Seit dem 1.6.2002 muss im Rahmen des Personenfreizügigkeitsabkommens auf Geschäftsreisen die sog. A1-Bescheinigung (bzw. Formular oder Vordruck A1) jederzeit persönlich mitgeführt werden. Sie bescheinigt, dass der Geschäftsreisende hinreichend sozialversichert ist. Das Abkommen stellt sicher, dass jeder über Staatsgrenzen hinweg tätige Arbeitnehmer in einem der Land der EU bzw. EFTA sozialversichert. Dies schliesst eine kostenintensive und wirtschaftsfeindliche Mehrfahrversicherung aus und stellt dennoch sicher, dass jeder «mobile» Arbeitnehmer eine Absicherung geniesst, unabhängig von seinem temporären Arbeitsort.

Bis Mitte 2019 wurden A1 Bescheinigungen in Papierform von den zuständigen Versicherungsinstituten angefordert und per Post an den Antragsteller gesendet. Die EU startete jedoch ein Projekt für den elektronischen Austausch von Sozial Daten (EESSI). Ziel des Projekts war es, den Datenaustausch zwischen europäischen Institutionen der sozialen Sicherheit zu vereinfachen und zu standardisieren. Es ist davon auszugehen, dass dies die Kontrollen in den Ländern weiter verschärfen wird.

Es lohnt sich, diese Pflicht einzuhalten. Die ersten Monate haben gezeigt, dass es die Kontrollorgane der EU/EFTA-Staaten nun ernst mit dieser Bestimmung meinen und selbst kleine Vergehen zu Bussgeldern führen. Haben viele Geschäftsreisende diese Bestimmung bis anhin ziemlich locker genommen und sich — wenn überhaupt — nur lückenhaft um eine gültige Bescheinigung gekümmert, raten wir ab sofort, diese gesetzliche Bestimmung strikt einzuhalten.

Im Folgenden beantworten wir 17 wichtige Fragen rund um das Formular A1. Nutzen Sie die Informationen, um sich oder einen Mitarbeiter auf eine kommende Auslandsdienstreise vorzubereiten.

17 häufig gestellte Fragen zur A1 Bescheinigung

Stufe 1 – allgemeine Informationen zum Formular A1

1. Was ist ein Formular A1?

Einfach ausgedrückt: Es handelt sich dabei um ein Geschäftsreisevisum. Mit dem Formular A1 weisen Sie gegenüber ausländischen Behörden nach, dass sich Ihr Hauptarbeitsort in der Schweiz befindet und Sie dort Ihre Sozialversicherung bezahlen. So lassen sich viele unnötige Fragen und Kontrollen — sowohl für den entsandten Mitarbeiter als auch für das Unternehmen — vermeiden.

2. Wann muss eine A1 Bescheinigung ausgestellt werden?

Rechtzeitig vor jeder Geschäftsreise. Dies gilt insbesondere für vorübergehende Dienstreisen ins Ausland, regelmässige Auslandsreisen zu Arbeitszwecken oder Arbeitseinsätze (Seefahrt, Flugdienst, Auslandsvertretung etc.).

3. Für welche Länder braucht man eine A1-Bescheinigung?

Das A1-Bescheinigung wird von den Behörden der EU-/EFTA-Staaten für Staatsangehörige der Schweiz, Island, Liechtenstein und Norwegen verlangt. Die Kontrollbehörden können Ihre A1-Formulardaten dank des oben erwähnten Datenaustauschabkommens zwischen diesen Ländern problemlos auswerten.

4. Welche Branchen sind von der A1 Pflicht betroffen?

Das A1 Formular ist unabhängig vom Tätigkeitsbereich erforderlich.

Beispiele häufig betroffener Tätigkeiten

• Kundenbesuche
• Beratertätigkeit
• Referenten, Dozenten
• Event-Veranstalter
• Messen- und Konferenzbesuche, Meetings
• Auftritte von Musikern, Schauspielern, Sportlern
• Baufachleute, Architekten
• Wartungsteams, Techniker
• Chauffeure, Guides
• Sämtliche andere beruflichen Tätigkeiten in einem EU/EFTA Staat

Stufe 2 – Vorbereitung des Formulars A1

5. Wer muss eine A1-Bescheinigung beantragen?

Sämtliche Arbeitnehmer (und Selbstständige) einer Unternehmung mit Sitz in der Schweiz.

