Wie erstelle ich eine korrekte Offerte? (Beispiele & Vorlage)
Die meisten glauben zu wissen, wie man eine Offerte erstellt. Doch nur wenige sind in der Lage, eine korrekte Offerte zu entwerfen, die einen erfolgreichen Verkauf garantiert. Es gilt, den Kunden auf den ersten Blick zu überzeugen und ohne zusätzliche Fragen bestätigt zu werden. Versprochen: Nichts ist unmöglich! Um diesen WOW-Effekt zu erzielen, haben wir sämtliche Komponenten der Offerten-Erstellung zusammengefasst, eine Checkliste zur Überprüfung Ihres Angebots entwickelt und Vorlagen mit Beispielen von Service- und Handelsofferten vorbereitet.
Nein, das ist keine Interviewfrage für die Erstellung eines Business-Plans. In unserer Praxis wurden diese Begriffe noch niemals verwechselt oder falsch eingesetzt.
Das Wichtigste ist, dass alle diese Dokumente unterschiedliche Zwecke und Rechtskräfte verfolgen. Schliesslich erfüllen sie unterschiedliche Aufgaben.
Durch das Aushandeln und Festlegen der Vertragsklauseln trennen Verkäufer und Käufer ihre Verantwortungsbereiche. «Der Verkäufer verpflichtet sich, die Ware zu liefern und der Käufer verpflichtet sich, pünktlich zu zahlen» usw. Je mehr Aspekte fixiert werden, desto besser ist es für jede Partei. Am Schluss eines Vertrages unterschreiben die Vertragsparteien und verpflichten sich damit zur Einhaltung der Bedingungen des Dokuments.
Tipp
Falls Sie mit einem Kunden im Schriftverkehr oder bei einem Geschäftstreffen eine Vereinbarung getroffen haben, kann diese auch Rechtskraft haben (das sogenannte Gentlemen´s Agreement).
Die Rechnungsstellung erfolgt in der Regel nach Vertragsabschluss. Eine Rechnung gilt vor allem als Nachweis für das Steueramt, insbesondere für den Vorsteuerabzug. Deswegen muss eine Rechnung korrekt sein und sämtliche notwendigen Informationen beinhalten. Detaillierte Information dafür finden Sie in unseren Artikeln «So erstellen Sie eine korrekte Rechnung!» und «Elektronische Rechnungen: Wie kann man davon profitieren?». Moderne Buchhaltungssoftware kann Sie bei der Erstellung einer korrekten Rechnung unterstützen und anschliessend die entsprechenden Buchungen vornehmen.
Im Gegensatz zur Rechnung liegt die Offerte vor dem Vertragsabschluss. Grundsätzlich sollte eine Offerte Ihren Kunden überzeugen, einen Vertrag mit Ihnen abzuschliessen. Deswegen sollte der Kunde alle wichtigen Informationen über Ihr Unternehmen bzw. Ihre Produkte oder Dienstleistungen erhalten. Sie sollten also die Offerte als Marketingmittel bzw. Kommunikationstool verstehen. Die Vorbereitung einer Offerte benötigt besonders bei kleineren Unternehmen relativ viel Zeit. Sie sollten sich darauf konzentrieren, in dem Dokument sämtliche Antworten auf die wichtigen Fragen zu Ihnen und Ihrem Angebot zusammenzufassen. Damit sparen Sie sich und dem Kunden viel Zeit.
Komponenten einer Offerte
Eine Offerten-Erstellung hat keine festen Richtlinien oder feste Strukturen. So können Sie auf kreative Art und Weise wichtige Geschäftsziele erreichen (z. B. einen möglichen Partner einladen, eine Dienstleistung verkaufen oder eine neue Produktlinie einführen).
Bevor Sie damit beginnen, die Offerte zu entwickeln, sollten Sie sich in die Lage des Kunden versetzen. Nutzen Sie Ihre Fähigkeit zur Empathie und stellen Sie sich vor, dass Ihnen eine Offerte per Email zugesendet wird. Wahrscheinlich werden Ihnen einige der folgenden Fragen in den Sinn kommen.
