Die Berechnung und Erstattung von Reisekosten ist Teil der Arbeit von Buchhaltern in kleinen, mittleren und grossen Unternehmen. Während die Mitarbeiter, die auf eine Geschäfts­reise gehen, nur die Spitze des Spesen-Eisbergs sehen, muss der Buchhalter im Hintergrund alles korrekt verbuchen. Und das ist nicht einfach. Man muss entweder über eine umfassende praktische Erfahrung oder eine solide theoretische Grundlage verfügen. Für den zweiten Fall haben wir diesen Artikel vorbereitet. Hier lernen Sie:

• Können einem Arbeitnehmer die Kosten für eine Übernachtung in seinem Ferienhaus erstattet werden?
• Wie wird der Kilometersatz richtig berechnet?
• Wer muss für das Visum und die Versicherung einer Geschäftsreise aufkommen?

Ausserdem finden Sie am Ende dieses Artikels einen Reise­kosten­rechner, mit dem Sie Ihre Spesen­abrechnung einfach und schnell erledigen können.

Welche Kosten fallen für den Mitarbeiter während der Geschäfts­reise an?

Auch ein Wochen­trip in eine Nachbar­stadt kostet den Arbeit­geber so einiges. Daher ist es wichtig, alle Ausgaben­kategorien für eine effektive Budgetierung von Geschäfts­reisen genau zu verstehen.

Kategorien bei der Reise­kosten­abrechnung

• Unterkunfts­kosten
• Verpflegungs­mehr­aufwand
• Fahrt­kosten
• Reise­neben­kosten

Wenn Sie jemand sind, der häufig auf Reisen ist, dann sollten sie zumindest alle Belege aufbewahren. Aber wenn Sie selbstständig oder ein Buchhalter sind, der eine Reise­kosten­abrechnung verarbeiten muss, dann müssen Sie alle Details der Reise kennen.

Kategorien von Reisespesen

Übernachtungs­kosten

Zu den Übernachtungs­kosten gehört die Buchung eines Hotel­zimmers oder einer anderen Unterkunft für eine Geschäfts­reise. Der Buchhalter, der die Übernachtungs­kosten prüft, sollte bei der Reise­kosten­abrechnung eine Reihe von Sonderfällen berücksichtigen.

Buchhalterische Aspekte der Übernachtungskosten

• Einzel­buchungen von Hotel­zimmern werden in der Regel per Quittung bestätigt. Die Aufenthalts­daten müssen unbedingt mit den Daten der Dienst­reise übereinstimmen.
• Bei Gruppen­hotel­buchungen (normalerweise 3 oder mehr Zimmer) kann das Hotel dem Unternehmen Rechnung stellen. Wenn eine Gruppen­hotel­reservierung von jedem Mitarbeiter separat bezahlt wird, muss der Buchhalter die Verfügbarkeit von Belegen für jeden Mitarbeiter klären.
• Ein Mitarbeiter kann während einer Geschäfts­reise eine Privat­wohnung als Unterkunft nutzen (im Voraus ausgehandelt). Es kann ein Haus bzw. Wohnung von Freunden oder Verwandten sein, Wohnungen von Booking.com oder AirBnB usw. Wenn kein Zahl­beleg verfügbar ist, wird die Höhe der Entschädigung dem Spesen­reglement entnommen. In der Regel betragen diese Übernachtungs­kosten maximal 60 Franken pro Nacht.

Wie buche ich Übernachtungskosten?

Sofern der Mitarbeiter die Übernacht privat vorfinanziert:

Verpflegungs­mehr­aufwand

Zum Verpflegungs­mehr­aufwand gehören Frühstück, Mittag­essen und Abend­essen während einer Geschäfts­reise. Je nach Spesen­reglement werden Essens­spesen effektiv gegen Vorlage der Quittung rückvergütet oder es wird eine Tages­pauschale ohne Quittungs­vorlage angewendet. Beides zugleich ist nicht möglich. Ein beliebiger Wechsel zwischen beiden Systemen ist nicht möglich.

Wie buche ich Verpflegungs­mehr­aufwand?

