Für modernen Business-Alltag sind Identifikationsnummern unverzichtbar. Sie vereinfachen nicht nur den internationalen Handel und administrative Prozesse, sondern sind auch kritisch für die steuerliche und soziale Sicherung von Unternehmen. In diesem Artikel beleuchten wir zentrale Unternehmensnummern wie UID, EORI, ZAZ, und AHV mit einem speziellen Fokus auf ihre Anwendung in der Schweiz und der DACH-Region. Wir erläutern ihre Bedeutungen, Nutzen und den Prozess der Online-Registrierung.

UID Nummer

Was ist die UID Nummer?

Die UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) ist je nach Land auch als VAT ID (Englischsprachige Länder), TVA (Frankreich), ATU (Österreich), IVA (Italien) oder Ust. ID (Deutschland) bekannt. Diese Nummer ist essenziell für die korrekte Abwicklung der Umsatzsteuer und dient zur eindeutigen Identifizierung von Unternehmen sowohl innerhalb der EU als auch international. Sie ist ein Schlüsselelement für grenzüberschreitende Geschäfte und alle steuerrelevanten Transaktionen.

Sind MWST-Nummer und UID das gleiche?

Die Mehrwertsteuernummer, häufig synonym mit der UID verwendet, ist speziell für die Mehrwertsteuererhebung innerhalb der EU und der Schweiz notwendig. Sie ermöglicht Unternehmen, Umsatzsteuern korrekt abzuführen und Vorsteuerabzüge zu tätigen.

UID Nummer online herausfinden oder beantragen / registrieren

Schweizer Unternehmen können ihre UID-Nummer über die Website Zefix herausfinden. Falls sie eine UID-Nummer beantragen müssen, ist der Kontakt zum zuständigen kantonalen Handelsregisteramt notwendig. Dieser Service ist normalerweise mit einer Gebühr von 80+ Franken verbunden.

EORI Nummer

Was ist die EORI Nummer?

Die EORI Nummer (Economic Operators Registration and Identification) ist erforderlich für alle Unternehmen, die Waren in oder aus der EU und der Schweiz einführen oder exportieren möchten. Sie identifiziert Wirtschaftsteilnehmer eindeutig und vereinfacht die Zollabwicklung.

EORI Nummer online herausfinden oder beantragen / registrieren

Die EORI-Nummer kann bei den Zollbehörden des Landes, mit dem gehandelt wird, eingesehen oder registriert werden. Informationen zu diesen Diensten finden Sie unter folgendem Link, indem Sie das betreffende Land auswählen. Wenn Sie bereits eine EORI-Nummer besitzen, aber deren Gültigkeit überprüfen möchten, können Sie dies auf dieser Webseite tun.

ZAZ Nummer

Was ist die ZAZ Nummer?

Die ZAZ-Nummer (Zollkonto-Nummer) ist speziell für das zentralisierte Abrechnungsverfahren des Zolls in der Schweiz konzipiert. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Zollabgaben zentral über ein einziges Konto zu verwalten. Dieses System vereinfacht die Abwicklung von Zollverfahren erheblich, indem es die finanziellen Transaktionen mit den Zollbehörden zentralisiert und effizienter gestaltet.

ZAZ Nummer online herausfinden oder beantragen / registrieren

Um ein ZAZ-Konto zu eröffnen und eine ZAZ-Nummer zu erhalten, müssen Unternehmen einen Antrag bei der Eidgenössischen Zollverwaltung stellen. Der Prozess umfasst die Einreichung eines Antragsformulars, das auf der Webseite der Eidgenössischen Zollverwaltung verfügbar ist. Detaillierte Informationen und die notwendigen Schritte zur Kontoeröffnung sind unter diesem Link zu finden.

AHV Nummer

Was ist die AHV Nummer?

Die AHV-Nummer ist eine einzigartige Identifikationsnummer in der Schweiz, die für die Verwaltung der Alters- und Hinterlassenenversicherung essentiell ist. Sie ermöglicht die genaue Zuordnung von Beitragszahlungen und Leistungsansprüchen der Versicherten. Zudem wird sie in anderen Sozialversicherungen wie der Invalidenversicherung und der Familienzulagen verwendet, um eine effiziente Verwaltung dieser Leistungen zu gewährleisten. Weitere Details zur AHV-Nummer finden Sie auf der Webseite des Bundesamtes für Sozialversicherungen.

AHV Nummer online herausfinden oder beantragen / registrieren

Die AHV-Nummer wird in der Schweiz automatisch bei der Anmeldung beim Einwohnermeldeamt oder durch den Arbeitgeber vergeben. Sie kann auch über die AHV-Ausgleichskassen in Erfahrung gebracht werden.

Wie kann ich prüfen, ob meine UID-Nummer noch gültig ist?

Die Gültigkeit einer UID-Nummer kann online über das UID-Register geprüft werden, indem die entsprechende Nummer in das Online-System eingegeben wird. Dies hilft bei der Verifizierung und Aktualisierung der Unternehmensdaten.

Kann ich dieselbe EORI-Nummer für verschiedene Länder verwenden?

Ja, die EORI-Nummer ist EU-weit gültig und muss nicht für jedes Land einzeln beantragt werden.

Was passiert, wenn ich meine AHV-Nummer verliere?

Sie können Ihre AHV-Nummer über Ihre Versicherungsdokumente oder direkt bei Ihrer AHV-Ausgleichskasse erneut anfordern.

Ist eine ZAZ-Nummer auch für kleine Unternehmen notwendig?

Ja, jede Firma, die in der Schweiz zollpflichtige Geschäfte tätigt, benötigt eine ZAZ-Nummer, unabhängig von ihrer Grösse.

