantragt werden.

Wer hat Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung?

Zu den Firmen, die einen Anspruch auf eine Kurzarbeitsentschädigung haben könnten, gehören diejenige, bei denen die Beschäftigung des Arbeitnehmers um mehr als 10% reduziert und eines der folgenden Kriterien erfüllt wird:

• Die Arbeitnehmenden sind beitragspflichtig bei Arbeitslosenversicherung (ALV)
• Die Arbeitnehmenden haben die obligatorische Schulzeit abgelegt, sind aber nicht AHV pflichtig, da das Mindestalter dafür noch nicht erreicht wurde.

Vergleichstabelle: Was hat sich in COVID-19-Zeiten geändert

Ist die Kurzarbeit bereits angemeldet, wird den betroffenen Arbeitnehmern in der Schweiz 80% des wegfallenden Lohnes erstattet. Der Arbeitgeber sollte davon ausgehen, dass die Kurzarbeitsentschädigung erst im darauffolgenden Monat erfolgt. Arbeitnehmer, die für Unternehmen mit beantragter Kurzarbeit arbeiten, sollten die 80% des Verdienstausfalls frühzeitig als Lohn erhalten. Im Fall der angemeldeten Kurzarbeit müssen die Sozialversicherungsbeiträge auf den 100%-Lohn entrichtet werden. Die Arbeitgeberbeiträge an die AHV/IV/EO/ALV für die Ausfallzeiten werden via Kurzarbeitsentschädigung rückvergütet. Der obenerwähnte Arbeitgeberanteil an die AHV/IV/EO/ALV beträgt 6.375%.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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Die korrekte Lohnfortzahlung bei unfall- bzw. krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers stellt oft eine Herausforderung dar. Die Rechtsprechung in der Schweiz ist bekanntlich sehr arbeitnehmerfreundlich, deshalb sind Rechtsfälle aus Arbeitgebersicht wenn immer möglich zu vermeiden – es sei denn der Arbeitgeber ist eindeutig im Recht. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Pflichten bestehen und was man beachten soll, um die Lohnfortzahlung ordnungsgemäss auszurichten.

Wann besteht eine Lohn­fort­zahlungs­pflicht?

Die Voraussetzungen für die Lohnfortzahlung gemäss Art. 324a OR lauten:

• Der Grund der Abwesenheit liegt in der Person des Arbeitnehmers (u.a. Unfall bzw. Krankheit).
• Die Arbeitsverhinderung des Arbeitnehmers ist unverschuldet.
• Das Arbeitsverhältnis hat mehr als 3 Monate gedauert oder wurde für mehr als 3 Monate eingegangen (bei befristeten Arbeitsverhältnissen).

Wann beginnt die Lohnfortzahlung und wie lauten die Fristen?

Wie lange dauert die Lohn­fort­zahlungs­pflicht?

Nach Art. 324a Abs. 1 OR ist der Arbeitgeber verpflichtet die Lohnfortzahlung nur für eine “beschränkte Zeit” auszurichten. Die Dauer der Lohnfortzahlung ist von der Dauer des Arbeitsverhältnisses und von den Anstellungsbedingungen abhängig. Wird im Arbeitsvertrag auf die Lohnfortzahlung nicht explizit hingewiesen, gelten automatisch die Bestimmungen des OR, die das absolute Minimum definieren:

Im Einzelarbeitsvertrag, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag kann eine für den Mitarbeiter günstigere Lösung (im Vergleich zur gesetzlichen Vorschriften) festgelegt werden.

Zudem ist zu beachten, dass die Lohnfortzahlungspflicht pro Anstellungsjahr gilt. Die Abwesenheiten – auch aus unterschiedlichen Gründen – sind zusammenzuzählen und an die gesamte Lohnfortzahlungsdauer anzurechnen.

Bestandteile der Lohn­fort­zahlung

Bei Lohnfortzahlung ist sowohl der ordentliche Monatslohn einzurechnen, als auch die Lohnbestandteile, die ohne Arbeitsunfähigkeit vom Arbeitgeber geschuldet wären (z.B. Anteil 13. Monatslohn, angemessene Vergütung für ausfallenden Naturallohn).

Für die Mitarbeiter im Stundenlohn bzw. mit unregelmässigem Lohn wird üblicherweise der durchschnittliche Verdienst der letzten 12 Monate als Basis für die Lohnfortzahlung angenommen.

Wenn die Dauer der Lohnfortzahlung im Arbeitsvertrag nicht vereinbart wurde, kommen automatisch die Kantonalen Skalen zur Anwendung. Eine bilaterale Übereinkunft auf eine kürzere Dauer als die Kantonalen Skalen ist nicht zulässig.

