Jedes Jahr kommen neue Programme auf den Markt, die Innovationen bringen: KI, Automatisierung, Cloud-Technologien, Blockchain und Kryptografie. All diese Technologien werden aktiv in Buchhaltungslösungen integriert, um die Arbeitseffizienz zu verbessern.

Bei der Umstellung von alter auf neue Buchhaltungssoftware muss der Finanzverantwortliche viele Faktoren berücksichtigen und zahlreiche Prozesse organisieren. In diesem Artikel erfahren Sie folgende:

• Wie Sie erkennen, dass es Zeit ist, Ihre Buchhaltungssoftware zu wechseln?
• Wie wählen Sie die beste Buchhaltungslösung für Ihr Unternehmen aus?
• Welche Schritte sollten für einen reibungslosen Übergang auf das neue System unternommen werden?
• Wie viel Zeit wird es in Anspruch nehmen?

Wir haben auch viele Tipps, Beispiele und eine PDF-Checkliste vorbereitet. Beginnen wir also mit der philosophischen Frage – «Wechseln oder nicht wechseln?».

Wann lohnt sich der Wechsel der Buchhaltungs­software?

Ein veraltetes Interface oder das Fehlen eines KI-Assistenten kann nur einen Unternehmens­neuling davon überzeugen, zu einem anderen Anbieter zu wechseln. Deshalb hier eine Liste wirklich wichtiger «Signale», die darauf hinweisen, dass es an der Zeit ist, die Buchhaltungs­software Ihres Unternehmens zu wechseln.

Wenn Ihre Geschäftssituation einem dieser Kriterien entspricht, lassen Sie uns daher betrachten, wie genau der Prozess der Änderung der Buchhaltungssoftware abläuft.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Wechsel der Buchhaltungs­software

In unserer Praxis gibt es 5 grundlegende Schritte zur Einführung einer neuen Buchhaltungs­software für KMU.

1. Bestimmen Sie die Anforderungen

Moderne Buchhaltungssoftware verfügt über zahlreiche Parameter und Funktionen, die sie voneinander unterscheiden. Hier sind die wichtigsten, auf die Sie achten sollten.

Nachdem Sie das gewünschte Softwarebild erstellt haben, ist es an der Zeit, verfügbare Optionen zu recherchieren.

2. Finden Sie die passende Software

Für eine gute Übersicht verschiedener Buchhaltungs­software können Sie sich unseren Software­vergleich anschauen. Ein weiterer Tipp ist, spezielle Katalog­seiten besuchen, auf denen Sie Buchhaltungs­software nach ausgewählten Kriterien finden können.

Für einen umfassenden Preisvergleich für Ihre speziellen Bedürfnisse und Leistungsumfang lesen Sie diesen Artikel von uns.

3. Führen Sie die Tests durch

Die meisten Anbieter bieten eine Testphase von etwa 2 Wochen an. Dies ermöglicht es, alle Funktionen der Software auszuprobieren. Um nicht am Anfang durcheinander zu kommen, hier eine Liste grundlegender Dinge, die es zu Beginn zu testen gilt.

Informieren Sie sich vor Beginn der Tests so gut wie möglich über den Anbieter und sein Produkt. Ein Artikel über unseren Test der beliebtesten Buchhaltungssoftware wird Ihnen sicherlich von Nutzen sein.

4. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter vor

Die Anpassung an neue Buchhaltungs­software ist oft ein unterschätzter Stolperstein. Wir empfehlen deshalb, ein ausreichendes Mass an Schulungs­materialien und Arbeits­beispielen zu sammeln. Üblicherweise bietet der Anbieter solche Hilfs­mittel für einen leichten Start an. So können Sie Ihren Mitarbeitern helfen, sich schneller an die neue Software zu gewöhnen.

Das häufigste Problem ist, dass erfahrene Buchhalter mit langjähriger Erfahrung oft sehr an alte Systeme gebunden sind. Um sie so schnell und schmerzlos wie möglich anzupassen, zeigen und erklären Sie ihnen die Funktionen, die ihre Arbeit vereinfachen sollen. Sie sollten einen Erleuchtungs- wie Aha!-Moment erreichen, nachdem sie die Neuerung vollständig nutzen können.

5. Organisieren Sie die Daten­migration

Im Optimal­fall hilft Ihnen ein Vertreter Ihres neuen Anbieters, alle Ihre Daten zu sammeln, sie in das erforderliche Format zu konvertieren und in das neue System zu importieren (eventuell gegen eine zusätzliche Gebühr). Wenn Ihre aktuelle Buchhaltungs­software zu kompliziert ist oder keinen vollständigen Daten­export ermöglicht, sollten Sie sich direkt an Ihren aktuellen Anbieter wenden.

Wenn Sie von einer Offline-Software zu einer Online- (Cloud-)Lösung migrieren, werden nur die Buchungs­daten (Buchungen, Berichte, bestimmte Parameter) übertragen. Begleitende Dateien wie Schecks, Rechnungen und Ähnliches müssen manuell übertragen werden, da sie lokal gespeichert wurden.

Wenn Sie Daten für 3 oder mehr Jahre übertragen, empfehlen wir, dies in geordneter Weise zu tun. Nach dem Hochladen eines Jahres führen Sie eine Überprüfung durch und stellen sicher, dass die Daten nicht beschädigt wurden.

Wir haben eine PDF-Checkliste vorbereitet, damit Sie alle unsere Tipps für den Wechsel der Buchhaltungs­software zur Hand haben.

Tipps für einen reibungslosen Übergang zur neuen Buchhaltungs­software

Bei Treuhand-Suche haben wir mit Dutzenden von Buchhaltungs­lösungen gearbeitet. Basierend auf unserer Erfahrung haben wir einige Tipps vorbereitet, die Ihnen helfen werden, ohne Probleme auf eine neue Buchhaltungs­software umzusteigen.

Seien Sie weitsichtig

Bewerten Sie nicht nur die Anforderungen, die Ihre Buchhaltungs­abteilung derzeit hat, sondern auch jene, die zukünftig benötigt werden könnten: Personal­erhöhung, neuer Markt­eintritt oder geplante Akquisition neuer Kunden. Fügen Sie dem Profil des idealen Software-Anbieters Punkte wie «Unbegrenzte / skalierbare Lohn­buchhaltung», «Auswahl der Sprache und Währung in den Rechnungen» und “Erweiterte Kunden­management­funktionen» hinzu.