Wie lange dauert es, eine UID-Nummer zu erhalten?

Die Bearbeitungszeit kann variieren, aber üblicherweise erhalten Sie Ihre UID-Nummer innerhalb von ca. 2 Monaten nach der Antragstellung.

Muss jede Person in der Schweiz eine AHV-Nummer haben?

Ja, jede Person, die in der Schweiz arbeitet oder wohnt, muss über eine AHV-Nummer verfügen. Diese wird automatisch bei der Geburt oder bei der Anmeldung bei einer Gemeindeverwaltung zugeteilt.

Was sind die Konsequenzen der Nichtregistrierung für eine EORI-Nummer?

Unternehmen, die keine EORI-Nummer registriert haben, dürfen keine Waren in oder aus der EU importieren oder exportieren. Dies kann zu erheblichen Verzögerungen und möglichen Strafen bei der Zollabwicklung führen.

Fazit

UID, EORI, ZAZ und AHV sind essentielle Nummern, die das geschäftliche Handeln in der Schweiz und der DACH-Region erheblich vereinfachen. Mit dem richtigen Verständnis und der korrekten Nutzung dieser Nummern können Unternehmen ihre administrativen Lasten minimieren und sich auf das Kerngeschäft konzentrieren. Nutzen Sie die verfügbaren Online-Ressourcen für eine unkomplizierte Registrierung und Verwaltung dieser wichtigen Identifikationsnummern.

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Im Jahr 2019 wurden in der Schweiz so viele Unternehmen gegründet wie nie zuvor. Gemäss dem Institut für Jungunternehmen (IFJ) betrug die Zahl neugegründeter Unternehmen 44’482. Dieser Rekord entspricht einer Zunahme von 3% Prozent gegenüber dem Vorjahr. Besonders viele Neugründungen gab es in den Branchen Hightech, IT, Mobilität, Beratung, Architektur und Ingenieurwesen, Transport und Logistik sowie im Immobilienwesen. Der Trend geht vorerst weiter: Die Zahl der in den ersten beiden Monaten dieses Jahres gegründeten Startup-Unternehmen stieg gegenüber der Vorperiode um 6,5%.

Einen immer grösseren Anteil daran haben die Ausländer: Mittlerweile werden 40 Prozent der Unternehmen von Personen ohne Schweizer Pass gegründet. Dies deutet stark darauf hin, dass die Schweiz als Innovationsweltmeister und aufgrund niedriger Besteuerung hochattraktiv ist.

99.7% der Unternehmen in der Schweiz gelten gemäss den neusten provisorischen Zahlen des Bundesamts für Statistik als Klein- und Mittelunternehmen (KMU).

Besonderheiten bei Firmengründungen durch ausländische Staatsangehörige

Die Staatsangehörigkeit ist wichtig

Es gibt rechtliche Unterschiede zwischen EU-/EFTA-Bürgern und Bürgern aus anderen Staaten. Während für EU-/EFTA-Bürger mit einem gültigen Arbeitsvertrag der Prozess für eine Wohnsitznahme in der Schweiz deutlich vereinfacht ist, haben Bürger aus Drittstaaten deutlich höhere Hürden zu überwinden. Das betrifft vorrangig den Erhalt der Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung.

Nicht alle Unternehmensformen sind einfach verfügbar

Die Bedingungen für die Gründung eines Unternehmens durch ausländische Staatsangehörige in der Schweiz sind je nach Rechtsform unterschiedlich:

Einzelunternehmen und Selbstständige

Einzelunternehmen sind personenbezogene Gesellschaften und dienen dem Selbständigerwerbenden als unternehmerische Institution.
Personen aus EU-/EFTA-Ländern, die einen Anspruch auf freien Aufenthalt und freies Arbeiten in der Schweiz haben, können problemlos eine Einzelfirma gründen, wenn sie im Besitze einer Aufenthaltsbewilligung (B-Bewilligung) sind.

Personen aus Drittstaaten müssen ein entsprechendes Gesuch bei den zuständigen kantonalen Behörden stellen, um einen Anspruch auf Aufenthalt und Erwerbstätigkeit zu erhalten. Aber die Hürden dafür sind sehr hoch. Für Personen mit einer Niederlassungsbewilligung C gibt es allerdings eine Ausnahme: Sie haben das vorbehaltlose Recht, ein Einzelunternehmen oder eine Kollektivgesellschaft in der Schweiz zu gründen.

Ausländische Staatsangehörige mit Einzelfirma und mit einer B-Bewilligung sind in der Schweiz nicht quellenbesteuert. Als unselbständig Erwerbende mit B-Ausweis wären sie allerdings quellenbesteuert.

Aktiengesellschaften (AG) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)

AG und GmbH sind Kapitalgesellschaften und eigenständige juristische Personen. In diesem Fall benötigen sie deshalb mindestens eine natürliche Person, die sie vertreten kann. Dafür muss diese Person zwingend in der Schweiz ihren Wohnsitz haben und über eine Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung verfügen. Dies gilt selbstverständlich für Personen aus EU-/EFTA-Ländern wie auch für Personen aus Drittstaaten, obwohl für diese die Erlangung der Bewilligungen bedeutend schwieriger ist.

Bankkonto des Unternehmens

Einzelfirmen

Es ist schwierig, als Ausländer (selbst aus EU- bzw. EFTA-Ländern) mit durchschnittlichen finanziellen Mitteln und Wohnsitz ausserhalb der Schweiz ein Bankkonto für die eigene Einzelfirma zu eröffnen. Ein Wohnsitz ist fast immer Pflicht, damit eine Bank ein Firmenkonto eröffnet.