Fahrt­kosten

Transport­kosten während einer Geschäfts­reise sind oft der Kauf von Flug­tickets, Bahn­tickets oder Taxi­kosten. Aber wenn der Arbeit­nehmer mit dem eigenen Privat­auto oder dem Firmen­wagen unterwegs ist, müssen die Kosten entsprechend berechnet werden.

Kilometerpauschale für Privatautos

Die Steuerverwaltungen legen den maximal gültigen Kilometersatz auf CHF 0.70 fest. Selbstverständlich muss ein detailliertes Bordbuch geführt werden, mit dem die gefahrenen Kilometer belegt werden können. Ein Unternehmen kann den Kilometersatz tiefer ansetzen, geht damit aber das Risiko ein, dass den Arbeitnehmern dadurch Mehrkosten entstehen.

Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs

Wenn das Fahrzeug im Besitz des Arbeitgebers ist, müssen die Belege auf jeden Fall aufbewahrt und dem Buchhalter übergeben werden (Ausgaben für Benzin, Wartung und ähnliches).

Wie muss das Bordbuch geführt werden?

Es muss die folgenden Daten enthalten:

• Fahrtdatum
• Fahrtroute
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Reisezweck

Effektiv gefahrene Kilometer

Tatsächlich werden auch hier die Daten aus dem Fahrten­buch verwendet. Dort müssen die Fahrt zum Geschäfts­sitz des Kunden, die Fahrt vom und zum Hotel und natürlich die Rückkehr ins Büro abgerechnet werden. Die Fahrten zwischen Wohn­sitz und Büro des Arbeit­gebers sind Arbeits­weg, Privat­sache des Arbeit­nehmers und dadurch nicht festzuhalten und können nicht kompensiert werden. Fahrten zwischen Wohn­sitz des Arbeit­nehmers und Domizil des Kunden können aber abgerechnet werden, da dies der Praxis im Aussen­dienst entspricht.

Wie buche ich Fahrt­kosten?

Reisenebenkosten

Neben einem Hotelzimmer, einem Mittagessen in einem Restaurant und einem Busticket können einem Mitarbeiter während einer Geschäftsreise weitere Ausgaben entstehen. Das kann zum Beispiel eine Parkquittung oder eine Rechnung einer Telefongesellschaft sein. Der Buchhalter muss sicherstellen, dass diese Ausgaben im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit und nicht für persönliche Zwecke angefallen sind. Daher am besten vor einer Dienstreise besprechen oder im Spesenreglement festhalten.

Die häufigsten Arten von Reisenebenkosten, die den Mitarbeitern erstattet werden, sind:

• Reise­neben­kosten bei Nutzung des Geschäfts­autos
• Park­platz­kosten
• Maut­gebühren
• Fähr­kosten
• Not­reparatur­kosten
• Bei Nutzung des Privatwagens dürfen diese Kosten nicht kompensiert, da sie pauschal in der Kilometer­pauschale enthalten sind.
• Reise­neben­kosten auf Geschäfts­reisen
• Kosten für Eintritts­karten zu Geschäfts­veranstaltungen
• Forum
• Kongress
• Seminar
• Kosten der Geschäfts­kommunikation
• Telefon­kosten
• Internet­kosten
• Miete für Sitzungs­räume
• Sonstige Reise­neben­kosten
• Gepäck­kosten
• Beförderung
• Aufbewahrung
• Reise­gepäck­versicherung
• Trink­gelder

Wie buche ich Reise­neben­kosten?

Total der Reise­kosten­abrechnung

Nachdem Sie die Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Transport und den Rest berechnet haben, müssen Sie sie nur noch zusammen­zählen. Dazu haben wir einen Excel-Rechner für Reise­kosten vorbereitet. Laden Sie ihn herunter, füllen Sie Ihre Daten ein und verwenden Sie es für ihren Jahres­abschluss.

Indirekte Reise­kosten

Impfungen und Versicherung

Eine Reise­versicherung ist für alle Länder zu empfehlen und wird meist vom Arbeitgeber erstattet. Für einige Länder muss der Reisende auch gegen lokale Krankheiten geimpft sein. In der Regel werden solche reisebedingten Krankheits­kosten auch erstattet.