Es ist auch wichtig, die Entwicklungs­richtung der Buchhaltungs­software zu betrachten.

Wenn das ausgewählte Programm alle erforderlichen Funktionen hat, aber schon lange keine Updates mehr erhalten hat, kann dies zu einer schnellen Veralterung führen. Sie müssen es möglicherweise innerhalb von 1-3 Jahren wechseln, da Innovationen auf diesem Markt eine Schlüssel­rolle spielen.

Dies gilt auch für Buchhaltungs­lösungen, die derzeit nicht alle Ihre Anforderungen erfüllen.

Wenn sie aktiv entwickelt werden, dann könnten bis zu dem Zeitpunkt, an dem Sie sich für den Wechsel der Software entscheiden, alle benötigten Funktionen bereits verfügbar sein. Solche Anbieter hören immer auf die Bedürfnisse ihrer Kunden und können die Einführung einer bestimmten Funktion priorisieren, wenn die Nutzer darum bitten.

Beachten Sie die Zeit

Die beste Zeit für den Wechsel der Buchhaltungs­software ist der Beginn eines neuen Finanz­zeitraums (Quartal, Halbjahr, am besten jedoch Jahr). Dies ermöglicht es, Fehler in der Berichterstattung zu vermeiden.

Planen Sie 2-3 Monate für die Analyse und das Testen potenzieller Buchhaltungs­software ein. Und planen Sie zusätzlich 1-2 Monate für die Vorbereitung des Personals und die Daten­migration (dies kann parallel erfolgen). Das bedeutet, dass etwa ein halbes Jahr benötigt wird, um die Arbeits­prozesse der Buchhaltung­sabteilung eines KMU reibungslos zu ändern.

Nach dem Übergang auf das neue System planen Sie etwa 3 Monate für die Anpassungs­periode ein. Während dieser Zeit können die Mitarbeiter sowohl die alte als auch die neue Software nutzen.

Holen Sie sich Hilfe

Noch bevor Sie sich für ein neues optimales Programm entscheiden, sollten Sie die Meinungen, Ideen und Wünsche des Teams bezüglich der Funktionalitäten besprechen. Nach einem grundlegenden Test anhand von Beispielen ist es ratsam, einen erfahrenen Fachmann für eine erneute Überprüfung der Software hinzuzuziehen. Ihre Expertise kann Ihnen helfen, die potenzielle neue Buchhaltungs­software aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten.

Es lohnt sich auch, die Unterstützung des neuen Anbieters in Anspruch zu nehmen. Fragen Sie nach Funktionen, die Sie interessieren, bitten Sie um Hilfe bei der Daten­migration, nutzen Sie Webinare oder angebotene Workshops.

Fazit

Der Wechsel der Buchhaltungs­software kann viele Vorteile bringen, erfordert jedoch auch erheblichen Aufwand und Zeit.

Zunächst ist es wichtig zu verstehen, dass eine solche Änderung notwendig ist und sich positiv auf das Unternehmen auswirken wird. Danach bewerten Sie zusammen mit dem Team die Bedürfnisse an die neue Software und bereiten Sie einen Testfall für das Testing vor. Anschliessend wählen Sie geeignete schweizerische oder internationale Buchhaltungs­lösungen aus und testen diese. Zum Schluss organisieren Sie in Kommunikation mit den Anbietern die Daten­migration und die Schulung der Mitarbeiter.

Mit einer weitsichtigen Perspektive, 6-8 Monaten Vorbereitungs­zeit und der Unterstützung von Team und Anbietern können Sie Ihre Buchhaltungs­software schmerzlos wechseln. Wir wünschen Ihnen viel Energie dabei! Treuhand-Suche.ch und unsere Experten stehen immer bereit, Ihnen dabei und darüber hinaus zu helfen.

Überlebt die Buchhaltung das Jahr 2024, wie wir sie kennen? Oder steht ihr eine Revolution bevor? Beeindruckende Statistiken lassen erahnen, dass die Buchhaltungsbranche vor einem beispiellosen Wandel steht. In nur einem Jahrzehnt wird die traditionelle Buchhaltung in der Schweiz durch technologische Innovationen und sich ändernde Ansprüche neu definiert.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die vielversprechendsten Trends, die das Jahr 2024 prägen werden. Von der Digitalisierung bis zu den Krypto-Technologien: diese Entwicklungen werden nicht nur den Berufsalltag von Buchhaltern verändern, sondern auch massgeblich die Geschäftswelt beeinflussen. Lassen Sie uns gemeinsam erkunden, wie diese Veränderungen die Buchhaltungslandschaft in der Schweiz und darüber hinaus gestalten werden.

1. Einsatz von KI für Buchhaltungsaufgaben

Im Jahr 2022 präsentierte OpenAI sein auf künstlicher Intelligenz basierendes Tool – ChatGPT. Seitdem wurden viele KI-Tools eingeführt, die Unternehmen, einschliesslich der Buchhaltung, unterstützen sollen. Bereits 11% der Unternehmen nutzen solche Tools, und in 30% der Fälle werden diese Tools für die Lösung von Finanzaufgaben eingesetzt. Gemäss Markttrends werden diese Zahlen voraussichtlich weiter steigen. Es wird erwartet, dass KI-Technologien, die auf den Märkten der USA und Westeuropas erprobt wurden, im Jahr 2024 in der Schweiz aktiv eingeführt werden.

Wie bereits in unserem Artikel über die Verwendung von ChatGPT in der Buchhaltung erwähnt, ist es ratsam, dieses Tool so schnell wie möglich zu beherrschen, um den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden. Neben ChatGPT sollten auch andere Tools in Betracht gezogen werden, die Buchhaltern potenziell helfen können, nämlich:

Auch künstliche Intelligenz wird in Buchhaltungssoftware integriert. Derzeit wird diese Technologie hauptsächlich für die Bearbeitung von Quittungen eingesetzt (Bexio Spesen AI, Klara Spesenmanagement), aber ihre Einbeziehung in andere Prozesse wird erwartet.

2. Fernarbeit und -lernen

3 von 4 Schweizer Arbeitnehmern arbeiteten 2022 fern. Diese Tendenz verstärkt sich weiter.