Juristische Personen

Für AGs und GmbHs in Gründung ist die Eröffnung eines Bankkontos einfacher, auch wenn die Gründung auf ausländische Staatsangehörige – unter Umstanden ohne Wohnsitz in der Schweiz – zurückgeht. Häufig verlangen die Banken aber einen Businessplan oder den Nachweis genügender finanzieller Mittel.

Wichtige Punkte kurz zusammengefasst

1. Kann ein Ausländer in der Schweiz eine Firma gründen?

Ja, eine Person ohne Wohnsitz in der Schweiz kann hier ein Unternehmen gründen. Alle EU-/EFTA -Bürger können sich in der Schweiz selbstständig machen. Um ein Einzelunternehmen in der Schweiz zu gründen, muss ein Ausländer eine Aufenthaltsbewilligung (B-Bewilligung) haben. Bei der Gründung einer Aktiengesellschaft (AG) oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) muss mindestens ein Gründer Schweizer sein.

2. Wie kann ich in der Schweiz eine Firma gründen?

Um in der Schweiz ein Unternehmen zu gründen, müssen Ausländer einen Kanton und die Rechtsform des Unternehmens wählen, einen Firmensitz (Domizil) erhalten, ein Bankkonto eröffnen und sich beim Handelsregister anmelden.

Der Kanton spielt dabei eine Schlüsselrolle. Einige Kantone wie Zug und Nidwalden bieten zum Beispiel sehr niedrige Unternehmenssteuersätze. Andere Kantone können hingegen mit guter Infrastruktur oder bereits vorhandenen Branchen-Cluster aufwarten.

3. Was kostet es, in der Schweiz eine Firma zu gründen?

Die Verwaltungskosten für die Gründung eines Schweizer Unternehmens liegen zwischen 120 und 2600 Franken. Die Höhe dieser Kosten variiert je nach Unternehmensform und Kanton. Hier ist eine Übersichtstabelle der Kosten einer Firmengründung laut easygov.swiss.

Für die Gründung einer GmbH benötigen Sie zudem ein Grundkapital von mindestens CHF 20’000. Für eine AG beträgt das Mindestgrundkapital CHF 100’000.

4. Wie hoch sind die Unternehmenssteuern in der Schweiz?

In der Deutschschweiz liegt der durchschnittliche Unternehmenssteuersatz bei 8,7% (Stand 2021). Die Steuern sind am tiefsten in Zug (5,1%) und am höchsten – in Zürich (16,5%). Eine Übersicht der Staats- & Gemeindesteuernsätze für alle deutschsprachigen Kantone finden Sie in diesem Artikel.

5. Wann muss ich in der Schweiz ein Gewerbe anmelden?

Das Gewerbe muss angemeldet werden, wenn es sich um eine AG oder GmbH handelt und wenn Ihr Umsatz CHF 100’000 übersteigt. Zudem ist die Registrierung unabhängig von der Unternehmensform obligatorisch, wenn Sie ein Handels-, Fabrikations- oder ein anderes nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben (Art. 934 Abs. 1 OR). Dazu müssen Sie sich an das Handelsregister Ihres Kantons wenden und die entsprechenden Formulare ausfüllen.

Zusammenfassende Infografik “Besonderheiten bei Firmengründungen durch ausländische Staatsangehörige”

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Sind Sie Ausländer und haben vor, in der Schweiz zu arbeiten? Oder sind Sie Schweizer Arbeitgeber und möchten ausländische Mitarbeiter einstellen? In diesem Fall ist das Thema «Quellensteuer» ein absolutes Must-Know für Sie.

Grundsätzlich ist das Schweizer Steuersystem dahingehend konzipiert, dass jeder Schweizer bzw. jeder Ausländer mit einer Niederlassungsbewilligung C jedes Jahr eine Steuererklärung einreichen muss, in der alle Einkünfte und Abgaben angegeben sind. Viele ausländische Arbeitnehmer sind jedoch aufgrund unzureichender Kenntnisse der Steuergesetzgebung nicht selten mit diesem System überfordert. Unter anderem sieht das schweizerische Steuerrecht eine Quellensteuer auf die Besteuerung des Einkommens dieser Arbeitnehmer vor.

Bei der Quellensteuer handelt es sich um eine Steuer, die direkt vom Einkommen ausländischer Arbeitnehmer abgezogen wird. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass das auch funktioniert. Die Quellensteuer umfasst üblicherweise die Staats-, Gemeinde- und die direkte Bundessteuer sowie in der Regel auch die Kirchensteuer. Damit ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter nicht in das Heimatland zurückkehrt, ohne zuvor Steuern in der Schweiz entrichtet zu haben.

Die Quellensteuer gilt als geeignetes Verfahren, um im Ausland ansässige Steuerpflichtige zu besteuern. Schliesslich wäre es rechtlich und sachlich kompliziert, das Steuererklärungsverfahren abzuschliessen, wenn sich die betreffende Person im Ausland befindet.

Wer ist quellensteuerpflichtig?

Quellensteuerpflichtig sind:

• Ausländische Arbeitnehmer mit steuerrechtlichem Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz, die aber noch nicht die Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) besitzen – in der Regel handelt es sich um Arbeitnehmer mit einer Aufenthaltsbewilligung (Ausweis B) oder einer Kurzaufenthaltsbewilligung (Ausweis L).
• Personen ohne steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz, die jedoch – wie beispielsweise Grenzgänger oder Wochenaufenthalter – in der Schweiz vorübergehend oder dauerhaft arbeiten.
• Auch im Ausland ansässige Mitglieder der Verwaltung oder Geschäftsführung von juristischen Personen mit Sitz oder tatsächlicher Verwaltung in der Schweiz (wenn die Vergütung für die Ausübung der Tätigkeit einem Dritten und nicht unmittelbar den Mitgliedern der Verwaltung oder der Geschäftsführung zufliesst).