Wer sind Sie?
Auch wenn der Kunde Sie bereits kennt — es lohnt sich immer, sich noch einmal vorzustellen. Beschreiben Sie, was Ihr Unternehmen von Ihren Mitbewerbern unterscheidet und warum Ihre Kunden gerne mit Ihnen zusammenarbeiten.
Es ist wichtig, dass die Informationen in der Beschreibung so konkret wie möglich sind. Die Adjektive «Beste», «Erfolgreich» oder «Hocheffektiv» sollten durch quantitative Kennzahlen (Jahresumsatz, Kundenstamm, abgeschlossene Projekte) oder andere Nachweise ersetzt werden.
Oft lohnt es sich, auch Ihr Team vorzustellen: Das schafft zusätzliches Vertrauen bei den Kunden, weil Sie jetzt wisen, wer die Aufträge abarbeiten wird. Dies ist besonders bei individuellen und massgeschneiderten Dienstleistungen wichtig.
Tipp
Informationen über das Unternehmen können Ihrer Website entnommen werden, sofern Sie eine haben. Kombinieren Sie die Informationen mit Marktdaten und anderen Analysen und Sie werden einen perfekten Eindruck beim Kunden hinterlassen.
Was bieten Sie an?
Vor der Beschreibung Ihres Sortiments sollten Sie nachvollziehen, welche Informationen der Kunde benötigt, um seine Entscheidung zu treffen.
Schauen wir uns ein paar Beispiele von Offerten aus der Praxis an.
Dieses Unternehmen vertreibt Produkte unterschiedlicher Marken von Herstellern an Einzelhändler.
Hauptabsatzschienen sind Geschäfte und Online-Marktplätze. Um nachvollziehen zu können, warum ein Produkt dieses Distributors in ihr Sortiment passt, müssen die Einzelhändler erkennen:
- Angebotene Uhrenmarken
- Grössen und Typen (z. B. Kinder, Sport, Mädchen, Prestige)
- Material und Garantien (z. B. Saphirglas mit einer Garantie von bis zu 3 Jahren)
Der Händler sollte diese Details im Angebot hervorheben und eine ausführliche Beschreibung der Produkte liefern. Diese Infos erleichtern es dem Händler, die Uhren effektiver an Endverbraucher zu vermarkten.
Tipp
Uhren bestehen — wie andere komplexe Mechanismen — aus vielen Teilen. Ihre Dimensionen, Materialien und Eigenschaften werden normalerweise in einem separaten Dokument — den Spezifikationen — beschrieben. Es empfiehlt sich, die Offerte nicht mit diesen Details zu überfrachten.
Das Unternehmen bietet buchhalterische, steuerliche und rechtliche Unterstützung für KMUs.
Wenn Kunden sich dazu entscheiden, auf externe Unterstützung zu setzen, möchten sie in der Offerte diejenigen Dienstleistungen sehen, die ihren Anforderungen entsprechen:
- Finanzbuchhaltung (z. B. Durchführung von Checks, Rechnungsstellung)
- Lohnbuchhaltung (z. B. Berechnung von Mitarbeitergehältern und Versicherungsbezügen)
- Online-Beratung (z. B. zu Steuererklärungen oder Unternehmensreformen)
- Expertise in Buchhaltungssoftware (z. B. CashCtrl, Bexio)
- Digital-Kommunikation (i. d. R. in Outlook, Skype / Zoom)
Der Treuhänder sollte darstellen, dass er in der Lage ist, sämtliche Buchhaltungsprozesse zu übernehmen, damit der Kunde nicht von seinem Kerngeschäft abgelenkt wird.
Tipp
Wenn Sie selbst auf der Suche nach einem solchen Treuhänder sind, nutzen Sie den Servicefilter auf unserer Website. So können Sie ganz einfach den perfekten Auftragnehmer finden, der Ihnen das passende Angebot an Buchhaltungsdienstleistungen unterbreitet.
Was kostet es?
