Gutschrift: Bedeutung und korrekte Verbuchung (Muster & Vorlage)
Wie ist eine Gutschrift definiert? Lässt sich eine Gutschrift mittels einer kostenlosen Vorlage erstellen und wie muss man diese verbuchen? Wenn dies Ihr Interesse geweckt hat, befinden Sie sich hier genau richtig. In den folgenden Kapiteln dieses Artikels werden Sie viele Antworten auf Ihre Fragen finden.
Unterschiedliche Formen und Bedeutungen von Gutschriften
In der Praxis wird der Begriff «Gutschrift» in drei unterschiedlichen Situationen verwendet. Daraus entstehen drei Bedeutungen, die sich stark voneinander unterscheiden.
Abrechnungsgutschrift
Bei der Abrechnungsgutschrift handelt es sich um die klassische Bedeutung des Begriffes «Gutschrift». Wie bereits erwähnt, stellt der Leistungsempfänger eine Gutschrift an den Leistungserbringer aus. In diesem Fall ersetzt die Gutschrift die Rechnung des Leistungslieferanten. Die Abrechnungsgutschrift findet in der Schweiz aktuell keine breite Anwendung.
Die Abrechnungsgutschrift hat die gleiche rechtliche Wirkung, wie eine normale Rechnung, sofern es vorher mit dem Leistungserbringer vereinbart wurde. Die Geschäftspartner müssen also zwingend im Vorfeld darüber eine Vereinbarung treffen. Es ist nicht rechtens, eine Gutschrift ohne Vereinbarung auszustellen. In diesem Fall darf der Leistungserbringer als Empfänger des Dokuments einer Gutschrift widersprechen.
Man trifft auch im Kommissionsgeschäft auf Abrechnungsgutschriften, wenn Provisionen auf der Basis von Verkaufspreisen berechnet werden. Hier kommt es nicht selten vor, dass die Rechnungslast nicht der Zahlungsempfänger (Kommissionär), sondern der Zahlungspflichtige (Kommittent) trägt.
Als klassisches Beispiel dient in diesem Fall die Geschäftsbeziehung zwischen einem IT-Freelancer als Auftragnehmer und einem Unternehmen als Auftraggeber. Der IT-Freelancer erledigt den Auftrag des Unternehmens und erhält dafür eine Zahlung nach Stunden. Beide Seiten haben zu Beginn der Zusammenarbeit vereinbart, dass der Auftraggeber (das Unternehmen) die Rechnungslast trägt. In vereinbarten Zeitabständen stellt das Unternehmen dem IT-Freelancer Gutschriften aus, denen er jedoch auch widersprechen darf. In diesem Fall ersetzt die Gutschrift die Rechnung des IT-Freelancers und wird folglich vom Finanzamt als Beleg akzeptiert.
Tipp
Ausser Rechnung und Gutschrift sind auch andere Dokumente in den Geschäftsbeziehungen zwischen Lieferanten und Kunden verbreitet. Unter diesem Link erhalten Sie z. B. ausführliche Information zum LieferscheinEin Lieferschein ist ein Dokument, das bei Warenlieferungen ausgefertigt wird und die Lieferung begleitet. Er dient als Beleg für den... Mehr, der als wichtiges Attribut vieler Lieferungen gilt.
Kaufmännische Gutschrift Gutschrift für Rechnungskorrektur/Rückerstattung
Häufig wird mit dem Begriff «Gutschrift» eine zusätzliche Rechnung bezeichnet, die eine vorher ausgestellte Rechnung annulliert. Es kommt nicht selten vor, dass man die Rechnungskorrekturen vornehmen muss. Meistens entsteht diese Notwendigkeit in folgenden typischen Situationen:
Unvollständige Lieferung
Ein Kunde hat die Ware bezahlt, jedoch nicht den vollständigen Auftrag erhalten. Deshalb muss ein Teil des Betrags vom Verkäufer rückerstattet werden.
Mangelhafte Ware
Es kann vorkommen, dass die bestellte Ware bei Erhalt auffällige Mängel aufweist. Dabei kann es sich z. B. um Kratzer oder Flecken auf der Oberfläche von Möbeln, Farbabweichungen oder anderes handeln. Deshalb erwartet der Kunde vom Lieferanten einen Preisnachlass, der die Unzufriedenheit des Kunden reduziert.
In allen oben erwähnten Fällen muss die bereits ausgestellte Rechnung
entweder storniert werden
Dafür erstellt der Leistungserbringer eine zweite Rechnung mit negativem Rechnungsbetrag, die oftmals fälschlicherweise mit dem Begriff «Gutschrift» statt «Stornorechnung» bezeichnet wird, und schickt sie anschliessend dem Leistungsempfänger. Die alte Rechnung wird dadurch ungültig und der Betrag wird in der Buchhaltung ausgeglichen. Daraufhin stellt der Leistungserbringer eine neue Rechnung mit den angepassten Angaben an den Leistungsempfänger aus.
oder durch eine «Korrekturrechnung» ausgeglichen werden (sofern die Zahlung bereits ausgeführt worden ist)
In diesem Falle stellt der Leistungserbringer die zweite Rechnung, deren Betrag die Summe der Rückerstattung widerspiegelt, auf seinen Namen aus. Häufig verwendet man bei der Darstellung dieses Verfahrens auch hier fälschlicherweise den Begriff «Gutschrift» statt «Korrekturrechnung».