Was muss ich als Arbeitgeber beachten?

Der Arbeitgeber ist ein sogenannter Schuldner einer steuerbaren Leistung (SSL), weil er gesetzlich verpflichtet ist:

• die Quellensteuer beim für den Arbeitnehmer zuständigen Kantonalen Steueramt anzumelden;
• die fällige Steuer selbst zu berechnen und vom Monatslohn des Arbeitnehmers abzuziehen;
• die Lohnsumme des Arbeitnehmers regelmässig (je nach Höhe monatlich, quartalsweise oder jährlich) an das für den Arbeitnehmer zuständige Kantonale Steueramt zu melden und abzuführen;
• die Quellensteuer auf der Lohnabrechnung und dem Lohnausweis des Arbeitnehmers auszuweisen.

Aktuelle Regelungen zur Quellensteuer

Am 1. Januar 2021 traten neue Bestimmungen zur Quellenbesteuerung in Kraft, deren zentrales Ziel die Beseitigung von Ungleichbehandlungen zwischen quellenbesteuerten und ordentlich besteuerten Personen ist. Die Kantone sind verpflichtet, die Berechnung der Quellensteuern schweizweit zu vereinheitlichen. Detaillierte Informationen sind im Kreisschreiben Nr. 45, welches am 12. Juni 2019 publiziert wurde, zu finden.

Im Folgenden beschreiben wir die wichtigsten Änderungen in der Quellensteuerregelung für Arbeitgeber.

Abrechnungskanton

Der Arbeitgeber (SSL) hat die geschuldete Quellensteuer direkt mit dem anspruchsberechtigten Kanton und nach dessen Weisungen und Tarifen abzurechnen (107 DBG und Art. 38 StHG). Eine Quellensteuerabrechnung für sämtliche quellensteuerpflichtigen Personen über den Kanton des Sitzes oder der Betriebsstätte des Unternehmens bzw. des Arbeitgebers hinaus ist nicht mehr erlaubt und lediglich in Ausnahmefällen vorzunehmen. Dies zwingt einzelne Arbeitgeber dazu, ihr System umzustellen und sich unter Umständen mit einem Abrechnungsmodell auseinanderzusetzen, das im Kanton des Unternehmenssitzes nicht angewandt wird.

Je nach Kanton wird zwischen zwei Abrechnungsmodellen unterschieden: das Monatsmodell (wird von den meisten Kantonen angewendet) oder das Jahresmodell (wird von den Kantonen Tessin, Freiburg, Genf, Waadt und Wallis angewendet). Die Modelle sind verbindlich und werden von den entsprechenden Kantonen identisch abgerechnet.

Tarife und Informationsbedarf

Die Höhe der Quellensteuerforderung ist tariflich geregelt. Die Festsetzung des Tarifs ist abhängig vom Zivilstand, von einer allfälligen Erwerbstätigkeit des Partners/der Partnerin, von der Anzahl der Kinder und von der Konfession. Die Tarifsätze sind je nach Kanton unterschiedlich hoch.

Bis 01.01.2021 bestehende reduzierte Tarife für Nebenerwerbs- oder Ersatzeinkünfte (D) und für deutsche Grenzgänger (O) entfallen vollständig. Einheitlich ist die Tarifcodeanwendung.

Dies zwingt nicht wenige Arbeitgeber dazu, ihr Lohnabrechnungssystem umzustellen. Zudem müssen zukünftig weitere Informationen von den Quellenbesteuerten eingefordert werden. Bislang wurden diese häufig im Nebenerwerbstarif abgerechnet, da man sonst den korrekten Tarif und gegebenenfalls den korrekten satzbestimmenden Lohn eruieren musste.

Aktuelle Anleitungen und Tarife zur Quellensteuerberechnung finden Sie auf der Website des kantonalen Steueramtes.

Nebenerwerbs- und die Teilzeitangestellte

Ist ein Arbeitnehmer lediglich bei einem Arbeitgeber in einem Teilzeitbereich angestellt und erzielt daneben keine weiteren Erwerbs- bzw. Ersatzeinkünfte, hat keine Umrechnung des Lohns für die Satzbestimmung zu erfolgen.

Da der Tarif D für Nebenerwerbstätigkeiten wegfällt, hat der Arbeitgeber die Quellensteuer der quellensteuerpflichtigen Person mit mehreren Arbeitsverhältnissen (inkl. Ersatzeinkünfte) nach dem massgebenden ordentlichen Tarif (A, B, C, H) abzurechnen und dabei ein Tarifsatzbestimmendes Einkommen anzugeben.

Der anwendbare Steuersatz (= tarifsatzbestimmendes Bruttomonatseinkommen) für jedes einzelne Arbeitsverhältnis ist gemäss der nachfolgenden Kriterien zu ermitteln:

• Umrechnung auf den effektiven Gesamtbeschäftigungsgrad sämtlicher Erwerbstätigkeiten (inkl. Ersatzeinkünfte) des Arbeitnehmers;
• Umrechnung auf einen Beschäftigungsgrad von 100 Prozent, wenn der effektive Gesamtbeschäftigungsgrad durch den Arbeitnehmer nicht offengelegt wird;
• Umrechnung auf das tatsächliche Gesamtbruttoeinkommen, sofern die Einkünfte dem Schuldner der zu versteuernden Leistung bekannt sind bzw. bekannt gegeben werden (bspw. im Konzern oder mehrere Arbeitsverträge beim gleichen Schuldner der zu versteuernden Leistung).