6. Wer stellt das Formular A1 aus?

Das Formular A1 in der Schweiz erhalten Sie bei Ihrer kantonalen AHV-Ausgleichskasse. Eine Auflistung der Seiten nach Kantonen finden Sie hier.

7. Wo erhalte ich ein Formular A1?

In der Schweiz wird das Formular A1 von den AHV-Ausgleichskassen nach Prüfung der Situation des Antragstellers ausgestellt. Alle erforderlichen Antragsformulare sind auch online über die offizielle Quelle abrufbar. Folgen Sie dazu diesem Link.

8. Welche Informationen werden benötigt, um eine A1-Bescheinigung zu erhalten?

Laut dem Formblatt muss die betroffene Person folgende Daten angeben:

9. Was kostet eine A1-Bescheinigung?

Der Service für die A1-Bescheinigung ist bei den AHV-Ausgleichskassen kostenlos.

10. Wie lange dauert es, eine A1-Bescheinigung zu erhalten?

Wenn der Antrag korrekt gestellt wurde und das Unternehmen keine Sozialschulden hat, sollte der Arbeitnehmer in der Regel innerhalb von 3 Werktagen eine A1-Bescheinigung erhalten.

11. Wie lange ist eine A1-Bescheinigung gültig?

Die Höchstdauer des А1 Formulars beträgt 2 Jahre.

12. Wie kann die Gültigkeit des Formulars A1 verlängert werden?

Dazu muss sich der Arbeitnehmer oder Arbeitgeber an die AHV-Ausgleichskassen wenden, die Formulare A1 ausgestellt haben und dafür ein Verlängerungsformular ausfüllen. Die Formularvorlage finden Sie hier.

Stufe 3 – Kontrolle und Folgen eines fehlenden Formulars A1

13. Wer kontrolliert eine A1-Bescheinigung im Ausland?

Flughäfen, Baustellen, Konferenzen, Grenzkontrollen der EU/EFTA Staaten, Business-Centren.

14. Was muss man zur A1 Bescheinigung mitführen?

Sie benötigen für die Kontrollen nur dieses eine Dokument. Zur Steigerung der Sicherheit wird empfohlen, das Formular A1 in digitaler und gedruckter Form mitzunehmen.

15. Was passiert, wenn keine A1-Bescheinigung vorliegt?

Im besten Fall kann dies zu einer Zutrittsverweigerung zu Konferenz, Büroräumen, Unterbindung der Weiterreise, etc. führen. Im schlimmsten Fall müssen Sie ein Bussgeld zahlen, wenn Sie kein Formular A1 bei sich haben.

16. Wie hoch ist die Strafe, wenn ich das Formular A1 nicht habe?

Die Höhe des Bussgeldes variiert je nach Land. In Frankreich kann eine Geldstrafe von etwa 3’000 Euro und in Österreich bis zu 10’000 Euro fällig werden.

17. Wer zahlt die Strafe bei fehlender A1-Bescheinigung?

Die Zahlung einer Strafe für das Fehlen des Formulars A1 kann entweder dem Arbeitnehmer oder dem Arbeitgeber auferlegt werden. Dies hängt von den individuellen Vorgaben der Kontrollstelle und den Bedingungen der Kontrolle ab.

Bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise — insbesondere, wenn zwei oder mehr Länder zu bereisen sind — kann es vorkommen, dass die Zeit für eine Dokumentanfrage wie für das Formular A1 nicht ausreicht. Wenden Sie sich an die Treuhänder auf treuhand-suche.ch. Sie können sicher sein, dass Kontrollen oder Bussgelder kein Problem für Sie darstellen werden.

Wir wünschen Ihnen produktive Geschäftsreisen!

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In der Schweiz lag die Zahl der Freelancer im Jahr 2016 bei über 1,25 Millionen Personen. Mittlerweile ist jeder dritte Schweizer Erwerbstätige haupt- oder nebenberuflich selbstständig. Angesichts eines sehr dynamischen Wachstums der Dienstleistungsbranche, dem Aufkommen grosser Freelancer-Börsen und einer zunehmenden Verbreitung der «Home-Office-Kultur» ist diese Entwicklung nicht verwunderlich.