Die COVID-19-Pandemie, die offiziell im Mai 2023 endete, hat die Menschen an die Arbeit von zu Hause gewöhnt. Bequeme Programme für die remote Kommunikation sind entstanden. Auch Buchhaltungsprogramme wechseln zunehmend in den Online-Modus.

Neben der Arbeit wurde auch das Lernen zu Remote-Aktivitäten. Die Mehrheit der Bildungseinrichtunge in der Schweiz bietet Online- oder Hybridkurse zur Weiterbildung an. Buchhalter erwerben neue Fähigkeiten, lernen den Umgang mit neuen Programmen und erhalten Zertifizierungen, ohne dafür in andere Städte reisen zu müssen.

Im Jahr 2024 müssen sich Unternehmen mit dem Phänomen der Remote-Arbeit abfinden und sich transformieren. Andernfalls besteht die Gefahr, an Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren oder menschliche Ressourcen zu verlieren.

3. Digitalisierung des Dokumentenflusses

Mit dem Aufkommen des Fernarbeit-Zeitalters entstand die Frage nach einem Online-Büro in Verbindung mit digitaler Dokumentation. Die Schweizer Regierung setzt aktiv auf digitale Dokumentation und verabschiedet sich von Papierdokumenten. Unternehmen hingegen versuchen, “papierlose” Büros zu schaffen, indem sie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) nutzen. Diese Systeme bieten viele nützliche Funktionen:

Es gibt viele lokale DMS, die ihre Effektivität bereits auf den Märkten in Deutschland, den USA und Grossbritannien bewiesen haben. Es wird erwartet, dass sie im Jahr 2024 mit ihren Softwarelösungen auch den Schweizer Markt betreten.

Moderne Buchhaltungssoftware enthält teilweise diese Funktionen, die es ermöglichen, die Buchhaltung mit dem allgemeinen Dokumentenfluss zu synchronisieren.

4. Steigerung des Einflusses von Freelance-Plattformen

Der Trend zu Freelancern ergibt sich aus mehreren Faktoren.

Ein erster Faktor ist der generelle Übergang zu Remote-Arbeit. Dienstleistungsunternehmen stehen vor der Wahl – Mitarbeiter einstellen oder auslagern. Während gewisse Positionen in Vollzeit benötigt werden, können andere Tätigkeiten wie zum Beispiel die Tätigkeit eines Grafikdesigners mit projektbasierter oder stundenweiser Bezahlung geführt werden.

Ein zweiter Faktor ist die Beliebtheit von Nebenbeschäftigungen. Ende 2021 hatten in der Schweiz über 360.000 Arbeitnehmer zwei oder mehr Arbeitsplätze. Theoretisch kann ein Freelancer bis zu 25 Arbeitgeber gleichzeitig haben. Daher verwandeln sich Arbeitnehmer immer mehr in Freelancer und später in Einzelunternehmer, insbesondere im Finanz- und Buchhaltungsbereich (zweitgrösste Anzahl an Freelance-Dienstleistungen nach IT).

Angesichts dessen werden im Jahr 2024 immer mehr Remote-Teams entstehen, deren Mitglieder nicht in traditionellen, sondern auf Freelance-Plattformen ausgewählt werden. Angesichts der Tatsache, dass auf solchen Websites die Möglichkeit besteht, die Arbeiten des Fachmanns anzusehen und Bewertungen zu lesen, wird diese Art der Geschäftsstruktur im Trend liegen.

5. Die Position von Online-Treuhändern stärken

Gleichzeitig werden auch im Jahr 2024 die Dienstleistungen von Treuhandexperten stark nachgefragt sein Dies betrifft insbesondere Unternehmen, die einen digitalisierten Dokumentenfluss und Fachkenntnisse in modernen Buchhaltungssoftwarelösungen haben. Solche Fachleute werden als “digitale Treuhänder” bezeichnet.

Wenn ein Unternehmen nach Lösungen für seine Buchhaltungsaufgaben sucht, kann es dies entweder einem Freelancer projektweise delegieren oder “schlüsselfertig” einem digitalen Treuhänder überlassen. Letztere Option ist für KMUs mit einer dynamischen finanziellen Struktur vorteilhafter. Dies liegt daran, dass Treuhänder nicht nur in der Lage sind, Dokumente zu verarbeiten oder Jahresabschlüsse vorzubereiten. Zu ihrem Aufgabenbereich gehören auch:

Somit können Treuhänder einen viel breiteren Aufgabenbereich übernehmen als Freelancer. Dabei sind solche Fachleute in der Regel von Schweizer und internationalen Gremien zertifiziert, was die hohe Qualität ihrer Arbeit garantiert.

7. Transformation der Rolle des Buchhalters

Aus allen oben genannten Trends ergibt sich eine interessante Gesetzmässigkeit. Der Beruf des Buchhalters ist nicht mehr derselbe wie vor 10 Jahren.

• Um sich an gesetzliche Änderungen anzupassen, muss der Buchhalter auch Jurist und Business-Analyst sein.
• Um innovative Buchhaltungsinstrumente und KI anzuwenden, muss der Buchhalter IT-Kenntnisse haben.
• Für effektives Remote-Arbeiten muss der Buchhalter Zeitmanagement beherrschen, effektive Kommunikation aufrechterhalten und seine Angelegenheiten klar planen können.
• Um mit Kryptounternehmen zu arbeiten, muss der Buchhalter Investor und Finanzberater werden.
• Um Unternehmen bei nichtfinanzieller Berichterstattung zu unterstützen, muss der Buchhalter auch Umweltexperte, Soziologe und Politologe werden.
• Und um in Ihrem eigenen Unternehmen erfolgreich zu sein, zum Beispiel auf einer Freelancer-Plattform, muss er Verkäufer und Marketer werden.

Zusammenfassend gesagt, beschäftigt sich ein Buchhalter nur zu Beginn seiner Karriere ausschliesslich mit Buchhaltung. Im Jahr 2024 wird dieser Trend noch deutlicher, und man muss darauf vorbereitet sein.

