Wollen Sie als Unternehmens­gründer riskieren, dass Ihr Unternehmen schon zu Beginn der Geschäfts­tätigkeit Bankrott geht? Sicher nicht. Dieses Risiko ist jedoch speziell am Anfang hoch, wenn die Liquidität des Unternehmens begrenzt ist und Debitoren oder Kreditoren in der Buchhaltung nicht präzise geführt werden. Vor allem wird es kritisch, wenn Rechnungen von Kunden nicht ordnungsgemäss beziehungsweise überhaupt nicht bezahlt werden.

Oder stellen Sie sich vor, wie heikel es für Sie werden kann, wenn relativ hohe Geld­strafen gezahlt werden müssen, weil versehentlich vergessen wurde, die eine oder andere Rechnung pünktlich zu bezahlen.

Um die oben beschriebenen Situationen zu vermeiden, müssen die gestellten Rechnungen und erhaltene Zahlungen ordnungsgemäss kontrolliert werden. In dieser Hinsicht spielt die Wahl der optimalen Buchungs­methode eine Schlüssel­rolle. Zu Beginn der Geschäftstätigkeit, wenn die Grösse des Unternehmens es noch zulässt, kann man noch entscheiden, ob dafür eine Offen­posten­buchhaltung geführt oder direkt eine Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung eingeführt wird.

Was ist der Unterschied zwischen der Offen­posten- und Debitoren- / Kreditoren-Buchhaltung?

Bei der Offen­posten­buchhaltung werden Zahlungen erst dann verbucht, wenn sie tatsächlich getätigt wurden, während bei der Debitoren- / Kreditoren-Buchhaltung Debitoren und Kreditoren stets laufend erfasst werden. In anderen Worten stellt sich die Offen­posten­buchhaltung als eine relativ simple Form der Buchhaltung dar, da lediglich die liquidierten Rechnungen (sowohl von Ihnen als auch vom Kunden) in der Buchhaltung eingebucht werden. Weitere Information dazu kann man auf diesem KMU-Portal unter folgendem Link finden.

Für welche Option man sich entscheiden muss, wird im Art. 957 OR geregelt.

Wir werden uns aber hauptsächlich auf die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung konzentrieren, da diese Buchhaltungsvariante in der Praxis häufig zum Einsatz kommt.

Debitoren­buchhaltung und Debitoren­management

Bei der Debitoren­buchhaltung handelt es sich vor allem um die ordnungsgemässe Erfassung und folgende Überwachung der an Kunden ausgestellten Rechnungen – sprich Ausgangs­rechnungen.

Damit die Liquidität Ihres Unternehmens auf einem akzeptablen Niveau gehalten wird, sollten Zahlungs­eingänge pünktlich kontrolliert werden. Diese Kontrolle wird als Debitoren­management bzw. Forderungsmanagement bezeichnet. Zur Verwaltung wird für jeden einzelnen Debitor ein separates Konto in der Buchhaltung geführt. Sämtliche gestellten Rechnungen und alle erhaltenen Zahlungen werden darin gebucht.

Wenn Kunden Ihre Rechnungen nicht rechtzeitig begleichen, müssen Massnahmen wie z.B. Zahlungs­erinnerungen oder Mahnungen ergriffen werden. Es kann jedoch auch vorkommen, dass entweder das Zahlungsverhalten des Kunden äusserst schlecht ist oder er Konkurs angemeldet hat. Unter Umständen wird die Rechnung dann gar nicht mehr beglichen. Es gehört zu den zentralen Aufgaben der Debitoren­buchhaltung, eine derartige Situation rechtzeitig zu erkennen oder sogar vorauszusehen.