Solange die Nebenjobs ein kleines, aber angenehmes Einkommen einbringen und nicht in Konkurrenz zur Haupttätigkeit stehen, brauchen sich Arbeitnehmer in der Schweiz keine Sorgen machen. Doch wenn aus dem Hobby bereits ein Hauptberuf geworden ist, ist es an der Zeit, ein Einzelunternehmen zu gründen.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen aufzeigen, wie ein Nebenjob dem Hauptarbeitgeber schaden kann, wie sich ein Freiberufler von einem Freelancer unterscheidet, wie viele Jobs man gleichzeitig ausüben darf und warum, beziehungsweise wie Sie Einzelunternehmer werden können.

Freelancer, Freiberufler, Freischaffender, Selbständig, Einzelunternehmen – wir klären die zentralen Begriffe

Wenn Sie nicht zum ersten Mal auf der Suche nach Informationen zur Selbständigkeit sind, sind Ihnen vielleicht bereits die oben genannten Worte über den Weg gelaufen. Häufig werden sie von den meisten Autoren jedoch falsch verwendet. Klären wir also diese Begriffe.

Bedeutung Freelancer

Eine Person, die eine Nebenbeschäftigung nebenher oder als Haupttätigkeit ausübt. Universelle englische Version des Wortes. Weiter in dem Artikel, Freelancer – eine Person mit mehr als einem Job.

Bedeutung Freiberufler

Spezialist für «freien Beruf». Ausübende von «freien Berufen» sind in der Schweiz Personen aus einem der folgenden Tätigkeitsbereiche: Ingenieure, Architekten, Ärzte, Notare, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte etc. Erweiterte Liste hier: «Freie Berufe in der Schweiz»

Bedeutung Freischaffender

Das gleiche wie Freelancer, aber deutsche Wortvariante.

Bedeutung Selbständig

Eine Rechtsform, bei der eine Person in eigenem Namen unternehmerisch tätig ist. Freelancer gelten in der Schweiz rechtlich als Selbstständige.

Bedeutung Einzelunternehmen

Eine juristische Person, bei deren Inhaber und Angestellter es sich lediglich um eine selbständige Person handelt.

Nachdem wir die Zuordnung definiert haben, möchten wir versuchen, die Hauptausprägungen der Selbständigkeit – nämlich Freiberufler und Privatunternehmer – zu vergleichen.

Was ist der Unterschied zwischen Freelancer und Einzelunternehmen?

Kurz gesagt: Ein Freelancer agiert (nahezu) unabhängig vom Staat, ein Einzelunternehmer interagiert mit ihm. Um den Unterschied zwischen einem Freiberufler und einem Einzelunternehmer genauer zu definieren, muss man ihre Merkmale vergleichen.

Betrachten wir den Unterschied zwischen Freelancer und Einzelunternehmen aus der finanziellen und steuerlichen Perspektive. Ein Freelancer meldet seine Einkünfte als Lohn und Nebeneinkommen (Projektaufträge, Zahlungen von Privatpersonen usw.). Ebenso muss ein Einzelunternehmer sein Einkommen (mit ausgezeichneten Zinssätzen) sowie sämtliche Einnahmen aus seinen Aufträgen (gemäss den Rechnungen) angeben. Gleichzeitig muss ein Einzelunternehmer sowohl die tatsächlichen Einkünfte als auch Forderungen und Verbindlichkeiten angeben, was seine Steuerlast optimieren kann.

Mehrere Arbeitsplätze. Bin ich Angestellter, Freelancer oder bereits Einzelunternehmen?

Teilzeitarbeit ist in der Schweiz sehr beliebt. Viele Beschäftigte arbeiten in mehreren Unternehmen, wobei sie einige Tage in der Woche an dem einem Ort und den Rest an einem anderen verbringen. Daraus ergibt sich die logische Frage: Gibt es Grenzen für einen regulären Mitarbeiter?

Gesetzlich existiert keine derartige Einschränkung. Jeder Arbeitnehmer darf seine 42-Stunden-Woche gemäss der Vereinbarung mit seinem Arbeitgeber ausüben. Und wenn wir zusätzlich die Option von Überstunden berücksichtigen, dann kann es 5, 10 oder sogar 25 derartiger Arbeitgeber geben.