Wenn wir ehrlich sind, handelt es sich hier um den wichtigsten Aspekt im Verkaufsprozess. Besonders beschäftigte Kunden werden alle vorherigen Punkte überspringen, nur um den Preis herauszufinden.
Sie können den Preis für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung neben die Beschreibung setzen. Das kann aber auch ein zweischneidiges Schwert sein. Einerseits verfügt der Kunde dann über ein vollständiges Bild des Produkts. Andererseits ist der Kunde möglicherweise nicht bereit, bis zum Ende zu recherchieren, wenn er nur einen Teil Ihrer Offerte gesehen hat.
Achten Sie darauf, dass Ihre Offerte, auch wenn sie nur schnell überflogen wird, Sie und Ihr Angebot visuell beschreibt.
Eine Option, die es schafft, sämtliche Preise in einem separaten Abschnitt unterzubringen, macht das Lesen einer Offerte einfacher. Wer alles über Sie und Ihr Produkt gelesen hat, wird mit Hilfe der Preisliste eine endgültige Entscheidung über den Kauf treffen. Und für diejenigen, die die Informationen nur überflogen haben, wird eine Preisliste à la «Restaurant-Menü» kurz und knapp über Ihr Angebot informieren. Insbesondere über:
- Produkte
- Grundpreise
- Rabatte
- Spezielle Angebote
Falls Sie eine personalisierte Offerte mit einem oder mehreren Produkten oder Dienstleistungen und einem bestimmten Preis erstellen wollen, sollten Sie darstellen, warum die Entscheidung in dieser Art und Weise gefallen ist. Vielleicht haben Sie eine separate Analyse durchgeführt oder wichtige kritische Faktoren mit ausgewählten Endkunden diskutiert. Ein derartiger Ansatz wird Ihre Expertise in den Augen des Kunden steigern. Damit steigen die Chancen, dass Ihre Offerte angenommen wird.
Welche Einkaufsbedingungen sind zu beachten?
Sobald der Kunde diese Frage stellt, kann Ihr Angebot als akzeptiert gelten. Jetzt müssen Sie nur noch den letzten Anstoss geben.
Was genau muss der Kunde jetzt unternehmen, um Ihr Produkt zu erwerben? Beschreiben Sie den Prozess Schritt für Schritt, damit er nicht noch recherchieren muss sondern die Bestellung umgehend auslösen kann.
Normalerweise sind Angebote bis zu 14 Tagen nach Erhalt gültig. Aber wenn es sich um eine umfassende Offerte handelt, können Sie auch länger auf eine Bestätigung warten. Hauptsache ist, dass Sie eine Frist setzen.
Beschreiben Sie, welche unterschiedlichen Zahlungsmöglichkeiten Sie anbieten (PayPal, Stripe etc.), ob Sie Bargeld oder Überweisung akzeptieren. Wichtig ist, Ihr bevorzugtes Zahlungsformat anzugeben — Vorauszahlung, Nachzahlung oder eine Kombination (z. B. 50/50).
Wenn Sie Ihrem Kunden zumindest einen Teil der logistischen Belastung abnehmen können, wird ihn das zusätzlich motivieren, Ihre Offerte anzunehmen. Ein weiterer zentraler Anreiz wäre eine Garantie für den Erhalt des Produkts oder der Dienstleistung.
Am Schluss des Angebots ist es üblich, Kontaktinformationen (E-Mail und Telefon) zu hinterlegen. Und wenn Sie zusätzlich Ihre persönlichen Kommunikationskanäle (Skype, Messenger, LinkedIn usw.) anbieten, verwandeln Sie das strenge Business-Angebot in eine freundliche Offerte.
Tools für die Offerten-Erstellung
Merkmale des Angebotsdesigns
Der Blick auf den Inhalt des Angebots könnte den Eindruck erwecken, dass es sich um eine Art erweiterter Werbebroschüre handelt. Das ist es auch tatsächlich. Ähnlich wie bei Werbematerialien besteht der Zweck des Angebots darin, die Produkte des Unternehmens zu präsentieren und den Verkaufsprozess anzuregen. Dazu benötigt das Angebot — wie jede Werbung — eine Corporate Identity. Hier sind einige grundlegende Anregungen für das Styling Ihrer Offerten.