Kreditoren­buchhaltung und Kreditoren­management

Bei der Kreditoren­buchhaltung versteht man vor allem die ordnungsgemässe Erfassung und folgende Überwachung der von Lieferanten ausgestellten Rechnungen – sprich Eingangs­rechnungen. In diesem Fall handelt es sich eigentlich um eine Art kurzfristiges Darlehen. Einerseits möchte man die Zahlungen so lange wie möglich hinausschieben, ohne zusätzliche Kosten zu produzieren. Andererseits sollte aber auch gewährleistet sein, dass sämtliche Waren und Dienstleistungen pünktlich und in angemessener Qualität an Sie geliefert werden. Das ist die zentrale Frage des Kreditoren­managements.

Wenn eine präzise Unternehmens-Buchhaltung geführt wird, lassen sich auf dem Kreditoren­konto sämtliche Verbindlichkeiten erkennen. Im Hauptbuch stehen die Gesamt­summen aus dem Nebenbuch. So erhält man zwar einen ersten Überblick auf die Gesamt­situation, kommt jedoch damit nicht viel weiter. Deshalb führt man ein Nebenbuch (Hilfsbuch), um den Geldfluss im Zusammenhang mit jedem einzelnen Lieferanten (Kreditors) detailliert analysieren zu können. Die Führung eines derartigen Nebenbuchs wird als Debitoren­buchhaltung bezeichnet.

Zur Verwaltung wird für jeden einzelnen Kreditor ein separates Konto in der Buchhaltung geführt. Sämtliche erhaltene Rechnungen und alle ausgeführten Zahlungen mit dem Eintrag den entsprechenden Zahlungsfristen werden darin gebucht.

FAQ zu Debitoren und Kreditoren in der Buchhaltung

Was versteht man unter Debitoren?

Unter Debitoren versteht man in der Buchhaltung Forderungen gegenüber Kunden, die sich aus Lieferungen und Leistungen Ihres Unternehmens ergeben. Das Konto «Debitoren» zeigt auf, welche Rechnungen Ihre Kunden noch nicht beglichen haben beziehungsweise welcher Anteil Ihrer Forderungen noch nicht eingegangen ist.

Was versteht man unter Kreditoren?

Kreditoren stellen in der Buchhaltung das Gegenteil der Debitoren dar. Hier geht es darum, wem Sie Geld schulden.

Als Unternehmer schulden Sie Unternehmen Geld, die Ihnen Waren oder Dienstleistungen liefern, also Ihre Lieferanten sind. Je später Lieferanten­rechnungen beglichen werden müssen, desto mehr Geld steht Ihnen kurzfristig zur Verfügung und umso länger kann die Liquidität Ihres Unternehmens gesichert werden.

Welche Vorteile bringt die Offen­posten­buchhaltung mit sich?

Zu den Vorteilen der Offen­posten­buchhaltung gehören:

• Einfachheit
• Zeit­ersparnis

Aufgrund dessen kommt die Offen­posten­buchhaltung, insbesondere bei kleineren Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Kunden- und Lieferanten­belegen häufig zum Einsatz. Bei dieser Methode werden Kunden­rechnungen entweder in einem separaten Auftrags­bearbeitungs­programm oder manuell geführt.

Welche Vorteile bringt die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mit sich?

Zu den Vorteilen der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung gehören:

• Hohe Transparenz bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Möglichkeit, eine grosse Menge an Zahlungseingängen und -ausgängen zu bewältigen

Diese Vorgehensweise ist besonders gewinnbringend, wenn es eine grosse Anzahl von Kunden- und Lieferanten­belegen gibt und die Rechnungen automatisch verbucht werden.

Wie werden Debitoren und Kreditoren in Geschäftsberichten ausgewiesen?

Beim Jahres­abschluss werden die ausstehenden Debitoren­forderungen auf der Aktivseite der Bilanz erfasst und als Teil des Umlauf­vermögens im Konto «Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (FLL)» ausgewiesen.

Die ausstehenden Rechnungen von Ihren Kreditoren werden dagegen auf der Passivseite der Bilanz als Teil des kurzfristigen Fremdkapitals im Konto «Verpflichtungen aus Lieferungen und Leistungen (VLL)» erfasst.