Zusammenfassende Infografik «Buchhaltungstrends 2024»

Wenn Sie keine Angst vor Veränderungen haben, bereit sind zu lernen und Neues auszuprobieren, nicht bei Hindernissen stehen bleiben, dann sind Sie zum Erfolg verdammt. Nutzen Sie unsere Beobachtungen, um im neuen Jahr neue Höhen zu erreichen.

Wenn Sie Ihre eigenen Trends (Paar-Buchführung, Messengers statt E-Mails usw.) teilen möchten, schreiben Sie sie in die Kommentare oder in unser Forum.

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• ChatGPT in der Buchhaltung: Vor- und Nachteile im Überblick
• Wo KMU einen Freelancer finden: Top-Plattformen für 2023 nach Kategorien
• Machen Buchhaltungstools bald Treuhandunternehmen überflüssig?

Die Auswahl an Freelancern ist nahezu endlos. Weltweit gibt es über 1,57 Milliarden davon. Bei dieser gigantischen Auswahl fällt es vielen Unternehmen schwer, den passenden Freelancer zu finden. Es können vielmals berechtigte Bedenken hinsichtlich Qualität, Sicherheit, Zuverlässigkeit, Geldzahlungen etc. auftreten. Es sind häufig derartige Gründe, die viele Unternehmen davon abhalten, Freelancer einzusetzen. Dabei können diese aber gerade in folgenden Situationen eine gute Alternative zu einer klassischen Service-Agentur darstellen:

• Für Start-ups in frühen Phasen bieten sich Freelancer als eine interessante Alternative an, um ausgewählte Aufgaben kostengünstig zu erledigen.
• Für KMU mit etablierten Teams kann die Hinzunahme von Freelancern insbesondere dann interessant sein, wenn Flexibilität gefragt oder das bestehende Reservoir an Arbeitskräften kurzfristig knapp ist.

Doch wo findet man den passenden Spezialisten und welche Kriterien sind ausschlaggebend für die Auswahl der Plattform? In unserem Artikel haben wir die 10 wichtigsten Freelancer-Plattformen zusammengestellt, ihre Vor- und Nachteile bewertet und Tipps für eine effektive Zusammenarbeit zusammengetragen.

Vor- und Nachteile der Einstellung eines Freelancers für KMU

Im Artikel «Mitarbeiter einstellen oder auslagern, das ist die Frage» haben wir anhand von Beispielen ausführlich dargestellt, unter welchen Bedingungen es für ein KMU sinnvoll sein kann, einen externen Mitarbeiter einzustellen. Grundsätzlich sollten Unternehmen, die vor der Entscheidung stehen, einen Freelancer einzubeziehen, folgende vier Aspekte analysieren:

• Gehört die bestehende Aufgabe zu einer «Kernkompetenz» des Unternehmens?
• Wie wirkt sich das auf die Kosten aus?
• Wie wirkt sich das auf die Zeit aus?
• Welches Mass an Fachwissen und Flexibilität ist erforderlich?

Ein abschliessender Schritt bei der Entscheidung, ob man einen Freelancer einbinden sollte, muss die Bewertung der Vor- und Nachteile einer solchen Zusammenarbeit sein.

Wenn Sie alles abgewogen haben und zu dem Schluss gekommen sind, dass Ihr Unternehmen einen Freelancer benötigen könnte, werden wir Ihnen aufzeigen, wo Sie suchen sollten.

Top 10 Online-Plattformen in 2023 für die Suche nach Freelancern für KMU

Wir haben jedes Freelance-Portal nach folgenden Kriterien bewertet:

Vergleichstabelle der Freelance-Plattformen für KMU in 2023

Die besten Freelance-Webseiten für KMU in 2023 nach Kategorien

Die Positionen in diesen Listen hängen von der absoluten Zahl der Freelancer in der jeweiligen Kategorie ab.

Tipps für die Zusammenarbeit mit Freelancern auf Freelance-Plattformen

Wenn Sie mit Freelancern in den Bereichen «Tech & Programmen», «Design», «Digital Marketing» etc. auf Freelance-Plattformen zusammenarbeiten möchten, können Sie berechtigterweise einen erheblichen Nutzen aus unseren unterstehenden Tipps erwarten. Diese Hinweise können viele mögliche Stolpersteine bei der Zusammenarbeit mit Freelancern aus dem Weg räumen.

Tipp 1. Überprüfen Sie die Erfahrung und Qualifikationen.

Mit ziemlicher Sicherheit wollen Sie Ihre Aufgaben in die Hände eines qualifizierten Freelancers – und nicht in die eines Frischlings – übergeben. Eine hochqualifizierte Fachkraft auf Freelancer-Plattformen zu finden ist leider nicht so trivial, wie es auf den ersten Blick erscheinen könnte. Nehmen Sie sich Zeit, um die Profile der potenziellen Kandidaten auf der Freelance-Plattform genau zu überprüfen. Folgende relevante Aspekte spielen bei der Entscheidungsfindung eine Schlüsselrolle:

• Erfahrungsschatz
• Ausbildung und Fähigkeiten
• Kundenbewertungen und Feedback

Tipp 2. Eindeutige Anforderungen definieren.

Um potenziellen Missverständnissen von Anfang an vorzubeugen, teilen Sie dem Auftragnehmer in der Startphase der Zusammenarbeit folgende Details präzise mit:

• Erwartungen
• Umfang der Arbeit
• Gewünschter Zeitrahmen

Tipp 3. Arbeitsproben prüfen.

Es gibt eine sehr bewährte Methode, um sich einen Eindruck von der Arbeitsqualität und Genauigkeit des Freelancers zu verschaffen – Arbeitsproben. Je nach Profil des Auftragnehmers kommen dabei zwei unterschiedliche Vorgehensweisen in Frage.

Der Freelancer bietet Arbeitsproben in seinem Profil. Diese können Sie problemlos und schnell überprüfen. Befinden sich keine Arbeitsproben im Profil, ist das zunächst keine gute Nachricht für Sie. Allerdings bietet sich ein Ausweg aus der Situation an: Sie können höflich darum bitten, Ihnen einige Beispiele früherer Arbeit zur Verfügung zu stellen.

Tipp 4. Kommunikationskanäle festlegen.

Legen Sie vor Beginn der Zusammenarbeit Ihre Erwartungen hinsichtlich der Kommunikationswege und -zeiten fest:

• E-Mail
• Telefon
• Skype usw.