Visum und andere touristische Dokumente

Einige Dokumente, wie das A1 Formular, können in der Schweiz kostenlos bezogen werden. Aber solche Dokumente wie ein Visum müssen zusätzlich bezahlt werden. Und wenn die Geschäfts­reise mehrere Länder mit einem Visum­regime umfasst, werden die Kosten nicht gering sein. Die Einbeziehung dieser Ausgaben in die Reise­kosten ist in der Regel selbstverständlich.

Schliesslich sollten Sie bei der Abrechnung von Reisekosten 2 Punkte beachten. Zunächst muss allen erstattungs­fähigen Kosten ein Beleg beigefügt werden. Zweitens, wenn Mitarbeiter oft auf Dienst­reise gehen, können Sie mit einem bestehenden Spesen­reglement alle Reise­kosten schneller und effizienter berechnen.

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Verfügen Sie über ein Geschäftsfahrzeug und dürfen Sie dieses auch privat nutzen? Oder umgekehrt – nutzen Sie Ihr privates Auto für geschäftliche Zwecke? Benutzen Sie das Geschäfts- oder Privatauto für den Weg zum Arbeitsplatz? Wenn Sie sich für eine der beiden Varianten entscheiden müssen, sollten Sie die Vor- und Nachteile gründlich abwägen. Denn es gibt einiges wie beispielsweise Privatanteil, Eintragung in den Lohnausweis und Besteuerung zu berücksichtigen. Wir haben die wichtigsten Aspekte zu diesem Thema im folgenden Artikel zusammengefasst und einen Leitfaden für die richtige Entscheidung vorbereitet.

Warum empfiehlt sich die Nutzung des Privat­fahrzeugs für häufige Geschäfts­fahrten?

Der Arbeitnehmer muss für die Kostenerstattung weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge entrichten. D.h., je mehr Kilometer Sie geschäftlich zurücklegen, desto höher sind die steuerfreien Entgelte, die Sie dafür erhalten.

Und was ist damit, wenn das Fahrzeug mehrheitlich für persönliche Zwecke genutzt wird?

In einem solchen Fall empfiehlt sich ein Geschäftsfahrzeug mit einer pauschalen Berechnung des Privatanteils. Eine detaillierte Berechnung der zurückgelegten Kilometer ist dabei nicht erforderlich.

In welchen Fällen sollte die Pauschalmethode nicht verwendet werden?

Wenn Sie das Auto kaum für private Zwecke nutzen, zahlt sich die pauschale Methode zur Berechnung des Privatanteils nicht aus. In diesem Fall lohnt es sich, die genaue Anzahl der zurückgelegten Kilometer im Fahrtenbuch zu dokumentieren (effektive Abrechnung).

Schauen wir uns diese Methoden genauer an.

In der Praxis wird die pauschale Methode am häufigsten verwendet, da die Eingabe jeder Fahrt in das Fahrtenbuch zeitaufwändig ist und oft vergessen wird.

Der Privatanteil ist in Feld 2.2 des Lohnausweises des Arbeitnehmers einzutragen.

* Kantone wie Appenzell IR, Freiburg, Glarus, Graubünden, Jura, Neuenburg, Solothurn, Tessin, Uri, Waadt und Wallis kennen aktuell keine Begrenzung.
** max. GA 2. Klasse

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Die wirtschaftlichen Beziehungen zwischen Inhaber bzw. Teilhaber einer Gesellschaft führen immer wieder zu Konflikten. Wenn das Steueramt Transaktionen als Vorteile anerkennt, die eine Gesellschaft einem Gesellschafter zu Lasten ihres Gewinns gewährt, entstehen sogenannte geldwerten Leistungen. Dies wird auch als «verdeckte Gewinnausschüttung» bezeichnet und zieht unangenehme steuerliche Konsequenzen nach sich. Damit Ihnen das nicht oder nicht noch einmal passiert, lassen Sie uns gemeinsam die Kriterien für die Anerkennung ausgewählter Transaktionen als geldwerte Leistungen genauer betrachten.

Was sind geldwerte Leistungen?