Lohn­fort­zahlungs­pflicht bei Krankheit ohne Kranken­tag­geld­versicherung

Die Vertragsparteien können eine von kantonalen Skalen abweichende Lösung im Arbeitsvertrag abmachen, die den Arbeitnehmer besser stellt. Diese muss aber mindestens gleichwertig im Vergleich zur Regelung gemäss den kantonalen Skalen sein.

Lohn­fort­zahlungsp­flicht bei Krankheit mit Kranken­tag­geld­versicherung

Vom Gesetz her ist keine obligatorische Sozialversicherung bei Krankheit vorgeschrieben. Eine Krankentaggeldversicherung ist zwar üblich, aber freiwillig.

Bei abgeschlossener Krankentaggeldversicherung sind für die Leistungspflicht des Arbeitgebers die Versicherungspolice und die Allgemeinen Versicherungsbedingungen massgebend. Dabei muss die Versicherungslösung im Sinne des OR mindestens gleichwertig zu den gesetzlichen Bestimmungen sein. Dies ist der Fall, wenn die folgenden Vorgaben erfüllt sind:

Mit der Krankentaggeldversicherung wird oft eine Wartefrist abgemacht. Üblicherweise dauert diese 30, 60 oder 90 Tage.

Lohn­fort­zahlung während der Wartefrist

Da die Versicherung während der Wartefrist keine Taggelder ausrichtet, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den entfallenden Lohn für diese Zeitspanne zu bezahlen. Dabei gelten folgende Bestimmungen:

Nach Ablauf der Wartefrist werden die Taggeldleistungen von der Krankentaggeldversicherung gewährt. Sie ersetzen die Lohnfortzahlung des Arbeitgebers und belaufen sich häufig auf 80% des entfallenden Lohnes.

Fazit

Massgeblich für die Lohnfortzahlung bei Krankheit und Unfall sind die Bedingungen, die im Arbeitsvertrag festgelegt wurden. Die vereinbarten Regelungen zur Lohnfortzahlung müssen aber mindestens gleichwertig wie die gesetzlichen Vorschriften zur Lohnfortzahlung sein (gilt nicht für die Wartefrist).

Da jeder Fall individuell analysiert werden muss, trägt das fristgerechte Vorhandensein der notwendigen Informationen betreffend Unfall und Krankheit in der Lohnbuchhaltung wesentlich zur korrekten Lohnabrechnung bei.

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Sie verfügen über genügend interne juristische Ressourcen in Ihrem Unternehmen, um alle arbeitsvertraglichen Fragen abzuwickeln? – Dann müssen Sie nicht mehr weiterlesen. In den meisten Fällen ist dies jedoch nicht der Fall. Externe Juristen oder Treuhänder können Ihnen dann weiterhelfen. Unterschätzen Sie dieses Problem nicht, denn die Auswirkungen solcher Konflikte sind oft langwierig und kostspielig. Lesen Sie unseren Artikel und machen Sie einen Schritt in die richtige Richtung.

Arbeitsvertrag Muster

Wenn Personal auf Abruf oder Teilzeit angestellt werden soll, gibt es so einige Stolperfallen. In der Schweiz sind die Rechte der Arbeitnehmer sehr umfassend gestaltet, ein Arbeitgeber ist also gut beraten, wasserdichte Arbeitsverträge auszuarbeiten, um die Firma vor dem Risiko hoher Lohnnachzahlungen und anderer Kompensationsansprüche zu schützen. Mit unserem Muster haben Sie eine verlässliche Grundlage für einen Arbeitsvertrag auf Abruf oder Teilzeit.

Rechtliche Risiken der Arbeitsverträge auf Abruf

Der Arbeitsvertrag auf Abruf (zum Teil auch auf Teilzeit) verlangt vom Arbeitnehmer eine hohe Flexibilität und überwälzt einen Teil des unternehmerischen Auslastungs- bzw. Auftragsrisiko auf den Arbeitnehmer. Dementsprechend sind diese Verträge häufig grenzwertig formuliert oder reduzieren die Arbeitnehmerrechte dermassen, dass die Arbeitsverträge einer juristischen Überprüfung nicht standhalten. Werden Fälle von widerrechtlichen Arbeitsverträgen bzw. -bedingungen öffentlich, kann schnell das Unternehmensimage leiden.

Welche Informationen müssen in einem Arbeitsvertrag auf Abruf bzw. Teilzeit enthalten sein?