Um keine Verwirrung zu stiften, sollten wir den Begriff noch einmal erläutern. Ein normaler Angestellter hat nur einen Hauptarbeitgeber. Ein Freischaffender ist für mehr als 3 Unternehmen tätig und kann in deren Mitarbeiterstab aufgenommen werden. Ein Einzelunternehmer muss seine Tätigkeit anmelden und darf dann so viele Kunden annehmen, wie er zu bedienen bereit ist.

Die Fragen zu den Arbeitgebern sind also geklärt. Was aber tun, wenn die Kunden keine Unternehmen, sondern Privatpersonen sind?

Ist ein Schweizer Freelancer verpflichtet, Einzelunternehmer zu werden?

Mit zunehmender Beliebtheit diverser Freelance-Plattformen wie fiverr, upwork und anderen kann heute jeder Mitarbeiter relativ problemlos einen beliebigen Nebenjob ausserhalb seines Hauptarbeitsplatzes finden und ausüben. In diesem Fall wird der Freiberufler nicht zu einem Vollzeitangestellten der Plattform, sondern führt lediglich Aufträge auf Vertragsbasis aus. Auf Plattformen für Freelancer sind oft nicht einmal die Passdaten für eine Registrierung erforderlich, um mit der Auftragsannahme zu beginnen. Und was noch wichtiger ist: Es spielt keine Rolle, ob es sich bei dem Plattform-Nutzer um eine gewöhnliche Privatperson oder um einen Einzelunternehmer handelt.

Den Umsatz, den ein Nutzer über die Plattform generiert und abhebt, darf sowohl auf ein normales Bankkonto als auch auf ein Geschäftskonto überwiesen werden. Der Freiberufler muss diese Einkünfte als zusätzliches Einkommen deklarieren, der Einzelunternehmer als Einkommen aus der Haupttätigkeit.

Wenn man Aufträge annehmen darf, ohne ein Einzelunternehmen zu gründen – warum benötigt ein Freelancer dieses Format dann überhaupt?

In welchen Fällen muss ein Freelancer zum Einzelunternehmer werden?

Am einfachsten ist dies anhand folgender Beispiele zu verstehen.

Wie man sieht, funktioniert ein einfacher Nebenjob nicht in allen Fällen so, wie geplant. Deshalb lohnt es sich, über die Gründung eines Einzelunternehmens nachzudenken.

Wie kann ein Freelancer in der Schweiz ein selbstständiges Privatunternehmen werden?

Ein Freelancer ist de facto bereits selbstständig. Falls die Einnahmen aus Freelance-Projekten mehr als 2’300 Franken pro Jahr betragen und die Anzahl von drei Kunden übersteigt, ist es Zeit zu handeln. Hier finden Sie 5 Vorgaben, die ein Freelancer erfüllen muss, um ein Einzelunternehmer zu werden:

1. Bestätigen Sie Ihre Selbstständigkeit
2. Melden Sie sich bei der Ausgleichskasse an
3. Melden Sie sich bei den Pensions- und Versicherungskassen an
4. Registrieren Sie sich als Mehrwertsteuerpflichtiger
5. Melden Sie sich im Handelsregister an

Lassen Sie uns diese Massnahmen gemeinsam checken.

Zusammenfassung

• Freelancer – oder auf Deutsch: Freischaffender – ist eine selbständige Person, die über mehr als einen Arbeitgeber und/oder zusätzliche Einkommensquellen verfügt. Der Begriff ist nicht zu verwechseln mit dem Begriff «Freiberufler» – dabei handelt es sich um eine Person, die in einem der sogenannten «freien Berufe» arbeitet: Ingenieur, Architekt, Rechtsanwalt usw. Ein Einzelunternehmer hat seine Selbständigkeit offiziell angemeldet.
• Ein Freelancer darf Voll- und Teilzeitarbeit kombinieren. Gleichzeitig darf er eine unbegrenzte Anzahl von Unternehmen gleichzeitig betreuen. Eine realistische Grenze liegt bei etwa 25 Kunden.
• Um auf Freelance-Börsen zusätzliches Geld zu verdienen, müssen Sie keine Selbstständigkeit anmelden. Freelancer deklarieren den Umsatz aus dieser Nebentätigkeit als Zusatzeinkommen.
• Freelancer müssen sich in zwei Fällen als Einzelunternehmen melden: Erstens, wenn das Zusatzeinkommen aus den Freelance-Aufträgen das Einkommen aus dem Hauptberuf übersteigt. Zweitens, wenn es zu einem Interessenkonflikt mit dem Arbeitgeber kommt und die Nebentätigkeit mit der Haupttätigkeit kollidiert.
• Als zentrale Vorteile eines Einzelunternehmers gegenüber dem Status als Freiberufler gelten seine Unabhängigkeit gegenüber seinen Arbeitgebern, die Professionalisierung seines Business-Images sowie die freie Verwaltung der individuellen Pension und seiner sozialen Vorsorge.
• Ein Freiberufler, der mehr als 3 Kunden und ein Jahreseinkommen von über 2’300 Franken erzielt, darf Einzelunternehmer werden. Dazu muss er sich bei der Ausgleichskasse, den Sozialversicherungen und dem Handelsregister anmelden.
• Ein Einzelunternehmen mit einem Jahreseinkommen von bis zu 100’000 Franken ist von der Zahlung der Mehrwertsteuer befreit, kann dies jedoch freiwillig tun.

