So erstellen Sie eine korrekte Rechnung! Mit Beispiel und Vorlage

Damit man eine vorschriftsmässige Rechnung erstellt, müssen diverse formale Kriterien und gesetzliche Vorgaben erfüllt werden. Neben dem Versand an Kunden spielen Rechnungen auch als Belege in der Buchhaltung (Berichterstattung oder als Steuernachweis) eine wichtige Rolle. Auch deshalb kann ein Nichtbeachten der Vorgaben für beide Rechnungsparteien negative Auswirkungen haben. Beispielsweise wirkt sich ein Verstoss des Rechnungsstellers gegen die Mehrwertsteueranforderungen in der Rechnung direkt auf den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers aus. Um derartige Situationen zu vermeiden, muss man die erforderlichen Komponenten kennen, die in der Rechnung angegeben werden müssen. Das ist grundsätzlich nicht kompliziert. Wir haben jedoch die Feststellung machen müssen, dass bei den meisten Neugründungen oder Start-ups fehlerhafte Rechnungen keine Ausnahmen sind. Deshalb haben wir alle wichtigen Anforderungen im Infografik-Beispiel zusammengefasst und eine Rechnungsvorlage erstellt, die bei Bedarf verwendet werden kann.

Es gibt zwei Optionen, eine Rechnung zu schreiben. Die Rechnung kann entweder manuell über zuvor vorbereitete Vorlagen in MS / Open Office-Programmen oder automatisch über spezielle Softwareprogramme oder Online-Rechnungsprogramme geschrieben werden. Beide Möglichkeiten funktionieren. Für welche Option Sie sich entscheiden, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben, der Verfügbarkeit des Budgets, der Komplexität der Aufgaben und dem Umfang der erforderlichen Kontrollen ab.

Die korrekte Rechnung besteht aus folgenden Komponenten:

Folgen Sie unserem Beispiel und erstellen Sie problemlos Ihre eigene Vorlage, um Ihre erste Rechnung schreiben oder die Richtigkeit bestehender Rechnungen zu überprüfen. Falls Sie jedoch keine Zeit für die Erstellung einer Vorlage haben, haben wir ein Exemplar für Sie in Excel erstellt. Laden Sie die Vorlage unter diesem Link herunter.

Beim Erstellen einer Rechnung in der Schweiz gibt es einige gängige Fehler, die vermieden werden sollten, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt und rechtsgültig ist.

Häufige Fehler beim Erstellen einer Rechnung in der Schweiz

Unvollständige oder fehlende Angaben

Es ist wichtig, alle notwendigen Informationen auf der Rechnung anzugeben, einschliesslich Absender- und Empfänger­daten, Rechnungs­nummer, Rechnungs­datum, detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, Rechnungs­betrag und MwSt.-Nr.

Fehler in Rechnungspositionen

Jeder Posten in der Rechnung muss den Waren oder Dienstleistungen entsprechen, die das Unternehmen anbietet. Das bedeutet, dass eine Rechtsfirma keine Rechnung für die Erstellung einer Website oder den Verkauf von Büromöbeln ausstellen kann. Ausserdem sollten Sie sorgfältig überprüfen, ob die Menge, der Preis und der Gesamtbetrag in der Rechnung mit dem Empfänger der Rechnung vereinbart wurden. Es ist einfacher, die Rechnung im Voraus abzustimmen, als später Gelder zurück­zuerstatten und alles neu zu bearbeiten.

Fehlerhafte Berechnung der Mehrwertsteuer

Die Mehrwert­steuer muss korrekt berechnet und angegeben werden. Es ist wichtig, den richtigen MwSt-Tarif (7,7% / 3,7% / 2,5%) für die entsprechenden Waren oder Dienstleistungen zu verwenden und den Mehrwert­steuer­betrag deutlich zu kennzeichnen.

Unklare oder fehlende Zahlungsbedingungen

Die Zahlungs­bedingungen sollten klar und deutlich auf der Rechnung angegeben werden, einschliesslich des Zahlungs­zeitpunkts, des Zahlungs­ziels und der akzeptierten Zahlungs­methoden. Damit vermeiden Sie Miss­verständnisse.

Fehlende Kopie der Rechnung

Es ist ratsam, eine Kopie der Rechnung für Ihre eigenen Aufzeichnungen aufzubewahren, um die Buchhaltung zu unterstützen und im Bedarfsfall den Nachweis über eine ordnungsgemäss erstellte Rechnung zu haben.

Durch Vermeiden dieser häufigen Fehler und Gewährleisten, dass Ihre Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen rechtlich gültig und korrekt sind.

FAQ zu Rechnungen in der Schweiz

Wie lange sollte eine Rechnung aufbewahrt werden?

In der Schweiz müssen Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Rechnungen, die sich auf den Kauf und Verkauf von Immobilien beziehen, müssen mindestens 20 Jahre lang aufbewahrt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?

Eine Quittung ist eine Zahlungsbestätigung, die normalerweise keinen Namen enthält. Rechtlich gesehen ist eine Quittung für Beträge von CHF 400 oder mehr nicht mehr gültig, und es muss eine Rechnung ausgestellt werden, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthält.

Was ist eine Pro-forma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung oder «formelle» Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die dem Kunden als Kostenvoranschlag dient. Grosse Unternehmen verwenden häufig Pro-forma-Rechnungen, um den internen Einkaufsprozess einzuleiten.

Was ist eine digitale Rechnung?

Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung, die ausschliesslich in digitaler Form vorliegt, wie z. B. als PDF, Excel oder auf einer Website. Und seit 2020 hat die Schweiz QR-Rechnungen eingeführt, die auch als digital gelten.

Muss ich eine Papier- oder PDF-Kopie der Rechnungen aufbewahren, die ich versende?

Nein, es ist nicht erforderlich, eine Papier- oder PDF-Kopie der versendeten Rechnungen aufzubewahren, wenn Ihr Rechnungs­system die erforderlichen Informationen enthält. Sie können jederzeit eine Kopie der gesendeten Rechnung erstellen, die von den Steuerbehörden akzeptiert wird.

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