Klären Sie auch, wie eventuelle Fehler oder Rückfragen behandelt werden sollen.

Tipp 5. Eindeutige Zahlungsbedingungen.

Arbeitet Ihr Freelancer auf Stundenbasis oder verwendet er Pauschalpreise? Das sind zwei sehr unterschiedliche Paar Schuhe, die den Aufwand für Ihr Unternehmen erheblich beeinflussen können. Deswegen ist es empfehlenswert, diese Fragen direkt in der Startphase – und nicht vor Abschluss des Projekts abzuklären. Vielleicht lohnt es sich sogar, einen Vertrag mit dem Auftragnehmer abzuschliessen, in dem alle relevanten Aspekte der Zusammenarbeit festgehalten werden.

Tipp 6. Regelmässiges Feedback

Lob bei guter Leistung, klare Kommentare oder konstruktive Kritik – das alles sollte Anwendung in der Zusammenarbeit mit Freelancern finden. Durch ein offenes Feedback können Sie aktiv dazu beitragen, die Zusammenarbeit kontinuierlich zu optimieren.

Tipp 7. Datenschutz beachten.

Bei der Kooperation mit Freelancern hat diese Frage besondere Relevanz, denn für den Auftraggeber ist es kaum möglich, die Behandlung sensibler Informationen durch den Auftragnehmer zu kontrollieren. In dieser Hinsicht haben Unternehmensdienstleister mit bereits etablierter Reputation einen wesentlichen Vorteil. Allerdings können Sie zu einem bewährten Mittel greifen, indem Sie nämlich eine Geheimhaltungsvereinbarung mit Ihrem Freelancer unterzeichnen.

Unternehmensdienstleister als Alternative zu Freelancern

Wenn Sie nach Alternativen zu Freelancern in den Bereichen «Tech & Programmen», «Design», «Digital Marketing» usw. suchen, sollten erfahrene Unternehmensdienstleister in Betracht gezogen werden. Professionelles Leistungsniveau, etablierter Ruf sowie umfangreiche Erfahrung in der Branche runden häufig deren Fachprofil ab. Die entsprechenden Vor- und Nachteile finden Sie in dieser Vergleichstabelle.

Unternehmensdienstleister: Pro und Kontra

Unternehmensdienstleister vs. Freelancer

Wollen Sie herausfinden, ob Sie dem Freelancer einen Unternehmensdienstleister vorziehen sollten? Schauen Sie sich bitte die unterstehenden Punkte an und checken Sie die ab, die für Sie von höchster Bedeutung sind. Anschliessend sollte man vergleichen, auf welcher Seite sich die höhere Anzahl der markierten Punkte befindet. Dabei sind drei Szenarien realistisch.

Fazit

Wenn Flexibilität und Kosteneinsparungen höhere Bedeutung als die Leistungsqualität für Sie haben, sollten Sie sich an einen Freelancer wenden. Wenn jedoch Arbeitsqualität, Langfristigkeit der Beziehung und eine umfangreiche Unterstützung eine Schlüsselrolle spielen und die damit verbundenen Kosten Ihr Unternehmen nicht zu stark belasten, lohnt es sich eher, einen Vertrag mit einem Unternehmensdienstleister abzuschliessen.

Was haben ein Berater, ein Kinder­hort und ein Fitness­center gemeinsam? Ihre Arbeit erfordert sehr spezifische Verträge. Ein klassischer Service- oder Rahmen­vertrag kann zwar die Grundlage für ihre Tätigkeit bilden, ist aber kaum geeignet, sie vor allen Risiken ihres Jobs zu schützen.

Natürlich reicht für einen Freiberufler oder einen Selbstständigen ein Werkvertrag aus. Aber bei KMUs (AG, GmbH) benötigt man Dutzende von Verträgen mit unterschiedlichen Themen. Darüber hinaus müssen sie auch noch optimal verwaltet werden, nämlich:

• Laufzeiten kontrollieren, um sie im Voraus zu verlängern
• Zugriff von Mitarbeitern auf diese Dokumente zu überwachen
• Informationen bei Änderungen der Rechtsform oder Adresse zu korrigieren
• Preise, Unterzeichner usw. aktualisieren.

In früheren Artikeln dieser Reihe haben wir die Gegenstände eines Vertrags beschrieben und Ihnen dargestellt, wie Sie die häufigsten Fehler bei der Vertrags­gestaltung vermeiden. Hier erfahren Sie, wo Sie kostenlose Muster erhalten oder professionelle juristische Unterlagen erwerben können, um individuelle Verträge zu erstellen. Wir sprechen auch spezielle Online-Tools für die Erstellung von Verträgen an und informieren über bewährte Buchhaltungs­software, die Funktionen für das Dokumenten­management (DMS) enthält.

Wo kann man Vorlagen für einfache Verträge gratis herunterladen?

Manchmal sind die benötigten Vertrags­vorlagen nicht kostenlos verfügbar, veraltet oder einfach nur von geringer Qualität. In dieser Situation ist es Plan B, in kommerziellen Ressourcen danach zu suchen. Als nächstes verraten wir Ihnen, in welchen Online­shops Sie die gewünschte Vertrags­vorlage kaufen können.

Wo kann man professionelle Vertragsvorlagen kaufen?

Neben Fachartikeln und Weiter­bildungs­angeboten bietet das bekannte Schweizer Portal Weka auch Vorlagen für Verträge und vergleichbare Dokumente an. Alle Dokumente sind in Paketen von 2 bis 100 Dateien zusammengefasst, die für eine bestimmte Branche geeignet sind. Beispiels­weise das Download-Paket Lohn­buchhaltung, Download-Paket Muster­verträge für KMU-Geschäfts­führer, Download-Paket Darlehens­vertrag. In der Regel bewegen sich die Preise für diese Pakete zwischen 30 und 300 Franken, wobei Weka regelmässig bis zu -50% Rabatt gewährt.

Zentrales Argument für das Portal ist das Abonnement für eine Wissens­datenbank. Die Benutzer können sich eine Kategorie auswählen und erhalten Zugang zu allen Informationen, Vorlagen, Beispielen usw. Eines der meistverkauften Produkte, WEKA Muster­verträge, bietet beispielsweise Zugang für 398 CHF pro Jahr zu mehr als 1.000 Geschäfts­verträgen und Vorlagen.