Empfehlenswerte Programme für die die Entwicklung von Offerten
Sie können Ihre Offerten-Vorlage in einem beliebigen Office-Programm erstellen. MS Word, MS Excel, MS PowerPoint und deren Gegenstücke (Google Docs, LibreOffice, Apple iWork und andere) sind extrem komfortabel. Füllen Sie die Vorlagen mit den notwendigen Informationen aus. Um sicherzustellen, dass die Offerten auf jedem Monitor gleich aussehen, werden Sie im PDF-Format gespeichert.
Für eine professionelle Gestaltung des Angebots empfehlen wir, sich an einen Grafikdesigner (Editorials) zu wenden. Bereiten Sie die Struktur und den Text Ihres Angebots vor und überlassen Sie den Experten den Corporate Identity-Part.
Einige Buchhaltungsprogramme, insbesondere cloudbasierte, verfügen über eine Funktion zur Offerten-Erstellung. Erfahren Sie mehr über deren nützliche Funktionen in unserer Artikelserie — «Vergleich Schweizer Buchhaltungssoftware»
Services für kurze Offerten
Für Start-ups und kleine Unternehmen besteht in der Regel keine Notwendigkeit, lange Offerten zu erstellen. Stattdessen ist es möglich, Apps und Online-Dienste zur Erstellung kurzer Offerten zu nutzen. Hier sind die populärsten Vertreter:
Beispielsweise kann ein Landwirt, der einen solchen Dienst nutzt, seine Kunden schnell über Getreidebestände informieren und eine Rechnung für die Lieferung anbieten. Und ein Klimareinigungsspezialist kann für seine Kunden ein individuelles Angebot erstellen, um deren Büro auf die Sommerhitze vorzubereiten.
Tipp
Die meisten dieser Programme verfügen über eine kostenlose Version. Testen Sie intensiv und entscheiden anschliessend, welches dieser Programme Ihnen am meisten zusagt.
Checkliste zur Prüfung der Offerte
Vorbereitung
- Sie wissen, wer der Empfänger des Angebots sein wird (Zielgruppe)
- Sie kennen den Zweck Ihrer Offerte (Werbung, Verkauf, Partnerschaft etc.)
- Sie wissen, welche Informationen die Kunden benötigen, um eine Offerte zu akzeptieren
- Sie haben die Informationen für die Offerte gesammelt und strukturiert
- Sie haben das Programm zur Erstellung Ihrer Offerte gewählt
Über Ihr Unternehmen
- Name und Logo sind fixiert
- Geschäftsfeld ist beschrieben
- Wettbewerbsvorteile sind herausgearbeitet
- Qualitative und quantitative Kompetenznachweise sind belegt
- Keine substanzlosen Informationen
Sortiment
- Waren / Dienstleistungen, ihre Kategorien und Formate sind kurz beschrieben
- Merkmale von Waren / Dienstleistungen, die der Kunde benötigt, sind angegeben
- Keine spezifischen Begriffe ohne Erläuterung
Preisliste
- Mengenformat der Produkte (Einheiten, Stück, Liter, etc.) und der Preis pro Einheit/Charge ist angegeben
- Mindestbestellmenge ist angegeben
- Sonderangebote oder mögliche Rabatte werden genannt (falls vorhanden)
Einkaufsbedingungen
- Die Frist für die Offerte ist festgelegt
- Sämtliche akzeptierten Zahlungsarten sind aufgelistet
- Die Bedingungen für den Erhalt von Waren / die Erbringung von Dienstleistungen sind beschrieben
- Garantien sind angegeben (falls vorhanden)
- Der nächste Schritt zur Bestellung ist aufgezeigt.