Sollten Sie weitere Fragen zum Thema «Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung» haben, können Sie sich an erfahrene Treuhänder wenden. Bei Bedarf können Sie bei Experten im Forum nachfragen.

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Haben Sie gewusst, dass manche neugegründete Startups, Freelancer und bestehende Einzelfirmen die Möglichkeit haben, eine einfache Buchhaltung zu führen und damit ihren Buchhaltungsaufwand zu halbieren? Das aktuelle Rechnungslegungsrecht sieht nämlich einige Erleichterungen für kleine Unternehmen vor. Im Volksmund nennt man diesen Ansatz «Milchbüchleinrechnung». Doch häufig stellt sich heraus, dass manche Aspekte der einfachen Buchhaltung nicht ganz einfach nachvollziehbar sind und grundsätzliche Erläuterung benötigen.

Was versteht man unter «Milchbüchleinrechnung»?

Im Jahr 2013 wurde in der Schweiz das neue Rechnungslegungsrecht eingeführt, das es kleinen Unternehmen erlaubt, ihre Bücher nicht mehr doppelt führen zu müssen, sondern auf eine einfache Buchhaltung – im Volksmund «Milchbüchleinrechnung» genannt – umzustellen. Die zentrale Idee beruht auf einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie der Angabe der Vermögenslage für kleine Firmen.

Anwendbarkeit der Milchbüchleinrechnung

Gesetzesgemäss darf ein Unternehmen die einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) unter folgender Voraussetzung führen:

• Der Umsatzerlös belief sich im letzten Geschäftsjahr auf weniger als CHF 500⁠’000.
• Das Unternehmen ist als Einzelfirma/Einzelunternehmer registriert. AGs und GmbHs sind unabhängig vom erzielten Umsatzerlös immer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.

Zusätzlich ist die Milchbüchleinrechnung bei folgenden Organisationen anwendbar:

• Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen.
• Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind (Gemäss Art. 83b Abs. 2 ZGB).

Gesetzliche Anforderungen

In Art. 957a Abs. 2 OR sind die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung aufgelistet, die sowohl für die Milchbüchleinrechnung als auch für die doppelte Buchhaltung gelten:

Wesentliche Unterschiede im Vergleich zur doppelten Buchhaltung

Abrechnungsart

Einer der zentralen Unterschiede liegt in der Abrechnungsart. Die einfache Buchhaltung beruht auf der Anwendung der sogenannten «Ist-Methode». Das heisst, die Buchungen werden ausschliesslich bei effektivem Geldfluss fällig. Also, wenn die tatsächliche Bargeld-Übergabe stattfindet. In der doppelten Buchhaltung wird der Ertrag bzw. der Aufwand beim Versand/Erhalt einer Rechnung verbucht. Deshalb werden bei der einfachen Buchführung sämtliche Einnahmen und Ausgaben nicht zweimal, sondern lediglich einmal erfasst. Dieses Prinzip halbiert den Zeitaufwand für die Buchführung. Es ist der Grund, weswegen eine Milchbüchleinrechnung besonders attraktiv und zweckdienlich für kleine und junge Unternehmen ist. Ausserdem vermeidet man damit die Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung, da unbezahlte Rechnungen nicht verbucht werden.

Merkmalsvergleich

Optionen zur Buchhaltungsführung

Wenn Sie sich für die Milchbüchleinrechnung entschieden haben, sollten Sie Ihre Buchhaltung bzw. die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung folgendermassen führen:

• Automatisiert mit Hilfe eines Buchhaltungsprogramms, z.B. Banana, Bexio, Pinus.
• Manuell mit Excel. Laut Gesetz reicht es vollständig aus, die einfache Buchhaltung mittels einer Excel-Buchhaltungsvorlage zu führen.

Erfassung der Einnahmen und Ausgaben

Es gibt unterschiedliche Massnahmen, mit deren Hilfe man Einnahmen und Ausgaben festhalten kann:

• Kassenbuch. Besonders nützlich, wenn das Unternehmen eine grosse Menge an Bargeldtransaktionen durchführt.
• Die Kontoauszüge der Geschäftskonten im Original.