Prüfung von Steuer­rulings und faktischer Arbeit­geber­schaft

Ein Blick auf gültige Steuer­regeln (sogenannte Rulings) zwischen Arbeit­geber und der Steuer­behörde ist im Zuge einer Revision zu empfehlen. Sind diese Rulings existent, verlieren sämtliche Steuer­vereinbarungen, die den neuen Vereinbarungen der QStV (beziehungsweise dem KS 45) widersprechen, ihre Wirkung und sollten daher vorgängig neu verhandelt werden.

Eine faktische Arbeit­geber­schaft liegt vor, wenn der Arbeit­nehmer seine Arbeits­leistung (vorübergehend) nicht dem Arbeit­geber schuldet, mit dem er einen Arbeits­vertrag abgeschlossen hat (formeller Arbeit­geber), sondern einem weiteren Unternehmen (in der Regel einer Konzerngesellschaft; sog. faktischer bzw. wirtschaftlicher Arbeitgeber). Die Lohn­zahlungen werden weiterhin durch den formellen Arbeitgeber mit Sitz im Ausland geleistet, jedoch dem Einsatzbetrieb mit Sitz in der Schweiz weiterverrechnet bzw. müssten nach Verrechnungs­preis­grundsätzen weiterverrechnet werden.

Das Vorliegen einer faktischen Arbeit­geber­schaft ist insbesondere anhand folgender Kriterien zu prüfen:

• Die Leistung des Arbeit­nehmers gilt als integraler Bestandteil der Geschäfts­tätigkeit der schweizerischen Unternehmung;
• Die schweizerische Unternehmung trägt die Verantwortung und das Risiko für die Leistung des entsandten Arbeit­nehmers (bzw. die ausländische Gesellschaft trägt eine Gewähr­leistungs­pflicht im Zusammenhang mit dem Arbeits­ergebnis);
• Die schweizerische Unternehmung übt die Weisungs­hoheit aus;
• Der entsandte Arbeitnehmer ist in die Betriebso­rganisation der schweizerischen Unternehmung eingegliedert (Einrichtung, Zurverfügung­stellung von Räumlichkeiten und Arbeits­mitteln, Entscheide über Art und Umfang der täglichen Arbeit des entsandten Arbeitnehmers usw.);
• Die schweizerische Unternehmung trägt die Lohnkosten oder muss die Lohnkosten wirtschaftlich tragen.

Für das Vorliegen einer faktischen Arbeit­geber­schaft müssen nicht sämtliche Kriterien kumulativ erfüllt sein.

Liegt nun für eine Person, die vom Ausland in die Schweiz entsendet wird, eine derartige faktische Arbeit­geber­schaft vor, ist es möglich, dass damit eine Quellensteuer­pflicht in der Schweiz besteht. Daher wird der faktische Arbeitgeber in der Schweiz als Schuldner der versteuerbaren Leistung angesehen.

Ausser­ordentliche Zahlungen und sonstige Änderungen

Die Quellensteuer­berechnung bei ausser­ordentlichen Zahlungen kann sich ebenfalls als Heraus­forderung für den Arbeit­geber erweisen. Korrekturen zu fehlerhaft übermittelten Abrechnungen müssen bis spätestens Ende März des Folge­jahres beim kantonalen Steueramt eingereicht werden. Die Verzugs­provision wurde auf 1% bis 2% des Quellen­steuer­betrags reduziert.

Die wichtigsten Änderungen für quellensteuerpflichtige Arbeitnehmer

Quasi-Ansässig­keit

Als wesentliche Änderung gilt die Möglichkeit für Quellensteuer­pflichtige, die in der Schweiz nicht steuerlich ansässig sind, einen Antrag auf nachträglich ordentliche Veranlagung zu stellen und somit eine Steuer­erklärung auszufüllen. Dafür muss die Voraus­setzung der «Quasi-Ansässigkeit» erfüllt sein. Diese Situation liegt vor, wenn der quellensteuer­pflichtige Arbeit­nehmer seinen Haupt­wohnsitz im Ausland hat, aber mindestens 90 Prozent seines weltweiten Brutto­einkommens in der Schweiz versteuern muss.

Um als «Quasi-Ansässiger» veranschlagt zu werden, müssen Quellen­besteuerte bis zum 31. März des auf die Fälligkeit der Leistung folgenden Jahres einen Antrag stellen – und zwar jedes Jahr aufs Neue -, um die Quasi-Ansässigkeit geltend zu machen.

Nachträglich ordentliche Veranlagung bei Ansässigkeit in der Schweiz

Alle Quellensteuerpflichtigen mit einem steuerlichen Wohnsitz in der Schweiz, die bislang nicht die erforderliche Höhe bezüglich jährlicher Bruttolohnhöhe von CHF 120’000 erreichten, haben die Möglichkeit, ab Steuerperiode 2021 (also erstmals Anfang 2022) einen Antrag auf eine nachträglich ordentliche Veranlagung zu stellen und somit eine Steuererklärung auszufüllen. Dazu müssen sie bis zum 31. März des folgenden Steuerjahres (erstmals bis 31. März 2022 für das Steuerjahr 2021) einen entsprechenden Antrag bei der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung einreichen. Dies ist jedoch nicht in jedem Fall positiv für den Steuerpflichtigen.

Zahlungen vor Antritt bzw. nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses der quellensteuerpflichtigen Person

Es handelt sich um Zahlungen bei (respektive kurz vor) Stellenantritt und bei Austritt.

«Sign-on Boni»

Gemäss KS 45 müssen diese Zahlungen an Quellen in der Schweiz besteuert werden, auch wenn sich der (zukünftige) Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Zahlung im Ausland befindet und die Zahlung auch dort besteuert werden muss.