Die Website Schweizer-Verträge.ch ist ein Projekt von Weka. Hier finden Sie Vorlagen und Beispiele für einzelne Geschäfts­verträge. Die Datenbank umfasst derzeit 424 Dateien zu Preisen ab 30 Franken.

Kategorien von Schweizer-Verträge.ch Vertrags­vorlagen:

• Arbeits­vertrag
• Aufträge an Dritte
• Bau­vertrag
• Eherecht
• Erbrecht
• Finanzierung und Sicherheiten
• IT-Wartung und Lizenzen
• Kauf und Verkauf
• Kündigung
• Miete und Pacht
• Nachfolge­planung
• Transport
• Unternehmens­führung und Gründung
• Vertrieb und Sponsoring
• Zusammen­arbeit und Entwicklung

Wie Weka bietet auch das Portal startups.ch seinen Nutzern thematische Vertrags­sammlungen und Dokument­boxen. Auf der Website finden Sie 12 Themen, einschliesslich Buchhaltung, Arbeits­verträge, Website & Webshop. Der Preis für die Dokument­boxen liegt zwischen 99 und 199 Franken.

Ein Beispiel für den Inhalt der «Buchhaltung Dokumentbox»:

• Vorlage für einfache Buchhaltung
• Inventar­liste (Excel)
• Vorlage für Einnahmen, Ausgaben, Inventar (Excel)
• Abschreibungs­sätze Anlage­vermögen (PDF)
• Offerte ohne MwSt. (Excel)
• Offerte mit MwSt. (Excel)
• Rechnung ohne MwSt. (Excel)
• Quittung (Word)
• Rechnung mit MWST (Excel)
• Standard­brief (Word)
• Kurzbrief (Word)
• Mahnung (Word)

Neben dem Angebot von Vertrags­vorlagen bietet startups.ch auch die Option, individuelle Verträge nach eigenen Bedürfnissen zu erstellen. Dazu füllt muss man einen Fragebogen aus und wählt das gewünschte Dokument aus. Nach Eingabe aller notwendigen Daten und einer individuellen Anpassung erhält der Nutzer ein fertiges Dokument, das er sofort einsetzen kann. Die Preise für solche personalisierten Verträge beginnen bei 350 Franken.

Verträge, die auf startups.ch zur individuellen Anpassung verfügbar sind:

• Arbeits­vertrag
• AGB
• Daten­schutz­erklärung
• Geheim­haltungs­vereinbarung
• Aktionär­bindungs­vertrag (AG)
• Gesellschafter­vertrag (GmbH)
• Gesellschafter­vertrag (KlG)

Während startups.ch nur die Möglichkeit bietet, Verträge mit Ihren Daten zu versehen und deren Inhalt minimal anzupassen, gibt es aber auch spezielle Web­dienste für die Vertrags­erstellung. Sie bieten nicht nur die Möglichkeit der Anpassung, sondern auch flexible Formatierungs- und Dokumenten­verwaltungs­funktionen (DMS). Im nächsten Abschnitt werden wir uns mit den führenden Anbietern auf dem deutschsprachigen Markt befassen.

Wo kann man einen Vertrag online erstellen und verwalten?

Approovd wie ein Legal-Tech Firma unterstützt KMUs ohne tiefgreifende juristische Kenntnisse bei der Erstellung und Überwachung von Verträgen. Die Nutzer müssen sich nur registrieren, eine Vorlage auswählen und das Formular ausfüllen. Anschliessend steht der Vertrag zum Download bereit. Sämtliche Approovd-Dokumenten­vorlagen werden von Juristen nach Schweizer Recht erstellt.

Die deutschen Anwälte von Smartlaw haben ein Vertrags­management-Service mit Schwerpunkt auf Daten­sicherheit entwickelt. Diese Rechts­anwalts­gesellschaft verfügt über zahlreiche Qualitäts­zertifikate für Daten­sicherheit und erweitert regelmässig ihre Datenbank um weitere Vertrags­vorlagen. Gemäss ihrer Preispolitik bietet Smartlaw ihre DMS-Dienste sowohl für Unternehmen als auch für Privat­personen an. Zudem kann jeder Nutzer auf die juristische Wissens­datenbank zurückgreifen oder eine fachliche Beratung in Anspruch nehmen.

Die Legal-Tech Plattform top.legal ist ein modernes digitales Hub für die Erstellung und Verwaltung von Verträgen. Mit seinem innovativen Ansatz liefert top.legal bequemste und effizienteste Werkzeuge für schnelle Vertrags­abschlüsse. Während andere DMS sich auf die Anzahl und die Raffinesse ihrer Vertrags­vorlagen konzentrieren, setzt top.legal auf Teamarbeit. Jede Unternehmens­abteilung kann mit diesem Programm auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnittene Dokumente erstellen, die anschliessend von einem Juristen oder Finanz­kontrolleur geprüft werden können. Dieses System ist sehr hilfreich, wenn ein Unternehmen einen dynamischen Dokumenten­fluss aufweist.

Das weltweit aktive Unternehmen PandaDoc mit Hauptsitz in den USA unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Verwaltung, Kommunikation, Freigabe und Sicherung von Dokumenten. Sie verstehen es als ihren Auftrag, den Workflow von Unterlagen von der Erstellung bis zur Unterzeichnung in allen Phasen zu vereinfachen. Dafür bieten sie Vorlagen für Preis­listen, Angebote und Verträge an. Ihr Legal-Tech Produkt beinhaltet auch einen praktischen Editor für die Erstellung massgeschneiderter Formulare für geschäftliche Anforderungen. In PandaDoc kann ein Unternehmen sein Team zusammenstellen, Rollen zuweisen, Kunden­kontakt­daten zum Einsatz in Verträgen eingeben, einen automatisierten Arbeitsablauf entwickeln, elektronische Unterschriften verwalten und vieles mehr, um den Dokumentenfluss zu optimieren.