• Stunden-Bruttolohn sollte festgehalten werden, nicht des Nettolohns.
• Ferienentschädigung: Verpflichtend (Lohnaufschläge: bei 4 Wochen Ferien: 8.33%, bei 5 Wochen: 10.64%). Festhalten, dass diese laufend durch den Ferienzuschlag vollständig abgegolten sind. Bei Arbeitnehmern bis und mit 20 Jahren sind 5 Wochen Ferien pro Kalenderjahr obligatorisch.
• Feiertagsentschädigung: Freiwillig, falls ja: Lohnzuschlag von 3.0 bis 3.5% festlegen.
• Zusatzentschädigung: Sehr empfehlenswert ist eine schriftlich festgehaltene Entschädigung der Zeit auf Abruf, insbesondere wenn die Arbeitseinsätze weniger als 14 Tage im Voraus bekannt sind.

• Mindestdauer eines Arbeitseinsatzes (z.B. 5 Stunden, 8.4 Stunden, etc.) definieren. Ist in der Praxis die Arbeitszeit geringer als die Mindestdauer, dann muss unaufgefordert die Mindestdauer vergütet werden.
• Teilzeitarbeitsvertrag: Festhalten des Pensums in Prozent oder Stunden.
• Fringe Benefits definieren (Gratisparkplatz, Firmenwagen, Verpflegung, etc.).
• 13. Monatslohn regeln, mit der Auszahlungsmodalität regeln (meist mit Zuschlag auf dem Stundenlohn).
• Bonus/Gratifikation-Zahlung regeln: Zeitpunkt der Auszahlung, evtl. Leistungsziele oder diskretionären Spielraum des Arbeitgebers festhalten.

• NBU: Festhalten, ob die Nichtberufsunfalldeckung besteht oder nicht (keine Abdeckung, falls angestrebte Wochenarbeitszeit von weniger als 8 Stunden im Schnitt). Schlussendlich zählen in Streitfällen aber die faktischen Verhältnisse, nicht, was im Vertrag steht.
• BVG-Leistungen festhalten bzw. ausschliessen, Kostenteilung: Anteil des Arbeitgebers bzw. des Arbeitnehmers in % festhalten (Arbeitgeber muss mind. 50% der Kosten tragen). Eine Pflicht zur BVG Versicherung gilt dann, wenn der Arbeitnehmer pro rata brutto mehr als CHF 21’330 pro 12 Monate verdient.
• KTG: Festhalten, ob der Betrieb eine Krankentaggeldversicherung (KTG) vorsieht und zu welchen Anteilen sich der Arbeitgeber bzw. -nehmer daran beteiligen (Arbeitgeber mit minimal 50%).

• Minimumstunden: Allfällige Garantie einer minimalen Stundenauslastung pro Monat (Minimalzahlung) definieren.
• Erwartete Auslastung: Wünschenswert, aber keine Pflicht: Spanne der pro Woche zu erwartenden Arbeitsstunden festhalten.

• Einsätze ablehnen: Festlegen, ob der Arbeitnehmer unter gewissen Bedingungen die «Abrufe» ablehnen kann (z.B. falls Abruf später als um 12.00 Uhr erfolgt; max. 20% der «Abrufe» können jährlich abgelehnt werden; etc.).
• Besondere Sorgfaltspflichten des Arbeitnehmers definieren.
• Schweigepflichten: Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten dokumentieren, auch nach der Kündigung.
• Arbeitszeiterfassung: Pflicht des Arbeitnehmers, die eigene Präsenzzeit zu dokumentieren und monatlich zu rapportieren (Vorschrift gemäss Arbeitsrecht).

• Minimale Kündigungsfristen: in Probezeit minimal 7 Kalendertage; im ersten Betriebsjahr minimal 1 Monat, anschliessend minimal 2 Monate, jeweils auf jedes Monatsende.
• Arbeitsmaterial: Rückgabe der Arbeitsmittel definieren, Schlüssel, Firmenkarten, Zugangsbatches, etc.
• Allfälliges Konkurrenzverbot nach Vertragsauflösung definieren.

Wenn Arbeitseinsätze sehr unregelmässig und in langen Zeitabständen erfolgen, handelt es sich nicht mehr um ein dauerndes Arbeitsverhältnis, sondern um einzelne befristete Arbeitsverhältnisse.

Bei Arbeitsverhinderung infolge Krankheit, Unfall od. Militärdienst ist eine Lohnfortzahlung vorgeschrieben, auch beim Vorliegen eines Arbeitsvertrags auf Stundenbasis oder Teilzeit. Dies ist zwingendes Recht und kann vertraglich nicht wegbedungen werden, muss so aber auch nicht im Arbeitsvertrag erwähnt sein.

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