Abgangs­entschädigungen

Gemäss KS 45 sind Zahlungen durch die schweizerische SSL bei oder nach Austritt auf jeden Fall quellensteuer­pflichtig.

Lohn­fortzahlung während Frei­stellung

Lohnfortzahlungen an einen im Ausland ansässigen Arbeitnehmer, der nach erfolgter Kündigung freigestellt wird, sind – da diese auf einem weiterhin gültigen Arbeits­vertrag sowie einer in der Schweiz ausgeübten Tätigkeit beruhen – an der Quelle zu besteuern. Die Quellenbesteuerung hat dabei auf einem reduzierten Bruttolohn (unter Progressions­vorbehalt) zu erfolgen, sofern die Arbeit ohne die Frei­stellung mutmasslich im Ausland geleistet worden wäre.

In allen Fällen steht dem Steuerpflichtigen offen, die Quellensteuer auf solche Zahlungen, die er für nicht gerechtfertigt hält, mittels Neuveranlagung der Quellensteuer bzw. Tarifkorrektur oder einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung überprüfen zu lassen. Es können jedoch im Bereich der internationalen Besteuerung solcher Zahlungen Konflikte auftreten.

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Die Berechnung und Erstattung von Reisekosten ist Teil der Arbeit von Buchhaltern in kleinen, mittleren und grossen Unternehmen. Während die Mitarbeiter, die auf eine Geschäfts­reise gehen, nur die Spitze des Spesen-Eisbergs sehen, muss der Buchhalter im Hintergrund alles korrekt verbuchen. Und das ist nicht einfach. Man muss entweder über eine umfassende praktische Erfahrung oder eine solide theoretische Grundlage verfügen. Für den zweiten Fall haben wir diesen Artikel vorbereitet. Hier lernen Sie:

• Können einem Arbeitnehmer die Kosten für eine Übernachtung in seinem Ferienhaus erstattet werden?
• Wie wird der Kilometersatz richtig berechnet?
• Wer muss für das Visum und die Versicherung einer Geschäftsreise aufkommen?

Ausserdem finden Sie am Ende dieses Artikels einen Reise­kosten­rechner, mit dem Sie Ihre Spesen­abrechnung einfach und schnell erledigen können.

Welche Kosten fallen für den Mitarbeiter während der Geschäfts­reise an?

Auch ein Wochen­trip in eine Nachbar­stadt kostet den Arbeit­geber so einiges. Daher ist es wichtig, alle Ausgaben­kategorien für eine effektive Budgetierung von Geschäfts­reisen genau zu verstehen.

Kategorien bei der Reise­kosten­abrechnung

• Unterkunfts­kosten
• Verpflegungs­mehr­aufwand
• Fahrt­kosten
• Reise­neben­kosten

Wenn Sie jemand sind, der häufig auf Reisen ist, dann sollten sie zumindest alle Belege aufbewahren. Aber wenn Sie selbstständig oder ein Buchhalter sind, der eine Reise­kosten­abrechnung verarbeiten muss, dann müssen Sie alle Details der Reise kennen.

Kategorien von Reisespesen

Übernachtungs­kosten

Zu den Übernachtungs­kosten gehört die Buchung eines Hotel­zimmers oder einer anderen Unterkunft für eine Geschäfts­reise. Der Buchhalter, der die Übernachtungs­kosten prüft, sollte bei der Reise­kosten­abrechnung eine Reihe von Sonderfällen berücksichtigen.

Buchhalterische Aspekte der Übernachtungskosten

• Einzel­buchungen von Hotel­zimmern werden in der Regel per Quittung bestätigt. Die Aufenthalts­daten müssen unbedingt mit den Daten der Dienst­reise übereinstimmen.
• Bei Gruppen­hotel­buchungen (normalerweise 3 oder mehr Zimmer) kann das Hotel dem Unternehmen Rechnung stellen. Wenn eine Gruppen­hotel­reservierung von jedem Mitarbeiter separat bezahlt wird, muss der Buchhalter die Verfügbarkeit von Belegen für jeden Mitarbeiter klären.
• Ein Mitarbeiter kann während einer Geschäfts­reise eine Privat­wohnung als Unterkunft nutzen (im Voraus ausgehandelt). Es kann ein Haus bzw. Wohnung von Freunden oder Verwandten sein, Wohnungen von Booking.com oder AirBnB usw. Wenn kein Zahl­beleg verfügbar ist, wird die Höhe der Entschädigung dem Spesen­reglement entnommen. In der Regel betragen diese Übernachtungs­kosten maximal 60 Franken pro Nacht.

Wie buche ich Übernachtungskosten?

Sofern der Mitarbeiter die Übernacht privat vorfinanziert:

Verpflegungs­mehr­aufwand

Zum Verpflegungs­mehr­aufwand gehören Frühstück, Mittag­essen und Abend­essen während einer Geschäfts­reise. Je nach Spesen­reglement werden Essens­spesen effektiv gegen Vorlage der Quittung rückvergütet oder es wird eine Tages­pauschale ohne Quittungs­vorlage angewendet. Beides zugleich ist nicht möglich. Ein beliebiger Wechsel zwischen beiden Systemen ist nicht möglich.

Wie buche ich Verpflegungs­mehr­aufwand?

Fahrt­kosten

Transport­kosten während einer Geschäfts­reise sind oft der Kauf von Flug­tickets, Bahn­tickets oder Taxi­kosten. Aber wenn der Arbeit­nehmer mit dem eigenen Privat­auto oder dem Firmen­wagen unterwegs ist, müssen die Kosten entsprechend berechnet werden.