Diese Dokumenten­verwaltungs­systeme verfügen über an grosse Anzahl an nützlichen Funktionen, wobei es aber eher unwahrscheinlich ist, dass KMUs sie alle benötigen. Einige wichtige Funktionen, wie die Speicherung oder Kontrolle von Verträgen, sind möglicherweise bereits in Ihrer Buchhaltungs­software integriert. Wenn Sie auf der Suche nach einem umfassenden System sind, empfehlen wir Ihnen daher, sich die folgenden Programme anzusehen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen helfen konnten, die Erstellung und Verwaltung von Verträgen so effizient und organisiert wie möglich zu gestalten. Noch einmal möchten wir Sie daran erinnern, dass Sie in unserem Forum Fragen zu diesem und anderen Themen stellen können. Und wenn Sie einen komplexen Vertrag prüfen oder entwerfen müssen, zögern Sie nicht, in unserem Katalog einen Rechtsberater zu suchen.

Carpe diem!

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die verschiedenen Ausbildungs­angebote im Bereich Treuhand und Buchhaltung geben Ihnen nützliche Tipps zu Auswahl­kriterien, Qualitäts­labeln und diskutieren die Vor- und Nach­teile der verschiedenen Ausbildungs­angebote.

Am Ende des Artikels vergleichen wir die besten Schweizer Weiterbildungs­portale und Kurse für Fachleute im Rechnungs­wesen. Sie werden herausfinden, welche Bildungs­einrichtungen eine Zertifizierung für Studierende anbieten und welche Online-Kurse am günstigsten sind.

Aber lass uns zunächst eines klarstellen …

Formelle Weiter­bildung versus Arbeits­praxis

Zuerst stellt sich die Frage, ob eine formelle, theoretische Weiter­bildung überhaupt notwendig ist und wenn ja, welche Vorteile Sie sich mit dem Geld tatsächlich erkaufen. Oft ist bereits das Learning on-the-job ein guter Lehr­meister und der Return on Investment einer zusätzlichen Aus­bildung sollte gut analysiert werden.

Wie wähle ich den idealen Buchhaltungs­kurs?

Glücklicher­weise gibt es in der Schweiz zahlreiche Kurse in den Bereichen Buchhaltung, Finanzen und Beratung. Leider ist es nicht einfach, einen guten Kurs zu finden, der zu Ihnen passt. Dabei sind zwei Kriterien zu beachten: hohe Qualität und ein Schulungs­format, das für Sie geeignet ist.

Qualitäts­zertifikate

Die Qualität der Kurse sowie die Qualität der Aus­bildung kann durch ein Zertifikat bestätigt werden. Gute Weiter­bildungs­kurse in Buchhaltung beinhalten ein Zertifikat eines dieser Zertifizierungs­dienste in ihrer Beschreibung.

Kurs­formate

Die Haupt­ziel­gruppe für Weiter­bildungs­kurse im Bereich des betrieblichen Finanz- und Rechnungs­wesens ist die erwerbs­tätige Bevölkerung. Deshalb bieten die Bildungs­träger eine breite Palette von Kurs­formaten an, die sich mit dem Arbeits­platz kombinieren lassen.

Top 6 Seiten für die Suche Weiter­bildungs­kursen im Bereich Finanzen

Wir haben eine Liste der besten Websites zusammen­gestellt, die Ihnen bei der Suche und Auswahl von Kursen in den Bereichen Rechnungs­wesen, Controlling, Steuern, Treuhand­wesen und Finanz­management helfen.

Neben allgemeinen Informationen zur Ausbildung bietet fortbildung24.com eine ausführliche Kurs­auswertung. Anhand dieser können Sie bessere Bildungs­angebote auswählen.

Wenn Sie sich Kurse in seminar-portal.ch ansehen, können Sie die Kommentare anderer zum Kurs finden und sich sofort für einen passenden Termin anmelden.

berufsberatung.ch beschreibt alle Weiterbildungen nach objektiven Kriterien, um die Angebote vergleichbar zu machen. Dank verschiedener Filterfunktionen, z.B. zeitliche Beanspruchung oder Ausbildungsniveau, finden Sie schnell die entsprechenden Angebote mit Direktlink zum Anbieter.

weiterbildung.swiss verkauft auch Weiter­bildungs­gutscheine. Sie gelten für Kurse mit dem Vermerk «Weiter­bildungs­gutscheine akzeptiert» und können z. B. an Mitarbeiter Ihres Unternehmens verschenkt werden.

Eine weitere Besonderheit von bildungspool.ch ist die mobile App, mit der man von überall aus eine passende Weiter­bildungs­möglichkeit finden kann.

Die 9 beliebtesten Schweizer Anbieter von Weiter­bildungs­kursen in Buchhaltung

Wir hoffen, dass Sie mit diesem Wissen den perfekten Buchhaltungskurs für Ihre Weiterbildung finden werden. Und wenn Sie sich in Zukunft als Treuhänder qualifizieren, vergessen Sie nicht, sich auf unserer Website zu registrieren und Ihren Kunden näher zu kommen.

Wir wünschen Ihnen ein leichtes und angenehmes Studium!

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Seit 2021 steht in meisten Kantonen in der Schweiz die Option bereit, private Steuererklärung vollständig online und papierlos zu übermitteln. Die Möglichkeit für natürliche Personen, eine Steuererklärung online ausfüllen, kann eine enorme Zeitersparnis bedeuten. Ausserdem können die kantonalen Steuerämter jetzt noch mehr Steuerformulare viel schneller bearbeiten.

Trotzdem gibt es kantonale Unterschiede bei der Nutzung und beim Versand der Unterlagen für Steuererklärung direkt an die Steuerämter. Während es im Kanton Zürich ausreicht, eine AHV-Nummer mit dem Zugangscode im Kantonportal einzusetzen, um alles online auszufüllen und zu übermitteln zu dürfen, muss man im Kanton Uri das ausgefüllte Steuerformular und alle andere Unterlagen zusätzlich auszudrucken und in Papierform zu senden. Die Komplexität der unterschiedlichen Regelungen der kantonalen Steuerbehörden wirft folgende Fragen auf:

• Welche Steuererklärungsprogramme kann man benutzen?
• Sind diese Steuererklärungsprogramme kostenlos?
• Wie häufig ist es erlaubt, Ihre Steuererklärung anzupassen und wieder einzureichen?
• usw.

Damit Sie besser verstehen, wie Sie Ihre Steuern online behandeln müssen, haben wir diesen kantonalen Vergleich vorbereitet.