Die schrittweise Buchführung der Einnahmen und Ausgaben anhand von Beispielen

Ein Einzelunternehmer will die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mittels Auszügen der Geschäftskonten durchführen. Er entscheidet sich für eine Excel-Tabelle und trägt darin sämtliche Transaktionen seiner Bankkonten ein. Der Saldo in der Excel-Tabelle muss stets dem Banksaldo entsprechen, da sonst sämtliche Einträge in der Tabelle nicht korrekt dargestellt sind. Anschliessend korrigiert man diese Tabelle um Privateinlagen und Privatentnahmen, um Geschäftseinnahmen zu definieren.

Ein Einzelunternehmer, der eine Brauerei besitzt, verbucht geschäftliche Transaktionen mittels eines Kassenbuches.

Zu Beginn des Monats belief sich die Summe in der Kasse auf CHF 200. In der Zeit von 01. bis 03. Mai 2021 erhielt der Einzelunternehmer die Zahlungen für erfolgte Bier- und Likörverkäufe. Diese Geschäftstransaktionen stellt der Unternehmer in der ersten Spalte ein.

Am 04. Mai zahlte er den Brennstoff und am 05. Mai kaufte er Rohstoffe für die Produktion. Diese Geschäftstransaktionen stellt er in der zweiten Spalte «Ausgabe» ein. Der Saldo berechnet sich zzgl. Anfangssaldo aus der Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben in einem bestimmten Zeitraum.

In Kassenbüchern müssen alle geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens lückenlos und ausnahmslos geführt werden. Bei der Darstellung der Daten müssen folgende Einzelheiten erfasst werden:

• Zeitpunkt/Datum
• Belegnummer
• Betrag in CHF
• Beschreibung: Leistungssteller/Leistungsempfänger

Dokumentierung der Vermögenslage

Ausser der Einnahmen- und Ausgabenrechnung müssen Einzelunternehmen in der Milchbüchleinrechnung die Anfang- und Endbestände der Vermögensteile separat festhalten. Darunter fallen z.B. flüssige Mittel (Kassa, Bankkonto), angefangene Arbeiten, Vorräte, Anlagevermögen, Forderungen, Vorauszahlungen und Lieferantenverbindlichkeiten. Lieferantenrechnungen sowie Anzahlungen von Kunden müssen als Minusposition bei den Vermögensteilen abgezogen und Kundenrechnungen als Pluspositionen addiert werden.

Ein Einzelunternehmer beschränkt die Buchführung auf das Geschäftsvermögen. Das setzt folglich die erforderliche Abgrenzung von Geschäfts- und Privatvermögen voraus. Als Geschäftsvermögen gelten sämtliche Vermögenswerte, die sich im Eigentum des Einzelunternehmers befinden und ganz oder teilweise der Geschäftstätigkeit dienen.

Der gesetzliche Mindeststandard verlangt lediglich die Aufzeichnung der Vermögenswerte sowie die Verbindlichkeiten des Geschäftsvermögens zum letzten Tag des Geschäftsjahres.

Häufig gestellte Fragen

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In Zeiten wirtschaftlicher Instabilität verzeichnen die meisten Schweizer Unternehmen einen Anstieg der Debitorenverluste. Als Debitorenverlust werden Ausfälle von Forderungen definiert, die sich aus Zahlungsschwierigkeiten bei Kunden ergeben und den Verkäufer belasten.

Laut dem europäischen Zahlungsbericht unterstreicht die Stimmung von Befragten einer Studie, dass es aufgrund der jüngsten Ereignisse in der Welt Anzeichen für eine weitere Verschlechterung der Zahlungsfähigkeit und einen Anstieg von Zahlungsverspätungen gibt. Daten hierzu finden sich in der Infografik unten.