Kilometerpauschale für Privatautos

Die Steuerverwaltungen legen den maximal gültigen Kilometersatz auf CHF 0.70 fest. Selbstverständlich muss ein detailliertes Bordbuch geführt werden, mit dem die gefahrenen Kilometer belegt werden können. Ein Unternehmen kann den Kilometersatz tiefer ansetzen, geht damit aber das Risiko ein, dass den Arbeitnehmern dadurch Mehrkosten entstehen.

Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs

Wenn das Fahrzeug im Besitz des Arbeitgebers ist, müssen die Belege auf jeden Fall aufbewahrt und dem Buchhalter übergeben werden (Ausgaben für Benzin, Wartung und ähnliches).

Wie muss das Bordbuch geführt werden?

Es muss die folgenden Daten enthalten:

• Fahrtdatum
• Fahrtroute
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Reisezweck

Effektiv gefahrene Kilometer

Tatsächlich werden auch hier die Daten aus dem Fahrten­buch verwendet. Dort müssen die Fahrt zum Geschäfts­sitz des Kunden, die Fahrt vom und zum Hotel und natürlich die Rückkehr ins Büro abgerechnet werden. Die Fahrten zwischen Wohn­sitz und Büro des Arbeit­gebers sind Arbeits­weg, Privat­sache des Arbeit­nehmers und dadurch nicht festzuhalten und können nicht kompensiert werden. Fahrten zwischen Wohn­sitz des Arbeit­nehmers und Domizil des Kunden können aber abgerechnet werden, da dies der Praxis im Aussen­dienst entspricht.

Wie buche ich Fahrt­kosten?

Reisenebenkosten

Neben einem Hotelzimmer, einem Mittagessen in einem Restaurant und einem Busticket können einem Mitarbeiter während einer Geschäftsreise weitere Ausgaben entstehen. Das kann zum Beispiel eine Parkquittung oder eine Rechnung einer Telefongesellschaft sein. Der Buchhalter muss sicherstellen, dass diese Ausgaben im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit und nicht für persönliche Zwecke angefallen sind. Daher am besten vor einer Dienstreise besprechen oder im Spesenreglement festhalten.

Die häufigsten Arten von Reisenebenkosten, die den Mitarbeitern erstattet werden, sind:

• Reise­neben­kosten bei Nutzung des Geschäfts­autos
• Park­platz­kosten
• Maut­gebühren
• Fähr­kosten
• Not­reparatur­kosten
• Bei Nutzung des Privatwagens dürfen diese Kosten nicht kompensiert, da sie pauschal in der Kilometer­pauschale enthalten sind.
• Reise­neben­kosten auf Geschäfts­reisen
• Kosten für Eintritts­karten zu Geschäfts­veranstaltungen
• Forum
• Kongress
• Seminar
• Kosten der Geschäfts­kommunikation
• Telefon­kosten
• Internet­kosten
• Miete für Sitzungs­räume
• Sonstige Reise­neben­kosten
• Gepäck­kosten
• Beförderung
• Aufbewahrung
• Reise­gepäck­versicherung
• Trink­gelder

Wie buche ich Reise­neben­kosten?

Total der Reise­kosten­abrechnung

Nachdem Sie die Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Transport und den Rest berechnet haben, müssen Sie sie nur noch zusammen­zählen. Dazu haben wir einen Excel-Rechner für Reise­kosten vorbereitet. Laden Sie ihn herunter, füllen Sie Ihre Daten ein und verwenden Sie es für ihren Jahres­abschluss.

Indirekte Reise­kosten

Impfungen und Versicherung

Eine Reise­versicherung ist für alle Länder zu empfehlen und wird meist vom Arbeitgeber erstattet. Für einige Länder muss der Reisende auch gegen lokale Krankheiten geimpft sein. In der Regel werden solche reisebedingten Krankheits­kosten auch erstattet.

Visum und andere touristische Dokumente

Einige Dokumente, wie das A1 Formular, können in der Schweiz kostenlos bezogen werden. Aber solche Dokumente wie ein Visum müssen zusätzlich bezahlt werden. Und wenn die Geschäfts­reise mehrere Länder mit einem Visum­regime umfasst, werden die Kosten nicht gering sein. Die Einbeziehung dieser Ausgaben in die Reise­kosten ist in der Regel selbstverständlich.

Schliesslich sollten Sie bei der Abrechnung von Reisekosten 2 Punkte beachten. Zunächst muss allen erstattungs­fähigen Kosten ein Beleg beigefügt werden. Zweitens, wenn Mitarbeiter oft auf Dienst­reise gehen, können Sie mit einem bestehenden Spesen­reglement alle Reise­kosten schneller und effizienter berechnen.

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• Optimieren mit Pauschalspesen – ein Steuerkommissär berichtet
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Stellen Sie sich vor, ein Kunde aus Italien bestellt bei Ihnen (in der Schweiz) neues Büromobiliar. Zur Freude über den Auftrag gesellt sich die Unsicherheit der Rechnungsstellung. Wie muss die Rechnung ausgestellt werden? Muss die MwSt. berechnet werden und wenn ja, von welchem Land? Antworten auf diese Fragen gibt unser Artikel oder ein Treuhänder aus unserer Datenbank.

Die Regelung des Warenverkehrs zwischen der Schweiz und der EU basiert auf dem „Bestimmungslandprinzip“. In diesem Fall werden Waren nur und ausschliesslich im Bestimmungsland besteuert. Die Grenzen überschreiten die Waren zunächst unversteuert.

Lieferungen ins Ausland

Prozessablauf im Inland

Sobald die Waren die Grenze überschreiten, fallen nicht nur Zollabgaben, sondern auch die Mehrwertsteuer des Landes an, in das die Waren eingeführt werden (die sogenannte ausländische Einfuhrumsatzsteuer). In der Regel werden die anfallenden Kosten von der importierenden Firma getragen.