Da das Schweizer Gesetz den Begriff «Gutschrift» nicht streng definiert, wird dieses Wort in Situationen eingesetzt, in denen andere Begriffe wie «Stornorechnung» oder «Korrekturrechnung» eher passen würden. Dies führt häufig zu Irritationen. Im Falle von Rechnungskorrekturen stellt der Leistungserbringer und nicht der Leistungsempfänger eine Rechnung. Das gilt, weil laut Gesetz ausschliesslich der Rechnungsaussteller Korrekturen in der bereits ausgestellten Rechnung vornehmen darf. Es stimmt mit der Bedeutung des Wortes «Gutschrift» nicht überein, da deren Ausstellung auf den Schultern des Leistungsempfängers liegt. Das verdeutlicht den Unterschied zwischen der Stornorechnung/Korrekturrechnung und der Gutschrift. Die beiden Begriffe sind also zu unterscheiden und nicht als Synonyme für «Gutschrift» zu verwenden.
Bank- oder buchhalterische Gutschrift
Unter dem Begriff «buchhalterische Gutschrift» ist eine Buchung auf der Habenseite eines Kontos gemeint, die entweder eine Verbindlichkeit oder die Minderung der Forderung an den Leistungsempfänger/Kunden dokumentiert. Als Beleg wird dafür eine Gutschriftsanzeige in Papierform oder digital als Dokument erzeugt. Die Gutschriftsanzeige spiegelt die Details einer Abrechnung wie z. B. Art, Menge oder Preis einer Ware/Dienstleistung sowie den Nachweis des entsprechenden MwStDie Mehrwertsteuer (MwSt.) ist eine Steuer, die auf den Mehrwert eines Produkts oder einer Dienstleistung erhoben wird und somit den... Mehr.-Betrages wider.
Ein ähnliches Prinzip gilt auch für die Bankgutschrift, die Zahlungseingänge auf einem Bankkonto nachweist. Sie steigert das Habensaldo des Kontoinhabers oder reduziert den Sollsaldo. Deshalb trägt die Bankgutschrift auch eine andere Bezeichnung: Zahlungsgutschrift. Trifft man auf die Wortverbindung «eine Gutschrift auf dem Konto», handelt es sich stets um den Hinweis, dass damit der Begriff «Gutschrift» gemeint ist.
Aufbau und Pflichtangaben der Gutschrift
Aus steuerrechtlicher Sicht ist die Gutschrift eine Rechnung. Demzufolge muss die Gutschrift sämtliche Pflichtangaben enthalten, die der Gesetzgeber für eine Rechnung vorsieht, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.
Tipp
Ausführliche Informationen über die Rechnungsausstellung erhalten Sie in unserem Blogartikel
Wie muss man eine Gutschrift erstellen?
Das Erstellen einer Gutschrift gleicht dem Erstellen einer Rechnung. Deshalb stehen hier folgende Optionen zur Verfügung.
Tipp
Der Anteil der Rechnungen sowie der Gutschriften, die elektronisch ausgestellt werden, steigt im Laufe der Zeit kontinuierlich. Im nächsten Blogartikel werden Sie erfahren, welche Vorteile die Digitalisierung in diesem Bereich bietet.
Wie bucht man eine Gutschrift?
Aufgrund der mehrdeutigen Definition des Begriffes «Gutschrift» erfolgt die Buchung von Gutschriften ganz unterschiedlich.
Ein IT-Freelancer hat einen Auftrag in Höhe von CHF 1´000 (exkl. MwSt.) für eine Firma erledigt. Die Firma stellt die Gutschrift an den Auftragnehmer aus und überweist die Zahlung. Beiden Parteien sind mehrwehrsteuerpflichtig.
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Die Firma A liefert der Firma B Ware im Wert von CHF 1´000 (exkl. MwSt.). Beim Erhalt hat sich herausgestellt, dass ein Teil der Ware Mängel aufweist. Die Parteien vereinbaren, die mahnhafte Ware (30%) zurückzuerstatten.
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Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Lastschrift?
Eine Gutschrift und eine Lastschrift sind völlig unterschiedliche Begriffe. Während eine Gutschrift meistens als umgekehrte Rechnung oder Rechnungskorrektur angesehen wird, funktioniert die Lastschrift als besondere Zahlungsmethode, bei der nicht der Zahlungspflichtige, sondern der Empfänger die Überweisung auslöst.
Sind Gutschriften brutto oder netto?
Es kommt darauf an, ob der Leistungserbringer zur MwSt. verpflichtet ist. Ist er von der MwSt. befreit, darf die Gutschrift keine MwSt. aufweisen. In allen anderen Fällen muss die Gutschrift sowohl den Nettobetrag als auch den Bruttobetrag enthalten.
Was ist der Unterschied zwischen der Gutschrift und dem Gutschein?
Beim Gutschein handelt es um eine Urkunde, die den Anspruch auf eine Ware oder einen Betrag bestätigt. Der Gutschein kommt meistens im Vertrieb zum Einsatz, wo er eine Bezahlungsfunktion ausübt. Von daher tragen Gutschrift und Gutschein völlig unterschiedliche Bedeutung.
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Guten Tag
Welches sind Ihrer Meinung die besten Online-Rechnungsprogramme, mit deren Hilfe man eine Gutschrift problemlos erstellen kann?
Hallo Maja
Mehrere Optionen zur Verfügung:
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