Geldwerte Leistungen sind die Leistungen des Unternehmens für Inhaber von Beteiligungsrechten, die entweder fehlenden oder unzureichend erbrachten Gegenleistungen entsprechen. Normalerweise würden solche Leistungen gar nicht oder in viel geringerem Umfang an Dritte erbracht, die nicht an dem Unternehmen beteiligt sind. Im Steuerrecht und in der Praxis allgemein werden sie als verdeckte Gewinnausschüttungen bezeichnet. Das Wort “verdeckt” weist auf die Natur der Gewinnauswirkung, die nicht auf der Entscheidung über die Gewinnverteilung des Unternehmens beruht, sondern erfolgswirksam ist.

Offene Gewinnausschüttungen erfolgen im Unterschied dazu aus dem Nettogewinn oder dem gesamten verfügbaren Gewinnsaldo beziehungsweise aus den daraus gebildeten Reserven. Sie wirken sich nicht auf die Gewinn- und Verlustrechnung aus.

Wann wird eine Leistung als verdeckte Gewinnausschüttung anerkannt?

Gemäss Bundesgericht müssen folgende drei Kriterien kumulativ gegeben sein, weshalb eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt:

Wer ist eine «nahestehende Person»?

Dieser Begriff umfasst Personen, die in einer engen Beziehung zu jemand anderem stehen, und zwar unabhängig davon, ob diese Beziehung persönlicher, wirtschaftlicher, rechtlicher oder tatsächlicher Natur ist.

Als „nahestehende Personen“ gelten etwa Verwandte, Ehe- und Lebenspartner, im Einzelfall aber auch Berater oder andere Vertrauenspersonen eines Aktionärs oder eines Gesellschafters. Darüber hinaus kann auch eine Personen- oder Kapitalgesellschaft „nahe stehend“ sein, wenn der Aktionär oder Gesellschafter einen wesentlichen Einfluss auf sie hat (so namentlich aufgrund dessen Einsatz in der Unternehmensleitung oder das Halten einer wesentlichen Beteiligung).

(Art. 628 Abs. 2 und 777c Abs. 2 Ziff. 1 und 2 OR )

Erscheinungsformen der geldwerten Leistungen

Aber was genau definiert Löhne, Spesen, Darlehen als solche, die von den Steuerbehörden als verdeckte Gewinnausschüttung anerkannt werden können?

Darüber hinaus überprüft das Steueramt:

• Die Gesamtverhältnisse: z. B. die steuerliche Gesamtsituation beim Aktionär und die Auswirkung des Darlehens darauf
• Die Konformität mit dem statutarischen Zweck des Unternehmens: z. B. ob die Gewährung von Krediten generell erlaubt ist
• Die Gefahr eines Klumpenrisikos durch das gewährte Darlehen

Echte Darlehen müssen bezüglich Verzinsung auf der Grundlage vom jährlichen herausgegebenen Rundschreiben von der ESTV «Zinssätze für die Berechnung der geldwerten Leistungen» überprüft werden. Ungenügende Zinsen auf Aktivdarlehen sowie übermässige Zinsen auf Passivdarlehen werden bei der Gesellschaft als Ertrag aufgerechnet.

Liegt ein simuliertes Aktivdarlehen vor, wird bei der Gesellschaft in diesem Umfang eine Minusreserve gebildet. Beim Ertrag erfolgt die Aufrechnung erst, wenn das betreffende Darlehen handelsrechtlich abgeschrieben wird.

Was sind die steuerlichen Folgen von geldwerten Leistungen?

Eine wirtschaftliche finanzielle Vermischung zwischen einem Unternehmen und einem Aktionär/Gesellschafter ist nicht vollständig zu vermeiden. Dies ist auch nicht das Ziel. Es reicht aus, sich an die Fallstricke zu erinnern und über die erforderlichen Dokumente zu verfügen. Im Zweifelsfall sollten Sie einen Berater hinzuziehen.

Wenn Sie die Regeln kennen, ist es erheblich einfacher, sie nicht zu brechen!

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Das Thema Spesen wirft viele Fragen auf: Was gilt überhaupt als Spesen? Wie sollen die Spesen in der Unternehmung geregelt werden (Stichworte Spesenreglemente), damit es nicht zu nachteiligen steuerlichen Konsequenzen kommt? etc. Das hohe Interesse am Thema Spesen ergibt sich aus der engen Verbindung zu den Steuern. Denn Spesen sind in bestimmten Fällen in Lohnausweisen auszuweisen und führen nicht selten zu kritischen Rückfragen der Steuerämter. Insbesondere bei Pauschalspesen ist der Generalverdacht der verdeckten Lohnausschüttung allgegenwärtig. Ihr Treuhänder kann Ihnen helfen, diese Fehler zu vermeiden und Ihre Spesen zu optimieren.