Struktur und Design
- Die Offerte beginnt mit einem Titelblatt. Es enthält:
- Firmenname
- Logo
- Dokumententitel (Offerte, oder ein personalisierter Vorschlag für die Firma XXX)
- Kontakte (optional)
- Die Offerte endet mit einer Kontakt-Seite. Die enthält:
- Adresse (optional)
- Telefon (optional)
- Website (optional)
- Soziale Medien — Facebook, Linkedin, etc. (optional)
- Messenger — Skype, Viber, etc. (optional)
- Kontakte des Account Managers (optional)
- Das Design jeder Seite enthält Elemente des Corporate Styles:
- Einheitliches Farbschema
- Konsistente Typografie (Schriftarten, Ausrichtung, Einrückung, etc.)
- Grosses oder kleines Logo
- Markentypische dekorative Elemente (geometrische Formen, Muster usw.)
Kontrollcheck
- Die Offerte ist gut fürs Querlesen (durch Überschriften, Bilder und andere Strukturelemente)
- Seitennummerierung und Inhaltsverzeichnis sind vorhanden (bei mehr als 5 Seiten)
- Der gesamte Text ist optimal zu lesen:
- Nicht mehr als 2 Absätze pro Strukturblock
- Nicht mehr als 4 Zeilen pro Absatz
- Überschriften nicht länger als 2 Zeilen
- Mindestschriftgrösse beträgt 12 Pixel (Fliesstext) / 18 Pixel (Überschriften).
- Jeder Satz ist aussagekräftig.
- Kunden erkennen an dem Text, warum sie bei Ihnen kaufen sollten und wie es funktioniert.
- Die Offerte präsentiert sich perfekt in dem Format, in dem der Kunde sie lesen wird. Zum Beispiel:
- Auf einem Computer
- Auf einem mobilen Gerät
- In einem Browser
- In einer E-Mail (Vorschau)
- In gedruckter Form (farbig oder in Graustufen)
Beispiele/Vorlage für Offerten
Mit Klick auf die untenstehenden Links können Sie Beispiele/Vorlagen von Offerten für Dienstleistungs- und Warenunternehmen herunterladen.
Sie haben gelernt: Je einfacher und aufgeräumter das Angebot aussieht, desto mehr Arbeit steckt darin Nutzen Sie unsere Checklisten und Beispiele. Vor allem aber sollten Sie sich in die Lage Ihres potenziellen Kunden versetzen und Ihr Angebot aus seiner Perspektive betrachten. Das ist der Schlüssel zur Erstellung einer erfolgreichen Offerte, die akzeptiert wird.
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Hallo Autor
Vielen Dank für die Beispiele und die nützliche Checkliste. Können Sie mir sagen, ob es eine gute Praxis wäre, wenn ich in meiner Offerte nur die Preiskategorien angebe und den Rest der Informationen über die Website zur Verfügung stelle? Auf meiner Website gibt es viele interessante interaktive Elemente (Rechner, Galerien, Formulare usw.), die nicht in das PDF der Offerte integriert werden können. Natürlich könnte ich alles detailliert beschreiben, aber dann würde die Datei sehr gross werden. Und wenn ich alles knapp zusammenfasse, könnte der WOW-Effekt verloren gehen.
Haben Sie einen Rat für mich?
Hallo!
Eine interessante Frage. Ich stehe auch oft vor der Herausforderung, eine kurze Offerte und eine Webseite zu kombinieren. Meiner Meinung nach ist es in diesem Fall wichtig, den Fokus zu behalten. Die Offerte sollte ausreichende Informationen enthalten, damit der Kunde versteht, was Sie ihm anbieten. Wenn die Offerte jedoch wie eine Preisliste gestaltet ist, wird der Kunde sie nicht ohne die Webseite verstehen können.
In Ihrer Situation empfehle ich, den Kunden zuerst auf die Webseite zu leiten. Nachdem er einen Eindruck gewonnen und Interesse gezeigt hat, können Sie ihm ein Angebot mit einer Beschreibung des Produkts und individuellen Preisen zusenden. Ich denke, eine solche Strategie ist am effektivsten.
Viel Erfolg!