Potenzielle Gefahren rechtzeitig erkennen

Leider muss man im Geschäftsleben mit Verlusten rechnen. Wenn es sich jedoch um einen Debitorenverlust handelt, der vermieden werden könnte, ist es besonders ärgerlich. Nicht nur beim Einkauf, sondern auch beim Verkauf von eigenen Waren auf Rechnung sollten Unternehmen vorsichtlich vorgehen. Man darf nicht auf ein angemessenes Risikomanagement verzichten. Wenn der Verkauf auf Rechnung an einen neuen Kunden erfolgt und wenn es sich dann auch noch um einen relativ grossen Betrag handelt, ist es ratsam, die Kreditwürdigkeit des potenziellen Kunden vorher zu überprüfen.

Schon bei Vertragsabschluss sollte der Vertrag so formuliert werden, dass eine rechtsgültige Schuldanerkennung direkt durch die Vertragsunterschreibung vorliegt. Daneben sollten auch Zahlungs- und Mahnfristen sowie Mahngebühren und Verzugszinsen über die Geschäftsbedingungen reguliert werden.

Bei bestehenden Kunden darf die Überwachung deren finanziellen Status nicht vergessen werden. Ein Unternehmen muss seine Kunden kennen. Es tauchen häufig schon frühzeitig erste Anzeichen dafür auf, dass ein langjähriger Kunde möglicherweise Schwierigkeiten beim Bezahlen haben oder zahlungsunfähig wird. Über eine regelmässige Überprüfung der Zahlungsfähigkeit von Stammkunden sind diese Zeichen recht einfach zu identifizieren. In dieser Situation ist es besonders wichtig, die Situation nüchtern einzuschätzen und dem Kunden trotz langjähriger Geschäftsbeziehung den Einkauf von Produkten zu verweigern.

Um sowohl neue als auch bestehende Kunden zu prüfen, kann man aussagekräftige Datenpools wie beispielsweise der Credit Decision Datenpool einsetzen. Dieser Datenpool wird ausschliesslich definierten geschlossenen Gruppen zur Verfügung gestellt. Zu diesen gehören akkreditierte KMUs sowie grosse Unternehmen. Poolnutzer haben Zugriff auf Informationen von Anwendern, die sich verpflichten, ihre Daten aus überfälligen Forderungen in den Datenpool einzugeben. Auf diese Weise werden die aktuellen Daten von unterschiedlichen Firmen aus verschiedensten Branchen gesichert.

Aussergerichtliche Mahnungen

Führen jedoch auch die Mahnschreiben zu keinem Ergebnis, wird es nötig, auf gerichtliche Massnahmen in Form der Betreibungen zurückzugreifen. Eine Betreibung wird durch das Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs reguliert. Es können drei Arten von Betreibungen unterschieden werden:

… Und wenn es doch nicht geklappt hat

Ist es bereits zu einem Verlust gekommen, muss festgestellt werden, ob es um einen mutmasslichen oder schon einen definitiven Debitorenverlust handelt. Für die Abschreibung der Verluste ist ein Delkredere als Pauschalsatz von den Steuerbehörden bewilligt.

Falls festgestellt wird, dass die Forderung definitiv nicht bezahlt wird, erfolgt die Abschreibung der Forderung direkt über ein spezielles Aufwandskonto “Debitorenverluste” auf dem Debitorenbestand.

In der Buchhaltung sieht es folgendermassen aus:

Wenn der Verlust noch nicht endgültig ist, muss das Verlustrisiko zum Jahresende geschätzt und indirekt über das Delkredere-Konto und / oder das Kundenverlustkonto abgeschrieben werden.

Das Konto “Delkredere” gilt als Wertberichtigungskonto und wird auf der Grundlage von Erfahrungen berechnet. Für alle offenen inländischen Debitorenrechnungen darf ein Delkredere von 5% dieses Betrags eingerichtet werden. Für ausländische Schuldner liegt dieser Pauschalbetrag bei 10%. In der Praxis wird jedoch eine Pauschale von 10% aller offenen Rechnungen akzeptiert.
Buchhalterisches Verfahren bei den mutmasslichen Debitorenverlusten:

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