Geschäftsreisen aus buchhalterischer Sicht: Reisekostenabrechnung

Die Berechnung und Erstattung von Reisekosten ist Teil der Arbeit von Buchhaltern in kleinen, mittleren und grossen Unternehmen. Während die Mitarbeiter, die auf eine Geschäfts­reise gehen, nur die Spitze des Spesen-Eisbergs sehen, muss der Buchhalter im Hintergrund alles korrekt verbuchen. Und das ist nicht einfach. Man muss entweder über eine umfassende praktische Erfahrung oder eine solide theoretische Grundlage verfügen. Für den zweiten Fall haben wir diesen Artikel vorbereitet. Hier lernen Sie:

• Können einem Arbeitnehmer die Kosten für eine Übernachtung in seinem Ferienhaus erstattet werden?
• Wie wird der Kilometersatz richtig berechnet?
• Wer muss für das Visum und die Versicherung einer Geschäftsreise aufkommen?

Ausserdem finden Sie am Ende dieses Artikels einen Reise­kosten­rechner, mit dem Sie Ihre Spesen­abrechnung einfach und schnell erledigen können.

Welche Kosten fallen für den Mitarbeiter während der Geschäfts­reise an?

Auch ein Wochen­trip in eine Nachbar­stadt kostet den Arbeit­geber so einiges. Daher ist es wichtig, alle Ausgaben­kategorien für eine effektive Budgetierung von Geschäfts­reisen genau zu verstehen.

Kategorien bei der Reise­kosten­abrechnung

• Unterkunfts­kosten
• Verpflegungs­mehr­aufwand
• Fahrt­kosten
• Reise­neben­kosten

Wenn Sie jemand sind, der häufig auf Reisen ist, dann sollten sie zumindest alle Belege aufbewahren. Aber wenn Sie selbstständig oder ein Buchhalter sind, der eine Reise­kosten­abrechnung verarbeiten muss, dann müssen Sie alle Details der Reise kennen.

Kategorien von Reisespesen

Übernachtungs­kosten

Zu den Übernachtungs­kosten gehört die Buchung eines Hotel­zimmers oder einer anderen Unterkunft für eine Geschäfts­reise. Der Buchhalter, der die Übernachtungs­kosten prüft, sollte bei der Reise­kosten­abrechnung eine Reihe von Sonderfällen berücksichtigen.

Buchhalterische Aspekte der Übernachtungskosten

• Einzel­buchungen von Hotel­zimmern werden in der Regel per Quittung bestätigt. Die Aufenthalts­daten müssen unbedingt mit den Daten der Dienst­reise übereinstimmen.
• Bei Gruppen­hotel­buchungen (normalerweise 3 oder mehr Zimmer) kann das Hotel dem Unternehmen Rechnung stellen. Wenn eine Gruppen­hotel­reservierung von jedem Mitarbeiter separat bezahlt wird, muss der Buchhalter die Verfügbarkeit von Belegen für jeden Mitarbeiter klären.
• Ein Mitarbeiter kann während einer Geschäfts­reise eine Privat­wohnung als Unterkunft nutzen (im Voraus ausgehandelt). Es kann ein Haus bzw. Wohnung von Freunden oder Verwandten sein, Wohnungen von Booking.com oder AirBnB usw. Wenn kein Zahl­beleg verfügbar ist, wird die Höhe der Entschädigung dem Spesen­reglement entnommen. In der Regel betragen diese Übernachtungs­kosten maximal 60 Franken pro Nacht.

Wie buche ich Übernachtungskosten?

Sofern der Mitarbeiter die Übernacht privat vorfinanziert:

Verpflegungs­mehr­aufwand

Zum Verpflegungs­mehr­aufwand gehören Frühstück, Mittag­essen und Abend­essen während einer Geschäfts­reise. Je nach Spesen­reglement werden Essens­spesen effektiv gegen Vorlage der Quittung rückvergütet oder es wird eine Tages­pauschale ohne Quittungs­vorlage angewendet. Beides zugleich ist nicht möglich. Ein beliebiger Wechsel zwischen beiden Systemen ist nicht möglich.

Wie buche ich Verpflegungs­mehr­aufwand?

Fahrt­kosten

Transport­kosten während einer Geschäfts­reise sind oft der Kauf von Flug­tickets, Bahn­tickets oder Taxi­kosten. Aber wenn der Arbeit­nehmer mit dem eigenen Privat­auto oder dem Firmen­wagen unterwegs ist, müssen die Kosten entsprechend berechnet werden.