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Heutzutage genügen wenige Klicks, um innerhalb weniger Minuten leistungsfähige Instrumente der Remote-Kommunikation und -Zusammenarbeit für das Team und den Kunden einzurichten. Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen auf Online-Collaboration-Tools, die den täglichen Job erleichtern und Remote-Arbeit ermöglichen. Der Markt bietet viele unterschiedliche Alternativen und es ist nicht immer ganz einfach, die richtige Wahl zu treffen. Wir haben für Sie eine Vergleichsliste der beliebtesten Online-Zusammenarbeit-Tools und wichtige Auswahlkriterien für eine gute Online-Kollaboration zusammengestellt.

Slack

Microsoft Teams

Webex

Beekeeper

Discord

Spike

Mattermost

Preisvergleich der Kommunikationstools

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Das Beste aus der Situation herausholen

Während draussen das Coronavirus wütet, sitzen viele Arbeitnehmer in ihren eigenen vier Wänden und arbeiten im Home-Office. Social Distancing ist nun das Gebot der Stunde.

Viele von uns assoziieren das Zuhause mit dem Ort, wo wir unseren verdienten Feierabend verbringen und uns vom stressigen Alltag erholen. Starre Strukturen und unnötige Regeln, lange und unproduktive Meetings oder andere Formalitäten gibt es zu Hause nicht. Wir können uns unsere Zeit optimal selbst einteilen und nutzen. Dies sollte unsere Arbeitsproduktivität eigentlich erhöhen. Oder nicht?

Bei Home-Office verschwindet die Distanz zwischen dem Arbeitsort und dem Wohnort und damit die Grenzen von Selbstbestimmung und vorgegebenen Strukturen. Was für viele als Traum beginnt, entpuppt sich oft eher als Alptraum: fehlende soziale Interaktion, mangelnde Disziplin & Konzentration, schreiende Kinder etc.

Um das Beste aus der Situation zu machen, haben wir einige Tipps:

Fazit

Und zum Schluss das Wichtigste: Auch dieser Karantäne-Zustand wird nicht ewig anhalten. Bald werden Sie wieder in Ihrer alten Umgebung Ihre Arbeit verrichten, die alte Kaffeemaschine verwenden und mit Ihren Arbeitskollegen Witze reissen. Machen Sie also das Beste aus der Home-Office-Zeit und nutzen Sie diese Arbeitsform maximal produktiv für sich und Ihre Arbeit.

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Was bisher geschah

Das Parlament verzögert erneut die Anpassung des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG). Die Beratung der Vorlage für die Totalrevision des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz sind weiterhin relevant, die Räte müssen sich jedoch einigen, da die EU im Mai 2020 prüfen wird, ob der Datenschutz in der Schweiz noch dem entspricht besitzen. Wenn die Bewertung positiv ist, wären die Aussichten für das Inkrafttreten der DSG zu Beginn des Jahres 2021 realistisch, es bestehen jedoch gewisse Meinungsverschiedenheiten zwischen dem Nationalrat und dem Ständerat. Ursprünglich, massgebend für die Verzögerung war die Entscheidung des Parlaments im September 2018, die Revision in zwei Etappen aufzuteilen.

Dadurch kann die Schweiz den Verpflichtungen aus dem Schengen-Vertragswerk zeitnah nachkommen. Gleichzeitig soll die Totalrevision des Schweizer Datenschutzgesetzes jetzt um Zeitdruck ausgearbeitet werden
In einer ersten Phase wurden deshalb die Anforderungen der EU-Richtlinie 2016/680 bearbeitet, welche die Schweiz im Rahmen ihrer Schengen-Verpflichtungen innert einer bestimmten Frist umsetzen musste, um den freien Datenaustausch zwischen der Schweiz und der EU weiterhin sicherzustellen.

In einer zweiten Phase wird die Totalrevision des DSG bearbeitet, welche auf die Anpassung des Datenschutzes an die technischen Entwicklungen der letzten 20 Jahre abzielt. Dies ist für Schweizer Unternehmen von besonderer Bedeutung, da diese Anpassungen den zukünftigen Schutz bei der Bearbeitung der Daten von natürlichen Personen definieren werden.

Bedeutung für Unternehmen

Wenn Unternehmen personenbezogene Daten von EU-Bürgern sammeln, muss sichergestellt werden, dass die Datenverarbeitung den in der DSGVO festgelegten Standards entsprechen. Die neuen Bestimmungen fordern einen strengeren Schutz personenbezogener Daten und einen besseren Zugang für Bürger, die auf personenbezogene Daten einer Organisation zugreifen möchten. Bei Nichteinhaltung drohen hohe Geldstrafen.

Um mit GDPR kompatibel zu sein, muss die Art und Weise, wie Unternehmen die Daten verarbeiten und speichern, möglicherweise geändert werden. Sie müssen Aufzeichnungen über Kundendaten führen, aus denen hervorgeht, wie sie erfasst wurden und wie die Einwilligung des Kunden erteilt wurde. Die Einwilligung muss klar und frei erteilt werden, bevor die Daten erfasst werden können, und es ist Sache des Unternehmens, zu zeigen, wie und wann sie erhalten wurden. Sie müssen ausserdem nachweisen, dass Sie einen triftigen Grund für das Halten der Daten einer Person haben und dass die Daten gelöscht werden, sobald dieser Grund abgelaufen ist.

Darüber hinaus können Kunden ihr «Recht auf Vergessenheit» geltend machen, daher sollten Unternehmen über Prozesse zur Datenlöschung verfügen. Dies gilt für personenbezogene Daten, die vor Ort oder von einem Dritten, z. B. einem Cloud-Dienstanbieter, gespeichert werden. Die Überprüfung, ob Ihre Cloud-Dienstanbieter tatsächlich eine Löschfunktion bieten, ist eine wichtige Prüfung.

Herausforderungen für die Compliance

• Einwilligung – Nutzer muss Aufzeichnung der Daten zustimmen
• Recht auf Löschung – Personen haben das Recht auf Löschung personenbezogener Daten
• Aufzeichnungen der Verarbeitungstätigkeiten – Register von personenbezogenen Daten muss geführt werden
• Rechenschaft ablegen – Aufzeichnungen von Entscheidungen und Einzelpositionen müssen gemacht werden
• Datentransfer – Es muss die Möglichkeit angeboten werden, persönliche Daten zu migrieren