Wenn Sie noch Fragen zu diesem Thema haben, nutzen Sie bitte unser Forum oder hier die Kommentar-Sparte. Arbeiten Sie als Freelancer, gründen Sie Einzelunternehmen, vereinigen Sie sich zu Kooperationen! Und falls Sie eine leistungsfähige Buchhaltungs- oder Steuerberatung benötigen – wenden Sie sich an die Profis von treuhand-suche.ch. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Ihrem unternehmerischen Weg!

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Zum Jahresbeginn 2022 erhalten alle Steuerpflichtigen ein Steuererklärungsformular für das vergangene Jahr. Die Frist für die Abgabe der Steuererklärung 2021 endet für die meisten natürlichen Personen am 31. März. Unternehmen erhalten eine Kulanz von 2 Monaten, so dass die Abgabefrist für juristische Personen für die Steuererklärung 2021 am 30. Mai endet. Doch da es sich um Steuern handelt, ist die Sache nicht ganz trivial. Jeder Schweizer Kanton, manchmal sogar die Gemeinde legt individuelle Termine für die Steuererklärung fest. Wir haben einen Kalender für die Abgabe der Steuererklärung 2021 zusammengestellt, damit Sie als natürliche oder juristische Person die Frist nicht verpassen. Und am Ende des Artikels teilen wir Ihnen mit, was passiert, wenn man seine Steuererklärung nicht fristgerecht einreicht.

Fristenkalender 2022 für die Steuer­erklärungen von natürlichen und juristischen Personen. Kantonale Übersicht.

Fristerstreckung für die Abgabe der Steuererklärungen

Die Erfassung von Buchhaltungsunterlagen und ihre korrekte Analyse kann sehr zeitaufwändig werden. Dies gilt sowohl für natürliche Personen (z. B. Bewertung von Immobilien, Wertpapieren und anderen Aktiva) als auch für juristische Personen (z. B. Erstellung von Jahresabschlüssen). Glücklicherweise kann die Abgabe der Steuererklärung verschoben werden.

Die Fristerstreckung muss vor Ablauf der eigentlichen Steuererklärungsfrist beantragt werden. In der Regel ist eine Verzögerung von sechs Monaten möglich. Die neuen Abgabetermine für die Steuererklärung lauten daher im Standardfall: 30.09. für natürliche Personen und 31.11. für juristische Personen.

Es gibt 2 Möglichkeiten für Fristerstreckung der Steuererklärungen:

• Online
• Offline

Steuererklärung Online-Frist­erstreckung

Die meisten Schweizer Kantone, z.B. Zürich, Luzern, Schwyz, Aargau, haben ein spezielles Online-Formular auf ihrer kantonalen Website. Dieses Steuererklärungs-Fristerstreckung-Formular enthält die folgenden Felder:

• Steuerperiode – das Rechnungsjahr der Steuererklärung (2020 / 2021 usw.)
• Persönliche ID bzw. PID (für Privatpersonen) – eine 8-stellige Nummer. In der Regel steht die PID auf Ihrer Steuererklärung oben bei Ihrem Namen. Das Standardformat ist 99-9999-99.
• Registernummer (für juristische Personen) – eine 11-stellige Nummer, die mit dem Buchstaben “J” beginnt. Die Registernummer befindet sich in der Regel am Anfang der Steuererklärung. Das Standardformat ist J-999-999-9999.
• Dokumenten ID – eine 12-stellige Nummer. Sie ist in der Regel am Ende des Steuererklärungs-Titelblatt zu finden. Das Standardformat ist 9999-9999-9999.
• Zugangscode (oder einfach Code) – eine 16-stellige Nummer, die aus Zahlen und unterschiedlich grossen Buchstaben besteht. Der Zugangscode wird in der Regel nach den Kontaktangaben auf der Steuererklärung Das Standardformat ist 9999-Aa99-AaAa-Aa99.
• Adressnummer – eine 10-stellige Nummer. Sie wird in der Regel oben auf der Steuererklärung neben den Kontaktangaben angegeben. Das Standardformat ist 9999.9999.99.
• AHV-Nummer oder Versicherten Nummer – eine 13-stellige Nummer. Sie befindet sich in der Regel neben den Kontaktinformationen. Das Standardformat ist 756.9999.9999.99
• E-Mail
• Geburtsdatum
• Gewünschte Frist – in der Regel enthält das Formular bereits eine Liste von Terminen, aus denen Sie auswählen können. Andernfalls können Sie ein beliebiges Datum innerhalb von sechs Monaten nach der aktuellen Abgabefrist

Nach dem Ausfüllen des Formulars erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Änderung des Abgabetermins der Steuererklärung.

Steuererklärung Offline-Frist­erstreckung

Auf der Website des Kantons müssen Sie die Adresse des Steueramtes besuchen. An diese Adresse müssen Sie einen Antrag auf Fristerstreckung für die Abgabe der Steuererklärung stellen. Neben den Kontaktdaten müssen Sie den Grund für die Verzögerung angeben. Hier ist ein Beispiel für einen solchen Brief (Word-Datei angehängt).

FAQ zu Fristen für Schweizer Steuer­erklärungen

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Haben Sie gewusst, dass manche neugegründete Startups, Freelancer und bestehende Einzelfirmen die Möglichkeit haben, eine einfache Buchhaltung zu führen und damit ihren Buchhaltungsaufwand zu halbieren? Das aktuelle Rechnungslegungsrecht sieht nämlich einige Erleichterungen für kleine Unternehmen vor. Im Volksmund nennt man diesen Ansatz «Milchbüchleinrechnung». Doch häufig stellt sich heraus, dass manche Aspekte der einfachen Buchhaltung nicht ganz einfach nachvollziehbar sind und grundsätzliche Erläuterung benötigen.

Was versteht man unter «Milchbüchleinrechnung»?

Im Jahr 2013 wurde in der Schweiz das neue Rechnungslegungsrecht eingeführt, das es kleinen Unternehmen erlaubt, ihre Bücher nicht mehr doppelt führen zu müssen, sondern auf eine einfache Buchhaltung – im Volksmund «Milchbüchleinrechnung» genannt – umzustellen. Die zentrale Idee beruht auf einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie der Angabe der Vermögenslage für kleine Firmen.

Anwendbarkeit der Milchbüchleinrechnung

Gesetzesgemäss darf ein Unternehmen die einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) unter folgender Voraussetzung führen:

• Der Umsatzerlös belief sich im letzten Geschäftsjahr auf weniger als CHF 500⁠’000.
• Das Unternehmen ist als Einzelfirma/Einzelunternehmer registriert. AGs und GmbHs sind unabhängig vom erzielten Umsatzerlös immer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.

Zusätzlich ist die Milchbüchleinrechnung bei folgenden Organisationen anwendbar:

• Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen.
• Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind (Gemäss Art. 83b Abs. 2 ZGB).

Gesetzliche Anforderungen

In Art. 957a Abs. 2 OR sind die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung aufgelistet, die sowohl für die Milchbüchleinrechnung als auch für die doppelte Buchhaltung gelten:

Wesentliche Unterschiede im Vergleich zur doppelten Buchhaltung

Abrechnungsart

Einer der zentralen Unterschiede liegt in der Abrechnungsart. Die einfache Buchhaltung beruht auf der Anwendung der sogenannten «Ist-Methode». Das heisst, die Buchungen werden ausschliesslich bei effektivem Geldfluss fällig. Also, wenn die tatsächliche Bargeld-Übergabe stattfindet. In der doppelten Buchhaltung wird der Ertrag bzw. der Aufwand beim Versand/Erhalt einer Rechnung verbucht. Deshalb werden bei der einfachen Buchführung sämtliche Einnahmen und Ausgaben nicht zweimal, sondern lediglich einmal erfasst. Dieses Prinzip halbiert den Zeitaufwand für die Buchführung. Es ist der Grund, weswegen eine Milchbüchleinrechnung besonders attraktiv und zweckdienlich für kleine und junge Unternehmen ist. Ausserdem vermeidet man damit die Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung, da unbezahlte Rechnungen nicht verbucht werden.