Kilometerpauschale für Privatautos

Die Steuerverwaltungen legen den maximal gültigen Kilometersatz auf CHF 0.70 fest. Selbstverständlich muss ein detailliertes Bordbuch geführt werden, mit dem die gefahrenen Kilometer belegt werden können. Ein Unternehmen kann den Kilometersatz tiefer ansetzen, geht damit aber das Risiko ein, dass den Arbeitnehmern dadurch Mehrkosten entstehen.

Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs

Wenn das Fahrzeug im Besitz des Arbeitgebers ist, müssen die Belege auf jeden Fall aufbewahrt und dem Buchhalter übergeben werden (Ausgaben für Benzin, Wartung und ähnliches).

Wie muss das Bordbuch geführt werden?

Es muss die folgenden Daten enthalten:

• Fahrtdatum
• Fahrtroute
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Reisezweck

Effektiv gefahrene Kilometer

Tatsächlich werden auch hier die Daten aus dem Fahrten­buch verwendet. Dort müssen die Fahrt zum Geschäfts­sitz des Kunden, die Fahrt vom und zum Hotel und natürlich die Rückkehr ins Büro abgerechnet werden. Die Fahrten zwischen Wohn­sitz und Büro des Arbeit­gebers sind Arbeits­weg, Privat­sache des Arbeit­nehmers und dadurch nicht festzuhalten und können nicht kompensiert werden. Fahrten zwischen Wohn­sitz des Arbeit­nehmers und Domizil des Kunden können aber abgerechnet werden, da dies der Praxis im Aussen­dienst entspricht.

Wie buche ich Fahrt­kosten?

Reisenebenkosten

Neben einem Hotelzimmer, einem Mittagessen in einem Restaurant und einem Busticket können einem Mitarbeiter während einer Geschäftsreise weitere Ausgaben entstehen. Das kann zum Beispiel eine Parkquittung oder eine Rechnung einer Telefongesellschaft sein. Der Buchhalter muss sicherstellen, dass diese Ausgaben im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit und nicht für persönliche Zwecke angefallen sind. Daher am besten vor einer Dienstreise besprechen oder im Spesenreglement festhalten.

Die häufigsten Arten von Reisenebenkosten, die den Mitarbeitern erstattet werden, sind:

• Reise­neben­kosten bei Nutzung des Geschäfts­autos
• Park­platz­kosten
• Maut­gebühren
• Fähr­kosten
• Not­reparatur­kosten
• Bei Nutzung des Privatwagens dürfen diese Kosten nicht kompensiert, da sie pauschal in der Kilometer­pauschale enthalten sind.
• Reise­neben­kosten auf Geschäfts­reisen
• Kosten für Eintritts­karten zu Geschäfts­veranstaltungen
• Forum
• Kongress
• Seminar
• Kosten der Geschäfts­kommunikation
• Telefon­kosten
• Internet­kosten
• Miete für Sitzungs­räume
• Sonstige Reise­neben­kosten
• Gepäck­kosten
• Beförderung
• Aufbewahrung
• Reise­gepäck­versicherung
• Trink­gelder

Wie buche ich Reise­neben­kosten?

Total der Reise­kosten­abrechnung

Nachdem Sie die Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Transport und den Rest berechnet haben, müssen Sie sie nur noch zusammen­zählen. Dazu haben wir einen Excel-Rechner für Reise­kosten vorbereitet. Laden Sie ihn herunter, füllen Sie Ihre Daten ein und verwenden Sie es für ihren Jahres­abschluss.

Indirekte Reise­kosten

Impfungen und Versicherung

Eine Reise­versicherung ist für alle Länder zu empfehlen und wird meist vom Arbeitgeber erstattet. Für einige Länder muss der Reisende auch gegen lokale Krankheiten geimpft sein. In der Regel werden solche reisebedingten Krankheits­kosten auch erstattet.

Visum und andere touristische Dokumente

Einige Dokumente, wie das A1 Formular, können in der Schweiz kostenlos bezogen werden. Aber solche Dokumente wie ein Visum müssen zusätzlich bezahlt werden. Und wenn die Geschäfts­reise mehrere Länder mit einem Visum­regime umfasst, werden die Kosten nicht gering sein. Die Einbeziehung dieser Ausgaben in die Reise­kosten ist in der Regel selbstverständlich.

Schliesslich sollten Sie bei der Abrechnung von Reisekosten 2 Punkte beachten. Zunächst muss allen erstattungs­fähigen Kosten ein Beleg beigefügt werden. Zweitens, wenn Mitarbeiter oft auf Dienst­reise gehen, können Sie mit einem bestehenden Spesen­reglement alle Reise­kosten schneller und effizienter berechnen.

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