Spesen – was ist das eigentlich?

Zunächst klären wir den Begriff Spesen. Zur besseren Anschaulichkeit führen wir zwei auf den ersten Blick ähnliche Situationen an:

Fallanalyse

Im ersten Fall handelt es sich nicht um Spesen, sondern nur um eine Kompensation des Kostenvorschusses, da die Kaffeemaschine für die Ausübung der Tätigkeit des Mitarbeiters nicht notwendig ist. Im Prinzip ist das Vorfinanzierung von Infrastruktur. Im Gegensatz dazu ist die Rückvergütung der Kosten für die Sicherheitsschuhe eine Spesenvergütung, da ohne diese der Mitarbeiter seine Arbeit nicht ausführen kann (Art. 327 OR).

Allgemeine Definition des Spesenbegriffs

Allgemein gesprochen sind Spesen die Auslagen der Mitarbeiter, die ihnen in der Ausübung des Berufs und unter Wahrung des Interesses des Arbeitgebers anfallen. Die Auslagen entstehen also z.B. bei der Kundenakquise, bei der Tätigkeit vor Ort beim Kunden, auf Geschäftsreisen usw.
Insbesondere sind folgende Auslagen Spesen: Verpflegung, Fahrten, Flüge, Unterkunft, Arbeitsbekleidung, Telefonie, Porto, etc.

Was sind keine Spesen?

• Vorschussfinanzierung von Infrastruktur durch den Mitarbeiter (siehe oben).
• Überhöhte Spesenauslagen (z.B. First-Class Flug für einen einfachen Angestellten), da die hohe Auslage nicht mehr im besten Interesse des Arbeitgebers ist.
• Entschädigungen für den Arbeitsweg.
• Bestimmte Entschädigungen/Vergünstigungen für Mitarbeiter ohne Reisetätigkeit.

Verpflegungsspesen und Arbeitsweg

Bezüglich der letzten zwei Punkte ist auf die folgende Abgrenzung aufmerksam zu machen: wenn z. B. eine Unternehmung den Mitarbeitern des Innendiensts bzw. Back Office die Kosten für Mittagessen (teil-)vergütet, ist das ein Lohnbestandteil und keine Spesenvergütung.

Die Vergütung des Arbeitsweges gehört ebenfalls nicht zu den Spesen, sondern zum Lohn. Dabei ist es unerheblich, ob dem Arbeitnehmer ein vom Arbeitgeber finanzierte Fahrkarte für den ÖV oder ein Geschäftsauto zur Verfügung steht. In beiden Fällen sind die vergüteten Kosten sozialabgabepflichtiges Einkommen, im Lohnausweis zu deklarieren und folglich einkommenssteuerpflichtig. Bewusst oder unwissentlich falsch ausgefüllte Lohnausweise sind besonders ärgerlich, denn der Lohnausweis ist im strafrechtlichen Sinn eine Urkunde und Fehler werden dem Arbeitgeber im ungünstigen Fall als Urkundenfälschung ausgelegt.

Arten von Spesen

Es gibt folgende Optionen, wie die Rückvergütung von Spesen ausgestaltet werden kann:

Vorteile von Pauschalspesen

In der Praxis werden die Pauschalspesen oft so festgelegt, dass die Entschädigung höher als die kumulierten Kleinspesen ausfallen. Dies ist zwar gegen Sinn und Zweck der Pauschalspesen, ist aber in der Praxis häufig anzutreffen. Dies ist attraktiv, denn die Spesen sind dann üblicher Geschäftsaufwand und sind für den privaten Angestellten steuerfrei.

Pauschalspesen sind für Firmen zu empfehlen, bei denen die Zahl der Spesenbelege relativ hoch ist. Der Administrationsaufwand wird dadurch reduziert. Die Höhe der Pauschalspesen ist im Lohnausweis anzugeben. Es ist auch empfohlen, die Pauschalspesen in einem Spesenreglement zu regeln und dieses bei der Steuerbehörde des Sitzkantons der Firma genehmigen zu lassen.

