Inventur einfach gemacht mit Inventarlisten (in Excel)

Eine Inventur ist immer ein langwieriger Prozess. Und je grösser das Unternehmen und je komplexer seine Geschäftsprozesse sind, desto mehr Zeit und Aufwand erfordert die Erstellung einer vollständigen Bestandsliste. Grossunternehmen geben Millionen von Franken für Personal und Software aus, um ihre Lagereinrichtungen zu aktuell zu halten. KMU müssen das Problem des Inventarbestandes im Rahmen ihrer Möglichkeiten angehen. Damit die Erstellung von Inventarlisten nicht nur anspruchsvoll, sondern auch nützlich für solche Unternehmen ist, haben wir spezielle Excel-Vorlagen vorbereitet. Damit können Unternehmen ihre gesamten materiellen und immateriellen Vermögenswerte schnell bewerten. Und wenn Sie unsere Ratschläge aus diesem Artikel befolgen, können Sie mit einer vollständigen Inventur auch Ihre Buchhaltung optimieren und Steuern sparen.

Je nachdem, ob ein Unternehmen verpflichtet ist, ein Inventar zu führen, gibt es zwei Inventurarten: die vereinfachte und die vollständige.

Inventurarten

Vereinfachte Inventur

Wer nicht gesetzlich zur Inventur verpflichtet ist, kann dies freiwillig tun. Eine Inventarliste kann in vielen Fällen für einen Unternehmer (auch für eine Einzelperson) nützlich sein.

Wann wird eine vereinfachte Inventur verwendet?

• Ordnung im Office, Home-Office oder Wohnung zu erstellen
• Zur Vorbereitung eines Umzugs
• Beim Abschluss einer Versicherung (Eigentum, Immobilie, Wertsachen)

Für eine vereinfachte Inventur reicht eine Excel-Vorlage der Inventarliste aus. Die Arten von Feldern in dieser Liste richten sich nach dem Zweck der Inventur.

Felder in der vereinfachte Inventarliste

• Inventar­nummer
• Bezeichnung
• Kategorie
• Bemerkungen zu Eigenschaften (Gewicht, Aussehen)
• Preis
• Menge
• Wert
• Garantie­dauer
• Standort
• etc

Vollständige Inventur

Auch wenn Ihr Unternehmen nicht im klassischen Handel tätig ist, können Sie von einer Inventur profitieren.

Gründe für eine vollständige Inventur

• Analyse der Handelsdynamik des Unternehmens
• Verstärkung der Kontrolle über die Bewegung von Vermögenswerten
• Vorbereitung auf eine Steuerprüfung oder ein anderes Audit
• Bestätigung der Daten aus dem JahresabschlussDer Jahresabschluss ist ein wesentliches Instrument der Rechnungslegung und bietet Einblicke in die finanzielle Situation eines Unternehmens am Ende eines... Mehr

Im Gegensatz zur Inventur bei Selbstständigen oder Freiberuflern umfasst die Inventurliste in mittleren und grossen Unternehmen viel mehr Felder.

Felder in einer vollständigen Inventarliste

• Inventarnummer
• Bezeichnung
• Bemerkungen
• Datum des Kaufs
• Preis
• Menge
• Wert
• Garantie­dauer
• Standort
• Abschreibungs­zeiträume
• Datum letzte Wartung
• Etc.

Eine vollständige Inventur wird in 3 Formaten durchgeführt, je nach dem zu inspizierenden Objekt.

Formate der Unternehmensinventur

Körperliche Inventur

Es handelt sich um eine klassische Inventur. Um eine solche Inventarliste zu erstellen, müssen Sie alle Ihre Inventare messen, wiegen und bewerten. Zum Schluss sollten Sie klare Informationen über die Grösse und die Kosten Ihres Bestands erhalten.

Buchinventur

Dazu gehören Finanzdaten, die auch im Jahres­abschluss enthalten sind. Meistens ist dies der Saldo der Firmen­konten, Verbindlichkeiten und Forderungen. Alle diese Daten müssen durch Konto­auszüge, Rechnungen, Schecks und andere Buchhaltungs­unterlagen belegt werden. Dieser gesamte Prozess wird meistens in Vorbereitung auf die Jahres­abschluss­erstattung in speziellen Buchhaltungs­programmen durchgeführt.

Bei der Buchinventur werden alle immateriellen Vermögenswerte überprüft. In modernen Unternehmen ist dies meist Software. Da die Programme viele technische Eigenschaften haben, wird die Inventarliste in diesem Fall um zusätzliche Felder erweitert (z.B. Seriennummer und Anzahl der Lizenzen)

Anlageninventur

Wenn Sie etwas herstellen, einen Firmenwagen oder eine teure Büro­ausstattung haben, ist deren Inventur lebenswichtig. Neben der üblichen Beschreibung all dieser Anlagegüter sollten Sie auch deren Nutzungsdauer angeben und die Abschreibungen berechnen. So können Sie nicht nur Ihre Buchhaltung und Steuern optimieren, sondern auch Reparaturen und die Anschaffung neuer Geräte oder Maschinen planen.

Ein Unternehmen muss nicht alle 3 Formate der Inventur durchführen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise in der Beratung tätig ist, reicht es aus, eine Buchinventur zu führen. Wenn ein Unternehmen jedoch Handel treibt, müssen alle materiellen und immateriellen Vermögenswerte sowie das Anlagevermögen gründlich und regelmässig inventarisiert werden.

Inventur für Unternehmen mit einem komplexen Lagersystem

Um die Abrechnung aller Lager­bestände in Handels- oder beispielsweise Logistik­unternehmen zu vereinfachen, werden zusätzliche Programme zur Arbeit mit dem Lager eingesetzt. Der Vorteil solcher Software ist im Gegensatz zu denselben Excel-Vorlagen die Aktualisierung von Informationen. Das System wird mit Buchhaltungs­software, Online-Shop oder POS-Terminal synchronisiert und aggregiert die aktuelle Inventarliste. Diese Programme können oft auch den Kauf eines neuen Produkts automatisieren, wenn die Lagerbestände niedrig sind.

Beispiele für Programme zur Inventar­verwaltung

• Timly (Schweiz)
• megaventory/ (USA)
• REMIRA (Deutschland)

Für grosse Unternehmen mit dynamischem Dokumenten-, Produkt- und Personenfluss werden ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) eingesetzt. Ein solches System sammelt Daten zu Inventar, Produktion, Personalwesen, Finanzen und anderen Geschäfts­prozessen. Solche Daten sind einfacher zu analysieren, was es ermöglicht, qualitativ hochwertige Entwicklungs­strategien für jeden Teil des Unternehmens zu entwickeln.

Beispiele für ERP-System

• Abacus
• Sage 200 Extra
• Bexio
• Comatic

In dieser Artikelserie (Funktionen, Preise, Test) haben wir uns angesehen, wie einige dieser ERP-Systeme aus Sicht der Buchhaltung funktionieren.

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