Bei Lieferungen von der Schweiz ins Ausland sind die exportierte Waren von der Schweizer Mehrwertsteuer befreit. Von dieser Steuerbefreiung profitieren sämtliche an der Lieferung beteiligten Lieferanten (nach Art. 23 Abs. 3 Mehrwertsteuergesetz). Eine solche grenzüberschreitende Lieferung muss jedoch anhand der Verzollungspapiere nachgewiesen werden. Sind mehrere Lieferanten gleichzeitig an der Ausfuhr der Waren beteiligt, reicht es, wenn jeder über eine Kopie der Veranlagungsverfügung der EZV verfügt. Da normalerweise die vergangenen fünf Steuerperioden im Zuge einer Mehrwertsteuerprüfung überprüft werden, beträgt die Aufbewahrungsfrist für solche Dokumente insgesamt sechs Jahre (das aktuelle Jahr sowie die fünf Vorjahre).

Als Nachweis dafür können folgende Dokumente berücksichtigt werden:

• elektronische Ausfuhrveranlagungsverfügung mit digitaler Signatur;
• zollamtlich gestempelte Kopie der Zollanmeldung für Rohtabak und Tabakfabrikate (Form. 11.44);
• zollamtliches Dokument, nach dem ein Zollverfahren der vorübergehenden Verwendung im Inland ordnungsgemäss abgeschlossen wurde oder mit dem ein Gegenstand nach der vorübergehenden Verwendung im Ausland veranlagt und das Verfahren innert der festgesetzten Frist nicht ordnungsgemäss abgeschlossen wurde;
• zollamtlich bestätigtes „Ausfuhrdokument im Reiseverkehr”.

Ist es nicht möglich, die Lieferung ins Ausland mit einem der oben genannten Dokumente oder mit anderen Unterlagen zu belegen, unterliegt diese Lieferung in der Schweiz der Mehrwertsteuer.

Prozessablauf im Ausland

In den meisten EU-Ländern gibt es für ausländische Unternehmen im Gegensatz zur Regelung in der Schweiz kein Umsatzschwelle bezüglich der Umsatzsteuer-Verpflichtung. Entsprechend muss sich das ausländische (z.B. Schweizerische) Unternehmen als Importeur in dem jeweiligen EU-Land mehrwertsteuerlich registrieren lassen. Die Einfuhr der Waren im Namen des Lieferanten löst eine Registrierungspflicht und gleichzeitig eine Pflicht zur Abrechnung der Umsatzsteuer im entsprechenden Land aus.

Als alternative Lösung empfiehlt sich eine sogenannte EU-Verzollung. Diese Alternative ist besonders hilfreich, um die Zahlung der Umsatzsteuer zu regeln, wenn Auslandslieferungen in mehrere EU-Länder erfolgen. In diesem Fall ist zwangsläufig eine umsatzsteuerliche Registrierung im jeweiligen EU-Land erforderlich. Die Einfuhrverzollung wird in dem EU-Land vollzogen, in dem das Unternehmen mit seiner Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) registriert ist. In diesem Fall erfolgt die Lieferung für den Lieferanten einfuhrsteuerfrei. Nach der Einfuhr in die EU werden die Waren direkt in das EU-Land weitergeliefert, wo sich der Empfänger der Waren befindet. Dabei handelt es sich um eine sogenannte steuerfreie innergemeinschaftliche Zustellung (Reihengeschäft). Die Versteuerung erfolgt anschliessend durch den Warenempfänger.

Einfuhr von Waren in die Schweiz

Werden Waren in die Schweiz geliefert und verbleiben endgültig im Land, wird zusätzlich zu den allfälligen Zollabgaben eine Einfuhrsteuer fällig. Diese ist in der Regel vom inländischen Käufer (Importeur) zu zahlen. Die Höhe der Einfuhrsteuer entspricht der Mehrwertsteuer und beträgt derzeit 7,7% des Warenwertes. Ausländische Lieferanten, die Waren in die Schweiz liefern, müssen sich in der Schweiz unabhängig vom Wert der importierten Waren grundsätzlich für die Mehrwertsteuer registrieren. Diese Pflicht entfällt nur im Ausnahmefall, falls das Lieferant die jährliche Umsatzschwelle von CHF 100’000 netto (bzw. der Gegenwert in Fremdwährung) für sämtliche globalen Verkäufe nicht überschreitet. Für reine Versandhändler gilt eine leicht angepasste Regelung, siehe unten.

Waren, die nicht für den Verkauf bestimmt sind, einen unbedeutenden Wert aufweisen oder mit einem geringfügigen Steuerbetrag (maximal CHF 5 pro Lieferung) sind in der Schweiz von Zollabgaben und der Einfuhrsteuer befreit (nach Art. 53 Abs. 1 MWSTG). Zu den Kategorien, die von der Einfuhrsteuer grundsätzlich befreit sind, gehören:

Ab dem 1. Januar 2019 gilt für Versandhändler, die mit Kleinlieferungen, die einen Steuerbetrag von CHF 5.– pro Lieferung nicht überschreiten jedoch einen Umsatz von mindestens CHF 100’000 pro Jahr erzielen, dass sie sich in der Schweiz für die Mehrwertsteuer registrieren lassen müssen.

Werden die Waren nicht auf den Namen des Importeurs, sondern auf den Namen des Lieferanten in die Schweiz eingeführt, kann sich das Unternehmen alternativ selbst in das Schweizer Mehrwertsteuerregister eintragen lassen. Voraussetzung hierfür ist jedoch ein eigenes Lager in der Schweiz oder eine sogenannte “Unterordnungserklärung im Ausland”.

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