Ihr Treuhänder kann Ihnen eine Pauschalspesenreglement ausarbeiten, mit dem Sie den administrativen Aufwand reduzieren und möglicherweise noch einen gewissen finanziellen Vorteil herausholen können.

Mehr Informationen zu den beiden Spesenarten sind in der Wegleitung zum Lohnausweis zu finden.

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Nicht selten haben uns die Kleinunternehmer direkt angerufen. In freudiger Erwartung erzählten sie brühwarm von irgendwelchen Ausgaben, meist Essen mit Kunden, Hotelbuchungen und derlei, für die sie nun Pauschalspesen – wie sie landläufig heissen – beantragen wollten. Innerlich dachte ich dann immer, oh Herr erlöse mich…und hatte dann das Vergnügen, diesen Herrschaften das Einmaleins der Spesenreglemente zu erklären, selbstverständlich immer mit Adam und Eva beginnend. Puhh.

Wir hatten die interne Anweisung, so diskret und vage wie möglich zu informieren, respektive mit Verweisen auf Reglemente und Paragraphen die Vorfreude so stark wie möglich einzudämmen. Schliesslich haben wir sie immer an ihre Treuhänder verwiesen – in der Hoffnung, nie mehr von Ihnen zu hören.

Klar ist, dass unsere Steuerverwaltung Pauschalspesen – bzw. Zusatzreglement zum Spesenreglement – wie es korrekt heisst, weder besonders propagiert noch speziell grosszügig bewilligt hat.

Die Überlegung ist einfach: Warum soll sich ein Unternehmen die Mühe machen, ein Pauschalspesenreglement auszuarbeiten, wenn es nicht einen deutlichen Nutzen davon hat? Kleinfirmen und KMU hetzen häufig gegen die zunehmende administrative Belastung, aber ein neues Reglement möchten Sie unbedingt erstellt haben…mit vielen regelmässigen Anpassungen…das passt auf den ersten Blick schlecht zusammen.

Unsere Analysen und vorsichtigen Schätzungen, dass im langjährigen Durchschnitt nur rund 50% der Pauschalspesen effektiv für angefallene Spesenaufwände ausgegeben wurden, dürften ziemlich gut passen. Und genau das macht Pauschalspesen so furchtbar attraktiv. Totale Steuerfreiheit auf den anderen 50%.

Totales Steuerparadies

Das Unternehmen setzt die Pauschalspesen (Repräsentationsspesen) als überhöhten gewinnmindernden Aufwand an, bezahlt es dem Unternehmer bzw. Kadermitglied als steuerfreien Pseudo-Lohn aus. Keine Gewinnsteuern. Keine Lohnnebenkosten. Keine Einkommenssteuern. Nicht satzbestimmend. Gar nichts. Man ist im Steuerhimmel par excellence angekommen.

Die Steuerausfälle, die sich daraus ergeben, sind doch bemerkenswert. Die Pauschalspesen können je nach Position und Lohnhöhe erklecklich sein. Ab jährlich lächerlichen CHF 600 an aufwärts habe ich schon alles gesehen. Das Gros spielt sich zwischen CHF 4’000 und 12’000 pro Jahr ab. Nicht schlecht, wenn man im Schnitt die Hälfte davon steuerfrei für sich behalten kann.

Die SSK sieht für Pauschalspesen rund 3-5 % des Nettolohns vor, ein oberstes Maximum von CHF 24’000 pro Jahr ist auch vorgesehen. Klar kann die Obergrenze bei irgendwelchen Millionenlöhnen aber nicht gelten, Ausnahmen sind möglich.

Interessant zu sehen bleibt, wann dieses Schlupfloch gestopft wird…

Wir selbst hatten natürlich nie Pauschalspesen, denn unsere «Kunden» hatten wir auf immer und ewig, Mittagessen haben wir keine aufgeworfen 😉. Schade eigentlich, wir hätten da auch gerne mitgemacht.

Ehemaliger Steuerkommissär eines finanzstarken Kantons

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