Merkmalsvergleich

Optionen zur Buchhaltungsführung

Wenn Sie sich für die Milchbüchleinrechnung entschieden haben, sollten Sie Ihre Buchhaltung bzw. die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung folgendermassen führen:

• Automatisiert mit Hilfe eines Buchhaltungsprogramms, z.B. Banana, Bexio, Pinus.
• Manuell mit Excel. Laut Gesetz reicht es vollständig aus, die einfache Buchhaltung mittels einer Excel-Buchhaltungsvorlage zu führen.

Erfassung der Einnahmen und Ausgaben

Es gibt unterschiedliche Massnahmen, mit deren Hilfe man Einnahmen und Ausgaben festhalten kann:

• Kassenbuch. Besonders nützlich, wenn das Unternehmen eine grosse Menge an Bargeldtransaktionen durchführt.
• Die Kontoauszüge der Geschäftskonten im Original.

Die schrittweise Buchführung der Einnahmen und Ausgaben anhand von Beispielen

Ein Einzelunternehmer will die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mittels Auszügen der Geschäftskonten durchführen. Er entscheidet sich für eine Excel-Tabelle und trägt darin sämtliche Transaktionen seiner Bankkonten ein. Der Saldo in der Excel-Tabelle muss stets dem Banksaldo entsprechen, da sonst sämtliche Einträge in der Tabelle nicht korrekt dargestellt sind. Anschliessend korrigiert man diese Tabelle um Privateinlagen und Privatentnahmen, um Geschäftseinnahmen zu definieren.

Ein Einzelunternehmer, der eine Brauerei besitzt, verbucht geschäftliche Transaktionen mittels eines Kassenbuches.

Zu Beginn des Monats belief sich die Summe in der Kasse auf CHF 200. In der Zeit von 01. bis 03. Mai 2021 erhielt der Einzelunternehmer die Zahlungen für erfolgte Bier- und Likörverkäufe. Diese Geschäftstransaktionen stellt der Unternehmer in der ersten Spalte ein.

Am 04. Mai zahlte er den Brennstoff und am 05. Mai kaufte er Rohstoffe für die Produktion. Diese Geschäftstransaktionen stellt er in der zweiten Spalte «Ausgabe» ein. Der Saldo berechnet sich zzgl. Anfangssaldo aus der Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben in einem bestimmten Zeitraum.

In Kassenbüchern müssen alle geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens lückenlos und ausnahmslos geführt werden. Bei der Darstellung der Daten müssen folgende Einzelheiten erfasst werden:

• Zeitpunkt/Datum
• Belegnummer
• Betrag in CHF
• Beschreibung: Leistungssteller/Leistungsempfänger

Dokumentierung der Vermögenslage

Ausser der Einnahmen- und Ausgabenrechnung müssen Einzelunternehmen in der Milchbüchleinrechnung die Anfang- und Endbestände der Vermögensteile separat festhalten. Darunter fallen z.B. flüssige Mittel (Kassa, Bankkonto), angefangene Arbeiten, Vorräte, Anlagevermögen, Forderungen, Vorauszahlungen und Lieferantenverbindlichkeiten. Lieferantenrechnungen sowie Anzahlungen von Kunden müssen als Minusposition bei den Vermögensteilen abgezogen und Kundenrechnungen als Pluspositionen addiert werden.

Ein Einzelunternehmer beschränkt die Buchführung auf das Geschäftsvermögen. Das setzt folglich die erforderliche Abgrenzung von Geschäfts- und Privatvermögen voraus. Als Geschäftsvermögen gelten sämtliche Vermögenswerte, die sich im Eigentum des Einzelunternehmers befinden und ganz oder teilweise der Geschäftstätigkeit dienen.

Der gesetzliche Mindeststandard verlangt lediglich die Aufzeichnung der Vermögenswerte sowie die Verbindlichkeiten des Geschäftsvermögens zum letzten Tag des Geschäftsjahres.

Häufig gestellte Fragen

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Lassen Sie sich die staatlichen Leistungen nicht entgehen! Insbesondere Kurzarbeitsgeld kann Ihre Unternehmen vor schlimmen kurzfristigen Krisen retten. Wie muss ich mich anmelden? Welche Punkte muss ich beachten? Und wie genau funktionieren die Abrechnungen? Hier kann Ihnen ein Treuhänder unterstützen und Sie beraten.

Wenn ein Unternehmen seine Arbeit in der Schweiz wirtschaftlich begründet vorübergehend reduzieren oder ganz einstellen soll, aber gleichzeitig die Arbeitsverhältnisse im Sinne der Arbeitsgesetzgebung dabei bestehen bleiben, handelt es sich um Kurzarbeit.

Kurzarbeit umfasst des Weiteren Arbeitsausfälle, die auf behördliche Massnahmen oder andere Umstände zurückzuführen sind und ausserhalb der Kontrolle des Arbeitgebers liegen. Damit sollen Entlassungen verhindert werden, die aufgrund eines kurzfristigen und unvermeidbaren Arbeitsausfalls auftreten könnten. Risiken wie verschärfter Wettbewerb, ein Nachfrageeinbruch oder andere bekannte Geschäftsrisiken gelten nicht als Begründung für eine Kurzarbeitsentschädigung.

Sämtliche eingeführten Veränderungen hatten grösstenteils einen eher vorläufigen Charakter. Doch die grundsätzliche Prinzipien der Kurzarbeit wurden nicht geändert. Werfen wir also einen Blick auf die wichtigsten Prinzipien der Kurzarbeit.

Zunächst einmal ist es entscheidend, dass sich das Unternehmen für Kurzarbeit in der Schweiz anmeldet (Weitere Informationen zur Anmeldung findet sich bei SECO). Bei Ausbruch der Corona-Krise wurde die Karenzfrist zuerst auf einen Tag reduziert, später wurde sie komplett aufgehoben. Die ordentliche Karenzfrist beträgt zwei Wochen.

Während zwei Jahren darf die Summe aller Perioden, für die eine Kurzarbeitsentschädigung gezahlt werden kann, nicht länger als 12 Monate betragen. Im Rahmen von COVID-19 wurde diese Periode verlängert und beträgt seit dem 01. September 2020 insgesamt 18 Monate. Eine Bewilligung für die Kurzarbeit kann einmalig nur für 3 Monate zugesprochen werden. Wenn also mit weiteren Schwierigkeiten hinsichtlich der Auslastung der Mitarbeiter gerechnet werden kann, die länger als 3 Monate dauern, sollte kurz vor Ablauf der vorherigen Bewilligung eine weitere für die kommenden 3 Monate beantragt werden.

Wer hat Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung?

Zu den Firmen, die einen Anspruch auf eine Kurzarbeitsentschädigung haben könnten, gehören diejenige, bei denen die Beschäftigung des Arbeitnehmers um mehr als 10% reduziert und eines der folgenden Kriterien erfüllt wird:

• Die Arbeitnehmenden sind beitragspflichtig bei Arbeitslosenversicherung (ALV)
• Die Arbeitnehmenden haben die obligatorische Schulzeit abgelegt, sind aber nicht AHV pflichtig, da das Mindestalter dafür noch nicht erreicht wurde.

Vergleichstabelle: Was hat sich in COVID-19-Zeiten geändert

Ist die Kurzarbeit bereits angemeldet, wird den betroffenen Arbeitnehmern in der Schweiz 80% des wegfallenden Lohnes erstattet. Der Arbeitgeber sollte davon ausgehen, dass die Kurzarbeitsentschädigung erst im darauffolgenden Monat erfolgt. Arbeitnehmer, die für Unternehmen mit beantragter Kurzarbeit arbeiten, sollten die 80% des Verdienstausfalls frühzeitig als Lohn erhalten. Im Fall der angemeldeten Kurzarbeit müssen die Sozialversicherungsbeiträge auf den 100%-Lohn entrichtet werden. Die Arbeitgeberbeiträge an die AHV/IV/EO/ALV für die Ausfallzeiten werden via Kurzarbeitsentschädigung rückvergütet. Der obenerwähnte Arbeitgeberanteil an die AHV/IV/EO/ALV beträgt 6.375%.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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